Av St.prp. nr. 1 (1997-1998) Gul bok framgår
det at rammeavtalene skal sikre at valgte leverandører
har systemer som tilfredsstiller statens krav til funksjonalitet.
Avtalene vil innebære en betydelig forenkling av anskaffelsesprosessen
for den enkelte virksomhet.
Riksrevisjonen har gjennomgått testdokumentasjonen
som er utarbeidet av Statens forvaltningstjeneste, og korrespondansen
med systemleverandørene. Gjennomgangen har avdekket svakheter
og mangler ved testingen og ved funksjonaliteten til systemene på rammeavtalene.
Riksrevisjonen tok i brev av 5. juli 1999 til
Arbeids- og administrasjonsdepartementet opp forholdene vedrørende
testingen og funksjonaliteten til økonomisystemene
på rammeavtalene. Testingen synes å ha vært
vanskeliggjort som følge av at kravspesifikasjonen på enkelte
punkter var uklar og ikke oppbygd primært med sikte på testing.
Det ble videre påpekt at testingen av systemenes funksjonalitet
før inngåelsen av rammeavtalene synes å ha
vært lite omfattende. Enkelte av kravene i kravspesifikasjonen
er ikke testet, og det gjelder spesielt kundereskontro, innbetalingsfunksjonalitet, rapporteringen
til Finansdepartementet (S-rapport) og år 2000 kompatibilitet.
Riksrevisjonen har videre registrert at enkelte krav i
kravspesifikasjonen i praksis er frafalt som følge av at
Statens forvaltningstjeneste ikke har sørget for å ta
utbedringstiltak med i utviklingsplanene. Dette gjelder
bl.a. krav til revisjonsspor.
Arbeids- og administrasjonsdepartementet har
i brev av 11. august 1999 til Riksrevisjonen opplyst at det i samarbeid
med Statens forvaltningstjeneste vil vurdere omfanget av testingen
ved inngåelse av nye rammeavtaler for økonomisystemer.
Det er videre opplyst at enkelte vesentlige svakheter og mangler
ved økonomisystemene på rammeavtalene inngår
i systemenes utviklingsplaner. Departementet uttaler videre
at forvaltningen av rammeavtalen omfatter en lang rekke ulike aktiviteter,
og at oppfølgingen av leverandørenes utviklingsplaner
er komplisert og ressurskrevende både for rammeavtaleforvalter
og leverandørene. Når det gjelder rutiner for
innhenting av informasjon om virksomhetenes erfaringer med systemene
og leverandørene, vil departementet ta opp med Statens
forvaltningstjeneste at det legges opp til en evaluering før
inngåelse av nye rammeavtaler. Departementet vil for øvrig
følge opp forvaltningen av rammeavtalene overfor Statens
forvaltningstjeneste gjennom den ordinære styringsdialogen,
ved tildelingsbrev og rapportering.
På grunnlag av de svakheter og mangler
som Riksrevisjonen har påpekt ved testingen og ved funksjonaliteten
til systemene på rammeavtalene, kan det synes som om dette
arbeidet ikke har vært prioritert tilstrekkelig. Riksrevisjonen
vil videre bemerke at oppfølgingen av systemenes utviklingsplaner
er en vesentlig del av forvaltningen av rammeavtalene, og at testingen burde
vært gjennomført i henhold til de frister som
er satt i utviklingsplanene. Som ledd i rammeavtaleforvaltningen
burde det også vært etablert tilfredsstillende rutiner
for innhenting av informasjon om virksomhetenes erfaringer med økonomisystemene
og leverandørene.
Riksrevisjonen har merket seg at Arbeids- og
administrasjonsdepartementet vil følge opp forvaltningen av
rammeavtalene overfor Statens forvaltningstjeneste og omfanget av
testingen før inngåelse av nye rammeavtaler for økonomisystemer.
Riksrevisjonen har videre merket seg at det er foretatt interne
omrokeringer i Statens forvaltningstjeneste for å gjøre
det mulig å prioritere oppfølgingen av utviklingsplanene
på rammeavtalene.
Arbeids- og administrasjonsdepartementet har
svart:
«Det vises til brev av 11.08.99 fra Arbeids- og administrasjonsdepartementet,
samt til departementets brev av 19.08.99 til Statens forvaltningstjeneste
som Riksrevisjonen har fått gjenpart av… Departementet
har ikke ytterligere merknader i saken, og vil følge opp som
tidligere angitt.»
