Til Stortinget.
I samsvar med Grunnloven § 75 bokstav k har Riksrevisjonen lagt frem antegnelser med svar og forslag til desisjon vedrørende Norges Statsbaner, jf Dok.nr.3:02 (1994-1995).
Vedlagt dokumentet følger som trykt vedlegg rapport om bruk av konsulenttjenester i NSB, rapport om NSBs prosjektstyring ved innføring av nye EDB-systemer, rapport om variable tillegg og godtgjørelser i NSB og rapport om innkjøp og lagerhold i NSB Banedivisjonen.
I antegnelse til statsregnskapet 1991 ble flere uheldige sider ved NSBs bruk av konsulenttjenester tatt opp. Det ble bl.a. reist spørsmål ved den sterkt økende bruken av slike tjenester.
I 1993/94 har Riksrevisjonen gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt med formål å undersøke om det har vært forbedringer når det gjelder NSBs bruk av konsulenttjenester.
Undersøkelsen viste en fortsatt stigende tendens i NSBs bruk av slike tjenester. Mens konsulentbruken i 1990 beløp seg til 61 mill. kroner, var den i 1993 kommet opp i 220 mill. kroner. Den sterke økningen har skjedd til tross for at flere av NSBs divisjoner i forbindelse med en spørreundersøkelse i 1992 uttalte at bruken av slike tjenester skulle reduseres. Dette viser at det er lite samsvar mellom antatt og faktisk bruk.
Det ble bl.a. undersøkt om statens retningslinjer for kjøp av varer og tjenester blir fulgt når det gjelder kjøp av konsulenttjenester. En gjennomgang av 30 oppdrag viste at det ved ingen av oppdragene var benyttet anbudskonkurranse, og at 15 av oppdragene var tildelt uten konkurranse. I ett tilfelle fikk et konsulentfirma oppdrag for ca 16 mill. kroner uten konkurranse. Undersøkelsen viste også at anbudsprotokoll ofte ikke føres i henhold til kravene i statens retningslinjer for kjøp av varer og tjenester.
Det er fortsatt stor variasjon i kvaliteten på oppdragsbeskrivelsene i kontraktene. Sammenlignet med undersøkelsen som ble foretatt i 1992, har det vært en klar forbedring når det gjelder kvaliteten på kontraktene, særlig hva angår kostnadsgrenser.
Gjennomgangen av oppdragsbeskrivelser i konsulentkontraktene viste at en del konsulentoppdrag er rent rutinearbeid, og det er et spørsmål om det i for stor grad brukes eksterne konsulenter til oppdrag som naturlig burde vært utført av NSB-ansatte.
Undersøkelsen viste videre at 17 av 40 gjennomgåtte oppdrag ble påbegynt før kontraktene var underskrevet av begge parter.
I NSBs egne retningslinjer for bruk av konsulenttjenester heter det at det skal foretas en skriftlig evaluering av konsulentoppdragene etter at disse er avsluttet. Pr. 1. september 1993 forelå imidlertid kun to evalueringer i arkivet, mens det ut fra antall gjennomførte oppdrag skulle ha vært nærmere hundre.
Riksrevisjonen peker på at det er positivt at NSB nå har etablert et regelverk for bruk og oppfølging av konsulenttjenester.
NSB har i brev av 14. juni 1994 bl.a. svart at de mener rapporten gir en fyldig og korrekt fremstilling av ekstern konsulentbruk i NSB.
Riksrevisjonen forela saken for Samferdselsdepartementet ved brev av 27. juni 1994.
I svarbrev av 12. juli 1994 uttalte Samferdselsdepartementet at det er beklagelig at Riksrevisjonens undersøkelse viste at NSB ikke har gjort tilstrekkelig for å følge opp resultatene av den første undersøkelsen. Departementet pekte på at NSB på bakgrunn av Riksrevisjonens siste undersøkelse har utarbeidet nye retningslinjer for bruk av konsulenttjenester. Departementet understreket den ansvarlige konsernstabs overordnete ansvar og plikt til å påse at divisjonene/konsernstabene følger de fastsatte retningslinjer og regler for bruk av eksterne konsulenter. Det ble opplyst at samtlige nye kontrakter nå vil bli fulgt opp av den sentrale stab i NSB. Det er fastsatt meget restriktive retningslinjer for NSBs konsulentbruk. Blant annet skal alle nåværende konsulentkontrakter i utgangspunktet avvikles. Kontrakter som « med særskilt begrunnelse må fortsette » kan imidlertid opprettholdes dersom dette godkjennes av NSBs styre. Videre skal nye konsulentoppdrag først settes i gang etter godkjenning av administrerende direktør.
Riksrevisjonen vil bemerke at undersøkelsen viste flere kritikkverdige forhold. Dette tyder på at oppfølgingen fra NSBs ledelse ikke har vært god nok.
Samferdselsdepartementet har på antegnelsen svart bl.a.:
|
« NSB opplyser at bedriften som et ytterligere ledd i oppfølgingen av bruken av konsulenttjenester nå har utarbeidet en sjekkliste for konsulentfaktura som skal være utfylt før anvisning av faktura. Kopi av lista og oppdaterte retningslinjer for bruk av konsulenttjenester følger vedlagt. » |
Riksrevisjonen uttaler at tiltakene kunne vært iverksatt på et tidligere tidspunkt og at NSB ville ha spart store beløp dersom styringen hadde vært bedre. Blant annet burde NSB ha unngått bruk av konsulenter til rutinearbeid og oppdrag som naturlig kunne vært utført av NSB-ansatte.
Riksrevisjonen forutsetter at NSB for fremtiden følger de retningslinjer for bruk av eksterne konsulenter som er vedtatt.
Riksrevisjonen foreslår antegnelsen: « Kan passere ».
