I St.meld. nr. 22 (1999-2000) Kjelder til kunnskap og oppleving - Om arkiv bibliotek og museum (ABM-meldingen) - tar Riksarkivaren til orde for å flytte Nordlandsdelen av Statsarkivet i Trondheim til Statsarkivet i Tromsø.
Bakgrunnen for dette er rent økonomisk da man med en slik flytting vil, ifølge Riksarkivaren, spare 20 pst. på den planlagte utvidelsen av Statsarkivet i Trondheim.
En eventuell flytting vil dele arkivdelen for Nordland i to, slik at de som bruker Statsarkivet i Trondheim i dag, i fremtiden må forholde seg til to statsarkiv; det i Tromsø og fortsatt det i Trondheim. Dette fordi mange arkiv, som inneholder viktige opplysninger om Nordland, fortsatt vil være å finne i Trondheim.
Nordland har siden tidenes morgen vært underlagt Trondheim administrativt, og mange arkiver kan på bakgrunn av dette ikke deles.
Siden 1997 har en utvidelse av Statsarkivet i Trondheim vært under planlegging. Romprogrammet var ferdig i 1998.
Prosjektet vurderes til å ha en kostnad på 94-116 mill. kroner. På bakgrunn av det høye kostnadsestimatet måtte prosjektet kuttes ned og det ble besluttet å flytte Nordlandsdelen til Tromsø for å få prosjektet inn under 100 mill. kroner.
Brukerne av Statsarkivet er en sammensatt gruppe. Den rommer studenter fra Det historisk-filosofiske fakultet ved NTNU, bygdebokforfattere, gårds- og slektsforskere, og andre forskere med Midt-Norge og Nordland som område.
Felles for brukerne er at de ikke har vært hørt i saken eller fått nødvendig informasjon vedrørende en eventuell flytting.
Forslagsstillerne viser til at det så langt ikke har vært mulig å skaffe tilstrekkelig dokumentasjon på hva den fysiske flyttingen vil innebære. Kostnadene ved en eventuell flytting er heller ikke tatt hensyn til når Riksarkivaren har kommet frem til en besparelse på 20 pst. for utbyggingen av Statsarkivet i Trondheim. De 20 pst. gjelder kun selve prosjektet.
Forslagsstillerne viser til at en flytting av Nordlandsdelen fra Statsarkivet i Trondheim til Statsarkivet i Tromsø er kun økonomisk begrunnet, og at mange mener dette er feil prioritering og feil begrunnelse for en flytting som rammer mange brukere av arkivet i dag. Brukerne har ikke fått uttalt seg i saken og har ikke mottatt tilstrekkelig informasjon om flyttingen.
Den fysiske flyttingen, konsekvenser og gjennomføring har ikke vært belyst eller vært utredet.
Forslagsstillerne fremmer følgende forslag:
"Stortinget ber Regjeringen avvente flyttingen av Nordlandsdelen fra Statsarkivet i Trondheim til Statsarkivet i Tromsø til alle sider av saken er belyst og konsekvensutredet."
Komiteen, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Eirin Faldet, Trond Giske og Torny Pedersen, fra Høyre, Afshan Rafiq, lederen Sonja Irene Sjøli og Olemic Thommessen, fra Fremskrittspartiet, Ulf Erik Knudsen og Karin S. Woldseth, fra Sosialistisk Venstreparti, Magnar Lund Bergo og May Hansen, fra Kristelig Folkeparti, Dagrun Eriksen og Ola T. Lånke og fra Senterpartiet, Ola T. Heggem, viser til at de statlige arkivene for Nordland fylke historisk sett alltid har vært en del av Statsarkivet i Trondheim. Da det på 1800-tallet for en stor del ble opprettet egne organer for Nord-Norge, ble Nordlandsarkivene fortsatt oppbevart i Trondheim. Ved Statsarkivet i Trondheim er det i tidens løp bygget opp en betydelig kunnskap og kompetanse i behandlingen og forvaltningen av disse arkivene.
Komiteen er innforstått med at en omlokalisering av Nordlandsarkivene til Tromsø har blitt vurdert bl.a. med tanke på å oppnå en mer balansert oppgavefordeling mellom de ulike statsarkivene. I Riksarkivarens begrunnelse for overflytting til Tromsø er det videre henvist til kapasitetsproblemer ved Statsarkivet i Trondheim som følge at man forvalter arkivene fra fire fylker, samt at man ser for seg en reduksjon på 20 pst. av nettoarealet ved den planlagte utbyggingen av Statsarkivet i Trondheim.
