Åpnet sak om saksbehandling i utlendingssak

Jeg viser til brev fra Stortingets kontroll- og konstitusjonskomité av 10.12.2002, hvor det opplyses om at Kontroll- og konstitusjonskomiteen har åpnet sak vedrørende utlendingsforvaltningens og andre myndigheters saksbehandling i en konkret utlendingssak. Jeg har blitt bedt om å svare på 8 spørsmål.

1) "Hvilke kategorier for informasjon/typer av opplysninger finnes i FREMKON-registeret?"

Fremkon-registeret er et personregister til bruk for utlendingsmyndighetenes behandling av saker etter utlendingsloven og statsborgerloven. I registeret kan det registreres slik informasjon som følger av vedlagte konsesjon fra Datatilsynet, se konsesjonens punkt 3.1. I tillegg til den informasjonen som fremgår av konsesjonen, vil Fremkon-registeret kunne inneholde informasjon om en person er innmeldt i Schengen Information System (SIS).

2) "Hvem har anledning til å skrive inn opplysninger i FREMKON-registeret?"

For å ha tilgang til Fremkon-registeret kreves autorisasjon. Autorisasjonen spesifiseres i forhold til hva slags rådighet den enkelte skal ha, for eksempel rådighet til å lese, skrive, endre, slette m.v.

De aller fleste saksbehandlere i Utlendingsdirektoratet, Utlendingsnemnda og politiet har tilgang til å skrive inn opplysninger i Fremkon-registeret. I tillegg har de som arbeider med registrering, for eksempel forværelse og arkivet i de samme etatene slik tilgang. Enkelte ansatte i Kommunal- og regionaldepartementet har også tilgang til å registrere opplysninger i registeret, siden departementet behandler klagesaker etter statsborgerloven.

Tilgangen til å endre og slette opplysninger er begrenset til en mindre gruppe personer i de samme etater.

All registrering og endring av Fremkon loggføres slik at det er mulig å finne frem til hvilken pålogget identitet som har gjort endringen.

3) "Dersom mistanke om kriminelle forhold foreligger, men ingen anmeldelse, vil disse kunne føres inn i FREMKON-registeret?"

Fremkon-registeret er et forvaltningsregister. Registrering av straffbare forhold skal ikke forekomme, verken ved henvisning til en anmeldelse, straffedom, beskrivelse av straffbart forhold eller ved bruk av merknader som "straffet" eller lignende. Dersom en utlending er ut- eller bortvist på grunn av straffbare forhold er det imidlertid indirekte mulig å lese at et straffbart forhold har funnet sted.

Det kan av hensyn til saksbehandlingen være påkrevd at saksbehandler gjøres oppmerksom på at det ligger dokumenter i saken som omhandler straffbare forhold, for eksempel en dom eller en anmeldelse. Dette skal gjøres ved at det under feltet "OBS-opplysninger" krysses av i boks for "Dokument 0". Dersom opplysninger om straffbare forhold skal oversendes en annen instans, registreres dette som en vanlig oversendelse (korrespondanse ut), men med merknad "0-dokumenter", jf. vedlagte rundskriv UDI 93-40 JURA.

Utlendingsdirektoratet har merket seg at det forekommer at opplysninger om straffbare forhold har blitt registrert i merknadsfeltene. Slike merknader skal øyeblikkelig slettes av den som oppdager det.

4) "Dersom anmeldelse foreligger, vil denne kunne føres inn i FREMKON-registeret? Hvordan er rutinene for dette?"

Se svaret under spørsmål 3.

5) "Dersom rettskraftig dom foreligger, vil denne kunne føres i FREMKON-registeret? Hvordan er rutinene for dette?

Se svaret under spørsmål 3.

6) "Komiteen ber om å få oversendt en kopi av utleveringsbegjæringen Norges ambassade i Jordan mottok 29.09.02."

