1. Hensikt

Hensikten med prinsippdokumentet er å angi overordnede prinsipper og føringer for anskaffelsesområdet i Stortingets administrasjon. Dokumentet skal peke ut retning på fagområdet. Prinsippdokumentet skal også sikre felles forståelse av roller og ansvar i en anskaffelsesprosess.

Prinsippdokumentet fungerer som en anskaffelsesstrategi i henhold til krav i lov og forskrift om offentlige anskaffelser.

2. Omfang

Prinsippdokumentet omfatter anskaffelsesprosessen fra avklaring av behov og forberedelse av konkurransen, konkurransegjennomføringen og kontraktsoppfølging frem til avtalen avsluttes.

Hvordan anskaffelsesprosessen gjennomføres i praksis, reguleres i underliggende styrende dokumenter.

Målområdene i dette prinsippdokumentet gjelder for fireårsperioden 2026-2029.

I henhold til revidert lov om offentlige anskaffelser, med virkning fra 1. juli, er «Formålet med loven er å fremme effektiv og bærekraftig bruk av samfunnets ressurser. Med bærekraftig menes økonomisk, sosial og miljømessig bærekraft. Loven skal også bidra til at det offentlige ivaretar sikkerhets- og beredskapshensyn og opptrer på en tillitvekkende måte.»

Erfaringstall viser at Stortingets administrasjon gjennomfører anskaffelser for rundt 400 millioner NOK årlig. Anskaffelser innebærer utstrakt samarbeid mellom avdelinger, seksjoner, fagområder og spisskompetanse.

3. Definisjoner, forkortelser og akronymer

Anskaffelse	Beskrivelse
Sikkerhetsgradert anskaffelser	En sikkerhetsgradert anskaffelse er en anskaffelse som innebærer at leverandøren av varen eller tjenesten kan få tilgang til eller tilvirker sikkerhetsgradert informasjon, eller får tilgang til et skjermingsverdig objekt eller infrastruktur, jf. Sikkerhetsloven.
Avtaleoppfølging (også kalt kontraktsoppfølging)	Avtaleoppfølging er oppdragsgivers systematiske, planlagte og dokumenterte styring og kontroll av inngåtte avtaler i avtaleperioden, med formål å sikre at avtalens rettigheter og plikter etterleves, at avtalens formål og mål oppnås, og at avtalen forvaltes i samsvar med gjeldende regelverk, kontraktsvilkår og god forvaltningsskikk. Prosessen med å sikre at både leverandør og oppdragsgiver oppfyller sine forpliktelser i henhold til inngått kontrakt gjennom hele kontraktsperioden. Omfatter også bruken av kontrakten. Oppgaver varierer basert på typen avtale (rammeavtale, løpende avtale, varer, tjenester, mv). Et delt ansvar mellom anskaffelser og fagavdeling.
Avtaleleveransene	Den eller de ytelsene som det avtales at leverandøren skal levere.
Avtalevilkår	Leverandøroppfølging er den systematiske, planlagte og dokumenterte oppfølgingen av leverandørens leveranser og kontraktsforpliktelser etter kontraktsinngåelse, med formål å sikre at varer og tjenester leveres i samsvar med kontraktens krav til kvalitet, pris, tid, miljø, seriøsitet og øvrige vilkår, samt å bidra til måloppnåelse, risikoreduksjon og god ressursutnyttelse. Et delt ansvar mellom anskaffelser og fagavdeling.
Leverandørsamarbeid	Et tett og langsiktig leverandørforhold med primært leverandører som vi har avtale med, i tråd med god forvaltningsskikk. Målet er best mulig behovsdekning. Det kan inkludere råd og veiledning om varer og tjenester avtalen omfatter, og om utnyttelse av avtalen og utvikling.
LOA	Lov om offentlige anskaffelser (LOA). Loven gjelder for alle kjøp over lovens økonomiske innslagspunkt.
FOA	Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Forskriften gjelder for alle kjøp over lovens økonomiske innslagspunkt.
KGV	Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) benyttes til å planlegge og gjennomføre konkurranser/anskaffelser. (Mercell brukes i 2026)
KAV	Kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) benyttes til avtaleoppfølging og gir en oversikt over avtaler og avtalevilkår. (Mercell brukes i 2026)
Behovsdekning	I hvor stor grad anskaffelsen og avtalen evner å levere på behovene til behovshaver.
Rammevilkår	Interne og eksterne rammer og risikoer som skal ivaretas i anskaffelsesprosessen. Eksempler er gjeldende lover og regler, interne føringer, pris, sikkerhet og beredskap, samfunnsansvar og bærekraft, personvern.
Kategoristyring	Kategoristyring innebærer å dele inn innkjøpene i grupper (kategorier) som understøtter behovene til virksomheten. Hver kategori styres for å sikre best mulig behovsdekning, utnytte markedets muligheter, oppnå reduserte kostnader, avdekke og følge opp risikoer.

