Innstilling fra familie- og kulturkomiteen om Representantforslag fra stortingsrepresentantene Trygve Slagsvold Vedum, Geir Pollestad, Heidi Greni, Per Olaf Lundteigen og Kjersti Toppe om å endre omstillingen i Arkivverket og styrke de åtte regionale statsarkivene

Til Stortinget

Sammendrag

For å endre omstillingen i Arkivverket og styrke de åtte regionale statsarkivene, fremmer forslagsstillerne følgende forslag:

  1. Stortinget ber regjeringen endre omstillingen av Arkivverket for å sikre reell styrking av statsarkivene og gjeninnføre geografisk ledelse med statsarkivar som leder, og på egnet måte fremlegge sak for Stortinget om dette.

  2. Stortinget ber regjeringen sikre at ingen av statsarkivene mister sine magasin og på egnet vis fremlegge sak om fremtidig magasinbehov ved statsarkiv for utvikling og styrking av alle de åtte statsarkivene.

  3. Stortinget ber regjeringen sikre at arkivmateriale som allerede er avlevert til Arkivverket, ikke kan digitaliseres for å destrueres, selv om hensikten er effektivisering for å få ned husleiekostnader.»

Komiteens merknader

Komiteen, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Arild Grande, Lasse Juliussen, Hege Haukeland Liadal, og Sonja Mandt, fra Høyre, lederen Svein Harberg, Kårstein Eidem Løvaas og Thore Vestby, fra Fremskrittspartiet, Anders Anundsen og Ib Thomsen, og fra Kristelig Folkeparti, Geir Jørgen Bekkevold, viser til representantforslag 139 S (2016–2017).

Forslagsstillerne viser til arkivmeldingen, Meld. St. 7 (2012–2013) og behandlingen av Innst. 243 S (2012–2013), og videre til behandlingen av Innst. 204 S (2015–2016), jf. Dokument 8:16 S (2015–2016), og statsrådens svarbrev til komiteen, datert 29. februar 2016, knyttet til nevnte sak.

Forslagsstillerne viser til en pågående omstillingsprosess i Arkivverket, og fremmer tre forslag om henholdsvis endring av omstillingen, magasin og magasinbehov og digitalisering for destruering.

Komiteen merker seg at statsråden i sitt svarbrev til komiteen den 9. mai 2017 (vedlegg) anbefaler komiteen ikke å støtte de tre forslagene fra forslagsstillerne.

Komiteen merker seg at statsråden mener at forslagsstillernes forslag 1 vil svekke Arkivverkets mulighet for å håndtere de største utfordringene på arkivområdet, at det vil føre til mindre enhetlig tjenestetilbud og til geografisk bestemte forskjeller i oppfølgingen av lovpålagte plikter, at det vil bety lav grad av ressursutnyttelse og lite kompetansedeling, og at det vil være ressurskrevende å bygge opp kompetansemiljøer med overlappende kompetanse på alle statsarkivene.

Komiteen merker seg at statsråden mener at forslagsstillernes forslag 2 vil være arkivfaglig og økonomisk uforsvarlig.

Komiteen merker seg at statsråden mener at forslagsstillernes forslag 3 vil hindre digital bevaring av papirdokumenter med dårlig holdbarhet, og at forslaget vil hindre den planlagte etableringen av Arkivverkets helsearkiv på Tynset.

Komiteens medlemmer fra Arbeiderpartiet viser til Meld. St. 7 (2012–2013) og målet for en nasjonal arkivpolitikk som er formulert der. Disse medlemmer slutter seg til målet om å etablere gode og tjenlige formidlings- og brukertjenester, slik at samfunnet får informasjon om og tilgang til et bredt spektrum av arkivmateriale uavhengig av hvor det er skapt.

