Sak nr. 2 [10:07:11]
Interpellasjon
fra representanten Kari Henriksen til kommunal- og moderniseringsministeren:
«Hvordan staten arkiverer dokumentasjonen
av sin virksomhet, har stor betydning for et sivilisert demokrati. Rettssikkerhet,
åpenhet og tillit er viktige verdier arkivering handler om. God
arkivpraksis er en forutsetning for at hver og en, enten som enkeltindivider
eller via media, kan forsikre seg om at staten selv følger de lover
og regler som gjelder, at aktiviteten til statsapparatet kan ettergås, og
at likebehandling skjer. Det bidrar til å sikre forutsigbarhet,
at like tilfeller behandles likt, at innbyggerne kan ha forventninger
til hva som er deres rettigheter og plikter, og at disse er kjent
for alle, og er vesentlig for at grupper med særlige behov får det
de har rett på. Det er også en viktig del av historien om Norge.
Forvaltningen av arkivpraksis er kritisert av Riksrevisjonen, som
har foreslått flere tiltak for å forbedre praksis.
Hva kan gjøres for å sikre mer
åpenhet, bedre rutiner og større likhet i arkivpraksisen»?
Kari Henriksen (A) []: Bakgrunnen for Riksrevisjonens
undersøkelse var – og jeg siterer:
«Offentlighet om forvaltningens
arbeid er viktig i et demokrati. Grunnloven § 100 fastsetter rett til
innsyn i statens dokumenter og pålegger myndighetene å «legge til
rette for en åpen og opplyst offentlig samtale». Forvaltningen skal
gi alle mulighet til å kontrollere saksbehandlingen og delta i demokratiske
prosesser. Dette forutsetter at dokumenter arkiveres og journalføres.
God arkivering og forvaltning av informasjon bidrar også til effektiv
drift.»
Dette sa Riksrevisjonen.
Og hva fant Riksrevisjonen? For det første at arkiveringen i flere
departementer og statlige virksomheter var mangelfull. Så var det
kritikk mot måten krav om innsyn ble behandlet på – her var det
forbedringspotensial, sa riksrevisoren. Det tredje punktet handlet
om mangelfull arkivering og feil journalføring i viktige enkeltsaker,
og det fjerde punktet handlet om at forhåndsuttak av dokumenter
brukes oftere enn forutsatt, også uten rettslig holdbart grunnlag. Det
siste punktet var at de vurderinger som gjøres for å avgjøre merinnsyn,
ofte svikter, og at kravet om løpende journalføring ikke er oppfylt.
Dette er alvorlige funn.
Arkivverket utfører
tilsyn med arkivene. I 2017 ble det avdekket 200 lovbrudd. Kjetil
Reithaug, fagdirektør i seksjon for Dokumentasjonsforvaltning i
Arkivverket, sa i april i år:
«Vi snakker om en informasjons-
og rettighetsbombe som venter på å bli detonert.»
Komiteen som
jeg sitter i, har ansvar for barnevernet. Arkivene spiller en avgjørende
rolle for mange barns og familiers liv. Manglende dokumentasjon
eller arkivering kan få konsekvenser. Det kan dreie seg om at barna
får feil tiltak, at saker blir liggende fordi det ikke er dokumentert
godt nok hvor viktig saken er, og det kan dreie seg om klager som
ikke får gjennomslag fordi det ikke er dokumentert godt nok hva
som er gjort av tiltak, og på hvilket grunnlag tiltakene ble satt
i verk.
God dokumentasjonspraksis
handler altså om hverdagen vår, og spesielt om hverdagen til dem
som trenger fellesskapet mest. Det er når vi er mest sårbare at
vi trenger tilliten en god forvaltningspraksis gir, enten det gjelder
nasjonen, eller det gjelder enkeltmennesket. God arkiverings- og
dokumentasjonspraksis handler om enkeltmenneskers møte med staten,
det handler om fellesskapet vårt, og det handler om trygghet for
demokrati. Dette er viktig for enkeltmennesker – for små og store i
landet vårt.
Arkivering og
dokumentasjon har en lang historie i Norge. Det sies at det var
i Bergen det startet, så langt tilbake som på midten av 1700-tallet,
da kongen i København mistenkte at skattene ikke ble inndrevet korrekt. Han
ville ha dokumentert at det han sa, ble praksis.
Siden da har
arkiveringen forandret seg, og vi har fått bestemmelser om åpenhet
og innsyn i Grunnloven og offentlighetsloven. Disse, og andre lover,
skal sikre det levende demokratiet. Folket skal kunne følge med
i hva makta gjør. Gjennom innsyn og god arkivering og dokumentasjon
skal rettsstatens prinsipper oppfylles.
Når det gjelder
rettssikkerhet: Folk skal være sikre på at det er likhet for loven,
at konsekvenser er forutsigbare, og at vi har regler som sikrer
personvern og den enkelte når offentligheten møter forvaltningen.
SINTEF gjennomgikk
Navs og Trygderettens klagesaker i 2016 og skrev at mangelen på
dokumentasjon førte til feil vedtak i saker.
