I samsvar med Grunnloven § 75 k har Riksrevisjonen lagt frem for Stortinget antegnelser med svar og forslag til desisjon av Norges statsregnskap og regnskap for administrasjonen av Svalbard sammen med ekstrakt av regnskapene for 2002.
Det er tatt opp i alt 20 saker, 15 antegnelser og 5 saker til orientering. Det er ikke tatt opp saker under Helsedepartementet, Fiskeridepartementet, Kultur- og kirkedepartementet, Landbruksdepartementet, Miljøverndepartementet og Olje- og energidepartementet.
Riksrevisjonen har ikke godkjent regnskapene til Universitetet i Oslo, Høgskolen i Vestfold, Høgskolen i Telemark, Høgskolen i Hedmark, Styret for det industrielle rettsvern (Patentstyret) og Forbrukerombudet.
Det vises til at Norges veterinærhøgskole har nedlagt et betydelig arbeid med å rette opp de feil og mangler som gjorde at regnskapet for 2001 ikke kunne godkjennes. Også Skattedirektoratet har iverksatt en rekke tiltak for å bedre kvaliteten på skatteetatens regnskaps- og økonomiforvaltning. Riksrevisjonen har godkjent begge regnskapene for 2002.
For regnskapsåret 2002 har Riksrevisjonens regnskapsrevisjon omfattet 400 regnskaper. Etter avtale foretar Riksrevisjonen også revisjon av deler av 18 fylkesvegregnskaper som regnskapsføres ved vegkontorene.
Til departementene og alle virksomhetsregnskaper som inngår i statsregnskapet, er det avgitt revisjonsbrev. 247 revisjonsbrev er uten merknader, 81 med enkelte merknader, 34 med betydelige merknader og 6 med så vesentlige merknader at regnskapet ikke kunne godkjennes. Det er avgitt ordinær revisjonsberetning til 10 nordiske virksomheter og 20 stiftelser, samt til Norsk Tipping AS og Statens Bankinvesteringsfond.
Fremdeles er det betydelige feil og mangler knyttet til anskaffelsesvirksomheten i staten. Manglene synes dels å skyldes for lav kompetanse på området og dels at det ikke er etablert tilfredsstillende rutiner for oppfølging av gjeldende regelverk. Det vises her spesielt til Forsvaret, Forsvarsbygg og Oslo Politidistrikt som alle har omfattende anskaffelsesvirksomhet.
Det er avdekket svikt i internkontrollen ved flere virksomheter. Det er av vesentlig betydning at det etableres en tilfredsstillende internkontroll som reduserer risikoen for feil og mangler i regnskapene samt at det forebygger misligheter. Det er i denne sammenheng viktig at fagdepartementene i styringsdialogen legger vekt på at det iverksettes tiltak for forbedringer, og at det følges opp at tiltakene gir den forventede effekt.
Revisjonen av trygdeetatens regnskap og stønadsordninger viser fortsatt mangler ved internkontrollen, og det er registrert flere brudd på regelverket for offentlige anskaffelser. Det er påpekt at det er viktig at den lovpålagte internrevisjonen i trygdeetaten er etablert som en kontrollenhet uavhengig av linjeorganisasjonen i samsvar med økonomiregelverket og internasjonalt anerkjente standarder.
Statens institutt for forbruksforskning har i forbindelse med flytting til nye lokaler finansiert nytt laboratorium gjennom en leieavtale som er vurdert å være en kredittkjøpsavtale og således i strid med bevilgningsreglementet.
Riksrevisjonen ser alvorlig på flere påtalte forhold innen generell IKT-sikkerhet ved Brønnøysundregistrene.
Riksrevisjonen legger stor vekt på å ha en god dialog med departementene og reviderte virksomheter. Foruten en formell kommunikasjon, innebærer dette også god kontakt og veiledning i tilknytning til revisjonens utførelse. Det legges også vekt på å ha en dialog om de risikovurderinger Riksrevisjonen legger til grunn for sitt arbeid.
I forbindelse med komiteens behandling av dokumentet
ble det 25. februar 2004 rettet en henvendelse til Nærings-
og handelsdepartementet hvor komiteen ba om å få departementets
redegjørelse for status når det gjelder omfanget
av manglende etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser.
Det ble her vist til blant annet komiteens merknader i forbindelse
med behandlingen av Dokument nr. 1. for 2000, jf. Innst. S. nr.
101 (2001-2002). Komiteen brev samt departementets svar av 1. mars
2004 ligger vedlagt innstillingen.
Komiteen, medlemmene fra Arbeiderpartiet,
Berit Brørby, Kjell Engebretsen og Jørgen Kosmo,
fra Høyre, André Dahl og Martin Engeset, fra Fremskrittspartiet,
Carl I. Hagen og Henrik Rød, fra Sosialistisk Venstreparti,
Siri Hall Arnøy og lederen Ågot Valle, og fra Kristelig
Folkeparti, Modulf Aukan, viser til at det fremlagte dokument
danner grunnlaget for Stortingets behandling av Norges statsregnskap
og regnskap for administrasjonen av Svalbard for budsjetterminen
2002 samt saker for desisjon av Stortinget og saker til orientering.
Komiteens flertall, medlemmene
fra Arbeiderpartiet, Fremskrittspartiet og Sosialistisk Venstreparti,
anser de fremlagte opplysninger for å være av
interesse, men ber Riksrevisjonen vurdere om det kan være
aktuelt å utvide Dokument nr. 1 med ytterligere informasjon.
Dette kunne for eksempel være opplysninger som viser om bevilgede
midler faktisk er brukt til de formål Stortinget har forutsatt,
hvorvidt det er samsvar mellom ressurser og pålagte oppgaver,
og hvorvidt vedtatte mål er nådd. Videre kunne
en vurdering av realismen i budsjetteringen, endringer i anslag
i løpet av budsjettåret og bruk av fullmakter,
være temaer av interesse for Stortinget.
Flertallet vil også peke
på at realkapitalen bør fremgå av dokumentet.
I den forbindelse vises til finanskomiteens flertallsmerknad til
budsjettet, jf. Innst. S. nr. 6 (2003-2004), hvor det på side
9, 1. spalte heter:
"Flertallet mener at det er særlig behov
for mer informasjon om statens beholdning av realkapital, som bygninger,
veier og jernbane, og kostnadene ved å opprettholde denne
kapitalen. Flertallet mener at slik informasjon vil legge grunnlag
for en diskusjon om hvordan staten bør forvalte sin realkapital."
Komiteens medlemmer fra Høyre
og Kristelig Folkeparti vil peke på disse spørsmål: om
bevilgninger er brukt til de formål Stortinget har forutsatt,
hvorvidt vedtatt mål er nådd, realismen i budsjetteringen,
endringer i anslag i løpet av året og bruk av
fullmakter allerede i dag er gjenstand for Riksrevisjonens kontroll
både i Dokument nr. 1 og Dokument nr. 3.
Disse medlemmer viser til at
Riksrevisjonen ikke skal drive politisk revisjon, og at dette tidligere
er lagt til grunn både i Stortinget og av Riksrevisjonen. Spørsmålet
om samsvar mellom ressurser og pålagte oppgaver vil vanligvis
være av ren politisk natur.
Disse medlemmer mener at Riksrevisjonen, etter
hvert som statlige virksomheter settes i stand til å aktivere
sin realkapital, bør kunne gi opplysninger om denne i Dokument
nr. 1.
Komiteen viser til
at Riksrevisjonen ikke har kunnet godkjenne regnskapene til seks
virksomheter. Fire av disse er under Utdannings- og forskningsdepartementets
ansvarsområde. Komiteen har merket seg at Norges
veterinærhøgskole har nedlagt et betydelig arbeid
for å rette opp de feil og mangler som gjorde at regnskapet
for 2001 ikke kunne godkjennes. Komiteen har videre
merket seg at Skattedirektoratet har iverksatt en rekke tiltak for å bedre
kvaliteten på skatteetatens regnskaps- og økonomireglement. Komiteen er
tilfreds med dette arbeidet, og at det har medført at Riksrevisjonen
har kunnet godkjenne begge etatenes regnskaper for 2002.
Komiteen viser til at det fremdeles
er betydelige feil og mangler knyttet til anskaffelsesvirksomheten
i staten. Komiteen deler Riksrevisjonens bekymring for
at det ikke er tilfredsstillende rutiner i Forsvaret, Forsvarsbygg
og Oslo Politidistrikt siden dette er virksomheter med omfattende
anskaffelsesvirksomhet. Komiteen viser til at feil
og mangler ved anskaffelsesvirksomheten er påtalt ved Stortingets
behandling av statsregnskapet i flere år. Dette gjelder
forvaltningen av fellesskapets ressurser, og komiteen mener
det må etableres tilfredsstillende rutiner og kompetanseoppbygging
slik at regelverket kan følges opp på en tilfredsstillende
måte.
Komiteen viser til nærings-
og handelsministerens brev til komiteen, mars 2004, der statsråden
gir en oversikt over status for tiltak som er satt i verk for å sikre
at retningslinjene for anskaffelsesvirksomhet blir fulgt opp. Komiteen ber
om at Stortinget på en egnet måte holdes orientert
om fremdriften i dette arbeidet.
Komiteen viser til Riksrevisjonens
påpekning av svikt i internkontrollen ved flere virksomheter.
En god internkontroll er viktig for å forebygge misligheter
og reduserer risikoen for feil og mangler i regnskapene. Komiteen ber
derfor om at fagdepartementene i sin styringsdialog legger vekt
på at det iverksettes tiltak for forbedringer og at tiltakene
følges opp.
Årsregnskapet for 2002 avdekker gjentatte
mangler i de interne kontrollrutiner i statsforvaltningen. Komiteen viser
til at ansvaret for dette tilligger Regjeringen.
Komiteen viser til korrespondanse
med statsministeren vedrørende statens regelverk for representasjon. Komiteen har
mottatt statsministerens svarbrev av 27. januar 2004 med presiseringer
og endringer av gjeldende regelverk. Komiteen er
med dette orientert om kontrollrutiner for reglene om representasjon og
bevertning, og om endringene i Statens personal-håndbok,
med sikte på å klargjøre hva som ligger
i begrepet representasjon.
Komiteens flertall, medlemmene
fra Arbeiderpartiet, Høyre og Kristelig Folkeparti,
legger til grunn at Riksrevisjonen på vanlig måte
kontrollerer at departementenes håndheving av reglene om
representasjon og bevertning skjer i tråd med de presiseringer
og endringer som fremkommer i statsministerens brev av 27. januar
2004.
Komiteens medlemmer fra Fremskrittspartiet
og Sosialistisk Venstreparti har merket seg at klargjøringen
innebærer en innstramming i forhold til Arbeids- og administrasjonsdepartementets
tidligere praktisering. Disse medlemmer antar at
Riksrevisjonen kontrollerer at statsrådenes håndheving
av reglene om representasjon og bevertning er og har vært
tråd med de presiseringene som fremkommer i statsministerens
brev av 27. januar 2004.
Komiteen har merket
seg de orienteringssaker som fremkommer under de ulike departementene.
Komiteen vil i de følgende
kapitler komme nærmere inn på enkelte av sakene
vedrørende de ulike departementene hvis virksomhet er omhandlet
i Dokument nr. 1 (2003-2004). Når det gjelder de andre
sakene for de aktuelle departementene, slutter komiteen seg
uten nærmere kommentarer til Riksrevisjonens forslag til
desisjon.
