9.1 Rikshospitalets regnskap
Riksrevisjonen har ved flere anledninger tatt opp forhold vedrørende økonomiforvaltningen ved Rikshospitalet.
9.1.1 Gjestepasientoppgjør - fylkeskommuner
Det har oppstått betydelige restanser som følge av uenighet mellom fylkeskommuner og bl.a. Rikshospitalet vedrørende utfakturerte kurdøgn for pasienter som har vært innlagt ved hospitalet.
I henhold til forslag i St.prp. nr. 46 (1993-1994) og St.prp. nr. 55 (1994-1995) vedtok Stortinget å ettergi fordringer på Oslo kommune og Telemark fylkeskommune for til sammen henholdsvis 158 mill. kroner og 10,9 mill. kroner. Fordringene var oppstått fra 1989 og frem til 1. juli 1994. En vesentlig del av ettergivelsene gjaldt Rikshospitalet og tidligere Statens senter for ortopedi med totalt ca 130 mill. kroner.
Ved brev av 24. mai 1994 til statlige sykehus fremsatte Sosial- og helsedepartementet krav til fylkeskommunal henvisning til statlige sykehus med virkning fra 10. juni 1994.
Det har imidlertid oppstått betydelige restanser også etter at henvisningsordningen trådte i kraft, og var pr. 31. desember 1995 på nærmere 17,5 mill. kroner.
Sosial- og helsedepartementet uttalte i brev 30. mai 1996 at hospitalet ikke kan forvente at restanser som har oppstått etter 1. juli 1994 vil kunne avskrives, og at en eventuell innstramming på hospitalets utgiftsside må vurderes dersom restansesituasjonen ikke radikalt forbedres.
Riksrevisjonen ba i brev av 24. juni 1996 opplyst hvordan en vurderte restansesituasjonen, hvilke tiltak som ville bli iverksatt samt hvordan restansene som var oppstått etter 1. juli 1994 ville bli behandlet.
Sosial- og helsedepartementet har i brev av 11. juli 1996 bl.a. svart at restansene for gjestepasienter i årene 1991-93 for Rikshospitalet, Revmatismesykehuset og Statens senter for ortopedi var i størrelsesorden 25-30 mill. kroner pr. år. I 1994 forbedret situasjonen seg, ved at restansene for perioden november 1993 til oktober 1994 var på ca 15 mill. kroner. Av dette ble ca 10,8 mill. kroner som gjaldt perioden før 1. juli 1994 avskrevet, jf. St.prp. nr. 55 (1994-1995).
Departementet uttaler at beløpene viser at situasjonen er noe bedret, ved at vel 4 mill. kroner av restansen fra 1995 nå er innbetalt, men det gjenstår fortsatt restanser for hele perioden på ca 13,2 mill. kroner.
Sosial- og helsedepartementet uttaler videre bl.a.:
|
« Det har vært forutsetningen at restanser av betydning ikke skulle oppstå etter 1. juli 1994. Beløpene viser at det fortsatt oppstår restanser på Rikshospitalet som ikke er akseptable. Man vil aldri helt kunne eliminere uenighet og derav restanser. » |
Rikshospitalet har etablert en egen gruppe som skal foreta gjennomgangen av restanser samt at det nye økonomisystemet vil medføre en bedre håndtering av restansene.
Når det gjelder restanser som har oppstått etter 1. juli 1994, uttaler departementet at der det er klart at Rikshospitalet er ansvarlig, må restansene og inntektsbortfallet dekkes inn ved tilsvarende innsparing på utgiftssiden. Dersom det viser seg at restanser skyldes uklarhet i henvisningsordningen, vil departementet gjennomgå dette og vurdere ytterligere endringer. Dersom fylkeskommunen er ansvarlig for manglende innbetaling, må Rikshospitalet sette i verk tiltak for å inndrive restansene med 1. juli 1997 som endelig frist. Restansene fra 1994 og 1995 som skyldes feil fra Rikshospitalets side mener departementet i prinsippet også bør dekkes ved tilsvarende innsparing på Rikshospitalets utgiftsside. Før dette kan bli iverksatt må de helsefaglige konsekvensene vurderes og det kan være aktuelt å ta saken opp med Stortinget.