Utviklingssenter
for sykehjem, i Troms, skrev i en rapport fra 2016 at det er «store
behov for forbedringer på flere områder knyttet til dokumentasjon
av helsehjelp i elektronisk pasientjournal». Rapporten pekte også
på at teknisk infrastruktur ikke understøttet praksisbehovet.
I flere pasientombudsrapporter
er også manglende dokumentasjon nevnt. Så god arkivpraksis og dokumentasjon
handler om hverdagslivet til mange.
Når det gjelder
demokrati: Folket må kunne kontrollere makta. Folk skal ha tillit
til at de som styrer, gjør det de har sagt de skal gjøre, og at
forvaltningen er åpen, slik at man fritt kan diskutere måten regjeringa
utfører sin makt på. Det er også et demokratispørsmål om hvorvidt
staten i tilstrekkelig grad legger til rette for innsyn og åpenhet.
Arkivering og
dokumentasjon er også viktig i et historisk perspektiv. Vi kjenner
i dag til overgrep gjort på barnehjem, ved oppdrageranstalter, ved
sinnssykehus, i fengsler og ved andre totalitære institusjoner.
De er blitt kjent fordi det ble dokumentert hva som skjedde. Ofte ble
de kjent i ettertid, og en kan stille seg spørsmålet: Hva vil ettertida
avdekke av nåtidas glemte og gjemte overgrep?
Derfor er ikke
arkivering og dokumentasjon bare noe som skal dokumentere hva som
har skjedd, men det skal leve i tida og med tida.
Norsk Arkivråd
er opptatt av det de kaller for arkivdanning, fra en sak eller et
forhold oppstår, som skal arkiveres. De peker, som andre jeg også
har nevnt tidligere, på at det er et misforhold mellom kravet til
dokumentasjon i vår digitale tidsalder og de digitale programmene som
brukes. Riksrevisjonen peker også på at arkivsystemene er lite brukervennlige,
og at det er en av årsakene til mangelfull arkivering. De viser
også til arkivlovutvalget, som skal levere sin rapport den 1. mars
2019. De peker på behovet for å flytte ansvar for vurderinger fra den
enkelte til systemer og strukturer, og de mener det bør vurderes
å innføre straffereaksjoner for mislighold av arkivlov og offentligheten.
Og når jeg sier «de» i de to siste setningene, gjelder det altså
Arkivrådet.
Pressen er hvermannsens
forlengede arm og forvalter den grunnlovfestede retten i Grunnloven
§ 100 til å følge forhandlinger i rettsmøter og folkevalgte organer. Pressens
rolle som fri og uavhengig er avgjørende i et fritt og levende demokrati.
I «Slik hindrer departementer innsyn» fra Pressens Offentlighetsutvalg
kom det sterk kritikk, spesielt av Justis- og beredskapsdepartementet,
for mangelfull åpenhet og dokumentasjonspraksis.
Presseforbundet
har utarbeidet anbefalinger om åpenhet til kommunene. Som statsråden
også kjenner til, er pressen svært kritisk til at kalenderoppføringer
er foreslått unntatt fra innsyn. De etterlyser også en bedre og
mindre lemfeldig klageordning.
Som det framgår
av innlegget, er jeg bekymret for praksisen knyttet til arkivering,
dokumentregistrering og åpenhet. Rapporter og tilsyn viser at det
er et omfattende arbeid å gjøre.
Årsaken til at
vi har denne situasjonen, kan knyttes til kunnskap og kompetanse,
ledelseskultur og praksis, og som Riksrevisjonen beskriver som en
av hovedårsakene, nemlig lite brukervennlige arkivsystemer. Den hurtige
endringen fra materiell til digital kommunikasjon er også en medvirkende
årsak til at vi er i den situasjonen vi er i.
I den offentlige
debatten har det også framkommet synspunkter om at det burde vært
Kommunal- og moderniseringsdepartementet som hadde det hele og fulle ansvaret
for arkivloven, og ikke Kulturdepartementet, fordi det handler mer
om statsforvaltning enn om kultur, mener bl.a. Arkivrådet.
Jeg håper at
statsråden i dag kan gi oss noen tilbakemeldinger om hvorvidt statsråden
er enig i at det å holde orden i arkivene og oppfylle Grunnlovens
paragrafer også handler om den lille manns rettigheter overfor staten.
Jeg vil gjerne høre statsrådens syn på forslaget om å flytte kulturlovsforvaltningen
til Kommunal- og moderniseringsdepartementet istedenfor å ha det
i Kulturdepartementet. Jeg vil også gjerne høre om statsråden vil sørge
for at vi får en mer helhetlig praksis og vil ta initiativ til at
arkiveringskrav omtales i de forskjellige proposisjonene som legges
fram for Stortinget, og også i de angjeldende forskrifter som regjeringa
utarbeider.
Det er det jeg
håper, i hovedtrekk, at denne debatten kan bidra til. Jeg vet at
det pågår mye arbeid i departementet på dette området, og det har
det jo gjort i lang tid, men jeg imøteser statsrådens svar.