Jeg har forelagt dette spørsmålet for Justisdepartementet. Justisdepartementet svarer følgende i vedlagte brev av 17.12.2002:

"Kontroll- og konstitusjonskomiteen bes gjort oppmerksom på at jordanske myndigheter har bedt om at begjæringen behandles strengt fortrolig. Av hensyn til Norges deltagelse i internasjonalt samarbeid innenfor strafferett og terrorbekjempelse er det viktig at informasjon som mottas fra andre land i denne type saker behandles i samsvar med de uttalte forutsetningene fra vedkommende land. Saken er derfor gradert strengt fortrolig og håndtert i samsvar med denne graderingen. For øvrig har norske myndigheter tatt hensyn til ønsket om ikke å skade håndteringen av den iverksatte utleveringsprosedyre i Nederland, idet Nederland selv ikke har gitt innsyn i dokumentene i saken.

På denne bakgrunn bes Kontroll- og konstitusjonskomiteen vurdere om de fastholder anmodningen om å få utleveringsbegjæringen oversendt."

7) "I statsrådens brev til komiteen datert 17. oktober 2002 heter det at "Dersom en person som innehar asylstatus foretar reiser til hjemlandet, kan det danne grunnlag for tilbakekall av asylstatus." Komiteen ber om at departementet gjør rede for hvilke rutiner som i dag finnes for å kontrollere/holde oversikt over om personer som innehar asylstatus foretar reiser til hjemlandet, og om det finnes rutiner for oppfølging av denne typen opplysninger."

Personer som har fått asylstatus i Norges gis som hovedregel også reisebevis dersom de har søkt om det. Reisebeviset gir vanligvis utlendingen anledning til å reise til alle land utenfor Norge, med unntak av hjemlandet, eventuelt andre spesielt unntatte land. I forbindelse med fornyelse av flyktningens oppholds- og arbeidstillatelse forutsettes at vilkårene for tillatelsen fortsatt er oppfylt. Dette gjelder også ved fornyelse av reisebeviset. Utlendingsmyndighetene gjennomgår opplysningene i reisebeviset om flyktningens reisevirksomhet. Dersom det gjennom stempler i reisebeviset eller på annen måte fremkommer at flyktningen har oppholdt seg i hjemlandet, vil Utlendingsdirektoratet rutinemessig vurdere om asylstatus skal tilbakekalles.

Det er ikke alltid mulig for utlendingsmyndighetene å bringe på det rene hvorvidt en utlending har vært i hjemlandet eller ikke. Utlendingsmyndighetene er derfor avhengig av at det fremlegges opplysninger fra grensemyndighetene eller andre som bekrefter at flyktningen har vært i hjemlandet. Av særlig betydning i denne forbindelse vil være politiets tilførselsveier til Norge. Her vil mulighetene for å ta beslag i reisedokumenter kunne medvirke til at reisevirksomhet til hjemlandet blir avslørt.

Dersom utlendingsmyndighetene mottar opplysninger om at personer som har asylstatus i Norge har reist til sitt hjemland, vil slike opplysninger alltid bli nøye vurdert. Av sentral betydning for mulig oppfølging er på hvilken måte opplysningene kan dokumenteres. Dersom opplysningene anses holdbare vil dette rutinemessig medføre at flyktningen blir varslet om at innvilget asyl vurderes kalt tilbake, eventuelt at dette følges opp med nødvendige forvaltningsvedtak.

8) "Komiteen ber videre om at departementet gjør rede for hvordan denne regelen skal forstås?"

En asylstatus kan tilbakekalles i henhold til utlendingsloven § 18 annet ledd når "flyktningen ikke lenger går inn under flyktningedefinisjonen, jfr § 16, eller det for øvrig følger av alminnelige forvaltningsrettslige regler."

Departementet mener at vurderingen av om en asylstatus skal tilbakekalles på grunn av at utlendingen har reist til hjemlandet, må bero på en konkret vurdering. I enkelte saker vil reisen være en indikasjon på at utlendingen ikke lenger har noe å frykte i det landet det er søkt beskyttelse fra. I andre tilfeller vil en reise til hjemlandet ikke innebære tilsvarende indikasjon. Dette kan for eksempel være tilfeller dersom en utlending reiser til hjemlandet for å besøke et sykt familiemedlem, og selv velger å ta den risikoen dette innebærer. Som regel vil det da foreligge en søknad for utlendingsmyndighetene hvor det bes om at slik reise tillates uten at dette får betydning for asylstatusen. I forbindelse med arbeidet med tilbakevending av flyktninger, kan det også tenkes at en utlending gis anledning til å reise til hjemlandet uten å miste asylstatusen.

