Tiden det tar å behandle klagesakene hos ombudsmannen, varierer etter hva saken gjelder, hvor omfattende den er, og hva slags undersøkelser som er nødvendige for å få saken tilstrekkelig opplyst.

Dersom klagen må avvises på formelt grunnlag, blir det som regel avklart innen kort tid. Normalt sendes det et foreløpig svar innen en til to uker etter at klagen er mottatt. Er det grunn til å undersøke saken nærmere og ta den opp med forvaltningen, kan det ta en del tid før saken avsluttes. Dette har sammenheng med at det aktuelle forvaltningsorganet i disse sakene må få redegjøre for sitt syn på klagen. Forvaltningens svar blir deretter oversendt til klageren for merknader, som forvaltningsorganet deretter får anledning til å kommentere. Både hensynet til kontradiksjon og hensynet til at saken skal bli best mulig opplyst tilsier at saksbehandlingstiden for disse sakene kan bli lang. For saker som gjelder innsyn i forvaltningens saksdokumenter, er saksbehandlingstiden derimot kortere enn for andre sakstyper.

Fra 2010 har kontoret hatt et elektronisk verktøy for beregning av gjennomsnittlig saksbehandlingstid for klagesaker hos ombudsmannen. Før dette ble gjennomsnittlig saksbehandlingstid beregnet manuelt. Beregningen baserer seg på samtlige saker innenfor de ulike kategoriene. I 2011 ble det tatt i bruk beregningsverktøy for saksbehandlingstid som også kan justere for standardavvik. Dette fordi det ble antatt at enkeltsaker kunne påvirke gjennomsnittstallet i altfor stor grad. Det viste seg at det i meldingsåret ikke er de store forskjellene i gjennomsnittlig saksbehandlingstid ved bruk av dette verktøyet.

Tabell 3.1 Gjennomsnittlig saksbehandlingstid ved ombudsmannens kontor

Tabellen viser at det har vært en oppgang i saksbehandlingstiden i 2011. Antallet innkomne klager har økt de siste årene, selv om økningen fra 2010 til 2011 ikke var så markant som for de tidligere årene. Beholdningen av saker under behandling har steget noe, og antallet saker som har vært undersøkt med forvaltningen og antall saker som endte med kritikk har også gått opp. Dette viser at arbeidsbyrden ved kontoret de siste årene har økt. Selv om det i det siste året har vært økt bruk av overtid, har ikke kontoret klart å holde saksbehandlingstiden nede på samme nivå som i 2010. Det er grunn til å nevne at det likevel ble avsluttet nesten 100 flere saker i 2011 enn i 2010.

Antallet klager har vært jevnt økende de senere årene. Det er grunn til å forvente at antallet klagesaker vil være høyt også i årene som kommer. Bl.a. peker erfaringer fra ombudsmennene i de nordiske landene i denne retning. Økningen i antall saker kan skyldes flere faktorer. En av dem er at medieinteresse omkring saker ombudsmannen behandler fører til større tilfang av henvendelser og klager. Det kan også skyldes rettsliggjøringen i samfunnet og økt bevissthet rundt individets rettigheter. En annen årsak kan være at ombudsmannens nettsted har gjort ordningen mer tilgjengelig for publikum. Arbeidet med enkeltsakene er tid- og ressurskrevende. Også saker som ikke kan tas under videre behandling, må vurderes tilstrekkelig til å kunne gi en forståelig forklaring på hvorfor de avsluttes. Klagere som kommer tilbake med nye henvendelser etter at saken er avsluttet, krever også tid og ressurser som ikke direkte kan avleses i dagens statistikk. For å unngå en uønsket utvikling i saksbehandlingstiden er det fortsatt ønskelig og riktig å prioritere den løpende behandlingen av innkomne klagesaker. Det gjøres vurderinger av hvilke saker som kan prioriteres, og om det er mulig å effektivisere saksbehandlingen i større grad. Ut fra hensynet til en riktig behandling av den enkelte klagerens sak er det imidlertid begrenset hvor mye slik rasjonalisering som er forsvarlig.