Innstilling fra familie- og kulturkomiteen om Lov om dokumentasjon og arkiv (arkivlova)

Dette dokument

Tilhører sak

Alt om

Gå til alle temaer

Innhold

Til Stortinget

Sammendrag

Kultur- og likestillingsdepartementet fremjar i proposisjonen framlegg til lov om dokumentasjon og arkiv (arkivlova). Ho kjem i staden for lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivlova).

Departementet sendte 5. oktober 2021 ut eit framlegg til ny arkivlov på høyring. Det kom inn 113 svar i høyringa. Utgreiinga frå Arkivlovutvalet (NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø – Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver) og høyringa av denne låg til grunn for framlegget. Framlegget til lov la likevel ikkje opp til detaljerte definisjonar og konkret regulering av arbeidsprosessane til forvaltninga, slik utvalet hadde rådd til. Heller ikkje framlegget frå utvalet om at arkivlova skal fastsetje felles, sektorovergripande dokumentasjonsplikter som skal styre verksemda og sakshandsaminga til forvaltninga, vart teke med i framlegget til departementet. I staden la departementet opp til å fastsetje grunnleggjande arkivfaglege krav som forvaltninga må følgje, uansett kva måtar det blir jobba på, kva slags teknologi som blir brukt, og kva slags dokument og dokumentasjon som blir skapte. Framlegga i høyringsnotatet og høyringssvara er omtala i proposisjonen.

Gjeldande rett blir for det meste vidareført i den nye lova, men lovføresegnene er utforma for å høve betre til moderne arbeidsmåtar i den offentlege forvaltninga. Terminologien er endra for å spegle at forvaltninga no arbeider digitalt. Det hevdvunne omgrepet «arkiv» blir ført vidare, men med eit litt anna innhald. Dokumentomgrepet blir avløyst av dokumentasjon.

Etter framlegget er formålet med lova at ho skal medverke til at forvaltninga er forsvarleg og etterretteleg. Ein viktig føresetnad for dette er at organa som er omfatta av lova forvaltar dokumentasjonen som blir til som ledd i verksemda deira i tråd med regelverket, retningsliner og beste praksis. Dokumentasjonen skal vere tilgjengeleg for allmenta og gi grunnlag for å kunne føre kontroll med forvaltninga, styrkje rettstryggleiken og fremje ein open og opplyst offentleg samtale. Seinare skal arkiva kunne tene som kulturarv, kjelder til historisk kunnskap og grunnlag for forsking. Lova skal òg leggje til rette for at arkiv frå privatpersonar, organisasjonar og verksemder i privat sektor blir tekne vare på.

Kva slags dokumentasjon ulike organ skal skape, blir styrt av tilhøve utanfor arkivlova. Etter framlegget skal arkivlova vere avgrensa til å fastsetje kva organa som er omfatta av lova skal gjere med dokumentasjonen som blir til som ledd i verksemda deira.

Lova vil framleis vere på eit overordna nivå. Ho vil fastsetje prinsipp, rammer og føringar for dokumentasjonsforvaltninga og arkivarbeidet i organa, for plikta til å avlevere avslutta arkiv til langtidsbevaring i ein bevaringsinstitusjon, og ansvaret for bevaringsinstitusjonane til å gjere arkiva tilgjengelege for bruk. Meir funksjonelle og detaljerte reglar vil framleis følgje av forskrift. På den måten blir det enklare å oppdatere regelverket når det er naudsynt å gjere endringar.

Gjeldande arkivlov gjeld i hovudsak berre for offentlege organ. Verkeområdet til den nye lova er utvida, og vil derfor gjelde fleire enn organ for stat, fylkeskommune og kommune. Den nye lova vil òg omfatte andre rettssubjekt i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift. Departementet kan òg fastsetje i forskrift at sjølvstendige rettssubjekt som er omfatta av offentleglova § 2 første ledd bokstav c eller d, skal vere omfatta av arkivlova. Det vil seie verksemder der det offentlege har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i øvste organet i verksemda, eller der det offentlege kan velje fleire enn halvparten av medlemene med røysterett i det øvste organet i verksemda.

Reglar om arkivplikta og arkivansvaret blir førde vidare, men etter framlegget er føresegnene formulerte annleis enn i gjeldande arkivlov, sidan dokumentasjon i dag for det meste blir skapt og lagra digitalt. I lovframlegget blir det fastsett at arkiv er dokumentasjon som skal takast vare på i eit avgrensa tidsrom eller for ettertida. Vidare skal eit sett med krav sikre at dokumentasjonen har bevis- og bruksverdi i samtid og for ettertida. Desse krava er allmenne arkivfaglege prinsipp som til no har lege under regelverket som ikkje-uttalte premissar. No blir desse lovfesta som krav som skal liggje til grunn for forvaltninga av dokumentasjonen som blir til i eit organ. Krava er universelle og gjeld forvaltning av alle typar dokumentasjon, utan omsyn til teknologi. Forvaltninga av dokumentasjonen skal med andre ord vere lik, ubunde av om dokumentasjonen finst på papir, ligg føre som ein algoritme i eit komplekst datasystem, eller er lagra på andre måtar.

For det første inneber krava at dokumentasjonen skal sikrast mot at han kan gå tapt. Vidare skal dokumentasjonen forvaltast slik at opphavet til informasjonen alltid er kjent, at det går fram i kva samanheng informasjonen er skapt og inngår i, at informasjonen ikkje blir endra, og at informasjonen er tilgjengeleg på ein måte som ikkje avgrensar framtidig nytte.

Departementet får heimel til å gi forskrift om korleis organa som er omfatta av lova, skal forvalte arkiva sine for å sikre at dei arkivfaglege krava blir oppfylte. Departementet har vid heimel etter gjeldande lov til å gi forskrifter om arkivarbeidet i offentlege organ. Forskriftsheimlane blir oppdaterte og utforma for å passe betre til nye tilhøve, og vil, i lys av verkeområdet til den nye lova, òg omfatte fleire organ enn berre offentlege organ.

Organ som er omfatta av lova får ei lovfesta plikt til å ha ein dokumentasjonsplan som gir oversyn over dokumentasjonen som blir til som ledd i verksemda. Nærare krav til innhaldet og offentleggjering av informasjon i planen, kan fastsetjast i forskrift.

Departementet gir framlegg om reglar om korleis arkiva frå private leverandørar av lovpålagde tenester skal takast vare på. Dersom eit offentleg organ set ut lovpålagde oppgåver, kan den private leverandøren krevje at det tek imot arkiv som inneheld dokumentasjon om oppgåveløysinga og forvaltar det vidare, sjølv om dette tilhøvet ikkje er omtala frå før i avtala mellom dei to partane.

Det vil framleis vere forbode å føre ein original versjon av dokumentasjon i fysiske arkiv ut av landet, om det ikkje skjer for visse, fastsette formål. Dette forbodet omfattar arkiv med analog dokumentasjon som er knytt til eit fysisk objekt, som papir eller eit videoband, men òg digital dokumentasjon på fysiske lagringsmedia som ein diskett eller minnepinne. Så lenge dokumentasjonen i arkivet berre finst i eitt einaste eksemplar, vil utførsle innebere ein ikkje ubetydeleg risiko for tap. Denne risikoen er den same som tidlegare.

Utførsleforbodet i den gjeldande lova har vorte tolka som eit forbod òg mot lagring av digitale arkiv i utlandet, dersom ein ikkje har lagra ein oppdatert kopi i Noreg. Arkivfaglege omsyn tilseier i seg sjølv ikkje forbod mot lagring av digitale arkiv i utlandet, så lenge arkivet er forsvarleg sikra i tråd med arkivfaglege krav. Departementet legg likevel opp til at dagens regel skal vidareførast inntil vidare, ut frå andre tryggleiksomsyn, men at han blir regulert i forskrift.

Det blir gjort framlegg om at dokumentasjon som har ein stor kulturell eller vitskapleg verdi, og viktig dokumentasjon om rettslege tilhøve eller om forvaltninga si verksemd, skal takast vare på for å vere tilgjengeleg for ettertida. Departementet vil fastsetje forskrift om prinsipp, metodar og kriterium som skal liggje til grunn for vurderingar av kva arkiv som skal takast vare på for ettertida. Det er Nasjonalarkivet som vil gjere ei fagleg vurdering av og avgjere kva dokumentasjon i arkiv som skal takast vare på for ettertida og får heimel til å gi forskrift om dette.