Jeg håper min informasjon har gitt svar på komiteens spørsmål.

Undervedlegg 1

Undervedlegg 1: Datatilsynets konsesjon for FREMKON, datert 6. februar 1996

I medhold av Lov om personregistre mm av 09.06.78 nr 48 (pregl) § 9, jf Kgl res av 21.12.79 pkt 1 gis Utlendingsdirektoratet samtykke (konsesjon) til å føre personregister.

Dersom virksomheten eller føringen av registeret opphører, skal Datatilsynet gis melding om dette, se konsesjonens pkt 4.4 og pkt 7.

Datatilsynet kan uten hinder av taushetsplikt kontrollere at konsesjonsvilkårene oppfylles, jf pregl § 5. For å kunne gjennomføre kontrollen, kan Datatilsynet kreve å få adgang til de steder der opplysningene er lagret, og utstyr finnes.

Konsesjonen gjelder for: FREMKON

Datatilsynet har fastsatt følgende vilkår for samtykket. Vilkårene skal gjøres kjent for personell som behandler personopplysninger for registereier, og ellers være tilgjengelig for den som ber om det.

1. Registeransvarlig (personregisterloven § 11 siste ledd)

Ansvarlig for registeret er Utlendingsdirektoratet v/sjefen for Fremmedkontrollen.

Registeransvarlig plikter å sørge for at bestemmelsene i personregisterloven med forskrifter og denne konsesjon blir fulgt.

2. Registerets omfang/registreringsmedium

Registeret omfatter alle utlendinger som oppholder seg i Norge. Registeret kan føres ved hjelp av edb.

For Utlendingsdirektoratets manuelle fremmedregister, gjelder konsesjon av 06.03.83. (Datatilsynets ref. 81/1896-19).

3. Regler etter personregisterloven § 11 første ledd

3.1 Registerets innhold:

Registeret kan bare inneholde følgende typer opplysninger:

• – FREMKON-nummer

• – Navn

• – Fødselsdata

• • – fødselsdato

  • – personnummer

  • – kjønn

• – Fødested

• – Statsborgerskap

• – Tidligere statsborgerskap

• – Adresse i Norge

• – Tidspunkt for flytting til siste adresse i Norge

• – Adresse i hjemland

• – Tidspunkt for flytting til siste adresse i hjemland

• – Yrke

• – Nåværende og tidligere stillinger

• – Arbeidsforholdets varighet

• – Hvilket arbeid det søkes om

• – Gruppemedlem j/n

• – Arbeidsgivers navn, adresse og telefonnummer

• – Telefonnummer til søkers bosted

• – Ankomst Norge

• – Tidspunkt for ankomst Norge

• – Land, utenom hjemland, hvor søker har oppholdt seg i lengre enn 6 mndr

• – Oppholdstillatelse

• – Bosettingstillatelse

• – Asyl

• – Statsborgerrett

• – Arbeidstillatelse

• – Tidligere arbeidstillatelse

• – Returvisum

• – Tidligere opphold i Norge

• – Reisedokument/pass

• – Tidligere reisedokument

• – Gyldig visum ja/nei

• – Gift j/n

• – Gift hvor/når

• – Ektefelles navn, adresse, nasjonalitet og fødsels­dato

• – Samboer

• – Skilt/separert

• – Enke (-mann), j /n

• – Barns navn, fødselsdato, kjønn, nasjonalitet, adresse og søsken

• – Personrelasjonen "A"

• – Bortvisning/-dato

• – Opplysninger om reiserute for personer som bortvises

• – Utvisning/-dato

• – Språk

• – Vilkår for oppholdet

• – Merknader om person som utgår

• – Er passfotografiet innhentet og lagt ved saken?

• – Er fingeravtrykk innhentet og lagt ved saken?

