6.1 Olje- og energidepartementets praktisering av krav om utarbeidelse av anbudsprotokoll og innhenting av skatteattest ved kjøp av varer og tjenester

Riksrevisjonen har kontrollert departementets praktisering av offentlige anskaffelser for regnskapsåret 2001. Undersøkelsen har avdekket at det ikke ble ført anbudsprotokoll, dokumentasjonen i forbindelse med anskaffelser var vanskelig tilgjengelig og av varierende kvalitet, stikkprøvekontroller avdekket at prosessen fram til valg av leverandør ikke var skriftlig dokumentert, og det var ikke innhentet skatteattester fra leverandører der dette er et krav. De samme forhold ble påpekt ved revisjonen av regnskapet i 2000, og departementet opplyste da at det ble arbeidet med å forbedre systemer og rutiner.

Departementet har opplyst i brev av 25. mars 2002 at det ble innført et innkjøpsstøttesystem i 2001 og at det fra samme år ble ført elektronisk protokoll. Det ble arbeidet med å forbedre systemet. Bl.a. skulle hver enkelt saksbehandler følges opp slik at det ble ført fullstendig innkjøpsprotokoll. Dokumentasjon for anskaffelser ligger i selve innkjøpsstøttesystemet i tillegg til i egne permer hos regnskapsansvarlig og i arkivet. Det skulle videre arbeides med å påse at skatteattester ble innhentet i de tilfeller der dette er aktuelt.

Riksrevisjonen fant det kritikkverdig at departementet på tross av merknadene vedrørende anskaffelsesrutinene til regnskapsåret 2000, ikke syntes å ha iverksatt tilstrekkelige tiltak i løpet av 2001 for å sikre at rutinene for dokumentasjon av anskaffelsesprosessen og innhenting av skatteattester ble ivaretatt.

Riksrevisjonen har forutsatt at Olje- og energidepartementet nå følger opp de tiltak som er beskrevet for å sikre at regelverket for statlige anskaffelser blir fulgt.

Riksrevisjonen foreslår: "Til observasjon".

6.2 Komiteens merknader

Komiteen viser igjen til at manglende anbudsprotokoller og dokumentasjon i forbindelse med anskaffelser var et tema under komiteens behandling av Dokument nr. 1 (2001-2002). Komiteen har merket seg at Riksrevisjonen kommer med kritikk av departementets oppfølging av merknadene vedrørende anskaffelsesrutinene til regnskapsåret 2000 og forutsetter at rutinene blir innskjerpet.