Den nye lova gir eit forbod mot å kassere dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida. Kassasjon er eit arkivfagleg omgrep som tyder at all dokumentasjon i eit arkiv, eller delar av han, blir gjort til inkjes slik at han ikkje lenger kan finnast att i arkivet. I dag har arkivlova eit generelt forbod mot kassasjon av offentlege arkiv. Mange nyare lover har fått eigne føresegner om sletting utan at det står noko om tilhøvet til kassasjonsforbodet i gjeldande arkivlov. Departementet gjer i den nye lova framlegg om at sletteføresegner i andre lover berre skal tolkast som pålegg om kassasjon, altså fullstendig tilinkjesgjering, der det går klart fram i den aktuelle lova at meininga er at opplysningane ikkje lenger skal eksistere i eit arkiv. Elles skal pålegg om sletting av opplysningar skje på andre måtar som ikkje inneber kassasjon, som til dømes ved å ha prosedyrar som gjer at tilgangen til slik dokumentasjon blir meir restriktiv.

Arkiva som skal takast vare på for ettertida, skal avleverast til langtidsbevaring i ein bevaringsinstitusjon. Statlege arkiv blir avleverte til Nasjonalarkivet, medan fylkeskommunar og kommunar skal ha eigne ordningar for langtidsbevaring. Det blir òg fastsett reglar om ansvaret til bevaringsinstitusjonane om å gjere arkiva tilgjengelege for bruk.

Ofte vil det vere særlege reglar om teieplikt for tilsette som forvaltar og brukar dokumentasjon. Dei tilsette i Nasjonalarkivet er offentlege tenestepersonar med teieplikt etter forvaltningsloven. Det blir no fastsett at det er reglane om teieplikt i forvaltningsloven som gjeld ved innsyn i avleverte arkiv, dersom det ikkje er bestemt i lov eller i medhald av lov at noko anna skal gjelde.

Arkivverket vil byte namn til Nasjonalarkivet når den nye arkivlova tek til å gjelde. Etaten blir i denne proposisjonen omtala som Arkivverket når det gjeld tilhøve som er attende i tid, og som Nasjonalarkivet når det gjeld tilhøve som blir regulerte av den nye lova. Etaten skal halde fram med å vere statens bevaringsinstitusjon og nasjonal arkivfagleg styresmakt som skal føre tilsyn. Nasjonalarkivet kan påleggje retting av lovstridige tilhøve og kan etter framlegget påleggje eit organ å rekonstruere dokumentasjon som har gått tapt ved brot på lova eller forskrifter til lova. Nasjonalarkivet får heimel til å påleggje tvangsmulkt om ei verksemd ikkje følgjer opp pålegg etter tilsyn. Straffebodet, som i dag berre gjeld forsettlege brot, blir etter framlegget utvida til å òg omfatte grovt aktlause brot.

Gjeldande reglar om privatarkiv blir for det meste vidareførte. For at privatarkiv skal bli tekne vare på for ettertida, vil det framleis vere heilt naudsynt med frivillig medverknad frå dei private. Lova legg eit overordna ansvar for privatarkivfeltet og samordning av arbeidet til Nasjonalarkivet. Det blir ikkje lovfesta ansvar eller oppgåver for fylkeskommunar eller kommunar. Det vil vere opp til Nasjonalarkivet å finne tenlege måtar å leggje opp samarbeidet på og finne ut av korleis arbeidet best kan samordnast. Det blir fastsett reglar om avtaler om bevaring av privatarkiv i bevaringsinstitusjonar. Nasjonalarkivet skal òg kunne utpeike visse privatarkiv som særskilt bevaringsverdige, noko som inneber at ein arkiveigar får innskrenka råderett over arkivet sitt.

Dokumenta i saka er tilgjengelege på sakssida på stortinget.no.

Komiteens behandling

Komiteen avholdt en muntlig høring om saken 31. mars 2025, hvor seks instanser deltok. Komiteen har også mottatt åtte skriftlige høringsinnspill som er publisert på stortinget.no.

Komiteens merknader

Komiteen, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Åse Kristin Ask Bakke, Mona Nilsen og Torstein Tvedt Solberg, fra Høyre, Turid Kristensen og fungerende leder Tage Pettersen, fra Senterpartiet, Åslaug Sem-Jacobsen og Per Olav Tyldum, fra Fremskrittspartiet, Silje Hjemdal, fra Sosialistisk Venstreparti, Kathy Lie, og fra Venstre, Naomi Ichihara Røkkum, viser til regjeringens fremlegg av Prop. 52 L (2024–2025) om ny lov om dokumentasjon og arkiv (arkivlova), som erstatter gjeldende lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv.

Komiteen viser til at gjeldende arkivlov er fra 1992, og vil fremheve at siden den gang har digitaliseringen skutt fart og arbeidsformene til forvaltningen har endret seg radikalt. Komiteen mener derfor det er på høy tid at en får en oppdatert arkivlov tilpasset vår tid.

Komiteen viser til at lovforslaget innebærer at hovedtrekkene i gjeldende rett blir videreført, men tilpasset den teknologiske utviklingen og moderne dokumentasjonsforvaltning, og støtter dette.

Komiteens flertall, alle unntatt medlemmet fra Venstre, vil fremheve at den nye loven vil bidra til en forsvarlig og etterrettelig offentlig forvaltning ved at dokumentasjon i forvaltningen blir arkivert. Loven vil bidra til at dokumentasjonen blir tilgjengelig for allmennheten, og slik sikre en åpen og opplyst offentlig samtale. Flertallet vil fremheve viktigheten av at innbyggerne på denne måten kan føre kontroll med forvaltningen, få innsyn i viktige demokratiske prosesser og slik også få styrket sin rettssikkerhet.

Flertallet viser til at loven også legger til rette for at arkivene er viktige bærere av vår felles kulturarv, er kilde til historisk kunnskap og gir grunnlag til forskning.

Komiteens medlem fra Venstre mener at det foreliggende lovforslaget er ambisjonsløst og beheftet med så store svakheter at det bør sendes tilbake til regjeringen. Dette medlem viser til at regjeringen selv bekrefter sine lave ambisjoner når den selv oppsummerer hovedinnholdet i proposisjonen med at gjeldende rett for det meste blir videreført i den nye loven. Dette medlem stiller seg undrende til at regjeringen ser behov for å innføre en ny lov, dersom den i all hovedsak bare skal videreføre de arkivfaglige prinsippene som allerede følger av arkivloven fra 1992.

Dette medlem viser til at Arkivlovutvalget leverte et av de mest fremtidsrettede lovforslagene noensinne, med en solid forståelse for nyutsprungne problemer med forsvarlig arkivering, herunder utfordringer knyttet til e-postklienter, SMS-er og digitale samhandlingsplattformer.

Dette medlem er skuffet over flere av de sentrale grepene i Arkivlovutvalgets NOU ikke blir fulgt opp. Som eksempel vil dette medlem vise til at Arkivlovutvalget foreslo å erstatte postjournalen med en generell plikt til innebygd arkivering. Arkivering ville da skje løpende og automatisk, integrert i arbeidsprosesser og systemer.

Komiteens medlemmer fra Senterpartiet og Venstre deler Norsk Journalistlags syn på at fullautomatisert håndtering av arkivpliktig dokumentasjon er en løsning som ville vært optimal for fremtidens arkivsystemer. Disse medlemmer viser i den forbindelse til at Norsk Journalistlag i sitt høringsinnspill skriver følgende:

«En slik løsning ville styrket innsynsretten – ikke bare for forvaltningen selv, men også for innbyggere og journalister. Offentlige virksomheters dokumentasjon ville vært lettere tilgjengelig, og friere søk i metadata ville gitt en mer moderne og åpen tilnærming til offentlig innsyn. Dette ville i større grad enn i dag gjort det mulig å spore beslutningsprosesser og de underliggende vurderingene i forvaltningens saksbehandling.»