I forbindelse med SIFOs flytting til nye lokaler høsten
2002 inngikk instituttet kontrakt med utleier vedrørende
anskaffelse av ny laboratorieinnredning som innebærer at
utleier finansierer anskaffelsen gjennom den ordinære leiekontraktens
løpetid over 15 år. Ved leiekontraktens utløp
skal instituttet innbetale anskaffelsens restverdi (stor) kr
1 795 45 til utleier, eventuelt kan kontrakten forlenges med fem år.
Den totale investeringen til nytt laboratorium beløp seg
til kr 5 391 427 eksklusive merverdiavgift. I brev av 25. juni 2003
til departementet bemerket Riksrevisjonen at SIFO ved den spesielle
finansieringsordningen for laboratoriet har pådratt staten
forpliktelser utover løpende budsjettermin. Riksrevisjonen
betraktet kontrakten som en kredittkjøpsavtale uten hjemmel
i bevilgningsreglementet eller ved særskilt vedtak av Stortinget. Departementet
opplyser i sitt svarbrev at det ble fremmet forslag overfor Finansdepartementet
om midler til å finansiere investeringen i laboratorium
i forbindelse med utarbeidelsen av statsbudsjettet for 2003. Da
det ble klart at det ikke ville bli fremmet forslag om bevilgning
til anskaffelsen over statsbudsjettet, presenterte departementet
en finansieringsløsning overfor Finansdepartementet som
innebar at utleier ville bekoste investeringen mot en forholdsmessig økning
av leiebeløpet over et visst antall år. Ved en
15 års leiekontrakt ble den årlige merutgiften
for SIFO estimert til ca. 1,3 mill. kroner per år. SIFO
fikk også kompensert merutgiften med 75 pst. over basisbevilgningen
under kapittel 866 post 50 fra og med 2003-budsjettet. Avtalen ble oppfattet
som en ordinær leieavtale som ikke foranlediget særskilt
fullmakt fra Stortinget. Først den 5. juni 2003 ble departementet
kjent med at det var inngått og undertegnet en tilleggskontrakt
med utleier med det innholdet som Riksrevisjonen viser til i sitt
brev av 25. juni 2003. Departementet tar til etterretning Riksrevisjonens
vurdering av tilleggskontrakten som en kredittkjøpsavtale
der SIFO har forpliktet staten for en 20-årsperiode (15 + 5),
men siden departementet først i ettertid ble gjort kjent
med innholdet i tilleggsavtalen mellom SIFO og utleier, var det
heller ikke mulig for departementet å reagere på avtalens
innhold og form.
Riksrevisjonen konstaterer at etablering av
nytt laboratorium ved SIFO ble foretatt uten at det forelå nødvendig
bevilgning fra Stortinget. Riksrevisjonen har merket seg at behovet
for og kostnadene ved etablering av nytt laboratorium var kjent
for departementet på budsjetteringstidspunktet og det vises
til kravene til statsbudsjettets fullstendighet og realisme i bevilgningsreglementets § 4.
Riksrevisjonen konstaterer videre at ved å nedbetale investeringen
over en 15-årsperiode, er staten pådratt en forpliktelse
utover budsjetterminen uten hjemmel i bevilgningsreglementet
eller ved særskilt fullmakt fra Stortinget.
Riksrevisjonen foreslår: "Kan passere."
Komiteens flertall, medlemmene
fra Arbeiderpartiet, Fremskrittspartiet og Sosialistisk Venstreparti,
har merket seg de disposisjoner som er foretatt i forbindelse med
flyttingen av Statens institutt for forbruksforskning (SIFO) til nye
lokaler i Sandakerveien 24 høsten 2002. Kontrakten innebærer
at utleier finansierer anskaffelsen gjennom den ordinære
leietidens løpetid over 15 år. Denne spesielle
finansieringsordningen for instituttets laboratorium har pådratt
staten forpliktelser langt utover løpende budsjettermin,
og avtalen er å oppfatte som en kredittkjøpsavtale
uten hjemmel i bevilgningsreglementet eller særskilt vedtak
i Stortinget.
Flertallet stiller seg sterkt
kritisk til departementets opplysning i brev av 16. juli 2003 om
at det er fremmet forslag overfor Finansdepartementet om midler
til å finansiere investeringen, men at midler ikke ble
avsatt over statsbudsjettet for 2003. Dette innebærer at
etableringsutgiftene for nytt laboratorium var kjent ved budsjetteringstidspunktet. Flertallet finner det
uakseptabelt at disposisjoner gjennomføres uten at finansielle
forhold fullt ut er avklart.
Flertallet vil understreke at
kravene til statsbudsjettets fullstendighet og realisme i bevilgningsreglementets § 4
følgelig ikke kan sies å være oppfylt
og at man ved avtalen om å nedbetale investeringen over
en 15-årsperiode, har pådratt staten en forpliktelse
ut over budsjetterminen uten hjemmel i bevilgningsreglementet eller
særskilt fullmakt fra Stortinget.
Flertallet finner ikke å kunne
godta en slik fremgangsmåte og forutsetter at departementet
iverksetter tiltak for å endre avtalen i tråd
med gjeldende regelverk.
Flertallet vil på denne
bakgrunn foreslå at desisjonsform for saken endres fra
"Kan passere" til "Til observasjon".
Komiteens medlemmer fra Høyre
og Kristelig Folkeparti finner departementets fremgangsmåte
kritikkverdig og forutsetter at departementet vurderer tiltak for å endre
avtalen i tråd med gjeldende regelverk. Disse medlemmer viser
til at det i utgangspunktet er legitimt å inngå flerårige husleieavtaler
som binder staten til fremtidige utgifter. Videre understreker disse
medlemmer at flytting av SIFO, herunder laboratoriet, ville
medføre økte kostnader. Disse medlemmer viser
til at det økonomiske omfanget i avtalen er relativt lite
og mener at det derfor kan passere selv om fremgangsmåten
er kritikkverdig og ikke i tråd med regelverket.
Disse medlemmer slutter seg til
Riksrevisjonens forslag til desisjon: "Kan passere."
I forbindelse med revisjonen av FOs årsregnskap
for 2002 ble det avdekket flere forhold som ikke er forenlig med
krav til god statlig regnskapsføring og økonomistyring.
Det er oppdaget gjennomgående svakheter ved den interne
kontrollen, sviktende registrering og oppfølging av tvangsgebyrer
samt bruk av øremerkede midler til andre formål
enn forutsatt, noe som har medført usikkerhet om regnskapet
er fullstendig og pålitelig.
I sitt svarbrev av 27. juni 2003 tar departementet
til etterretning at det ikke er utarbeidet tilfredsstillende skriftlige
rutiner hos FO. Virksomheten vil rette opp de forhold som er påpekt
fra Riksrevisjonen, innenfor fastsatte interne frister. Det er etablert,
eller er under etablering, nye rutiner for blant annet attestasjon
og anvisning, attestering av overtid og behandling av fakturaer
fra kredittkortselskaper. Departementet vil følge opp at
de nødvendige rutinebeskrivelser og autorisasjoner/fullmakter
blir ajourført.
Vedrørende tilskuddsmidler vil det
bli innskjerpede rutiner for skriftlig rapportering om midler til øremerkede
formål. Det understrekes at ubenyttede midler som hovedregel
skal tilbakebetales for prosjekter som er knyttet til et enkelt
budsjettår.
Riksrevisjonen kan ikke godkjenne regnskapet
for Forbrukerombudet for 2002. Svakhetene ved den interne kontrollen
er ifølge Riksrevisjonen så omfattende og gjennomgående
at det er vanskelig å skaffe tilstrekkelige bevis for å konkludere
om regnskapet er fullstendig, nøyaktig og pålitelig.
Departementet er av den oppfatning at ingen
av manglene og svakhetene hver for seg kan betraktes som
svært alvorlige. Riksrevisjonen vil understreke at det
er kritikkverdig at tilskuddsmidlene ikke anvendes som forutsatt,
og at ubrukte midler ikke returneres til departementet, men regnskapsføres
som inntekt i virksomheten. Riksrevisjonen ser også alvorlig
på Forbrukerombudets regnskapsføring og mangelfulle
oppfølging av gebyrer, blant annet ut fra krav til rettssikkerhet
og risiko for misligheter.
Riksrevisjonen vil understreke betydningen av departementets
forvaltnings- og kontrollansvar, og har merket seg at det er laget
en plan med frister for oppretting av de enkelte forhold, samt at
departementet foretar en tett oppfølging av arbeidet.
Riksrevisjonen foreslår: "Kan passere."
Komiteen har merket
seg at Riksrevisjonen i forbindelse med årsregnskapet for
Forbrukerombudet for 2002 har avdekket en rekke forhold som ikke
er forenlig med god regnskapsføring og økonomistyring. Komiteen vil
særlig understreke ansvaret for at ilagte tvangsgebyrer
blir behandlet på en pinlig nøyaktig måte.
Dette er gebyrer som ilegges næringslivet på grunn
av overtredelser av regelverket. Når statlige organer ikke
selv følger de regler som gjelder, bidrar det til å undergrave
systemets legitimitet. Når Riksrevisjonen hevder at "svakhetene
i den interne kontrollen ved Forbrukerombudet er så omfattende
og gjennomgående at det har vært vanskelig å skaffe
tilstrekkelige og hensiktsmessige bevis for at regnskapet er uten
vesentlige feil", og følgelig ikke kan godkjenne regnskapet
for 2002, er dette så alvorlig at saken foranlediger en
særlig tilbakemelding til Stortinget.
Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens
forslag til desisjon: "Kan passere".
Komiteens medlemmer fra Høyre
og Kristelig Folkeparti har merket seg at det er laget en
plan med frister for oppretting av de enkelte forhold, samt at departementet
foretar tett oppfølging av arbeidet.
Lønnskontroller ved 26 avdelinger i
Forsvaret har vært rettet mot variable tillegg, overtid, økonomisk kompensasjon
ved fartøy-, vakt-, øvings- og beredskapstjeneste
og øving utenfor arbeidstid. Det er påvist betydelige
svakheter i attestasjons- og anvisningsrutinene ved utbetaling av
lønnstillegg.
Overtidsutbetalingene steg fra 276 mill. kroner
i 2001 til 322 mill. kroner i 2002. Det er påvist brudd
på vernebestemmelsene i arbeidsmiljøloven ved
16 av de kontrollerte avdelingene. Om lag 900 personer i ledende
stillinger er registrert med overtid, hvorav 32 personer med mer
enn 300 timer. Etter kongelig resolusjon av 19. desember 1980 er
offiserer med grad oberstløytnant/kommandørkaptein
og høyere definert som ledende stillinger. Bestemmelsene
i Hovedtariffavtalen § 13 tilsier at disse stillingsgruppene
som hovedregel ikke har rett til overtid, men kan i enkelte tilfeller
få godtgjort inntil 300 timer i kalenderåret.
Utbetalingene til økonomisk kompensasjon økte
fra 182 mill. kroner i 2001 til 228 mill. kroner i 2002. Det er avdekket
manglende rutiner og dokumentasjon ved utbetaling av økonomisk
kompensasjon ved flere avdelinger, noe som har vanskeliggjort kontrollen
av utbetalingene.