Statsråd Monica Mæland []: La meg først få takke
interpellanten for å fremme denne interpellasjonen, som er viktig,
og som fortjener oppmerksomhet. Det handler om vår felles hukommelse,
om gjenfinning av og effektiv tilgang til dokumentasjon, og det
handler om demokratisk åpenhet.
Det er jo slik
at Dokument 3:10 for 2016–2017, Riksrevisjonens undersøkelse av
arkivering og åpenhet i statlig forvaltning, dokumenterer betydelige
svakheter i deler av statlig forvaltning når det gjelder både arkivering,
journalføring og praktisering av offentlighetslovens ulike bestemmelser.
Det er en forvaltningspolitisk utfordring som krever bred tilnærming.
Jeg har lyst
til å understreke at offentlighet om forvaltningens arbeid er en
forutsetning for den høye tilliten vi har i det norske demokratiet.
Grunnloven § 100 fastsetter rett til innsyn i statens dokumenter
og pålegger myndighetene å legge til rette for en åpen og opplyst offentlig
samtale.
Offentlighetsloven
skal sikre tillit og transparens i forvaltningen. OECD har pekt
på at tillit er en driver for effektiv forvaltning og økonomisk
utvikling, og det er et mål på hvordan offentlig sektor lykkes.
Norsk offentlig forvaltning skårer også høyt i internasjonale sammenligninger
av tillit. OECDs Gallup World Poll finner at nordmenns tillit til
nasjonale myndigheter er blant de høyeste i OECD, og at nivået har
vært tilnærmet uendret de siste ti årene.
Få land har lovfestet
en så omfattende rett til innsyn i dokumenter som det Norge har,
og med den forskriftsfestede elektroniske søkeløsningen ligger Norge
også i første rekke når det gjelder å gjøre offentlige journaler tilgjengelig
på internett for alle. Arkivering og journalføring av dokumenter
er en grunnleggende forutsetning for innsyn i forvaltningens arbeid.
Overgangen til elektronisk saksbehandling har imidlertid fundamentalt endret
måten informasjon blir produsert, lagret og utvekslet på. Mye av
virksomhetenes informasjonsmengde fanges derfor ikke opp av de tradisjonelle
arkivløsningene.
Jeg har lyst
til å understreke at jeg er opptatt av å følge opp anbefalingene
til Riksrevisjonen. Arbeidet som nå enten er igangsatt eller planlagt
igangsatt, vil svare på de utfordringene som kom fram i Riksrevisjonens
undersøkelse.
Det kreves flere
ulike tiltak for å følge opp kritikken og for å bedre etterlevelsen
av lover og forskrifter om journalføring, arkivering og åpenhet.
Jeg har lyst til å understreke viktigheten av at det skal være en
åpenhetskultur i forvaltningen. Det forutsetter at den politiske
og administrative ledelsen har et bevisst og positivt forhold til
offentlighetsprinsippet. Det er viktig å understreke at det er det
enkelte forvaltningsorgan selv som har ansvaret for å etterleve
lover og forskrifter om korrekt journalføring, arkivering og offentlighet.
Dette er en forståelse av sektorprinsippet som jeg og de øvrige
statsråder legger til grunn for det videre oppfølgingsarbeidet på
området.
Det planlegges
tiltak, bl.a. i form av relevant opplæring, som skal gjøre det lettere
for de ansatte i forvaltningen å praktisere journalføring, åpenhet
og arkivering. Noe er igangsatt, mens andre planer krever bedre
samordning mellom flere departement.
Så er det Justis-
og beredskapsdepartementet og Kulturdepartementet som er ansvarlig
for henholdsvis offentleglova og arkivloven. Forslag til endringer
i offentleglova har vært på høring, og svarfrist til Justis- og beredskapsdepartementet
var i begynnelsen av september 2018.
Kulturdepartementet
har nedsatt et utvalg for en helhetlig revisjon av arkivloven, med
frist 1. mars 2019. Utvalget skal bl.a. vurdere hvilke dokumenter
som skal arkiveres, og hvilke virksomheter som bør være omfattet
av arkivplikten. Utvalget skal også vurdere om dagens regulering
av journalføringsplikten er hensiktsmessig.
Riksrevisjonen
anbefalte i sin undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig
forvaltning at Kommunal- og moderniseringsdepartementet i samarbeid
med Kulturdepartementet tar initiativ til at det blir utarbeidet veiledningsmateriale
for å bedre arkivpraksisen i statlig forvaltning. Med bakgrunn i
denne anbefalingen har Arkivverket fått i oppdrag fra Kulturdepartementet
å utarbeide veiledningsmateriale om innholdet i journalføringsplikten
og arkivplikten, slik disse er fastsatt i arkivloven og arkivforskriften.
Veiledningsmaterialet
vil ha et innhold som skal kunne brukes til ulike typer veiledningsløsninger
og opplæring i journalføringsplikten og arkivplikten. Arkivverket
skal, i samarbeid med Direktoratet for forvaltning og ikt, Difi,
sørge for at innholdet i veiledningsmaterialet kan brukes i et e-læringsprogram.