• – Dato for innhenting av fingeravtrykk

• – Identitet bekreftet eller ikke

• – UNHCR-nummer

• – Merknadsfelt (her skal ikke registreres opplysninger av sensitiv karakter som nevnt i personregisterloven § 6, 2.ledd)

• – "dokument 0"-indikator

Utvisningsrester

• – Navn

• – Nasjonalitet

• – Fødselsdato

• – Kjønn

• – Hvilket land utvisningen er besluttet i

• – Dato for utvisningsbeslutningen

• – Beslutningens gyldighetstid

Saksopplysninger/hendelsesregister

• – Saksgang liste

• – Sakshistorikk

• – Ekspedisjon

• – Korrespondanse inn/ut

• – Dokument utlån/tilbakelevering

• – Klage

• – Arkivering

• – Tildel saksbehandler

• – Vedtak

• – Effektuer vedtak

Særlige opplysninger om asylsøkere/asylsak

• – gruppemedlemskap

• – medlemsperiode

• – formål/type

• – forsvunnet/rømt før vedtak

• – status

• – enslig mindreårig ja/nei

• – foreløpig avhør tatt (dato)

• – asylavhør tatt (dato)

• – hvilket politikammer har foretatt avhøret (instans­kode)

• – tilleggsavhør tatt (dato)

• – fingeravtrykk tatt (dato)

• – ikke effektuert - årsak (kode)

• – ikke effektuert negativt asylvedtak innen 14 dager

• – unndratt effektuering av negativt vedtak - domstolsbehandling

• – utreisefrist (dato)

• – tidligere advokat i saken (kode)

• – merknadsfelt (her skal det ikke registreres opplysninger av sensitiv karakter som nevnt i person­registerloven § 6, 2.ledd.

Fødselsnummer skal ikke benyttes utenpå postsendinger.

3.2 Hva registeret kan brukes til/formålet med registreringen

Registeret kan bare brukes til å løse de oppgaver fremmedkontrollen er pålagt mht utlendingers opphold i riket, iht gjeldende fremmed- og statsborgerlovgivning.

Dersom registeret skal brukes utover dette, må den registeransvarlige innhente ny tillatelse fra Datatilsynet.

Om andres bruk av personopplysninger fra registeret, se konsesjonens pkt 4.3.

4. Vilkår etter personregisterloven § 11 annet ledd

4.1 Innsamling/kontroll

Opplysningene i registeret kan bare innhentes fra

• – den registrerte selv

• – innenlandske politimyndigheter

• – politimyndigheter i annet nordisk land

Ellers kan relevante opplysninger innhentes såfremt taushetsplikt ikke er til hinder for dette.

4.2 Samkjøring (kobling)

Registeret må ikke samkjøres (kobles) med andre personregistre enn det sentrale personregister, uten når dette har hjemmel i lov eller vedtak etter lov om personregistre.

4.3 Utlevering av opplysninger fra registeret

Utlevering av personopplysninger er ikke tillatt uten i følgende tilfeller:

• 1. Når den person opplysningen gjelder har gitt skriftlig samtykke.

• 2. Uten slikt samtykke kan utlevering bare skje til offentlige etater, og politi og utlendingsmyndighetene i de øvrige nordiske land, i den utstrekning dette ikke strider mot lovbestemt taushetsplikt, jf forskrift om utlendingers adgang til riket og deres opphold her § 186, siste ledd.

• 3. Utlevering til private kan bare skje i den utstrekning dette ikke strider mot lovbestemt taushetsplikt, og kan bare gjelde svar på forespørsler om hvor saken står.

• 4. I tillegg kan Datatilsynet, etter søknad fra UDI, fatte vedtak om utlevering, i den grad dette ikke strider mot lovbestemt taushetsplikt.

4.4 Sletting av opplysninger

Den registeransvarlige skal slette/anonymisere opplysninger som ikke lenger har betydning.

Alternativt kan opplysninger overføres til godkjent arkivinstitusjon som har rammekonsesjon fra Datatilsynet.

Dersom virksomheten eller føringen av registeret opphører, kan Datatilsynet kreve at opplysningene slettes eller makuleres.