Utbetaling av øvingstillegg for øvinger
utenfor arbeidstid økte fra 308 mill. kroner i 2001 til
444 mill. kroner i 2002. Kontrollen med utbetalingene til øving har
vært vanskelig fordi det i mange tilfeller ikke fantes øvingsplaner
eller aktivitetsrapporter. Det er registrert endringer i tolkningen
av regelverket ved utbetalinger av øvingstillegg.
Kontrollen av anskaffelser viste at et flertall
av de reviderte anskaffelsene ikke var offentlig utlyst for konkurranse.
I en del tilfeller kunne det ikke legges frem tilfredsstillende
anskaffelsesprotokoller, skatteattester og HMS-erklæringer.
Rutiner og arkivsystemer som skal sikre tilgang til relevante dokumenter,
er også mangelfulle.
Det er avdekket mangler ved konkurransen, og
det har vært en utstrakt bruk av eneleverandør
ved valg av innkjøpsmetode. Oversikten over forskuddsbetalinger til
leverandørene er mangelfull for enheter under Forsvarets
logistikkorganisasjon.
Forsvarets investeringsdatabase var på kontrolltidspunktet
ikke oppdatert.
Kjøp av konsulenttjenester er kontrollert
ved utvalgte avdelinger, ved enheter i Forsvarets logistikkorganisasjon,
ved prosjektet Nytt forvaltningssystem GOLF og ved prosjektet Forsvarets
datatekniske infrastruktur FISBasis. Det er utgiftsført
vel 500 mill. kroner på konsulenttjenester i Forsvaret,
men det er også ført konsulentutgifter på andre
regnskapsposter.
Kontrollen avdekket mangler ved regnskapsføringen og
valg av innkjøpsmetode og utstrakt bruk av tidligere forsvarsansatte
som konsulenter. Kontraktene forlenges ofte over en lang periode
med mangelfulle begrunnelser. Det er avdekket utstrakt bruk av opsjoner som
innebærer at oppdragene og utbetalingene kan bli utvidet
i betydelig grad i forhold til opprinnelig avtale. For en del kontrakter
er opsjonsvilkårene ikke i samsvar med regelverket.
Forsvarets avdelinger er pålagt å foreta
fortløpende rutinemessige egenkontroller hvor det skal
utarbeides planer, og gjennomførte kontroller skal dokumenteres. Revisjonen
viste at det fortsatt er store mangler ved egenkontrollene.
Ved Forsyningslager Sør-Norge har 1200
materiellcontainere vært lagret i flere år uten
at det er foretatt opptelling. I tillegg mottok lageret 450 containere
med materiell fra et nedlagt forsyningslager i 2002. Revisjonen
avdekket at forsyningslageret ikke har regnskapsmessig kontroll
med dette materiellet.
Ovennevnte forhold ble tatt opp med Forsvarsdepartementet
som i sitt svarbrev av 24. juni 2003 bl.a. uttaler:
Forsvarets overkommando har iverksatt et omfattende
arbeid med å analysere Forsvarets bruk av lønn og
tillegg. Det kan være flere mulige årsaker til
at ovennevnte tillegg økte fra 2001 til 2002. Det har vært enkelte
brudd på lov-, avtale- og regelverk, noe som kan tyde på mangelfull
kontroll og oppfølging. Det pekes også på manglende
reduksjon av arbeidsoppgaver til tross for nedbemanning.
Det er igangsatt et arbeid med å skaffe
oversikt over avdelinger og enkeltpersoner med overforbruk av overtid.
Det vil bli vurdert tjenestemessige reaksjoner som følge
av brudd på gjeldende lover og regelverk.
Departementet ser alvorlig på de påpekte
manglene ved Forsvarets anskaffelsesvirksomhet som skyldes mangler
ved de interne rutinene ved Forsvarets logistikkorganisasjon. Forsvarets
logistikkorganisasjon gjennomgikk en stor reorganisering i 2002.
Integreringen av de forsvarsgrenvise forsyningskommandoene med ulike
rutiner kan ha skapt en midlertidig uoversiktlig situasjon som har
gitt opphav til de avdekkede regelverksbruddene.
I den omstillingsperioden
Forsvaret er inne i, mener departementet at bruk av konsulenter
er nødvendig for å kunne ivareta visse nødvendige
funksjoner i en begrenset tidsperiode. Bruk av konsulenttjenester
må være målrettet og fylle et reelt behov
som ikke kan dekkes av Forsvarets personelloppsetning. I forbindelse
med nedbemanningen i Forsvaret vil arbeidsoppgavene ofte ikke bli
redusert i samme takt som nedbemanningen, og gapet vil måtte
dekkes av konsulenter inntil arbeidsoppgavene tilpasses bemanningen.
Departementet erkjenner manglende egen- og mottakskontroll
og materiellregnskapsføring i forbindelse med omstillingen.
Det er gitt i oppdrag å gjennomgå lagerområdet,
med det formål å iverksette nødvendige tiltak
for egen organisasjon og underliggende ledd, slik at lover, retningslinjer,
bestemmelser med videre blir fulgt.
Riksrevisjonen har i antegnelsene til statsregnskapet for
2000 og 2001 tatt opp kritikkverdige forhold vedrørende
Forsvarets regnskap innen områdene lønn, anskaffelser
og lager. Det synes ikke å ha skjedd noen bedring av betydning
i 2002. Omstillingen i Forsvaret med utfasing av avdelinger og nedbemanning
har vært planlagt og har pågått noen år.
Det burde da kunne forventes at nedbemanningen ble tilpasset arbeidsoppgavene
på en bedre måte. Samtidig er det viktig at de interne
kontrollrutinene fungerer godt i omstillingsperioden.
Utbetalingene til overtid, økonomisk
kompensasjon og øving har gjennom flere år økt
betydelig. En del skyldes økt aktivitet, men dårlige
interne kontrollrutiner og endrede tolkninger av regelverket kan
også ha bidratt til økningene.
Det bør kunne forventes at Forsvaret
som har en betydelig anskaffelsesvirksomhet, følger reglene
i lov og forskrift for offentlige anskaffelser.
Forsvaret er blant annet en betydelig aktør
på konsulentmarkedet og har gjennom flere år benyttet
en del opsjoner uten at dette har vært forutsatt i anbuds-/ tilbudsgrunnlaget,
eller at det har vært foretatt en ny konkurranse. På grunn
av Forsvarets kontoplan har det også vært svært
vanskelig å skaffe en total oversikt over forbruket til
konsulenter.
Det burde også kunne forventes at Forsvaret
hadde planlagt bedre disponeringen av de betydelige mengdene retur-
og overskuddsmateriell fra nedlagte avdelinger.
Forsvarsdepartementet har svart:
"1. Lønn
….
….Lønnsveksten
i Forsvaret kan i hovedsak forklares med betydelig merarbeid (overtid)
ifm. med den pågående omstillingen i Forsvaret,
lønnsoppgjøret i 2002 med betydelige sentrale
og lokale tillegg og økt øvingsaktivitet (øvingstillegg).
Noe
av økningen kan tillegges mangelfull kontroll og oppfølging,
samt manglende reduksjon av oppgaver selv med redusert bemanning.
Det er bl.a. gjennomført en undersøkelse mot ansatte
med grad oberstløytnant/kommandørkaptein
og høyere (overtid ledende stillinger) som har fått
utbetalt mer enn 300 timer overtid. Det er besluttet å iverksette
tjenestemessige reaksjoner for ca. 25 personer som har brutt regelverket
på dette området.
……
I
tillegg kan jeg opplyse at Forsvarssjefen (FSJ) har gitt ytterligere
føringer til den enkelte sjef for Driftsenheter i Forsvaret
(DIF) for hvilke krav FSJ stiller til bruk av aktivitetsbaserte
tillegg i FMO:
- Det aksepteres ikke brudd på Arbeidsmiljøloven (AML),
Hovedtariffavtalen (HTA), Arbeidstidsavtale for militære
arbeidstakere (ATM), Arbeidstidsbestemmelser for sivilt tilsatt
personell i Forsvaret (ATS), øvrig regelverk og gitte bestemmelser.
-…
2.
Anskaffelser
….
Jeg tar til
etterretning at rutinene for dette området ennå ikke
fungerer tilfredstillende. Som følge av dette vil jeg følge
opp dette området særskilt, og Forsvarsdepartementet
vil rette fokus mot dette området inntil rutinene fungerer
tilfredsstillende.
Prinsippet om konkurranse for
anskaffelser til statlige virksomheter følger av bindende
bestemmelser som forplikter Forsvaret. Videre er prinsippet fremhevet
i Forsvarets interne anskaffelsesregelverk "Bestemmelser vedrørende
anskaffelser til Forsvaret - (BAF)". I det pågående
arbeid for å etablere nytt internt regelverk for Forsvaret,
"Anskaffelsesregelverk for Forsvaret - (ARF)", vil prinsippet bli
ytterligere presisert og fremhevet. Det forhold at det oppstår
en eneleverandørsituasjon kan være sammensatt
og trenger ikke prinsipielt å skyldes omgåelse
av anskaffelsesregelverket. Som del av Forsvarsdepartementets oppfølging
vil også dette området bli overvåket
nærmere. Det samme gjelder oversikt over forskuddsbetalinger
og oppdatering av Forsvarets investeringsdatabase.
Jeg
konkluderer her med at forholdene knyttet til Forsvarets anskaffelser
vil bli nøye fulgt opp i etatstyringen av FMO i tiden fremover.
3.
Kjøp av konsulenttjenester
…..
Personell
som innvilges avgangsstimulerende tiltak skal som hovedregel ikke
tilsettes i virksomheter under Forsvarsdepartementet. Slike saker
skal i hvert enkelt tilfelle avklares med departementet i forkant,
dette er presisert i retningslinjer til etatene, jf. departementets brev
til Rr datert 21. juni 2002.
Arbeidsgruppen som Forsvarets
overkommando nedsatte i 2002 for å gjennomgå konsulentbruken
i Forsvarets militære organisasjon (FMO) har i en rapport fra
april i år skissert en del svakheter ved konsulentbruken
og anbefalte nye retningslinjer for en tilfredsstillende styring
av eksterne konsulenter, jf. FOs brev til Rr av 2. mai 2003;
-…..
Målet
er å få ned forbruket av eksterne konsulenter. Derfor
vil det i fremtiden bli vektlagt at eksterne konsulenter kun skal
benyttes når det er strengt nødvendig for å løse
prioriterte oppgaver, og dersom interne ressurser ikke er tilgjengelige.
Rent konkret følger FST utviklingen i forbruket av eksterne
konsulenter inneværende år opp mot budsjettet
for samme periode, og skal deretter utarbeide en rapport som vil
foreligge medio februar 2004.
Tatt i betraktning den
omstillingsperiode som Forsvaret i dag er inne i, anser jeg det
for nødvendig å bruke konsulenter for å ivareta
nødvendige funksjoner i en begrenset tidsperiode. De må imidlertid
være målrettet og fylle et reelt behov som ikke
kan dekkes innenfor Forsvarets personelloppsetning. Jeg regner med
at konsulentbruken vil bli redusert når de tiltak som ble
iverksatt av FST får effekt. Departementet vil nøye
følge opp bruken av konsulenter i Forsvaret, blant annet gjennom
"Handlingsplan for oppfølging av riksrevisjonssaker".
4.