Komiteens medlem fra Venstre er av den formening at dersom dette forslaget hadde blitt fulgt opp, og man hadde bevilget nødvendige midler til å utvikle tekniske løsninger, kunne man ha eliminert tidstyver, forbedret kvaliteten på offentlig saksbehandling og med det det styrket borgernes rett til informasjon. Dette medlem viser til at en fungerende arkivstruktur er en garanti for at vedtak og saksbehandling i offentlig sektor kan etterprøves, og en forutsetning for undersøkende journalistikk og demokratisk kontroll.

Dette medlem mener derfor at det er avgjørende at hovedintensjonene fra Arkivlovutvalget i større grad fanges opp i det videre arbeidet, også dersom lovforslaget ikke sendes tilbake til regjeringen. Forskriftene må etter dette medlems syn bidra til å sikre automatisk og helhetlig arkivering av offentlige virksomheters arbeid, inkludert dokumentasjon av automatisert saksbehandling. Dette er nødvendig både for effektiv oppgaveløsning, historisk bevaring og demokratisk kontroll.

Dette medlem vil understreke behovet for å møte utfordringene knyttet til digital informasjonsforvaltning, herunder omfattende arkivtap, høy grad av manuelt arbeid og mangelfull innsynsmulighet i eksisterende systemer. Videre mener dette medlem at forskriftsarbeidet må skje i tett dialog med relevante aktører, blant annet Foreningen INIO og Norsk Journalistlag, og ses i sammenheng med annen pågående lovgivning.

Dette medlem viser til at bestemmelser i forslaget til ny forvaltningslov – særlig §§ 9 til 11 om skriftlighet, digital kommunikasjon og automatisering – reiser viktige spørsmål om dokumentasjonsplikt og sporbarhet. Tilsvarende gjelder NOU 2024:14 Med lov skal data deles, der §§ 5 og 6 om krav til dataformater og publisering av metadata er særlig relevante. Harmonisering med disse bestemmelsene er nødvendig for å sikre at dokumentasjon er tilgjengelig og gjenfinnbar over tid.

Komiteens medlemmer fra Senterpartiet og Venstre vil i tillegg understreke at en moderne arkivlovgivning også er avgjørende sett fra et beredskapsperspektiv.

Disse medlemmer viser til at «Digital sikkerhet i sivil sektor» er listet som en av de kritiske samfunnsfunksjonene i Justis- og beredskapsdepartementets oversikt over nasjonal beredskap. I beskrivelsen av funksjonens kritiske evner trekkes det eksplisitt frem at det handler om «å sikre registre, arkiver mv.». Det fremgår tydelig at robust arkivhåndtering ikke bare er en forvaltningsmessig støttefunksjon, men en sentral del av samfunnets evne til å håndtere kriser, katastrofer og alvorlige hendelser – både digitale og fysiske.

Komiteens medlem fra Venstre ønsker å understreke at uten en helhetlig og teknologisk oppdatert arkivstruktur svekkes både evnen til koordinering under kriser og muligheten til ettertid å forstå hva som skjedde, hvem som gjorde hva, og hvorfor. Under alvorlige hendelser – som cyberangrep, naturkatastrofer, pandemi eller krig – må offentlige virksomheter kunne få tilgang til og dele relevant dokumentasjon raskt og sikkert. Dette forutsetter systemer med høy tilgjengelighet, integritet og sporbarhet. Fullautomatisert og innebygd arkivering, som foreslått av Arkivlovutvalget og støttet av Foreningen INIO og Norsk Journalistlag, vil sikre at kritisk informasjon dokumenteres og bevares i sanntid – uten at man er avhengig av manuell inngripen i pressede situasjoner.

Dette medlem mener derfor at en fremtidsrettet arkivlov ikke bare vil styrke åpenhet, innsyn og demokratisk kontroll, men også være en grunnpilar i samfunnets digitale beredskap og motstandskraft. En mer ambisiøs og teknologisk oppdatert arkivlovgivning er med andre ord også sikkerhetspolitikk.

På denne bakgrunn fremmer dette medlem prinsipalt følgende forslag:

«Prop. 52 L (2024–2025) Lov om dokumentasjon og arkiv (arkivlova) sendes tilbake til regjeringen.»

Subsidiært, forutsatt at dette forslaget ikke får flertall, fremmer komiteens medlemmer fra Senterpartiet, Fremskrittspartiet og Venstre følgende forslag:

«Stortinget ber regjeringen revidere eller supplere oppdragsbrevet til Arkivverket, slik at sentrale anbefalinger fra Arkivlovutvalget og innspill fra høringsinstansene inngår i det videre forskriftsarbeidet. Arbeidet må ha som mål å sikre en mer helhetlig og moderne regulering av arkivpliktene i offentlig sektor, tilpasset den digitale utviklingen og med et særlig blikk på automatisert saksbehandling.»

Komiteens medlem fra Venstre fremmer følgende forslag:

«Stortinget ber regjeringen vurdere å fremme et nytt og helhetlig forslag til endringer i arkivlova, som i større grad enn Prop. 52 L (2024–2025) følger opp sentrale anbefalinger fra Arkivlovutvalget, innen egnet tid.»

Nasjonalarkivet

Komiteen viser til at det i proposisjonen foreslås at Arkivverket skifter navn til Nasjonalarkivet.

Komiteens flertall, alle unntatt medlemmet fra Fremskrittspartiet, støtter navneendringen og mener dette bedre vil synliggjøre etatens landsdekkende virksomhet som statens bevaringsinstitusjon, som nasjonalt arkivfaglig styresmakt og som tilsynsorgan for både stat og kommune.

Flertallet viser videre til at Nasjonalarkivet nå får tydeligere verktøy i håndhevingen av regelverket, og støtter dette, og viser samtidig til at det totale regimet må praktiseres proporsjonalt.

Komiteens medlem fra Fremskrittspartiet mener at navnet Arkivverket er godt innarbeidet og dekkende. Et navneskifte vil alltid ha en kostnad, som i dette tilfellet er helt unødvendig. Arkivverket har bedre ting å bruke penger på enn en unødvendig rebranding. Arkivverket har et godt innarbeidet navn, og skal i all hovedsak ha samme formål og virkeområde som tidligere. Dagens navn har en historisk verdi og representerer en arv tilbake i tid.

Dette medlem fremmer derfor følgende forslag:

«Stortinget ber regjeringen komme tilbake til Stortinget med forslag om at navnet Arkivverket beholdes i stedet for å endres til Nasjonalarkivet.»

Formålsparagrafen

Komiteen viser til at digitaliseringen har endret mye, men ikke formålet med arkivloven. Å ta vare på dokumentasjon i arkiv fra rettssubjekt som utøver offentlig makt, er like viktig som før, selv om metoder og fremgangsmåte for å oppnå dette endrer seg. Komiteen mener derfor at den nye formålsparagrafen på en god måte reflekterer dette.

Komiteen viser videre til at den gamle arkivloven i større grad fokuserte på arkiv som kulturarv. Ny § 1 synliggjør nå et bredere syn, der forvaltning av dokumentasjon og arkiv har verdi både i nåtiden og ettertiden. Komiteen mener formålsbestemmelsen på en god måte reflekterer at loven skal bidra til en forsvarlig og etterrettelig offentlig forvaltning ved at dokumentasjonen i offentlige organ skal forvaltes som arkiv. Komiteen merker seg at det store flertallet av høringsinstansene var positive til forslaget til ny formålsbestemmelse.

Lagring av arkiv i utlandet

Komiteen viser til at teknologiutviklingen og digitaliseringen av arkiv fører med seg økt bruk av skytjenester og løsninger på tvers av landegrenser.

Komiteen støtter at den nye arkivloven viderefører gjeldende rett om forbud mot utføring av ikke-digitale arkiv, og at det innføres et skille mellom digitale og ikke-digitale arkiv.

Komiteen støtter videre at den nye arkivloven gir en bestemmelse om å kunne regulere i forskriftsvilkårene for lagring av digitale arkiv utenfor Norge. Allerede i dag benyttes europeiske skytjenester, men forutsetningen er at det beholdes en kopi i Norge. Komiteen støtter at dette er tenkt videreført i den nye forskriften, og at forskriftshjemmelen kan brukes til å stille krav som vil gjelde alle digitale arkiv omfattet av arkivloven.