Komiteen mener imidlertid forslagsstillerne på sin side har pekt på svært viktige hensyn som må veies opp mot disse argumentene, så som hensynet til tilgjengelighet for brukerne, omkostningene ved en fremtidig deling av arkivmaterialene mellom de to aktuelle statsarkivene, og kostnadene i forbindelse med en overflytting av Nordlandsarkivene fra Trondheim til Tromsø.
Komiteen viser i denne forbindelse til brev av 18. november 2002 (vedlegg) fra den fylkeskommunale arkivinstitusjonen Arkiv i Nordland, der komiteen tilrås å gå inn for å beholde arkivdelen for Nordland ved Statsarkivet i Trondheim og at Nordland forblir en del av tjenestedistriktet til nevnte statsarkiv. Arkiv i Nordland viser til at fra et kommunikasjonssynspunkt vil flytting heller føre til dårligere tilgjengelighet til arkivmaterialet for Nordlands befolkning. Dette vil ikke minst ramme forskere tilknyttet institusjoner som Arkiv i Nordland og Høgskolen i Bodø som i dag har et aktivt historiefaglig miljø og er brukere av statlig arkivmateriale i forskningsøyemed. For disse vil arkivmateriale oppbevart i Trondheim "være mye mer tilgjengelig enn Tromsø-alternativet". Særlig uheldig ville det ifølge Arkiv i Nordland være om statlig arkivmateriale fra fylket skulle bli oppbevart både i Trondheim og Tromsø. Arkiv i Nordland gir også uttrykk for at institusjonen gjennom alle år har hatt et usedvanlig godt og fruktbart samarbeid med Statsarkivet i Trondheim om arkivfaglige spørsmål.
Komiteen har merket seg at det ikke vil bli noen direkte forskjell i betjeningskostnader enten arkivene fra Nordland betjenes fra Tromsø eller Trondheim, men at det først og fremst kreves økt samlet bemanning i Arkivverket, særlig knyttet til elektroniske arkiver og nedbygging av etterslepet når det gjelder papirbasert arkivmateriale, jf. brev fra Kirke- og kulturdepartementet datert 13. november 2002 (vedlegg). Hva angår det generelle behovet for styrking av Arkivverkets bemanning, viser komiteen til behandlingen av ABM-meldingen og forutsetter at dette følges opp etter vedtatt plan i de årlige budsjetter.
Komiteen viser til at det i Tromsø oppføres et nytt magasinbygg med kapasitet til å ta imot de fremtidige arkivene fra Nordland. Komiteen mener en avgjørelse om flytting av Nordlandsarkivene må bygge på andre argumenter. Ettersom det nye magasinbygget oppføres som integrert del av Universitet i Tromsø, vil det etter komiteens mening og utfra et overordnet statlig synspunkt og oppfatning i en ekspansjonstid for universitetet, finnes andre anvendelsesmuligheter for de overflødige magasinlokalene.
Komiteen viser til at man ved ansvarsoverføringen regner med å oppnå en reduksjon på 20 pst. av nettoarealet i forbindelse den planlagte utbyggingen av Statsarkivet i Trondheim, jf . brev fra departementet datert 31. oktober 2002 (vedlegg). Denne innsparingen er i første rekke beregnet med utgangspunkt i utbyggingsalternativet i Høgskoleveien.
Komiteens flertall, alle unntatt medlemmene fra Sosialistisk Venstreparti og Senterpartiet, finner det imidlertid riktig å peke på at Riksarkivaren ved to anledninger har vurdert en lokalisering av Statsarkivet i Trondheim til Dora, der også deler av Statsarkivet i dag er oppbevart. Flertallet konstaterer at en tilpasning av lokalene i Dora-bunkeren kombinert med etablering av en ny bygning for administrative formål og publikumsformål utenfor selve bunkeren, kan fremstå som et fullgodt alternativ til en utbygging i Høgskoleveien. Flertallet mener dette alternativet nå også åpner svært interessante perspektiver med tanke på eventuelle synergieffekter som følge av etableringen av et fremtidig ABM-senter i komplekset. Disse forholdene samt det unyttede potensiale som ligger i de svære arealene i betongbunkeren, tilsier etter flertallets mening en fornyet vurdering av Dora-alternativet. I denne sammenheng viser flertallets til brev datert 7. november 2002 fra Trondheim kommune v/ordføreren, hvor dette alternativet er nærmere omtalt (vedlegg).
På denne bakgrunn finner flertallet i forståelse med departementet ikke å tilrå overflytting av Nordlandsarkivene til Tromsø.
Komiteens medlemmer fra Sosialistisk Venstreparti og Senterpartiet mener flytting av Nordlandsarkivene ikke bør skje før saken er konsekvensutredet. Disse medlemmer mener en slik utredning bør skje før eventuell flytting av arkivene til nye lokaliteter finner sted.