Komiteens merknader
Komiteen, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Sigvald Oppebøen Hansen, Dagny GGrtner Hovig, Rita Tveiten og Tom Thoresen, fra Senterpartiet, Edvard Grimstad og Jorid Avdem, fra Høyre, Petter Thomassen og Jan P. Syse, fra Sosialistisk Venstreparti, Kjellbjørg Lunde, fra Kristelig Folkeparti, Dag Jostein Fjærvoll og fra Fremskrittspartiet, Carl I. Hagen, viser til at det også i antegnelser til tidligere statsregnskap, bl.a. statsregnskapet 1991 jf. Dok.nr.1 (1992-1993) er påpekt flere uheldige sider ved NSBs bruk av konsulenttjenester. At Riksrevisjonen i sine tidligere undersøkelser ikke har funnet klare forbedringer på dette området, tyder på at NSB ikke har tatt kritikken alvorlig nok når bruken av konsulenttjenester viste stigende tendens mens målet var reduksjon. Imidlertid kan Riksrevisjonen nå konstatere at NSB har satt i verk tiltak for å bedre styringen av konsulentbruken, og komiteen forutsetter i likhet med Riksrevisjonen at de retningslinjer som foreligger for bruk av eksterne konsulenter heretter følges, jf. vedlegg. Etter komiteens mening er det også rimelig at ansvaret for dette nå legges på styret og øverste ansvarlig leder i administrasjonen.
Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon.
I antegnelsen til statsregnskapet 1991 tok Riksrevisjonen opp flere uheldige sider ved NSBs overordnede kontroll og styring med anskaffelse og bruk av edb. Blant annet ble det pekt på at NSB i de senere år har skiftet ut nye edb-systemer kort tid etter igangsettelse, at bedriften ikke hadde en samlet strategi og målsetting for edb-virksomheten og at det vanligvis ikke ble gjennomført kost-/nyttevurderinger og etterkalkyler/-analyser av edb-prosjektene. Videre ble det pekt på at det hadde vært en omfattende egenutvikling av mindre lokale edb-systemer, og at Riksrevisjonen hadde etterlyst rutiner for utveksling av opplysninger om disse systemene, samt for dokumentasjon og godkjenning. Det ble dessuten kritisert at omorganiseringen av edb-funksjonen i NSB, som skulle avklare ansvarsforhold mellom konsernledelsen og divisjoner/staber, foreløpig ikke hadde gitt resultater.
Riksrevisjonen har foretatt nye undersøkelser med formål å kartlegge og analysere NSBs prosjektstyring ved innføring av nye edb-systemer.
Fem sentrale prosjekter ble valgt ut.
Gjennomgående trekk ved de undersøkte prosjektene var:
| - |
tidsplanene viste seg i ettertid å være for optimistiske. Fire av prosjektene er blitt ca ett år eller mer forsinket |
| - |
kost-/nyttevurderingene ble utarbeidet på grunnlag av uklare retningslinjer, bl.a. ble viktige kostnadselementer utelatt, og beregningene ble derved lite realistiske |
| - |
det ble i liten grad lagt vekt på å foreta kvalitetssikring av prosjektene. Kun i ett av prosjektene har dette fra starten av vært innarbeidet i planen |
| - |
i tre av prosjektene har det på grunn av svak prosjektstyring i NSB oppstått samarbeidsproblemer med leverandørene. Dette har ført til forsinkelser og ekstra kostnader |
| - |
styringen av prosjektene har vært tilfeldig |
| - |
prosjektregnskapene har vært mangelfulle fordi viktige kostnadselementer, f.eks. internt timeforbruk, er utelatt. Det er dermed ikke mulig på en enkel måte å sammenligne kostnadsoverslag med endelig kostnad |
| - |
prosjektdeltakerne har ikke i tilstrekkelig grad blitt fristilt fra sine ordinære arbeidsoppgaver |
| - |
regelverket i forhold til Samferdselsdepartementet og Riksrevisjonen når det gjelder orienteringsplikt, søknad om brukstillatelse, oversendelse av kravspesifikasjon m.v. er ikke blitt fulgt i fire av prosjektene. |
IRMA-prosjektet
IRMA (Informasjonssystem for Rullende Materiell) skal bli NSBs nye styringssystem for funksjonene innkjøp- og lagerstyring, samt planlegging og oppfølging av arbeider i verkstedene, og skal videre holde oversikt over vedlikeholdsbehovet for rullende materiell.
Prosjektet ble startet høsten 1989, og systemet var opprinnelig planlagt satt i full drift innen 1. mars 1993. Prosjektet er imidlertid blitt forsinket, slik at systemet ikke vil være i full drift før årsskiftet 1994/95. Totalkostnaden for IRMA ble i mars 1990 anslått til 45,8 mill. kroner. I april 1994 anslo NSB at den endelige totalkostnad for prosjektet ville bli på 44,3 mill. kroner. Dersom alle kostnadene forbundet med prosjektet medregnes, vil de totale kostnadene etter Riksrevisjonens oppfatning bli på ca 65 mill. kroner.
Forsinkelsen og de betydelige kostnadsoverskridelsene ved IRMA-prosjektet skyldes bl.a. at prosjektet ble igangsatt uten at NSB hadde tilført tilstrekkelige og kompetente personellressurser. Den løpende oppfølging av fremdriften i prosjektet og styringen av de eksterne konsulentene har dessuten vært svak. I lange perioder var det ingen ledere i NSBs linjeorganisasjon som ville ta ansvaret for prosjektet. Svak overordnet styring, med utstrakt delegering, førte til at også koordineringen i forhold til leverandøren i liten grad ble gjennomført.
Igangsetting av IRMA forutsatte opprinnelig at det eksisterende innkjøps- og lagersystem, Fdata, skulle fases ut innen mars 1993. Forsinkelsen med igangsetting av IRMA har umuliggjort dette, og også påført NSB unødige kostnader.
Nytt billettsystem
Prosjektet går ut på å innføre et nytt elektronisk billettsystem for lokaltrafikken i hovedstadsområdet, NSB, Oslo Sporveier AS og Stor-Oslo Lokaltrafikk AS har sammen opprettet et aksjeselskap (Billettsystemer AS) som har som formål å prosjektere, anskaffe og sette i drift billettsystemet.
Totalkostnaden for NSBs andel av prosjektet ble høsten 1992 anslått til 64 mill. kroner, hvorav 35 mill. kroner var tenkt finansiert over Samferdselsdepartementets budsjett. Riksrevisjonen kan ikke se at Samferdselsdepartementet på dette tidspunkt hadde gitt tilsagn om en bevilgning av nevnte størrelsesorden. Likevel ga Styret i NSB 1. september 1992 administrasjonen fullmakt til å bestille elektronisk billettutstyr innenfor en ramme på 31 mill. kroner. Prosjektet ble for NSBs del dermed igangsatt uten at en fullstendig finansiering var brakt i orden.