Komiteen mener også at tap av nasjonal kontroll over informasjon som er viktig for den nasjonale beredskapen kan gi negative konsekvenser, og at dette må bli et sentralt moment i den videre vurderingen av lagring av dokumentasjon i arkiv i utenlandske skytjenester.

Komiteens flertall, alle unntatt medlemmene fra Senterpartiet, viser til KS sitt innspill på den åpne høringen om å sikre at kommunene kan ta i bruk skytjenester og andre moderne teknologiske løsninger. Flertallet støtter KS i at kommende forskrifter må åpne for fleksible modeller innen EU/EØS-området, hvor datasenterløsninger kan være både trygge og kostnadseffektive. Samtidig presiseres det at det må legges til rette for forsvarlige sikkerhetsmekanismer i samsvar med eksisterende personvern- og sikkerhetsregler.

Omfanget av arkivplikten

Komiteen viser til at det i høringen ble reist spørsmål om det nye lovforslaget kan tolkes slik at det snevrer inn arkivplikten. Komiteen vil fremheve at det motsatte er intensjonen, ved at det i § 2 første ledd bokstav e stilles et nytt krav om at «annan informasjon som organet sjølv har lagra i informasjonssystema sine», i tillegg til det som defineres som «dokument» etter offentleglova § 4 første ledd, også skal forvaltes som arkiv når dette gjelder «sakshandsaminga, oppgåveløysinga eller andre vesentlege tilhøve ved verksemda».

Komiteen vil – for å unngå misforståelser og usikkerhet rundt tolkningen og for å sikre at meningen kommer tydeligere frem – foreslå justering av plasseringen av komma i § 2 bokstav e, og fremmer følgende forslag:

«Arkivlova § 2 bokstav e skal lyde:

  • e. dokumentasjon: dokument som nemnt i offentleglova § 4 første ledd og annan informasjon som organet sjølv har lagra i informasjonssystema sine, og som gjeld sakshandsaminga, oppgåveløysinga eller andre vesentlege tilhøve ved verksemda»

Arkivering som utføres av private rettssubjekt på vegne av det offentlige

Komiteen viser til høringsuttalelser fra blant annet Sivilombudet og Arkivforbundet om private rettssubjekt som løser lovpålagte oppgaver på vegne av det offentlige. Komiteen støtter at de offentlige organene som har inngått avtale med private rettssubjekt om å løse slike oppgaver, skal ha plikt til å ta imot og ta vare på dokumentasjon fra tjenesteleverandøren, slik lovforslaget legger opp til.

Komiteen mener også at det må legges til en plikt for det aktuelle organet som setter ut tjenesten til å sørge for at pliktene oppfylles, og foreslår derfor en endring i § 7 i lovforslaget.

Komiteen fremmer følgende forslag:

«Arkivlova § 7 skal lyde:

§ 7 Dokumentasjon av lovpålagde oppgåver som er løyste på vegner av organet

Eit organ som inngår avtale om at eit rettssubjekt som ikkje er omfatta av lova, skal løyse lovpålagde oppgåver på organet sine vegner, skal sørgje for at dei pliktene organet har etter lova, blir følgde opp i oppgåveløysinga.

Organet har plikt til å ta imot dokumentasjon som gjeld oppgåveløysinga, når rettssubjektet som har løyst oppgåvene, ikkje lenger treng eller har rettmessig krav til dokumentasjonen.

Departementet kan gi forskrift om unntak frå føresegner gitt i eller i medhald av lova for rettssubjekt som løyser oppgåver på vegner av eit organ.»

Komiteen vil presisere at unntakshjemmelen bare er ment for tilfeller der det vil være behov for å tilpasse lovens plikter til de private aktørene, og at den ikke er ment å gi unntak fra hovedprinsippet om at rettighetsdokumentasjon skal tas vare på.

Komiteen mener videre at loven med denne endringen i større grad ivaretar arkivering av viktig rettighetsdokumentasjon.

Privatarkiv

Komiteens flertall, medlemmene fra Arbeiderpartiet og Høyre, viser til at det i lovarbeidet ble løftet fram flere gode argumenter fra høringsinstansene for å lovfeste en plikt for fylkeskommunene til å koordinere arbeidet med privatarkiv. Under komiteens åpne høring argumenterte også Arkivforbundet sterkt for dette. Flertallet deler intensjonen, og til dels bekymringen fra blant annet Arkivforbundet, men er også enig med KS, som i sitt skriftlige høringssvar skriver:

«at der fylkeskommuner og kommuner får nye oppgaver, så må det også følge med finansiering. Økonomien i kommunal sektor er krevende nå og i årene fremover.»

Flertallet støtter derfor regjeringens vurdering.

Komiteens medlemmer fra Senterpartiet, Sosialistisk Venstreparti og Venstre viser til at privatarkivene utgjør en vesentlig del av samfunnets samlede dokumentasjon, særlig innenfor områder som kultur, næringsliv og organisasjonsliv. Disse medlemmer mener at fylkeskommunene, som allerede har et ansvar for arkivarbeidet regionalt, også bør få et klart lovfestet ansvar for å bidra til bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv. Dette vil sikre bedre samordning, kompetansebygging og ressursutnytting på regionalt nivå og bidra til å motvirke tap av viktig privatarkivmateriale. Disse medlemmer peker på at fylkeskommunene, gjennom sin nærhet til både offentlige og private aktører i regionene, er godt rustet til å ta dette ansvaret.

Disse medlemmer viser til at Arkivlovutvalget i NOU 2019:9 foreslo å gi fylkeskommunene ansvar for å koordinere arbeidet med private arkiver av regional betydning. Disse medlemmer viser til at Arkivverket i høringsrunden har støttet dette og uttrykt bekymring for at fylkeskommuner og kommuner ikke vil prioritere å utvikle politikk og ta ansvar for et fagfelt som de ikke har noe lovregulert ansvar for. Disse medlemmer viser videre til at flertallet av de fylkeskommunene som har uttalt seg om samordning av arbeidet med privatarkiv, er skuffet over at regjeringen ikke går inn for å lovfeste en regional koordinerende rolle for fylkeskommunen.

Disse medlemmer viser til at regjeringen i den foreliggende proposisjonen konkluderer med at det ikke er tjenlig med en slik lovfesting. Som begrunnelse oppgir regjeringen blant annet at «dei fleste fylkeskommunane alt har inkludert privatarkivarbeid i kulturplanane sine, eller at dei arbeider for å nå dette målet». Videre trekker regjeringen fram at Arkivverket har lyktes i å etablere samarbeid og god samordning med fylkeskommunene uten å ha et lovpålegg å vise til.

Disse medlemmer viser til at Arkivforbundet mener dette er en skjønnmaling av dagens situasjon. Disse medlemmer viser til at høringsinstansen grunngir dette standpunktet med at det er fylker i dag som ikke har en fylkeskoordinerende institusjon med et slikt ansvar. Videre følger det ingen statlig støtte til institusjonene som har et fylkeskoordinerende ansvar, og eventuell regional støtte varierer fra fylke til fylke. Det er også stor forskjell på institusjonene som har fått dette ansvaret, eksempelvis et museum, et byarkiv eller en interkommunal arkivinstitusjon.

Etter dette finner disse medlemmer regjeringens argumentasjon lite overbevisende. I likhet med flere høringsinstanser frykter disse medlemmer at privatarkiv med regional betydning ikke vil bli tilstrekkelig vektlagt innenfor fylkeskommunale planverk og prioriteringer, dersom plikten til koordinering ikke lovfestes. Disse medlemmer mener det vil være svært uheldig om dette fører til at målet om en samlet samfunnsdokumentasjon ikke oppfylles, ved at kildene som bevares for ettertiden, vil ha en slagside og domineres av offentlig virksomhet.

Disse medlemmer fremmer derfor følgende forslag:

«Stortinget ber regjeringen komme tilbake til Stortinget med forslag om å lovfeste et ansvar for fylkeskommunene for bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv.»