Komiteen har for øvrig ingen merknader, viser til dokumentet og rår Stortinget til å gjøre slikt
vedtak:
Dokument nr. 8:149 (2001-2002) - forslag fra stortingsrepresentantene Christopher Stensaker, Øyvind Korsberg og Karin S. Woldseth om å avvente en eventuell flytting av Nordlandsdelen fra Statsarkivet i Trondheim til Statsarkivet i Tromsø - vedlegges protokollen.
Vi viser til brev av 23. oktober d.å.
der Kultur- og kirkedepartementet bes vurdere det foreliggende Dok.
nr. 8-forslag om å avvente flytting av Nordlandsdelen fra Statsarkivet
i Trondheim til Statsarkivet i Tromsø.
Departementet la frem Riksarkivarens forslag
om å legge Nordland inn under Statsarkivet i Tromsø første gang
i St.meld. nr. 22 (1999-2000) Kjelder til kunnskap og oppleving.
Ved Stortingets behandling av meldingen ble dette ikke kommentert.
Stortinget hadde heller ingen merknader til forslaget da departementet
gav klarsignal til overføringen i St.prp. nr. 1 (2001-2002). Kulturministeren
har også besvart spørsmål om saken i den
ordinære spørretime 13. mars d.å.
Bakgrunnen for den planlagte overføringen
av ansvaret for arkiver fra Nordland fra Statsarkivet i Trondheim
til Statsarkivet i Tromsø knytter seg til flere forhold.
For det første er Statsarkivet i Trondheim i dag det tyngst
belastede statsarkivet, da embetsdistriktet i tillegg til Nordland
omfatter de to Trøndelagsfylkene og Møre og Romsdal.
Overføring av ansvaret for Nordland til Statsarkivet i
Tromsø vil skape en bedre balanse med hensyn til oppgaver
og en bedre utnyttelse av etatens ressurser i Nord- og Midt-Norge.
Ansvarsoverføringen vil blant annet innebære at
det er Statsarkivet i Tromsø som i fremtiden vil utføre
de viktige oppgavene med å føre tilsyn med statsforvaltningen
i Nordlands løpende arkivdanning og gi råd og
veiledning i forhold til gjeldende lovgivning. Kapasitetsproblemer
ved Statsarkivet i Trondheim har gjort at dette arbeidet tidligere
ikke har vært tilfredsstillende gjennomført for
Nordland.
Overføringen vil dessuten vesentlig
lette arbeidet med å redusere det store avleveringsetterslepet
ved Statsarkivet i Trondheim og sikre at arkivene fra Nordland på en
best mulig måte blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden.
En annen viktig grunn er at man med ansvarsoverføringen
oppnår en reduksjon på 20 prosent av nettoarealet
i forbindelse med den planlagte utbyggingen av Statsarkivet i Trondheim.
Dette henger sammen med at man reduserer magasinbehovet når
denne enheten ikke lenger skal omfatte de tidligere avleverte og
fremtidige avleveringene av arkivmateriale fra Nordland. I Tromsø derimot
står et utvidet magasinbygg klart som har kapasitet til å dekke
avleveringsbehovet for de tre nordligste fylker de neste 20-25 år
fremover.
Når det gjelder konsekvensene for brukerne
av Nordlandsarkivene føler Riksarkivaren seg trygg på at
deres behov vil tas godt vare på, både ved innlån
av originaldokumenter fra Statsarkivet i Tromsø og ved
mikrofilmede og digitaliserte dokumenter. De viktigste arkivene
som blant annet har materiale fra Nordland, og som blir igjen i
Trondheim vil bli prioritert til mikrofilming. Dette gjelder først
og fremst biskopens arkiver frem til 1800 og arkivene etter stiftsamtet
frem til midt på 1800-tallet. Likeledes vil en fortsette
programmet med mikrofilming av blant annet tinglysningsmateriale og
kirkebøker som vil befinne seg i Tromsø. Mikrofilming
og digitalisering av arkivmateriale vil i fremtiden være
en prioritert oppgave for å lette tilgjengeligheten ytterligere,
slik at oppbevaringssted for originaldokumentene etter hvert blir
av mindre betydning. Riksarkivaren understreker at mikrofilmede
arkivserier omfatter hele materialet og ikke bare registrene og oversikter,
som oppgitt i Dok. nr. 8-forslaget.
