Forholdet til den nye offentlighetsloven med forskrifter

Presidentskapet foreslår at reglene om dokumentoffentlighet for Stortinget fortsatt skal ha som utgangspunkt at bestemmelsene i loven om rett til innsyn i dokumenter i offentleg verksemd (offentleglova) skal gjelde tilsvarende for Stortinget, så langt de passer, jf. § 1. Det trengs imidlertid fortsatt noen presiseringer i reglene for Stortinget, og det foreslås enkelte unntak fra loven, på områder hvor det anses å være gode grunner for dette.

Forskrifter fastsatt av Kongen med hjemmel i den tidligere offentlighetsloven §§ 3 og 11 ble gjort direkte gjeldende for Stortinget så langt de passet, på samme måte som loven, jf. SDO § 1 første ledd, mens det i § 9 ble overlatt til Presidentskapet å gi bestemmelser tilsvarende forskrift fastsatt av Kongen med hjemmel i loven § 8 om betaling for kopier etc. Forskrift fastsatt med hjemmel i andre bestemmelser i offentlighetsloven gjaldt formelt ikke for Stortinget. Mange bestemmelser i den nye loven gir hjemmel til å gi regler ved forskrift. "Offentlegforskrifta" er gitt ved kgl.res. 17. oktober 2008 og trådte i kraft 1. januar 2009 (bortsett fra § 6 om journaler på Internett, som blir omtalt nedenfor). Forskriften er gjengitt i vedlegg 3 til denne innstilling. En del regler i denne forskriften er etter sitt innhold ikke aktuelle for Stortinget. Andre regler kan og bør gjelde også for Stortinget, helt eller delvis, det gjelder bl.a. § 4 om at det kan kreves betaling for innsyn i visse tilfelle, § 5 om enkelte unntak fra rett til kopi, § 6 om innholdet i journaler som blir lagt ut på Internett, § 9 om visse unntak fra rett til innsyn og § 10 om innsyn i graderte dokumenter.

Presidentskapet finner det i utgangspunktet mest hensiktsmessig at også forskriftene som gis med hjemmel i offentleglova skal gjelde tilsvarende for Stortinget, så langt de passer, på samme måte som loven. Særlig av hensyn til forskrifter som måtte bli gitt senere, foreslås likevel at Presidentskapet kan bestemme at visse forskriftsregler ikke skal gjelde og eventuelt at andre regler skal gjelde i stedet, jf. SDO § 1 første ledd tredje punktum. Som følge av dette foreslås nåværende § 9 ikke videreført i det nye regelverket.

Noen bestemmelser i den nye loven gjelder bare for virksomheter som er omfattet av EØS-avtalen vedlegg XI nr. 5k (direktiv 2003/98/EF) om viderebruk av informasjon fra offentlig sektor. Dette gjelder forbud mot forskjellsbehandling, forbud mot avtaler om enerett og unntak fra dette forbudet, offentliggjøring av eventuelle standardlisenser for bruk av informasjon fra det offentlige, bestemmelser om hvor høy pris som kan kreves ved utlevering av informasjon, at retten til kopi gjelder alle eksisterende språkversjoner og formater, og at det skal opplyses hvem som er rettighetshaver når det blir gitt tilgang til informasjon som det knytter seg immaterielle rettigheter til. For å gjennomføre direktivet trengs noen lovendringer, og direktivet er i hovedsak gjennomført ved den nye offentlighetsloven. Derfor er det fastsatt i loven § 2 siste ledd at reglene i loven som er gitt for å gjennomføre direktivet, skal ha et videre virkeområde enn de andre reglene i loven, ved at de skal gjelde i alle tilfelle der virksomheter som er omfattet av direktivet, gir ut informasjon, selv om virksomheten ikke er omfattet av de andre reglene i loven. Direktivet gjelder for dokumenter som offentlige myndigheter er i besittelse av. Det er lagt til grunn at Stortinget er omfattet av direktivet, derfor gjelder disse bestemmelsene i offentleglova direkte for Stortinget i kraft av loven § 2 siste ledd.