I statusrapport datert den 27. november 1992 ble det anslått at prosjektet for NSB vil gi en negativ nåverdi på 20,5 mill. kroner.
Styret i NSB ga 1. september 1992 administrasjonen fullmakt til å inngå opsjon på resterende utstyr for inntil 29 mill. kroner under forutsetning av at dette beløpet kunne stilles til disposisjon som tilskudd fra departementet. 23. april 1993 ble det inngått en rammeavtale om videre leveranser og utvikling av systemet. I og med at tilsagn om tilskudd ikke er gitt, må inngåelse av denne avtalen oppfattes som en overskridelse av den fullmakt NSBs styre ga administrasjonen.
Endrede fremdriftsplaner utarbeidet i mai 1994 viste at de totale kostnadene for NSBs del av prosjektet er økt med 18,8 mill. kroner til 82,8 mill. kroner. Riksrevisjonen kan ikke se at NSB har brakt i orden finansiering av kostnadsøkningen. Av de 35 mill. kroner som NSB forventet å motta som tilskudd fra Samferdselsdepartementet, er dessuten kun 4,5 mill. kroner mottatt pr. juni 1994. NSB har derfor et udekket finansieringsbehov for prosjektet på totalt 49,3 mill. kroner.
I brev av 22. juli 1994 konstaterte Samferdselsdepartementet at de forhold som Riksrevisjonens undersøkelse avdekket, viser at NSBs kontroll og styring av slike prosjekter ennå ikke er god nok. Departementet viste til de tiltak NSB har satt i verk for å bedre bedriftens prosjektstyring og at det fortsatt arbeides aktivt med å forbedre dette.
Hva angår IRMA-prosjektet, har NSB til departementet opplyst at bedriften fortsatt arbeider etter budsjettrammen på 45,8 mill. kroner, og at denne rammen gir et realistisk og korrekt uttrykk for prosjektets kostnader. På grunnlag av det foreliggende materialet, er det vanskelig for Samferdselsdepartementet å ha noen klar oppfatning av om prosjektets kostnader er overskredet eller ikke.
NSB har til departementet opplyst at etter gjeldende planer skal IRMA være i drift på alle verkstedene i desember 1994. Departementet antar at en forsinkelse av prosjektet på ett år, og en derpå følgende utvikling av et eget produksjonsstyringssystem for Verkstedet Grorud, vil medføre økte kostnader som må knyttes til prosjektet.
Når det gjelder « Nytt Billettsystem » uttalte departementet:
|
« NSB fikk i 1992 betinget tilsagn om 6 mill. kroner til prosjektets innføring av elektronisk billettsystem for lokaltrafikken i hovedstadsområdet. Av dette beløpet er 4,5 mill. kroner utbetalt. Resten vil bli utbetalt dersom NSB oversender en tilfredsstillende rapportering. |
|
Vi har merket oss at NSB anser det nødvendig å redusere prosjektets målsetting hvis den forutsatte finansiering ikke lar seg realisere, men da dette vil innebære en kvalitativ reduksjon for de reisende, vil NSB arbeide aktivt for utvikling av alternative finansieringsmodeller. |
|
Samferdselsdepartementet forutsetter at NSB sørger for å tilpasse sin delaktighet i prosjektet i forhold til sitt finansieringsgrunnlag. Videre vil departementet vise til de vilkår som styret fastsatte for NSBs engasjement i prosjektet, og legger til grunn at styret på dette grunnlag tar denne saken opp med administrasjonen. » |
Etter Riksrevisjonens oppfatning er helhetsinntrykket at NSBs prosjektstyring ved innføring av nye edb-systemer ikke har vært tilfredsstillende.
NSB arbeider fortsatt etter budsjettrammen til IRMA-prosjektet på 45,8 mill. kroner. De totale kostnadene vil etter Riksrevisjonens beregninger bli vesentlig høyere.
Når det gjelder « Nytt Billettsystem », fremgår det av departementets svar at NSB har et udekket finansieringsbehov for prosjekter på totalt 30,2 mill. kroner. De kost- /nyttevurderinger som er forelagt Riksrevisjonen, senest i mai 1994, viser at finansieringsbehovet kan være betydelig større. Samferdselsdepartementet forutsetter at NSB sørger for å tilpasse sin delaktighet i prosjektet i forhold til sitt finansieringsgrunnlag og de vilkår som styret fastsatte for NSBs engasjement i prosjektet.
Samferdselsdepartmentet har på antegnelsen bl.a. svart:
|
« NSB opplyser at prosjektet « Nytt Billettsystem » har vært behandlet i styret på nytt. På bakgrunn av nye kost-/nytteanslag og utarbeidet revidert budsjett, godkjente styret i møte 4. oktober 1994 videreføring av prosjektet under forutsetning av at det er dekning på investeringsbudsjettet for NSB trafikkdelen. NSB viser i den forbindelse til sitt brev av 15. september 1994 til Riksrevisjonen hvor det bl.a. går fram at det reviderte kostnadsoverslaget er på 82,3 mill. kroner. »
|
Riksrevisjonen uttaler:
NSBs prosjektstyring ved innføring av nye edb-systemer har generelt ikke vært god nok. Styringen kan bedres blant annet når det gjelder utarbeiding av tidsplaner og kost- /nyttevurderinger. Det bør i større grad legges vekt på kvalitetssikring og føring av prosjektregnskaper inneholdende alle kostnadselementer.
Riksrevisjonen har merket seg at NSB har måttet endre planene for finansieringen av sin deltakelse i prosjektet « Nytt Billettsystem ». Det har vist seg at NSB selv må stå for en betydelig større del av finansieringen enn det som var forutsatt i de opprinnelige planene. Dette medfører at lønnsomheten i prosjektet vil bli ytterligere svekket. Riksrevisjonen vil følge nøye med i den videre utvikling av det nye billettsystemet.
