1.1 Proposisjonens hovedinnhold

1.1.1 Innledning

Regjeringen fremmer i proposisjonen forslag til ny lov om bokføring. Lovforslaget bygger på en utredning fra et lovutvalg ("Bokføringsutvalget") som ble trykt som NOU 2002:20 Ny bokføringslov. Forslaget vil erstatte kapittel 2 i lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v. (regnskapsloven 1998).

Bokføringsreglenes sentrale mål er å sikre en tilfredsstillende registrering og dokumentasjon av de enkelte transaksjoner gjennom regnskapsåret og dermed sikre ulike interessegrupper pålitelig informasjon som kan etterkontrolleres. Informasjonen som innhentes etter bokføringsreglene vil bl.a. etablere grunnlag for utarbeidelse av årsregnskap, ligningsoppgaver, næringsoppgaver og omsetningsoppgaver. Eksterne grupper som har interesse av bokføringen, er bl.a. eiere, investorer, kreditorer, ansatte og offentlige myndigheter. Bokføringsregler er sentrale i myndighetenes skatte- og avgiftskontroll. Eksterne interessegrupper er ikke involvert i føringen av regnskapsopplysninger eller utarbeidelse av årsregnskap mv. Bokføringen bør derfor kunne kontrolleres og bli kontrollert. Kontroll utføres f.eks. gjennom ekstern revisjon og av skatte- og avgiftsmyndigheter. I andre tilfeller kan det være særlige grunner for innsyn, f.eks. ved bobehandling og ved etterforskning av økonomisk kriminalitet. Det er viktig at reglene utformes slik at de legger til rette for innsyn og kontroll.

Ved utforming av regelverket har departementet søkt å foreta en hensiktsmessig avveining av hensynene til å gi eksterne grupper informasjon og til forebygging av økonomisk kriminalitet, opp mot de plikter som pålegges den enkelte bokføringspliktige og de kostnader som kravene til bokføring medfører for næringslivet.

Det foreslås å benytte tilsvarende modell som i regnskapsloven 1977, ved at innholdet i kravene til bokførte opplysninger fremgår indirekte av kravene til spesifikasjoner og rapporter. Lovforslaget inneholder bl.a. grunnleggende bokføringsprinsipper, reg­ler om pliktig regnskapsrapportering, spesifikasjoner, regnskapssystemet, bokføring og ajourhold, dokumentasjon, oppbevaring og bistandsplikt.

På bakgrunn av at det foreslås en ny lov, er det inntatt regler om lovens virkeområde og sanksjoner ved overtredelse av loven, som i hovedsak er en videreføring av gjeldende rett.

1.1.2 Rettslig plassering, begreper

Det foreslås en ny lov om bokføring. Gjeldende bokføringsregler vil etter forslaget bli tatt ut av regnskapslovgivningen. Det er lagt særlig vekt på å utforme og benytte et hensiktsmessig begrepsapparat. Blant annet foreslås begrepet "bokføring" gjeninnført.

1.1.3 Formål, grunnleggende bokførings­prinsipper

Lovens formål er å etablere grunnlag for å produsere årsregnskapet og annen historisk regnskapsrapportering som følger av lov eller forskrift (pliktig regnskapsrapportering), spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering og andre regnskapsopplysninger som kan kreves med hjemmel i lov eller forskrift, samt å muliggjøre kontroll av og innsyn i løpende transaksjoner og grunnlaget for pliktig regnskapsrapportering.

Lovforslaget er utformet som et prinsippbasert regelverk som bygger på et sett av grunnleggende bokføringsprinsipper, herunder en standard for "god bokføringsskikk". De grunnleggende prinsippene vil bl.a. kunne ha betydning for tolkning av lov og forskrift, og for tilfeller som ikke er direkte regulert i lov eller forskrift. Prinsippene vil også kunne ha betydning for den videre utvikling av standarder og veiledninger for bokføring, herunder for utviklingen av innholdet i den rettslige standarden "god bokføringsskikk". Det foreslås følgende grunnleggende prinsipper:

• 1. Regnskapssystem: Det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas.

• 2. Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet.

• 3. Realitet: Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde den bokføringspliktige virksomheten.

• 4. Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig.

• 5. Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og den bokføringspliktige virksomhetens art og omfang tilsier.

• 6. Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse.

• 7. Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering.

• 8. Oppbevaring: Dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering. Oppbevaring skal skje i en form som opprettholder muligheten for å lese materialet.

• 9. Sikring: Regnskapsmaterialet skal på en forsvarlig måte sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap.

• 10. God bokføringsskikk: Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk.

1.1.4 Pliktig regnskapsrapportering

Med pliktig regnskapsrapportering etter lovforslaget menes årsregnskap og annen rapportering av historiske regnskapsopplysninger til eksterne parter, fastsatt med hjemmel i eller i medhold av lov, gitt i skriftlig form til fastsatt tidspunkt og med et forhåndsdefinert innhold. Det foreslås at departementet i forskrift fastsetter hva som er av pliktig regnskapsrapportering etter denne loven.