Terminologi

Tittelen på den tidligere loven var "lov om offentlighet i forvaltningen". Tittelen på den nye loven er "lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd". Den tidligere loven uttrykte det slik at dokumenter er offentlige eller kan unntas fra offentlighet. Den nye loven uttrykker det tilsvarende slik at dokumenter er åpne for innsyn eller kan unntas fra innsyn. Tilsvarende endringer i terminologien foreslås i Stortingets regler, og tittelen på reglene foreslås endret til "Regler om rett til innsyn i Stortingets dokumenter".

Dokumenter som utveksles mellom stortingsrepresentantene/gruppene og Presidentskapet/administrasjonen

Ifølge § 2 første ledd gjelder SDO nå som nevnt ikke for stortingsrepresentantene, gruppene og gruppesekretariatene, og heller ikke for dokumenter som utveksles mellom disse og stortingsorganer som er nevnt i § 1. Offentleglova gjelder "innsyn i dokument i offentleg verksemd". Reglene for Stortinget kan fortsatt ikke gi rett til innsyn hos stortingsrepresentantene, gruppene og gruppesekretariatene.

Spørsmålet om det hos Stortingets administrasjon, presidentskap etc. bør kunne kreves innsyn i brevveksling med representantene og gruppene, er drøftet på s. 10–11 i Innst. S. nr. 234 (1999–2000). Der er det gitt følgende eksempler på dokumenter som utveksles mellom representantene og Stortingets administrasjon eller et kollegialt organ som administrasjonen er sekretariat for: Søknad om permisjon, reiseregning m/vedlegg, telefonregning, søknad om dekning av spesielle utgifter i forbindelse med reise, telefon etc., søknad om bruk av egen bil mot refusjon etter km-godtgjørelse, regning for pårørendes besøksreise, krav om etterlønn ut over en måned for representant som etter nyvalg ikke fortsetter på Stortinget, søknad om forskudd på lønn, søknad om tildeling av stortingsleilighet, korrespondanse vedrørende en tildelt leilighet, korrespondanse om forsikringstilfelle under den kollektive forsikringsordningen, krav om erstatning på områder hvor Stortinget er selvassurandør, søknad om tildeling av barnehageplass, søknad om dekning av utgifter til eksterne kurs. (Enkelte av disse eksemplene er ikke lenger aktuelle, og nye er kommet til.)

Det er påpekt i innstillingen at dersom det som hovedregel skal gjelde offentlighet for dokumenter som utveksles mellom stortingsrepresentantene/gruppene og Stortingets administrasjon, vil det også på dette området gjelde unntak for opplysninger som er undergitt taushetsplikt. Som nevnt, har tilsatte i Stortingets administrasjon taushetsplikt bl.a. for "noens personlige forhold", og dette unntaket er aktuelt for en del opplysninger i dokumenter som utveksles mellom representantene og administrasjonen. Vurderingen av hvilke opplysninger som er undergitt taushetsplikt, kan i mange tilfelle bli vanskelig fordi kriteriet "noens personlige forhold" er sterkt skjønnspreget. I forarbeidene til § 13 i forvaltningsloven er det bl.a. uttalt at dette uttrykket omfatter opplysninger som etter sin art er følsomme og som kan bidra til å utlevere eller skade vedkommende person hvis de blir kjent av andre. Det er ikke anledning til å gi innsyn i opplysninger som er undergitt taushetsplikt.

Under hensyn til at det inntil da vanligvis ikke hadde blitt praktisert offentlighet for denne type dokumenter, og at det vil gjelde betydelige unntak fra en eventuell hovedregel om offentlighet, ble det vedtatt at reglene om offentlighet for Stortinget ikke skal gjelde for dokumenter som utveksles mellom representantene/gruppene og Stortingets presidentskap etc. Gruppene ble sidestilt med representantene fordi det kan være noe tilfeldig om et brev går fra/til en representant eller fra/til gruppen på vegne av representanten.

