Vi viser til brev av 5. november 2002 med fem
spørsmål med utgangspunkt i ovennevnte sak.
Spørsmål
1
Det vises til arbeidet med å samle
virksomheten til statsarkivet i Trondheim i et modernisert bygg,
og komiteens merknader om alternativer som forutsettes vurdert,
jfr. Innst. S. nr. 46 (20012002). Hvor langt har departementet kommet
i disse vurderingene, og kan det antydes en tidsplan for det videre
arbeid ?
Svar
Komiteens merknad i Innst. S. nr. 46 (2001-2002)
om u-båtbunkeren Dora som mulig utbyggingsalternativ for
Statsarkivet i Trondheim tok departementet opp med Riksarkivaren
i brev av 5. januar 2001. Vi bad Riksarkivaren vurdere komitemerknaden,
herunder om den burde føre til endringer eller justeringer
i foreliggende utbyggingsplaner, eventuelt om det var andre forhold
som var relevante å trekke fram når det gjaldt komiteens
påpekning av de "unike muligheter for oppbevaring av sårbart
materiale som i dag finnes i Dora-bunkeren".
Riksarkivaren svarte 26. januar 2001 at det
viktigste var at Statsarkivet i Trondheim snarest mulig ble samlet
på ett sted, og at institusjonen fikk tilhold i en tidsmessig
og fremtidsrettet bygning. Det hadde etter Riksarkivarens vurdering
ikke skjedd noen endringer som tilsa at de foreliggende utbyggingsplaner
ble endret. Riksarkivaren uttalte videre bl.a.:
"Komiteen har i sin merknad fokusert på oppbevaring
av arkivmateriale. Et statsarkiv skal imidlertid også huse
en god del andre funksjoner, bl.a. kontorer for ansatte, lesesal
for publikum etc. For en institusjon av statsarkivets størrelse
er det verken ønskelig eller praktisk mulig å etablere
disse inne i bunkeren. En etablering på Dora forutsetter
derfor at det bygges en ny bygning for administrative formål
og publikumsformål utenfor selve bunkeren."
Når det gjaldt Doras egenskaper som
arkivmagasin, uttalte Riksarkivaren:
"Statsarkivet i Trondheim har [...] gode
erfaringer med [Dora-bunkeren som arkivmagasin],
men vil samtidig påpeke at lokalene slik de er nå,
for eksempel ikke tilfredsstiller arkivforskriftens krav til inneklima. Departementet
vil være kjent med at vi ved bygging av nye magasinbygg
har lagt vekt på alminnelig bygningssikkerhet, god brannsikkerhet
samt sikkerhet mot innbrudd og vannskader. Vi prioriterer også å skape gode
klimatiske forhold for arkivmaterialet Det spesielle ved Dora er
de muligheter den gir for fysisk sikring av arkivmateriale i forhold
til ytre trusler. For alle de andre aspektene kan det oppnås
tilfredsstillende forhold i Dora, men i den sammenheng er den på ingen måte
unik. Vi vil også påpeke at Dora-bunkeren er meget
stor og at en som leietaker der ikke har full kontroll med hva slags
virksomhet andre leietakere har i sine lokaler. Det kan ha negative
konsekvenser for den totale brannsikkerheten, (...)."
Riksarkivaren nevnte også ulike ulemper
ved Dora-alternativets beliggenhet, og konkluderte med å fastholde
utbyggingsalternativet i Høgskoleveien.
Etter dette trakk departementet på nytt
den konklusjon at utbyggingen i Trondheim bør gjennomføres
ved utvidelse og rehabilitering av statsarkivets nåværende anlegg
i Høgskoleveien. I forslaget til statsbudsjett for 2002,
jf. St.prp. nr. 1 (2001-2002) s. 126, gav departementet også Riksarkivaren
klarsignal til å forberede en overføring av ansvaret
for arkivene etter statlig forvaltning i Nordland fylke fra Statsarkivet
i Trondheim til Statsarkivet i Trondheim, for øvrig i samsvar
med det som var varslet i St.meld. nr. 22 (19002000), den såkalte
abm-meldingen.