1.1.5 Spesifikasjoner av pliktig regnskaps­rapportering

Spesifikasjoner skal forstås som detaljgjengivelse og/eller sammenstillinger av bokførte opplysninger, eksempelvis av fordringer og gjeld pr. motpart, lønn og trekk, samt avgifter og avgiftsgrunnlag. Lovforslaget oppstiller krav til at det skal utarbeides bokføringsspesifikasjon, kontospesifikasjon, kundespesifikasjon, leverandørspesifikasjon, spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet, spesifikasjon av salg til eiere og deltakere, spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte, spesifikasjon av merverdiavgift og spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser. Kravene er i hovedsak en videreføring av gjeldende bestemmelser i skatte-, avgifts- og regnskapslovgivningen. Lovforslaget stiller krav til at spesifikasjonene skal utarbeides innen fristene for pliktig rapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. Det legges opp til at departementet i forskrift fastsetter nærmere regler om innholdet i spesifikasjonene.

1.1.6 Regnskapssystem mv.

I tråd med grunnleggende bokføringsprinsipper, skal det foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas.

Lovforslaget inneholder krav til at det skal foreligge dokumentasjon av regnskapssystemet dersom det er nødvendig for å kontrollere bokførte opplysninger. Formålet med dokumentasjon av regnskapssystemet er å muliggjøre kontroll av transaksjoner og regnskapsmessige disposisjoner der behandlingen er komplisert og kontrollsporet vanskelig tilgjengelig. Dokumentasjonen skal beskrive kontrollsporet og hvordan systemgenererte poster kan etterprøves, herunder aktuelle koder og faste data, dersom det er nødvendig for å kontrollere bokførte opplysninger.

Etter lovforslaget kreves at bokførte opplysninger skal kunne presenteres på papir i hele oppbevaringsperioden. Krav om oppbevaring eller gjengivelse i standard dataformat foreslås ikke videreført nå. Det foreslås imidlertid at det i forskrift kan fastsettes krav til annen gjengivelse enn papir.

1.1.7 Bokføring, ajourhold mv.

Alle opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide spesifikasjoner og for å oppfylle kravene til pliktig regnskapsrapportering skal bokføres. Som hovedregel skal bokføringen være à jour så ofte som foretakets og transaksjonens art og omfang tilsier. Det må bl.a. tas hensyn til bransje og foretakets størrelse. Bokføringen skal minimum være à jour innen fristene for pliktig regnskapsføring. På bakgrunn av tomånedlig terminrapportering etter merverdiavgiftsloven vil kravet for mange innebære et ajourholdskrav på to måneder.

Enkelte bokføringspliktige vil imidlertid ikke ha pliktig regnskapsrapportering mer enn en gang pr. år. For denne gruppen foreslås et krav til ajourhold minimum hver fjerde måned, med en periode på to måneder til å ferdigstille bokføringen. Det foreslås at departementet i forskrift kan gjøre unntak fra fire-månederskravet for bokføringspliktige med få transaksjoner.

Etter at ajourholdsfristene er utløpt skal bokførte opplysninger ikke endres eller slettes. Opplysningene kan likevel rettes, og retting skal da skje ved en egen korreksjonspostering slik at feilposteringen reverseres. Når opplysninger slettes, skal dette fremgå av dokumentasjonen eller spesifikasjonen.

Bokføring skal som hovedregel skje i norske kroner. Det legges i lovforslaget opp til at departementet i forskrift kan fastsette at bokføring kan skje i annen valuta på nærmere vilkår.

1.1.8 Dokumentasjon av bokførte opplysninger

I tråd med de grunnleggende bokføringsprinsippene, kreves det at alle bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Et annet sentralt mål med dokumentasjonskravene er å sikre at opplysningene kan kontrolleres. Etter at dokumentasjonen er utstedet skal den ikke endres. De generelle kravene gjelder i utgangspunktet primærdokumentasjon. Som primærdokumentasjon anses dokumentasjon som direkte dokumenterer transaksjoner og øvrige regnskapsmessige disposisjoner.

Sekundærdokumentasjon (dvs. dokumentasjon som ikke er grunnlag for bokføring direkte, men som kan være et supplement til bokføringsdokumentasjonen) skal foreligge når primærdokumentasjonen ikke anses tilstrekkelig.

1.1.9 Dokumentasjon av balansen

Lovforslaget stiller krav til dokumentasjon av eiendeler, gjeld og egenkapital. Ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. For bokføringspliktige som ikke plikter å utarbeide årsregnskap, gjelder reglene tilsvarende for postene i næringsoppgaven. Forslaget er i hovedsak en videreføring av krav fastsatt i regnskapsloven 1998 kapittel 2. Det legges opp til at departementet i forskrift fastsetter nærmere regler om hvilke balanseposter som skal dokumenteres.