Tilgjengeliggjøring av arkiv

Komiteen meiner at openheit ikkje berre er eit spørsmål om effektivitet og innovasjon, men òg eit grunnleggjande spørsmål om demokrati, rettstryggleik og beredskap. Gode og tilgjengelege arkiv, og system som fremjar deling av data, er avgjerande for å kunne halde offentleg forvaltning ansvarleg, for å sikre rettstryggleiken til den einskilde, og for å styrkje samfunnet sin evne til å møte kriser og endringar på ein kunnskapsbasert måte.

Komiteens flertall, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Høyre, Fremskrittspartiet og Venstre, viser til at det i forslaget til ny forvaltningslov er foreslått bestemmelser som er særlig relevante å vurdere i oppfølgingen av ny arkivlov. Det gjelder særlig § 9 om skriftlig saksbehandling og oversettelse, § 10 om kommunikasjon med og i forvaltningen og § 11 om automatisering av saksbehandling. Disse bestemmelsene reiser viktige spørsmål om dokumentasjonsplikt og sporbarhet som må ses i sammenheng med kravene til arkivering og offentlighet. Flertallet viser videre til det pågående lovarbeidet med datadelingsloven. Særlig § 5 om krav til formater ved tilgjengeliggjøring av data og § 6 om krav til oversikt over og publisering av data og metadata vil være sentrale å harmonisere med arkivloven, for å sikre at dokumentasjon både er tilgjengelig og gjenfinnbar over tid.

Flertallet mener at det i tråd med prinsippene om innebygd åpenhet, og åpenhet som standardinnstilling, bør offentlige virksomheter ved anskaffelser og ved design av egne systemer sørge for løsninger som letter deling av data for økt viderebruk.

Medlemene i komiteen frå Senterpartiet og Sosialistisk Venstreparti understrekar at ved utvikling og innkjøp av nye system bør offentlege verksemder leggje vekt på prinsippa om innebygd openheit og openheit som standardinnstilling. Dette inneber at systema frå starten av bør leggje til rette for deling og vidarebruk av data, i tråd med målsettinga om ei meir open, effektiv og brukarvennleg offentleg forvaltning. Desse medlemene peikar på at det i arbeidet med ny arkivlov var store forventningar til ein meir offensiv politikk for openheit og arkivdanning, og uttrykkjer skuffelse over at lovforslaget ikkje i større grad har følgt opp desse forventningane.

Forslag fra mindretall

Forslag fra Senterpartiet, Fremskrittspartiet og Venstre:
Forslag 1

Stortinget ber regjeringen revidere eller supplere oppdragsbrevet til Arkivverket, slik at sentrale anbefalinger fra Arkivlovutvalget og innspill fra høringsinstansene inngår i det videre forskriftsarbeidet. Arbeidet må ha som mål å sikre en mer helhetlig og moderne regulering av arkivpliktene i offentlig sektor, tilpasset den digitale utviklingen og med et særlig blikk på automatisert saksbehandling.

Forslag fra Senterpartiet, Sosialistisk Venstreparti og Venstre:
Forslag 2

Stortinget ber regjeringen komme tilbake til Stortinget med forslag om å lovfeste et ansvar for fylkeskommunene for bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv.

Forslag fra Fremskrittspartiet:
Forslag 3

Stortinget ber regjeringen komme tilbake til Stortinget med forslag om at navnet Arkivverket beholdes i stedet for å endres tilNasjonalarkivet.

Forslag fra Venstre:
Forslag 4

Prop. 52 L (2024–2025) Lov om dokumentasjon og arkiv (arkivlova) sendes tilbake til regjeringen.

Forslag 5

Stortinget ber regjeringen vurdere å fremme et nytt og helhetlig forslag til endringer i arkivlova, som i større grad enn Prop. 52 L (2024–2025) følger opp sentrale anbefalinger fra Arkivlovutvalget, innen egnet tid.

Komiteens tilråding

Komiteens tilråding fremmes av medlemmene i komiteen fra Arbeiderpartiet, Høyre, Senterpartiet, Fremskrittspartiet og Sosialistisk Venstreparti.

Komiteen har for øvrig ingen merknader, viser til proposisjonen og rår Stortinget til å gjøre følgende

vedtak til lov

om dokumentasjon og arkiv (arkivlova)

Kapittel 1. Innleiande føresegner
§ 1 Formålet med lova

Lova skal medverke til ei forsvarleg og etterretteleg offentleg forvaltning ved at

  • a. dokumentasjonen i offentlege organ skal bli forvalta som arkiv

  • b. dokumentasjonen skal vere tilgjengeleg, for å kunne føre kontroll med forvaltninga, styrkje rettstryggleiken og fremje ein open og opplyst offentleg samtale.

Lova skal leggje til rette for at arkiva kan tene som kulturarv, kjelde til historisk kunnskap og grunnlag for forsking, og at allmenta kan ta arkiva i bruk.

Lova skal òg leggje til rette for bevaring og tilgjengeleggjering av privatarkiv med rettsleg, historisk, kulturell eller vitskapleg verdi.

§ 2 Definisjonar

I lova her gjeld følgjande definisjonar:

  • a. arkiv: dokumentasjon som skal takast vare på i eit avgrensa tidsrom eller for ettertida

  • b. avlevere: overføre arkiv til langtidsbevaring i ein bevaringsinstitusjon, med den følgja at råderetten går over til bevaringsinstitusjonen

  • c. bevaringsinstitusjon: institusjon eller organisatorisk eining som tek imot og har ansvar for å langtidsbevare arkiva og gjere dei tilgjengelege for bruk

  • d. deponere: overføre arkiv mellombels til ein bevaringsinstitusjon, der organ held fram med å ha råderetten over arkiva sine og arkiveigarar held fram med å ha eigedomsretten til privatarkiva sine

  • e. dokumentasjon: dokument som nemnt i offentleglova § 4 første ledd og annan informasjon som organet sjølv har lagra i informasjonssystema sine, og som gjeld sakshandsaminga, oppgåveløysinga eller andre vesentlege tilhøve ved verksemda

  • f. informasjonssystem: eit system for å organisere og handtere informasjon

  • g. kassere: å gjere til inkjes dokumentasjon slik at han ikkje lenger finst

  • h. organ: verksemder som lova gjeld for, utanom rettssubjekt som berre er omfatta av kapittel 3

  • i. privatarkiv: arkiv som er skapt av andre enn eit organ.

§ 3 Verkeområde

Lova gjeld for

  • a. staten, fylkeskommunane og kommunane

  • b. andre rettssubjekt i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift.

Lova gjeld ikkje for Stortinget, Riksrevisjonen, Sivilombodet og andre organ for Stortinget.

Departementet kan gi forskrift om at lova skal gjelde heilt eller delvis for sjølvstendige rettssubjekt som er omfatta av offentleglova § 2 første ledd første punktum bokstav c eller d, og som ikkje hovudsakleg driv næring i direkte konkurranse med og på same vilkår som private.

Kapittel 3 gjeld for dei som eig eller forvaltar privatarkiv.

Lova gjeld i Noreg, medrekna på Svalbard og Jan Mayen. Kongen kan gi forskrift om at lova også skal gjelde på dei norske bilanda i Antarktis.

§ 4 Nasjonalarkivet

Nasjonalarkivet er den nasjonale arkivstyresmakta og bevaringsinstitusjon for statlege arkiv. Samisk arkiv og Norsk helsearkiv er òg delar av Nasjonalarkivet.

Nasjonalarkivet skal rettleie organ om pliktene deira etter lova her.

Når Nasjonalarkivet ber om det, skal organa uhindra av teieplikt gi opplysningar som gjeld oppfyllinga av plikter etter lova her.

Nasjonalarkivet kan uhindra av teieplikt hente inn opplysningar frå Folkeregisteret som er naudsynte for å løyse oppgåver etter lova her.

Nasjonalarkivet kan krevje at personar som skal tilsetjast der, legg fram ordinær politiattest.