Riksrevisjonen uttaler:
Riksrevisjonen forutsetter at departementets
oppfølging medfører at økonomisystemene
får en funksjonalitet som tilfredsstiller statens krav
til økonomistyring og regnskapsføring. Riksrevisjonen
foreslår: "Til observasjon".
Komiteen har merket seg at Riksrevisjonen
har avdekket svakheter og mangler ved testingen og ved funksjonaliteten
til systemene på rammeavtalene, og at Riksrevisjonen mener
det kan synes som om dette arbeidet ikke har vært prioritert
tilstrekkelig. Komiteen viser til at Riksrevisjonen
videre bemerker at oppfølgingen av systemenes utviklingsplaner
er en vesentlig del av forvaltningen av rammeavtalene, og at testingen
burde vært gjennomført i henhold til de frister
som er satt i utviklingsplanene. Som ledd i rammeavtaleforvaltningen
burde det også vært etablert tilfredsstillende
rutiner for innhenting av informasjon om virksomhetenes erfaringer
med økonomisystemene og leverandørene. Komiteen har
videre merket seg at Arbeids- og administrasjonsdepartementet vil
følge opp forvaltningen av rammeavtalene overfor Statens forvaltningstjeneste
og omfanget av testingen før inngåelse av nye
rammeavtaler for økonomisystemer.
Komiteen vil understreke betydningen
av at Arbeids- og administrasjonsdepartementet følger opp forvaltningen
av rammeavtalene. Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens
forslag til konklusjon "Til observasjon".
Revisjonen av departementets regnskap for 1998 viste
at avstemming av beholdningskonti ikke var foretatt løpende
gjennom året. Etter første halvår 1998
var det oppstått betydelige avvik mellom saldo ifølge hovedbok
og saldo ifølge kontoutskrift bank, men saldoer pr. 31.
desember 1998 viste ingen avvik. Det framgår av økonomireglementet
at regnskapet skal holdes à jour på daglig basis,
og alle bankkonti og beholdningskonti skal avstemmes løpende.
Revisjonen viste videre til at departementets
avstemming av regnskapsdata fra delsystemene har blitt foretatt
etter at regnskapstall er rapportert til Finansdepartementet, jf. økonomireglementet,
hvor det heter at avstemming mellom delsystemene skal foretas før regnskapstall
rapporteres til Finansdepartementet. Saldoer som kommer fram på hovedbokskonti
stemmer ikke ved hver periodeavslutning med regnskapstall som framkommer
i kasserapporten som er innsendt løpende gjennom året
til Finansdepartementet.
Det ble registrert at antall omposteringer i
1998-regnskapet var forholdsvis høyt. I hovedbok etter
kontantprinsippet for periodene oktober, november og desember er
andelen omposteringer av posteringslinjer henholdsvis 8 pst., 17
pst. og 23 pst. Riksrevisjonen har mottatt flere versjoner av hovedbok
som ikke var i samsvar med den hovedboken departementet har rapportert
kasserapporten etter, bl.a. viste summering av enkelte saldoer i
regnskapsrapportene feilsummeringer.
Riksrevisjonen tok i brev av 24. juni 1999 til Arbeids-
og administrasjonsdepartementet opp forholdene som ble avdekket
ved revisjonen av regnskapet for 1998. Det ble bl.a. bemerket at
på bakgrunn av til dels manglende revisjonsspor, usikkerhet
om regnskapets pålitelighet og fullstendighet samt utilstrekkelige avstemminger,
hadde det ikke vært mulig å gjennomføre
slik revisjon at regnskapet for 1998 kunne verifiseres.
I brev av 15. juli 1999 uttalte Arbeids- og
administrasjonsdepartementet til Riksrevisjonen at det er beklagelig
at regnskapskvaliteten for de siste årene ikke har vært
tilfredsstillende. Det er etter departementets oppfatning skjedd
en betydelig forbedring, og departementet uttaler at situasjonen
ved utgangen av 1998 er blitt normalisert.
Det heter at departementet var klar over at
ikke alle krav i økonomireglementet ble tilfredsstilt gjennom hele
driftsåret 1998.
Arbeids- og administrasjonsdepartementet understreker
at det ikke deler Riksrevisjonens syn på kvaliteten av
avstemmingsarbeidet. Departementet hevder at alle avstemmingene
er dokumenterte med mulighet for å verifiseres, og at de
bokførte tallene pr. 31. desember 1998 er verifisert som
fullstendige og korrekte gjennom en dokumentert og kontrollerbar avstemming.