Arkivverket har
også oppdatert sine veiledere. I tillegg har Arkivverket gjennomført
en brukerorientert kartlegging i departementene for å identifisere
hva som skal til for at det blir enklere for saksbehandlere og ledere
i departementene å journalføre og arkivere i henhold til lov og
forskrift. Basert på de funn de har gjort i kartleggingen, vil Arkivverket
også iverksette andre tiltak som vil bidra til at arkivering skjer
på en korrekt måte. Det er slik at Arkivverket også vil produsere
og teste ut veiledere og opplæringsmateriell, slik at disse kan
tas i bruk fra andre halvår 2019.
Arkivverket har
det siste året også utviklet en ny metode for tilsyn med arkivarbeidet
i offentlig sektor. Metoden legger mer vekt på elektroniske arkiver
og datasystemer, hvor faren for tap vurderes som størst. Arkivverket
er videre i gang med å øke antallet tilsyn, og utvelgelsen av virksomheter
baseres på en risikovurdering som inkluderer funn fra den årlige
arkivstatistikken.
For å lette gjennomføringen
av offentlighetsprinsippet i forvaltningen har Difi utviklet en
bedre elektronisk søkeløsning. Denne ble tatt i bruk av de statlige virksomhetene
som omfattes av offentlighetsforskriften, i februar 2018. EInnsyn
gir bedre og mer effektive funksjoner for innsyn og legger til rette
for publisering av dokumenter på internett der det er hensiktsmessig. Det
kommer som et tillegg til publisering av offentlig journal.
Offentlig elektronisk
postjournal, nå eInnsyn, har siden oppstarten i 2010 fått betydelig
internasjonal oppmerksomhet og mottok i 2011 EPSA, European Public
Sector Award, sitt Best Practice Certificate. I 2017 var Difi også
invitert til verdenskongressen for arkivering i Mexico City, hvor
søkeløsningen ble framhevet som en rollemodell for åpenhet i forvaltningen
og tilgang til informasjon for innbyggerne.
Oslo kommune
har vært med på å utvikle den nye løsningen for eInnsyn og tok i
bruk publiseringsplattformen i august 2018.
Difi har også
utviklet et felles integrasjonspunkt for e-formidling. Det gjør
det mulig å sende og motta dokumenter elektronisk mellom forskjellige
typer saks- og arkivsystemer i offentlig sektor på en enkel, samordnet og
sikker måte.
I 2018 startet
utrullingen av løsningen, med mål om at 80 statlige virksomheter
skal ha tatt fellesløsningen i bruk innen utgangen av året. Samtidig
er løsningen videreutviklet til å kommunisere med etablerte løsninger for
kommunal sektor. Det bidrar til bedre digital samhandling på tvers
av sektorene. Integrasjonspunkt for e-formidling støtter nå også
sending til private virksomheter, og pilotering av sending av dokumenter
til innbyggere pågår nå. Innen utgangen av 2019 er målet at over
120 statlige virksomheter benytter løsningen for sin meldingsutveksling.
Løsningen bidrar til tidsbesparelser, reduserte kostnader, sikrere
dokumentutveksling og høyere grad av journalføring og arkivering.
Så langt om staten
generelt – la meg avslutningsvis også si noen få ord om departementene:
Departementsfellesskapet
skal anskaffe et nytt felles saks- og arkivsystem. Det arbeidet
er i gang, og i den forbindelse er det også et formål å sikre lik
bruk og praksis i saks- og arkivsystemet på tvers av departementene.
Som et ledd i
arbeidet med å utvikle bedre og mer effektive administrative tjenester
i departementene er det fattet en prinsippbeslutning om å etablere
nye fellestjenester for arkiv og dokumentforvaltning i Departementenes
sikkerhets- og serviceorganisasjon, DSS. I første omgang omfatter
dette standardisering av en del saksbehandlings- og arkivprosesser
og automatisering av tjenester som bl.a. er knyttet til eInnsyn
og offentlighet. Det innebærer at flere oppgaver som i dag utføres
av det enkelte departement og Statsministerens kontor, skal leveres
som nye fellestjenester fra DSS. Det vil bidra til rettssikkerhet,
åpenhet, likebehandling og forutsigbarhet, i tråd med Riksrevisjonens
rapport.
Det pågår altså
en innsats på flere områder for å sikre åpenhet, bedre rutiner og
større likhet i arkivpraksis enn i dag, og jeg har stor tro på at
de vil ha god effekt når de er gjennomført.
Kari Henriksen (A) []: Takk til statsråden for svaret,
som var en opplisting av det som gjøres. Det er klart at det gjøres
veldig mye på området, og at staten og regjeringa tar det alvorlig.
Jeg vil bare
nevne to andre ting som har kommet opp i kontakten jeg har hatt
med folk som holder på med arkiv. Det ene er fagruppa Arkiv i Fagforbundet, som
er en del av LO, som peker på at det er interkommunale samarbeidsordninger
som ikke har arkiv- og dokumentasjonsplikt. Vi ser framveksten av
interkommunale løsninger i dag – det skjer i veldig mange kommuner
– og det kan være en stor utfordring å få en tilstrekkelig oversikt
og god arkivdannelse, som jeg har lært meg at det heter på fagspråket.