Kapittel 2. Forvaltninga av dokumentasjon og arkiv
§ 5 Arkivplikta

Organa skal forvalte dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda, som arkiv. Dokumentasjonen skal sikrast slik at informasjonen ikkje går tapt, og forvaltast slik at

  • a. opphavet til informasjonen alltid er kjent

  • b. det går fram i kva samanheng informasjonen er skapt, og kva samanheng han inngår i

  • c. informasjonen ikkje blir endra

  • d. informasjonen er tilgjengeleg på ein måte som ikkje avgrensar framtidig nytte.

Departementet kan gi forskrift om kva organa skal ta omsyn til når dei skal avgjere kva dei skal forvalte som arkiv etter første ledd.

§ 6 Forskrift om forvaltninga av dokumentasjon og arkiv

Departementet kan gi forskrift om kva som skal inngå i arkivplikta etter § 5 første ledd. Dette kan omfatte:

  • a. føring av journal og anna registrering av metadata

  • b. retting av feil opplysningar i arkiv og vilkåra for dette

  • c. handsaming av naudsynte personopplysningar, også personopplysningar som er nemnde i personvernforordninga artikkel 9, og krava til slik handsaming

  • d. ansvar for pliktene etter lova her knytt til dokumentasjon som blir til når organ samarbeider om å løyse oppgåver i eit felles system

  • e. krav til informasjonssystem

  • f. krav til skildringar av informasjonssystem

  • g. vedlikehald av digitale arkiv

  • h. fysisk sikring av arkiv

  • i. konvertering av analoge arkiv til digitalt format

  • j. overføring av arkiv mellom organ i samband med oppgåveoverføring eller endringar i den administrative inndelinga av Noreg.

§ 7 Dokumentasjon av lovpålagde oppgåver som er løyste på vegner av organet

Eit organ som inngår avtale om at eit rettssubjekt som ikkje er omfatta av lova, skal løyse lovpålagde oppgåver på organet sine vegner, skal sørgje for at dei pliktene organet har etter lova, blir følgde opp i oppgåveløysinga.

Organet har plikt til å ta imot dokumentasjon som gjeld oppgåveløysinga, når rettssubjektet som har løyst oppgåvene, ikkje lenger treng eller har rettmessig krav til dokumentasjonen.

Departementet kan gi forskrift om unntak frå føresegner gitt i eller i medhald av lova for rettssubjekt som løyser oppgåver på vegner av eit organ.

§ 8 Dokumentasjonsplan og internkontroll

Eit organ skal ha ein oppdatert dokumentasjonsplan som viser korleis organet har organisert arbeidet med å etterleve pliktene etter lova her.

Planen skal

  • a. vere utforma slik at han kan tene som ein reiskap i internkontrollen

  • b. gi oversyn over kva slags dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda

  • c. gi oversyn over kva dokumentasjon organet forvaltar som arkiv

  • d. gjere greie for korleis dokumentasjon etter bokstav b og c blir lagra.

Departementet kan gi forskrift om innhaldet i dokumentasjonsplanen, internkontroll med dokumentasjons- og arkivforvaltninga og offentleggjering av informasjon frå dokumentasjonsplanen.

§ 9 Unntak for særskilde organ

Departementet kan gi forskrift om unntak frå føresegnene gitt i eller i medhald av §§ 5, 6, 8, 14 og 15 for

  • a. offentlege utval som er oppretta ved lov eller kongeleg resolusjon

  • b. organ som er omfatta av lova her etter § 3 første ledd bokstav b.

§ 10 Forbod mot å overdra eigedomsrett til eller råderett over arkiv

Eit organ kan ikkje overdra eigedomsretten til eller råderetten over arkiv som er omfatta av lova her. Dette gjeld ikkje overføring til eit anna organ som ledd i overføring av oppgåver og ansvar eller ved endringar i den administrative inndelinga av Noreg.

Private kan berre få eigedomsrett til arkiv skapt av organa nemnde i § 3 første ledd ved overføring av oppgåver og ansvar.

§ 11 Vilkår for utførsle og lagring av arkiv utanfor Noreg

Det er forbode å føre ut av landet dokumentasjon i arkiv som er lagra på fysiske medium.

Forbodet gjeld ikkje

  • a. for arkivfagleg forsvarleg mellombels bruk til forvaltningsformål eller rettslege formål

  • b. for arkivfagleg forsvarleg mediekonvertering, konservering eller sikring innanfor EØS-området i avgrensa tidsrom

  • c. i andre særlege tilfelle når Nasjonalarkivet gir løyve.

Departementet kan gi forskrift om kva vilkår som skal gjelde ved lagring av digitale arkiv utanfor Noreg.

§ 12 Dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida

Dokumentasjon med stor kulturell eller vitskapleg verdi og viktig dokumentasjon om rettslege tilhøve eller om forvaltninga si verksemd skal takast vare på og gjerast tilgjengeleg for ettertida.

Departementet kan gi forskrift om overordna prinsipp, metodar og kriterium som skal leggjast til grunn for Nasjonalarkivet sine vurderingar om kva som skal takast vare på etter første ledd. Nasjonalarkivet kan gi forskrift om kva dokumentasjon som skal takast vare på.

Dokumentasjon som skal takast vare på, skal avleverast eller overførast til langtidsbevaring i tråd med § 14.

§ 13 Kassasjon av dokumentasjon som ikkje skal takast vare på

Eit organ kan berre kassere dokumentasjon som

  • a. ikkje skal takast vare på i medhald av forskrift gitt av Nasjonalarkivet med heimel i § 12 andre ledd, eller

  • b. det er gitt løyve frå Nasjonalarkivet til å kassere.

Føresegner i andre lover om plikt til å slette opplysningar gir berre grunnlag for kassasjon når det er klart fastsett eller føresett at opplysningane ikkje skal finnast i arkiva for ettertida. Plikta til å slette opplysningar skal elles oppfyllast på andre måtar enn ved kassasjon.

Nasjonalarkivet kan gjere vedtak om kassasjon av enkeltopplysningar i særlege høve. Departementet kan gi forskrift om slik kassasjon.

§ 14 Avlevering, overføring og deponering av arkiv til langtidsbevaring

Statlege organ skal avlevere arkiva sine til Nasjonalarkivet.

Fylkeskommunar og kommunar skal ha ordningar for langtidsbevaring av arkiva sine. Fylkeskommunar og kommunar held fram med å ha råderetten over arkiva etter overføring til ein bevaringsinstitusjon. Bevaringsinstitusjonane skal følgje arkivlova når dei løyser oppgåver i samband med langtidsbevaringa.

Nasjonalarkivet kan fastsetje i enkelttilfelle at fylkeskommunale eller kommunale arkiv skal overførast til Nasjonalarkivet eller ein annan bevaringsinstitusjon dersom det må til for å sikre arkivet, eller dersom det er andre særlege grunnar til det.

Nasjonalarkivet fastset i enkelttilfelle kvar følgjande arkiv skal avleverast:

  • a. arkiv med opphav i både statleg og kommunal sektor

  • b. arkiva til organ omfatta av § 3 første ledd bokstav b

  • c. arkiva til andre organ som er omfatta av lova, om dette ikkje følgjer av anna lov.

Når eit arkiv blir avlevert til Nasjonalarkivet, skal berre dokumentasjonen som skal takast vare på for ettertida, følgje med. Når arkivet har blitt avlevert, får Nasjonalarkivet råderetten over det om ikkje noko anna er avtalt. Det avleverande organet skal dekkje kostnadene for avleveringa.

Nasjonalarkivet kan samtykke til at eit organ som skal avlevere arkiva sine til Nasjonalarkivet, i staden kan avlevere dei til andre bevaringsinstitusjonar, eller at arkiva blir verande hos organet sjølv. Det skal då setjast krav til langtidsbevaringa. Nasjonalarkivet kan når som helst trekkje samtykket attende.

Eit organ kan avtale å deponere eit arkiv for teknisk sikring hos bevaringsinstitusjonen før avleveringa.

§ 15 Forskrift om avlevering mv.

Departementet kan gi forskrift om

  • a. tidspunktet for avleveringa av arkiv

  • b. kva for opplysningar som skal følgje arkivet ved avleveringa

  • c. korleis avleveringa til Nasjonalarkivet skal skje

  • d. krav til kva for format arkiva til statlege organ skal avleverast i

  • e. Nasjonalarkivet sitt høve til å inngå avtaler med eit organ om forvaltninga av og råderetten over avleverte og deponerte arkiv

  • f. krav til handsaminga av personopplysningar

  • g. refusjon av kostnader Nasjonalarkivet har når dei gjer oppgåver som etter lova her eller forskrift med heimel i lova skal løysast av andre organ.

