Vedlegg: retningslinjer for bruk av konsulenttjenester i NSB

    Oppdatert i henhold til fremlegg i KL 6. juni 1994 og supplert med sjekkliste for konsulenter pr. november 94.

1. Bruk av konsulenter
       Konsulenter kan bare brukes i NSB når:
- kunnskap ikke finnes eller er disponibel i egen divisjon eller konsernstab
- kunnskap ikke kan utvikles uten at det medfører forsinkelser for levering til kunde eller forsinkelse av betydning for andre oppgaver
- det ikke er hensiktsmessig å bruke fast tilsatt personell
2. Standard kontrakt
       Ved inngåelse av avtale skal NSBs standardkontrakt benyttes.
       Oppdraget må ikke påbegynnes før kontrakten er undertegnet av begge parter.
3. Forskrifter for kjøp av varer og tjenester
       Forskrifter for kjøp av varer og tjenester gjelder også for kjøp av konsulenttjenester. («Regelverk for Statens anskaffelsesvirksomhet ved kjøp av varer og tjenester» og «EØS-avtalens innkjøpsdirektiver»)
       Anbudsprotokoll skal benyttes.
4. Valg av konsulent
       Konsulentbistand innhentes gjennom tilbud så sant:
- det ikke medfører forsinkelse for levering til kunden eller forsinkelse av betydning for andre oppgaver
- bistanden ikke er en gjentakelse eller oppfølging av tidligere benyttet bistand innhentet på basis av tilbud.
5. Forhåndsgodkjenning
- Forhåndsgodkjenning må gis av den aktuelle divisjonsdirektør eller konsernstabsdirektør før avtale med konsulent inngås.
«Management for hire»-kontrakter skal forelegges departementet før kontrakt inngås.
6. Konsulentavtalen
- Konsulentavtalen skal inneholde navn og adresse til det aktuelle konsulentfirma.
- Avtale med konsulenten skal inneholde oppdragsbeskrivelse der omfanget av konsulentbistanden framgår både i tid og kostnad.
- Tidspunktet for oppdraget og når oppdraget er planlagt avsluttet skal angis i avtalen.
- I tillegg skal avtalen beskrive hvordan kompetanseoverføring fra konsulent til egne medarbeidere er planlagt.
- Det skal fremgå av kontrakten hvem som er kontaktpersonen hos konsulenten og i NSB.
- Ved utvidelse eller forlengelse av oppdraget skal det inngås ny avtale.
7. Oppfølging
       I tillegg til at alle kontrakter arkiveres på ordinær måte skal et eksemplar sendes Konsernstabens Arkiv, Prinsensgt. 7-9, Oslo.
       Det skal framgå om konsulentbistanden gjelder:
a) Ledelse
b) Opplæring
c) Manglende kompetanse/kapasitet
d) Infrastruktur/planlegging
       Registrering av konsulentbistand i forbindelse med budsjett og regnskap skal følge ovennevnte kategoriinndeling.
       For kontering henvises det til NSBs kontoplan.
8. Engasjement
       Personer som slutter i NSB kan ikke engasjeres som konsulenter før det er gått 3 år, jf. styrevedtak.
9. Evaluering
       Alle konsulentoppdrag skal evalueres. Etter avsluttet oppdrag skal evaluering sendes Konsernstabens Arkiv, Prinsensgt. 7-9, Oslo. Sluttoppgjør skal ikke foretas før det er vurdert om konsulenten har utført oppdraget i samsvar med kontrakten.
       Evalueringen skal inneholde følgende:
Oppdragsnr.
Saksnr.
Planlagt slutt
Oppdragsbeskrivelse
Evaluering (tekst)
Er oppdraget gjennomført i henhold til oppdragsbeskrivelsen?
Er oppgjøret innenfor avtaleprisen?
Konklusjon.
10. Utbetaling
- Den som attesterer en faktura for konsulenttjenester skal forsikre seg om at ovenstående retningslinjer er fulgt og at « Sjekkliste for konsulentfaktura » er fylt ut og underskrevet før attestasjon skjer.
- Den som anviser er ansvarlig for at ovenstående følges og spesielt at oppdraget er evaluert før sluttoppgjøret. Sjekklisten kontrolleres og underskrives. Deretter legges den ved fakturaen.
- Den som registrerer fakturaen for konsulenttjenester til utbetaling skal ikke foreta utbetalingen uten at Sjekklisten er korrekt utfylt. Deretter underskrives den og behandles i henhold til pkt. C på Sjekklisten.

Sjekkliste for konsulentfaktura

A Den som attesterer er ansvarlig for at sjekklisten er fylt ut riktig.
B Den som anviser bekrefter at gitte opplysninger i sjekklisten er riktige.
C Den som registrerer fakturaen for utbetaling skal ikke foreta utbetalingen uten at sjekklisten bekrefter at NSBs retningslinjer er fulgt. Sjekklisten følger bilaget. Den som registrerer underskriver, påfører bilagsnr. .... og kopi av sjekklisten sendes til Køø, Prinsensgt. 7-9, Oslo.

Konsulentfirma

Avtale om

Fakt nr

Beløp Faktura dato
1. Bruk av konsulenter Ja   Nei
  a Er det tilgjennelig kompetanse i
    egen divisjon eller Konsernstab
  b Kan nødvendig kunnskap utvikles på kort sikt
  c Er det hensiktsmessig å bruke fast
    tilsatt personale
2. Er NSBs standardkontrakt brukt
3. Inneholder kontrakten alle de
  forutsatte opplysninger
4. Er det innhentet tilbud i henhold til
  NSBs retningslinjer
5. Er kontrakten forhåndsgodkjent i
  henhold til NSBs retningslinjer
6. Er avtalen sendt Konsernstabens Arkiv,
  Prinsensgt 7-9, Oslo
7. Har konsulenten vært ansatt i NSB de siste 3 år
8. Er det budsjettmessig dekning for kontrakten
9. Har Styret godkjent kontrakten
10. Gjelder fakturaen sluttoppgjør for oppdraget
  Hvis ja, fylles også ut a-c.
  a Er evaluering sendt Konsernstabens
    Arkivet 7-9 Oslo
  b Blir sluttoppgjøret utbetalt etter evalueringen
  c Hvem har evaluert oppdraget

Ansvarssted nr.

Underskrift av den som attesterer

Dato

Underskrift av den som anviser

Dato

Underskrift av den som registrerer fakturaen til utbetaling

Dato
Førre kapittel