Brev fra Posten Norge AS til Kommunal og regionaldepartementet, datert 20. august 2013

Stortings og sametingsvalget 2013 – Innsending av forhåndsstemmer

l tråd med tidligere praksis iverksetter Posten en rekke tiltak for å sikre at forhåndsstemmene ved årets valg skal komme frem til valgstyrene innen mandag 9. september kl. 21:00.

I henhold til valgforskriften § 27 pkt 7 og 8 skal forhåndsstemmer fremsendes som Apost eller på raskere måte, og den siste uken av forhåndsstemmeperioden skal forhåndsstemmer sendes videre til velgerens hjemkommune fortløpende hver dag. Forutsatt at valgforskriften følges, vil utfordringene knyttet til å få forhåndsstemmene frem til mottakende kommune innen mandag 9. september primært gjelde forhåndsstemmer som mottas og sendes fra kommunene fredag 6. september.

Vedlagt følger brev som sendes til valgstyrene i kommunene med informasjon om innlevering, fremsending og utlevering av forhåndsstemmer.

Posten forsterker driftsopplegget

Posten har etablert en beredskap og vil ha spesielt fokus på driftsopplegget i perioden 6.9. september. Kundeservice vil ha ekstra kapasitet til å håndtere henvendelser fra kommunene. Kundeservice vil også være tilgjengelig for kommunene lørdag den 7. september mellom kl 09:00 – 14:00.

Gjennom et godt samarbeid mellom kommunene og Posten vil forhåndsstemmene komme frem i tide.

Vedlegg:

• brevet til kommunene

• oversikt over kommuner med dag2 fremføring.

vedlegg

Til valgansvarlige og valgstyret i kommunene

Stortings og sametingsvalget 2013 Innsending av forhåndsstemmer

Posten er opptatt av å gjøre sitt beste for at forhåndsstemmene ved årets valg skal komme frem til valgstyrene innen mandag 9. september kl. 21:00. Vi ønsker derfor tett dialog med kommuner som ønsker å iverksette spesielle tiltak, samt at vi iverksetter interne driftstiltak for å bidra til at forhåndsstemmene kommer fram i tide.

I henhold til valgforskriften § 27 pkt 7 og 8 skal forhåndsstemmer fremsendes som Apost eller på raskere måte, og den siste uken av forhåndsstemmeperioden skal forhåndsstemmer sendes videre til velgerens hjemkommune hver dag. Dersom rutinene for sending av forhåndsstemmer gjennomføres som beskrevet i valgforskriften, vil utfordringene knyttet til å få forhåndsstemmene fram til mottakende kommune innen mandag 9. september primært handle om forhåndsstemmer som mottas og sendes fra kommunene fredag 6. september.

Vi anmoder kommunene om å følge disse retningslinjene for å sikre at forhåndsstemmene kommer fram i tide:

• Forhåndsstemmer bør sendes hver dag i perioden fram mot 6. september, slik at de kommer fram innen mandag 9. september.

• Forhåndsstemmene må sendes som APost (Bpost må ikke benyttes), alternativt anbefales Bedriftspakke Ekspress Over natten (som både har tidsgaranti og gir mulighet for sporing).

• Forhåndsstemmene må innleveres på postkontor eller Post i Butikk.

• Minner spesielt om viktigheten av at sendingene med forhåndsstemmer er korrekt adressert og at adressefeltet ikke inneholder annen «forstyrrende tekst eller tall» som kan medføre feilsortering og forsinkelser.

• Det er spesielt viktig å levere innen innleveringsfristen fredag 9. september. Posten og Bring kundeservice kan kontaktes på tlf 04045 eller på epost kundeservice@bring.com for informasjon om innleveringsfrister, innleveringssteder mv. Posten kan ikke garantere eller stå ansvarlig for sendinger som leveres etter fristen.

• Kommuner som har to dagers postfremføring må iverksette alternative tiltak/transporter for å få frem stemmer som blir levert inn tett opp mot valgdagen, dvs. torsdag 5. og fredag 6. september. Dette gjelder stemmer både til og fra disse kommunene. Ved spørsmål må kommunene ta kontakt med Posten og Bring kundeservice. Liste over kommuner med to dagers fremføring ligger vedlagt.

• Kommuner som har postboksadresse bør sjekke postboksen flere ganger mandag 9. september – i tilfelle det kommer inn post som bokslegges etter fristen mandag.

• Lokale avtaler og spesialløsninger kan i liten grad inngås. Men hvis kommunen har behov for å drøfte og avklare dette må Posten og Bring kundeservice kontaktes innen fredag 30. august.

Posten forsterker driftsopplegget

Posten har etablert en beredskap og vil ha spesielt fokus på driftsopplegget i perioden 6.9. september. Kundeservice vil også ha ekstra kapasitet til å håndtere henvendelser fra kommunene. Kundeservice vil være tilgjengelig for kommunene lørdag den 7.september mellom kl 09:00 – 14:00.

Gjennom et godt samarbeid mellom kommunene og Posten vil forhåndsstemmene komme fram i tide.

Vedlegg:

• Oversikt over kommuner med dag2 framføring

vedlegg

Oversikt over kommuner med 2 dagers fremsendingstid

Forutsatt at forhåndsstemmer til og fra kommunene i forbindelse med Kommune og Fylkestingsvalget sendes til og fra poststedene der kommunene har sin offisielle adresse, vil det for følgende kommuner normalt være problemer med å sikre at sendinger levert etter innleveringsfrist fredag 6.september skal være fremme innen mandag 9.september pga 2 dagers fremsendingstid.