3.1 Arbeids- og administrasjonsdepartementets ­kommentarer

AAD overtok oppdragsgiveransvaret for Slottsprosjektet fra 1. januar 1997 og la avtalen av 18. desember 1996 mellom Statsbygg og Det Kongelige Slott til grunn for sin prosjektstyring. Slottsprosjektet var et prosjekt av meget spesiell karakter, med et høyt innslag av teknisk, byggfaglig og håndverksmessig kompleksitet, tunge antikvariske hensyn og sterk brukermedvirkning. Departementet var våren og sommeren 1997 meget opptatt av å skaffe fram det totale kostnadsbildet for prosjektet og ikke minst kvalitetssikre Statsbyggs sluttprognose. Det kan i ettertid diskuteres om departementet gjennom sin innsats gjorde nok for å skaffe tilstrekkelig avstand mellom prosjektering og bygging, og om prosjektet burde vært stanset for å oppnå dette.

Når det gjelder Riksrevisjonens påpekning av mang­lende realisme i de reviderte kostnadsrammene fra høsten 1997 og våren 1998, understreker departementet at det ikke på noe tidspunkt ble satt i gang arbeider som gikk utover de rammer Stortinget hadde godkjent. Departementet erkjenner imidlertid at det til tider var et problem å få definert eksakt innholdet i de enkelte arbeider, og at det derfor kunne oppstå behov for uforutsette justeringer i vedtatte kostnadsrammer.

Avtalen mellom Statsbygg og Det Kongelige Slott gav ingen indikasjoner på at ikke de ordinære betingelser for økonomiforvaltning og prosjektstyring i staten skulle gjelde også for dette prosjektet. AAD mener derfor at brevet av 16. juli 1998 til Statsbygg gir et korrekt bilde av situasjonen slik den ble oppfattet i departementet fra overtakelsen av prosjektansvaret ved årsskiftet 1996/97, og fram til sommeren 1998. På bakgrunn av de uklarheter som da ble avdekket med hensyn til forståelsen av bl.a. premissene for styringen av prosjektet, ble disse nærmere presisert i brevet.

Når det gjelder rapportens vurderinger av de to øvrige rehabiliteringsprosjektene, Parkveien 45 og Stiftsgården i Trondheim, har AAD ingen merknader.

3.2 Finansdepartementets kommentarer

FIN var oppdragsgivende departement fram til januar 1997 og således ansvarlig for utarbeidelsen av kostnadsrammen på 149 mill. kroner. Ved fastsettelsen av kostnadsrammen baserte FIN seg på Statsbyggs faglige vurderinger og kostnadsestimat. Departementet anfører at det ikke har, og heller ikke bør ha, fagkompetanse på bygge-/rehabiliteringsprosjekter. I ettertid ser FIN at det burde vært foretatt en nærmere ekstern kvalitetssikring av Statsbyggs kostnadsestimat.

Det vises til Riksrevisjonens rapport hvor det heter at det ikke fantes noen reell reserve i kostnadsrammen som ble lagt fram for Stortinget i St.prp. nr. 1 Tillegg nr. 10 (1995-96). Departementet viser til at det i notat av 14. november 1995 fremgår at det var avsatt en mindre reserve.

FIN henviser til rapportens vurderinger hvor det heter at departementet i sitt brev av 15. februar 1996 til Statsbygg ikke tok hensyn til at Slottet skulle fastlegge alle vesentlige premisser for rehabiliteringsarbeidene. FIN viser her til sitt brev, hvor departementet mener det fremgår klart at hensynet til brukerne skal ivaretas innenfor byggeprogrammets kostnadsmessige ramme:

"Statsbygg har ansvaret for å trekke Slottsforvaltningen og Riksantikvaren inn i arbeidet for å ivareta hensynet til Slottsforvaltningens eksisterende og framtidige funksjoner og antikvariske hensyn på en best mulig måte. Statsbygg har ansvar for å ivareta brukerhensyn på en tilfredsstillende måte innenfor byggeprogrammets kostnadsmessige ramme."

Departementet mener at fastsatt kostnadsramme var styrende, og at brukernes behov skulle ivaretas så langt det lot seg gjøre innenfor denne kostnadsrammen.

Departementet viser til rapportens vurderinger hvor det heter at departementet i sitt brev av 15. februar 1996 ikke tok hensyn til at det var behov for en samordning og avklaring mellom rehabiliteringsprosjektet og inventarprosjektet. Departementet påpeker at inventarprosjektet på dette tidspunkt fremdeles var i planleggingsfasen og viser til brev av 26. oktober 1995 fra Slottsforvalteren til FIN der det heter:

"Det skal utarbeides program og planer for anskaffelser, gjenbruk av eksisterende inventar og utstyr, møblering og utsmykking. Dette programmet vil så danne grunnlag for utarbeidelse av budsjett for anskaffelsene."

I brev av 8. mars 1996 fra Hoffet til FIN ble det oversendt budsjettsøknad for gjennomføring av inventarprosjektet hvor det gjøres rede for inventarprosjektets avgrensning mot byggeprosjektet. Inventar­prosjektet og rehabiliteringsprosjektet var to adskilte prosjekter og at det kan synes som om Riksrevisjonen har blandet sammen inventarprosjektet og Slottets arbeid for å ivareta brukerhensyn i byggeprogrammet.

Når det gjelder rapportens vurderinger om at departementet burde ha påsett at prosjektet var underlagt tilfredsstillende styring før funksjonen som oppdragsgivende departement ble overført til AAD ved årsskiftet 1996/97 opplyser departementet at det på bakgrunn av rapporter fra Statsbygg høsten 1996 ble klart at Statsbygg fortsatt hadde problemer med å styre prosjektet, og at det var risiko for en kostnadsoverskridelse. FIN stanset derfor delprosjekt 4. 18. desember 1996 undertegnet administrerende direktør i Statsbygg og Hoffsjefen en avtale vedrørende organisering av arbeidet som sikret Statsbyggs styringsmulighet, samtidig som brukerhensyn og antikvariske hensyn ble ivaretatt. Hensikten var å etablere en forsvarlig felles plattform mellom for det videre arbeidet. I avtalen går det klart fram at vedtatte rammer skulle være styrende, og at brukerhensyn skulle være retningsgivende. Det ble videre understreket at mandat og retningslinjer for Statsbygg, gitt i brev av 15. februar 1996 fra FIN, var gjeldende. FIN mener at avtalen av 18. desember 1996 var et viktig tiltak for å legge forholdene til rette for en tilfredsstillende styring av prosjektet. Departementet la vekt på at denne avklaringen skjedde før ansvaret som oppdragsgivende departement ble overført til AAD. I ettertid ser FIN at avtalen ikke var et tilstrekkelig virkemiddel for å oppnå en tilfredsstillende styring av prosjektet.