Kultur- og likestillingsdepartementet fremjar
i proposisjonen framlegg til lov om dokumentasjon og arkiv (arkivlova).
Ho kjem i staden for lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivlova).
Departementet sendte 5. oktober 2021 ut eit
framlegg til ny arkivlov på høyring. Det kom inn 113 svar i høyringa.
Utgreiinga frå Arkivlovutvalet (NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø
– Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver) og høyringa av denne
låg til grunn for framlegget. Framlegget til lov la likevel ikkje opp
til detaljerte definisjonar og konkret regulering av arbeidsprosessane
til forvaltninga, slik utvalet hadde rådd til. Heller ikkje framlegget
frå utvalet om at arkivlova skal fastsetje felles, sektorovergripande
dokumentasjonsplikter som skal styre verksemda og sakshandsaminga
til forvaltninga, vart teke med i framlegget til departementet.
I staden la departementet opp til å fastsetje grunnleggjande arkivfaglege
krav som forvaltninga må følgje, uansett kva måtar det blir jobba
på, kva slags teknologi som blir brukt, og kva slags dokument og
dokumentasjon som blir skapte. Framlegga i høyringsnotatet og høyringssvara
er omtala i proposisjonen.
Gjeldande rett blir for det meste vidareført
i den nye lova, men lovføresegnene er utforma for å høve betre til moderne
arbeidsmåtar i den offentlege forvaltninga. Terminologien er endra
for å spegle at forvaltninga no arbeider digitalt. Det hevdvunne
omgrepet «arkiv» blir ført vidare, men med eit litt anna innhald.
Dokumentomgrepet blir avløyst av dokumentasjon.
Etter framlegget er formålet med lova at ho
skal medverke til at forvaltninga er forsvarleg og etterretteleg.
Ein viktig føresetnad for dette er at organa som er omfatta av lova
forvaltar dokumentasjonen som blir til som ledd i verksemda deira
i tråd med regelverket, retningsliner og beste praksis. Dokumentasjonen
skal vere tilgjengeleg for allmenta og gi grunnlag for å kunne føre kontroll
med forvaltninga, styrkje rettstryggleiken og fremje ein open og
opplyst offentleg samtale. Seinare skal arkiva kunne tene som kulturarv,
kjelder til historisk kunnskap og grunnlag for forsking. Lova skal
òg leggje til rette for at arkiv frå privatpersonar, organisasjonar
og verksemder i privat sektor blir tekne vare på.
Kva slags dokumentasjon ulike organ skal skape, blir
styrt av tilhøve utanfor arkivlova. Etter framlegget skal arkivlova
vere avgrensa til å fastsetje kva organa som er omfatta av lova
skal gjere med dokumentasjonen som blir til som ledd i verksemda
deira.
Lova vil framleis vere på eit overordna nivå.
Ho vil fastsetje prinsipp, rammer og føringar for dokumentasjonsforvaltninga
og arkivarbeidet i organa, for plikta til å avlevere avslutta arkiv
til langtidsbevaring i ein bevaringsinstitusjon, og ansvaret for
bevaringsinstitusjonane til å gjere arkiva tilgjengelege for bruk.
Meir funksjonelle og detaljerte reglar vil framleis følgje av forskrift. På
den måten blir det enklare å oppdatere regelverket når det er naudsynt
å gjere endringar.
Gjeldande arkivlov gjeld i hovudsak berre for
offentlege organ. Verkeområdet til den nye lova er utvida, og vil
derfor gjelde fleire enn organ for stat, fylkeskommune og kommune.
Den nye lova vil òg omfatte andre rettssubjekt i saker der dei gjer
enkeltvedtak eller utferdar forskrift. Departementet kan òg fastsetje
i forskrift at sjølvstendige rettssubjekt som er omfatta av offentleglova
§ 2 første ledd bokstav c eller d, skal vere omfatta av arkivlova.
Det vil seie verksemder der det offentlege har ein eigardel som
gir meir enn halvparten av røystene i øvste organet i verksemda,
eller der det offentlege kan velje fleire enn halvparten av medlemene med
røysterett i det øvste organet i verksemda.
