Til Stortinget
Forslagsstillerne mener det vil være fornuftig at det
på alle forvaltningsnivåer innføres en
ordning der alle saksbehandlere og ledere som håndterer
saker som relaterer seg til publikum (herunder både alminnelige
brukere og næringsliv), er tilgjengelige minst én
dag pr. uke. Dette for at folk skal kunne få raskere svar
på enkle henvendelser fra "rette vedkommende". Altså at
det i praksis innføres et forbud - eller en sterk anbefaling
- til alle offentlige kontorer om at for eksempel onsdager settes
av som en dag hvor man utelukkende er tilgjengelig for å svare
på enkle henvendelser i skranke eller pr. telefon.
Forslagsstillerne mener det er viktig å bedre folks muligheter
til å komme i kontakt med rett person enten de er "kunder"
i Aetat, trygdekontor, teknisk sektor i kommunen, eller ved fylkeskommunalt
kontor.
Gjennom erfaring som både kommune-, fylkes- og stortingspolitikere,
har forslagsstillerne kommet i kontakt med mange mennesker som er
lite fornøyd med det offentliges informasjon og service.
Av disse er det en høy andel som blant annet, klager på at
det er vanskelig å få tak i saksbehandlere pr.
telefon for å få svar på ganske enkle
spørsmål.
Forslagsstillerne vil, blant annet, vise til at møtehyppigheten
i det offentlige, har vært gjenstand for utredningsarbeide
av studenter ved Høgskolen i Oslo (HIO), kommunallinjen.
Dette arbeidet ble presenteret i bladet Kommunal Rapport 26. juni
1998. Fra denne presentasjonen siteres:
"Det synes å være en generell oppfatning
at hverdagen består av altfor mange møter. Møtene
kan medføre at de ansatte blir mindre tilgjenglige og at
dette kan gå ut over servicen.
For de fleste er det positivt å få delta på møter,
etter som det vanligvis er der det fattes beslutninger, men det
skal ikke underslås at det også finnes negative
sider ved møtevirksomheten. Eksempelvis er ikke alle møter
nødvendige. Styring vil derfor like mye dreie seg om å vurdere
behovet for møter som å sørge for at de
fungerer effektivt. Det hender at møter ikke har noe formål,
men holdes av gammel vane eller på feilaktig grunnlag.
Møter kan også holdes for å flytte ansvaret fra
en person til et kollektiv, men det kan også være taktikk
for å utsette viktige beslutninger."
Utredningen viser til at møter medfører at
mange arbeidstakere bindes samtidig, og hindrer ordinært arbeid.
Når man sitter i møter, bruker man tid, og tid koster
penger.
I utredningen tas det til orde for at det bør vurderes
alternativer til møter. Alternativet kan muligens være å utarbeide
rutinemessige rapporter, utvikle policy og prosedyrer, sjekklister
og retningslinjer. Man tror derfor at ny teknologi, dvs. data, telefonmøter, videomøter
og konferansefjernsyn m.m., vil erstatte en del av de tradisjonelle
møtene i fremtiden.
I undersøkelsen ønsket man å finne
ut hvor mye av kommuneadministrasjonenes tid som går med
til møter. Man henvendte seg til Statistisk sentralbyrå og
de store organisasjonene som Kommunens Sentralforbund, Norges Ingeniørorganisasjon
(NITO), Den norske lægeforening og Landsorganisasjonen
i Norge (LO) for å få opplysninger om administrativt tidsforbruk
i møter. Ingen hadde faktaopplysninger å vise
til.
I forbindelse med videreutdanning for kommunale ledere, har Harald
Koht, førteamanuensis ved Høgskolen i Oslo, foretatt
undersøkelser blant kommunale ledere om deres disponering
av tid. Ifølge en artikkel i Kommunalt tidsskrift fra 1986,
viser hans undersøkelse at 40 pst. av tiden i gjennomsnitt
går med til møter. Forfatteren bekreftet i januar
1998 at tiden ledere bruker i møter er stabil, men med
individuelle variasjoner fra 20 til 69 pst.
I mangel av oppdatert statistisk materiale, foretok studentene
en egen undersøkelse. Man tok for seg to kommuner, Gausdal
og Rælingen, hvor samtlige ansatte i administrasjonen ble
spurt om tidsbruk på møter, om møtene
var fornuftig bruk av tid, og om informasjonen som framkom kunne
vært gitt på annen måte enn i møtene.
Den totale svarprosenten var 57.
Undersøkelsen viser at etatssjefer bruker nesten halvparten
av sin arbeidstid i møter. Mellomledere bruker noe mindre.
De øvrige bruker i gjennomsnitt noe i underkant av en arbeidsdag
pr. uke i møter. Møtemengden for etatssjefer og
mellomledere er i tråd med de resultatene Harald Koht har
fått i sine undersøkelser.
Alle etatssjefene i undersøkelsen opplevet at møtedeltakelse
var effektiv bruk av tid. Det var også et stort flertall
av mellomlederne som mente det samme, mens en stor andel av de øvrige
ansatte opplever at dette ikke er effektiv bruk av tid. Årsaken
til dette kan være at det er lederne som bestemmer om møter skal
avholdes, og hvem av de øvrige ansatte som skal delta.
Av dem som svarte, mente et mindretall av etatssjefene og mellomlederne
at de kan få informasjon/kunnskap på annen
måte. Også blant de øvrige svarte mindretallet
det samme.
Det synes klart at disse undersøkelser, både
studentenes arbeid og Kohts forskning, tyder på at det
er svært mye møtevirksomhet i offentlig sektor,
trolig mer enn hva som er bra for produktivitet og service.
Forslagsstillerne mener det vil være fornuftig at det
på alle forvaltningsnivåer innføres en
ordning der alle saksbehandlere og ledere som håndterer
saker som relaterer seg til publikum (herunder både alminnelige
brukere og næringsliv) er tilgjengelige, uten at de er
i møter, minst én dag pr. uke. Altså at
det i praksis innføres et forbud - eller en sterk anbefaling
- til alle offentlige kontorer om at, for eksempel onsdager settes
av som en dag hvor man utelukkende er tilgjengelig for å svare
på enkle henvendelser i skranke eller pr. telefon.
Forslagsstillerne er overbevist om at dette vil være
et stort pluss for offentlig service ved at folk skal kunne få raskere
svar på enkle henvendelser fra "rette vedkommende".
På denne bakgrunn fremmes følgende
forslag:
Stortinget ber Regjeringen fremme forslag for Stortinget der
man drøfter generelle og spesielle tiltak for å bedre
service og tilgjengelighet ved offentlige kontorer. Som en del av
dette forslaget bes Regjeringen drøfte hyppigheten av møter
ved offentlige kontorer, og vurdere om det kan innføres
en ordning med én møtefri dag pr. uke ved alle
offentlige kontorer, for å bedre allmennhetens tilgang
til offentlige saksbehandlere.
19. november 2003