En skal heller ikke underslå den forskningsmessig positive
betydningen av overføringen av Nordlandsarkivene til Tromsø,
ved at ny viktig forskning vil utløses og forskningspotensialet
i tilknytning til arkivene bedre vil kunne utnyttes. Også ved
Universitetet i Tromsø finnes det et meget kompetent miljø,
ikke minst når det gjelder nordnorsk historie og lokalhistorie
i Nordland.
Nordland fylke har riktignok, sammen med resten
av Nord-Norge, administrativt lenge vært underlagt overordnete
instanser med tilhold i Trondheim, men allerede på 1800-tallet
ble det for en stor del opprettet egne organer for Nord-Norge. På denne
bakgrunn har det lenge vært naturlig å overføre
også arkivansvaret til Nord-Norge.
Når det gjelder den fysiske flyttingen
av ca. 4000 hyllemeter arkivmateriale fra Trondheim til Tromsø, har
Arkivverket både god erfaring fra tilsvarende arkivflyttinger
og kompetanse til å gjennomføre dette på en
forsvarlig måte. Flyttingen skal gjennomføres
i løpet av høsten 2003 og vil bli grundig planlagt.
Stortingets kulturkomite behandler i høst
i to sammenhenger spørsmål som berører
Statsarkivet i Trondheim, og som samtidig har betydning for byutviklingen i
Trondheim:
1. Forslaget til statsbudsjett
for 2003.
2. Dokument nr. 8:149 (2201-2002), forslag
fra stortingsrepresentantene Christopher Stensaker, Øyvind
Korsberg og Karin S. Woldseth om å avvente en eventuell
flytting av nordlandsdelen fra statsarkivet i Trondheim til statsarkivet
i Tromsø.
Det fremgår av budsjettproposisjonen
at planleggingen av renovering og utvidelse av Statsarkivet i Trondheim
er igangsatt. Det fremgår ikke hva denne "renovering og
utvidelse" går ut på. I dag er nemlig Statsarkivet
i Trondheim fordelt på to steder, Høyskoleveien
og Dora. Siste gang Stortinget behandlet dette spørsmål,
i Innst. S. nr. 46 (for 2000-2001), uttalte en enstemmig kulturkomite:
"Dora ligger etter den senere byutvikling også svært sentralt
i byen og bør fortsatt kunne vurderes som aktuell i en
fremtidig arkivsammenheng ".
Etter at denne innstilling ble avgitt og behandlet
i Stortinget fremstår Dora som enda mer attraktiv for et samlet
statsarkiv for Midt-Norge. Det skyldes en rekke forhold:
– Dette
bevaringsverdige krigsminne fremstår i stigende grad som ideelt
for arkivformål, med mulighet for videre utvikling av beslektet
museums- og bibliotekaktivitet (ABM). Det er ellers bare kostbare
fjellanlegg som kan fremvise tilsvarende klimatisering og sikkerhet.
– Stadig flere arkiver flyttes
nå inn i Dora, senest Byarkivet for Trondheim, og arkivene
gjøres samtidig enklere tilgjengelig for publikum. Dora
er allerede langt på vei det regionale arkivsenter, som også kan
utvides til å håndtere nasjonale oppgaver. Denne
samling av ulike arkiver og kulturklenodier gir også en
god samordningseffekt.
– Byutviklingen i Trondheim har
medført at Dora nå har en mer sentrumsnær
plassering enn den gamle statsarkivbygningen. En samling av statsarkivet
her vil være bedre tilpasset byplanleggingen enn en utvidelse
i Høyskoleveien, hvor annen anvendelse kan være
mer aktuell.
– Reguleringsplanen gir muligheter
for å supplere med et kostnadseffektivt nybygg i tilknytning
til Dora, med kontorer, lesesaler og andre publikumsarealer.
På denne bakgrunn er Trondheim kommune
enig med forslagsstillerne i at det er riktig å avvente
eventuell flytting av nordlandsdelen fra Statsarkivet i Trondheim
til Tromsø til alle sider av saken er belyst og konsekvensutredet.
Samtidig er det på tide å gi arbeidet med samling
av Statsarkivet i Trondheim høy prioritet, slik at også Trondheim
kommune får avklart dette spørsmålet
som påvirker den videre byplanleggingen. En samling av
statsarkivet på Dora vil etter hva vi forstår
neppe medføre høyere kostnader enn den reelle pris
ved dagens delte løsning.
Kopi: Kulturdepartementet og sør-trøndelagsbenken på Stortinget
Vi viser til brev av 5. november 2002 med fem
spørsmål med utgangspunkt i ovennevnte sak.
Spørsmål
1
Det vises til arbeidet med å samle
virksomheten til statsarkivet i Trondheim i et modernisert bygg,
og komiteens merknader om alternativer som forutsettes vurdert,
jfr. Innst. S. nr. 46 (20012002). Hvor langt har departementet kommet
i disse vurderingene, og kan det antydes en tidsplan for det videre
arbeid ?