Etter dette har departementet ikke arbeidet
videre med å vurdere andre utbyggingsalternativer for Statsarkivet
i Tronheim enn prosjektet i Høgskoleveien.
På bakgrunn av de spørsmål
vi nå har mottatt fra komiteen, har vi på nytt
forelagt saken for Riksarkivaren. Med utgangspunkt bl.a. i Riksarkivarens
vurderinger i notat av 11. november 2002, vil vi nedenfor besvare
komiteens øvrige spørsmål.
Spørsmål
2
Som kjent oppbevarer Statsarkivet i Trondheim
i dag betydelige materialer i Dora I. Hvilke muligheter foreligger
i dag, bl.a. regulerings- og kapasitetsmessig for å samle
Statsarkivet i Dora?
Svar
Departementet vil først gjøre
oppmerksom på at Riksarkivaren allerede i 197 henvendte
seg til departementet og bad om tillatelse til å arbeide
videre med å utrede Dora-alternativet, "med sikte på å etablere
Statsarkivet i Trondheim i tilknytning til Dora". Riksarkivaren
konkluderte den gang med at denne løsningen ville være å foretrekke.
Det er de grundigere utredninger som senere er gjennomført,
som har ledet til en annen konklusjon, en konklusjon som ble meddelt
departementet i oktober 1998, sammen med en omfattende sammenlignende
vurdering av de to aktuelle alternativene.
Dette understreker etter departementets vurdering
at det er rent saklige grunner som gjør at Riksarkivaren har
valgt å anbefale utbygging i Høgskoleveien - framfor
et alternativ som han opprinnelig var svært tiltrukket
av.
Da Riksarkivaren i 1998 konkluderte med å velge alternativet
i Høgskoleveien, ble det lagt vekt på følgende
forhold:
– at tomta
har plass til nødvendige bygningsmessige utvidelser
– at gjennomført skisseprosjekt
viste at det er fullt mulig å få til en god og
framtidsrettet løsning i kombinasjon mellom eksisterende
renovert bygg og nybygg, noe seinere prosjektering har underbygd
– at Statsarkivet i Høgskoleveien
har en kjent og sentral plassering i et etablert distrikt
– at de årlige leiekostnadene
ved utvidelse og rehabilitering av eksisterende anlegg ble estimert
til å være på samme nivå som
ved en etablering i tilknytning til Dora.
Utredningen som Riksarkivaren bygde sin konklusjon
på, viste samtidig at det teknisk og praktisk ville være
mulig å etablere statsarkivet i tilknytning til Dora. Riksarkivaren
kjenner heller ikke i dag til at det reguleringsmessig skulle være
noe som er til hinder for en slik etablering, men nevner at NSBs
godsterminal visstnok vil være i området fremdeles.
Riksarkivaren skriver videre i sitt notat av
11. november 2002:
"Isolert sett er det i det eksisterende Dora arealer
nok til å dekke statsarkivets magasinbehov. Men det er
ikke dekning for å hevde at lokalene er ideelle for arkivformål.
For at statsarkivet i sin helhet med alle dets funksjoner skal kunne
samles på Dora, må det bygges en ny, egen administrasjons-
og publikumsbygning i tilknytning til bunkeren. Statsarkivets nåværende
magasiner i bunkeren må flyttes og lokaliseres inntil administrasjons-
og publikumsdelen. Det vil sannsynligvis innebære at andre
leietakere må flyttes internt eller eventuelt flytte ut
av Dora.
Dora er i dag ikke utstyrt med et tilfredsstillende
ventilasjons- og klimaanlegg, og magasinhallene tilfredsstiller
bl.a. ikke de klimakrav som stilles til langtidsoppbevaring av arkiver
i slike rom. Det er i perioder for høy luftfuktighet der,
og variasjonene i temperatur og fuktighet gjennom året
er for store. Dora kan således ikke tas i bruk som permanent
arkivmagasin for statsarkivet uten at det blir installert et fullverdig
ventilasjons- og klimaanlegg som sikrer stabilt klima i disse rommene.