Disse medlemmer viser til at omorganiseringen i Arkivverket er gjennomført med tilslutning fra arbeidstakerorganisasjonene. Disse medlemmer viser til at ny organisasjonsstruktur gir mulighet for mer enhetlig tilsyn og myndighetsutøvelse fra Arkivverket, og at en målsetting med omorganiseringen har vært å ruste Arkivverket for å møte framtidas arkivutfordringer. Disse medlemmer vil på generelt grunnlag uttale at omorganiseringer bør være faglig fundert og bidra til reelle forbedringer i tjenesteproduksjonen, ikke sentralisering og byråkratisering.

Disse medlemmer ser det ikke som hensiktsmessig å gripe inn i interne prosesser gjennomført i enighet med arbeidstakerorganisasjonene.

Disse medlemmer vil imidlertid vise til at en forutsetning gjennom både behandlingen av arkivmeldingen og Dokument 8:16 S (2015–2016) har vært at statsarkivene skal bestå som egne enheter, og viser videre til at kulturministeren i brev til komiteen 29. februar 2016 uttrykte at Riksarkivarens skisse til omorganisering ville

«[ivareta] både behovet for omstilling i etaten og representantforslaget om å opprettholde og styrke statsarkivene.»

Videre uttalte statsråden i debatten under Stortingets behandling av Innst. 204 S (2015–2016) at

«Statsarkivene skal beholdes med sin egen statsarkivar»,

og at

«Statsarkivaren skal være leder for det enkelte statsarkiv.»

Disse medlemmer har merket seg at det er delte oppfatninger om hvorvidt statsarkivarene i den nye strukturen reelt sett er ledere av statsarkivene, i tråd med nevnte forutsetninger.

Disse medlemmer mener at statsarkivene har en viktig rolle å fylle i sine regioner, og at utøvelsen av denne rollen betinger god lokal forankring, tilgjengelig og kompetent personell og statsarkivarer som ivaretar en viss stedlig ledelse. Disse medlemmer viser videre til innspill til komiteen av 17. mai 2017 fra Den norske historiske forening, og støtter deres beskrivelse av statsarkivenes viktige rolle for norsk historieforskning. Disse medlemmer mener at lokal magasinkapasitet ved det enkelte statsarkiv er av stor betydning for at statsarkivene skal kunne drive gode publikumstjenester, basert på sin regionale kompetanse og innsamlet arkivmateriale fra den aktuelle regionen.

Disse medlemmer viser til at arbeidet med digitalisering av arkivmateriale er tid- og ressurskrevende, men også nødvendig. Disse medlemmer har merket seg at Riksrevisjonens undersøkelse av digitalisering av kulturarven, viste at Arkivverket i undersøkelsesperioden ikke har hatt en overordnet strategi for digitaliseringsarbeidet og heller ikke en helhetlig prioritering av materialet som skal digitaliseres, men at dette kom på plass i 2016. Disse medlemmer mener en forutsetning for det videre digitaliseringsarbeidet må være at historisk bevaringsverdig materiale ikke blir destruert selv om det er digitalisert. Disse medlemmer viser videre til den viktige rollen nyetableringen av Norsk helsearkiv på Tynset vil spille for digitalisering av pasientjournalarkiv.

Disse medlemmer viser til Innst. 204 S (2015–2016), hvor en samlet komité bemerket at

«komiteen er tilfreds med (…) at en eventuell omorganisering vil bli lagt frem for Stortinget på egnet måte»,

og videre til at kulturministeren i sitt svar på spørsmål i Dokument nr. 15:985 (2016–2017) uttalte at Prop. 1 S (2016–2017) Kulturdepartementet anses å være departementets oppfølging av komiteens ønske om å bli forelagt en eventuell omorganisering av Arkivverket. Disse medlemmer viser videre til at nevnte proposisjon orienterer om at ny organisasjonsstruktur er vedtatt, og at det ikke skrives noe om statsarkivenes og statsarkivarenes rolle eller om hvilke konsekvenser omorganisering kan ha for Arkivverkets regionale tilstedeværelse og aktive publikumstjenester.

