Komiteens merknader

Komiteen, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Åse Kristin Ask Bakke, Mona Nilsen og Torstein Tvedt Solberg, fra Høyre, Turid Kristensen og fungerende leder Tage Pettersen, fra Senterpartiet, Åslaug Sem-Jacobsen og Per Olav Tyldum, fra Fremskrittspartiet, Silje Hjemdal, fra Sosialistisk Venstreparti, Kathy Lie, og fra Venstre, Naomi Ichihara Røkkum, viser til regjeringens fremlegg av Prop. 52 L (2024–2025) om ny lov om dokumentasjon og arkiv (arkivlova), som erstatter gjeldende lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv.

Komiteen viser til at gjeldende arkivlov er fra 1992, og vil fremheve at siden den gang har digitaliseringen skutt fart og arbeidsformene til forvaltningen har endret seg radikalt. Komiteen mener derfor det er på høy tid at en får en oppdatert arkivlov tilpasset vår tid.

Komiteen viser til at lovforslaget innebærer at hovedtrekkene i gjeldende rett blir videreført, men tilpasset den teknologiske utviklingen og moderne dokumentasjonsforvaltning, og støtter dette.

Komiteens flertall, alle unntatt medlemmet fra Venstre, vil fremheve at den nye loven vil bidra til en forsvarlig og etterrettelig offentlig forvaltning ved at dokumentasjon i forvaltningen blir arkivert. Loven vil bidra til at dokumentasjonen blir tilgjengelig for allmennheten, og slik sikre en åpen og opplyst offentlig samtale. Flertallet vil fremheve viktigheten av at innbyggerne på denne måten kan føre kontroll med forvaltningen, få innsyn i viktige demokratiske prosesser og slik også få styrket sin rettssikkerhet.

Flertallet viser til at loven også legger til rette for at arkivene er viktige bærere av vår felles kulturarv, er kilde til historisk kunnskap og gir grunnlag til forskning.

Komiteens medlem fra Venstre mener at det foreliggende lovforslaget er ambisjonsløst og beheftet med så store svakheter at det bør sendes tilbake til regjeringen. Dette medlem viser til at regjeringen selv bekrefter sine lave ambisjoner når den selv oppsummerer hovedinnholdet i proposisjonen med at gjeldende rett for det meste blir videreført i den nye loven. Dette medlem stiller seg undrende til at regjeringen ser behov for å innføre en ny lov, dersom den i all hovedsak bare skal videreføre de arkivfaglige prinsippene som allerede følger av arkivloven fra 1992.

Dette medlem viser til at Arkivlovutvalget leverte et av de mest fremtidsrettede lovforslagene noensinne, med en solid forståelse for nyutsprungne problemer med forsvarlig arkivering, herunder utfordringer knyttet til e-postklienter, SMS-er og digitale samhandlingsplattformer.

Dette medlem er skuffet over flere av de sentrale grepene i Arkivlovutvalgets NOU ikke blir fulgt opp. Som eksempel vil dette medlem vise til at Arkivlovutvalget foreslo å erstatte postjournalen med en generell plikt til innebygd arkivering. Arkivering ville da skje løpende og automatisk, integrert i arbeidsprosesser og systemer.

Komiteens medlemmer fra Senterpartiet og Venstre deler Norsk Journalistlags syn på at fullautomatisert håndtering av arkivpliktig dokumentasjon er en løsning som ville vært optimal for fremtidens arkivsystemer. Disse medlemmer viser i den forbindelse til at Norsk Journalistlag i sitt høringsinnspill skriver følgende:

«En slik løsning ville styrket innsynsretten – ikke bare for forvaltningen selv, men også for innbyggere og journalister. Offentlige virksomheters dokumentasjon ville vært lettere tilgjengelig, og friere søk i metadata ville gitt en mer moderne og åpen tilnærming til offentlig innsyn. Dette ville i større grad enn i dag gjort det mulig å spore beslutningsprosesser og de underliggende vurderingene i forvaltningens saksbehandling.»