Riksrevisjonen foreslår antegnelsen:
« Til observasjon. »
Komiteens merknader
For å bringe klarhet i to uavklarte forhold sendte komiteen den 24. mars 1995 følgende brev til Samferdselsdepartementet:
|
« Vedrørende Riksrevisjonens Dok.nr.3:02 (1994-1995) - Antegnelser vedrørende NSB |
|
Kontroll- og konstitusjonskomiteen viser til Dok.nr.3:02 (1994-1995), hvor det i tilknytning til IRMA-prosjektet, som tidligere har blitt forsinket, er vist til at NSB overfor departementet har opplyst at dette styringssystemet skulle bli satt i drift på alle NSBs verksteder fra desember 1994. Komiteen er interessert i å få klarhet i om dette systemet er kommet i drift i henhold til den angitte plan. |
|
I tilknytning til innføring av « Nytt billettsystem » fremgår av departementets svar til Riksrevisjonen at NSB har et udekket finansieringsbehov for prosjektet på totalt 30,2 mill. kroner, inkludert budsjettmidler som det ikke er gitt tilsagn om. De kost-/nyttevurderinger som er forelagt Riksrevisjonen, senest i mai 1994, tyder imidlertid på at finansieringsbehovet kan være betydelig større. På denne bakgrunn bes opplyst om det er foretatt ajourførte kostnadsberegninger som kan vise status for NSBs udekkede finansieringsbehov når det gjelder dette prosjektet. » |
Samferdselsdepartementet sendte følgende svar av 29. mars 1995 til kontroll- og konstitusjonskomiteen:
|
« Riksrevisjonens Dok.nr.3:02 (1994-1995) - Antegnelser vedrørendFFe NSB |
|
Jeg viser til Kontroll- og konstitusjonskomiteens brev av 24. mars 1995. |
|
Når det gjelder IRMA-systemet, kan jeg opplyse at systemet i løpet av høsten 1994 ble satt i drift på de verkstedene som er forutsatt å bruke systemet. |
|
I Dok.nr.3:02 går det fram at NSBs reviderte kostnadsoverslag for « Nytt billettsystem » er på 82,3 mill. kr. Bl.a. på grunn av at NSB hadde forutsatt større bevilgninger fra Samferdselsdepartementet enn det departementet hadde gitt tilsagn om, måtte NSB revidere planene for prosjektet og utarbeide ny kost-/nytte-analyse. Saken ble fremmet for NSBs styre på nytt i oktober 1994. Det ble da gitt fullmakt til å foreta bestillinger på elektronisk billettutstyr innenfor en samlet ramme på 83 mill. kr. Fullmakten ble gitt under forutsetning av at det er dekning innenfor vedtatte investeringsrammer. NSBs andel av prosjektets kostnader i 1995 er derfor dekt ved omprioritering innenfor vedtatte budsjettrammer. |
|
For ordens skyld gjør jeg oppmerksom på at NSB siden 1992 har hatt frihet til selv å bestemme prioriteringer og bruken av investeringsrammene til trafikkdelen, med unntak av prosjekter av politisk eller prinsipiell karakter. » |
Komiteen har registrert store svakheter ved NSBs rutiner rundt nye edb-prosjekter. Komiteen vil særlig peke på det faktum at NSB under arbeidet med « Nytt billettsystem » har basert seg på statlige tilskudd Samferdselsdepartementet ikke har gitt tilsagn om. Komiteen ser det derfor nødvendig å påpeke betydningen av å forholde seg til de budsjettmessige rammer som foreligger. Det er også i høyeste grad utilfredsstillende å budsjettere med ekstraordinære midler man ikke har fått tilsagn om.
Komiteen forutsetter at NSB tar kritikken alvorlig, og bringer orden i de omtalte forhold.
Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon.
Riksrevisjonen har i 1993-94 foretatt en undersøkelse av variable tillegg og godtgjørelser m.v. i NSB. Bedriftens utbetalinger til overtid, turnustjeneste, kostgodtgjørelse og nattillegg m.v. utgjør en betydelig andel av bedriftens lønnsrelaterte kostnader. Dette henger blant annet sammen med at NSB har inngått en rekke særavtaler som i flere tilfeller avviker vesentlig fra de generelle bestemmelser som gjelder i staten.
Det har i de senere år vært arbeidet for å samordne og begrense antall avtaler og særbestemmelser. NSB har imidlertid fortsatt en rekke særavtaler som i praksis er så kostbare at de svekker NSBs evne til å drive lønnsomt.
Overtid
NSB har ved de særavtaler som er inngått bl.a. fått store kostnader knyttet til overtid. I 1993 utgjorde overtidsutbetalingene 133,6 mill. kroner. Det er et spørsmål om mye av overtiden kunne vært unngått gjennom bedre planlegging og tilpasning. Riksrevisjonens undersøkelse indikerer dessuten at liberal praktisering av gjeldende regelverk og kultur for bruk av overtid har vært sterkt medvirkende til den store overtidsbruken.
Avspasering av overtid utgjorde kun 0,3 % av det totale antall overtidstimer i NSB i 1993. Dette kan være et utslag av at det er vanskelig å innpasse avspasering uten at ny overtid blir nødvendig, men kan også tyde på at de ansatte har preferanse for å få utbetalt overtiden i penger.
Overtallige i NSB har blitt overført til NSB Personalsenteret. Ved inngangen til 1994 var vel 500 personer tilknyttet senteret. Mye overtid knyttet til en gitt tjenestegruppe ved et ansvarssted vil ikke være forenlig med at personer fra denne gruppen overføres til Personalsenteret. Det er på bakgrunn av registrerte tall grunn til å stille spørsmål ved overtidsbruken i enkelte tjenestegrupper ved enkelte ansvarssteder som har avgitt personell til Personalsenteret.
Selv om overtidsbruken generelt er høy, er det også en klar konsentrasjon av overtidsbruk hos enkelte ansatte/grupper av ansatte. Dette vil normalt gjøre det enklere å iverksette tiltak for å redusere overtidsbruken. NSB har i den senere tid blitt tvunget til å redusere sine kostnader for å komme i regnskapsmessig balanse og nå oppsatte mål. En bedre styring av overtidsbruken vil i en slik sammenheng være et av de forhold som kan bidra til kostnadsreduksjoner.
Andre overtidsrelaterte tillegg
NSB-ansatte gis ved nattarbeid på helge- og høytidsdager et reelt nattillegg på 50 % i stedet for 45 % etter Fellesbestemmelsenes § 19.2, jf. § 18. Andre særbestemmelser som er « kostbare », er bestemmelsene om sammenhengende tjeneste, delt dagsverk og arbeid flere søndager på rad.