Svar
Komiteens merknad i Innst. S. nr. 46 (2001-2002)
om u-båtbunkeren Dora som mulig utbyggingsalternativ for
Statsarkivet i Trondheim tok departementet opp med Riksarkivaren
i brev av 5. januar 2001. Vi bad Riksarkivaren vurdere komitemerknaden,
herunder om den burde føre til endringer eller justeringer
i foreliggende utbyggingsplaner, eventuelt om det var andre forhold
som var relevante å trekke fram når det gjaldt komiteens
påpekning av de "unike muligheter for oppbevaring av sårbart
materiale som i dag finnes i Dora-bunkeren".
Riksarkivaren svarte 26. januar 2001 at det
viktigste var at Statsarkivet i Trondheim snarest mulig ble samlet
på ett sted, og at institusjonen fikk tilhold i en tidsmessig
og fremtidsrettet bygning. Det hadde etter Riksarkivarens vurdering
ikke skjedd noen endringer som tilsa at de foreliggende utbyggingsplaner
ble endret. Riksarkivaren uttalte videre bl.a.:
"Komiteen har i sin merknad fokusert på oppbevaring
av arkivmateriale. Et statsarkiv skal imidlertid også huse
en god del andre funksjoner, bl.a. kontorer for ansatte, lesesal
for publikum etc. For en institusjon av statsarkivets størrelse
er det verken ønskelig eller praktisk mulig å etablere
disse inne i bunkeren. En etablering på Dora forutsetter
derfor at det bygges en ny bygning for administrative formål
og publikumsformål utenfor selve bunkeren."
Når det gjaldt Doras egenskaper som
arkivmagasin, uttalte Riksarkivaren:
"Statsarkivet i Trondheim har [...] gode
erfaringer med [Dora-bunkeren som arkivmagasin],
men vil samtidig påpeke at lokalene slik de er nå,
for eksempel ikke tilfredsstiller arkivforskriftens krav til inneklima. Departementet
vil være kjent med at vi ved bygging av nye magasinbygg
har lagt vekt på alminnelig bygningssikkerhet, god brannsikkerhet
samt sikkerhet mot innbrudd og vannskader. Vi prioriterer også å skape gode
klimatiske forhold for arkivmaterialet Det spesielle ved Dora er
de muligheter den gir for fysisk sikring av arkivmateriale i forhold
til ytre trusler. For alle de andre aspektene kan det oppnås
tilfredsstillende forhold i Dora, men i den sammenheng er den på ingen måte
unik. Vi vil også påpeke at Dora-bunkeren er meget
stor og at en som leietaker der ikke har full kontroll med hva slags
virksomhet andre leietakere har i sine lokaler. Det kan ha negative
konsekvenser for den totale brannsikkerheten, (...)."
Riksarkivaren nevnte også ulike ulemper
ved Dora-alternativets beliggenhet, og konkluderte med å fastholde
utbyggingsalternativet i Høgskoleveien.
Etter dette trakk departementet på nytt
den konklusjon at utbyggingen i Trondheim bør gjennomføres
ved utvidelse og rehabilitering av statsarkivets nåværende anlegg
i Høgskoleveien. I forslaget til statsbudsjett for 2002,
jf. St.prp. nr. 1 (2001-2002) s. 126, gav departementet også Riksarkivaren
klarsignal til å forberede en overføring av ansvaret
for arkivene etter statlig forvaltning i Nordland fylke fra Statsarkivet
i Trondheim til Statsarkivet i Trondheim, for øvrig i samsvar
med det som var varslet i St.meld. nr. 22 (19002000), den såkalte
abm-meldingen.
Etter dette har departementet ikke arbeidet
videre med å vurdere andre utbyggingsalternativer for Statsarkivet
i Tronheim enn prosjektet i Høgskoleveien.
På bakgrunn av de spørsmål
vi nå har mottatt fra komiteen, har vi på nytt
forelagt saken for Riksarkivaren. Med utgangspunkt bl.a. i Riksarkivarens
vurderinger i notat av 11. november 2002, vil vi nedenfor besvare
komiteens øvrige spørsmål.
Spørsmål
2
Som kjent oppbevarer Statsarkivet i Trondheim
i dag betydelige materialer i Dora I. Hvilke muligheter foreligger
i dag, bl.a. regulerings- og kapasitetsmessig for å samle
Statsarkivet i Dora?
