AAD overtok oppdragsgiveransvaret for Slottsprosjektet
fra 1. januar 1997 og la avtalen av 18. desember 1996 mellom Statsbygg
og Det Kongelige Slott til grunn for sin prosjektstyring. Slottsprosjektet
var et prosjekt av meget spesiell karakter, med et høyt
innslag av teknisk, byggfaglig og håndverksmessig kompleksitet,
tunge antikvariske hensyn og sterk brukermedvirkning. Departementet
var våren og sommeren 1997 meget opptatt av å skaffe
fram det totale kostnadsbildet for prosjektet og ikke minst kvalitetssikre
Statsbyggs sluttprognose. Det kan i ettertid diskuteres om departementet
gjennom sin innsats gjorde nok for å skaffe tilstrekkelig
avstand mellom prosjektering og bygging, og om prosjektet burde
vært stanset for å oppnå dette.
Når det gjelder Riksrevisjonens påpekning
av manglende realisme i de reviderte kostnadsrammene fra
høsten 1997 og våren 1998, understreker departementet
at det ikke på noe tidspunkt ble satt i gang arbeider som gikk
utover de rammer Stortinget hadde godkjent. Departementet erkjenner
imidlertid at det til tider var et problem å få definert
eksakt innholdet i de enkelte arbeider, og at det derfor kunne oppstå behov
for uforutsette justeringer i vedtatte kostnadsrammer.
Avtalen mellom Statsbygg og Det Kongelige Slott gav
ingen indikasjoner på at ikke de ordinære betingelser
for økonomiforvaltning og prosjektstyring i staten skulle
gjelde også for dette prosjektet. AAD mener derfor at brevet
av 16. juli 1998 til Statsbygg gir et korrekt bilde av situasjonen
slik den ble oppfattet i departementet fra overtakelsen av prosjektansvaret
ved årsskiftet 1996/97, og fram til sommeren 1998.
På bakgrunn av de uklarheter som da ble avdekket med hensyn
til forståelsen av bl.a. premissene for styringen av prosjektet,
ble disse nærmere presisert i brevet.
Når det gjelder rapportens vurderinger
av de to øvrige rehabiliteringsprosjektene, Parkveien 45
og Stiftsgården i Trondheim, har AAD ingen merknader.
FIN var oppdragsgivende departement fram til januar
1997 og således ansvarlig for utarbeidelsen av kostnadsrammen
på 149 mill. kroner. Ved fastsettelsen av kostnadsrammen
baserte FIN seg på Statsbyggs faglige vurderinger og kostnadsestimat.
Departementet anfører at det ikke har, og heller ikke bør
ha, fagkompetanse på bygge-/rehabiliteringsprosjekter.
I ettertid ser FIN at det burde vært foretatt en nærmere
ekstern kvalitetssikring av Statsbyggs kostnadsestimat.
Det vises til Riksrevisjonens rapport hvor det
heter at det ikke fantes noen reell reserve i kostnadsrammen som
ble lagt fram for Stortinget i St.prp. nr. 1 Tillegg nr. 10 (1995-96).
Departementet viser til at det i notat av 14. november 1995 fremgår
at det var avsatt en mindre reserve.
FIN henviser til rapportens vurderinger hvor
det heter at departementet i sitt brev av 15. februar 1996 til Statsbygg
ikke tok hensyn til at Slottet skulle fastlegge alle vesentlige
premisser for rehabiliteringsarbeidene. FIN viser her til sitt brev,
hvor departementet mener det fremgår klart at hensynet
til brukerne skal ivaretas innenfor byggeprogrammets kostnadsmessige
ramme:
"Statsbygg har ansvaret for å trekke Slottsforvaltningen
og Riksantikvaren inn i arbeidet for å ivareta hensynet
til Slottsforvaltningens eksisterende og framtidige funksjoner og
antikvariske hensyn på en best mulig måte. Statsbygg
har ansvar for å ivareta brukerhensyn på en tilfredsstillende
måte innenfor byggeprogrammets kostnadsmessige ramme."
Departementet mener at fastsatt kostnadsramme
var styrende, og at brukernes behov skulle ivaretas så langt det
lot seg gjøre innenfor denne kostnadsrammen.
Departementet viser til rapportens vurderinger
hvor det heter at departementet i sitt brev av 15. februar 1996
ikke tok hensyn til at det var behov for en samordning og avklaring
mellom rehabiliteringsprosjektet og inventarprosjektet. Departementet
påpeker at inventarprosjektet på dette tidspunkt
fremdeles var i planleggingsfasen og viser til brev av 26. oktober
1995 fra Slottsforvalteren til FIN der det heter:
"Det skal utarbeides program og planer for anskaffelser,
gjenbruk av eksisterende inventar og utstyr, møblering
og utsmykking. Dette programmet vil så danne grunnlag for
utarbeidelse av budsjett for anskaffelsene."
I brev av 8. mars 1996 fra Hoffet til FIN ble
det oversendt budsjettsøknad for gjennomføring
av inventarprosjektet hvor det gjøres rede for inventarprosjektets avgrensning
mot byggeprosjektet. Inventarprosjektet og rehabiliteringsprosjektet
var to adskilte prosjekter og at det kan synes som om Riksrevisjonen
har blandet sammen inventarprosjektet og Slottets arbeid for å ivareta
brukerhensyn i byggeprogrammet.
Når det gjelder rapportens vurderinger
om at departementet burde ha påsett at prosjektet var underlagt
tilfredsstillende styring før funksjonen som oppdragsgivende
departement ble overført til AAD ved årsskiftet 1996/97
opplyser departementet at det på bakgrunn av rapporter
fra Statsbygg høsten 1996 ble klart at Statsbygg fortsatt
hadde problemer med å styre prosjektet, og at det var risiko
for en kostnadsoverskridelse. FIN stanset derfor delprosjekt 4.
18. desember 1996 undertegnet administrerende direktør
i Statsbygg og Hoffsjefen en avtale vedrørende organisering
av arbeidet som sikret Statsbyggs styringsmulighet, samtidig som brukerhensyn
og antikvariske hensyn ble ivaretatt. Hensikten var å etablere
en forsvarlig felles plattform mellom for det videre arbeidet. I
avtalen går det klart fram at vedtatte rammer skulle være
styrende, og at brukerhensyn skulle være retningsgivende.
Det ble videre understreket at mandat og retningslinjer for Statsbygg,
gitt i brev av 15. februar 1996 fra FIN, var gjeldende. FIN mener
at avtalen av 18. desember 1996 var et viktig tiltak for å legge
forholdene til rette for en tilfredsstillende styring av prosjektet.
Departementet la vekt på at denne avklaringen skjedde før
ansvaret som oppdragsgivende departement ble overført til
AAD. I ettertid ser FIN at avtalen ikke var et tilstrekkelig virkemiddel
for å oppnå en tilfredsstillende styring av prosjektet.