Lager
….erkjenner jeg manglende egen- og
mottakskontroll i forbindelse med omstillingen….., er Sjef
Forsvarets logistikkorganisasjon (Sjef/FLO) gitt i oppdrag å gjennomgå lagerområdet,
og hvor det settes mer fokus på egenkontroll bl.a. ved
revidering av direktiver, oppnevnelse av egne kontrolloffiserer
ved forsyningssentre og gjennomføring av egne kurs ifm. befalsutdanning
og for avdelingssjefer. Egenkontroll i 2003 er gjennomført
i henhold til gjeldende direktiv, plan for egenkontroll er utarbeidet
og kontrollene er dokumentert i avdelingenes visitasjonsprotokoll.
Når
det gjelder antegnelsen om 1200 containere ved Forsyningslager Sør-Norge,
så medfører det riktighet at disse for en periode
ikke har vært talt. Materiellet i containerne har ikke
vært i bruk, og i henhold til gjeldende direktiver betraktes
urørt materiell i containere som 100 % opptelt.
De har derfor vært under regnskapsmessig kontroll selv
om de ikke er talt rutinemessig. Materiellet er nå for øvrig
splittet og lagt inn på varehuslager der det er regnskapsmessig
tatt hånd om.
De 450 containerne som ble
mottatt i 2002 er på tilsvarende måte splittet
opp og overført varehuslager med unntak av 84 containere
under oppsplitting der regnskapet ajourføres fortløpende.
Alle containere blir i dag resertifisert og regnskapsført
i et nyetablert register."
Riksrevisjonen finner det kritikkverdig at Forsvarets regnskap
tredje året på rad har betydelige mangler innen
områdene lønn, lager og anskaffelser. Riksrevisjonen
har merket seg at det er besluttet iverksatt tjenestemessige reaksjoner
overfor personer som har brutt regelverket ved lønnsutbetalinger.
Riksrevisjonen ser alvorlig på den
gjentatte bruken av opsjoner ved fornyelse av konsulentkontraktene
i Forsvaret og at det har vært meget vanskelig å frambringe
en total oversikt over konsulentbruken. Riksrevisjonen har merket
seg at departementet har som målsetting å få ned
forbruket av eksterne konsulenter, og at det vil bli utarbeidet
en rapport i februar 2004 over forbruket av konsulenter. Riksrevisjonen
har merket seg at Forsvarsdepartementet har utarbeidet en handlingsplan for
oppfølging av Riksrevisjonens saker.
Riksrevisjonen foreslår: "Kan passere."
Komiteen har merket
seg svikt i regnskapet for Forsvaret for 2002 og viser til at Riksrevisjonen
i antegnelsene for statsregnskapene for 2000 og 2001 tok opp kritikkverdige
forhold innen samme områder. Komiteen finner
det uheldig at Riksrevisjonens påpekinger fra tidligere år
ikke er fulgt tilstrekkelig opp i statsregnskapet for 2002.
Komiteen har merket seg at departementet
i sitt svar til Riksrevisjonen viser til at én av flere
mulige årsaker til lønnsveksten i Forsvaret er
betydelig merarbeid i forbindelse med den pågående
omstillingen, og at også manglende egen- og mottakerkontroll
i tilknytning til lager kan knyttes til omstillingen.
Komiteen understreker at det
er den til enhver tid sittende statsråds ansvar å sørge
for at regelverket følges.
Komiteen viser til at lønnskontroller
ved 26 avdelinger i Forsvaret har avdekket betydelige svakheter
i attestasjons- og anvisningsrutinene ved utbetaling av lønnstillegg.
Brudd på bestemmelser om overtidsutbetalinger og manglende
rutiner ved utbetaling av økonomisk kompensasjon ved flere
avdelinger, kan etter komiteens mening bidra til
et inntrykk av uryddighet. Videre er kontrollen med utbetalingene
av øvingstillegg vanskeliggjort ved at det i flere tilfeller ikke
foreligger øvingsplaner eller aktivitetsrapporter.
Komiteen har merket seg Forsvarsdepartementets opplysninger
om at det er iverksatt omfattende arbeid for å få oversikt
over mulige årsaker, og at Forsvaret har iverksatt tjenestemessige
reaksjoner overfor personer som har brutt regelverket ved lønnsutbetalinger.
Komiteen har merket seg at et
flertall av de reviderte anskaffelsene ikke var offentlig utlyst
for konkurranse og finner det kritikkverdig at det i en del tilfeller ikke
lot seg gjøre å fremskaffe tilfredsstillende anskaffelsesprotokoller,
skatteattester og HMS-erklæringer. Utstrakt bruk av eneleverandør
ved valg av innkjøpsmetode, mangelfulle rutiner
og arkivsystemer for å sikre tilgang på relevant
dokumentasjon, og manglende oppdatering av Forsvarets investeringsdatabase,
reiser spørsmål ved departementets styring.
Komiteen har merket seg at regelbruddene
har skjedd på grunn av mangler ved de interne rutinene
ved Forsvarets logistikkorganisasjon og viser til statsrådens
ansvar for at Forsvarets virksomhet fungerer i henhold til gjeldende
bestemmelser.
Komiteen har merket seg at departementet
vil rette fokus mot dette området inntil rutinene fungerer tilfredsstillende.
Komiteen konstaterer at kontrollen
med bruk av konsulenttjenester i Forsvaret har avdekket mangler ved
regnskapsføringen og valg av innkjøpsmetode i tillegg
til utstrakt bruk av tidligere forsvarsansatte som konsulenter. Komiteen har
merket seg at det har vært en gjentatt bruk av opsjoner
ved fornyelse av konsulentkontraktene i Forsvaret og at det har
vært meget vanskelig å frembringe en total oversikt
over konsulentbruken. Komiteen vil understreke alvoret
i de funnene Riksrevisjonen har gjort og forutsetter at forholdene
bringes i orden.
Komiteen har merket seg at departementet
nøye vil følge Forsvarets bruk av konsulenttjenester. Komiteen har
videre merket seg departementets målsetting om å få redusert
bruken av konsulenter, og at det i 2004 vil foreligge en rapport
over forbruket av eksterne konsulenter i 2003.
Komiteen har notert seg at Forsyningslager
Sør-Norge hadde 1 200 materiellcontainere lagret i flere år uten
at det ble foretatt opptelling og at senere mottatte containere
med materiell ikke ble underlagt regnskapsmessig kontroll. Komiteen har
merket seg departementets forståelse av manglende egen-
og mottakskontroll og forutsetter at de tiltak som er iverksatt
er tilstrekkelige til å sikre kontroll med materiellagrene.
Komiteen har merket seg opplysningen
om at det nå er utarbeidet en handlingsplan for oppfølging
av Riksrevisjonens anførsler.
Komiteens flertall, medlemmene
fra Arbeiderpartiet, Fremskrittspartiet og Sosialistisk Venstreparti,
vil foreslå at desisjonsform for saken endres fra "Kan
passere" til "Til observasjon".
Komiteens medlemmer fra Høyre
og Kristelig Folkeparti har tiltro til måten Riksrevisjonen
utfører sin kontrollvirksomhet på, og kan ikke se
at det foreligger grunn til å forandre Riksrevisjonens desisjonsforslag. Disse
medlemmer har merket seg opplysningen om at det nå er
utarbeidet en handlingsplan for oppfølging av Riksrevisjonen
anførsler og vil på den bakgrunn støtte
Riksrevisjonens forslag til desisjon: "Kan passere."
Riksrevisjonen har i 2002 revidert anskaffelser
ved 12 av Forsvarsbyggs totalt 29 markedsområder, markedsdistrikter
og utbyggingsprosjektkontorer og har omfattet driftsanskaffelser,
anskaffelser til investeringsprosjekter og kjøp av faglige
konsulenttjenester.
Ved samtlige av de kontrollerte enhetene ble
det avdekket at Forsvarsbygg benyttet endrings- og tilleggsavtaler
uten at dette var inkludert i det opprinnelige konkurransegrunnlaget.
I en del tilfeller er det avtalt store endringer og tillegg kort
tid etter at opprinnelig avtale er inngått, noe som har
medført betydelige avvik i forhold til konkurransegrunnlaget.
Flere av enhetene til Forsvarsbygg har satt
i gang arbeid uten at dette var formalisert gjennom avtaler med
leverandøren. Det er tilfeller hvor det er foretatt til dels
betydelige delutbetalinger til oppdragstaker før avtalen
er undertegnet.
I sitt svarbrev av 7. august 2003 opplyser departementet
at det ser alvorlig på de forholdene som er avdekket. Forsvarsbygg
har iverksatt flere tiltak som skal bidra til at regelverket for
offentlige anskaffelser etterleves på en bedre måte
i framtiden. Forsvarsdepartementet vil gjennom etatsdialogen følge
opp at tiltakene gjennomføres etter planen, og at de gir ønsket effekt.
Riksrevisjonen finner det uheldig at Forsvarsbygg foretar
anskaffelser for betydelige beløp i strid med gjeldende
lover og regler for offentlige anskaffelser. Riksrevisjonen ser
alvorlig på at Forsvarsbygg, som en stor og profesjonell
innkjøper, ikke har hatt tilfredsstillende rutiner ved
gjennomføring av anskaffelser. Riksrevisjonen har merket
seg de tiltakene som er iverksatt for å forbedre rutinene
på området, og forutsetter at departementet følger
opp at disse gjennomføres som planlagt og gir ønsket
effekt.
Riksrevisjonen foreslår: "Kan passere."
Komiteen finner det
kritikkverdig at Forsvarsbygg ved alle de 12 kontrollerte enheter
har benyttet endrings- og tilleggsavtaler uten at dette var inkludert
i det opprinnelige konkurransegrunnlaget, at det er foretatt store
endringer kort tid etter inngått avtale og at flere av
enhetene hadde satt i gang arbeid uten at dette var formalisert
gjennom avtaler med leverandøren. Komiteen vil
understreke viktigheten av at Forsvarsbygg som en stor aktør
i markedet, opptrer på en korrekt måte.
Komiteens flertall, medlemmene
fra Arbeiderpartiet, Fremskrittspartiet og Sosialistisk Venstreparti,
vil foreslå at desisjonsform for saken endres fra "Kan
passere" til "Til observasjon".
Komiteens medlemmer fra Høyre
og Kristelig Folkeparti har tiltro til måten Riksrevisjonen
utfører sin kontrollvirksomhet på, og kan ikke se
at det foreligger grunn til å forandre Riksrevisjonens desisjonsforslag. Disse
medlemmer viser til opplysninger om det opprydningsarbeid
som er iverksatt, og slutter seg til Riksrevisjonens forslag til
desisjon: "Kan passere."