Det forhold at et dokument faller utenfor SDO innebærer ikke et forbud mot å gi innsyn i dokumentet. Men innsyn kan ikke gis i taushetsbelagte opplysninger. I noen tilfelle har det vært gitt innsyn i dokumenter som utveksles mellom representantene/gruppene og Stortingets presidentskap/administrasjon:

• Det er gitt innsyn i enslydende skriv til alle representantene eller gruppene.

• Presidentskapet besluttet 29. november 2001 at reglene om dokumentoffentlighet for Stortinget gis anvendelse for representantenes reiseregninger. Unntak gjelder for opplysninger som er undergitt taushetsplikt. Vedtaket omfatter også bilagene til reiseregningene, bortsett fra utgifter som Stortinget ikke refunderer. Noe av bakgrunnen for vedtaket var at det i praksis var lagt til grunn at regjeringsmedlemmers og forvaltningstjenestemenns reiseregninger er offentlige etter offentlighetsloven, som hovedregel. Det ble antatt at slike reiseregninger ikke kunne unntas fra offentlighet med hjemmel i den tidligere lovens § 5 om forvaltningens interne dokumenter.

• Stortingets lønnskommisjon ba i 2006 Presidentskapet fremskaffe en oversikt over hvilke ytelser representantene mottar fra de tilskudd Stortinget har bevilget til partigruppene, og hvilke av disse som er innberetningspliktige i forhold til skattemyndighetene. Presidentskapet oversendte brevet til stortingsgruppene med anmodning om bistand. Gruppenes brev til Presidentskapet med svar på spørsmålene ble besluttet gjort offentlig.

• I retningslinjene for bruk av tilskudd fra Stortinget til stortingsgruppene, som ble vedtatt av Stortinget 9. oktober 2006, er det bestemt i § 7 at gruppene skal føre regnskap og sende årlig regnskapsrapport til Presidentskapet. Regnskapene skal revideres av en statsautorisert revisor oppnevnt av Presidentskapet, og revisjonsberetningen for hvert grupperegnskap skal framlegges for Presidentskapet. Regnskapsrapportene og revisjonsberetningene gjøres offentlig tilgjengelige når de fremmes for Presidentskapet, heter det i § 7 siste ledd i retningslinjene.

I denne sammenheng nevnes også at Presidentskapet 9. oktober 2008 besluttet at fra 1. januar 2009 skal det praktiseres meroffentlighet omkring Stortingets dekning av representantenes samlede utgifter til mobil- og andre telekommunikasjonstjenester. Vedtaket gjelder ikke de enkelte telefonregningene, men sluttsummen for den enkelte representant. Vedtaket går ut på å gi innsyn i visse dokumenter som administrasjonen har utarbeidet for sin interne saksforberedelse, og som derfor kan unntas fra offentlighet, jf. § 14 i den nye loven, men som er undergitt regelen om merinnsyn. Presidentskapet la til grunn at disse opplysningene ikke er undergitt taushetsplikt.

Den nye offentleglova har opprettholdt reglene som er omtalt foran bl.a. om foreleggelse etter anmodning for den som har krav på taushet, og om at de deler av dokumentet som ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger, som hovedregel er offentlig, jf. §§ 12 og 13. Dessuten er tilføyd en ny regel om at det kan gjøres unntak fra offentlighet også for resten av dokumentet dersom det vil være urimelig arbeidskrevende for organet å skille ut disse delene.

Presidentskapet har kommet til at dokumenter som utveksles mellom representantene/gruppene og Presidentskapet/Stortingets administrasjon, bør omfattes av reglene om innsyn i Stortingets dokumenter. Den någjeldende unntaksregelen går lenger enn det er grunn til ut fra hensynet til personvern. Videre legger Presidentskapet vekt på at det er betydelig offentlig interesse for innsyn i en del av disse dokumentene og opplysningene, og at det i praksis er gitt innsyn i flere tilfelle. Fortsatt vil det i en del av disse dokumentene være opplysninger om enkeltpersoners personlige forhold som er undergitt taushetsplikt. Etter Presidentskapets oppfatning kan og bør dette vurderes når det blir bedt om innsyn. Presidentskapet foreslår derfor at unntaksregelen for disse dokumentene blir tatt ut av § 2. Dermed vil de generelle reglene i SDO og offentleglova gjelde også for disse dokumentene. Regelen som blir stående igjen i § 2 første ledd om at SDO ikke gjelder for representantene og gruppene, innebærer at det ikke kan kreves innsyn hos disse.

