1.5.3.1 Det har tatt tid å få opp leveransekapasiteten i Mime, og strategisk partnerskap fungerer ikke etter intensjonen
I Forsvarsdepartementets oppdrag om gjennomføring
av program Mime fra 2020 står det at «anskaffelsene som foretas
i Mime-programmet vil være av avgjørende betydning for Forsvaret
virksomhet i fred, krise og krig, og leveransene vil være kritiske
for Forsvarets operative evne». Ved oppstarten i 2020 besto programmet av
17 prosjekter. Prosjektene skulle bidra til kampnær IKT til bruk
på taktisk nivå i Forsvaret.
Program Mime har gradvis gått fra tradisjonell
prosjektstyring til såkalt smidig metodikk og styring på effekter
for Forsvaret (effektrealisering). Etter hvert er det blitt færre
prosjekter i Mime som følge av at prosjekter fullføres i IKT-kapasiteter.
Dette er gjerne prosjekter der investeringen er relativt konkret
definert. Prosjekter med behov for videreutvikling blir gjennomført
i program Mime. De fleste prosjektene i IKT-porteføljen gjennomføres
utenfor Mime. En stor andel av disse prosjektene er forsinket.
Program Mime gjennomføres i leveransebølger.
Det defineres effekter for hver leveransebølge som Forsvaret skal
realisere. I halvårs-rapporteringen i september 2024 viser Forsvaret
til at det er utfordringer med å oppnå effekter fra leveransebølgene.
Høsten 2024 er Mime i slutten av leveransebølge
2. Ifølge Forsvarsmateriell var ikke programorganisasjonen i Mime
på plass før et godt stykke inn i leveransebølge 1 (2021–2022),
og gjennomføringsoppdraget for leveransebølge 1 kom ikke før årsskiftet
2021/2022. Dermed ble deler av det som skulle gjennomføres i leveransebølge
1, dratt med over i neste leveransebølge. I leveransebølge 2 har
programmet hentet inn forsinkelsene. Ifølge Forsvarsmateriell leverer
Mime nå i tråd med planen. Leveransebølge 3 er planlagt behandlet
av Stortinget i 2025 og omfatter flere store materiellanskaffelser
med lange ledetider. Det ble derfor besluttet å utvide bølgen til
tre år.
Program Mime har tidligere rapportert om kapasitetsutfordringer,
men kapasiteten er ifølge Forsvarsmateriell styrket de siste årene
og er nå på 94 prosent av beregnet behov. I oktober 2024 er fordelingen
mellom ansatte og innleide 70 : 30, noe Forsvarsmateriell vurderer som
hensiktsmessig. Ifølge Forsvarsmateriell tilsier erfaring at en
slik fordeling over tid gir både ekstern kompetansetilførsel og
skalerbarhet, samtidig som nødvendig kontinuitet opprettholdes.
Forsvarsmateriell viser til at overgangen til
smidig metodikk i Mime har krevd utvikling av ny kompetanse, ervervet
over tid gjennom kurs, kompetanseplaner og erfaring. Programmet
har utviklet seg fra en teoretisk tilnærming med stor vektlegging
av selve metodikken til kompetanse basert på erfaring og vekt på
leveranser og effekter.
Forsvarsstaben mener at det har vært for høye
forventninger til Mime og hva programmet kan levere på kort tid.
Programmet har brukt lang tid til å opparbeide leveransekapasitet,
og det er risiko ved programmets bruk av markedet og at strategisk
partnerskap ikke fungerer etter intensjonen.
Forsvarsdepartementet syntes det var krevende
å få oversikt over framdrift og leveranser i Mime. Det var en av
årsakene til at departementet bestilte en gjennomgang av programmet
for å kartlegge risiko og foreslå risikoreduserende tiltak for det
videre arbeidet. Gjennomgangen ble gjennomført av Boston Consulting
Group (BCG) i februar–juni 2024.
BCG undersøkte seks hovedområder og konkluderte
i rapporten Risikoreduserende helsesjekk av program Mime med at
det er vesentlig risiko ved tre av disse. Områdene omtales kort
nedenfor.
Gevinstrealisering og økonomi: Ifølge
BCG gir de økonomiske nøkkeltallene i Mime begrenset styringsinformasjon,
spesielt om kostnadseffektivitet. Rapporteringen til programstyret
handler hovedsakelig om forpliktelse av midler, mens det i begrenset
grad rapporteres på effekten av forpliktelsene. Det pekes også på
at effektene som det skal styres etter, i liten grad er målbare.
Forsvarsmateriell viser til effektrealiseringsplanene og påpeker
at reell effektrealisering også forutsetter andre leveranser og
realiseringer, for eksempel brukertiltak.
Styring og organisering: BCG
mener at organiseringen av Mime kan føre til avvikende mål og konflikter
i styringen, fordi programmet er eierstyrt og behovsstyrt fra Forsvaret,
men organisatorisk plassert i Forsvarsmateriell. Rapporten konkluderer
også med at Forsvarets eierstyring kan svekkes fordi finansieringen
ikke går via Forsvaret som er programeier.Forsvarsmateriell viser
til at Forsvaret styrer programmet gjennom eierskap til IKT-porteføljen,
behovseierrollen for operasjoner og programeierrollen for Mime.
Pengestrømmen påvirkes ikke av disse.
Partnerskap og leveranser:
Forsvarsmateriell og Kongsberg Defence & Aerospace (KDA) inngikk
den 12. mai 2022 en partnerskapsavtale. Ifølge rapporten fra BCG
har det strategiske partnerskapet med KDA lav modenhet og er ikke
etablert i henhold til intensjonene. Den opprinnelige intensjonen
var at den strategiske partneren skulle være en ende-til-ende-tjeneste
og systemintegrator, men i stedet er den på vei til å bli en konsulentleverandør.
Forsvarsmateriell uttaler at det har tatt tid å vurdere spørsmålet
om jus og habilitet i forholdet mellom Forsvarsmateriell og en aktør
som både er strategisk partner og leverandør. Forsvarsmateriell
vurderer at avtalene som nå er inngått med Kongsberg Defence &
Aerospace, er på et riktig nivå.
Forsvarsdepartementet har gitt Forsvaret, i
samarbeid med Forsvarsmateriell, i oppdrag å utarbeide en plan for
å gjennomføre tiltakene som rapporten fra BCG anbefalte for å redusere
risiko.
Forsvarsstaben presiserer at de tar funnene
og anbefalingene fra gjennomgangen av Mime på største alvor. Forsvaret
har utarbeidet en plan for tiltakene, og den ble sendt til Forsvarsdepartementet
for godkjenning 25. oktober 2024. Forsvarsstaben framhever at det
er viktig å holde oppmerksomheten på leveransene i Mime samtidig
som det arbeides med å redusere risiko og lukke tiltakene.
Forsvarsdepartementet vurderer
det som alvorlig at BCG i sin gjennomgang fant tre områder med særlig
høy risiko. Tiltakspakken følges opp annenhver måned, etter samme
format som oppfølgingen av anbefalingene fra Riksrevisjonen. Departementet
ser framdrift i arbeidet, og planen er å lukke tiltakene innen juni
2025.