Nattillegg ved overnatting i NSB kvarter
Nattillegg er ment å dekke merkostnader til overnatting. Når det gis et nattillegg på kr 244,40 pr. natt mens avgiften på tilordnet kvarter bare er fra kr 10 til kr 28,80, vil tjenestemennene få et overskudd på drøye kr 200 pr. overnatting.
Avgiften på tilordnet kvarter dekker ikke selvkost for NSB. Selvkost antas i gjennomsnitt å ligge i nærheten av kr 150 pr. natt. Ved å øke avgiften for overnatting til kr 150 pr. natt vil NSB kunne spare (få en merinntekt på) ca 7 mill. kroner pr. år.
Kompensasjon for tapt ukefridag
Den av særbestemmelsene der avviket fra Fellesbestemmelsene får størst økonomisk betydning, er bestemmelsen om kompensasjon for tapt ukefridag. Totalt ble det i 1993 utbetalt 64,8 mill. kroner som kompensasjon for tapt ukefridag. Mesteparten av dette beløpet er en ekstrakostnad for NSB sammenlignet med den kompensasjon som ville vært nødvendig etter Fellesbestemmelsene. Enkelte arbeidstakere i NSB har mottatt over kr 100.000 som kompensasjon for tapt ukefridag i 1993. Dette representerer kompensasjon for tilnærmet samtlige av de ukefridager disse skulle hatt dette året.
NSBs særbestemmelse avviker ved at det i tillegg til kompensasjon for arbeidet tid på ukefridag, også gis ny ukefridag. I normaltilfeller er det vanskelig å innordne nye ukefridager i en fastsatt tjenesteplan. Resultatet blir dermed at det som hovedregel gis pengekompensasjon. Siden det gis forhøyet overtidsbetaling for minst 7,5 timer vil det i mange tilfeller gis en kompensasjon som tilsvarer ordinær timelønn for to arbeidsdager, selv om faktisk arbeidet tid ofte ikke overstiger en time.
Fritt pensjonsinnskudd i Statens Pensjonskasse for NSB-ansatte
Statsansatte er normalt medlem av Statens Pensjonskasse. Pensjonspremien utgjør 10 % av grunnlønnen, hvorav den ansatte selv betaler 2 % som trekkes hver måned. NSB refunderer dette pensjonstrekk, slik at de ansatte dermed har fritt pensjonsinnskudd. Dette avviker fra hva som normalt er tilfelle ellers i staten. Kostnaden for NSB i 1993 var 45,5 mill. kroner.
Administrasjonskostnader
Med det omfang som tilleggene har fått med hensyn til antall innrapporteringer m.v., vil også den rene administrasjonen påføre NSB store kostnader. For enkelte tillegg er administrasjonskostnadene ved rapportering og utbetaling nesten like store som selve tillegget.
Departementet har i brev av 25. juli 1994 bl.a. uttalt:
|
« Samferdselsdepartementet vil bemerke at det i senere år er utført et meget stort arbeid i NSB med gjennomgang, reforhandling og fjerning av særavtaler. Som det fremgår arbeides det i NSB med å reforhandle de avtaler Riksrevisjonen henviser til mht. kompensasjon for tapt ukefridag og andre overtidsrelaterte tillegg. |
|
Fritt innskudd i Statens Pensjonskasse er i dag en del av ansettelsesvilkårene i NSB. Også denne særskilte ordningen har sammenheng med tidligere stortingsvedtak. »
|
Riksrevisjonen ser det slik at NSB har et betydelig innsparingspotensial ved bedre styring og oppfølging av den delen av lønnsområdet som omfatter variable tillegg og godtgjørelser. Tiltakene vil være forskjellige på kort og lang sikt. På kort sikt må tilpasningen nødvendigvis skje innenfor gjeldende avtaler, mens det på noe lengre sikt kan være aktuelt med endringer av avtalene.
Samferdselsdepartementet har på antegnelsen svart bl.a.:
|
« Også Samferdselsdepartementet ser at NSB har et innsparingspotensial på lønnsområdet når det gjelder variable tillegg og godtgjørelser. Det er i de senere år gjort et betydelig arbeid med opprydding i eldre særavtaler. Vi forutsetter at NSB fortsetter dette arbeidet. Den vanskelige økonomiske situasjonen som NSB trafikkdelen for tida er i, tilsier at en ytterligere bestreber seg på å redusere lønnskostnadene.
|
Overtid
|
Det er på det rene at overtidsutbetalingene i NSB utgjør en betydelig andel av lønnskostnadene og at dette bl.a. henger sammen med bedriftens særavtaler. Lønnskostnadene i denne forbindelse beror imidlertid også i vesentlig grad på virksomhetens art med døgnkontinuerlig drift osv. Når det gjelder overtidsbruken ved de enheter som har overført overtallige til Personalsenteret, forklarer NSB at dette ofte skyldes underskudd på personale med én type kompetanse samtidig som det er overskudd på personale med annen type kompetanse, og at endringer her vil måtte ta noe tid. Vi legger til grunn at NSB løpende vurderer denne overtidsbruken og så langt det er mulig i forhold til de krav som for øvrig stilles til bedriften, søker å redusere denne.
|
Nattillegg ved overnatting i NSBs kvarter
|
NSB har opplyst at det arbeides med å endre reglene i tråd med selvkostprinsippet.
|
Kompensasjon for tapt ukefridag
|
Endringer i særbestemmelsene om kompensasjon for tapt ukefridag er tatt opp i forbindelse med det pågående arbeidet med å reforhandle arbeidstidsavtalen i NSB.
|
Kjørepenger
|
NSB mener ordningen med kjørepenger har en viss produktivitetsfremmende effekt, selv om denne var større tidligere. Kjørepengene betraktes ikke som en spesielt dyr ordning for bedriften. Samferdselsdepartementet forutsetter at ordningen vurderes løpende med tanke på tilpasninger og endringer.
|
Fritt innskudd i Statens pensjonskasse
|
I forbindelse med avviklingen av Statsbanenes pensjonskasse og innlemmelse av dens medlemmer i Statens pensjonskasse, forutsatte Stortinget at en skulle søke å komme frem til løsninger som gjorde at ingen skulle tape på endringen. Løsningen ble at de ansatte fikk dekket pensjonsinnskuddet. For de ansatte i NSB utgjør dette en del av lønns- og arbeidsvilkårene. Samferdselsdepartementet forutsetter at NSB vurderer nærmere ordningens hensiktsmessighet. »
|
Riksrevisjonen uttaler:
Samferdselsdepartementet anfører at lønnskostnader til overtid blant annet beror på virksomhetens art med døgnkontinuerlig drift. Riksrevisjonen er likevel av den oppfatning at det vil være mulig å spare betydelige beløp ved bedre styring og kontroll med overtidsbruken.