1.1.10 Oppbevaring

I lovforslaget foreslås det å innføre et skille mellom primær- og sekundærdokumentasjon. Dette vil i seg selv bidra til lavere kostnader for de bokføringspliktige.

I lovforslaget videreføres hovedregelen om krav til oppbevaring i 10 år. 10-årskravet vil etter forslaget gjelde for primærdokumentasjon, som vil omfatte dokumentasjon av bokførte opplysninger, av balansen og av regnskapssystemet, samt for alle pliktige regnskapsrapporter, spesifikasjoner og nummererte brev fra revisor. Sekundærdokumentasjon som er oppbevaringspliktig fordi den er med på å verifisere fullstendigheten av de bokførte opplysningene (f.eks. pakksedler, oppbevaringspliktige avtaler og utgående korrespondanse), skal oppbevares i 3 år og 6 måneder. Bokføringspliktige kan som hovedregel fritt velge oppbevaringsmedium, forutsatt at lesekvaliteten kan opprettholdes i hele perioden. Gjeldende reg­ler om at regnskapsmaterialet som hovedregel skal oppbevares i Norge foreslås videreført.

Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal etter forslaget være tilgjengelig elektronisk i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Det foreslås at departementet ved forskrift eller enkeltvedtak kan gi dispensasjon fra bestemmelsene om oppbevaringssted, oppbevaringstid og elektronisk tilgjengelighet. Redusert oppbevaringstid kan f.eks. gis på grunn av store mengder papir.

1.1.11 Bistand og informasjon

Bokføringspliktige skal gi nødvendig bistand og informasjon til myndighetene. Kravet er i hovedsak en videreføring av tilsvarende krav i regnskapsloven 1998. Pliktene vil gjelde tilsvarende for tredjemann dersom den bokføringspliktige har overlatt til en annen å foreta bokføring og oppbevaring av regnskapsmaterialet.

1.1.12 Straff mv.

Det foreslås å innta en tilsvarende bestemmelse om straff som i regnskapsloven. Forslaget innebærer en videreføring av gjeldende strafferegler ved overtredelse av regnskapslovgivningen.

1.2 Bakgrunnen for nye bokføringsregler

Det er gitt regler om registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsmateriale i lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v. (heretter regnskapsloven 1998) kapittel 2. Loven trådte i kraft 1. januar 1999. Fra samme tidspunkt ble lov 13. mai 1977 nr. 35 om regnskapsplikt m.v. (heretter regnskapsloven 1977) opphevet. Regnskapsloven 1998 bygger på et prinsipp om at regnskapslovgivningen er en rammelov som skal utfylles gjennom forskrifter og standarder for god regnskapsskikk, jf. Ot.prp. nr. 42 (1997-1998) om lov om årsregnskap m.v. I forbindelse med behandlingen av forslaget til ny regnskapslov i Stortinget, påpekte et flertall i finanskomiteen at det som følge av den nye lovens utvidede plikt til registrering av regnskapsopplysninger ville være behov for å gi de regnskapspliktige noe tid til nødvendig omstilling og tilpasning av systemer, jf. Innst. O. nr. 61 (1997-1998) punkt 4.1.2. På denne bakgrunn ble det vedtatt at regnskapspliktige i en overgangsperiode frem til 1. januar 2001 kunne velge å benytte reglene om registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i regnskapsloven 1977 med tilhørende forskrifter, i stedet for reglene i den nye regnskapsloven kapittel 2 med forskrifter.

Det ble i etterkant av vedtaket om ny regnskapslov rettet en god del kritikk mot lovens kapittel 2. Kritikken gikk bl.a. på detaljeringsgraden i loven og kravene til oppbevaring av regnskapsmateriale. Til oppfølging av kritikken, fremmet Finansdepartementet i Ot.prp. nr. 13 (2000-2001) forslag om å forlenge valgfriheten frem til 1. januar 2002, jf. omtale i Ot.prp. nr. 13 (2000-2001) kapittel 2. Samtidig ble det fremmet forslag om enkelte unntak fra og endringer i reglene i lovens kapittel 2.

Finanskomiteens flertall sluttet seg ikke til departementets forslag, jf. Innst. O. nr. 32 (2000-2001). Finanskomiteens flertall uttalte bl.a. (Innst. O. nr. 32 (2000-2001) kapittel 1):

"Flertallet mener på denne bakgrunn det er nødvendig med en full gjennomgang av regnskapslovens kapittel 2 om registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, med sikte på å utarbeide et nytt og bedre regelverk på området. En slik gjennomgang bør foretas av et offentlig utvalg, med representanter for næringsliv, regnskapsmiljøer og offentlige myndigheter. Forslaget fra dette utvalget bør deretter sendes på ordinær høring, før departementet fremmer nytt forslag for Stortinget til nye regler for registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i regnskapsloven. Inntil nye regler trår i kraft kan regnskapspliktige velge å benytte reglene om registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger (bokføring) i lov av 13. mai 1977 nr. 35 med forskrifter."