I brev av 20. august 1996 til Riksrevisjonen opplyser Sosial- og helsedepartementet at de ba Rikshospitalets styre om å legge frem tiltak for nedbygging av restanser og for å unngå nye restanser.
Det arbeides nå med innføring av system for oppdatert samlet oversikt over innsigelser fra fylkeskommuner som vil være operativt i løpet av ca 2 måneder.
Videre gjengir departementet følgende uttalelse fra styret:
|
« Diskusjoner om fakturaens innhold ut fra reelt manglende opplysninger i henhold til henvisningsreglene eller ut fra uenighet om reell betaler, vil ikke kunne frita fylkeskommunene å betale fakturaen eller deler av fakturaen. Pr idag er det urealistisk av Rikshospitalet å innføre et system som medfører full innbetaling for senere kreditnota for den del av fakturaen som evt er uriktig. Dette blir gjennomført når de økonomiske konsekvensene av dette er klarlagt og Rikshospitalet har systemer som håndterer dette. » |
Riksrevisjonen forutsetter at Sosial- og helsedepartementet iverksetter de tiltak som er nødvendige for å oppnå en tilfredsstillende restansesituasjon vedrørende gjestepasientoppgjør ved Rikshospitalet.
9.1.1.1 Komiteens merknader
Komiteen har merket seg at det fortsatt er betydelige restanser mellom fylkeskommunen og Rikshospitalet også etter Stortingets vedtak om ettergivelse av fordringer på ca 160 mill. kroner, jf. St.prp. nr. 46 (1993-1994) og St.prp. nr. 55 (1994-1995).
Komiteen viser til at Sosial- og helsedepartementet har foretatt tiltak for å rydde opp i saken, men at det likevel gjenstår restanser på ca 13 mill. kroner. Komiteen er tilfreds med departementets utsagn der det uttrykkes at Rikshospitalet må dekke inntektsbortfallet der feil skyldes Rikshospitalet selv.
Komiteen viser til at Riksrevisjonen forutsetter at departementet setter i verk nødvendige tiltak for å oppnå tilfredsstillende restanseinnkreving.
9.1.2 Andre inntektsarter (selvbetalende pasienter, MR-undersøkelser og polikliniske inntekter)
Rikshospitalets regnskap viser også restanser av betydelige beløp og dels av eldre dato vedrørende selvbetalende pasienter, MR-undersøkelser og polikliniske inntekter. Samlet beløper restansene seg til ca 22 mill. kroner.
I brev av 24. juni 1996 til Sosial- og helsedepartementet og Rikshospitalet ba Riksrevisjonen om en nærmere redegjørelse for forholdet.
Sosial- og helsedepartementet har i svarbrev av 11. juli 1996 bl.a. vist til at Rikshospitalet er bedt om å legge frem en plan for spesielle tiltak når det gjelder nedbygging av restanser.
Videre viser departementet til Rikshospitalets styre vedrørende restanser for selvbetalende pasienter hvor følgende bl.a. ble uttalt:
|
« Rikshospitalet har allerede gjennomført en ny ansvarsfordeling av oppfølging av restanser. Egenbetalende pasienter blir i denne rutinen underlagt særskilt oppfølging. Egenbetalende pasienter må grupperes i to: |
| - |
pasienter som reelt sett enten selv via forsikringer, humanitære organisasjoner eller offentlig myndighet (UDI o.l.) har betalingsevne |
| - |
pasienter som kommer med ikke dekkende forsikringsordning, eller nærmest er å betrakte som helseflyktninger |
|
Vi vet idag at mange av de restansene som står i våre bøker klassifisert under selvbetalende er utenlandske borgere som er innlagt på Rikshospitalet som øyeblikkelig hjelp. Pasienter som reelt sett har betalingsevne vil bli fulgt opp på samme måte som fylkeskommunene, men det vil fremgå av dokumentasjon ved innleggelse at inkasso vil bli brukt om nødvendig. » |
Departementet vil for øvrig komme tilbake til avskrivning av restanser for årene 1985-94 i egen ekspedisjon.
