Kjellaug Nakkim (H):
« I Aftenposten 27.
november 1995 påstås at de har en rekke eksempler hvor journalføringen i
departementene åpenbart er i strid med offentlighetslovens forskrifter. Det
fremkommer at politikerne og byråkratene sensurerer opplysninger i
journalene ved å sladde vekk ubehagelige og følsomme opplysninger.
Hvilke tiltak akter statsråden å
gjennomføre overfor departementene slik at korrekt journalføring blir
gjennomført og i overensstemmelse med offentlighetslovens formål? »
Statsråd Grete Faremo:
Aftenpostens
oppslag den 27. november i år gir etter min mening ikke en dekkende
beskrivelse av de faktiske forhold eller av reglene på området.
Regelverket åpner for en forholdsvis
vid adgang til å nøytralisere journalinnførsler og til å sladde ut
opplysninger fra den offentlige journalen. Vilkåret etter forskriften til
offentlighetsloven er at dette er nødvendig for å unngå
å
røpe opplysninger som er undergitt lovbestemt taushetsplikt eller som allmennheten
for øvrig ikke kan kreve
For å kunne konstatere brudd på
regelverket må man derfor ha tilgang til det underliggende dokumentet som
journalinnførselen gjelder. Og det har, slik jeg forstår det, journalisten
i dette tilfellet ikke hatt. Det er derfor med undring jeg ser at det i
Aftenpostens artikkel den 27. november trekkes konklusjoner om at
10
av 15 statsråder driver ulovlig klussing i sine postjournaler for å hindre åpenhet
og innsyn
Det er imidlertid riktig at
innføringen skal skje på en slik måte at man kan identifisere dokumentet.
En står her overfor en vanskelig balansegang. Journalføringen skal gjøre at
man kan identifisere dokumentet, samtidig som dette må skje på en slik måte
at innholdet ikke blir kjent. Spesielt viktig er hensynet til personvernet
og reglene om taushetsplikt.
Avveininger i forhold til offentlighet
er krevende og forutsetter god kunnskap om og innsikt i lovgrunnlaget. Ved
disse vanskelige vurderingene gjøres det iblant feil. At det gjøres feil,
er likevel noe helt annet enn det som ligger i spørsmålet, at
politikerne
og byråkratene sensurerer opplysninger i journalene ved å sladde vekk ubehagelige
og følsomme opplysninger
Ønsket om å begrense slike feil var
nettopp begrunnelsen for at Administrasjonsdepartementet den 25. oktober i
år sendte ut et brev til samtlige departementer. Der ble det påpekt at det
enkelte departement og den enkelte etat har ansvaret for at reglene i
arkivinstruksen vedrørende registrering, journalføring, avskrivning m.v.
følges, slik at både hensynet til forvaltningens behov for en effektiv og
rask saksbehandling og offentlighetens krav på innsyn ivaretas.
Administrasjonsdepartementet fremhevet
videre at det er et ledelsesansvar å påse at de offentlige journaler gir det
innsyn offentlighetsloven berettiger. I brevet ble det også vist til noen
av opplæringstilbudene som finnes på arkivområdet.
Som ledd i arbeidet med å styrke
kompetansen vedrørende offentlighetsloven og arkivreglene har
Administrasjonsdepartementet i brev av den 30. november i år bedt
Statskonsult øke sin innsats på området. For øvrig vil jeg fremheve den
økte satsingen som skjer vedrørende bruk av informasjonteknologi i
oppgaveløsningen i staten. Dette er en prioritert oppgave og vil medføre
nye utfordringer, slik at vi kan ivareta hensynet til åpenhet og innsyn i
forvaltningen.
Til slutt vil jeg opplyse at jeg vil
følge dette området nøye i tiden framover.
Kjellaug Nakkim (H):
Jeg takker for så
vidt for svaret. Jeg forstår det nå slik at Administrasjonsdepartementet
vil forsøke å styrke kompetansen vedrørende offentlighetsloven og
arkivreglene, noe som vel også har vært forsøkt gjort tidligere. Men er
statsråden enig i at vektlegging av riktig journalføring er viktig, og at
dette er selve nøkkelen til innsyn i forvaltningen? Uten at journalføringen
er korrekt, blir det umulig å følge med.
I sitt svar sier justisministeren at
dokumentet skal kunne identifiseres, men slik at innholdet ikke blir kjent.
I Aftenposten i dag skriver ekspedisjonssjef Inge Lorange Backer at
lovavdelingen har lagt til grunn at det kan åpnes for en stor grad av
nøytralisering ved innføringen, slik at journalen ikke vil røpe innholdet av
et dokument.
Da vil jeg spørre justisministeren: Er
dette forenlig med lovens intensjon med utgangspunkt i at det skal være mest
mulig offentlighet?
Statsråd Grete Faremo:
Regjeringen ser
det som svært viktig å styrke både kunnskapen om og kompetansen på dette
aktuelle området. Det er derfor viktig ikke bare å videreføre det
opplæringstilbudet som har eksistert, Regjeringen ønsker også å styrke det
opplæringstilbudet som gjennomføres ikke minst i regi av Statskonsult.
Jeg er enig med representanten Nakkim
i at riktig journalføring er viktig, og når det likevel er spørsmål om hva
som er korrekt journalføring, er det viktig å ha med seg det utgangspunktet
som ekspedisjonssjef Lorange Backer har gjort nærmere rede for i dagens
kronikk i Aftenposten. Dagens lovverk gir altså adgang til å ta bort de
opplysningene som ikke minst kommer i konflikt med de regler som gjelder for
personvern og taushetsplikt bl.a.
Kjellaug Nakkim (H):
Det er godt vi er
enige om at riktig journalføring er viktig. Vi er også enige om at hensynet
til personvernet bør ivaretas. Men jeg synes kanskje, ut fra det som nå er
lagt til grunn, at tolkningen av nøytralisering av dokumentet kan bli vel
vid.
Et annet forhold - som jeg ikke tok
opp, for det hadde jeg ikke muligheten til - som også dreier seg om hva som
er viktig i journalføringen, er at vi har fått melding om at man i stor grad
har unnlatt å føre dokumenter inn i journalene. Det er jo en av de største
syndene man kan gjøre å unnta dokumenter fra å bli journalført, og det har
også enkelte departementer innrømmet at de har gjort. Blant annet under
EU-saken var det dokumenter som ikke ble journalført, og det har også vært
andre dokumenter. En annen ting er at det kan ta forferdelig lang tid før
dokumenter blir journalført, og det kan da overhodet ikke være forenlig med
offentlighetsloven.
Statsråd Grete Faremo:
Jeg vil
understreke at korrekt journalføring etter mitt syn er svært viktig, og at
et av de spørsmål som vel hadde større oppmerksomhet bl.a. under
EU-debatten, var hvorvidt et dokument var journalført, men unntatt
offentlighet. Dette med tidspunktet for vurdering av hvorvidt et dokument
bør være unntatt offentlighet eller ikke, er et av de sentrale tema som
ekspedisjonssjef Lorange Backer og lovrådgiver Tor Mehl har tatt opp til
drøfting i sin kronikk i Aftenposten i dag, hvor man antar at det foreligger
en « grunnleggende misforståelse » hos journalist Johansen når han kritiserer
det faktum at et dokument ikke står oppført som unntatt offentlighet før det
tidspunkt man ber om innsyn i det. At det først vurderes på det
tidspunktet, gir nettopp mulighet for praktisering av
meroffentlighetsprinsippet slik det var tenkt da man gav regler om dette i
offentlighetsloven.