Dokumenter som tas inn i de trykte stortingsforhandlingene

Som omtalt ovenfor, gjelder SDO ikke for proposisjoner, meldinger, representantforslag, komitéinnstillinger og andre dokumenter som tas inn i de trykte stortingsforhandlingene – bortsett fra spørsmål til medlemmer av regjeringen til skriftlig besvarelse, med svar. Reglene gjelder heller ikke for dokumenter hvor spørsmålet om dokumentoffentlighet er løst ved bestemmelser i forretningsordenen eller ved særskilt vedtak av Stortinget.

Den sistnevnte bestemmelsen foreslås opprettholdt, men den først omtalte foreslås ikke videreført. Bestemmelsen må anses som unødvendig fordi det følger av Grunnloven, forretningsordenen, sedvaner eller særskilte stortingsvedtak om slike dokumenter er offentlige og i tilfelle fra hvilket tidspunkt.

Korrespondanse mellom Stortinget og Stortingets organer

Presidentskapet foreslår reglene på dette området opprettholdt.

I praksis er det også blitt reist spørsmål om innsyn i korrespondanse mellom Stortinget og stortingsoppnevnte granskingskommisjoner eller utredningsutvalg. Presidentskapet foreslår at slike organer blir omfattet av de samme reglene som de andre Stortingets organer. § 3 foreslås omformulert, bl.a. foreslås "Stortingets eksterne organer" innført som fellesbetegnelse på disse organene.

Dokumenter som også finnes hos et forvaltningsorgan. Dokumenter som et forvaltningsorgan har påført påtegning om at det er unntatt fra offentlighet

§ 29 i den nye loven bestemmer at et organ som mottar et innsynskrav, skal vurdere kravet konkret og selvstendig. Dette fulgte også av den tidligere loven, og innebærer at et organ som mottar et krav om innsyn, ikke har rett til å avvise kravet med den begrunnelse at dokumentet er utarbeidet av et annet organ eller at et annet organ er nærmere til å vurdere kravet. Organet kan heller ikke automatisk legge til grunn påskrift gjort av avsenderorganet, men må vurdere kravet selvstendig.

De gjeldende reglene for Stortinget har andre regler enn dette på to områder. § 2 tredje ledd fastsetter at SDO ikke gjelder for dokumenter som i original eller kopi også finnes hos et forvaltningsorgan, bortsett fra brev til eller fra Stortinget. I innstillingen s. 8 er dette begrunnet med at Stortinget får oversendt kopi av mange brev som er adressert til eller sendt fra et forvaltningsorgan, og at det ikke vil være hensiktsmessig om de som ønsker innsyn i forvaltningens saksdokumenter, kan velge å rette krav om innsyn til Stortinget, i stedet for å rette det til forvaltningsorganet. Men brev til eller fra Stortinget går som nevnt inn under SDO. At reglene ikke gjelder, innebærer ikke forbud mot at det kan gis innsyn i slike dokumenter, og i noen tilfelle har det vært gitt innsyn, når det har vært åpenbart at dokumentet er offentlig etter loven.

§ 6 i SDO fastsetter at når et forvaltningsorgan har påført et dokument påtegning om at det er unntatt fra offentlighet etter offentlighetsloven, kan det i Stortinget uten videre unntas fra offentlighet. Regelen er begrunnet med at det ikke vil være rimelig at et dokument som forvaltningen har unntatt fra offentlighet, skal kunne kreves utlevert fra Stortinget, og at det heller ikke kan være nødvendig at det i Stortinget foretas en ny vurdering av spørsmålet om offentlighet når forvaltningen allerede har tatt stilling til det. Men Stortinget vil ha anledning til å foreta en selvstendig vurdering av spørsmålet.