Videre uttaler Rikshospitalets styre:
|
« Utestående hva gjelder poliklinikk blir idag sendt ut til inkasso ved manglende betaling av egenandel. Rikshospitalets datasystemer for poliklinikkene har imidlertid vært svake. Disse står på listen for prosjekter for gjennomføring i 1996/97. Begrunnelse for manglende betalingsvilje hva gjelder poliklinisk virksomhet har vært nettopp manglende kvalitet i fakturaunderlaget spesielt til fylkeskommunen. Begrunnelse har vært reell. Rikshospitalet vil i mellomperioden til systemene er implementert, søke å gjennomføre manuelle oppfølginger for dette. Rikshospitalet har i løpet av våren/forsommeren 1996 forsterket sin avdeling for oppfølging av utfakturering. Rikshospitalet vurderer også løpende om det skal leies inn ekstra hjelp for å kunne gjennomføre oppfølging av kunder og utbedring av både manuelle og maskinelle rutiner og systemer. » |
Riksrevisjonen vil bemerke at årsaken til at en rekke poster på kontiene ikke er gjort opp, synes å være at rutinene for utfakturering, oppfølging og eventuell avskrivning av utestående fordringer ikke har vært tilfredsstillende.
9.1.2.1 Komiteens merknader
Komiteen har merket seg restanser på ca 22 mill. kroner fra selvbetalende pasienter, MR-undersøkelser og polikliniske inntekter.
Komiteen har videre merket seg at årsaken til dette synes å være at rutinene for utfakturering, oppfølging og eventuelt avskriving av utestående fordringer ikke er tilfredsstillende. Komiteen forventer at det straks blir ryddet opp i disse forholdene.
9.1.3 Midlertidige konti
Rikshospitalets regnskap har en rekke midlertidige konti. Etter gjentatte skriftlige henvendelser fra Riksrevisjonen ble spesifikasjon av de fleste kontiene pr. 31. desember 1995 oversendt Riksrevisjonen 7. juni 1996.
I brev av 24. juni 1996 til Sosial- og helsedepartementet og Rikshospitalet ble flere forhold vedrørende de midlertidige kontiene tatt opp.
Sosial- og helsedepartementet viste i svarbrev av 17. juli 1996 til brev fra Rikshospitalet av 10. og 12. juli 1996 og har svart bl.a.:
Ad konto, Restanser diverse utlegg (saldo 25,3 mill. kroner)
|
« Som det fremgår av Rikshospitalets svar vil man 1. august starte en prosess med innkreving av restanser. Departementet vil følge opp restansesituasjonen ved hospitalet og be om status pr 31. desember 1996. » |
Ad konto, Utlegg for pasienter (saldo 800.000 kroner)
|
« Rikshospitalet uttaler at restansen i stor grad har fremkommet som følge av behandlingen av utenlandske pasienter. Rikshospitalet vil komme tilbake med en fremdriftsplan for hvordan uinnfridde krav overfor utlendinger skal behandles. Dette vil bli fulgt opp av departementet. » |
Ad konto, Inn-/utbetalinger til nærmere undersøkelse (saldo på ca 26 mill. kroner)
|
Det er behov for strammere oppfølgingsrutiner for kontoen og departementet vil følge opp overfor Rikshospitalet for å få status over restansene pr 31. desember d.å. » |
Ad De ortopediske verkstedene
|
« Som det fremgår av Rikshospitalets brev er det korrekt at oppsatt regnskap ikke inneholder spesifikasjon for de ortopediske verkstedene. Dette vil bli fulgt opp fra Rikshospitalet og departementet overfor Riksrevisjonen. » |
Riksrevisjonen vil bemerke at Rikshospitalet ikke i tilstrekkelig grad har prioritert arbeidet med avstemming og oppgjør av midlertidige konti. Det må etableres rutiner som sikrer at utestående fordringer gjennomgås regelmessig med henblikk på snarlig oppgjør, eventuelt utsendelse av kravbrev og andre innfordringsskritt avpasset etter fordringens alder, beløp m.v. Riksrevisjonen forutsetter at det iverksettes tiltak som sikrer nødvendig oppfølging av Rikshospitalets midlertidige konti og utestående fordringer, samt at det utarbeides plan for gjennomgang og vurdering av de enkelte konti og posteringer.