Komiteens flertall, medlemmene fra Høyre og Fremskrittspartiet, viser til følgende anmodningsvedtak i forbindelse med behandling av Innst. 14 S (2016–2017):

«Stortinget ber regjeringen om at det igangsettes en revidering av arkivloven av 1999.»

Flertallet er kjent med at arbeidet med å følge opp dette vedtaket er igangsatt, og at utvalget som skal arbeide med dette også skal beskrive de viktigste utfordringer og utviklingstrekk i arkivsektoren. Flertallet ønsker ikke å utsette dette arbeidet ytterligere gjennom å vedta en ny utredning av samfunnets arkivfunksjoner.

Komiteens medlemmer fra Arbeiderpartiet mener det er behov for en overordnet diskusjon om arkivenes rolle og funksjon i det norske samfunnet, herunder private arkiver, og mener det bør gjennomføres en bred arkivutredning som omhandler blant annet de regionale arkivfunksjonene, digitalisering og magasinbehov.

Disse medlemmer fremmer følgende forslag:

«Stortinget ber regjeringen iverksette en bred utredning av samfunnets arkivfunksjoner, med særlig vekt på regionale arkivtjenester, nasjonalt samspill og håndtering av digitale utfordringer.»

Forslag fra mindretall

Forslag fra Arbeiderpartiet:
Forslag 1

Stortinget ber regjeringen iverksette en bred utredning av samfunnets arkivfunksjoner, med særlig vekt på regionale arkivtjenester, nasjonalt samspill og håndtering av digitale utfordringer.

Komiteens tilråding

Komiteen viser til representantforslaget og til sine merknader og råder Stortinget til å gjøre følgende

vedtak:

Dokument 8:139 S (2015–2016) – Representantforslag fra stortingsrepresentantene Trygve Slagsvold Vedum, Geir Pollestad, Heidi Greni, Per Olaf Lundteigen og Kjersti Toppe om å endre omstillingen i Arkivverket og styrke de åtte regionale statsarkivene – vedlegges protokollen.

Vedlegg

Brev fra Kulturdepartementet v/statsråd Linda Cathrine Hofstad Helleland, datert 9. mai 2017

Dokument 8:139 S (2016–2017) om å endre omstillingen i Arkivverket og styrke de åtte regionale statsarkivene

Familie- og kulturkomiteen ber i brev av 2. mai d.å. om departementets vurdering av forslagene i Dokument 8:139 S (2016–2017).

1. Stortinget ber regjeringen endre omstillingen av Arkivverket for å sikre reell styrking av statsarkivene og gjeninnføre geografisk ledelse med statsarkivar som leder, og på egnet måte fremlegge en sak for Stortinget om dette

De største utfordringene på arkivområdet er sikring, bevaring og tilgjengeliggjøring av digitalt skapte dokumenter og arkiv. I Dokument 3:4 (2016–2017) Riksrevisjonens undersøkelse av digitalisering av kulturarven, som omfattet perioden 2010–2015, ble det bemerket at Arkivverket ikke har kommet langt nok i digitaliseringen, og at håndteringen av digitalt skapte arkiv ikke er tilfredsstillende.

I forkant av omstillingen ble det avdekket at Arkivverkets styringsstruktur førte til geografisk bestemte forskjeller i oppfølgingen av lovpålagte plikter om veiledning og tilsyn med arkivarbeidet i offentlig sektor. Det var også forskjeller i tjenestetilbudet ved de enkelte statsarkivene. Graden av oppfølging av lovpålagte plikter og nivået på publikumstjenester ble avgjort av den enkelte statsarkivar. Etter omstillingen blir det enklere å ha en enhetlig landsomfattende oppgaveløsning, slik at både tilsyn og veiledning av offentlige organer og publikum kan betjenes på likt nivå ut fra et prinsippet om likebehandling.