På begge disse punkter finner Presidentskapet at særreglene for Stortinget er godt begrunnet og at de bør opprettholdes, i henholdsvis § 2 tredje ledd og § 6. Begrepet "forvaltningsorgan" er brukt i gjeldende regler fordi den tidligere offentlighetsloven gjaldt for forvaltningsorganer. Virkeområdet for den nye offentleglova er utvidet til også å omfatte en del selvstendige rettssubjekter, se § 2 i loven. Derfor foreslås at begrepet "forvaltningsorgan" i de to omtalte bestemmelsene i SDO endres til "organ som offentleglova gjelder for".

Unntak fra innsyn for opplysninger av bestemt innhold

Bestemmelsen om unntak for innsyn i opplysninger som er undergitt taushetsplikt i henhold til instruks for tilsatte i Stortingets administrasjon, opprettholdes i § 7, jf. offentleglova § 13.

Den nye offentleglova har i §§ 17–26 bestemmelser om adgang til å unnta opplysninger av bestemt innhold fra innsyn. Dette gjelder bl.a. hvor unntak anses påkrevd av hensyn til Norges utenrikspolitiske interesser, det offentliges forhandlingsposisjon, gjennomføring av kontroll- og reguleringstiltak mv. Dessuten kan det gjøres unntak for en del dokumenter i tilsettingssaker. Gjennom henvisningen i SDO § 1 vil disse bestemmelsene gjelde tilsvarende for Stortinget.

Møteprotokoller

§ 5 i SDO bestemmer at møteprotokoll for de kollegiale organene som er omhandlet i § 4 annet punktum, ikke er offentlig. Dette gjelder stortingskomiteene, Presidentskapet, Stortingets internasjonale delegasjoner og andre kollegiale organer som har sekretariat i Stortingets administrasjon. Fordi disse organene holder sine møter for lukkede dører (unntatt åpne høringer i komiteene), har møteprotokollene vært ansett som fortrolige og har ikke vært tilgjengelige for innsyn fra utenforstående. I § 8 i SDO er det bestemt at det heller ikke skal vurderes meroffentlighet for disse møteprotokollene, men Presidentskapet kan samtykke i innsyn. I enkelte tilfelle har Presidentskapet etter søknad gitt forskere innsyn i komiteers møteprotokoller. Det ble funnet behov for særreglene i SDO fordi offentlighetsloven ikke ble antatt å gi tilstrekkelig hjemmel for unntak fra innsyn.

Praksis med hensyn til innsyn i komitéprotokollene er blitt myket opp i de senere år. I april 2004 imøtekom Presidentskapet anmodninger fra journalister om innsyn i alle fagkomiteers møteprotokoller for så vidt gjaldt tilstedeværende eller fraværende medlemmer i komitemøtene i samlingen 2003–2004. I november 2008 imøtekom Presidentskapet en tilsvarende anmodning fra en journalist om å få opplyst hvert komitémedlems "oppmøtefrekvens" i 2008.

SDO gjelder ikke for protokoller og referater fra møter i den utvidede utenrikskomité og Europautvalget fordi det her gjelder spesielle regler i henhold til FO og stortingsvedtak. Stortinget vedtok 20. juni 1996, jf. Innst. S. nr. 295 (1995–1996), bl.a. at protokoller og referater fra møter i den utvidede utenrikskomite skal vurderes for avgradering etter 30 år. Når referatet inneholder redegjørelse av medlem av regjeringen, skal det innhentes uttalelse om avgraderingsspørsmålet fra vedkommende departement. Utvalget til å gjennomgå saker behandlet for lukkede dører, legger fram tilråding for Presidentskapet, som kan ta beslutning om avgradering. Det er ikke gitt regler om åpning for innsyn etter en viss tid i andre komiteers og andre organers møteprotokoller.