Stortinget fattet vedtak i tråd med flertallets innstilling, jf. Besl. O. nr. 47 (2001-2002).

1.3 EØS-forpliktelser

Det er ikke fastsatt særlige direktivforpliktelser for bokføringsregler. Regler om bokføring må likevel gis innen rammene for de grunnleggende prinsipper i EØS-retten, herunder ikke-diskrimineringsprinsippet. Det viser for øvrig til EUs 6. merverdiavgiftsdirektiv (direktiv 77/338/EEC, endret ved rådsdirektiv 2001/115/EF).

1.4 Høringsinstansenes generelle merknader

De fleste høringsinstansene (herunder Bedriftsforbundet, Den norske Revisorforening, FNH/Sparebankforeningen, Handels- og Servicenæringenes Hovedorganisasjon, Kredittilsynet, Landslaget for Regnskapskonsulenter, LO, NARF, NHO, Norges Bondelag, Norske Boligbyggelags Forening, Norsk Øko-Forum, Norsk Tjenestemannslag, Skattebetalerforeningen, Skattedirektoratet og ØKOKRIM) gir uttrykk for at de støtter hovedpunkter i den fremlagte utredningen. Det er også gitt bred støtte til videreføringen av linjen fra regnskapsloven 1998 med å samle alle generelle bokføringsregler i en lov med tilhørende samleforskrift. Det vises for øvrig til proposisjonen.

1.5 Økonomiske og administrative konsekvenser

1.5.1 Økonomiske og administrative konsekvenser for det offentlige

Gode bokføringsregler er viktig for å gi tilstrekkelig relevant informasjon til forskjellige markedsaktører og til myndighetene. Myndighetene er avhengig av god informasjon for å ivareta kontrollhensyn på en tilfredsstillende måte. Samtidig medfører det kostnader for de bokføringspliktige å frambringe slik informasjon. Ved utarbeidelse av bokføringsregelverket er det lagt vekt på å avveie fordelen for forskjellige markedsaktører og myndigheter av den informasjon som frambringes oppimot kostnadene for de bokføringspliktige.

Informasjonen som innhentes med grunnlag i bokføringsregler vil utgjøre grunnlaget for utarbeidelse av årsregnskap, ligningsoppgaver, næringsoppgaver og omsetningsoppgaver. Endringer i bokføringsregelverket vil på kort sikt kunne medføre et visst behov for tilpasninger hos skatte- og avgiftsmyndighetene. Departementet legger til grunn at kostnader med dette dekkes innenfor eksisterende budsjettrammer. På lengre sikt antar departementet at et klarere og enklere regelverk og systemer innrettet i samsvar med de nye reglene vil kunne bidra til å lette kontrolloppgaver for myndighetene.

Ved utformingen av lovforslaget er det også lagt vekt på å forebygge økonomisk kriminalitet, og reg­lene antas å kunne bidra til å redusere det samfunnsøkonomiske tapet ved økonomisk kriminalitet.

1.5.2 Økonomiske og administrative konse­kvenser for de bokføringspliktige

Etter gjeldende rett kan de bokføringspliktige i dag velge å følge enten regnskapsloven 1977, kapittel 2, med tilhørende løsbladforskrift og forskrifter hjemlet i skatte- og avgiftslovgivningen, eller regnskapsloven 1998, kapittel 2, med tilhørende forskrift. Det antas at de fleste fører regnskap etter regnskapsloven 1977 med tilhørende forskrifter.

Lovforslaget bygger i stor grad på regnskapsloven 1977 og løsbladforskriften.

Etter departementets vurdering vil forslagene totalt sett innebære besparelser for næringslivet. Et enk­lere, klarere og mer moderne regelverk legger til rette for at de bokføringspliktige kan innføre mer kostnadseffektive bokføringsløsninger. Reduserte krav til oppbevaring av regnskapsmateriale vil også gi besparelser, jf. omtale i proposisjonen. Etter departementets vurdering vil besparelsene i forslaget mer enn oppveie kostnader knyttet til behov for å tilpasse bokføringssystemene til nye regler.

Lovforslaget innebærer enkelte lempinger i oppbevaringskravene. I lovforslaget videreføres ikke krav til oppbevaring av original papirdokumentasjon, f.eks. inngående faktura, etter overføring til annet medium. Departementet antar at dette gir fleksibilitet i valg av oppbevaringsmedium, særlig mht. økt bruk av elektroniske løsninger, og at dette vil innebære administrative besparelser for mange bokføringspliktige.

Det foreslås at primærdokumentasjon som hovedregel skal oppbevares i 10 år. Sekundærdokumentasjon som er oppbevaringspliktig fordi den er med på å verifisere fullstendigheten av de bokførte opplysningene (f.eks. pakksedler, oppbevaringspliktige avtaler, utgående korrespondanse), skal imidlertid oppbevares i 3 år og 6 måneder. Den differensierte oppbevaringstiden vil kunne gi lettelser både av administrativ og økonomisk art for de bokføringspliktige.