4. Roller og ansvar

4.1 Overordnet

Det følger av Innst. 112S (2020-2021) at for byggeprosjekter over 150 mill. kroner skal Statsbygg som hovedregel være byggherre. Unntak forutsetter at Stortinget bestemmer dette ved beslutning om oppstart av forprosjekt. Stortinget kan anmode Statsbygg om å påta seg byggherreansvaret for byggeprosjekter under 150 mill. kroner etter fastsatte kriterier.

I henhold til sak 2018/2323, behandlet i direktørens ledermøte 20.06.2018, tilslutter Stortinget seg statens innkjøpsordning og tar aktivt fravalg der Stortinget har spesifikke behov som planlagt fellesavtale ikke dekker og/eller der Stortinget ikke har behov for varene eller tjenestene som avtalen dekker innenfor avtalens virketid.

4.2 Roller og ansvar i prosessene i Stortingets administrasjon

Ansvaret følger linjeansvaret i virksomheten.

Forvaltningsavdelingen ved seksjon for anskaffelser og administrative systemer (SAA) har ansvar for forvaltning og utvikling av anskaffelser og avtaleoppfølging som fagområde for Stortingets administrasjon, slik det fremgår av direktørens instruks for styring og organisering (DISO). Dette inkluderer ledelse og gjennomføring av alle anskaffelser over innslagspunktet for regelverket. Videre innebærer det prosessansvar for hele anskaffelsesprosessen, inkludert avtaleoppfølging samt å utarbeide styrende dokumenter, maler og opplæring.

Forvaltningsavdelingen ved SAA har ansvar for å sikre helhetlig avtaleoppfølging, sikre oppfølging av avtalevilkår ut fra gjeldende risikovurderinger og sikre helhet i avtaleporteføljen. For avtale- og leverandøroppfølging er det fagavdeling som er avtaleeier og hovedansvarlig. Det er nødvendig med godt samarbeid i de aktuelle rollene for å lykkes i arbeidet med avtale- og leverandøroppfølging.

Der anskaffelsen er en del av et større prosjekt, skal anskaffelsen ledes av SAA med mindre noe annet avtales med seksjonsleder i SAA.

I tabellen under her beskrives overordnet roller og ansvar mellom SAA og behovseier /anskaffende enhet, som gjelder som en hovedregel. Anskaffelser krever tverrfaglig samarbeid, og det bør samarbeides om de fleste oppgavene. Ytterligere detaljer er beskrevet i underliggende styrende dokumenter (retningslinjer og rutiner).