Departementet bemerker også at avstemmingsarbeidet for
1998 ikke oppfyller alle tekniske og kvalitetsmessige krav som er
gitt i økonomireglementet. Dette er ifølge departementet
forårsaket av helt spesielle forhold og problemer tilknyttet økonomisystemet
som imidlertid ble rettet opp i løpet av året.
Departementet deler Riksrevisjonens syn om at
det ikke skal være avvik mellom regnskapsperioder og rapportering
av kasserapport gjennom året. Departementet opplyser at
når dette likevel skjedde, skyldes det et bevisst valg
ut fra den spesielle situasjonen som var oppstått, og at
dette ble et resultat av den strategien som ble valgt for å løse
etterslepet med avstemming og behovet for omposteringer.
For øvrig mener departementet at regnskapet
for 1998 kan verifiseres, og det er departementets vurdering at
det offisielle regnskapet for 1998 ikke inneholder vesentlige feil
eller mangler.
På bakgrunn av den utfyllende redegjørelsen
og de nye opplysningene fra departementet har Riksrevisjonen gjennomført
tilleggskontroller i månedsskiftet juli/august
1999. Departementet la bl.a. fram en fullstendig bilagsjournal for
reskontroførte bilag og ga supplerende opplysninger vedrørende
avstemminger av bankkonti. Tilleggskontrollen viste at det fortsatt
var problemer med å følge revisjonssporet i departementets
regnskap. Det var spesielt problemer med å følge transaksjoner
fra bilag til hovedbok og å kontrollere lønnstransaksjoner,
men kontrollen ble gjennomført. Tilleggskontrollen avdekket
ingen vesentlige feil.
Riksrevisjonen vil bemerke at det har vært
mange mangler i regnskapsføringen i løpet av 1998.
Det bemerkes at enkelte avstemminger ikke er i samsvar med kravene
i økonomireglementet. Videre vil Riksrevisjonen bemerke
at det er tidkrevende å følge revisjonssporet
i departementets regnskap, bl.a. er det vanskelig å følge
transaksjoner fra bilag til hovedbok fordi departementet har vært
unøyaktig ved registrering av transaksjonsdatoer. Det bemerkes
videre at det i departementets regnskap har vært forholdsvis
høy andel av omposteringer i 1998, og at regnskapet er
rettet i tidligere innrapporterte perioder. Dette har medført
avvik mellom hovedbok og kasserapport gjennom året. Riksrevisjonen
vil videre bemerke at regnskapsrapporter som oversendes Riksrevisjonen,
må kvalitetssikres av departementet slik at rapportene
samsvarer med det avlagte regnskapet. Riksrevisjonen har imidlertid
ikke avdekket vesentlige feil i departementets regnskap, og det
er ikke konstatert avvik mellom bankkonti, hovedbok etter kontantprinsippet
og kasserapport pr. 31. desember 1998.
Arbeids- og administrasjonsdepartementet har
svart:
«[...]Til tross for at departementets
regnskap for 1998 var tungt reviderbart slik Riksrevisjonen har
påpekt, lyktes det departementet å få avstemt
samtlige poster slik at det ikke gjensto noen avvik per 31.12.1998. Departementet
oppfatter det slik at Riksrevisjonen i sin oppsummerende bemerkning
har gitt en balansert og dekkende kommentar og er tilfreds med at
Riksrevisjonen har konkludert med at regnskapet er reviderbart. Departementet
vil fortsatt prioritere arbeidet med å få løst
de svakhetene i systemrapporter og rutiner som Riksrevisjonen har
påpekt.»
Riksrevisjonen uttaler:
Riksrevisjonen har merket seg at departementet
fortsatt er inne i en vurderings- og utbedringsfase for å løse gjenstående
svakheter i system og rutiner, bl.a. utforming av systemets rapporter
med hensyn til informasjon og revisjonsspor.
Revisjonen av departementets regnskap for 1998
har vært tidkrevende, men det er ikke avdekket vesentlige feil,
og de mangler som er avdekket, er blitt avklart. Riksrevisjonen
forutsetter at departementets regnskap for 1999 blir avstemt og
reviderbart. Riksrevisjonen foreslår: "Kan passere".