De peker også på at det er utfordringer med langtidslagring av elektronisk
arkivmateriale både i kommunal sektor og i fylkeskommunal sektor.
Statsråden nevnte integrasjonsløsninger og overgangen til det elektroniske,
men hvis hun også kan si litt om utfordringen som er knyttet til
langtidslagring, hadde det vært bra.
Jeg vil vise
til journalist i Fædrelandsvennen Tarjei Leer-Salvesen, som publiserte
en artikkel om en innsynsbegjæring knyttet til et dokument i en
kommune for noen år siden. Det tok både vinter og vår, og saken ble
sendt fram og tilbake mellom forskjellige departementer på grunn
av spørsmål om habilitet og inhabilitet, og om hvem som skulle svare
og slikt. Da avgjørelsen endelig ble tatt, var dokumentet slettet.
Leer-Salvesen fikk medhold i innsynsbegjæringen til slutt, men da
var det ikke lenger noe dokument å få innsyn i.
Klageordningen
som finnes i dag, er problematisert gjennom bl.a. denne artikkelen.
Klageordningen består av forvaltningsorganene og staten og regjeringa
i fullt, mens en del nå bruker Sivilombudsmannen som klageorgan
og får medhold der. Det skal etter sigende være en løsning som flere
benytter seg av, istedenfor å benytte den ordinære klageordningen.
Hvis statsråden også kunne si litt om klageadgang og klageordning,
hadde det vært bra.
Det har i denne
debatten i det offentlige rommet også vært nevnt dette med straffansvar,
enten for enkeltpersoner eller for systemer som ikke overholder
dokumentasjonsplikten. I dag er det veiledning og tilsynsrapporter,
men det er ikke mulighet for sanksjoner for disse bruddene.
Så det jeg ønsker
at statsråden skal si litt om, er de interkommunale løsningene,
klageadgangen og straffesanksjoner.
Statsråd Monica Mæland []: Interkommunale samarbeid
er veldig utbredt. De er vel så utbredt at vi mangler oversikt over
alle sammen. De har definitivt noen dilemmaer ved seg. Jeg skjønner
godt at mange små kommuner samarbeider for å få til løsninger, bl.a. på
dette feltet. Det kan ha mye for seg, men det har noen dilemmaer.
Arkiv- og journalføring kan definitivt være et av dem, så dette
er noe vi må se på. Jeg er, som representanten sikkert hører, skeptisk
til en god del av de interkommunale samarbeidene fordi det flytter
beslutninger ut av demokratiske fora, hvor innbyggerne har både
innsikt og kontroll, og ut i selskapsdannelser. Dette er noe jeg
skal følge opp, og som vi ser på. Jeg vet ikke hvor utbredt samarbeidet
på dette området er, det må jeg nok bare innrømme.
Når det gjelder
lagring over tid, er det jo slik at utviklingen jobber for oss.
Man utvikler stadig vekk, og jeg har nå redegjort for nye elektroniske
løsninger som selvsagt vil gjøre det både enklere og sikrere å oppbevare dokumenter
over tid. Tidligere har dette vært ekstremt plasskrevende, og mange
kommuner – og offentlig sektor generelt – har selvfølgelig slitt
med å holde orden på alt, men det vil vi finne gode løsninger på
etter hvert som det kommer nye løsninger på plass. Der tror jeg
tiden jobber for oss.
Når det gjelder
spørsmålet knyttet til Fædrelandsvennens artikkel, har ikke jeg
lest den. Vi har en klageadgang. Vi har en veldig tydelig klageadgang
i offentlig sektor. Vi har forvaltningslovens regler. De er til
for alle, og de skal benyttes. Så er det mulig at flere og flere
velger Sivilombudsmannen, men det er jo slik at Sivilombudsmannens
avgjørelse er en anbefaling. Det er ikke et rettslig vedtak som
fattes, slik det er når et forvaltningsorgan fatter vedtak. Jeg
vil nok anbefale at man bruker den klageadgangen vi har, og som
vi kan gi veiledning om, i den grad man måtte trenge det i kommunal,
fylkeskommunal og statlig sektor.
Lise Christoffersen (A) []: Jeg vil også få lov til
å takke interpellanten for å reise en svært viktig problemstilling.
Det er ikke første gangen Stortinget diskuterer arkivering av viktig
dokumentasjon for nåtid og ettertid. Vi tenker i det daglige kanskje
ikke så mye over hvor viktig gode arkiveringsrutiner egentlig er,
men interpellanten viser til viktige hensyn som demokrati, rettssikkerhet,
åpenhet og tillit, likebehandling og innsyn.