Lovforslaget inneholder imidlertid et krav til at når bokførte opplysninger er tilgjengelig elektronisk, så skal opplysningene oppbevares elektronisk og være tilgjengelig for eventuell kontrollmyndighet i 3 år og 6 måneder. Dette vil isolert sett kunne oppfattes som en byrde for de bokføringspliktige. Forslaget kan imidlertid innebære en lettelse for virksomheter med bokføring i utlandet. Det foreslås at det kan fastsettes unntak fra dette kravet for bokføringspliktige med lav omsetning.

Lovforslaget innebærer mer fleksible krav til ajour­hold, ved at det er foreslått en hovedregel som tar hensyn til bransje og virksomhetens størrelse. I utgangspunktet skal ajourholdet sammenfalle med fristene for pliktig regnskapsrapportering (lovbestemt rapportering av historiske regnskapsdata til eksterne parter). For de fleste bokføringspliktige betyr dette fortsatt et krav om ajourføring annenhver måned (merverdiavgiftsterminene). For bokføringspliktige som rapporterer sjeldnere enn 2 måneder (årsoppgave for merverdiavgift) blir kravet til ajourhold hvert tertial.

I forhold til regnskapsloven 1998, kapittel 2, vil lovforslaget medføre forenklinger for de bokføringspliktige. Departementet antar bl.a. at fjerningen av kravet om registrering av alle avtaler og kravet om gjengivelse av elektronisk registrerte opplysninger i standard dataformat, vil forenkle praktiseringen av regelverket.

1.6 Nærmere merknader til de enkelte bestemmelser i Regjeringens lovforslag

1.6.1 Til § 1 Virkeområde

Loven gjelder etter første ledd for bokføringspliktige som er hjemmehørende i Norge.

Annet ledd fastsetter at Kongen kan gi regler om denne lovs anvendelse for Norges økonomiske sone og for Svalbard, Jan Mayen og bilandene og kan fastsette særlige regler under hensyn til forholdene der. Når det gjelder lovens anvendelse for Svalbard, vises det til omtale av virkeområde til regnskapsloven 1998 i Ot.prp. nr. 42 (1997-19) s. 214. Det vises til nærmere omtale i proposisjonens punkt 4.4.

1.6.2 Til § 2 Bokføringspliktige

Første ledd fastsetter at regnskapspliktige etter lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v. (regnskapsloven 1998) vil ha bokføringsplikt. Det vises til regnskapsloven 1998 § 1-2, jf. § 1-1.

Etter annet ledd har enhver som har plikt til å levere næringsoppgave etter ligningsloven eller omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven, har bokføringsplikt etter loven for den virksomhet som drives. Bestemmelsen tilsvarer regnskapsloven 1998 § 1-2 annet ledd.

Etter tredje ledd kan ligningskontoret, fylkesskattekontoret eller sentralskattekontoret i enkelttilfelle pålegge den som antas å drive næringsvirksomhet bokføringsplikt etter loven for den virksomhet som drives. Slikt pålegg kan begrenses til å gjelde enkelte bestemmelser i loven. Pålegget kan bare gis for to år av gangen. Tredje ledd tilsvarer regnskapsloven 1998 § 1-2 tredje ledd. Bestemmelsene overføres som følge av at bokføringsreglene foreslås tatt ut av regnskapsloven og plassert i en egen bokføringslov, jf. omtale i proposisjonens punkt 4.2.

Det følger av fjerde ledd at departementet kan gjøre unntak fra bestemmelsene i bokføringsloven for bokføringspliktige etter § 2 annet ledd. Leddet anses som en videreføring av regnskapsloven § 10 første ledd annet punktum. Det vises til omtale i proposisjonens punkt 4.3.4. Forskriftshjemmelen er bare forutsatt brukt i særlige tilfeller.

Det vises til nærmere omtale i proposisjonens punkt 4.3.

1.6.3 Til § 3 Pliktig regnskapsrapportering

I første punktum angis hva som menes med pliktig regnskapsrapportering i loven. Med pliktig regnskapsrapportering menes årsregnskap og annen rapportering av historiske regnskapsopplysninger til eksterne parter, gitt i skriftlig form til fastsatt tidspunkt og med et forhåndsdefinert innhold, og som er fastsatt i eller med hjemmel i lov. Det legges til grunn at departementet i forskrift fastsetter hva som er pliktig regnskapsrapportering etter bokføringsloven, jf. annet punktum. Det vises til omtale i proposisjonens kapittel 6.

1.6.4 Til § 4 Grunnleggende bokførings­prinsipper

I bestemmelsen angis grunnleggende bokføringsprinsipper. Prinsippene vil bl.a. kunne ha betydning for tolkning av lov og forskrift, og for tilfeller som ikke er direkte regulert i lov eller forskrift.