Reglar om arkivplikta og arkivansvaret blir
førde vidare, men etter framlegget er føresegnene formulerte annleis
enn i gjeldande arkivlov, sidan dokumentasjon i dag for det meste
blir skapt og lagra digitalt. I lovframlegget blir det fastsett
at arkiv er dokumentasjon som skal takast vare på i eit avgrensa
tidsrom eller for ettertida. Vidare skal eit sett med krav sikre
at dokumentasjonen har bevis- og bruksverdi i samtid og for ettertida. Desse
krava er allmenne arkivfaglege prinsipp som til no har lege under
regelverket som ikkje-uttalte premissar. No blir desse lovfesta
som krav som skal liggje til grunn for forvaltninga av dokumentasjonen
som blir til i eit organ. Krava er universelle og gjeld forvaltning
av alle typar dokumentasjon, utan omsyn til teknologi. Forvaltninga
av dokumentasjonen skal med andre ord vere lik, ubunde av om dokumentasjonen
finst på papir, ligg føre som ein algoritme i eit komplekst datasystem, eller
er lagra på andre måtar.
For det første inneber krava at dokumentasjonen skal
sikrast mot at han kan gå tapt. Vidare skal dokumentasjonen forvaltast
slik at opphavet til informasjonen alltid er kjent, at det går fram
i kva samanheng informasjonen er skapt og inngår i, at informasjonen ikkje
blir endra, og at informasjonen er tilgjengeleg på ein måte som
ikkje avgrensar framtidig nytte.
Departementet får heimel til å gi forskrift
om korleis organa som er omfatta av lova, skal forvalte arkiva sine
for å sikre at dei arkivfaglege krava blir oppfylte. Departementet
har vid heimel etter gjeldande lov til å gi forskrifter om arkivarbeidet
i offentlege organ. Forskriftsheimlane blir oppdaterte og utforma
for å passe betre til nye tilhøve, og vil, i lys av verkeområdet
til den nye lova, òg omfatte fleire organ enn berre offentlege organ.
Organ som er omfatta av lova får ei lovfesta
plikt til å ha ein dokumentasjonsplan som gir oversyn over dokumentasjonen
som blir til som ledd i verksemda. Nærare krav til innhaldet og
offentleggjering av informasjon i planen, kan fastsetjast i forskrift.
Departementet gir framlegg om reglar om korleis arkiva
frå private leverandørar av lovpålagde tenester skal takast vare
på. Dersom eit offentleg organ set ut lovpålagde oppgåver, kan den
private leverandøren krevje at det tek imot arkiv som inneheld dokumentasjon
om oppgåveløysinga og forvaltar det vidare, sjølv om dette tilhøvet
ikkje er omtala frå før i avtala mellom dei to partane.
Det vil framleis vere forbode å føre ein original
versjon av dokumentasjon i fysiske arkiv ut av landet, om det ikkje
skjer for visse, fastsette formål. Dette forbodet omfattar arkiv
med analog dokumentasjon som er knytt til eit fysisk objekt, som
papir eller eit videoband, men òg digital dokumentasjon på fysiske
lagringsmedia som ein diskett eller minnepinne. Så lenge dokumentasjonen
i arkivet berre finst i eitt einaste eksemplar, vil utførsle innebere
ein ikkje ubetydeleg risiko for tap. Denne risikoen er den same
som tidlegare.
Utførsleforbodet i den gjeldande lova har vorte
tolka som eit forbod òg mot lagring av digitale arkiv i utlandet,
dersom ein ikkje har lagra ein oppdatert kopi i Noreg. Arkivfaglege
omsyn tilseier i seg sjølv ikkje forbod mot lagring av digitale
arkiv i utlandet, så lenge arkivet er forsvarleg sikra i tråd med
arkivfaglege krav. Departementet legg likevel opp til at dagens
regel skal vidareførast inntil vidare, ut frå andre tryggleiksomsyn,
men at han blir regulert i forskrift.
Det blir gjort framlegg om at dokumentasjon
som har ein stor kulturell eller vitskapleg verdi, og viktig dokumentasjon
om rettslege tilhøve eller om forvaltninga si verksemd, skal takast
vare på for å vere tilgjengeleg for ettertida. Departementet vil
fastsetje forskrift om prinsipp, metodar og kriterium som skal liggje
til grunn for vurderingar av kva arkiv som skal takast vare på for
ettertida. Det er Nasjonalarkivet som vil gjere ei fagleg vurdering
av og avgjere kva dokumentasjon i arkiv som skal takast vare på
for ettertida og får heimel til å gi forskrift om dette.
