Hovedarsenalet (HA) innførte i januar 1998 et nytt økonomisystem. Tilsvarende økonomisystem ble innført ved Hærens forsyningskommando (HFK) i oktober 1998. HFK og HA benytter det nye økonomisystemet i en løsning hvor de to enhetene deler samme hovedbok (flerfirmaløsning). En slik løsning krever en ansvarsdeling og koordinering mellom enhetenes regnskapsførere. HA har fått ansvaret for både midlertidig og permanent stenging av regnskapsperiodene.

Innføringen av det nye økonomisystemet har resultert i mangler ved regnskapet sett i forhold til de krav som gjelder. I funksjonell kravspesifikasjon for statlige økonomisystemer utgitt av Finansdepartementet i mai 1997, stilles det flere krav til økonomisystemene ved periodeskifte og overgang til nytt år.

Riksrevisjonen har gjennom sin revisjon avdekket uheldige konsekvenser forårsaket av at HFK og HA har tatt i bruk sitt nye økonomisystem uten at de har innført et klart nok skille mellom ekstern- og internregnskapet. Et resultat av dette er som sagt, at ingen av de kontrollerte bilagene kunne relateres direkte til eksternregnskapet. Avvik i enhetspris eller valutakurs mellom bestilling og faktura påvirket regnskapsføringen i eksternregnskapet.

Forholdene er tatt opp med Forsvarsdepartementet (FD) i brev av 26. mai 1999. FD uttalte i sitt svar av 29. juni 1999 blant annet at regnskapene for 1998 ved HFK og HA var midlertidig, men ikke permanent stengt. Årsaken til dette skulle være en konkret sak i HAs regnskap, hvor Forsvarets overkommando /Økonomistaben hadde krevd at den konkrete saken skulle løses før regnskapet ble permanent stengt. FD opplyste også at den konkrete saken nå var løst, og at regnskapet for 1998 ville bli permanent lukket.

Etter departementets oppfatning er det full sporbarhet mellom eksternregnskapet og fakturabilagene, selv om det unike fakturabilaget for 1998 ikke framgår av Forsvarets konsoliderte regnskap. Departementet hevder videre at det har vært tilgjengelig full sporbarhet lokalt ved HFK og HA.