I forbindelse med revisjonen av Brønnøysundregistrenes
regnskap for 2002 har Riksrevisjonen kontrollert oppfølgingen
av en del forhold som ble påpekt under revisjonen utført
i 2001 som gjaldt den generelle IKT-sikkerheten. Det ble konstatert
at en rekke svakheter som ble avdekket i 2001, ennå ikke
var tilfredsstillende rettet opp. I brev til virksomheten ble det
blant annet påpekt
– at det
ikke er utarbeidet en katastrofe-/avbruddsplan som skal
sikre at virksomheten kan opprettholde de mest kritiske delene av
sin virksomhet dersom en langvarig driftsstans, eventuelt katastrofesituasjon,
skulle inntreffe
– at alle systemkonsulenter i
Avdeling for informasjonssystemer har tilgang til Brønnøysund-registrenes
sentrale databaser via felles brukeridentifikasjon og passord til
databasestyrings-systemet. Dette innebærer at samtlige,
uten sporbarhet til den enkelte, kan foreta registrering, sletting
eller endring av registerinformasjon
– at ansvaret for overvåkingen
av IKT-sikkerheten ikke er tilstrekkelig formalisert. Videre var
det ikke etablert retningslinjer for hvordan informasjon om endringer
i regler og retningslinjer som angår IKT-sikkerheten, skal
formidles til de ansatte, eller retningslinjer for hvordan brudd
på IKT-sikkerhetsbestemmelser skulle rapporteres
Departementet har i sitt svarbrev tatt utgangspunkt
i Regjeringens fremlegg av Nasjonal strategi for informasjonssikkerhet.
Ett av de prioriterte tiltakene i strategien er å lage
et felles sett med kriterier som gjør det mulig å identifisere
samfunnskritisk IKT-infrastruktur og systemer. Utviklingen av disse
kriteriene vil legge viktige føringer på IKT-arbeidet
ved Brønnøysundregistrene.
Når det gjelder manglende katastrofe-/avbruddsplan, uttaler
departementet at beredskap mot avbrudd og mot samfunnsmessige konsekvenser
av avbrudd må innarbeides i en generell risiko- og sårbarhetsanalyse.
Virksomheten og departementet samarbeider om et prosjekt for en
bred risiko- og sårbarhetsanalyse ("Sikkerhets- og beredskapsplan
ved Brønnøysundregistrene").
Departementet uttaler at tilgangsrettighetene
til virksomhetens databasestyringssystem må ses som en
integrert del av en IKT-sikkerhetspolicy.
Brønnøysundregistrene er bedt
om å prioritere arbeidet med å utarbeide gode
rutiner og sikkerhetstiltak knyttet til tilgangsrettigheter osv.,
men føringer på det konkrete innholdet i rutinene
er ikke gitt. Arbeidet med en forundersøkelse er startet
opp.
Departementet uttaler at Brønnøysundregistrene
har prioritert arbeidet med overvåking av IKT-sikkerheten og
oppbygging av nødvendig dokumentasjon, men at det på grunn
av andre høyere prioriterte arbeidsoppgaver likevel ikke
vil være ferdigstilt innen utgangen av 2003. Brønnøysundregistrene
er bedt om å prioritere arbeidet. Departementet vil dessuten
ha en tett oppfølging og forventer at arbeidet er gjennomført
innen første halvår 2004.
Riksrevisjonen har merket seg Brønnøysundregistrenes
uttalelse om at arbeidet med sikte på ekstern IKT-sikkerhet
er prioritert fremfor den interne sikkerheten. Informasjonssystemene
for tjenestene ved Brønnøysundregistrene har imidlertid
vært i bruk i en årrekke. Riksrevisjonen ser alvorlig
på den sene fremdriften i forbindelse med de påtalte
forholdene innen generell IKT-sikkerhet. Riksrevisjonen stiller
derfor spørsmål ved departementets oppfølging
av IKT-sikkerheten ved Brønnøysundregistrene.
Riksrevisjonen finner det kritikkverdig at departementet
ikke på et tidligere tidspunkt har påsett at den generelle
IKT-sikkerheten ved Brønnøysundregistrene ble
brakt opp på et tilfredsstillende nivå.
Riksrevisjonen har merket seg at departementet
nå følger opp dette arbeidet ved at departementet
både er prosjekteier og vil lede styringsgruppen for prosjektet, og
at arbeidet vil bli høyt prioritert ved blant annet tilføring
av ressurser og bruk av ekstern ekspertise.
Videre har Riksrevisjonen merket seg at de påtalte svakheter
som gjelder manglende katastrofe-/avbruddsplan, manglende
rutiner og sikkerhetstiltak knyttet til tilgangsrettigheter til
databasestyringssystemet og manglende rutiner for overvåking
av IKT-sikkerheten og oppbygging av nødvendig dokumentasjon,
følges opp gjennom etableringen av sikkerhets- og beredskapsplanen.
Riksrevisjonen forutsetter at Nærings-
og handelsdepartementet sørger for at arbeidet iverksettes
og at de nødvendige tiltak gjennomføres uten ytterligere
forsinkelser i forhold til den tidsplan som er fastsatt, det vil si
innen 1. juni 2004.
Riksrevisjonen foreslår: "Til observasjon."
Komiteen viser til
at Brønnøysundregistrene forvalter enorme mengder
informasjon om norske borgere og foretak. I mange av livets situasjoner
pålegges vi som borgere til å sende melding til
disse registrene. På denne bakgrunn finner komiteen det
kritikkverdig at den interne datasikkerheten ved registrene ikke
har hatt høyeste prioritet. At for eksempel alle systemkonsulenter
i Avdeling for informasjonssystemer har kunnet foreta registrering,
sletting eller endring av registerinformasjon uten at man kan etterspore
hvem som har utført handlingen, er alvorlige brudd på elementære sikkerhetsrutiner.
Komiteen viser til at registrene
har vært i virksomhet i mange år og finner grunn
til å kritisere at det først er kommet fortgang
i arbeidet for å bedre datasikkerheten etter påtrykk
fra Riksrevisjonen.
Komiteen forutsetter at den skisserte
tidsplan for arbeidet overholdes og slutter seg til Riksrevisjonens forslag
til desisjon: "Til observasjon."
Regnskapene til Patentstyret er omtalt i Riksrevisjonens
antegnelser til statsregnskapet for 1997, 1998 og 1999, jf. Stortingets
behandling.
Årsakene til omtalen av regnskapene
var hovedsakelig manglende avstemming, manglende kontroll av bankkonti,
midlertidige konti og reskontrokonti og uoppklarte differanser.
Regnskapet for 1998 hadde så alvorlige svakheter at det
ikke kunne godkjennes. Regnskapet for 1999 ble godkjent, men visse
forhold som gjaldt blant annet mangelfulle avstemminger og kontroller
var fortsatt ikke tilfredsstillende. Revisjonen av regnskapene for
2000 og 2001 viste også svakheter i rutinene ved avleggelse
av årsregnskapet, mangelfulle avstemminger, uforklarte
avvik og gamle poster i kundereskontroen.
Ved revisjonen av Patentstyrets regnskap for
2002 ble det på nytt avdekket en rekke forhold som ikke
var tilfredsstillende. Følgende forhold er tatt opp i brev
til Patentstyret:
– manglende
avstemming av internregnskapet mot eksternregnskapet og uforklarte
differanser
– manglende avstemming av vesentlige
konti
– manglende arbeidsdeling ved
blant annet at enkelte personer var gitt systemtilgang til økonomisystemet
i kombinasjon med anvisningsmyndighet og fullmakt til å autorisere
utbetalinger
– manglende arbeidsdeling i forbindelse
med inntektsrutinen og mulighet både til endring av faste
data i kundereskontro og til bokføring
– svakheter i forbindelse med
behandling av verdipost som utgjør vesentlige beløp
(mottak av ca. 110 mill. kroner i form av sjekker og kontanter i
2002)
– manglende oppfølging
av kundefordringer og poster på andre konti
I brev til departementet beskriver Patentstyret utviklingen
i forbindelse med fakturering av avgifter og elektronisk fakturabehandling
i det nye elektroniske saksbehandlingssystem SANT: Når
systemet er ferdig utviklet vil en vesentlig del av Riksrevisjonens ankepunkter
bli minimalisert, og enkelte av forholdene er det ikke hensiktsmessig å utbedre
før SANT er på plass. Det har vært forventet
at SANT-systemet skulle løse problemet med en del avstemminger.
Imidlertid er SANT betydelig forsinket, og det hersker dessuten
tvil om systemet kan anvendes til avstemming uten spesifisert videreutvikling.
Patentstyret opplyser videre at det er vanskelig å begrense
tilgangsrettigheter til økonomisystemet av hensyn til funksjonalitet.
Revisjonen har vist at det har vært
store svakheter ved Patentstyrets regnskaper og betydelig svikt
i internkontrollen hvert år fra 1997. Riksrevisjonen anser
det meget kritikkverdig at departementet ikke har etablert tilstrekkelige
kontrollordninger som sikrer at underliggende virksomhet har organisert
og utfører sin økonomiforvaltning på en
betryggende måte. Riksrevisjonen har merket seg at departementet
uttaler at oppfølgingen av Patentstyrets økonomiforvaltning
i løpet av 2002 burde vært tettere. Riksrevisjonen
forutsetter at det iverksettes rutiner som sikrer at departementet for
framtiden oppfyller de krav som økonomireglementet stiller
til oppfølging og kontroll av underliggende virksomheter.
Videre har Riksrevisjonen merket seg at departementet
og Patentstyret har satt i gang omfattende tiltak for utbedring
av økonomiforvaltningen både på kort
og lang sikt. Riksrevisjonen har merket seg at departementet ikke
har kommentert ytterligere spørsmålet om langvarig
svikt i økonomiforvaltningen vil få administrative
konsekvenser.
Mottatte oversikter over tiltak som skal gjennomføres
og framdriften i arbeidet viser at det er noen forsinkelser i forhold
til opprinnelig tidsplan. Riksrevisjonen forutsetter at departementet
sørger for at tiltakene blir gjennomført som planlagt.
Riksrevisjonen foreslår: "Kan passere."
Komiteen har merket
seg at mangler ved regnskapene for Patentstyret er påpekt
i alle år fra 1997 og frem til og med 2002 og konstaterer
at manglene pr. i dag er så store at Riksrevisjonen ikke
finner å kunne godkjenne regnskapet. Alvorlige forhold
som manglende avstemming av internregnskaper mot eksternregnskapet,
uforklarte differanser, manglende avstemming av vesentlige konti,
oppfølging av kundefordringer mv. ikke er brakt i orden.
Komiteenhar
merket seg at departementet i sitt svar til Riksrevisjonen beklager
at det ikke er foretatt full opprydding på et tidligere
tidspunkt og at man nå setter ressurser inn på å bedre
forholdene. Patentstyret skal blant annet utarbeide månedlige
rapporter med hensyn til fremdrift og status i arbeidet.
Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens
kritikk av at NHD ikke har etablert tilstrekkelige kontrollordninger
som sikrer at underliggende virksomhet har organisert og utfører
sin økonomiforvaltning på en betryggende måte. Komiteen støtter
Riksrevisjonens forslag til desisjon: "Kan passere."
Eieransvaret for Statens Bankinvesteringsfond
ble overført fra Finansdepartementet til Nærings-
og handelsdepartementet 1. januar 2002. Riksrevisjonen er lovpålagt
revisor for fondet, jf. lov om Statens Bankinvesteringsfond.
På grunnlag av gjennomført
revisjon av fondets regnskap for 2002 og korrespondanse med fondet
tok Riksrevisjonen i brev opp enkelte forhold med Nærings- og
handelsdepartementet.
Ifølge bankinvesteringsfondloven skal
fondet følge bestemmelsene i regnskapsloven så langt
det passer. Det innebærer at fondet har en viss frihet
innenfor de rammene regnskapsloven setter. Det ble blant annet tatt opp
at Statens Bankinvesteringsfond ikke har utarbeidet skriftlige retningslinjer
for hvordan regnskapsloven skal praktiseres i virksomheten.
