Regionalt arkivarbeid og behov for evaluering av omstillingen

Riksarkivaren har siden 2015 drevet et arbeid med omstilling av Arkivverket. Denne omstillingen er debattert i Stortinget ved flere anledninger, jf. Dokument 8:16 S (2015–2016), jf. Innst. 204 S (2015–2016) og Dokument 8:139 S (2016–2017), jf. Innst. 484 S (2016–2017). Ifølge brev fra Kulturdepartementet til familie- og kulturkomiteen datert 29. februar 2016 skal arkivverkets omstilling både ivareta behovet for omstilling i etaten og opprettholde og styrke statsarkivene. Stortinget ble forsikret om at omleggingen i Arkivverket skulle styrke statsarkivene, ikke svekke dem, og at statsarkivarene skulle lede hvert sitt statsarkiv, og ikke bare være leder i tittelen.

Forslagsstillerne mener at statsrådens og Riksarkivarens lovnader til Stortinget om å styrke det regionale nivået i Arkivverket ikke er fulgt opp på en tilstrekkelig måte:

• Statsarkivaren har i dag verken personal- eller budsjettansvar.

• Statsarkivenes mulighet for å bidra regionalt er sterkt redusert, all faglig myndighet er overført til fagdirektører.

• De åtte statsarkivarene har beholdt tittelen, men er ikke lenger ledere for de faglige oppgavene som utøves.

• De fleste statsarkivarer er også fagdirektører for bestemte fagområder med nasjonalt ansvar. Dette beslaglegger så godt som all deres tid. Den regionale rollen får svært liten oppmerksomhet.

Når ny statsarkivar skal tilsettes i Stavanger, blir stillingen ikke lyst ut, men tillagt en av de eksisterende fagdirektørene. Omorganiseringen er blitt kritisert for å nedprioritere historisk og arkivfaglig kompetanse i Arkivverket generelt og spesielt i de regionale statsarkivene. Dette kan føre til dårligere vilkår og tilgang for publikum, både for vanlige brukere og for dem som driver med profesjonell historieskriving, som studenter og faghistorikere. Arkivverket har ikke lenger ansatte ved hvert av de åtte statsarkivene som arbeider innen alle arbeidsfelt. For langt flere tjenester enn før må publikum gjennom mange ledd før de når frem til riktig fagperson, og det ser ut som at sentralisering av regionale funksjoner fra statsarkivene fører til mer byråkrati og ineffektivitet i tjenestene. Forslagsstillerne er bekymret for at statsarkivene er svekket slik at de ikke lenger kan ivareta Arkivverkets ansvar for å bevare, gjøre tilgjengelig og formidle arkiv som er avlevert til eller deponert i etaten.

Forslagsstillerne viser til artikkel i Forskerforum 18. januar 2018, der det vises til enighetsprotokollen datert 1. juli 2016 mellom Riksarkivaren og tjenestemannsorganisasjonene i forbindelse med omstillingen i Arkivverket. Et punkt i den var at det skulle skje en evaluering av tilstanden i statsarkivene etter et halvt år, og at hele omstillingen i etaten skulle bli vurdert etter ett år. Det har ikke skjedd.

Forslagsstillerne viser også til at protokollen slo fast angående Statsarkivarens ansvar og rolle at:

«Statsarkivaren har en formell funksjon som stedsansvarlig ved sitt statsarkiv. Statsarkivaren har budsjettansvar. Statsarkivarens budsjett skal stå i forhold til de oppgaver som ligger til funksjonen som lokalt ansvarlig på arbeidsstedet og det regionale ansvaret. Statsarkivaren gis tilgang til personalressurser ved at det etableres et formelt samarbeid mellom statsarkivaren og leder for Seksjon for brukertjenester. Dette skal fremgå av beskrivelsen av brukerseksjonenes oppgaver.»

Forslagsstillerne kan heller ikke se at dette punktet er fulgt opp, og er gjort kjent med at tillitsvalgte organisasjoner heller ikke er tilfreds med hvordan lovnadene i protokollen med hensyn til både evaluering og statsarkivarenes rolle er fulgt opp.

Arkivlovutvalget og nye driftsformer

Stortinget vedtok 14. desember 2016 at det skal igangsettes en evaluering av arkivloven. På denne bakgrunn har regjeringen nedsatt Arkivlovutvalget. Arkivlovutvalget skal levere sin utredning innen 1. mars 2019. I mandatet til Arkivlovutvalget oppgis det at utvalget som grunnlag for lovarbeidet skal beskrive de viktigste utfordringer og utviklingstrekk i og for arkivene. Utvalget skal gjennomgå oppgave- og ansvarsfordelingen mellom Arkivverket, statlig forvaltning, kommunesektoren og kulturinstitusjoner i arbeidet med å sikre samfunnets arkiv.

Ved behandling av Dokument 8:139 S (2016–2017), jf. Innst. 484 S (2016–2017), ble det vedtatt å be regjeringen iverksette en bred utredning av samfunnets arkivfunksjoner, med særlig vekt på regionale arkivtjenester, nasjonalt samspill og håndtering av digitale utfordringer. Forslagsstillerne savner en tydelig formulering i Arkivlovutvalgets mandat som følger opp Stortingets vedtak.

Forslagsstillerne er kjent med at Arkivverket nå har pågående prosesser hvor siktemålet oppgis å være å styrke små arkivmiljøer ved å se på synergier (stordrift, kompetanse, tjenester). Påstått gevinst er «lavere kostnader på et bedret tilbud til publikum». Pilot Agder er et slikt prosjekt der Arkivverket oppgir at de vil:

• Bygge sterkere fagmiljø på arkiv i regionene

• Se på muligheter for å overføre statlige oppgaver til regioner/kommuner

• Gjennomføre en pilot for å undersøke nye måter å samhandle om arkivoppgaver

I avtale med Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA) vil det samarbeides om brukertjenester, depottjenester og arrangementstjenester. Arkivverket vil legge til rette for at andre aktører i Agder kan innlemmes som resultat av reformen og erfaringer kan overføres til andre regioner ved behov.

Forslagsstillerne mener en slik oppgaveoverføring som det her er snakk om, kan bidra til ytterligere å bygge ned statsarkivene uten at Stortinget har tatt stilling til dette.