Område	Forvaltningsavdelingen ved SAA	Behovseier /anskaffende enhet
Anskaffelse	Leder og styrer anskaffelsen fram til kontrakt, inkludert fremdrift Ansvarlig for at anskaffelsesregelverket etterleves og at grunnleggende prinsipper /forvaltningsrettslige prinsipper ivaretas Ansvarlig for at prosessen inkluderer nødvendige risikovurderinger Ansvarlig for det merkantile, inkludert nødvendig dokumentasjon og arkivering	Melder inn behov for anskaffelser Ansvarlig for å beskrive behov Ansvarlig for kunnskap om det aktuelle markedet Ansvarlig for innholdet i og gjennomføring av nødvendige risikovurderinger Ansvarlig
Avtale-oppfølging	Tilrettelegge for bruk av og oppfølging av avtalen Ansvarlig for å kontrollere at avtalevilkår blir etterlevd/formelle forhold til leverandør (pris, kvalitet, samfunnsansvar, endringer i kontaktpersoner, avtalevilkår, mv) Håndtere kontraktsendring av avtalevilkår, inkl. prisendringer Håndtere utløp og opsjonsutløsninger Håndtere tvister og juridiske vurderinger	Tilrettelegge for bruk av og oppfølging av avtalen Ansvarlig for å kontrollere at avtalevilkår blir etterlevd/formelle forhold til leverandør (pris, kvalitet, samfunnsansvar, endringer i kontaktpersoner, avtalevilkår, mv) Håndtere kontraktsendring av avtalevilkår, inkl. prisendringer Håndtere utløp og opsjonsutløsninger Håndtere tvister og juridiske vurderinger
Bestilling til betaling	Gjennomfører minikonkurranser Gir veiledning knyttet til kontraktsvilkår og ev. bruk av avropskontrakt Registrerer bestillinger i innkjøpssystemet som sendes leverandører	Melder inn behov for minikonkurranser Har direkte kontakt med leverandører ved direkte avrop/bestillinger Registrerer behov for bestilling av varer og tjenester i innkjøpssystemet Vurderer og godkjenner at leveranser er i tråd med avtalt pris, tid og kvalitet for tjenestene/varene Kontrollerer og godkjenner faktura
Kategori-styring	Leder kategoriteamet Bringer innkjøpsfaglig kompetanse, relevante data fra virksomheten	Bringer fagkompetanse og forståelse av behov inn i kategoriteam Kjennskap til markedet

Øvrige roller og fagområder som kan/skal involveres i anskaffelsesprosessene når det er behov

• Miljøkoordinator: Dedikert person/rolle med kompetanse på miljø i virksomheten som også er en rådgiver i anskaffelser og avtaleoppfølging. Personvernansvarlig: Person(er) som har fagansvar for personvern i virksomheten.
• Bidrar til vurderingskriterier og vurdering av personvern i anskaffelser og avtaleoppfølging hvor det er relevant.
• Sikkerhet- og beredskapsavdelingen: Bidrar med faglige råd og veiledning innen sikkerhet og beredskap, inn i anskaffelsesprosessen. Det inkluderer vurderingskriterier og vurdering av sikkerhet i anskaffelser og avtaleoppfølging hvor det er relevant.
• It-samhandlingsarenaer: arenaer for prioritering som forvaltes av IT (arkitekturråd).

5. Fremgangsmåte - Hovedmål og delmål

Hovedmålet er at virksomheten på en lovlig måte får kostnadseffektive varer og tjenester. Vi skal sikre best mulig behovsdekning.

Samfunnsansvar, bærekraft, sikkerhet og beredskap utgjør i samsvar med Lov om offentlige anskaffelser, et grunnleggende rammeverk i våre anskaffelser. Krav og oppfølging baseres på risikovurderinger.

Det er etablert fire målområder som skal bidra til å nå det overordnede målet. De fire fremgår av figuren under her og beskrives nærmere i punkter under.

Hovedmålet og delmålene, er overordnede føringer og gir retning for anskaffelsesområdet i Stortingets administrasjon.