Komiteen har merket seg at Riksrevisjonen
opplyser at revisjon av departementets regnskap for 1998 har vært
tidkrevende, men det er ikke avdekket vesentlige feil, og de mangler
som er avdekket, er blitt avklart. Komiteen viser
til at Riksrevisjonen i brev av 24. juni 1999 til Arbeids- og administrasjonsdepartementet
tok opp forholdene som ble avdekket ved revisjonen av regnskapet
for 1998. Det ble bl.a. bemerket at på bakgrunn av til
dels manglende revisjonsspor, usikkerhet om regnskapets pålitelighet
og fullstendighet samt utilstrekkelige avstemminger, hadde det ikke vært
mulig å gjennomføre slik revisjon at regnskapet for
1998 kunne verifiseres. I brev av 15. juli 1999 uttalte Arbeids-
og administrasjonsdepartementet til Riksrevisjonen at det er beklagelig
at regnskapskvaliteten for de siste årene ikke har vært
tilfredsstillende. Det er etter departementets oppfatning skjedd
en betydelig forbedring, og departementet uttaler at situasjonen
ved utgangen av 1998 er blitt normalisert. Komiteen forutsetter
at departementets regnskap for senere år er i slik stand
at de blir avstemt og reviderbare.
Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens
forslag til desisjon "Kan passere".
I antegnelsen til statsregnskapet for 1997 konkluderte
Riksrevisjonen med at Statens Pensjonskasses regnskap for 1997 ikke
kunne godkjennes, jf. Dokument nr. 1 (1998-1999), side 21. Det ble
forutsatt at påpekte feil og mangler ble rettet, og at
det ble etablert rutiner som sikret riktig regnskapsavleggelse.
Ved revisjon av regnskapet for 1998 er følgende
forhold tatt opp:
Ved avslutning av regnskapet for 1997 gjensto
uforklarte avvik mellom beholdninger på bankkonti i henhold
til kontoutskrifter og beholdningene i regnskapene. Ved utløpet
av 1998 utgjorde differansene til sammen vel 5 mill. kroner (kredit).
Differansene kommer fram på egne interimskonti.
Det har også i 1998 oppstått
avvik i regnskapet mellom beholdningene for bankkonti og de reelle
bankbeholdningene. Også disse avvikene er skilt ut på egne interimskonti.
Ved avslutning av regnskapet for 1998 hadde kontiene samlet en saldo
på 1,4 mill. kroner (kredit).
Ved avstemming av beholdningen av boliglån
mellom system for administrasjon av lån og regnskapet ble det
avdekket en differanse på 1,4 mill. kroner (kredit). Ved
en tilsvarende avstemming av reskontrokontoen tilknyttet lånevirksomheten
ble det avdekket en differanse på 2,2 mill. kroner.
For å få produsert et korrekt
kontantregnskap i 1998, fant SPK det nødvendig å foreta
direkte korrigeringer i regnskapssystemets database. Etter denne
korrigeringen kommer det fortsatt pr. 31. desember 1998 fram et uforklart
avvik mellom intern- og kontantregnskapet når det gjelder
bankkonti på til sammen vel 1 mill. kroner, mens det er
et uforklart avvik på 1,2 mill. kroner tilknyttet reskontroene.
Det foreligger eldre poster på en del
interimskonti og konti tilknyttet kundereskontro. Det er påvist
feil og mangler i tilknytning til disse postene. Dette innebærer at
det er risiko for at saldoene på de berørte kontiene
i regnskapet ikke gir et riktig bilde av status for virksomheten.
Ved avstemming av renter på lån,
innberettet til Skattedirektoratet mot SPKs regnskap, foreligger
det et uforklart avvik på ca. kr 130 000.
Ved rapportering til Norges Bank, har SPK lagt
til grunn regnskapsprinsippet for tall tilknyttet resultatregnskapet
til Statens Pensjonskasses fond. Dette er ikke i samsvar med gjeldende
regnskapsprinsipper for fondet og gir dermed feil i dette regnskapet.
SPK har i brev til Riksrevisjonen opplyst at nødvendige
korreksjoner for å rette opp forholdet vil bli foretatt
i fondets regnskap for 1999. SPK forestår selv regnskapsføringen
av fondet fra 1999.
Det foreligger ca. 6 000 korreksjonstransaksjoner
i regnskapet for 1998. En omfattende bruk av korreksjonsposteringer
gir indikasjoner på svikt i regnskapsrutiner. På denne
bakgrunn ansees risikoen for at det foreligger uoppdagede feil i
regnskapet som høy.