Riksrevisjonen konstaterer at det arbeides med å endre reglene i tråd med selvkostprinsippet ved overnatting i NSBs kvarter.
Samferdselsdepartementet opplyser at NSB mener at ordningen med kjørepenger har en viss produktivitetsfremmende effekt. Etter Riksrevisjonens syn kan det stilles spørsmål ved denne vurdering.
Når det gjelder ordningen med fritt innskudd i Statens pensjonskasse, har Riksrevisjonen merket seg at Samferdselsdepartementet mener at begrunnelsen for særordningen neppe rekker lenger enn til å omfatte de ansatte som ved avviklingen av Statsbanenes pensjonskasse, var medlemmer av denne. NSBs vurdering av ordningens hensiktsmessighet avventes.
Riksrevisjonen foreslår antegnelsen: « Til observasjon ».
Komiteens merknader
Komiteens flertall, alle unntatt medlemmene fra Arbeiderpartiet og Sosialistisk Venstreparti, registrerer at NSB og Samferdselsdepartementet arbeider for å få kontroll over det store, og etter flertallets oppfatning uhensiktsmessige, omfanget av særavtaler som kjørepenger, kompensasjon for delvis tapt ukefridag, fritt pensjonsinnskudd i Statens pensjonskasse, nattillegg ved overnatting i NSBs eget kvarter etc. Flertallet bifaller dette arbeidet, men vil også sterkt legge vekt på at bruken av overtid må reduseres, særlig i de divisjoner hvor det allerede forekommer overtallighet.
Flertallet har registrert at NSB påføres store administrative kostnader med det omfang som variable tillegg og godtgjørelser har fått, og kontrollarbeidet rundt disse.
Flertallet sier seg enig med Riksrevisjonen i at en bedre styring av overtidsbruken vil være et av de forhold som kan bidra til betydelige kostnadsreduksjoner i arbeidet for å komme i regnskapsmessig balanse og nå oppsatte mål.
Komiteens medlemmer fra Arbeiderpartiet viser til at NSB har et innsparingspotensiale på lønnsomhetsområdet når det gjelder variable tillegg og godtgjørelser. Disse medlemmer har merket seg at det de senere år er arbeidet med å rydde opp i eldre særavtaler. Disse medlemmer har også merket seg NSBs pågående arbeid med overtidsbruken, og forutsetter at NSB løpende vurderer denne så langt det er mulig i forhold til de krav som for øvrig stilles til bedriften.
Komiteens medlem fra Sosialistisk Venstreparti viser til at NSB har inngått særavtaler med en rekke grupper av ansatte, og til at dette kan medføre en uoversiktlig og uhåndterlig kostnadssituasjon. Dette medlem mener at omfanget av særavtaler bør reduseres, men understreker at dette må skje i samarbeid med de ansattes organisasjoner.
Dette medlem er svært kritisk til omfanget av overtidsarbeid i NSB og til at omfanget har økt, til tross for tidligere påpekninger. Dette medlem viser i den forbindelse til at både overtidsbruken og svak kontroll med materiell i NSB må forstås ut fra de styringssignaler stortingsflertallet har gitt NSB. Kort tid etter at Norsk Jernbaneplan 1994-97 ble vedtatt, vedtok stortingsflertallet å bevilge langt lavere beløp enn det som var lagt til grunn for NSBs egen planlegging. Stortingsflertallet har dermed et ansvar for at NSBs situasjon ikke har vært egnet til god langtidsplanlegging.
Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon.
Riksrevisjonen har i 1993-94 foretatt en undersøkelse av om funksjonene innkjøp og lagerhold i Banedivisjonen ivaretas på en tilfredsstillende måte. Undersøkelsen har omfattet en kartlegging og analyse av den overordnede styringen og ansvarsforholdene vedrørende innkjøp og lagerhold i divisjonen, samt baneregionenes styring av innkjøp og lagerhold.
Inntil 1. januar 1992 hadde NSB Servicedivisjonen ansvaret, ikke bare for eget lager og forsyning av materiell, men også for NSB Banedivisjonens materiell som var registrert i materiellregnskapssystemet Fdata. I forbindelse med fordelingen av eiendeler og gjeld mellom NSBs Trafikkdel og Kjørevegsdel fikk Banedivisjonen fra 1. januar 1992 selv ansvaret for eget materiell.
Ansvarsdelingen mellom Innkjøpsservice og Banedivisjonen
I Konsernstaber har NSB etablert enheten Innkjøpsservice, som skal være et felles innkjøpsorgan for bedriften. Det ble i 1993 inngått en avtale mellom Innkjøpsservice og Banedivisjonen vedrørende innkjøp av banerelatert materiell. I avtalen het det bl.a. at Innkjøpsservice har såkalt konsernansvar vedrørende innkjøp. Det er imidlertid ikke nedfelt i skriftlig materiale hva dette innebærer i praksis. Konsekvensen har blitt at det er uklart hvilke oppgaver Innkjøpsservice skal utføre.
Avtalen mellom Innkjøpsservice og Banedivisjonen inneholdt bestemmelser om i hvilke tilfeller Banedivisjonen kan foreta innkjøp av banerelatert materiell på egenhånd. Avgjørende er bl.a. hvor store beløp det gjelder. Det ble imidlertid ikke etablert kontrollrutiner for å påse at Banedivisjonen ikke foretok innkjøp utover de fastsatte beløpsgrenser.
På det tidspunkt Riksrevisjonen foretok undersøkelsen viste det seg at det hersket stor usikkerhet om ansvarsforholdene når det gjaldt innkjøp av handelsvarer. Dette førte til at innkjøpene i liten grad ble samordnet og at de i flere tilfeller ble foretatt av personer som ikke hadde nødvendig kompetanse på området.
1. mai 1994 er det foretatt en ny organisering av funksjoner som vedrører materialadministrasjonen i Banedivisjonen. Heretter skal Banedivisjonen foreta alt innkjøp av handelsvarer til eget bruk.