9.1.3.1 Komiteens merknader
Komiteen registrerer at Riksrevisjonen bemerker at Rikshospitalet ikke har prioritert arbeidet med avstemming og oppgjør av midlertidige konti.
Komiteen har merket seg at Riksrevisjonen forutsetter at det også her iverksettes tiltak som sikrer nødvendig oppfølging av midlertidige konti og utestående fordringer.
9.1.4 Kjøp av konsulenttjenester
Rikshospitalets regnskap for 1995 viser at det er utbetalt nærmere 23 mill. kroner til kjøp av konsulenttjenester og faglig assistanse.
I brev til Rikshospitalet av 8. mai 1996 ba Riksrevisjonen om å få oversendt samtlige kontrakter/avtaler mellom Rikshospitalet og de syv mest brukte konsulentfirmaene som gjaldt nærmere 70 % av de regnskapsførte utbetalingene. Rikshospitalet oversendte kopi av ni kontrakter hvor kostnadsrammene utgjorde til sammen omkring 30 % av utbetalingene til de nevnte firmaene.
Forholdet ble tatt opp med Rikshospitalet og Sosial- og helsedepartementet i brev av 21. juni 1996. Det ble videre bedt om redegjørelse for bl.a. føring av anbudsprotokoll og om det var utarbeidet strategi og retningslinjer for kjøp av konsulenttjenester.
Rikshospitalet har i brev av 10. juli 1996 bl.a. opplyst at de tilsendte kontraktene var hentet fra Rikshospitalets kontraktsregister og sentrale administrative arkiv. I tillegg var mange kontrakter arkivert utenfor de arkiv som rutinen tilsier. Rikshospitalet vil både vurdere og innskjerpe sine rutiner på dette området.
Rikshospitalet opplyste at det ofte er tilkommet tilleggsavtaler med konsulentene som følge av utviklingen av det opprinnelige oppdrag, og at disse ikke har inngått direkte i kontraktsbeløpet, samt at tilleggsavtalene har ikke vært lagt ved det materiale som ble oversendt Riksrevisjonen.
Uoverensstemmelsen som fremkommer på dette punktet kan tilbakeføres til den type kontrakter som er benyttet av Rikshospitalet. Dette er ifølge Rikshospitalet i stor grad kontrakter med fastpris, evt med opsjoner på eventuelle tilleggsarbeider, kontrakter med antatt ramme samt kontrakter uten noen ramme.
Sosial- og helsedepartementet uttaler videre:
|
« Rent formelt kan det etter vårt syn ikke betegnes som en overskridelse av kontraktsrammen dersom en opererer med antatt ramme, eller har kontrakter uten noen definert ramme. Vi vil imidlertid anse det som en uheldig kontraktsstruktur, som kan stride mot den styringsstruktur som bør ligge til grunn for kontrakter ved kjøp av konsulenttjenester. Departementet har merket seg at Rikshospitalet vil innskjerpe sine rutiner mht arkivering av kontrakter. » |
Rikshospitalet fører ingen samlet anbudsprotokoll for kjøp av konsulenttjenester, og hvordan anbud er innhentet følger dokumentasjonen av forprosjekter eller hovedprosjekter.
Departementet uttaler at de har merket seg at Rikshospitalet vil vurdere sine egne rutiner mht valg av innkjøpsmetode og føring av anbudsprotokoll, og at rutinene om nødvendig vil bli bedre tilpasset regelverket.
Vedrørende spørsmålet om strategi og retningslinjer for kjøp av konsulenttjenester har Sosial- og helsedepartementet svart:
|
« Rikshospitalet er en meget stor og kompleks organisasjon, og det vil ikke være lett, og kanskje heller ikke hensiktsmessig, å utforme en samlet strategi for hele denne virksomheten. Vi kan heller ikke se at det foreligger formelle krav på dette området, sjøl om vi ideelt sett ser fordeler ved at det utarbeides slike strategier, ihvertfall på viktige delområder (som f.eks IT). » |
Riksrevisjonen har i brev av 18. juli 1996 anmodet Rikshospitalet om kopi av de resterende kontraktene samt endrings- og tilleggsavtalene med de aktuelle firmaer.