Presidentskapet har gitt følgende retningslinjer for føring av komiteenes møteprotokoller i skriv av 19. mai 2004 til komiteene:

"Protokollen for hvert møte skal inneholde opplysninger om:

• hvilke komitemedlemmer som er til stede,

• hvem som leder møtet,

• hvilke saker som behandles,

• hvilke organisasjoner/institusjoner/personer som er til stede ved høringer,

• alle beslutninger som blir tatt av komiteen,

• forslag som blir fremsatt for avstemning i komiteen, med navn på forslagsstiller og hva forslaget går ut på. I tilfelle dissens ved avstemning protokolleres stemmetallene, men ikke hvordan den enkelte stemte.

Et eller flere medlemmer som tilhørte mindretallet ved en avstemning, kan under møtet kreve tatt inn en kort protokolltilførsel som begrunnelse for sin stemmegivning. Et eller flere medlemmer som tilhørte flertallet ved samme avstemning, kan kreve tatt inn en kort protokolltilførsel som svar på en protokolltilførsel fra et mindretall.

Protokollen skal ikke gjengi uttalelser som er gitt av et medlem under møtet."

Presidentskapet viser til de omtalte tilfellene hvor det er samtykket i innsyn i komitéprotokollenes opplysninger om tilstedeværende/fraværende medlemmer. Videre vises til vedtaket fra 1996 om at den utvidede utenrikskomités protokoller og referater skal vurderes for avgradering etter 30 år. Presidentskapet finner at det ikke lenger er grunn til å kreve samtykke av Presidentskapet i det enkelte tilfelle som vilkår for innsyn i møteprotokollene for Stortingets komiteer og andre kollegiale organer. Når det gjelder komitéprotokollene, vil det etter Presidentskapets oppfatning i alminnelighet ikke være betenkelig å gi innsyn, jf. retningslinjene ovenfor om innholdet i protokollene. Generelt kan det være større betenkeligheter med hensyn til å gi innsyn i møteprotokollene til Presidentskapet og de andre organene. Presidentskapet foreslår § 5 endret slik at møteprotokollene for Stortingets kollegiale organer kan unntas fra innsyn, dette innebærer at merinnsyn skal vurderes konkret. I enkelte tilfelle kan en protokoll inneholde opplysninger som er undergitt taushetsplikt.

Merinnsyn

§ 8 i SDO bestemmer at selv om et dokument kan unntas fra offentlighet, skal det vurderes om det likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis. Dette gjelder ikke dokument som er omhandlet i § 5, dvs. visse organers møteprotokoller, men som nevnt kan Presidentskapet samtykke i innsyn i disse. Hovedregelen var i samsvar med den tilsvarende i offentlighetsloven § 2 tredje ledd. Bestemmelsen om merinnsyn i den nye offentleglova § 11 har fått en tilføyelse om at organet bør gi innsyn dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak. Reglene om merinnsyn gjelder ikke for opplysninger som er undergitt taushetsplikt.

Som følge av forslaget som er omtalt ovenfor om at de vanlige reglene om merinnsyn skal gjelde for møteprotokollene for Stortingets kollegiale organer, er det ikke nødvendig å opprettholde særregelen om merinnsyn i SDO § 8, og denne foreslås derfor ikke videreført. Dermed vil § 11 i offentleglova gjelde fullt ut.

Journal

Den tidligere offentlighetsloven bestemte at journal og lignende register er offentlig, og at forvaltningsorganene skal føre journal etter bestemmelsene i arkivloven med forskrifter. Tilsvarende bestemmelser er tatt inn i den nye loven §§ 3 og 10. Nærmere regler om journalføring er gitt i arkivforskriften av 11. desember 1998, som er gitt med hjemmel i arkivloven av 4. desember 1992 nr. 126. Etter § 2-6 i arkivforskriften har organet plikt til å registrere i journalen alle inngående og utgående saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokumenter registreres i journalen så langt organet finner det tjenlig, men visse organinterne dokumenter skal alltid journalføres. Etter § 2-7 i arkivforskriften skal innføring i journalen skje på en måte som gjør det mulig å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjøres uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt eller som ellers kan unntas fra offentlig innsyn. Er det ikke mulig å registrere et dokument uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt etc., kan det nyttes nøytrale kjennetegn, utelatelser eller overstryking på den kopi eller utskrift av journalen som allmennheten kan kreve innsyn i.