I mitt innlegg
vil jeg gjerne ta utgangspunkt i noe jeg opplever stadig vekk, gjennom
arbeidet i Stortingets utvalg for rettferdsvederlag. Vi har en svært
viktig oppgave på vegne av Stortinget, nemlig å forvalte de ordningene vi
har for å gi vederlag til personer som har kommet særlig uheldig
ut i møte med det offentlige – det være seg mangelfull skolegang,
et barnevern som ikke reagerte raskt nok og godt nok ved mistanke
om omsorgssvikt, vold eller seksuelle overgrep i hjemmet, i fosterhjem
eller i institusjon, et helsevesen eller et politi som ikke reagerte.
Vi har saker fra mennesker som har fått livet ødelagt på grunn av
mobbing som ingen gjorde noe for å stanse, offentlige instanser
som har sett, men ikke varslet, bekymringsmeldinger som har blitt
liggende. Vi behandler relativt nye saker, men også saker der forholdene
ligger så langt tilbake i tid at de ikke dekkes av nyere ordninger
som pasientskadeerstatning eller voldsoffererstatning. Vi behandler
bl.a. saker som omhandler tidligere barnehjemsbarn og tatere – for
å nevne noe.
Dette er vonde
saker. Det er ofte saker fra folks barndom. Det er nesten ikke til
å tro hva unger i dette landet har vært, er og sannsynligvis kommer
til å bli utsatt for, ofte fra dem som står dem aller nærmest. Det
handler om ødelagte liv, i mange tilfeller liv som kunne vært annerledes
dersom det offentlige hadde sett mer, gjort ting annerledes, reagert
riktig. Når vi gir vederlag, kan det aldri bli noe annet enn en
anerkjennelse av at urett er begått, og at det offentlige er å bebreide
for ikke å ha grepet inn. Samtidig ser vi at det betyr mye for mange
å bli trodd – endelig bli sett, bli hørt.
Noen søknader
avslår vi fordi vi ikke finner at det er grunnlag for å rette kritikk
mot stat eller kommune. Det finnes god dokumentasjon på at mange
hjelpetiltak har vært satt inn. Jeg skal være forsiktig med å komme
med påstander uten å ha statistikk over det, men i veldig mange
av de søknadene vi avslår, skyldes det ikke at vi ikke tror på det
som framføres om svikt i ulike offentlige instanser, men at historiene
ikke lar seg dokumentere. Det mangler f.eks. elevmapper og barnevernsmapper, noe
er makulert, gått tapt i brann, har kanskje aldri eksistert. Mange
instanser har ifølge søkerne vært inne i bildet, men det finnes
ikke saksmapper på vedkommende noe sted. Politiet kan angivelig
ha vært involvert både en gang og to eller flere ganger, men politiets
arkiver for den aktuelle perioden er ikke søkbare annet enn manuelt.
Det blir for tidkrevende å lete når man ikke har en dato å søke
på. Dette er altså ofte historier som både saksforberedende instanser
og vi i rettferdsvederlagsutvalget tror på. Men så lenge historiene
ikke kan understøttes av samtidig dokumentasjon, er de ikke tilstrekkelig
sannsynliggjort, og da kan vi heller ikke gi vederlag. Slike saker
viser med all tydelighet hvor viktig gode arkiveringsrutiner i både
stat og kommune er for rettssikkerheten til folk.
Så kan vi trøste
oss med at det var da. Nå er det bedre. Nå har vi digitale arkiver.
Ting er godt bevart for ettertida. Men Riksrevisjonen har gjennom
sine undersøkelser påvist at det fortsatt er mye som svikter. Den
4. september i år var jeg på besøk hos Statsarkivet og Interkommunalt
arkiv på Kongsberg. Der fikk jeg høre akkurat det samme. Dårlige
rutiner og manglende innkjøpskompetanse gjør at mye offentlig digital
informasjon er i ferd med å gå tapt. Mange tror at elektronisk lagring
er sikkert, men det er feil, ifølge fagfolk. Data for de siste 10–15
årene står i fare for å forsvinne, f.eks. når det gjelder fagsystemer
for barnevern, sosialtjenesten og PPT. Utfordringene når det gjelder
kommunesammenslåinger, ble spesielt nevnt. Som statsarkivar Kjetil
Reithaug skrev i en artikkel allerede i 2014:
«Likevel er denne unnlatelsessynden
som omfatter papirarkiver ganske enkel å håndtere i ettertid. Det
kreves vilje, noe penger, skikkelige fagfolk, noe tid og litt flaks.»
Flaksen innebærer
at materialet blir plukket opp fra kjellere o.l. før det blir ødelagt.
Men den virkelig store trusselen er de elektroniske arkivene som
er vokst fram de siste tiårene. De overlever ikke, som han sier,
50 år i en kjeller med litt flaks. De blir borte for alltid. Det
er skremmende, det undergraver folks rettssikkerhet. Det må det
gjøres noe med nå, før det er for seint.
Åslaug Sem-Jacobsen (Sp) []: Alle har rett til å
påvirke offentlig politikk – da må innbyggerne vite hvordan offentlig
sektor fungerer, og hva som skjer i departementene og i annen statlig
forvaltning. Slik heter det på Kommunal- og moderniseringsdepartementets nettside
om hvorfor åpenhet i forvaltningen er så viktig. Jeg tror at få
er uenig.