Når begrepet "spesifikasjoner"benyttes i lovbestemmelsen, menes spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5.

Med "toveis kontrollspor" i grunnleggende forutsetning nr. 7, menes at det skal være mulig å spore opplysningene fra pliktig regnskapsrapportering til spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering og videre til dokumentasjon, og omvendt.

Den rettslige standarden god bokføringsskikk som nevnt i § 4 nr. 10 skal ha samme funksjon som god regnskapsskikk i regnskapslovene. Det vises for øvrig til omtale i proposisjonens punkt 5.2.

1.6.5 Til § 5 Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering

Etter første ledd skal det for hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, utarbeides bokføringsspesifikasjon, kontospesifikasjon, kundespesifikasjon, leverandørspesifikasjon, spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet, spesifikasjon av salg til eiere og deltakere, spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte.

I tillegg skal det etter annet ledd utarbeides spesifikasjon av merverdiavgift og spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser for hver periode med pliktig regnskapsrapportering.

Det legges til grunn at departementet i forskrift gir nærmere regler om innholdet i spesifikasjoner som nevnt i første og annet ledd. Det vises til omtale i proposisjonens punkt 7.4.

1.6.6 Til § 6 Regnskapssystem mv.

Begrepet regnskapssystem er nærmere omtalt i proposisjonens punkt 8.2.3. Bestemmelsen bør sees sammenheng med de grunnleggende bokføringsprinsippene, herunder prinsipp nr. 1.

Det følger av første ledd første punktum at regnskapssystemet skal kunne gjengi spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5 på papir. Etter første ledd annet punktum kan departementet i forskrift fastsette krav til annen gjengivelse.

Annet ledd fastsetter krav til dokumentasjon av regnskapssystemet. Formålet med dokumentasjonen er å muliggjøre kontroll av transaksjoner og regnskapsmessige disposisjoner der behandlingen er komplisert og kontrollsporet er vanskelig tilgjengelig. Dokumentasjonen skal beskrive kontrollsporet og hvordan systemgenererte poster kan etterprøves, herunder aktuelle koder og faste data, dersom det er nødvendig for å kontrollere bokførte opplysninger. Det vises til omtale i proposisjonens kapittel 8.

I annet ledd annet punktum gis departementet kompetanse til i forskrift å fastsette krav til dokumentasjon av elektroniske forsystem. Slike krav kan f.eks. være krav om dokumentasjon av lønnssystem og kassaapparat. Det vises til omtale i proposisjonens punkt 8.2.3.

1.6.7 Til § 7 Bokføring og ajourhold

Første ledd fastsetter plikten til å bokføre alle opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide spesifikasjoner som nevnt i § 5 og pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 3.

I annet ledd fastsettes ajourholdsplikten. Bokføringen skal skje så ofte som virksomhetens art og omfang tilsier. Det kreves at bokføringen er à jour innen fristene for pliktig rapportering. Som absolutt minimumskrav fastsettes at bokføringen skal være à jour hver fjerde måned.

Etter annet ledd siste punktum kan departementet i forskrift gjøre unntak fra kravet om at bokføringen skal være à jour hver fjerde måned for bokføringspliktige med få transaksjoner.

Tredje ledd angir at kontanttransaksjoner som hovedregel skal registreres daglig. Dette gjelder ikke dersom det benyttes fast kasse.

Det vises til nærmere omtale i proposisjonens punkt 9.1, 9.2 og 9.3.

1.6.8 Til § 8 Bokføringsvaluta

Bokføringen skal som hovedregel skje i norske kroner. Departementet kan i forskrift bestemmer at bokføringen kan skje i annen valuta på nærmere vilkår. Det vises til omtale i proposisjonens punkt 9.7.

1.6.9 Til § 9 Retting av bokførte opplysninger

I første ledd fastsettes kravet om at bokførte opplysninger ikke skal endres eller slettes etter at ajourholdsfristen er utløpt. Fristene fremgår av § 7 annet ledd. Etter at fristene er utløpt, skal retting skje med ny, dokumentert postering. Slike korreksjoner skal skje ved at den opprinnelige posteringen i sin helhet reverseres.

I annet ledd oppstilles krav til at det skal fremgå av dokumentasjon eller spesifikasjon når bokførte opplysinger slettes.

Det vises til nærmere omtale i proposisjonens punkt 9.5.

1.6.10 Til § 10 Dokumentasjon av bokførte opplysninger

Bestemmelsen fastsetter generelle dokumentasjonskrav for primærdokumentasjon. Kravet må ses i samsvar med grunnleggende bokføringsprinsipper, bl.a. prinsippet om dokumentasjon av bokførte opplysninger, jf. § 4 nr. 9, kravet til kontrollspor og kravene til originalitet og formater.

Det følger av første ledd at bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Det er ikke tillatt å endre dokumentasjonen etter utstedelse.