Riksrevisjonen vil bemerke at det iflg. Forskrifter for kjøp av varer og tjenester til staten skal føres anbudsprotokoll med begrunnelse for valg av innkjøpsmetode og leverandør samt at det anses som god forvaltningsskikk at virksomheter som ofte benytter eksterne konsulenter utarbeider strategi for bruk av konsulenttjenester. I tillegg bør det utarbeides retningslinjer for planlegging av konsulentoppdrag, oppfølging av aktuelt regelverk, prisfastsettelse og økonomiske rammer.
9.1.4.1 Komiteens merknader
Komiteen har merket seg at Rikshospitalet har brukt 23 mill. kroner til konsulenttjenester for 1995.
Komiteen registrerer at Riksrevisjonen på forespørsel ikke har fått oversendt alt materiale som det ble bedt om. Årsaken til dette sies å være at de tilsendte kontraktene var hentet fra Rikshospitalets kontraktsregister, men at mange kontrakter var arkivert utenfor de arkiv som rutinen tilsier. Etter komiteens syn er dette ikke tilfredsstillende, og viser til at Rikshospitalet har opplyst at det ofte er tilkommet tilleggsavtaler med konsulentene (som følge av utviklingen av det opprinnelige oppdrag).
Komiteen slutter seg til Riksrevisjonen som bemerker at det skal føres anbudsprotokoll med begrunnelse for valg av innkjøpsmetode og leverandør.
Komiteen er videre enig med Riksrevisjonen som uttaler at det bør utarbeides retningslinjer for planlegging av konsulentoppdrag, oppfølging av aktuelt regelverk, prisfastsettelse og økonomiske rammer.
9.1.5 Økonomiforvaltningen generelt ved Rikshospitalet
I brev av 24. juni 1996 ba Riksrevisjonen også om departementets vurdering av økonomiforvaltningen generelt ved Rikshospitalet.
Sosial- og helsedepartementet uttalte at økonomiforvaltningen må forbedres og ba Rikshospitalet innen 12. august d.å. legge frem en plan for generelle tiltak for forbedring av økonomiforvaltningen. Følgende ble uttalt av Rikshospitalets styre:
|
« Rikshospitalet har de senere årene gjort en betydelig innsats for å styrke økonomiforvaltningen. ... Parallelt med at Rikshospitalets administrasjon har arbeidet med å forbedre de eksisterende systemer, har det foregått planlegging og realisering av nye systemer. Dette arbeidet bygger på omfattende strategiske vurderinger, og det er utarbeidet flere rapporter om vår IT-strategi: |
| - |
Teknisk infrastruktur 17. juni 1992 |
| - |
Informasjonsmessig infrastruktur januar 1993 |
| - |
Prosjektdirektiver for (januar 1993) |
| - |
Økonomistyring og system |
| - |
Innkjøp og lagerstyring |
| - |
Lønns- og personalsystem |
| - |
Pasientadministrativt grunnsystem |
| - |
Rekvisisjons- og svarsystem |
| - |
Overordnet IT-plan og budsjett 16. mars 1994. |
|
Med utgangspunkt i disse arbeidene har Rikshospitalet fått innført moderne teknologiske løsninger for de ovennevnte systemer. Løsningene har krevd en omfattende gjennomgang av alle systemer og rutiner. Gjennomføringen har i hovedsak gått i henhold til tidsplan og økonomiske rammer, men har vært et betydelig løft for organisasjonen. Det gjenstår fortsatt en del utviklingsarbeider. Innkjøringsfasen har derfor blitt noe lenger enn antatt. Når det gjelder det nye lønns- og personalsystemet, er leverandøren (Statens datasentral) forsinket. Det største problemet i Rikshospitalets økonomiforvaltning pr. idag er laboratoriesystemene, som har for dårlige avregnings-løsninger. I 1997 vil de fleste store laboratoriesystemene få nye datasystemer som vil gi helt andre kontroll- og faktureringsmuligheter. |
|
Rikshospitalet har i de siste årene lagt grunnlaget for et godt økonomisystem som kan møte de krav som stilles til ressursstyringssystemer og samtidig gi ledelsen et vesentlig bedre kontrollverktøy. Full nytte av systemene vil vi først få i 1997. |
|
Styret er av den oppfatning at Rikshospitalets økonomiske rutiner og økonomiforvaltning har vært under kontinuerlig forbedring de senere år, og er tilfreds med det arbeidet som er gjort. Dette arbeidet videreføres, bl.a. med nye IT-systemer som bidrar til å sikre rask og korrekt rapportering som grunnlag for nødvendige beslutninger. » |
Departementet konkluderer med at Styrets tiltaksplan med forbedring av rutiner samt innføring av nye IT-systemer vil bedre økonomiforvaltningen inkludert restansesituasjonen på Rikshospitalet. Det forutsettes at innføring av nye IT-systemer vil få full effekt i 1997. Departementet vil følge restansesituasjonen og økonomiforvaltningen nøye fremover slik at Rikshospitalet følger opp de tiltak som er angitt.