I representanten
Kari Henriksens interpellasjon spør hun med bakgrunn i Riksrevisjonens
kritikk av forvaltningens arkivpraksis om hva som gjøres for å sikre den
åpenhetskulturen vi etterspør. Riksrevisjonen er i sine undersøkelser
av arkiveringen og åpenhet i statlig forvaltning, som ble behandlet
i Stortinget i januar, nemlig kritisk til manglende åpenhetskultur.
«Arkiveringen i flere departementer og statlige virksomheter er mangelfull,
og dette har negative konsekvenser for den reelle muligheten for
innsyn», heter det.
Kommunal- og
moderniseringsdepartementet er ansvarlig for statlig forvaltningspolitikk
og må derfor svare for manglende oppfølging av den åpenhetskulturen
som regjeringen har som overordnet mål. Samtidig har hvert fagdepartement
et selvstendig ansvar for arkivering, journalføring og behandling
av innsynskrav i egen virksomhet.
Riksrevisjonen
sier altså at arkiveringen i flere departementer og statlige virksomheter
er mangelfull, og at dette har negative konsekvenser for muligheten
til innsyn. Det er jo ikke bra, og det vises til at mangelfull arkivering
og feil journalføring svekker offentlighetens kjennskap til og dermed
muligheten til innsyn i og debatt om viktige saker. «Kravet om løpende
journalføring er i hovedsak ikke oppfylt», sier Riksrevisjonen.
Det heter også at forhåndsunntaket fra innsyn brukes i langt større
grad enn det som er forutsatt, og ofte mangler rettslig holdbart
grunnlag. Nå har vi hørt noen eksempler på begge deler.
Ved stortingsbehandlingen
av Riksrevisjonens rapport ga komiteen sin tilslutning til rapportens
anbefalinger av tiltak. Her blir Kommunal- og moderniseringsdepartementet
bedt om å ta initiativ til å sette arkivtjenesten på dagsordenen
gjennom intern opplæring og innføring av kontrollmekanismer, videre
at det blir satt i verk tiltak for å korte ned gjennomsnittlig journalføringstid.
Det ble også gitt anbefalinger om tiltak på områder som ligger under
Kulturdepartementet og Justis- og beredskapsdepartementet.
Direktoratet
for forvaltning og ikt, Difi, er sentralt i Kommunal- og moderniseringsdepartementets
oppfølgingsarbeid. Blant tiltakene som er understreket i kontroll-
og konstitusjonskomiteens innstilling til Riksrevisjonens rapport,
er at Difi utvikler opplæringstilbud for forvaltningen, og at det
utvikles en ny offentlig elektronisk postjournal. Ny postjournal
skal allerede være i bruk.
Det å få utviklet
standardløsninger gjennom digitalisering vil bidra til at alle departementene
og annen statlig forvaltning utvikler mer likeverdig arkivpraksis. Det
vil selvfølgelig også gi bedre mulighet til innsyn.
Jeg ser at Kommunal-
og moderniseringsdepartementet på sine hjemmesider sier at årets
statsbudsjett gir «tidenes største satsing på digitalisering». Jeg
vet ikke i hvor stor grad satsingene svarer på de utfordringene som
Riksrevisjonen og Stortinget har tatt opp når det gjelder krav til
åpenhet i offentlig forvaltning. Digitaliseringssatsingen kommer
vel særlig Nav og helsesektoren til gode. Det er veldig bra i seg
selv, men i hvor stor grad satsingen også imøtekommer Stortingets
anbefalinger i behandlingen av Riksrevisjonens rapport, er interessant.
Ministeren sa en del om det her i sted, men det kunne vært fint
å høre om det er noen konkrete midler som er satt av fra den potten.
Difi har ellers
vært blant vinnerne i statsbudsjettet de siste årene og får en økning
på 50 mill. kr også i budsjettforslaget for neste år. Det bør gi
rom for at de anbefalingene som Stortinget har gitt, følges opp.
Jeg vil takke
interpellanten, Henriksen, for at hun tar opp et viktig tema. Forvaltningens
praksis når det gjelder journalføring og arkivføring, er avgjørende
for å sikre innsyn og den åpenhetskulturen som vi mener skal gjelde
for offentlig forvaltning. Kommunal- og moderniseringsministeren
har et overordnet ansvar for at det utvikles gode retningslinjer
og tiltak som kan sikre denne åpenhetskulturen, og så har hvert
enkelt departement ansvar for at retningslinjene etterleves. Men
Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig
forvaltning viser at vi fortsatt har en vei å gå, så her kreves
det ekstra innsats. Det ønsker jeg departementet lykke til med.
Kari Henriksen (A) []: Takk til statsråden og kolleger
for en god debatt, som tydeliggjør den viktigheten dette temaet
har. Statsråden var inne på dette med tillit, at vi skårer høyt
på tillit, og noe av det aller mest sentrale i et demokratisk sivilt
samfunn er jo at det er høy tillit mellom folk. Det som er utfordringen
– det ser vi i Europa, og vi ser tendenser til det i Norge – er at
tilliten svekkes hos svake grupper, og det er svake grupper som
er spesielt viktig som målgruppe når en skal sikre både arkivpraksis
og dokumentasjon.