Den nye lova gir eit forbod mot å kassere dokumentasjon
som skal takast vare på for ettertida. Kassasjon er eit arkivfagleg
omgrep som tyder at all dokumentasjon i eit arkiv, eller delar av
han, blir gjort til inkjes slik at han ikkje lenger kan finnast
att i arkivet. I dag har arkivlova eit generelt forbod mot kassasjon
av offentlege arkiv. Mange nyare lover har fått eigne føresegner
om sletting utan at det står noko om tilhøvet til kassasjonsforbodet i
gjeldande arkivlov. Departementet gjer i den nye lova framlegg om
at sletteføresegner i andre lover berre skal tolkast som pålegg
om kassasjon, altså fullstendig tilinkjesgjering, der det går klart
fram i den aktuelle lova at meininga er at opplysningane ikkje lenger
skal eksistere i eit arkiv. Elles skal pålegg om sletting av opplysningar skje
på andre måtar som ikkje inneber kassasjon, som til dømes ved å
ha prosedyrar som gjer at tilgangen til slik dokumentasjon blir
meir restriktiv.
Arkiva som skal takast vare på for ettertida,
skal avleverast til langtidsbevaring i ein bevaringsinstitusjon. Statlege
arkiv blir avleverte til Nasjonalarkivet, medan fylkeskommunar og
kommunar skal ha eigne ordningar for langtidsbevaring. Det blir
òg fastsett reglar om ansvaret til bevaringsinstitusjonane om å
gjere arkiva tilgjengelege for bruk.
Ofte vil det vere særlege reglar om teieplikt
for tilsette som forvaltar og brukar dokumentasjon. Dei tilsette
i Nasjonalarkivet er offentlege tenestepersonar med teieplikt etter
forvaltningsloven. Det blir no fastsett at det er reglane om teieplikt
i forvaltningsloven som gjeld ved innsyn i avleverte arkiv, dersom
det ikkje er bestemt i lov eller i medhald av lov at noko anna skal
gjelde.
Arkivverket vil byte namn til Nasjonalarkivet
når den nye arkivlova tek til å gjelde. Etaten blir i denne proposisjonen
omtala som Arkivverket når det gjeld tilhøve som er attende i tid,
og som Nasjonalarkivet når det gjeld tilhøve som blir regulerte
av den nye lova. Etaten skal halde fram med å vere statens bevaringsinstitusjon og
nasjonal arkivfagleg styresmakt som skal føre tilsyn. Nasjonalarkivet
kan påleggje retting av lovstridige tilhøve og kan etter framlegget
påleggje eit organ å rekonstruere dokumentasjon som har gått tapt
ved brot på lova eller forskrifter til lova. Nasjonalarkivet får
heimel til å påleggje tvangsmulkt om ei verksemd ikkje følgjer opp
pålegg etter tilsyn. Straffebodet, som i dag berre gjeld forsettlege
brot, blir etter framlegget utvida til å òg omfatte grovt aktlause
brot.
Gjeldande reglar om privatarkiv blir for det
meste vidareførte. For at privatarkiv skal bli tekne vare på for ettertida,
vil det framleis vere heilt naudsynt med frivillig medverknad frå
dei private. Lova legg eit overordna ansvar for privatarkivfeltet
og samordning av arbeidet til Nasjonalarkivet. Det blir ikkje lovfesta
ansvar eller oppgåver for fylkeskommunar eller kommunar. Det vil vere
opp til Nasjonalarkivet å finne tenlege måtar å leggje opp samarbeidet
på og finne ut av korleis arbeidet best kan samordnast. Det blir
fastsett reglar om avtaler om bevaring av privatarkiv i bevaringsinstitusjonar.
Nasjonalarkivet skal òg kunne utpeike visse privatarkiv som særskilt
bevaringsverdige, noko som inneber at ein arkiveigar får innskrenka
råderett over arkivet sitt.
Dokumenta i saka er tilgjengelege
på sakssida på stortinget.no.