Endringene i Arkivverkets organisasjon ble forhandlet med organisasjonene og vedtatt i samsvar med bestemmelsene i Hovedavtalen i staten om de ansattes medbestemmelse. Den nye organiseringen trådte i kraft 1. november 2016.

Forslaget i Dokument 8:139 S (2016–2017) om å endre omstillingen i Arkivverket, og gjeninnføre geografisk ledelse med åtte statsarkivar som ledere, vil reversere endringsprosessen som nå er gjennomført. Forslaget vil svekke Arkivverkets, herunder statsarkivenes, mulighet for å håndtere de største utfordringene på arkivområdet. I tillegg vil forslaget føre til mindre enhetlig tjenestetilbud og til geografisk bestemte forskjeller i oppfølgingen av lovpålagte plikter. Dersom Arkivverket skal endre omstillingen og gjeninnføre geografisk basert ledelse vil dette medføre at Arkivverket, herunder statsarkivene, blir svekket. Hvis de åtte statsarkivene skal utføre de samme oppgavene innenfor ulike avgrensede geografiske områder, vil dette bety lav grad av ressursutnyttelse og lite kompetansedeling. Det vil også være ressurskrevende å bygge opp kompetansemiljøer med overlappende kompetanse på alle statsarkivene.

Med bakgrunn i konsekvensene over, anbefaler Kulturdepartementet at familie- og kulturkomiteen ikke støtter forslaget om å endre omstillingen av Arkivverket.

2. Stortinget ber regjeringen sikre at ingen av statsarkivene mister sine magasin og på egnet vis fremlegge sak om fremtidig magasinbehov ved statsarkiv for utvikling og styrking av alle de åtte statsarkivene

I Meld. St. 7 (2012–2013) Arkiv redegjorde Regjeringen Stoltenberg II for utfordringen med økende behov for magasinplass i Arkivverket. Meldingen viste til at det var gjennomført en analyse av alternative løsninger for å håndtere framtidig avlevering av arkiv til Arkivverket. Analysen konkluderte med at en trinnvis utbygging av et sentraldepot for hele etaten vil være den mest kostnadseffektive og samfunnsøkonomisk beste løsningen. En desentralisert utbygging av magasinkapasitet ved de enkelte statsarkiv ble vurdert som en dårligere løsning. Det ble i meldingen opplyst at Arkivverket hadde igangsatt en utredning av hvilket materiale som passer best for slik overføring. I enkelte tilfeller ville nye avleveringer fra statlige virksomheter kunne gå direkte til sentraldepotet. Men i stor grad vil det være arkivmateriale som nå bevares i magasiner ved statsarkivene og Riksarkivet som ville bli overført til sentraldepotet. Dette har sammenheng med at nyere arkiv har høyere bruksfrekvens enn eldre arkiv. I behandlingen av innstillingen til arkivmeldingen, Innst 243 S (2012–2013), hadde Stortinget ingen merknader til dette. Stortinget har heller ikke senere hatt merknader til at arkivmateriale som i dag oppbevares i et magasin ved et statsarkiv kan flyttes til sentraldepotet. Jeg kan ikke se at det har kommet nye momenter som skulle tilsi at Stortinget skal be regjeringen om å framlegge en egen sak om fremtidig magasinbehov ved statsarkivene.

I Prop. 1 S (2016–2017) ble det foreslått å bygge et nytt arkivmagasin i Mo i Rana. Stortinget sluttet seg til forslaget. Dette magasinet vil ha funksjoner som var planlagt i sentraldepotet som ble omtalt i Meld St. 7 (2012–2013). Arkivmagasinet i Mo i Rana skal være felles for hele etaten. Arkivverkets eksisterende magasiner er i ferd med å bli fulle og Arkivverket har innført inntaksstopp i Oslo og Hamar. Arkivverket utreder hvilket materiale som skal sendes til Mo i Rana. Dette vil være arkivmateriale som enten bevares i eksisterende magasiner ved Riksarkivet og statsarkivene eller arkiv som ennå ikke er avlevert til etaten. Arkivverket vil i utredningen legge vekt på best mulig betjening og tilgjengeliggjøring av arkivmaterialet som er avlevert til etaten. Jeg vil orientere Stortinget på egnet måte om konklusjonen av denne utredningen.