Svar
Departementet vil først gjøre
oppmerksom på at Riksarkivaren allerede i 197 henvendte
seg til departementet og bad om tillatelse til å arbeide
videre med å utrede Dora-alternativet, "med sikte på å etablere
Statsarkivet i Trondheim i tilknytning til Dora". Riksarkivaren
konkluderte den gang med at denne løsningen ville være å foretrekke.
Det er de grundigere utredninger som senere er gjennomført,
som har ledet til en annen konklusjon, en konklusjon som ble meddelt
departementet i oktober 1998, sammen med en omfattende sammenlignende
vurdering av de to aktuelle alternativene.
Dette understreker etter departementets vurdering
at det er rent saklige grunner som gjør at Riksarkivaren har
valgt å anbefale utbygging i Høgskoleveien - framfor
et alternativ som han opprinnelig var svært tiltrukket
av.
Da Riksarkivaren i 1998 konkluderte med å velge alternativet
i Høgskoleveien, ble det lagt vekt på følgende
forhold:
– at tomta
har plass til nødvendige bygningsmessige utvidelser
– at gjennomført skisseprosjekt
viste at det er fullt mulig å få til en god og
framtidsrettet løsning i kombinasjon mellom eksisterende
renovert bygg og nybygg, noe seinere prosjektering har underbygd
– at Statsarkivet i Høgskoleveien
har en kjent og sentral plassering i et etablert distrikt
– at de årlige leiekostnadene
ved utvidelse og rehabilitering av eksisterende anlegg ble estimert
til å være på samme nivå som
ved en etablering i tilknytning til Dora.
Utredningen som Riksarkivaren bygde sin konklusjon
på, viste samtidig at det teknisk og praktisk ville være
mulig å etablere statsarkivet i tilknytning til Dora. Riksarkivaren
kjenner heller ikke i dag til at det reguleringsmessig skulle være
noe som er til hinder for en slik etablering, men nevner at NSBs
godsterminal visstnok vil være i området fremdeles.
Riksarkivaren skriver videre i sitt notat av
11. november 2002:
"Isolert sett er det i det eksisterende Dora arealer
nok til å dekke statsarkivets magasinbehov. Men det er
ikke dekning for å hevde at lokalene er ideelle for arkivformål.
For at statsarkivet i sin helhet med alle dets funksjoner skal kunne
samles på Dora, må det bygges en ny, egen administrasjons-
og publikumsbygning i tilknytning til bunkeren. Statsarkivets nåværende
magasiner i bunkeren må flyttes og lokaliseres inntil administrasjons-
og publikumsdelen. Det vil sannsynligvis innebære at andre
leietakere må flyttes internt eller eventuelt flytte ut
av Dora.
Dora er i dag ikke utstyrt med et tilfredsstillende
ventilasjons- og klimaanlegg, og magasinhallene tilfredsstiller
bl.a. ikke de klimakrav som stilles til langtidsoppbevaring av arkiver
i slike rom. Det er i perioder for høy luftfuktighet der,
og variasjonene i temperatur og fuktighet gjennom året
er for store. Dora kan således ikke tas i bruk som permanent
arkivmagasin for statsarkivet uten at det blir installert et fullverdig
ventilasjons- og klimaanlegg som sikrer stabilt klima i disse rommene.
Det er også problemer med støv og rustpartikler
i de rommene som statsarkivet nå leier. Annen bygningsmessig
rehabilitering av rommene vil derfor også være
nødvendig.
Statsarkivet oppbevarer i dag
ca. 13 000 hyllemeter arkivsaker i Dora. Ettersom arkivlokalene
ikke tilfredsstiller arkivforskriftens krav til bl.a. stabilt klima,
har dette i lang tid vært en kilde til bekymring for Riksarkivaren.
Heller ikke magasinlokalene i Høgskoleveien er forskriftsmessig
i henhold til de krav som arkivforskriften stiller. Høgskoleveien
som sådan drives i dag på dispensasjon også i
forhold til brannforskriftene. Det er derfor tvingende nødvendig
raskt å komme i gang med en utbygging av fullverdige arkivmagasiner for
statsarkivet i Høgskoleveien."
Spørsmål
3
Det er kommet signaler om at det foreligger ønsker/planer
om etablering av et abm-senter forankret på Dora, eller
eventuelt annen lokalisering i Trondheim? I hvilken grad vil lokalisering
av statsarkivet i sammenhengen kunne ha betydning for utviklingen
av et slikt senter?
Svar
Departementet har erfart at det skal foreligge
visse planer i den retning som nevnes i spørsmålet,
men vi har ikke fått noen annen skriftlig henvendelse om
dette enn den nettopp mottatte kopi av Trondheims kommunes brev
av 7. november 2002 stilet til Stortingets kulturkomite. Heller
ikke Riksarkivaren skal tidligere ha mottatt nærmere informasjon
om dette.