Riksrevisjonen bemerker at de uavklarte forhold, svakheter og mangler som er omtalt i antegnelsen er betydelige. Det knytter seg usikkerhet til påliteligheten av Rikshospitalets regnskap. Før ovennevnte svakheter og mangler er avklart vil Riksrevisjonen ikke kunne ta stilling til regnskapet for 1995.
Sosial- og helsedepartementet viser i sitt svar på antegnelsen bl.a. til departementets brev av 11. juli og 20. august d.å. samt departementets konklusjon i brev av 20. august. Departementet har følgende tilleggsmerknader:
|
« Ad Gjestepasientoppgjør fylkeskommunerSHD har bedt Styret for Rikshospitalet om å påse at system for oversikt over innsigelser fra fylkeskommunene er i drift innen uke 43 d.å. At innsigelsene må grupperes ut fra hovedårsaksforhold. Videre at styret rapporterer situasjonen månedlig til SHD når systemet er i drift, samt at innkrevingsrutinene overfor fylkeskommunene prioriteres. |
|
Departementet vil følge opp at dette blir gjort og videre tiltak vil bli vurdert. |
|
Andre inntektsarterDet vil bli satt i verk tiltak for opprydding i forbindelse med restansene. |
|
Det vil videre bli fulgt opp utfaktureringsrutiner, oppfølging og avskrivingsrutiner bedres. |
|
Ad Midlertidige kontiRikshospitalet har under utarbeidelse en plan for løpende gjennomgang, analyse og vurdering der opprydding i forhold til gamle poster inngår. Rikshospitalet har opplyst at fordring på 20,5 mill kr. relatert til Medinnova nå er innbetalt. |
|
Ad Kjøp av konsulenttjenesterRikshospitalet opplyser at interne rutiner for anskaffelse av konsulenttjenester er innskjerpet. Interne retningslinjer for bruk av konsulenttjenester vil bli vurdert. |
|
Ad Økonomiforvaltningen generelt ved RikshospitaletDepartementet vil påse at ovenstående punkter blir fulgt opp slik at forholdene blir brakt i orden så snart som mulig. » |
Riksrevisjonen kan ikke godkjenne Rikshospitalets regnskap for 1995 og forutsetter at departementet iverksetter nødvendige tiltak slik at påpekte feil og mangler blir brakt i orden. Riksrevisjonen foreslår: « Til observasjon ».
9.1.5.1 Komiteens merknader
Komiteen har merket seg at Riksrevisjonen har bedt om Sosial- og helsedepartementets vurdering av økonomiforvaltningen ved Rikshospitalet og at departementet sier at økonomiforvaltningen må forbedres og at det må legges frem en plan om generelle tiltak for forbedring. Komiteen registrerer svaret slik det er gjengitt i Dok.nr.1 (1996-1997).
Komiteen vil bemerke at det fortsatt gjenstår en del utviklingsarbeid og at lønns- og personalsystemet er noe forsinket på grunn av leverandøren (Statens datasentral). Videre har komiteen merket seg at det er laboratoriesystemene som har for dårlige avregningsløsninger.
Komiteen registrerer at departementet konkluderer med at de tiltak Rikshospitalet skisserer vil bedre økonomiforvaltningen inkludert restansesituasjonen på Rikshospitalet.