Forvaltningen har hittil ikke hatt plikt til å gjøre journaler elektronisk tilgjengelige, f.eks. på Internett, men de elektroniske postjournalene i departementene og en del underliggende organer har i noen år vært tilgjengelige på Internett for presse- og andre medieredaksjoner. Etter offentleglova § 10 annet ledd kan Kongen gi forskrift om at organ som fører elektronisk journal, skal gjøre den allment tilgjengelig på Internett. Offentlegforskrifta fastsetter i § 6 at en del nærmere bestemte forvaltningsorganer som fører elektronisk journal, skal gjøre journalen tilgjengelig for allmennheten på Internett. Dette omfatter bl.a. alle departementene. Forskriften har også bestemmelser om innholdet i journaler som blir gjort tilgjengelige på Internett. § 6 om "Offentlig elektronisk postjournal" er ikke satt i verk fra 1. januar 2009 fordi de tekniske løsningene må ferdigutvikles og nye rutiner må på plass. Justisdepartementet har opplyst at problemer som kan oppstå med hensyn til personvern og fare for bygging av personprofiler når journaler blir gjort allment tilgjengelige på Internett, blir avhjulpet gjennom at det blir innført visse begrensninger i søkemulighetene for de journaler som er omfattet av den obligatoriske ordningen. Departementet opplyser at § 6 vil tre i kraft i løpet av 2009.

Organ som er omfattet av offentleglova kan også gjøre saksdokumenter allment tilgjengelige på Internett (med unntak for opplysninger som er underlagt taushetsplikt mv.), jf. loven § 10 tredje ledd. Nærmere bestemmelser om dette er gitt i forskriften § 7.

Arkivforskriften gjelder ikke for Stortinget, men Stortingets administrasjon fører elektronisk journal, og reglene i arkivforskriften blir fulgt. Journalen er offentlig tilgjengelig på papir i Stortinget. Administrasjonen arbeider med sikte på at Stortingets elektroniske journal skal gjøres offentlig tilgjengelig på Internett i løpet av 2009. For tiden er det ikke aktuelt å gjøre Stortingets saksdokumenter offentlig tilgjengelige på Internett.

Etter Presidentskapets oppfatning bør de regler som vil gjelde for bl.a. departementene om offentlig elektronisk postjournal, gjelde tilsvarende for Stortinget. Bestemmelsen i offentleglova § 10 første ledd om at det skal føres journal etter reglene i arkivloven med forskrifter, vil gjelde for Stortinget gjennom henvisningen til offentleglova i SDO § 1. Det foreslås tatt inn en bestemmelse i § 8 om at Stortingets elektroniske journal skal gjøres tilgjengelig for allmennheten på Internett i samsvar med § 6 i offentlegforskrifta. § 8 i SDO foreslås satt i kraft samtidig med § 6 i forskriften.

Identifisering av innsynskravet

I samsvar med den tidligere offentlighetsloven § 2 fastsetter SDO i § 1 at retten til innsyn gjelder "dokumenter i en bestemt sak". Den nye loven har i § 28 opprettholdt som hovedregel at innsynskravet må gjelde en bestemt sak, men det er tilføyd at det i rimelig utstrekning kan kreves innsyn i saker av en bestemt art. Som begrunnelse er vist til at det på bakgrunn av den teknologiske utviklingen i mange tilfelle ikke vil være særlig arbeidskrevende eller vanskelig å etterkomme et innsynskrav som gjelder flere saker av en bestemt art. Dersom det vil være urimelig arbeidskrevende å etterkomme et slikt krav, vil det være anledning til å avslå kravet.