Instruks for Finansdepartementets styrings-
og oppfølgingsoppgaver overfor Statens Bankinvesteringsfond
ble fastsatt av finansministeren 29. september 2000. Riksrevisjonen
ba om å få opplyst om instruksen ble endret som
følge av at Nærings- og handelsdepartementet overtok
eieransvaret for fondet. Riksrevisjonen forutsatte at instruksen
gjaldt inntil en eventuell endring var foretatt. Videre ble det
bedt om redegjørelse for hvordan departementet følger
opp fondet. Ifølge bankinvesteringsfondloven skal fondet ledes
av et styre med fem medlemmer oppnevnt av Kongen. Av protokoll fra
styremøtet i fondet 28. juni 2002 fremgår det
at Nærings- og handelsdepartementet har godkjent at et
styremedlem fratrer styret samme dato. Riksrevisjonen ba om å få opplyst årsaken
til at nytt styremedlem ikke var oppnevnt.
Riksrevisjonen mottok 21. mars 2003 en begjæring om
innsyn i et brev til Statens Bankinvesteringsfond. Etter en vurdering
av brevets innhold ble innsyn gitt i medhold av offentlighetsloven,
og fondet ble orientert om avgjørelsen. Ifølge
brev av 28. mars 2003 til Riksrevisjonen har Statens Bankinvesteringsfond
lagt til grunn at fondet er unntatt loven med bakgrunn i den forretningsmessige
virksomheten fondet driver. Finansdepartementet har tidligere tatt
opp dette forholdet med Justisdepartementet. I svarbrev av 8. september 2000
har Justisdepartementet konkludert med at Statens Bankinvesteringsfond
er et forvaltningsorgan som er underlagt offentlighetsloven. Riksrevisjonen
har lagt dette til grunn for sine vurderinger i forbindelse med spørsmålet
om offentlig innsyn.
I brev av 3. april 2003 til Nærings-
og handelsdepartementet har Riksrevisjonen orientert om saken og
bedt om departementets kommentarer. Nærings- og handelsdepartementet
har etter dette, ved brev av 14. mai 2003 til Finansdepartementet,
bedt om å få opplyst om Finansdepartementet har
behandlet og tatt stilling til om Statens Bankinvesteringsfond er
omfattet av offentlighetslovens virkeområde. I brev av
12. juni 2003 til Nærings- og handelsdepartementet opplyser Finansdepartementet
at det ikke har særskilte merknader til de forholdene Riksrevisjonen
har tatt opp og som gjelder den tiden Finansdepartementet hadde eieransvar.
I brev av 28. juli 2003 til Riksrevisjonen opplyser Nærings-
og handelsdepartementet blant annet at det følger samme
linje i eierforvaltningen av Statens Bankinvesteringsfond som i
de øvrige eierinteressene departementet forvalter, men
med enkelte formelle særtrekk fordi fondet er organisert
i henhold til særlov. I dette ligger blant annet at forvaltningen
av fondet er underlagt styret som skal sørge for en forsvarlig
organisering av fondet. Styret plikter å påse
at virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende
kontroll. Etter departementets syn er det nærliggende å se
aksjelovens bestemmelser om ledelsesoppgaver og revisjon som retningsgivende supplement
i forhold til bankinvesteringsfondloven og fondets vedtekter.
Når det gjelder praktisering av regnskapsloven, forutsetter
Nærings- og handelsdepartementet at Statens Bankinvesteringsfonds
styre sørger for at det blir utarbeidet retningslinjer
for hvordan regnskapsloven skal praktiseres, og at Riksrevisjonens
synspunkter i denne sammenheng bør tillegges betydelig
vekt.
På spørsmål om hvilken
styrings- og oppfølgingsinstruks som gjelder i forhold
til Statens Bankinvesteringsfond, opplyser departementet at det
er Instruks for forvaltning av statlige eierinteresser i aksjeselskaper under
Nærings- og handelsdepartementet, fastsatt 1. november
2000.
Departementet har lagt til grunn at denne instruksen også omfatter
statsforetak og statlige fond. Det er ikke gitt ytterligere svar
på spørsmålet om hvordan departementets
oppfølging av fondet skjer. Når det gjelder styret,
opplyser departementet at det har vært noe usikkert hvor
lenge det vil være aktuelt å opprettholde Statens Bankinvesteringsfond
som eget organ. Derfor er det foreløpig ikke aktuelt å oppnevne
nytt styremedlem. I brev til Riksrevisjonen gir Nærings-
og handelsdepartementet en omfattende redegjørelse om bankinvesteringsfondets
forhold til offentlighetsloven. Departementet opplyser at Finansdepartementet
ikke tok endelig stilling til spørsmålet før
forvaltingen av Statens Bankinvesteringsfond ble overført
til Nærings- og handelsdepartementet. For sin del vil departementet peke
på at selv om fondets virksomhet fra opprettelsen var av
en slik karakter at fondet kunne antas å være omfattet
av offentlighetsloven, vil dette være en vurdering som
kan endre seg i tråd med utviklingen av fondets virksomhet.
Statens Bankinvesteringsfond har siden begynnelsen av 1990-årene
forandret seg fra å være et viktig redskap for
statlig intervensjon i norsk banknæring i krise, til hovedsakelig å bli
et organ for forretningsmessig forvaltning av statens gjenværende eierinteresser
i bankene. Statens eierinteresser i DnB Holding ASA er fondets eneste
gjenværende engasjement.
Felles for de av statens eierinteresser som
Nærings- og handelsdepartementet forvalter, er blant annet
at virksomheten skal drives best mulig vurdert etter bedriftsøkonomiske
kriterier. Det er etter departementets oppfatning ikke naturlig å karakterisere
noen av disse foretakene som forvaltningsorgan i relasjon til offentlighetsloven.
Ut fra en konkret vurdering i forhold til Statens Bankinvesteringsfond
slik virksomheten drives i dag, vil det heller ikke være
riktig å karakterisere fondet som et forvaltningsorgan
som omfattes av offentlighetsloven.
Riksrevisjonen har merket seg at Nærings-
og handelsdepartementet forutsetter at Statens Bankinvesteringsfonds
styre sørger for at det blir utarbeidet retningslinjer
for hvordan regnskapsloven skal praktiseres.
Etter Riksrevisjonens oppfatning kan departementets eierrolle
overfor Statens Bankinvesteringsfond ikke sammenliknes direkte med
eierrollen i forhold til et aksjeselskap. Riksrevisjonen kan derfor
ikke uten videre se at en instruks for forvaltning av statens eierinteresser
i aksjeselskaper er dekkende for departementets styring og oppfølging
av fondet. I den generelle instruksen er det vist til aksjeloven
og ikke til særloven som gjelder for fondet. Videre er
Riksrevisjonen ikke kjent med at instruksen for fondet er opphevet.
Riksrevisjonen konstaterer at det er usikkert
hvor lenge det er aktuelt å opprettholde fondet som eget organ.
Riksrevisjonen ser likevel ingen grunn til at bankinvesteringslovens
bestemmelser om styresammensetning fravikes.
Riksrevisjonen har merket seg departementets synspunkter
på Bankinvesteringsfondets forhold til offentlighetsloven,
men stiller spørsmål om ikke offentlighetslovens
anvendelse på fondet burde avklares med Justisdepartementet
som regelverksforvalter.
Nærings- og handelsdepartementet har
ingen merknader til Riksrevisjonens antegnelser vedr. Statens Bankinvesteringsfond
og tar antegnelsene til etterretning.
Riksrevisjonen har merket seg at Nærings-
og handelsdepartementet tar antegnelsen til etterretning. Riksrevisjonen
forutsetter at det blir utarbeidet instruks for departementets styrings-
og oppfølgingsoppgaver overfor fondet og at bankinvesteringslovens
bestemmelser om styresammensetning blir oppfylt.
Videre er Riksrevisjonen kjent med at Justisdepartementet
i brev av 27. august 2003 til Nærings- og handelsdepartementet
har uttalt at det finnes en rekke momenter som sterkt taler for
at Statens Bankinvesteringsfond er å regne som forvaltningsorgan
etter offentlighetsloven. Riksrevisjonen forutsetter at det blir
tatt hensyn til Justisdepartementets uttalelse.
Riksrevisjonen foreslår: "Passerer."
Komiteen har merket
seg diskusjonen mellom departementet og Riksrevisjonen om hvorvidt
Statens Bankinvesteringsfond skal anses som et forvaltningsorgan
eller ikke. Komiteen viser
til at Justisdepartementet anser fondet som et forvaltningsorgan
og følgelig er pålagt å følge
offentlighetsloven. Komiteen forutsetter
at denne forståelse legges til grunn. Komiteen støtter
Riksrevisjonens forslag til desisjon: "Passerer".
Jernbaneverkets entreprenørenhet har
fått redusert sin markedsandel på grunn av økende
konkurranse innen leveranser av jernbanetekniske entreprenøroppdrag
i Norge, fra både norske og utenlandske aktører. For å kompensere
for dette har Jernbaneverket deltatt i anbudskonkurranser i Danmark
og Sverige. Jernbaneverket ble tildelt et oppdrag i Danmark vinteren
2000. For å sikre at Jernbaneverkets konkurranseeksponering og
kommersielle risiko skulle være synlig overfor tredjepart
ved deltakelse i anbuds-/tilbudskonkurranser med videre,
ble det vedtatt at dette burde skje atskilt fra Jernbaneverkets øvrige
virksomhet i et eget selskap. For å begrense risikoen ble
aksjeselskapsformen valgt. Det ble lagt til grunn at aksjeselskapet
ikke skulle ha tilsatte eller eiendeler, ikke skulle påvirke
Jernbaneverkets organisering og forvaltningsansvar eller rettighetene
til de tilsatte i Jernbaneverket, og skulle ha en minimum aksjekapital
på kr 100 000. Jernbaneverket skulle eie og administrere
selskapet og som underleverandør utarbeide tilbud til selskapet
som skulle levere likelydende tilbud videre til oppdragsgiver.
Jernbaneverket etablerte selskapet BaneService Prosjekt
AS den 15. februar 2000 med en aksjekapital på kr 100 000.
Formålet med selskapet var salg av maskin- og entreprenørtjenester
til jernbanerelatert virksomhet i Sverige og Danmark. Opprettelsen
av selskapet ble fremmet for Stortinget ved St.prp. nr. 60 (1999-2000),
jf. St.prp. nr. 61 (1999-2000) og Innst. S. nr. 220 (1999-2000).
Stortingets vedtak om opprettelse ble fattet 16. juni 2000.
Jernbaneverket ga den 12. juni 2002 følgende
erklæring overfor BaneService Prosjekt AS:
"Jernbaneverket erklærer herved at selskapet
ikke vil komme til å kreve dekket sin leverandørgjeld
før øvrige kreditorer har fått dekket
sine krav, inntil ny egenkapital er skutt inn i selskapet".
En slik erklæring fra Jernbaneverket
vil kunne pådra staten tapsrisiko ut over intensjonen om å begrense statens
tapsrisiko til aksjekapitalen. Det vil også kunne stilles
spørsmål om denne type erklæring kan
ses på som statsstøtte til et heleid statlig selskap
i strid med EØS-avtalens artikkel 61.