Så vil jeg peke
på at det også dreier seg om en sårbar nasjon. Vi har en sak i kontrollkomiteen
nå som handler om terrorsikring i Norge, om hva som er gjort og
ikke gjort. Det er klart at også her er tilliten til statsforvaltningen
vesentlig, hvis en ikke finner god dokumentasjon, eller hvis årsaksforholdet
ikke er klargjort. Det gjelder både i behandling av enkeltmennesker
og i behandling av statens oppgaver.
Statsråden var
inne på at dette er et tverrdepartementalt ansvar. Da denne regjeringa
tiltrådte, sa de at sikkerhet og beredskap var et så viktig område
at de ville ta en ekstra styring av det inne på statsministerens
kontor. Det er utfordringer med tverrdepartementalt ansvar og sektorprinsippet
i forvaltningen. Det er ikke noen enkel løsning på det, men jeg
tror at en må løfte problemstillingen knyttet til arkivering som
et stort og omfattende saksfelt, som trenger sterkere styring og
tydeligere ansvarsplassering.
Når det gjelder
klageadgangen: Noen av de innvendingene som er kommet, er nettopp
at det tar lang tid, og at en skal klage til det organet som i utgangspunktet kanskje
har gjort en feil. Så er det snakk om saksbehandlingstid, og så
blir det oversendt. Jeg har forstått pressens ønske sånn at en skal
ha en sentral klageadgang, sånn at en unngår at saksbehandlingstida
blir lang. Så jeg håper at statsråden kan ta med seg det, og eventuelt
gå i dialog med pressen for kanskje å finne enkle løsninger på hvordan
dette kan håndteres på en bedre måte.
Som jeg sa i
stad, synes jeg det arbeidet regjeringa gjør, er bra, og jeg anerkjenner
det, men vi er jo enige i denne salen om at det ikke fungerer godt
nok i dag, og da må vi spørre oss om det gjøres nok. Det er kommunalministeren
som har det overordnede ansvaret for dette, og jeg ber kommunalministeren
vurdere om en trenger et mer kraftfullt grep og en bredere kontrollmulighet med
arkivpraksisen og dokumentasjonspraksisen i alle forvaltningsnivåer
og i alle departementer.
Statsråd Monica Mæland []: Jeg vil også takke interpellanten
og takke for en god debatt om et viktig tema, som jeg opplever vi
er felles om er viktig.
Jeg har nå redegjort
for en rekke tiltak som er satt i gang. Så er det planlagt tiltak
som skal settes i gang. Det krever samordning, og det er helt riktig
at det er utfordrende. Norge har en veldig, veldig stor offentlig
sektor. Vi har tre forvaltningsnivåer. Vi har et kommunalt selvstyre.
Vi skal også ha respekt for at vi fortsatt har 422 kommuner, som
er altfor mange etter min mening, men det betyr også at vi har 422
måter å gjøre det på.
Så har jeg lyst
til å minne om, for det må man ikke glemme når man sitter sentralt
i Oslo, at det er krevende for kommunene å håndtere dette. Jeg har
vært lokalpolitiker i en stor kommune, som brukte mange årsverk
på klagebehandling, på å behandle innsynsbegjæringer etc., etc.
For små kommuner er dette selvfølgelig ekstra krevende, og det er
derfor man har fått dette interkommunale samarbeidet, som definitivt
har noen ulemper ved seg. Men det er en ressurssituasjon som vi
også må hensynta, gitt at kommunene har veldig mange og krevende
oppgaver.
Så bruker vi
i statsbudsjettet 1,7 mrd. kr på IKT-investeringer, på digitalisering.
Jeg mener det er veldig bra. Det handler selvsagt også om dette
feltet. Ikke minst i Helseplattform Midt-Norge handler det om å
sikre også journalføring og mye bedre systemer enn det vi har i dag.
Når det gjelder
klagebehandling, har jeg nok en følelse av at når man av og til
ser et problem, tenker man at man må ha et sentralt tilsyn, sentral
kontroll og et sentralt klageorgan. Jeg mener vi har gode klageregler
i Norge, og vi mottar klager. Så kan man si at klagebehandlingstiden
er for lang. Vel, det er jo regler for klagebehandling også, men
det er ikke sånn at man kan behandle alle innsynsbegjæringer på
samme måte. Det krever spesielle undersøkelser av hver enkelt sak
i en del områder, selv om jeg tror at offentlig sektor begynner
å bli flinkere og flinkere etter hvert som man får erfaring med
det. Jeg tror at det beste vi kan gjøre, er å drive god veiledning,
slik at alle faktisk har kunnskap om klagerettigheter og klagemuligheter,
og så må vi selvfølgelig ta det på alvor og behandle klagene på
en skikkelig og korrekt måte og på så kort tid som mulig.
Presidenten: Debatten
i sak nr. 2 er omme.
Dermed er dagens
kart ferdigbehandlet.
Forlanger noen
ordet før møtet heves? – Så synes ikke, og møtet er hevet.