Det er også problemer med støv og rustpartikler
i de rommene som statsarkivet nå leier. Annen bygningsmessig
rehabilitering av rommene vil derfor også være
nødvendig.
Statsarkivet oppbevarer i dag
ca. 13 000 hyllemeter arkivsaker i Dora. Ettersom arkivlokalene
ikke tilfredsstiller arkivforskriftens krav til bl.a. stabilt klima,
har dette i lang tid vært en kilde til bekymring for Riksarkivaren.
Heller ikke magasinlokalene i Høgskoleveien er forskriftsmessig
i henhold til de krav som arkivforskriften stiller. Høgskoleveien
som sådan drives i dag på dispensasjon også i
forhold til brannforskriftene. Det er derfor tvingende nødvendig
raskt å komme i gang med en utbygging av fullverdige arkivmagasiner for
statsarkivet i Høgskoleveien."
Spørsmål
3
Det er kommet signaler om at det foreligger ønsker/planer
om etablering av et abm-senter forankret på Dora, eller
eventuelt annen lokalisering i Trondheim? I hvilken grad vil lokalisering
av statsarkivet i sammenhengen kunne ha betydning for utviklingen
av et slikt senter?
Svar
Departementet har erfart at det skal foreligge
visse planer i den retning som nevnes i spørsmålet,
men vi har ikke fått noen annen skriftlig henvendelse om
dette enn den nettopp mottatte kopi av Trondheims kommunes brev
av 7. november 2002 stilet til Stortingets kulturkomite. Heller
ikke Riksarkivaren skal tidligere ha mottatt nærmere informasjon
om dette.
Som direkte svar på komiteen spørsmål
gjengir vi følgende fra Riksarkivarens notat av 11. november 2002:
"Forutsatt at magasinarealet i Dora bygges om slik
at de imøtekommer gjeldende krav om stabil luftfuktighet og
temperatur, vil det selvsagt kunne tenkes at det er teknisk grunnlag
for å utvikle en etablering av abm-relaterte institusjoner
- et abm-senter - på Dora. Om dette vil vise seg å være
interessant for kommunale/fylkeskommunale og private arkiveiere
og for museer og bibliotek, gjenstår å se. Et
abm-senter kan utvikles uavhengig av om statsarkivet lokaliseres
til det samme stedet. Riksarkivaren er ikke kjent med at det er
planer om å flytte større museer og bibliotek
i Trondheim til ett sted, for eksempel Dora. Bortsett fra Trondheim
byarkiv bruker museer og biblioteker Dora bare som fjernmagasin,
uten betjening av publikum."
Spørsmål
4
Hva vil forflytning av 4000 hyllemeter arkivmateriale
fra Trondheim til Tromsø anslagsvis koste?
Svar
Flyttingen av 4 000 hyllemeter arkivmateriale
innebærer en engangskostnad på anslagsvis 1 mill.
kroner. Kostnaden vil etter forutsetningen bli fordelt på budsjettårene
2003 og 2004.
Departementet mener at denne engangskostnaden
er beskjeden sammenliknet med de muligheter til bedre samlet ressursutnyttelse
som flytteoperasjonen vil gi, jf. i den sammenheng også svaret
på spørsmål 5. Uten en slik flytting
vil behovet for ytterligere utbygging av magasinkapasiteten i Trondheim
komme tidligere enn det som ellers blir nødvendig.
I denne sammenhengen og for fullstendighetens skyld
må vi nevne at de nye kostnadsberegninger som nylig er
gjort i forbindelse med bearbeidelse av byggeprogrammet, er høyere
enn det som ble lagt til grunn i skisseprosjektet. Man har derfor
valgt å redusere arealet ytterligere i tillegg til den
reduksjon som er muliggjort gjennom overføringen av Nordlands-arkivene
til Tromsø, og som det tidligere er opplyst om. Den ytterligere
reduksjon er gjort for å holde prosjektet innenfor en kostnadsramme
som gjør det mulig å realisere utbyggingen uten
ytterligere utsettelser. Det magasinareal som nå ligger
inne i prosjektet, vil derfor dekke beregnet behov for en periode
på ca. 10 år. Hvis Statsarkivet i Trondheim fortsatt
skulle huse arkivene fra Nordland, ville denne perioden bli ytterligere
forkortet.