Riksrevisjonen konstaterer at Jernbaneverket
har pådratt staten et betydelig økonomisk ansvar
utover aksjekapitalen på kr 100 000 i BaneService Prosjekt AS
ved å avgi en erklæring om å stå tilbake
for andre kreditorer. Denne erklæringen er avgitt uten
hjemmel fra Stortinget. Departementet mener det er naturlig at Jernbaneverket
påtar seg ansvaret for selskapets tap etter at andre kreditorer
har fått dekning. Dette er i strid med intensjonen om å begrense
statens ansvar til innskutt kapital ved å etablere BaneService
Prosjekt AS som et aksjeselskap. Riksrevisjonen konstaterer at departementet
unnlater å vurdere om ovennevnte kan være i strid
med EØS-avtalens artikkel 61 om konkurransevridende støtte.
Riksrevisjonen ser alvorlig på de forhold
som er avdekket, og finner det kritikkverdig at Jernbaneverket har
pådratt staten et betydelig tap uten Stortingets samtykke.
Det endelige tapet for staten vil først kunne fastslås
når avviklingen av selskapet er blitt gjennomført. Riksrevisjonen
har merket seg at Samferdselsdepartementet ikke har vurdert om prioritetsfravikelsen
er i strid med EØS-avtalens artikkel 61 om konkurransevridende
støtte. Departementet viser til at BaneService Prosjekt
AS ikke har påtatt seg flere oppdrag, og at selskapet er
under avvikling.
Riksrevisjonen foreslår: "Kan passere."
Komiteens flertall, medlemmene
fra Arbeiderpartiet, Fremskrittspartiet og Sosialistisk Venstreparti,
viser til utskillelse av eget selskap BaneService Prosjekt AS for å sikre Jernbaneverkets
deltakelse i diverse anbuds-/tilbudskonkurranser om salg
av maskin- og entreprenør-tjenester til jernbanerelatert
virksomhet i Sverige og Danmark. Flertallet har merket
seg at aksjeselskaps-formen ble valgt for å redusere risikoen.
En minimumsaksjekapital på 100 000 kroner og uten tilsatte og
eiendeler, ga grunnlag for en slik forståelse.
Jernbaneverket ga den 12. juni 2002 følgende
erklæring overfor selskapet:
"Jernbaneverket erklærer herved at selskapet
ikke vil komme til å kreve dekket sin leverandørgjeld
før øvrige kreditorer har fått dekket
sine krav, inntil ny egenkapital er skutt inn i selskapet."
Flertalletstiller
spørsmål ved om Jernbaneverket har hjemmel for å underskrive
en slik erklæring og på den måten pådra
staten en betydelig tapsrisiko. Viktigste begrunnelse for valg av
aksjeselskap som selskapsform må jo nettopp være å minimalisere
statens risiko. Flertallet deler
også Riksrevisjonens bekymring for at undertegning av en
slik erklæring innebærer ulovlig statsstøtte
til et statlig eid selskap i strid med EØS-avtalens artikkel
61.
Flertallet konstaterer at det
totale tapet for Jernbaneverket i BaneService Prosjekter AS som
nå er under avvikling, foreløpig er anslått
til om lag 18 mill. kroner og at staten er påført
et tap langt utover den innskutte aksjekapital i selskapet.
Flertalletstiller
seg sterkt kritisk til de foretatte disposisjoner og støtter
under tvil Riksrevisjonens forslag til desisjon: "Kan passere."
Komiteens medlemmer fra Høyre
og Kristelig Folkeparti konstaterer at det totale tapet
for Jernbaneverket i BaneService Prosjekt AS som er under avvikling,
foreløpig er anslått til om lag 18 mill. kroner
og at staten er påført et tap utover det som var
intensjonen med selskapsetableringen og Jernbaneverkets utenlandsengasjement. Disse
medlemmer stiller seg kritisk til hvordan utenlandsengasjementet
gjennom BaneService Prosjekt AS ble styrt. Disse medlemmer støtter
Riksrevisjonens forslag til desisjon: "Kan passere."
UD inngikk i begynnelsen av 1970-årene
rammeavtaler om å administrere øremerkede midler
til utvalgte prosjekter og programmer med spesifikke formål
(multi-bi-tilskudd). Riksrevisjonen har ved tidligere gjennomgåelser
påpekt at avtalene var gamle og på flere punkter
ikke lenger i tråd med gjeldende praksis. Departementet
uttalte i den forbindelse at avtalene skulle tas opp til ny vurdering.
Undersøkelsene nå viste at de gamle avtalene fortsatt
var gjeldende, men at departementet hadde startet reforhandling
av enkelte avtaler.
Ifølge gjeldende retningslinjer for
tilskuddsforvaltning i departementet skal prosjektdatabasen ProWin
benyttes som oppfølgingsverktøy. Riksrevisjonen
har i tidligere undersøkelser, senest i Dokument nr. 1
(1998-1999), bemerket mangler og mangelfull bruk av prosjektoppfølgingsverktøy
i departementet. Systemet ble i 2002 i all hovedsak benyttet til
statistikkformål og ikke som et hensiktsmessig oppfølgingsverktøy
for saksbehandlere.. Departementet har ikke systematisk oversikt
over forpliktelser, utbetalinger og utestående restanser,
og det er svakheter i purrerutinene ved manglende rapportering
fra mottaker. Departementet har fra og med 2003 besluttet å benytte tilskuddsmodulen
i regnskapssystemet Agresso som prosjektoppfølgingsverktøy
i hele departementet.
Komiteen ser alvorlig
på Riksrevisjonens opplysninger om at arkivverdig dokumentasjon
ved flere anledninger ikke var lagt til arkiv eller journalført
og at arkivmateriale ikke var levert tilbake til arkivet etter langvarig
utlån. Komiteen har merket seg at departementet
i svar til Riksrevisjonen sier å ha innskjerpet at gjeldende
journal- og arkivrutiner skal følges, og forutsetter at
Riksrevisjonen følger nøye med i departementets
praksis på dette området.
Kontrollen viste at departementet har utarbeidet
retningslinjer med generelle oppfølgingskriterier som i hovedsak
er like for alle tilskuddsordningene. Det var ikke utarbeidet hensiktsmessige
resultatindikatorer som gjør det mulig å måle
resultater og rapportere mot målsettingene for hver enkelt
tilskuddsordning.
Mangelfullt arkivmateriale og svak skriftlig
dokumentasjon gjør at departementets oppfølging
av framdrift og resultater blir vanskelig å verifisere.
Gjennomgåelsen av utbetalinger til
"Deltaking i internasjonale organisasjoner", viste at departementet har
svake rutiner for å overholde betalingsfrister og registrere
utbetalinger til organisasjonene. Dette har medført krav
om morarenter, dobbeltutbetalinger og for sen betaling som blant
annet har ført til tap av rabatt i kontingenten.
De fleste FN-organisasjonene har rutiner for å bekrefte
mottak av overførte midler. Gjennomgåelsen av
kapitlet vedrørende "FN-organisasjoner" viste at det manglet
kvitteringer for mottatte bidrag i saksmappene.
Når det gjelder rammeavtaler med FN-organisasjoner,
uttaler departementet i sitt svarbrev at de er det i ferd med å sluttføre
arbeidet med nye avtaler til erstatning for de rammeavtalene som
ble inngått med en rekke organisasjoner i begynnelsen av
1970-årene, jf. St.prp. nr. 1 (2002-2003).
Utenriksdepartementet bestemte i 2000 å benytte
en tilskuddsmodul i departementets økonomisystem Agresso
for registrering og oppfølging av prosjekter, og en tilskuddsmodul
spesielt tilpasset departementets behov ble 1. januar 2003 tatt
i bruk. Departementet har nå en enhetlig og samlet løsning
for tilskuddsforvaltningen.
Departementet understreker viktigheten av at
det ikke etablereres mer kompliserte løsninger for registrering
og oppfølging av data enn det som er nødvendig for å kunne
følge opp tilskuddsforvaltningen på en tilfredsstillende
måte. Dette har sammenheng med at departementets struktur
med stadig skifte av personell nødvendiggjør løsninger
som er oversiktlige og lette å bruke. I arbeidet er det
lagt til grunn at opplysninger om sluttrapporteringer og regnskapsoversikter
registreres i Agresso. Oversikter (kontrollordninger) knyttet til
om nye tilskudd skal utbetales til samme mottaker før eventuelt
krav om sluttrapporter/revisorrapporter etc. foreligger,
vil også kunne fremskaffes.
Departementet opplyser videre at det på nytt
vil innskjerpe at gjeldende arkivrutiner, blant annet rutiner for
journalføring, skal følges.
Når det gjelder oppfølgingskriterier
og rapportmetoder, sier departementet at siden hovedmålet
for norsk utviklingspolitikk er knyttet til de internasjonale utviklingsmålene,
jf. St.prp. nr. 1 (2001-2002), vil disse være en viktig
referanseramme for å vurdere målopp-nåelse
og innsats. For multilaterale bidrag vil i hovedsak organisasjonenes
generelle rapportering om oppnådde resultater i forhold
til oppsatte mål bli lagt til grunn ved vurderingen av
den enkelte tilskuddsordning og i rapporteringen til Stortinget.
Utenriksdepartementets vurdering og rapportering vil i tillegg baseres
på deltakelse i styrende organer, egne møter med
sekretariatene (samrådsmøter) og relevante evalueringer
og gjennomganger av tiltak.
Departementet vil imidlertid innskjerpe at aktuelle rapporter
og dokumentasjon skal journalføres og arkiveres på de
respektive sakene i henhold til gjeldende regler og rutiner.
Utenriksdepartementet vil legge vekt på at
avdelinger innskjerper sine rutiner for å sikre at betalingsfrister
blir overholdt i fremtiden. Utenriksdepartementet vil også påse
at det rutinemessig mottas bekreftelse på overførte
midler til FN-organisasjonene.
Riksrevisjonen bemerker at gjennomgåelsen
av Utenriksdepartementets forvaltning av tilskudd over budsjettkapitlene
0116, 0170, 0172 og 0173 har vist at det er betydelige svakheter
i departementets rutiner og praksis. Flere av forholdene er mangler
som også har vært tatt opp ved tidligere anledninger.
Det er behov for forbedringer for å kunne sikre at midlene
forvaltes i henhold til gjeldende regelverk. Riksrevisjonen har merket
seg departementets uttalelse om at det vil være organisasjonens
generelle rapportering samt relevante evalueringer og gjennomganger
av tiltak som vil bli lagt til grunn ved vurderingen av den enkelte tilskuddsordning
og rapportering til Stortinget.
Riksrevisjonen har for øvrig merket
seg at departementet fra 2003 har tatt i bruk Agresso tilskuddsmodul, og
forutsetter at modulen er tilstrekkelig som prosjektstyrings- og
oppfølgingsverktøy for hele departementets tilskuddsforvaltning.
Utenriksdepartementet har svart:
"Arbeidet med å sikre en tilfredsstillende
kontroll med forvaltning av departementets tilskuddsmidler har fortsatt
høy prioritet. Retningslinjer og rutiner er gjennomgått
og nye retningslinjer er utarbeidet eller under utarbeiding. Alle
berørte avdelinger har nå tatt i bruk en tilskuddsmodul
i økonomisystemet Agresso for oppfølging av tilskuddsforvaltningen. ….