Lagerhold i regionene
Riksrevisjonens undersøkelse viste også at det ikke finnes noen oversikt over antallet og størrelsen på lagre som finnes i baneregionene. Det var heller ikke etablert tilfredsstillende rutiner for registrering og uttak fra lagrene. Dette er i strid med gjeldende regelverk, jf. « Reglement for økonomiforvaltningen i departementene », § 14. Manglende registrering og oversikt fører dessuten til at det er vanskelig å foreta tilfredsstillende lagerstyring, herunder samordning av lagre. I tillegg er det umulig å vite omfanget av eventuelt svinn.
Innkjøp av materiell i desember
Banedivisjonen foretok innkjøp av materiell for totalt 775 mill. kroner i 1992 og 894 mill. kroner i 1993. Kartleggingen viste at innkjøpene i desember 1992 var 122 % høyere enn gjennomsnittlige månedlige innkjøp for resten av året. Tilsvarende tall for 1993 var 80 % høyere enn gjennomsnitt. Riksrevisjonen kan ikke se at det skulle være behov for vesentlig større innkjøp av materiell i desember, da Banedivisjonen ikke forbruker mer materiell i desember og januar enn i årets øvrige måneder. De betydelige innkjøpene i desember medfører derfor unødvendig store lagre av materiell i begynnelsen av påfølgende år, og resultatet blir økte kostnader.
Når det gjelder ansvarsdelingen mellom Innkjøpsservice og Banedivisjonen, opplyste departementet i brev av 21. juli 1994 at det er en forutsetning at NSB-konsernets rammeavtaler for levering av handelsvarer skal benyttes. Det skal også fortsatt være et nært samarbeid mellom innkjøpsenheten i Banedivisjonen og Konsernstab Innkjøp. Departementet antar at disse tiltak vil bidra til at NSB kan oppnå tilstrekkelige stordriftsfordeler i sin innkjøpsvirksomhet.
Når det gjelder lagerhold i regionene, uttalte departementet:
|
« Samferdselsdepartementet forutsetter at NSB, på grunnlag av Riksrevisjonens undersøkelse, gjennomgår sine rutiner på dette området slik at disse er i samsvar med gjeldende regelverk og tilfredsstiller krav til god lagerstyring. » |
Departementet opplyste for øvrig at NSB antar at årsaken til de betydelig større innkjøpene i desember 1992 og 1993, i hovedsak har vært etterslep i regnskapsføringen og viste til at reduksjon av etterslepet har hatt høyeste prioritet i divisjonens økonomifunksjon i første halvår 1994.
Riksrevisjonen vil peke på at på det tidspunkt undersøkelsen ble gjennomført, hadde ikke Hovedkontoret i Banedivisjonen tilfredsstillende overordnet styring og kontroll av innkjøp og lagerhold i divisjonen, herunder sørget for at det eksisterte nødvendig regelverk og retningslinjer. Dette førte blant annet til uklare ansvarsforhold. NSB har nylig, henholdsvis pr. 1. januar og 1. mai 1994, foretatt organisasjonsmessige endringer som vedrører innkjøp og lagerhold i Banedivisjonen. Dette legger forholdene bedre til rette for styring og kontroll, både på konsern- og divisjonsnivå.
Det er tilfredsstillende at NSB har iverksatt tiltak som skal føre til at bedriften oppnår stordriftsfordeler ved anskaffelse av handelsvarer. Det er også positivt at Banedivisjonen har gitt arbeidet med å redusere etterslepet i fakturabehandlingen høyeste prioritet, slik at månedsrapportene i fremtiden vil vise korrekte regnskapstall.
Samferdselsdepartementet har på antegnelsen svart bl.a.:
|
« Samferdselsdepartementet viser til at det er og vil bli gjennomført endringer i ansvars-, organisasjons- og systemforhold vedrørende innkjøp og lagerhold. Departementet viser til at endringene i ansvars-, organisasjons- og systemforhold vil bidra til å bedre lagerstyringen og kontrollen av innkjøp i baneregionene gjennom endrede rutiner og bruk av et felles lagerstyringssystem. Vi forutsetter imidlertid at NSB vurderer behovet for å sette i verk ytterligere tiltak for å få full oversikt over størrelsen på og verdien av lagerbeholdningene i baneregionene. »
|
Riksrevisjonen uttaler:
Når det gjelder lagerbeholdningene i baneregionene, er Riksrevisjonen av den oppfatning at NSB fortsatt ikke har tilfredsstillende oversikt over størrelsen og verdien på disse lagrene. Riksrevisjonen forutsetter derfor, i likhet med Samferdselsdepartementet, at NSB vurderer behovet for å sette i verk ytterligere tiltak for å få slik oversikt.
Riksrevisjonen foreslår antegnelsen: « Til observasjon ».
Komiteens merknader
Komiteen har merket seg at organiseringen og ansvarsfordelingen internt i NSBs banedivisjon har hatt store svakheter. Komiteen har merket seg at regelverket rundt lagerhold i regionene ikke har vært praktisert på en tilfredsstillende måte, og at dette er i strid med gjeldende reglement for økonomiforvaltningen i departementene § 14. Komiteen forutsetter derfor at NSB snarest vurderer behovet for å sette i verk ytterligere tiltak, både i forhold til sine rutiner og organisasjon, for å få full oversikt over størrelsen på og verdien av lagerbeholdningen i baneregionene.
Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon.
