Gjeldende rett

Lov 19. november 2004 nr. 73 om bokføring (bokføringsloven) fastsetter et hovedkrav overfor bokføringspliktige om oppbevaringsplikt av regnskapsmateriale i ti år, jf. § 13 annet ledd.

Bokføringspliktige som har mindre enn 5 mill. kroner i omsetning eksklusive merverdiavgift, er unntatt fra kravet i bokføringsloven § 13 annet ledd om å ha bokførte opplysninger tilgjengelig elektronisk. Imidlertid gjelder det generelle kravet for oppbevaring av regnskapsdokument i papirutgave.

Bestemmelsen er en videreføring av lov 13. mai 1977 nr. 35 om regnskapsplikt mv. (regnskapsloven) § 11 første ledd.

Ulike former for dokumentasjon

Bokføringsloven arbeider med to sett av dokumentasjon: For det første gjelder det primærdokumentasjon som omfatter

• Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning

• Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5, herunder

  • Bokføringsspesifikasjon

  • Kontospesifikasjon

  • Kundespesifikasjon

  • Leverandørspesifikasjon

  • Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet

  • Spesifikasjon av salg til eiere og deltakere

  • Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte

  • Spesifikasjon av merverdiavgift

  • Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser

• Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av regnskapssystemet mv. og dokumentasjon av balansen

• Nummererte brev fra revisor

Primærdokumentasjon skal oppbevares i Norge i ti år etter regnskapsårets slutt.

For det andre gjelder det sekundærdokumentasjon som omfatter:

• Avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning

• Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning

• Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet

• Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift

Sekundærdokumentasjon skal oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt.

Forslagsstillerne vil videre i hovedsak konsentrere seg om regelverket rundt oppbevaringsplikten for primærdokumentasjon.

Rettstilstanden i Norden

Danmark

Lovbekendtgørelse 15. juni 2006 nr. 648 Bogføringsloven § 10 nr. 1 fastsetter en plikt overfor bokføringspliktige en oppbevaringstid for regnskapsmateriale på 5 år.

Sverige

Bokföringslag 1999:1078 kapittel 7 § 2 fastsetter en plikt overfor bokføringspliktige en oppbevaringstid for regnskapsmateriale på 10 år.

For tiden pågår det et utredningsarbeid i Sverige hvor en vurderer å redusere oppbevaringstiden til 7 år.

Finland

Bokföringslag 1997 nr. 1336 § 10 fastsetter plikt overfor bokføringspliktige en oppbevaringstid på 10 år for bokføringsbøker og selve årsregnskapet. Imidlertid gjelder det en oppbevaringsplikt på sekundære regnskapsdokumenter på 6 år.

Rettstilstanden i Europa for øvrig

I forbindelse med Finansdepartementets høringsnotat om gjennomgang av bokføringsregelverket, vurdering av kravet til oppbevaringstid, ble det innhentet opplysninger fra europeiske skatteadministrasjoner om hvordan regelverket er i de respektive land med hensyn til pliktig oppbevaringstid på regnskapsmateriale. Nedenfor følger et resymé for øvrige europeiske landRapporten var vedlegg til Høringsbrev fra Finansdepartementet, «Høring – forslag til endring av bokføringsregelverket, datert 22.12.2008, ref. nr. 07/1593 FM TYH».:

Vurdering

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening (NARF) og Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) har i samarbeid gjennomført en undersøkelse som viste at i bare 10 pst. av de bedriftene skatteetaten kontrollerer, ble regnskapene kontrollert mer enn 5 år tilbake i tid. I bare 1 pst. av bedriftene avdekkes feil i materiale eldre enn 5 år.

En reduksjon i oppbevaringstiden fra 10 til 5 år ble av NARF beregnet til å gi bedriftene en besparelse på 260 mill. kroner i 2008.

Forslagsstillerne har registrert at Finansdepartementet hadde forslag til endring av bokføringsregelverket, herunder vurdering av kravet til oppbevaringstid, ute på høring vinteren 2008–2009 og våren 2009. Imidlertid er denne saken blitt liggende i departementet uten noen videre oppfølgingDet vises til Finansdepartementets to høringsbrev, datert 22.12.2008 og 08.06.2009, begge med ref. nr. 07/1593 FM TYH. Saken ligger fremdeles til behandling i departementet..

Reduksjon i pliktig oppbevaringstid av regnskapsdokumentasjon må, etter forslagsstillernes vurdering, ses i sammenheng med endringer i skatte- og avgiftsmyndighetenes anledning til å gå tilbake i tid og foreta endringer ved tilbakeholdte og feilaktige opplysninger.