Komiteen mener det er alvorlig når Riksrevisjonen bemerker at uavklarte forhold, svakheter og mangler er så betydelige at Riksrevisjonen ikke kan godkjenne regnskapet for 1995.
Komiteen ba i brev 12. mars 1997 Sosial- og helsedepartementet redegjøre nærmere for status i de tiltak som er iverksatt på området, jf departementets brev til Riksrevisjonen av 11. juli og 20. august 1996, med departementets konklusjon i brev av 20. august, samt departementets svar på antegnelsen. Komiteen registrerer departementets arbeid for å avklare og rydde opp i de forhold som her er omtalt.
Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon: « Til observasjon ».
9.2 Mangelfull avstemming av anvisningsprotokoller
9.2.1 Mangelfull avstemming av anvisningsprotokoll i Sosial- og helsedepartementet
Riksrevisjonen har ved flere anledninger påpekt Sosial- og helsedepartementets manglende avstemming av anvisningsprotokollen mot bevilgningsregnskapet og ble omtalt i antegnelsene til statsregnskapet både for 1993 jf. Dok.nr.1 (1994-1995), Innst.S.nr.98 (1994-1995) og Stortingets behandling 21. mars 1995 samt Dok.nr.3:01 (1995-1996), Innst.S.nr.79 (1995-1996) og Stortingets behandling 14. desember 1995, og for 1994 Dok.nr.1 (1995-1996), Innst.S.nr.108 (1995-1996) og Stortingets behandling 30. januar 1996.
Revisjon av regnskapet for 1995 avdekket på nytt mangelfull avstemming av anvisningsprotokollen i departementet og Riksrevisjonen ba i brev av 31. mai 1996 om oversikt over anviste utbetalinger i departementets anvisningsprotokoll sammenholdt med hovedbok fra Statens forvaltningstjeneste og Finansdepartementets direkte posteringer i bevilgningsregnskapet. I svarbrevet har departementet bl.a. uttalt:
|
« Helsetilsynet og departementet arbeider med innføring av nytt økonomisystem, bl a ut fra de krav som vil bli stillet i funksjonelle krav til nytt økonomireglement i staten. Det vil bl.a. gi bedre muligheter til å foreta nødvendige kontroller med hensyn til avstemming. » |
Ved kontroll av det mottatte materialet fant Riksrevisjonen flere avvik, både i forhold til bevilgningsregnskapet og i forhold til departementets egen an-visningsprotokoll, noe som ble tatt opp i møte med Sosial- og helsedepartementet den 11. juli 1996 og i brev av 15. juli 1996 hvor de enkelte avvik bl.a. ble spesifisert og bedt forklart.
Til tross for at Sosial- og helsedepartementet nå har lagt frem avstemt anvisningsprotokoll for 1995, vil Riksrevisjonen bemerke at Sosial- og helsedepartementet ikke har foretatt avstemming av anvisningsprotokollen innen fastsatte frister. Etter Riksrevisjonens oppfatning kan det stilles spørsmål ved Sosial- og helsedepartementets forklaringer til statsregnskapet når det grunnlagsmaterialet som forklaringene bygger på ikke er avstemt mot departementets anvisningsprotokoll.
9.2.2 Mangelfull avstemming av anvisningsprotokoller i Statens helsetilsyn
Ved revisjon av regnskapet for 1995 har Riksrevisjonen avdekket mangelfull avstemming av anvisningsprotokollene. Riksrevisjonen ba i brev av 31. mai 1996 om oversikt over anviste utbetalinger i henhold til Helsetilsynets anvisningsprotokoller sammenholdt med hovedbok fra Statens forvaltningstjeneste og Finansdepartementets direkte posteringer i bevilgningsregnskapet. Riksrevisjonen har pr. 19. august 1996 ikke mottatt avstemmingsmateriale for et stort antall kapitler og poster, som til sammen utgjør hovedtyngden av de midler Statens helsetilsyn har disponert i 1995. Statens helsetilsyn har i brev av 28. juni 1996 opplyst at forklaringer til differanser for øvrige kapitler ikke er ferdige og vil bli ettersendt fortløpende. I brevet uttaler Statens helsetilsyn bl.a.:
|
« Helsetilsynet erkjenner at den etterspurte dokumentasjon skulle ha vært utarbeidet løpende gjennom regnskapsåret, og beklager at denne først foreligger etter Riksrevisjonens frist. Helsetilsynet vil presisere at det har vært foretatt avstemming, men avvik har ikke vært fulgt opp og korrigert tilstrekkelig systematisk. De etterspurte avstemminger vil bli foretatt for 1996. |
I brev av 6. august 1996 forklarer Statens helsetilsyn at de fleste periodiske avvikene mellom hovedbok fra Statens forvaltningstjeneste og Helsetilsynets anvisningsprotokoller skyldes at månedsregnskapene avslutter til forskjellig tid. Sosial- og helsedepartementet har ikke hatt bemerkninger til Helsetilsynets brev.