§ 16 Tilgjengeleggjering av arkiv som er avleverte eller overførte til langtidsbevaring

Arkiv som er avleverte til Nasjonalarkivet eller overførte til fylkeskommunale eller kommunale bevaringsinstitusjonar, og arkiva som er nemnde i § 14 sjette ledd, skal vere offentleg tilgjengelege dersom ikkje anna lovgiving eller rettane til tredjepersonar er til hinder for det.

Alle bevaringsinstitusjonar skal leggje til rette for bruk av arkiva.

Departementet kan gi forskrift om tilgjengeleggjering av arkiv og om at bevaringsinstitusjonane kan krevje betaling for tenester som ligg utanfor innsynsretten etter offentleglova, forvaltningsloven eller anna lov.

§ 17 Teieplikt og innsynsrett hos Nasjonalarkivet

Når råderetten over eit arkiv har gått over til Nasjonalarkivet etter § 14, gjeld teieplikta etter forvaltningsloven dersom det ikkje er fastsett i eller i medhald av lov at ei anna teieplikt skal gjelde. Dersom organet som har avlevert arkivet, var omfatta av ei mindre omfattande teieplikt enn det som gjeld etter forvaltningsloven, skal Nasjonalarkivet ha same høve til å gi innsyn.

Retten til partsinnsyn, retten til innsyn etter offentleglova og andre særskilde lovfesta innsynsrettar gjeld òg etter at råderetten over eit arkiv går over til Nasjonalarkivet.

Kapittel 3. Privatarkiv
§ 18 Ansvar for oversyn, rettleiing og samordning knytt til privatarkiv

Nasjonalarkivet skal

  • a. halde oversyn over privatarkiv som er vurderte å ha verdi for ettertida

  • b. føre eit register for privatarkiv som er tekne vare på i offentlege og private bevaringsinstitusjonar

  • c. rettleie bevaringsinstitusjonar om arbeid med privatarkiv

  • d. samordne og medverke til det faglege utviklingsarbeidet med privatarkiv.

Statlege, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar og bevaringsinstitusjonar med offentleg tilskot som tek vare på privatarkiv, skal gi Nasjonalarkivet dei opplysningane som må til for å kunne halde oversyn og føre register etter første ledd bokstav a og b.

§ 19 Avtaler om privatarkiv som skal takast vare på

Statlege, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar skal forvalte privatarkiv etter § 16 når ein arkiveigar har inngått avtale med dei om avlevering eller deponering. Arkiveigaren kan likevel fastsetje avgrensingar på sakleg grunnlag i tilgangen til privatarkivet i opp til 100 år.

Når eit privatarkiv er avlevert, går eigedomsretten over til bevaringsinstitusjonen.

Når eit privatarkiv er deponert, kan den som har deponert arkivet, krevje å få det attende. Eigedomsretten til eit deponert privatarkiv går likevel over til bevaringsinstitusjonen når det har gått 100 år frå deponeringa, om det ikkje er avtalt eit tidlegare tidspunkt for overføring av eigedomsretten.

§ 20 Særskilt bevaringsverdig privatarkiv

Nasjonalarkivet kan fastsetje at eit privatarkiv er særskilt bevaringsverdig.

Arkiveigaren eller bevaringsinstitusjonen som forvaltar det særskilt bevaringsverdige privatarkivet, skal melde frå til Nasjonalarkivet dersom:

  • a. arkivet skiftar eigar eller blir overført til andre

  • b. det er planar om å føre arkivet eller delar av det ut av landet

  • c. arkivet står i fare for å gå tapt.

Særskilt bevaringsverdige privatarkiv skal ikkje delast opp, førast ut av landet, skadast eller kasserast utan at Nasjonalarkivet har samtykt til det. Som vilkår for samtykke kan Nasjonalarkivet krevje å få kopiere arkivet, medrekna metadata og annan kontekstinformasjon, vederlagsfritt. Det same gjeld dersom nokon som har deponert eit særskilt bevaringsverdig privatarkiv, krev å få det attende. Dersom det er fastsett avgrensingar i samsvar med § 19 første ledd, gjeld dette òg for kopien.

Kapittel 4. Handheving og straff
§ 21 Tilsyn

Nasjonalarkivet fører tilsyn med at organa rettar seg etter føresegnene i §§ 5 til 15 og forskrifter gitt med heimel i desse føresegnene. Når tilsynet krev det, har Nasjonalarkivet rett til innsyn i dokumentasjon uavhengig av teieplikt.

Nasjonalarkivet fører tilsyn med at fylkeskommunane og kommunane rettar seg etter føresegnene i kommuneloven § 25-1. Tilsynet med fylkeskommunar og kommunar skal førast i samsvar med kommuneloven kapittel 30. Nasjonalarkivet fører også tilsyn med bevaringsinstitusjonar som løyser oppgåver i samband med langtidsbevaring på vegner av fylkeskommunar eller kommunar.

§ 22 Pålegg om retting og tvangsmulkt

Nasjonalarkivet kan gi eit organ pålegg om å rette på tilhøve som er i strid med §§ 5 til 15 eller forskrift gitt med heimel i desse føresegnene.

Dersom dokumentasjon har gått tapt som følgje av brot på føresegner nemnde i første ledd, kan Nasjonalarkivet påleggje organet å rekonstruere dokumentasjonen. Rekonstruksjonen skal vere eigna til å kompensere for skaden ved tapet, og kostnadene med rekonstruksjonen skal stå i eit rimeleg høve til den informasjonsverdien dokumentasjonen har.

Dersom eit organ ikkje rettar seg etter eit pålegg som er gitt på grunn av alvorlege brot på føresegnene nemnde i første ledd, kan Nasjonalarkivet påleggje organet tvangsmulkt til det har retta seg etter pålegget. Forvaltningsloven § 51 gjeld tilsvarande.

Første til tredje ledd gjeld ikkje overfor domstolane og forliksråda.

§ 23 Straff

Den som forsettleg eller grovt aktlaust handlar i strid med § 5 første ledd, § 10 første ledd, § 11 første ledd, § 12 første ledd, § 13 første ledd, § 14 første ledd eller § 14 andre ledd tredje punktum, eller i strid med føresegner i forskrift gitt med heimel i § 6 bokstav a, b, e, f, g eller h eller § 11 andre ledd, kan straffast med bot.

Kapittel 5. Sluttføresegner
§ 24 Iverksetjing og overgangsreglar

Lova gjeld frå den tida Kongen fastset. Kongen kan setje i verk dei ulike føresegnene til ulik tid.

Frå den tida lova tek til å gjelde, blir lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv oppheva. Forskrifter gitt med heimel i lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv gjeld òg etter at lova her tek til å gjelde.

§ 25 Endringar i andre lover

Frå den tida lova tek til å gjelde, blir desse endringane gjorde i andre lover:

1. I lov 2. juli 1999 nr. 61 om spesialisthelsetjenesten m.m. blir følgjande endringar gjorde:

§ 3-2 a første ledd skal lyde:

Virksomheter i spesialisthelsetjenesten som omfattes av bevarings-, kassasjons- og avleveringsbestemmelsene i arkivlova kapittel 2, skal avlevere sitt pasientjournalarkiv til Norsk helsearkiv, jf. arkivlova § 4 første ledd.

§ 3-2 a fjerde ledd skal lyde:

Bevaring, kassasjon og avlevering etter første og andre ledd skal skje i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av arkivlova §§ 12 til 15 og helseregisterloven § 12.

2. I lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. blir følgjande endringar gjorde:

§ 43 første ledd skal lyde:

Etter krav fra den journalopplysningene gjelder, eller av eget tiltak, skal helsepersonell som nevnt i § 39 slette opplysninger eller utsagn i journalen, dersom dette er ubetenkelig ut fra allmenne hensyn, ikke strider mot bestemmelsene gitt i eller i medhold av arkivlova § 6 bokstav b, § 13 eller § 20 og:

  • 1. opplysningene er feilaktige eller misvisende og føles belastende for den de gjelder, eller

  • 2. opplysningene åpenbart ikke er nødvendige for å gi pasienten helsehjelp.