Som direkte svar på komiteen spørsmål
gjengir vi følgende fra Riksarkivarens notat av 11. november 2002:
"Forutsatt at magasinarealet i Dora bygges om slik
at de imøtekommer gjeldende krav om stabil luftfuktighet og
temperatur, vil det selvsagt kunne tenkes at det er teknisk grunnlag
for å utvikle en etablering av abm-relaterte institusjoner
- et abm-senter - på Dora. Om dette vil vise seg å være
interessant for kommunale/fylkeskommunale og private arkiveiere
og for museer og bibliotek, gjenstår å se. Et
abm-senter kan utvikles uavhengig av om statsarkivet lokaliseres
til det samme stedet. Riksarkivaren er ikke kjent med at det er
planer om å flytte større museer og bibliotek
i Trondheim til ett sted, for eksempel Dora. Bortsett fra Trondheim
byarkiv bruker museer og biblioteker Dora bare som fjernmagasin,
uten betjening av publikum."
Spørsmål
4
Hva vil forflytning av 4000 hyllemeter arkivmateriale
fra Trondheim til Tromsø anslagsvis koste?
Svar
Flyttingen av 4 000 hyllemeter arkivmateriale
innebærer en engangskostnad på anslagsvis 1 mill.
kroner. Kostnaden vil etter forutsetningen bli fordelt på budsjettårene
2003 og 2004.
Departementet mener at denne engangskostnaden
er beskjeden sammenliknet med de muligheter til bedre samlet ressursutnyttelse
som flytteoperasjonen vil gi, jf. i den sammenheng også svaret
på spørsmål 5. Uten en slik flytting
vil behovet for ytterligere utbygging av magasinkapasiteten i Trondheim
komme tidligere enn det som ellers blir nødvendig.
I denne sammenhengen og for fullstendighetens skyld
må vi nevne at de nye kostnadsberegninger som nylig er
gjort i forbindelse med bearbeidelse av byggeprogrammet, er høyere
enn det som ble lagt til grunn i skisseprosjektet. Man har derfor
valgt å redusere arealet ytterligere i tillegg til den
reduksjon som er muliggjort gjennom overføringen av Nordlands-arkivene
til Tromsø, og som det tidligere er opplyst om. Den ytterligere
reduksjon er gjort for å holde prosjektet innenfor en kostnadsramme
som gjør det mulig å realisere utbyggingen uten
ytterligere utsettelser. Det magasinareal som nå ligger
inne i prosjektet, vil derfor dekke beregnet behov for en periode
på ca. 10 år. Hvis Statsarkivet i Trondheim fortsatt
skulle huse arkivene fra Nordland, ville denne perioden bli ytterligere
forkortet.
Uten den forutsatte overføringen vil
dessuten store magasinarealer i Tromsø bli stående
tomme lenger enn nødvendig. På bakgrunn av de
forutsetninger som tidligere er lagt til grunn, herunder omtale
i tidligere stortingsdokumenter, er man allerede godt i gang med å planlegge
overføringen til Tromsø.
Spørsmål
5
1 brev av 31.10.2002 fra kulturministeren er
det opplyst at det i Tromsø står et utvidet magasinbygg
klart som kan dekke avleveringsbehovet for de tre nordligste fylker
de neste 20-25 år fremover. Hva vil en ekstra bemanning
i Tromsø for å betjene det utvidede materialet
koste i forhold til tilsvarende utvidelse om Nordlandsarkivet skulle
forbli i Trondheim.
Svar
Det vil ikke bli noen direkte forskjell i betjeningskostnader
enten arkivene fra Nordland betjenes fra Tromsø eller Trondheim.
Men det er i abm-meldingen gjort rede for at det kreves økt
samlet bemanning i Arkivverket, særlig knyttet til elektroniske
arkiver og for å nedbygge etterslepet av avleveringsmodent
papirbasert arkivmateriale. Overføringen av Nordlands-arkivene
fra Trondheim til Tromsø vil først og fremst ha
betydning for fordelingen av den fremtidige bemanningen de to statsarkivene
imellom.