For øvrig
deltar departementet aktivt i arbeidet med revidering av økonomireglementet
for staten ……Arbeidet med å justere Utenriksdepartementets retningslinjer
i samsvar med det reviderte reglementet og å tilpasse rutinene
til det nye regelverket vil være en høyt prioritert
oppgave i departementet i tiden fremover.
…."
Utenriksdepartementet har i sitt svar i tillegg
utdypt følgene punkter:
– Rammeavtaler
med FN-organisasjonene,
– prosjektoppfølgingsverktøy,
– journalføring og arkivrutiner,
– oppfølging og rapportering,
– utbetalingsrutiner.
Riksrevisjonen konstaterer at det er betydelige
svakheter knyttet til departementets forvaltning av tilskudd over
budsjettkapitlene 0116, 0170, 0172 og 0173. Riksrevisjonen vil videre
påpeke at flere av forholdene som nå er tatt opp,
har vært gjenstand for kritikk fra Riksrevisjonen tidligere
uten at det kan sees at forholdene har bedret seg i særlig
grad.
Riksrevisjonen har merket seg de tiltakene departementet
har satt og vil sette i verk for å forbedre tilskuddsforvaltningen
og vil understreke viktigheten av at det nå blir etablert
en tilfredsstillende internkontroll på området.
Riksrevisjonen vil følge opp dette i den løpende
revisjonen.
Riksrevisjonen foreslår: "Kan passere."
Når det gjelder punktet
vedrørende "Rammeavtaler med FN-organisasjoner" har komiteen merket
seg Riksrevisjonens opplysninger om at en rekke avtaler om administrering
av øremerkede midler til utvalgte prosjekter og programmer
med spesifikke formål fra 1970-årene fortsatt
står ved lag. Komiteen noterer at det er
satt i gang arbeid med sikte på å inngå rammeavtaler
med berørte FN-organisasjoner, men at arbeidet pr. i dag
ikke er avsluttet. Komiteen vil understreke viktigheten
av å få avtalene på plass, og forutsetter
at Riksrevisjonen holder seg orientert om fremdriften i arbeidet.
Når det gjelder punktet vedrørende
"Prosjektoppfølgingsverktøy" har komiteen merket
seg at det på tross av tidligere påpeking fra
Riksrevisjonen (1998-1999) ikke foreligger noen systematisk oversikt
over forpliktelser, utbetalinger og utestående restanser
og at det fortsatt er svakheter ved purrerutinene.
Komiteen ser alvorlig på Riksrevisjonens
opplysninger om at arkivverdig dokumentasjon ved flere anledninger
ikke var lagt til arkiv eller journalført og at arkivmateriale
ikke var levert tilbake til arkivet etter langvarig utlån. Komiteen har
merket seg at departementet i svar til Riksrevisjonen sier å ha
innskjerpet at gjeldende journal- og arkivrutiner skal følges,
og forutsetter at Riksrevisjonen følger nøye med
i departementets praksis på dette området.
Komiteenkonstaterer
at departementets oppfølging og vurderinger av rapporter
og resultater vedrørende øremerkede program/prosjektmidler
gjennomgående synes svakt dokumentert.
Komiteens flertall, medlemmene
fra Arbeiderpartiet, Fremskrittspartiet og Sosialistisk Venstreparti,
viser til departementets ansvar for å sikre nødvendig
dokumentasjon og forutsetter at forholdet bringes i orden.
Komiteens medlemmer fra Høyre
og Kristelig Folkeparti vil likevel fremheve at departementet
i sitt svar til Riksrevisjonen varsler at det vil innskjerpe sine
rutiner for rapportering og dokumentasjon. Disse medlemmer finner
videre grunn til å understreke at departementet i St.prp.
nr. 1 (2001-2002) har fått tilslutning til at man for vurdering
av de multilaterale bidrag i hovedsak vil benytte organisasjonenes
generelle rapportering om oppnådde resultater i forhold
til oppsatte mål.
Når det gjelder "Utbetalingsrutiner"
stillerkomiteen seg kritisk
til at det fortsatt synes å være svake rutiner
for å overholde betalingsfrister og registrere utbetaling
til organisasjonene.
Komiteenhar
merket seg departementets opplysninger om at det pågår
arbeid for å bedre forholdene, men konstaterer at mange
av forholdene også tidligere har vært gjenstand
for kritikk fra Riksrevisjonen uten at de er rettet opp.
Komiteen vil uttrykke tilfredshet
med at Riksrevisjonen vil følge opp arbeidet med å bedre
rutinene i den løpende revisjon og støtter Riksrevisjonens
forslag til desisjon: "Kan passere."
Forslag fra Høyre og Kristelig Folkeparti:
Antegnelsene til statsregnskapet for 2002 vedkommende:
Barne- og familiedepartementet, sak 1
Forsvarsdepartementet, sak 1 og 2
blir desidert i samsvar med innstillingen fra Riksrevisjonen.
Komiteens tilrådning I og II fremmes av en samlet komité. III fremmes av Arbeiderpartiet, Fremskrittspartiet og Sosialistisk Venstreparti.
Komiteen har ellers ingen merknader, viser til dokumentet og rår Stortinget til å gjøre slikt
vedtak:
I
Utdrag fra statsregnskapet for 2002 vedlegges protokollen.
II
Antegnelsene til statsregnskapet for 2002 vedkommende:
Arbeids- og administrasjonsdepartementet
Barne- og familiedepartementet, sak 2 og 3
Finansdepartementet
Fiskeridepartementet
Forsvarsdepartementet, sak 3
Helsedepartementet
Justis- og politidepartementet
Kommunal- og regionaldepartementet
Kultur- og kirkedepartementet
Landbruksdepartementet
Miljøverndepartementet
Nærings- og handelsdepartementet
Olje- og energidepartementet
Samferdselsdepartementet
Sosialdepartementet
Utdannings- og forskningsdepartementet
Utenriksdepartementet
blir desidert i samsvar med innstillingen fra Riksrevisjonen.
III
Antegnelsene til statsregnskapet for 2002 vedkommende:
Barne- og familiedepartementet, sak 1
Forsvarsdepartementet, sak 1 og 2
blir desidert "Til observasjon".
Kontroll- og konstitusjonskomiteen har for tiden Riksrevisjonens
Dokument nr 1. (2003-2004) "1. Ekstrakt av Norges statsregnskap
og regnskap for administrasjonen av Svalbard for budsjetterminen 2002,
2. Saker for desisjon av Stortinget og saker til orientering" til
behandling.
Komiteen ønsker i denne forbindelse å få departementets
redegjørelse for status når det gjelder omfanget
av manglende etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser.
Det vises her blant annet til komiteens merknader i forbindelse
med behandlingen av Dokument nr 1. for 2000, jf. Innst. S. nr 101
(2001-2002). Her fremgår det av komiteens generelle merknader:
"Komiteen ser videre alvorlig på at flere
kontroller som er gjennomført på anskaffelsesområdet,
viser manglende etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser,
både det nasjonale regelverket og EØS-reglene.
Komiteen vil understreke betydningen av at regelverket blir etterlevet
og forutsetter at de nødvendige tiltak blir iverksatt for å rette
opp de påpekte forhold. Komiteen ber Regjeringen om en
generell redegjørelse for omfanget av manglende etterlevelse
av regelverket for offentlige anskaffelser."
Det vises for øvrig til telefonsamtale
med statssekretær Helle Hammer 24. februar 2004 om samme
sak.
Det vises til brev frå Kontroll- og
konstitusjonskomiteen datert 25. februar, hvor komiteen ber departementet
redegjøre for status vedrørende "omfanget
av manglende etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser".
Jeg er i likhet med komiteen svært
opptatt av at offentlige innkjøpere etterlever anskaffelsesregelverket.
La meg først bemerke at det i dag ikke foreligger eksakte
tall eller analyser om omfanget på regelbrudd. De regelbruddene
som forekommer kan imidlertid deles inn i to grupper. På den
ene siden har vi de offentlige innkjøpere som ikke mestrer
regelverket i detalj og på den andre siden, de som foretar
ulovlige direkte anskaffelser.
For å sikre bedre og korrekt etterlevelse
av regelverket mener jeg at økt informasjon om regelverket
skal være hovedverktøyet I denne sammenheng vil
jeg fremheve at siden år 2002, er departementets generelle veileder
om regelverket blitt utbedret og en ny veileder om miljø og
regelverket for offentlige anskaffelser blitt utgitt. Innen utgangen
av mars vil det også bli utgitt en praktisk veileder om
hvordan offentlige innkjøpere kan bedre sin innkjøpspraksis
med hensyn til bedre etterlevelse av regelverket.
Jeg vil også vise til at Regjeringens
etablering av Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har gjort
det vesentlig enklere for leverandører å få behandlet
klager på innkjøperes fremgangsmåte og
praktisering av regelverket. Til nå har nemda mottatt ca
300 saker, hvorav 217 av klagene er ferdigbehandlet. I disse dager
vil KOFA overlevere meg en rapport om erfaringene fra sitt første
virkeår. Denne rapporten vil jeg studere nøye
for å identifisere utfordringer og problemområder
som det bør fokuseres på i det videre arbeidet med å forbedre
etterlevelsen av regelverket. I denne sammenheng vil jeg også nevne
at departementet nå innhenter tilbud på undersøkelser
i forbindelse med evaluering av regelverket etter tre års
virketid. Undersøkelsene vil søke å kartlegge
administrative og økonomiske effekter av dagens regelverk.
Avhenging av konklusjonene som trekkes fra denne gjennomgangen, kan
det bli aktuelt å korrigere regelverket på enkelte områder.
Avslutningsvis vil jeg også peke på at
departementet er godt i gang med arbeidet med å følge
opp rapporten om ulovlige direkte anskaffelser (AUDA-rapporten) og
vurdere de mange høringsuttalelsene som er kommet inn.
Rapporten foreslår flere tiltak som skal gjøre det
vanskeligere for oppdragsgivere som ikke kjenner sitt ansvar, å overholde
den lovpålagt plikten til å gjennomføre
konkurranse om kontrakten.
For øvrig er det mitt generelle inntrykke
at vi fra anskaffelsesregelverkets ikrafttredelsestidspunkt og frem
til dag, har opplevd en klar økning i bevisstheten omkring
regelverket og forståelsen for hvordan dette skal etterleves.
Oslo, i kontroll- og konstitusjonskomiteen, den 4. mars 2004
|
Ågot Valle
leder og ordf. for Kultur- og kirkedepartementet |
|
|
|
|
Siri Hall Arnøy
ordf. for Kommunal- og regionaldepartementet og Miljøverndepartementet |
Modulf Aukan
ordf. for Fiskeridepartementet og Landbruksdepartementet |
Berit Brørby
ordf. for Nærings- og handelsdepartementet og Samferdselsdepartementet |
|
|
|
André Dahl
ordf. for Utdannings- og forskningsdepartementet, Helsedepartementet og Sosialdepartementet |
Martin Engeset
ordf. for Forsvarsdepartementet og Utenriksdepartementet |
Carl I. Hagen
ordf. for Finansdepartementet |
|
|
|
Jørgen Kosmo
ordf. for Barne- og familiedepartementet |
Henrik Rød
ordf. for Arbeids- og administrasjonsdepartementet og Justis- og politidepartementet |
Kjell Engebretsen
ordf. for Olje- og energidepartementet og Utenriksdepartementet, utviklingssaker |
|
|
|