§ 43 tredje ledd skal lyde:

Avslag på krav om sletting kan påklages til statsforvalteren. Dersom statsforvalteren mener at sletting kan være i strid med bestemmelsene gitt i eller i medhold av arkivlova § 6 bokstav b, § 13 eller § 20, skal det innhentes uttalelse fra Nasjonalarkivet.

3. I lov 7. juli 2000 nr. 68 om avgift til forskning og utvikling i fiskeri- og havbruksnæringen skal § 3 fjerde ledd lyde:

Arkivlova kapittel 1, 2 og 4 gjelder for selskapet.

4. I lov 19. desember 2003 nr. 130 om Innovasjon Norge skal § 6 femte ledd lyde:

Selskapet regnes som et organ etter arkivlova § 2 bokstav h.

5. I lov 15. juni 2001 nr. 93 om helseforetak m.m. skal § 5 fjerde ledd lyde:

Foretakene regnes som organer etter arkivlova § 2 bokstav h.

6. I lov 29. juni 2007 nr. 44 om Folketrygdfondet skal § 6 tredje ledd lyde:

Folketrygdfondet regnes som et organ etter arkivlova § 2 bokstav h.

7. I lov 14. desember 2007 nr. 116 om studentsamskipnader skal § 11 lyde:

§ 11 Forholdet til annen lovgivning

Forvaltningsloven, arkivlova og språklova gjelder ikke for studentsamskipnadene.

8. I lov 15. mai 2008 nr. 35 om utlendingers adgang til riket og deres opphold her skal § 100 b fjerde ledd lyde:

Bestemmelsene om kassasjon og retting gitt i og i medhold av arkivlova § 6 bokstav b og § 13 er ikke til hinder for sletting etter tredje ledd.

9. I lov 20. juni 2008 nr. 44 om medisinsk og helsefaglig forskning skal § 38 første ledd tredje punktum lyde:

Hvis opplysninger ikke deretter skal oppbevares i henhold til arkivlova eller annen lovgivning, skal de anonymiseres eller slettes.

10. I lov 6. mars 2009 nr. 12 om Statens finansfond skal § 8 andre ledd lyde:

Statens finansfond regnes som et organ etter arkivlova § 2 bokstav h.

11. I lov 28. mai 2010 nr. 16 om behandling av opplysninger i politiet og påtalemyndigheten blir følgjande endringar gjorde:

§ 50 første ledd andre punktum skal lyde:

Opplysningene skal slettes eller sperres, med mindre de skal oppbevares i henhold til arkivlova eller annen lovgivning.

§ 69 første ledd nr. 16 skal lyde:

  • 16. når og hvordan retting, sperring og sletting skal gjennomføres, jf. §§ 50 og 51, herunder om at sletting av opplysninger i politiets registre kan skje når fare for liv og helse eller tungtveiende personvernhensyn tilsier det, jf. arkivlova § 13 annet ledd.

12. I lov 20. juni 2014 nr. 43 om helseregistre og behandling av helseopplysninger blir følgjande endringar gjorde:

§ 12 tredje ledd skal lyde:

Nasjonalarkivet er dataansvarlig for opplysningene i Helsearkivregisteret, jf. arkivlova § 4 første ledd.

§ 25 andre ledd første punktum skal lyde:

Datatilsynet kan, etter at Nasjonalarkivet er hørt, treffe vedtak om at retten til sletting etter første ledd går foran reglene gitt i eller i medhold av arkivlova § 6 bokstav b, § 13 første ledd og § 20.

13. I lov 22. juni 2018 nr. 83 om kommuner og fylkeskommuner skal § 3-2 tredje ledd første og andre punktum lyde:

Kommunen og fylkeskommunen skal uten ugrunnet opphold sende vedtak om kommunale eller fylkeskommunale våpen og flagg til Nasjonalarkivet. Nasjonalarkivet skal publisere mottatte våpen og flagg uten ugrunnet opphold.

14. I lov 22. mai 2015 nr. 33 om Norges institusjon for menneskerettigheter skal § 11 andre ledd første punktum lyde:

Arkivlova kapittel 1 og 2, med unntak av § 4 andre og tredje ledd, gjelder for institusjonens virksomhet.

15. I lov 4. desember 2020 nr. 136 om informasjonstilgang m.m. for den uavhengige kommisjonen som skal gjennomgå og evaluere myndighetenes håndtering av covid-19-pandemien i Norge (Koronakommisjonen) blir følgjande endringar gjorde:

§ 3 andre ledd andre punktum skal lyde:

Det samme gjelder etter at materialet har blitt avlevert til en bevaringsinstitusjon.

§ 6 første ledd andre punktum skal lyde:

Materiale som omfattes av arkivplikten, skal avleveres til en bevaringsinstitusjon.

16. I lov 18. juni 2021 nr. 115 om Stortingets ombudsnemnd for Forsvaret skal § 14 tredje ledd første punktum lyde:

Arkivlova kapittel 1 og 2 gjelder for Ombudsnemndas virksomhet, med unntak av § 4 andre og tredje ledd.

17. I lov 18. juni 2021 nr. 121 om Stortingets ombud for kontroll med forvaltningen skal § 26 sjette ledd lyde:

Arkivlova kapittel 1 og 2 gjelder for Sivilombudets virksomhet, med unntak av § 4 andre og tredje ledd. Tilhørende forskrifter gjelder så langt de passer. Ved avlevering av ombudets arkiv til Nasjonalarkivet etter arkivlova § 14 gjelder bestemmelsene i loven her om taushetsplikt og innsynsrett også for Nasjonalarkivet. Nasjonalarkivet skal innhente samtykke fra ombudet før det gis innsyn i dokumenter som inngår i slike arkiver.

18. I lov 20. desember 2022 nr. 97 om informasjonstilgang m.m. for Ekstremismekommisjonen blir følgjande endringar gjorde:

§ 4 andre ledd andre punktum skal lyde:

Det samme gjelder etter at materialet er avlevert til en bevaringsinstitusjon, for de som er ansatt i eller som utfører arbeid eller tjeneste for bevaringsinstitusjonen.

§ 5 andre punktum skal lyde:

Bevaringsinstitusjonen er behandlingsansvarlig for materiale som avleveres dit.

§ 7 andre punktum skal lyde:

Det samme gjelder for klager på avgjørelser etter offentleglova som gjelder kommisjonens arkiv etter at arkivet er avlevert til en bevaringsinstitusjon.

§ 8 andre punktum skal lyde:

Materiale som omfattes av arkivplikten, og som skal bevares etter reglene i arkivlova med forskrifter, skal avleveres til en bevaringsinstitusjon.

19. I lov 20. desember 2022 nr. 118 om informasjonstilgang m.m. for Koronautvalget, og endringer i voldserstatningsloven blir følgjande endringar gjorde:

§ 3 andre ledd andre punktum skal lyde:

Det samme gjelder etter at materialet har blitt avlevert til en bevaringsinstitusjon.

§ 6 første ledd skal lyde:

Når Koronautvalget har avsluttet sitt arbeid, skal det gjennomføres arkivavgrensing av utvalgets dokumentmateriale. Materiale som omfattes av arkivplikten, og som skal bevares etter reglene i arkivlova med forskrifter, skal avleveres til en bevaringsinstitusjon.

§ 7 andre punktum skal lyde:

Det samme gjelder for klager på avgjørelser etter offentleglova som gjelder utvalgets arkiv etter at arkivet er avlevert til en bevaringsinstitusjon.

20. I lov 13. desember 2024 nr. 77 om Riksrevisjonen skal § 7-5 første ledd lyde:

Arkivlova kapittel 1 og 2 gjelder for Riksrevisjonens virksomhet. Forskrifter gitt med hjemmel i arkivlova kapittel 2 gjelder så langt Stortinget ikke har fastsatt annet.

Oslo, i familie- og kulturkomiteen, den 13. mai 2025

Tage Pettersen

Torstein Tvedt Solberg

fung. leder

ordfører