Kravene vil i utgangspunktet gjelde primærdokumentasjon, jf. omtale i proposisjonens punkt 10.2. I enkelte tilfeller vil kravet også gjelde sekundærdokumentasjon, bl.a. der det i forskrift er fastsatt ytterligere dokumentasjonskrav. I tillegg kan dokumentasjon som vanligvis anses som sekundær være en nødvendig del av grunnlaget for bokføringen, slik at dokumentasjonen anses for å være en del av primærdokumentasjonen for en bokført opplysning.

Dokumentasjonen anses utstedt når de dokumenterte opplysningene er bokført av utsteder eller kan bokføres av transaksjonsmotparten ved at dokumentasjonen er oversendt denne parten.

Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter.

Sekundærdokumentasjon skal foreligge når primærdokumentasjon ikke anses tilstrekkelig. Det legges til grunn at det i forskrift kan bli fastsatt ytterligere krav til dokumentasjon for bestemte næringer og bransjer, jf. § 16.

Av hensyn til ivaretakelse av kontrollspor, skal bokførte opplysninger lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Dokumentasjonen skal være systematisert på en måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig.

I tredje ledd foreslås at departementet i forskrift kan fastsette krav til dokumentasjonens format. I den forbindelse vil det bl.a. være hensiktsmessig å fastsette krav til format dersom salgsdokumentasjon sendes elektronisk, f.eks. krav om bruk av avansert elektronisk signatur eller elektronisk dokumentutveksling (EDI).

Det vises til nærmere omtale i proposisjonens punkt 10.2.3 og 10.3.3.

1.6.11 Til § 11 Dokumentasjon av balansen

Ved utarbeidelse av årsregnskap skal foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Det skal således foreligge dokumentasjon av eiendeler, gjeld og egenkapital. Krav til dokumentasjon av eiendeler og gjeld er en videreføring av krav i regnskapsloven 1998 § 2-4. Det vises i den forbindelse til omtale i Ot.prp. nr. 42 (1997-1998) punkt 5.8.4. Kravet til dokumentasjon av egenkapital er nytt.

For bokføringspliktige etter § 2 annet ledd (ikke årsregnskapspliktige) gjelder dokumentasjonskravet tilsvarende for balansepostene i næringsoppgaven.

I tredje ledd foreslås at departementet i forskrift kan fastsette nærmere regler om dokumentasjon av de enkelte balansepostene.

Det vises til omtale i proposisjonens punkt 11.4.

1.6.12 Til § 12 Krav til språk

Bestemmelsen fastsetter krav til at spesifikasjoner som nevnt i § 5 og dokumentasjon av regnskapssystemet som hovedregel skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Hovedregelen er en videreføring av regnskapsloven 1998 § 2-6.

Det er foreslått at departementet i forskrift eller ved enkeltvedtak kan tillate andre språk på nærmere angitte vilkår. Blant annet vil det kunne være hensiktsmessig å kreve at den bokføringspliktige på forespørsel fra norske myndigheter vederlagsfritt kan fremlegge norsk oversettelse, dersom myndighetene mener dette er nødvendig av hensyn til ettersyn og kontroll. Det vises til omtale i proposisjonens punkt 9.6.

1.6.13 Til § 13 Oppbevaring

Første ledd angir hva som anses som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. Annet ledd angir oppbevaringstiden. Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 1 til 4 skal oppbevares i Norge i 10 år etter regnskapsårets slutt. Dette omfatter årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning, spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering (lovbestemte spesifikasjoner), dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, av regnskapssystemet og av balansen, samt nummererte brev fra revisor. Det vises til omtale i proposisjonens punkt 12.2.1-12.2.3.

Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 5 til 8 skal oppbevares i Norge i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Dette omfatter avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning, korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning, utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet, samt prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift. Det vises til omtale i proposisjonens punkt 12.2.4-12.2.6 og 12.2.9. Avtaler, korrespondanse, ordre-/pakksedler, internasjonale handelsdokumenter og timelister eller lignende er imidlertid alltid oppbevaringspliktige dersom de er nødvendige for å oppfylle kravene til innhold i dokumentasjon av bokførte opplysninger. Oppbevaringsplikten følger av plikten til å oppbevare dokumentasjon av bokførte opplysninger, hvilket bl.a. innebærer at oppbevaringstiden er 10 år.

Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal som hovedregel oppbevares i Norge. Når det gjelder krav til oppbevaringssted, vises det til omtale i proposisjonens punkt 12.6. Departementet kan i forskrift eller ved enkeltvedtak fastsette unntak fra bestemmelsen, jf. femte ledd.

Oppbevaringsmedier er som hovedregel valgfritt, jf. omtale i proposisjonens punkt 12.4. Dette gjelder imidlertid ikke bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, som skal være tilgjengelig elektronisk i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Departementet kan i forskrift eller ved enkeltvedtak fastsette unntak fra bestemmelsen, jf. femte ledd.