Forslaget i Dokument 8: 139S (2016–2017) om å sikre at ingen av statsarkivene mister sine magasin vil føre til at Arkivverket må forlenge dagens leieavtaler for magasiner selv om lokalene ikke er egnet. Dette vil være både arkivfaglig og økonomisk uforsvarlig. Kulturdepartementet anbefaler derfor at familie- og kulturkomiteen ikke støtter dette forslaget.

3. Stortinget ber regjeringen sikre at arkivmateriale som allerede er avlevert til Arkivverket, ikke kan digitaliseres for å destrueres, selv om hensikten er effektivisering for å få ned husleiekostnader

Digitalisering med destruksjon av papiroriginalen ble mulig ved norsk arkivstandards versjon 4 fra 1999, og har vært normal arbeidsform i offentlige organer fra 2005. I Meld. St. 7 (2012–2013) Arkiv ble digitalisering og påfølgende destruering drøftet som en strategi for både å redusere behovet for magasinplass og å øke tilgjengeligheten. I stortingsmeldingen ble det vist til behov for en grundigere vurdering av kravene til rettslig og historisk dokumentasjon. Denne vurderingen er gjennomført som et eget prosjekt med en arbeidsgruppe, styringsgruppe og referansegruppe. Vurderingene og anbefalingene er gjengitt i rapporten Digitalisering for kassasjon – en utredning – og en utfordring, fra 2015. Rapporten konkluderte med at det ikke er juridiske hindringer for kun digital bevaring av skannede dokumenter. Det er arkivfaglig ukontroversielt å digitalisere papirdokumenter som er skapt etter 1990, bevare dokumentet i digital versjon og destruere originalversjonen. Rapporten anbefalte også at Arkivverket først prøver ut strategien gjennom piloter. Arkivverket har fulgt opp disse anbefalingene.

Grunnet bruk av syre i fremstilling av papir i nyere tid er digitalisering også en måte å bevare slike dokumenter på lang sikt. Jeg kan forsikre om at Arkivverket ikke vil destruere eldre bevaringsverdig arkivmateriale. Arkiver fra før 1950 er underlagt eksplisitt bevaringspåbud. Å vurdere digitalisering av nyere materiale for deretter å destruere dette er derimot i tråd med internasjonalt arbeid på dette området. Utfordringene med de store mengdene papirdokumenter som er skapt etter 1980 er felles for mange stater, og de fleste arbeider med ulike tiltak for å tilpasse regelverk og finne gode løsninger for framtida.

Digitalisering og påfølgende destruering av originaldokumentene er også hovedregelen for pasientarkiv som skal avleveres til Norsk helsearkiv, som vil bli etablert i 2019 på Tynset som en enhet i Arkivverket. I helsearkivforskriften § 27 er det fastsatt at pasientarkivmateriale som digitaliseres etter avlevering til Norsk helsearkiv normalt skal kasseres.

Forslaget i Dokument 8: 139 S (2016–2017) om å sikre at arkivmateriale som er avlevert til Arkivverket ikke kan destrueres etter digitalisering, vil hindre digital bevaring av papirdokumenter med dårlig holdbarhet. Forslaget vil også hindre den planlagte etableringen av Arkivverkets helsearkiv på Tynset. Kulturdepartementet anbefaler derfor at familie- og kulturkomiteen ikke støtter dette forslaget.

Oslo, i familie- og kulturkomiteen, den 13. juni 2017

Svein Harberg

Lasse Juliussen

leder

ordfører