Den registeransvarlige skal av eget tiltak rette, slette eller supplere opplysninger som er uriktige eller ufullstendige, dersom feilen eller mangelen har betydning for den registrerte, jf personregisterloven § 8.

4.5 Sikkerhet

Den registeransvarlige er ansvarlig for at det iverksettes tiltak for nødvendig sikring av konfidensialitet, datakvalitet og tilgjengelighet for personopplysninger og registre:

Ingen skal ha tilgang til personopplysninger uten å være autorisert til det. Autorisasjonen skal spesifisere hvilke typer rådighet (lese-, skrive-, endre-, slette- mv) vedkommende er gitt.

Autorisasjon kan bare gis til den som har godkjente tjenstlige eller andre saklige behov for det, og bare i den utstrekning det er nødvendig for å utøve pålagte oppgaver.

Det samme gjelder autorisert personale i fremmedavdelingene i politiet, KRIPOS og Justisdepartementet, som vil ha direkte adgang til systemet via terminal.

Eksterne bedrifter som skal drive service eller vedlikehold på maskin- eller programvare, skal ha konsesjon fra Datatilsynet som databehandlingsforetak, jf personregisterloven § 22.

4.5.1 Konfidensialitetssikring

Det skal gjennomføres tilgangskontroll overfor brukere av registeret. Tilgangskontrollen skal avvise forsøk på tilgang fra uautoriserte brukere og begrense tilgangen for autoriserte brukere.

Det skal gjennomføres tiltak som sikrer at opplysninger ikke tilfeldig kommer på avveie.

Enhver tilgang eller forsøk på tilgang til registeret, samt alle endringene skal logges. Det skal fremgå av loggen hva som er endret, hvem som foretok endringen og når den ble foretatt.

Dersom registeret ikke skal føres i et isolert system må kravene i "Sikkerhetsregulering av delte edb-system" oppfylles. Se vedlegg.

4.5.2 Datakvalitetssikring

Det skal etableres rutiner for kontroll av opplysninger og relasjoner mellom opplysninger, som skal sikre at data er korrekte, komplette og aktuelle i forhold til det de representerer.

Rutinene skal ikke kunne endres eller settes ut av funksjon uten etter særskilt autorisasjon.

4.5.3 Tilgjengelighetssikring

Det skal gjennomføres tiltak som sikrer at registre og opplysninger er tilgjengelige når det er behov for dem.

Kopier av opplysninger og annet nødvendig materiale skal sikres med tanke på rekonstruksjon av registeret etter tap.

Opplysninger og registre skal være sikret slik at de heller ikke midlertidig faller bort.

4.5.4 Tiltak ved påviste sikringsbrudd

Dersom det skjer et påvist datainnbrudd i anlegget som inneholder eller som kommuniserer med datama­skinen som inneholder personregisteret, skal Datatilsynet umiddelbart underrettes. Datatilsynet skal ha en teknisk rapport vedrørende innbruddet, og hvilke personregistre som er eller kan være berørt.

5. Innsynsretten etter personregisterloven § 7

Innsynsrett etter personregisterloven § 7 gjelder for dette registeret.

Rett til innsyn etter personregisterloven § 7 første og annet ledd gjelder bare den opplysningene direkte angår. Svar på slik henvendelse skal gis snarest mulig og senest innen 1 måned. Den registeransvarlige må påse at det ikke gis opplysninger om andre enn den som henvender seg.

Gjennom sitt opphold/arbeidstillatelse skal den registrerte gjøres kjent med at han/hun blir registrert i et fremmedregister på edb, og om retten til innsyn i registeret.

Informasjonen om den registrertes rett til å kreve innsyn i registeret skal om nødvendig gjøres kjent på den registrertes morsmål.

6. Straff

Brudd på lov om personregistre av 09.06.78 nr 48 og forskrifter gitt i medhold av dette og betingelser satt i denne konsesjon straffes med bøter eller fengsel i inntil 1 år eller begge deler, jf personregisterloven § 38.

7. Forbehold om endringer i konsesjons­vilkårene

Dersom det skjer endringer i foretakets virksomhet som går ut over bestemmelsene i denne konsesjonen, må det søkes om ny konsesjon. Dersom foretakets virksomhet skal opphøre, må dette meldes til Datatilsynet. Det må også gis melding om adresseendringer.