I tredje og fjerde ledd foreslås krav til oppbevaringsform. Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring, jf. omtale i proposisjonens punkt 12.5. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll.

I femte ledd gis departementet kompetanse til i forskrift eller ved enkeltvedtak å gjøre unntak fra bestemmelsene i annet ledd om oppbevaringssted, oppbevaringstid og elektronisk tilgjengelighet.

Det vises til omtale i proposisjonens kapittel 12.

1.6.14 Til § 14 Bistand og informasjon til kontrollmyndighet

I første ledd er bokføringspliktige pålagt å gi offentlig kontrollmyndighet nødvendig bistand til innsyn i regnskapssystemet og regnskapsmaterialet og stille til disposisjon utstyr og programvare for dette. Pliktene gjelder tilsvarende for tredjemenn dersom den bokføringspliktige helt eller delvis har overlatt til en annen å foreta bokføring og oppbevaring. Bestemmelsen er en videreføring av regnskapsloven 1998 § 2-8. Det vises til omtale Ot.prp. nr. 42 (1997-1998) punkt 5.11.4. Bestemmelsen er omtalt i proposisjonens kapittel 13.

1.6.15 Til § 15 Straff

Første, annet og tredje ledd er en videreføring av gjeldende straffebestemmelser for overtredelse av regnskapsloven (regnskapsloven 1998 § 8-5), jf. omtale i proposisjonens punkt 14.1. Det vises også til omtale i Ot.prp. nr. 42 (1997-1998) punkt 13.4.

Det følger av fjerde ledd at foreldelsesfristen for straffbare forhold som omfattes av første ledd, ikke løper under konkurs- og gjeldsforhandling etter loven. Fristen kan likevel ikke forlenges med mer enn 5 år etter denne bestemmelsen. Det vises i den forbindelse til forslag fremmet av Justisdepartementet i Ot.prp. nr. 37 (2003-2004). Forslag til endringer i regnskapsloven § 8-5 er omtalt i Ot.prp. nr. 37 (2003-2004) kapittel 19 og punkt 21.2.

1.6.16 Til § 16 Regler som utfyller eller fraviker loven

Departementet kan gi forskrifter som utfyller bestemmelsene i denne lov og fastsette ytterligere krav, når det finnes nødvendig av hensyn til pliktig regnskapsrapportering eller skatte- og avgiftskontroll. Det vises til omtale i proposisjonens punkt 14.2.

1.6.17 Til § 17 Ikrafttredelse og overgangsregler

Etter bestemmelsen kan Kongen bestemme når loven skal tre i kraft. Det vises til omtale i proposisjonens punkt 14.3.

1.6.18 Til § 18 nr. 1 om endring i lov 19. juni 1969 nr. 66 om merverdiavgift

Det foreslås endringer i merverdiavgiftsloven § 32 første ledd. Etter endringen skal utgående og inngående merverdiavgift beregnes ut fra fakturatidspunktet. Avgiften skal tas med i oppgaven med utgangspunkt i dokumentasjonsdato, hvilket medfører at periodisering av merverdiavgift indirekte reguleres av kravene til utstedelse av salgsdokumentasjon. Det vises til omtale i punkt proposisjonens 9.4.

1.6.19 Til § 18 nr. 2 om opphevelse av regnskapsloven 1998 §§ 1-2 annet og tredje ledd, 2-1 til 2-8, 10-1 første og annet ledd, 10-2 annet og tredje punktum og 10-3 syvende ledd

Enkelte bestemmelser i regnskapsloven foreslås opphevet som følge av at bokføringsbestemmelser (regnskapsloven kapittel 2) tas ut av regnskapsloven og plasseres i egen lov om bokføring. Det vises til omtale i proposisjonens punkt 4.1.4.

1.6.20 Til § 18 nr. 3 om endringer i lov 26. mars 1999 nr. 14 om skatt av formue og inntekt (skatteloven)

Det foreslås tekniske endringer av skatteloven som følge av at det foreslås innført ny bokføringslov og ny begrepsbruk, jf. proposisjonens punkt 14.4. Endringene reflekterer bl.a. at begrepene regnskapsplikt/regnskapspliktig bør anvendes i skattebestemmelser som omhandler skattytere med regnskapsplikt etter regnskapsloven § 1-2 første ledd, mens bokføringsplikt/bokføringspliktig bør brukes når det siktes til skattytere som har regnskapsplikt etter regnskapsloven § 1-2 første ledd så vel som skattytere som i dag bare har regnskapsplikt etter regnskapsloven § 1-2 annet og tredje ledd. Skattytere som i dag bare har regnskapsplikt etter regnskapsloven § 1-2 annet og tredje ledd bør omtales som bokføringspliktige, men ikke regnskapspliktige skattytere (alternativt skatt­ytere som har bokføringsplikt, men ikke regnskapsplikt). Departementets forslag til endringer av skatteloven vil ikke endre bestemmelsenes materielle innhold. Det vises til omtale i proposisjonens punkt 14.4.