I undersøkelsen er følgende forhold framholdt som sentrale for å forklare de avdekkede manglene ved den interne kontrollen:

Ledelsesinvolvering og oppfølging

Virksomhetens ledelse har ifølge bestemmelser om økonomistyring i staten ansvaret for å påse at den interne kontrollen er tilpasset risiko og vesentlighet, at den fungerer på en tilfredsstillende måte, og at den kan dokumenteres.

Undersøkelsen viser at avdelinger i Forsvaret i varierende grad kontrolleres og følges opp fra overordnet nivå. I spørreundersøkelsen svarer én av tre virksomhetskontrollere at de ikke får noen formell tilbakemelding fra overordnet nivå på hvordan den interne kontrollen utøves. I tillegg svarer elleve prosent av virksomhetskontrollerne «vet ikke» på spørsmål om hvordan tilbakemelding gis. At kontroll og oppfølging varierer, bekreftes også gjennom intervjuene. Mens noen avdelinger jevnlig følges opp gjennom forvaltningskontroller og krav om å sende inn utfylte sjekklister for intern kontroll, legges det overfor andre avdelinger i stor grad opp til delegering av ansvar for at intern kontroll gjennomføres på en tilfredsstillende måte. Riksrevisjonen har tidligere, i Dokument 1 (2010–2011), avdekket omfattende svikt i den interne kontrollen ved Forsvarets sanitet (FSAN), uten at dette tidligere var blitt avdekket gjennom oppfølging fra overordnet nivå. Tilsvarende gjelder for en enhet i Luftforsvaret, der det er avdekket vesentlige brudd på anskaffelsesregelverket. På bakgrunn av dette, samt ovennevnte resultater fra intervju- og spørreundersøkelse, er det i undersøkelsen stilt spørsmål om oppfølgingen av underliggende avdelinger i Forsvaret er tilstrekkelig. Det er i undersøkelsen anført at det også kan stilles spørsmål om Forsvarsstaben i større grad bør kommunisere tydeligere forventninger til innholdet i DIF-nivåets oppfølging av underliggende avdelinger på BRA-nivå.

Intervjuene i avdelinger på BRA-nivå viser svakheter ved ledelsesinvolveringen lokalt ved enkelte avdelinger, men også eksempler på at aktiv involvering fra ledelsen virker positivt inn på forsvarlig forvaltning. To avdelinger kan for eksempel vise til en positiv utvikling i bruk av hovedprosessen i SAP som følge av aktiv oppfølging fra ledelsen på dette området. På denne bakgrunn framholdes det i undersøkelsen at ledelsesoppfølging er en viktig forutsetning for å sikre god kvalitet på den interne kontrollen.

Brukernes opplevelse av systemenes hensiktsmessighet

Forsvarets forvaltningssystem SAP er et sentralt verktøy for å sikre forsvarlig forvaltning, og systemet har innebygget tiltak som skal sikre god intern kontroll. Undersøkelsen viser imidlertid at mange brukere vurderer flere systemer og rutiner som kompliserte å bruke eller ikke vurderer de som hensiktsmessige og dekkende, sett ut fra egen avdelings behov. Innenfor materiellforvaltningen bruker for eksempel mange avdelinger egne tilleggssystemer fordi SAP ikke oppleves som tilstrekkelig for å sikre oversikt over avdelingens materiell. Videre viser undersøkelsen at mange avdelinger anser hovedprosessen i SAP i forbindelse med anskaffelser som for tidkrevende, og derfor i stor grad etterregistrerer innkjøpsordren når fakturaen er mottatt, da dette oppfattes som enklere. At etablerte prosedyrer fravikes, får imidlertid konsekvenser for målet om å sikre god intern kontroll.

Kompetanse

Kompetanse er en nødvendig forutsetning for at etablerte systemer skal kunne brukes riktig. Utfordringer med å sikre tilstrekkelig forvaltningskompetanse generelt var et av hovedfunnene fra generalinspektøren for Hærens forvaltningskontroll for 2010. Å inneha tilstrekkelig kompetanse til å sikre god intern kontroll er også trukket fram som en utfordring i intervjuer, både på DIF-nivå og av Forsvarsstaben og Forsvarsdepartementet.

Undersøkelsen viser svakheter når det gjelder kompetanse på anskaffelsesområdet. Blant annet er det gjennom undersøkelsen påvist at avdelinger i flere tilfeller foretar anskaffelser selv, i stedet for å benytte merkantil kompetanse i FLO. To avdelinger viser i intervju til at avdelingene ikke er forutsatt å være profesjonelle innkjøpere, og at manglende bruk av FLO har ført til brudd på anskaffelsesregelverket. Også innen materiellforvaltning er kompetanse trukket fram som en utfordring, både i intervjuer og i FLOs materiellforvaltningskontroller. Dette gjelder både i den enkelte avdeling og i form av tilstrekkelig tilgang på materiellregnskapsførere i FLO. Også generalinspektøren for Hæren påpeker i forbindelse med forvaltningskontrollen for 2010 at Hæren har vesentlige utfordringer innen materiellforvaltningskompetanse på alle nivå i virksomheten. Dette skaper utfordringer for god materiellkontroll.

Tillitskultur

Undersøkelsen viser at flere avdelinger trekker fram god kjennskap til eget personell og tillit til hverandre som forklaring på at det ikke foretas systematiske vurderinger av habilitet. Også manglende dokumentasjon av interne prosesser knyttet til bestilling og varemottak ved flere avdelinger begrunnes på samme måte. En avdeling sier det slik: «Når personellet er tilsatt, er systemet i stor grad basert på tillit. Tillit internt er en grunnleggende forutsetning [for å] fungere i militære oppdrag. Tillit ligger også til grunn for innretningen på den interne kontroll og rutiner for å sikre forsvarlig forvaltning.» To avdelinger på BRA-nivå har også trukket fram tillit til den enkelte arbeidstaker i organisasjonen som årsak til at avdelingene ikke har sett behov for å foreta risikovurderinger med hensyn til misligheter.