Uten den forutsatte overføringen vil
dessuten store magasinarealer i Tromsø bli stående
tomme lenger enn nødvendig. På bakgrunn av de
forutsetninger som tidligere er lagt til grunn, herunder omtale
i tidligere stortingsdokumenter, er man allerede godt i gang med å planlegge
overføringen til Tromsø.
Spørsmål
5
1 brev av 31.10.2002 fra kulturministeren er
det opplyst at det i Tromsø står et utvidet magasinbygg
klart som kan dekke avleveringsbehovet for de tre nordligste fylker
de neste 20-25 år fremover. Hva vil en ekstra bemanning
i Tromsø for å betjene det utvidede materialet
koste i forhold til tilsvarende utvidelse om Nordlandsarkivet skulle
forbli i Trondheim.
Svar
Det vil ikke bli noen direkte forskjell i betjeningskostnader
enten arkivene fra Nordland betjenes fra Tromsø eller Trondheim.
Men det er i abm-meldingen gjort rede for at det kreves økt
samlet bemanning i Arkivverket, særlig knyttet til elektroniske
arkiver og for å nedbygge etterslepet av avleveringsmodent
papirbasert arkivmateriale. Overføringen av Nordlands-arkivene
fra Trondheim til Tromsø vil først og fremst ha
betydning for fordelingen av den fremtidige bemanningen de to statsarkivene
imellom.
Riksarkivaren legger til grunn at selve publikumsbetjeningen
knyttet til de 4 000 hyllemeter arkiver som sendes til Tromsø,
ikke vil kreve ekstern tilførsel av bemanning der. Riksarkivaren
legger også til grunn at Statsarkivet i Tromsø har
nok ressurser i 2003 til å gjennomføre arkivflyttingen
i samarbeid med den ekspertise som finnes i Riksarkivet og i Statsarkivet
i Trondheim. Riksarkivaren understreker at den økte bemanningen
som på sikt likevel er planlagt å komme i Tromsø,
hovedsakelig skal arbeide direkte overfor statsforvaltningen i Nordland,
med inspeksjon, veiledning, kassasjonsbehandling og mottak av avleveringsmodne
arkiver. Det er hensynet til å mestre denne situasjonen
som for Riksarkivaren framstår som den viktigste grunnen
til flyttingen.
Når Statsarkivet i Trondheim får
redusert sin omfattende ansvarsbyrde, vil noe ressurser kunne frigjøres og
i stedet settes inn i kvalitetsforbedring av de arkivtjenestene
som både publikum og forvaltningen er avhengig av i Trøndelag
og Møre og Romsdal. Det gjelder også arbeidet
med avleveringsetterslepet for de tre gjenværende fylkene,
som ved siste årsskifte var på mellom 4 000 og
4 500 hyllemeter.
Riksarkivaren understreker at flyttingen av
de statlige arkivene for Nordland fra Trondheim til Tromsø, først
og fremst har som siktemål å oppnå en
bedre arbeids- og ansvarsdeling mellom de to statsarkivarene. En
ny ansvarsfordeling vil gi bedre tjenester fra Arkivverkets side
til forvaltningen i Nordland både når det gjelder
eldre arkiver, og når det gjelder moderne elektroniske
arkiv. Statsarkivet i Trondheim er det statsarkivet i landet som
er mest på etterskudd med å ta imot arkivene fra
statlige organer i fylkene. I Nordland befinner det seg mellom 1
500 og 2 000 hyllemeter arkiver som skulle vært overført
til statsarkivet, i tillegg til de 4 000 som alt er der.
Konklusjon
På bakgrunn av både tidligere
vurderinger og den nye gjennomgang som komiteens spørsmål
har foranlediget, finner departementet all grunn til å fastholde
tidligere konklusjoner, både med hensyn til ansvarsoverføringen
mellom de to statsarkivene og valget av utbyggingsalternativ for
Statsarkivet i Trondheim.