Resultatet av Helsetilsynets endelige avstemmingsarbeid må foreligge før Riksrevisjonen kan ta stilling til regnskapet for 1995. Også for de kapitler som disponeres av Statens helsetilsyn kan det stilles spørsmål ved Sosial- og helsedepartementets forklaringer til statsregnskapet når det grunnlagsmaterialet som forklaringene bygger på ikke er avstemt mot Helsetilsynets anvisningsprotokoller.
Sosial- og helsedepartementet har på antegnelsen bl.a. svart i forbindelse med mangelfull avstemming av anvisningsmyndighet i Sosial- og helsedepartementet at departementet vil innarbeide nødvendige rutiner slik at regnskapet for 1996 blir avstemt i tråd med gjeldende regelverk. Videre vil departementet påse at det i forbindelse med mangelfull avstemming av anvisningsmyndighet i Statens helsetilsyn at Helsetilsynet vil sluttføre avstemming av fjorårets regnskap medio oktober, samt at nødvendige rutiner vil bli innarbeidet slik at regnskapet for 1996 blir avstemt i tråd med gjeldende regelverk.
Riksrevisjonen kan ikke ta stilling til Helsetilsynets regnskap for 1995 før resultatet av avstemmingsarbeidet foreligger.
Riksrevisjonen forutsetter at dokumentasjon for avstemming av regnskapet for fremtiden foreligger innen 15. mars etter regnskapsårets slutt. Riksrevisjonen foreslår: « Til observasjon ».
9.2.3 Komiteens merknader
Komiteen viser til Innst.S.nr.98 (1994-1995) der komiteen uttaler:
|
« Komiteen har merket seg at til tross for Riksrevisjonens tidligere påpeking om mangelfull føring av anvisningsprotokoller, er dette ennå ikke avstemt mot bevilgningsreglementet. |
|
Komiteen er enig med Riksrevisjonen om behovet for periodiske avstemminger, og forventer at departementet retter opp slike elementære rutiner. » |
Komiteen viser til at også den gang foreslo Riksrevisjonen antegnelsen « Til observasjon » og komiteen sluttet seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon.
Komiteen vil peke på at Riksrevisjonen også senere flere ganger har påpekt Sosial- og helsedepartementets manglende avstemming av anvisningsprotokollen mot bevilgningsregnskapet. Komiteen har merket seg at til tross for at Sosial- og helsedepartementet nå har lagt fram avstemt anvisningsprotokoll for 1995, bemerker Riksrevisjonen at Sosial- og helsedepartementet ikke har foretatt avstemming av anvisningsprotokollen innen fastsatte frister. Riksrevisjonen stiller også spørsmål ved departementets forklaringer til statsregnskapet når det grunnlagsmaterialet som forklaringene bygger på ikke er avstemt mot departements anvisningsprotokoll.
Komiteen mener at manglende avstemming av anvisningsprotokollen mot bevilgningsregnskapet i Sosial- og helsedepartementet og mangelfull avstemming av anvisningsmyndighet i Statens helsetilsyn er alvorlig. Saken blir alvorlig når manglene ikke rettes opp til tross for gjentakende anmerkninger fra Riksrevisjonen. Komiteen viser til Riksrevisjonens forutsetning om at dokumentasjon for avstemming av regnskapet for framtiden foreligger innen 15. mars etter regnskapsårets slutt. Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon: « Til observasj