Resultatet av revisjonsarbeidet ble tatt opp
med Arbeids- og administrasjonsdepartementet i Riksrevisjonens brev
av 30. juni 1999.
Arbeids- og administrasjonsdepartementet uttaler
i brev av 10. august 1999 at Riksrevisjonen har foretatt en grundig
gjennomgang av regnskapet, og viser til brev av 31. mai 1999 fra
SPK til Riksrevisjonen der SPK redegjør for hvordan ankepunktene
tenkes løst.
Det pekes i brevet avslutningsvis på at
det er nødvendig å gjennomgå alle rutiner
tilknyttet regnskapet til SPK, og at det må utarbeides
mer konkrete planer for dette arbeidet enn det som er skissert i
SPKs brev av 31. mai 1999. AAD vil følge opp dette arbeidet,
og Riksrevisjonen vil bli løpende orientert om både
planleggingsarbeidet og det konkrete rutinearbeidet.
Riksrevisjonen bemerker at Statens Pensjonskasse har
satt i verk omfattende tiltak og brukt betydelige ressurser for å rette
opp de feil og mangler som ble påpekt ved revisjon av regnskapet
for 1997. Det er igangsatt et systematisk arbeid for å etablere
rutiner som skal sikre at regnskapet kan avlegges på en
korrekt måte. Problemene knyttet til økonomiforvaltningen var
imidlertid av et slikt omfang at det fortsatt gjenstår uavklarte
differanser i regnskapet for 1998.
Det bemerkes at loggefunksjonen i databasen
ikke var aktivert da korrigeringene for å produsere kontantregnskapet
ble foretatt. Det vil derfor ikke være mulig å verifisere
nøyaktig hvilke endringer som er foretatt i databasen.
På denne bakgrunn øker risikoen for at det foreligger
uoppdagede feil i regnskapet. De påpekte feil og mangler
kan reise tvil om regnskapets nøyaktighet og pålitelighet.
Arbeids- og administrasjonsdepartementet har
svart:
«[...] Avstemming mellom lånesystemet
og økonomisystemet
Nettodifferansen er uendret
0,7 mill. kroner (kredit). Differansen ses i sammenheng med arbeidet
med oppklaring av avvik på bankkontoene fra 1997. Dette arbeidet
er ennå ikke avsluttet, jf. over.
Avstemming
av intern- og kontantregnskap
Det er ikke foretatt
korrigeringer i forbindelse med nevnte avvik så langt i
1999. Avviket må ses i sammenheng med de pågående
avstemminger.
[...]Innberetning
til skattemyndighetene
SPK har ikke planlagt noen
videre innsats for å avklare nevnte avvik for 1998. SPK
vil fokusere på å foreta avstemminger i løpet
av 1999 for å unngå avvik i forbindelse med innberetning
til skattemyndighetene for 1999.
SPKs fond
Feil
i fondets regnskap for 1998 som følge av at feil regnskapsprinsipp
ble benyttet vil bli rettet opp i fondets regnskap for 1999.
SPK
arbeider for øvrig kontinuerlig med å forbedre regnskapsrutinene.
Det er i den forbindelse utarbeidet Økonomiinstruks for
SPK og skriftlige rutiner. [...]
[...]Det
er behov for ajourføring av disse rutinebeskrivelsene.
I tillegg vil det være behov for å utarbeide rutinebeskrivelser
for områder hvor det i dag ikke foreligger slike. Arbeidet
med å ajourføre rutinebeskrivelser samt utarbeide
nye er en prioritert oppgave for SPK.»
Riksrevisjonen uttaler at Riksrevisjonen har
merket seg de konkrete tiltak som er iverksatt for å sikre
korrekt avleggelse av regnskapet, og forutsetter at de feil og mangler
som er påpekt i regnskapet for 1998, ikke vil bli videreført
i regnskapet for 1999. Riksrevisjonen foreslår: "Kan passere".
Komiteen har merket
seg at Riksrevisjonen påtaler en rekke kritikkverdige forhold. Komiteen registrerer
de tiltak som er iverksatt for å sikre korrekt avleggelse
av regnskapet, Komiteen forutsetter at de feil og
mangler som er påpekt i regnskapet for 1998, ikke vil bli
videreført i regnskapet for 1999. Komiteen slutter
seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon "Kan passere".