Komiteen viser til det som er anført foran, og rår Stortinget til å gjøre følgende
vedtak:
Antegnelsene vedkommende Dok.nr.3:02 (1994-1995) - Antegnelser vedrørende Norges Statsbaner (NSB) - blir desidert i samsvar med Riksrevisjonens forslag.
|
Oslo, i kontroll- og konstitusjonskomiteen, den 30. mars 1995.
|
| Petter Thomassen, |
Dag Jostein Fjærvoll, |
Kjellbjørg Lunde, |
| leder. |
ordfører. |
sekretær. |
Oppdatert i henhold til fremlegg i KL 6. juni 1994 og supplert med sjekkliste for konsulenter pr. november 94.
|
Konsulenter kan bare brukes i NSB når: |
| - |
kunnskap ikke finnes eller er disponibel i egen divisjon eller konsernstab |
| - |
kunnskap ikke kan utvikles uten at det medfører forsinkelser for levering til kunde eller forsinkelse av betydning for andre oppgaver |
| - |
det ikke er hensiktsmessig å bruke fast tilsatt personell |
|
Ved inngåelse av avtale skal NSBs standardkontrakt benyttes. |
|
Oppdraget må ikke påbegynnes før kontrakten er undertegnet av begge parter. |
| 3. |
Forskrifter for kjøp av varer og tjenester |
|
Forskrifter for kjøp av varer og tjenester gjelder også for kjøp av konsulenttjenester. («Regelverk for Statens anskaffelsesvirksomhet ved kjøp av varer og tjenester» og «EØS-avtalens innkjøpsdirektiver») |
|
Anbudsprotokoll skal benyttes. |
|
Konsulentbistand innhentes gjennom tilbud så sant: |
| - |
det ikke medfører forsinkelse for levering til kunden eller forsinkelse av betydning for andre oppgaver |
| - |
bistanden ikke er en gjentakelse eller oppfølging av tidligere benyttet bistand innhentet på basis av tilbud. |
| - |
Forhåndsgodkjenning må gis av den aktuelle divisjonsdirektør eller konsernstabsdirektør før avtale med konsulent inngås. |
|
«Management for hire»-kontrakter skal forelegges departementet før kontrakt inngås. |
| - |
Konsulentavtalen skal inneholde navn og adresse til det aktuelle konsulentfirma. |
| - |
Avtale med konsulenten skal inneholde oppdragsbeskrivelse der omfanget av konsulentbistanden framgår både i tid og kostnad. |
| - |
Tidspunktet for oppdraget og når oppdraget er planlagt avsluttet skal angis i avtalen. |
| - |
I tillegg skal avtalen beskrive hvordan kompetanseoverføring fra konsulent til egne medarbeidere er planlagt. |
| - |
Det skal fremgå av kontrakten hvem som er kontaktpersonen hos konsulenten og i NSB. |
| - |
Ved utvidelse eller forlengelse av oppdraget skal det inngås ny avtale. |
|
I tillegg til at alle kontrakter arkiveres på ordinær måte skal et eksemplar sendes Konsernstabens Arkiv, Prinsensgt. 7-9, Oslo. |
|
Det skal framgå om konsulentbistanden gjelder: |
| c) |
Manglende kompetanse/kapasitet |
| d) |
Infrastruktur/planlegging |
|
Registrering av konsulentbistand i forbindelse med budsjett og regnskap skal følge ovennevnte kategoriinndeling. |
|
For kontering henvises det til NSBs kontoplan. |
|
Personer som slutter i NSB kan ikke engasjeres som konsulenter før det er gått 3 år, jf. styrevedtak. |
|
Alle konsulentoppdrag skal evalueres. Etter avsluttet oppdrag skal evaluering sendes Konsernstabens Arkiv, Prinsensgt. 7-9, Oslo. Sluttoppgjør skal ikke foretas før det er vurdert om konsulenten har utført oppdraget i samsvar med kontrakten. |
|
Evalueringen skal inneholde følgende: |
|
Er oppdraget gjennomført i henhold til oppdragsbeskrivelsen? |
|
Er oppgjøret innenfor avtaleprisen? |
| - |
Den som attesterer en faktura for konsulenttjenester skal forsikre seg om at ovenstående retningslinjer er fulgt og at « Sjekkliste for konsulentfaktura » er fylt ut og underskrevet før attestasjon skjer. |
| - |
Den som anviser er ansvarlig for at ovenstående følges og spesielt at oppdraget er evaluert før sluttoppgjøret. Sjekklisten kontrolleres og underskrives. Deretter legges den ved fakturaen. |
| - |
Den som registrerer fakturaen for konsulenttjenester til utbetaling skal ikke foreta utbetalingen uten at Sjekklisten er korrekt utfylt. Deretter underskrives den og behandles i henhold til pkt. C på Sjekklisten. |
Sjekkliste for konsulentfaktura
| A |
Den som attesterer er ansvarlig for at sjekklisten er fylt ut riktig. |
| B |
Den som anviser bekrefter at gitte opplysninger i sjekklisten er riktige. |
| C |
Den som registrerer fakturaen for utbetaling skal ikke foreta utbetalingen uten at sjekklisten bekrefter at NSBs retningslinjer er fulgt. Sjekklisten følger bilaget. Den som registrerer underskriver, påfører bilagsnr. .... og kopi av sjekklisten sendes til Køø, Prinsensgt. 7-9, Oslo.
|
Konsulentfirma
Avtale om
|
Fakt nr |
Beløp |
Faktura dato |
| 1. |
Bruk av konsulenter |
Ja |
|
Nei |
| |
a |
Er det tilgjennelig kompetanse i |
| |
|
egen divisjon eller Konsernstab |
| |
b |
Kan nødvendig kunnskap utvikles på kort sikt |
| |
c |
Er det hensiktsmessig å bruke fast |
| |
|
tilsatt personale |
| 2. |
Er NSBs standardkontrakt brukt |
| 3. |
Inneholder kontrakten alle de |
| |
forutsatte opplysninger |
| 4. |
Er det innhentet tilbud i henhold til |
| |
NSBs retningslinjer |
| 5. |
Er kontrakten forhåndsgodkjent i |
| |
henhold til NSBs retningslinjer |
| 6. |
Er avtalen sendt Konsernstabens Arkiv, |
| |
Prinsensgt 7-9, Oslo |
| 7. |
Har konsulenten vært ansatt i NSB de siste 3 år |
| 8. |
Er det budsjettmessig dekning for kontrakten |
| 9. |
Har Styret godkjent kontrakten |
| 10. |
Gjelder fakturaen sluttoppgjør for oppdraget |
| |
Hvis ja, fylles også ut a-c. |
| |
a |
Er evaluering sendt Konsernstabens |
| |
|
Arkivet 7-9 Oslo |
| |
b |
Blir sluttoppgjøret utbetalt etter evalueringen |
| |
c |
Hvem har evaluert oppdraget |
Ansvarssted nr.
|
Underskrift av den som attesterer |
Dato |
|
Underskrift av den som anviser |
Dato |
|
Underskrift av den som registrerer fakturaen til utbetaling |
Dato |