Figur 1: Målbilde for Fremtidens Anskaffelsesseksjon

Målområde 1: Kategoristyring - «Vi tenker langsiktig og er i forkant»

Formålet med kategoristyring er å sikre en helhetlig styring av avtaleportefølje og samle relevante fagmiljøer rundt en felles samhandlingsmodell, hvor det jobbes målrettet mot å sette retning og identifisere behov tidlig. Dette innebærer:

• Definert og tydeliggjort hva kategoristyring skal være for Stortinget
• Etablerte kategoriteam som sikrer samhandling på tvers
• Etablerte kategoriplaner som gir retning og tiltak for kategorien
• Implementering av kategoristyring og gjennomføring av tiltak
• Kompetanse innen markedsinnsikt, fagforståelse og analyse

Målområde 2: Brukerorientering - «Vi er løsningsorienterte og utfordrer»

Formålet med brukerorientering er å sikre behovsdekning og brukertilfredsheten ved å bli en god rådgiver til fagavdelingene, avdekke mulighetsrom og sørge for god behovsdekning innenfor de rammene som er satt. Dette innebærer:

• Tydelige roller og ansvar i anskaffelser og avtaleoppfølging
• God veiledning der brukeren møter anskaffelser (Løveporten, oppstartsmøter, osv)
• Aktiv bruk av tilbakemeldinger for kontinuerlig forbedring
• Kompetanse/kultur innen brukerorientering, mulighetsrom og virksomhetsforståelse

Målområde 3: Prosess og system - «Vi jobber effektivt, understøttet av teknologi»

Formålet med målområdet er frigjøre kapasitet til SAA gjennom etablering av robuste og effektive prosesser og systemer. Systemene skal være tilrettelagt for mest mulig effektiv bruk av SAA og fagmiljøene. Hvor forbedring av systemene har som mål å effektivisere slik at SAA kan anvende tiden på mer verdiskapende aktiviteter. Dette innebærer:

• Gode styrende dokumenter og maler som er standardiserte og underbygger en mest mulig sømløs prosess
• Et systemlandskap med god funksjonalitet og integrasjoner som sikrer gjenbruk av informasjon
• En arbeidsflyt som loser SAA og fagavdelingene gjennom prosessen for å gjøre det enkelt og sikre at alle stegene blir ivaretatt
• Kompetanse innen systemer og KI for å bedre utnytte mulighetsrommet som ligger i ny og eksisterende teknologi

Målområde 4: Styring og oppfølging - «Vi har kontroll på våre avtaler og leverandører»

Formålet med styring og oppfølging er å sikre at man får mest mulig ut av gjeldende avtaler og leverandører, med god risikohåndtering og avtaleoppfølging. Det skal også sikre at man har god styring og ledelse av anskaffelser på Stortinget. Dette innebærer:

• Tydelig målstyring, med gode måleindikatorer som følges opp og fører til korrigerende tiltak ved avvik
• Tydelig risikostyring, med kategorisering av leverandører innenfor risikoområder, som fører til differensiert leverandøroppfølging
• Metodisk avtaleoppfølging med klare roller og ansvar, god mål- og risikostyring samt understøttende verktøy
• Tettere leverandørsamarbeid innenfor utvalgte leverandører for å legge til rette for nytenkning og verdiskapning

Dette omfatter også samfunnsansvar og bærekraft, samt andre aktuelle rammevilkår.

Handlingsplan /veikart

For å nå målene er det utarbeidet et veikart med tiltak frem mot 2029. Disse vil inngå i de årlige virksomhetsplanene i Forvaltningsavdelingen.

6. Implementering

Prinsippdokumentet skal publiseres som styrende dokument, og tilgjengeliggjøres og presenteres til virksomheten.

7. Dokumentasjon

Retningslinjer og rutiner knyttet til anskaffelser og kontraktsoppfølging vil oppdateres for å gjenspeile revidert prinsippdokument.

8. Kilder og referanser

• Lov om offentlige anskaffelser
• Forskrift om offentlige anskaffelser
• Målbilde og veikart for fremtidens anskaffelsesseksjon (2026-2029)
• Internrevisjon Anskaffelser 2025
• Direktørens instruks for styring og organisering
• Lov om nasjonal sikkerhet (sikkerhetsloven)

9. Andre berørte dokumenter

Stortingets retningslinjer, rutiner, maler og sjekklister på anskaffelsesområdet.