Riksarkivaren legger til grunn at selve publikumsbetjeningen
knyttet til de 4 000 hyllemeter arkiver som sendes til Tromsø,
ikke vil kreve ekstern tilførsel av bemanning der. Riksarkivaren
legger også til grunn at Statsarkivet i Tromsø har
nok ressurser i 2003 til å gjennomføre arkivflyttingen
i samarbeid med den ekspertise som finnes i Riksarkivet og i Statsarkivet
i Trondheim. Riksarkivaren understreker at den økte bemanningen
som på sikt likevel er planlagt å komme i Tromsø,
hovedsakelig skal arbeide direkte overfor statsforvaltningen i Nordland,
med inspeksjon, veiledning, kassasjonsbehandling og mottak av avleveringsmodne
arkiver. Det er hensynet til å mestre denne situasjonen
som for Riksarkivaren framstår som den viktigste grunnen
til flyttingen.
Når Statsarkivet i Trondheim får
redusert sin omfattende ansvarsbyrde, vil noe ressurser kunne frigjøres og
i stedet settes inn i kvalitetsforbedring av de arkivtjenestene
som både publikum og forvaltningen er avhengig av i Trøndelag
og Møre og Romsdal. Det gjelder også arbeidet
med avleveringsetterslepet for de tre gjenværende fylkene,
som ved siste årsskifte var på mellom 4 000 og
4 500 hyllemeter.
Riksarkivaren understreker at flyttingen av
de statlige arkivene for Nordland fra Trondheim til Tromsø, først
og fremst har som siktemål å oppnå en
bedre arbeids- og ansvarsdeling mellom de to statsarkivarene. En
ny ansvarsfordeling vil gi bedre tjenester fra Arkivverkets side
til forvaltningen i Nordland både når det gjelder
eldre arkiver, og når det gjelder moderne elektroniske
arkiv. Statsarkivet i Trondheim er det statsarkivet i landet som
er mest på etterskudd med å ta imot arkivene fra
statlige organer i fylkene. I Nordland befinner det seg mellom 1
500 og 2 000 hyllemeter arkiver som skulle vært overført
til statsarkivet, i tillegg til de 4 000 som alt er der.
Konklusjon
På bakgrunn av både tidligere
vurderinger og den nye gjennomgang som komiteens spørsmål
har foranlediget, finner departementet all grunn til å fastholde
tidligere konklusjoner, både med hensyn til ansvarsoverføringen
mellom de to statsarkivene og valget av utbyggingsalternativ for
Statsarkivet i Trondheim.
Arkiv i Nordland er kjent med formuleringen
i St.meld. nr. 22 - Kjelder til kunnskap og oppleving: "Heilt nyleg
har Riksarkivaren teke til orde for å redusere tenestedistriktet
til Statsarkivet i Trondheim ved å leggja Nordland under
Statsarkivet i Tromsø" (s. 131). Vi er videre kjent med
at denne saken skal behandles politisk i Familie-, kultur- og administrasjonskomiteen.
Arkiv i Nordland tilrår i den forbindelse at de statlige
arkivsakene for Nordland blir værende på Statsarkivet
i Trondheim, og at altså Nordland forblir en del av tjenestedistriktet
til nevnte statsarkiv. Vi begrunner denne tilrådingen med
følgende momenter:
1. Nordland er ikke
tjent med å bli overført fra Trondheim til Tromsø statsarkivdistrikt.
Sett ut fra et kommunikasjonssynspunkt vil tilgjengeligheten til arkivmaterialet
for Nordlands befolkning ikke bli bedre, snarere tvert imot.
2. Det verste som kan skje er at noe statlig
arkivmateriale blir liggende i Trondheim og noe blir overført til
Tromsø. Oppbevaring av arkivmateriale på to steder
vil påføre brukerne av arkivmateriale store og
unødvendige kostnader i forbindelse med reise og opphold.
3. Høgskolen i Bodø (HiB)
har i dag et aktivt historiefaglig miljø (grunnfag og mellomfagstillegg
i historie). I tillegg huser HiB den fylkeskommunale arkivinstitusjonen
Arkiv i Nordland som har flere ansatte med høy historiefaglig
kompetanse. Trolig vil HiB i løpet av få år
få status som universitet og dermed også tillatelse
til å gi utdannelse på bachelor- og mastergradsnivå,
også innen historiefaget. Bruk av statlig arkivmateriale
i forskningsøyemed vil da være særdeles
aktuelt. Og igjen: Arkivmateriale oppbevart i Trondheim vil være mye
mer tilgjengelig enn Tromsø-alternativet.
4. Til sist vil vi gi uttrykk for at Arkiv
i Nordland (tidligere Nordlandsarkivet) gjennom alle år
har hatt et usedvanlig godt og fruktbart samarbeid med Statsarkivet
i Trondheim om arkivfaglige spørsmål.
Oslo, i familie-, kultur- og administrasjonskomiteen, den 21. november 2002
Sonja Irene Sjøli
leder |
Ola T. Lånke
ordfører |
Trond Giske
sekretær |