Presidentskapet tilrår at Stortingets regler ikke gjør unntak fra offentleglova på dette punkt.

Innsyn i sammenstilling fra databaser

Den nye loven har i § 9 fått en innholdsmessig sett ny bestemmelse som innebærer at alle kan kreve at organet lager en sammenstilling av opplysninger som er elektronisk lagret i databasene til organet, dersom sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter. Det kan kreves innsyn i en slik sammenstilling, dersom den ikke inneholder opplysninger som unntas etter andre regler i loven. Hensynet til den arbeidsbyrde organet vil bli påført, vil være avgjørende for om et krav om å lage en sammenstilling må etterkommes. Dersom det blir bedt om at det lages en sammenstilling av opplysninger som det allerede i utgangspunktet skal eller kan gjøres unntak fra innsyn i, vil organet ikke ha plikt til å gjennomføre sammenstillingen dersom det ikke er aktuelt å utøve merinnsyn helt eller delvis.

Etter Presidentskapets oppfatning bør denne paragrafen gjelde også for Stortinget.

Tidspunkt for rett til innsyn

SDO fastsetter i § 1 at retten til innsyn oppstår "når dokumentet er kommet inn til eller sendt fra Stortinget". Dette var i samsvar med § 3 i den tidligere loven. For øvrig gjaldt regelen i loven § 3 om at dersom behandlingen av en sak blir avsluttet uten at dokument blir sendt ut, blir saksdokumentene offentlige når saken er ferdig behandlet. Disse reglene blir i hovedsak videreført i den nye loven § 4, men når en sak blir avsluttet uten at noe dokument blir sendt ut av organet, blir dokumentet omfattet av innsynsretten allerede når det er ferdigstilt. (Dokument som er utarbeidet til bruk for den interne saksforberedelsen i organet, kan likevel unntas etter § 14 i den nye loven.)

Den tidligere offentlighetsloven ga en meget begrenset adgang til å bestemme at det i en sak skulle gjelde offentlighet fra et senere tidspunkt i saksforberedelsen. Vilkårene var at dokumentene som foreligger antas å gi et direkte misvisende bilde av saken, og at offentlighet derfor kan skade åpenbare samfunnsmessige eller private interesser. Regelen ble gjort tilsvarende gjeldende for Stortinget. Den nye loven viderefører i § 5 de tidligere reglene, men det er tilføyd en ny regel om at innsyn kan utsettes inntil dokumentet har kommet fram til den det vedkommer, eller inntil hendelsen der det som skal offentliggjøres har funnet sted, i begge tilfelle dersom vesentlige private eller offentlige hensyn tilsier det.

Presidentskapet tilrår at reglene i offentleglova skal gjelde tilsvarende for Stortinget også på disse punkter. Formuleringen av innledningen i § 1 foreslås endret i samsvar med ordlyden i loven § 3.

Hovedregel om gratis innsyn

Etter tidligere lov kunne forvaltningen ikke kreve betaling for kopier mv. som ble gitt for å imøtekomme innsynsretten, uten at betaling hadde hjemmel i forskrift. Det ble gitt få forskrifter om betaling. I henhold til SDO § 9 kan Stortingets presidentskap gi bestemmelser tilsvarende slike forskrifter, men det er ikke gitt slike bestemmelser. Den nye loven § 8 opprettholder regelen om at betaling bare kan kreves dersom det har hjemmel i forskrift. § 4 i forskriften gir adgang til å ta betaling for innsyn i visse tilfelle.

Etter Presidentskapets oppfatning bør hovedregelen om gratis innsyn fortsatt gjelde også for Stortingets dokumenter. Reglene i forskriften foreslås gjort tilsvarende gjeldende for Stortinget gjennom henvisningen i SDO § 1.

Iverksettelse

De nye reglene foreslås satt i kraft 1. april 2009, unntatt § 8 om elektronisk journal på Internett, jf. ovenfor.