Datatilsynet tar forbehold om å trekke konsesjonen tilbake, eller gi nye og endrede vilkår når dette finnes nødvendig ut fra personvernhensyn.

Undervedlegg 2

Undervedlegg 2: Rundskriv UDI 93-40 JURA til politimestrene,datert 5. oktober 1993

Begrensninger i registrering av data i FREMKON

Utlendingsdirektoratet har konsesjon fra Datatilsynet til å føre personregister (Fremkon). Fremkon skal bare nyttes til å løse oppgaver som utlendingskontrollen er pålagt mht. utlendingers opphold i riket iht. gjeldende utlendings- og statsborgerlovgivning. Fremkons innhold er begrenset til den typen opplysninger som fremgår av de enkelte feltene i registeret, Dette rundskrivet gir retningslinjer om enkelte konkrete problemstillinger i forbindelse med disse begrensningene.

1) Bruk av merknadsfelt

Merknadsfelt skal benyttes til utfyllende informasjon om feltene i det aktuelle bildet. Det kan f.eks. være behov for å legge inn informasjon om et avslag, fordi grunnlagskoden normalt ikke sier noe om årsaken til avslaget. Det er da naturlig å benytte stikkord eller elementer fra det skriftlige vedtaket. Merknadsfeltene må ikke benyttes til andre typer opplysninger enn det som fremgår av feltene i skjermbildet.

2) Straffesaker

Straffesaker skal ikke registreres i Fremkon. Det skal heller ikke legges inn opplysninger om straffesaker i merknadsfelt.

Eventuelle utlendingssaker som oppstår i forbindelse med straffesaker skal registreres. Det kan registreres bortvisnings- eller utvisningssak dersom forholdet er av en slik art at det er grunnlag for å vurdere en slik reaksjon. Dersom det er aktuelt å vurdere tilbaketrekking eller begrensning av tillatelse eller reisedokument, registreres dette med den aktuelle sakstypen og merknad "tilbaketrekking", "begrensning" el.l. Hvis det ikke blir aktuelt med slikt vedtak, registreres henleggelse (XRG 953) og arkivering. Dersom det fattes vedtak om bortvisning eller utvisning, vil grunnlagskoden fortelle at det gjelder en straffesak. Øvrige vedtak vil ikke gi informasjon om straffesaken.

Dersom utlendingen har en sak til behandling i en annen instans, og det er nødvendig å oversende opplysninger om straffesaken, registreres dette som en vanlig oversendelse (Korrespondanse ut), men med merknad "0-cokumenter".

Når dokumenter med informasjon om straffesak tilføres utlendingssaken, som f.eks i ovennevnte tilfelle, benyttes alltid feltet "Dokument W i OBS-bildet for å markere dette.

3) Bruk av XRG-sak

Sakskode XRG skal dekke tilfeller hvor det er fremlagt en henvendelse eller søknad som utlendingsmyndighetene må ta stilling til, men hvor ingen av de ordinære sakskodene passer. Søknad om gjenerverv av hjemlandets pass er et eksempel Hvis henvendelsen hører naturlig inn under en forutgående sak, foretas registreringen på denne saken.

Det kan også vare tilfeller hvor det er behov for å oversende dokumenter om utlendinger som ikke har egen sak, Garantierklæringer i forbindelse med innreise kan være et eksempel. Man må da registrere XRG-sak for å få registrert EKSP eller KORU. Vanligvis vil det imidlertid være en forutgående sak som det er naturlig å gjøre registreringen på.

Ved vurdering av tilbaketrekking av tillatelse registreres sak med kode for den aktuelle sakstype, ikke XRG-sak.

Alle XRG-saker skal avsluttes med et vedtak (kode XRG) og arkivering.

4) Når ureglementerte registreringer avdekkes

Dersom det oppdages at det er registrert opplysninger i Fremkon som ikke er i overensstemmelse med ovenstående retningslinjer, skal dette rettes opp eller slettes, ev. meldes til UDI/JURA slik at registreringen kan bli korrigert.