Komiteens medlem fra Venstre er av den formening at dersom dette forslaget hadde blitt fulgt opp, og man hadde bevilget nødvendige midler til å utvikle tekniske løsninger, kunne man ha eliminert tidstyver, forbedret kvaliteten på offentlig saksbehandling og med det det styrket borgernes rett til informasjon. Dette medlem viser til at en fungerende arkivstruktur er en garanti for at vedtak og saksbehandling i offentlig sektor kan etterprøves, og en forutsetning for undersøkende journalistikk og demokratisk kontroll.

Dette medlem mener derfor at det er avgjørende at hovedintensjonene fra Arkivlovutvalget i større grad fanges opp i det videre arbeidet, også dersom lovforslaget ikke sendes tilbake til regjeringen. Forskriftene må etter dette medlems syn bidra til å sikre automatisk og helhetlig arkivering av offentlige virksomheters arbeid, inkludert dokumentasjon av automatisert saksbehandling. Dette er nødvendig både for effektiv oppgaveløsning, historisk bevaring og demokratisk kontroll.

Dette medlem vil understreke behovet for å møte utfordringene knyttet til digital informasjonsforvaltning, herunder omfattende arkivtap, høy grad av manuelt arbeid og mangelfull innsynsmulighet i eksisterende systemer. Videre mener dette medlem at forskriftsarbeidet må skje i tett dialog med relevante aktører, blant annet Foreningen INIO og Norsk Journalistlag, og ses i sammenheng med annen pågående lovgivning.

Dette medlem viser til at bestemmelser i forslaget til ny forvaltningslov – særlig §§ 9 til 11 om skriftlighet, digital kommunikasjon og automatisering – reiser viktige spørsmål om dokumentasjonsplikt og sporbarhet. Tilsvarende gjelder NOU 2024:14 Med lov skal data deles, der §§ 5 og 6 om krav til dataformater og publisering av metadata er særlig relevante. Harmonisering med disse bestemmelsene er nødvendig for å sikre at dokumentasjon er tilgjengelig og gjenfinnbar over tid.

Komiteens medlemmer fra Senterpartiet og Venstre vil i tillegg understreke at en moderne arkivlovgivning også er avgjørende sett fra et beredskapsperspektiv.

Disse medlemmer viser til at «Digital sikkerhet i sivil sektor» er listet som en av de kritiske samfunnsfunksjonene i Justis- og beredskapsdepartementets oversikt over nasjonal beredskap. I beskrivelsen av funksjonens kritiske evner trekkes det eksplisitt frem at det handler om «å sikre registre, arkiver mv.». Det fremgår tydelig at robust arkivhåndtering ikke bare er en forvaltningsmessig støttefunksjon, men en sentral del av samfunnets evne til å håndtere kriser, katastrofer og alvorlige hendelser – både digitale og fysiske.

Komiteens medlem fra Venstre ønsker å understreke at uten en helhetlig og teknologisk oppdatert arkivstruktur svekkes både evnen til koordinering under kriser og muligheten til ettertid å forstå hva som skjedde, hvem som gjorde hva, og hvorfor. Under alvorlige hendelser – som cyberangrep, naturkatastrofer, pandemi eller krig – må offentlige virksomheter kunne få tilgang til og dele relevant dokumentasjon raskt og sikkert. Dette forutsetter systemer med høy tilgjengelighet, integritet og sporbarhet. Fullautomatisert og innebygd arkivering, som foreslått av Arkivlovutvalget og støttet av Foreningen INIO og Norsk Journalistlag, vil sikre at kritisk informasjon dokumenteres og bevares i sanntid – uten at man er avhengig av manuell inngripen i pressede situasjoner.

Dette medlem mener derfor at en fremtidsrettet arkivlov ikke bare vil styrke åpenhet, innsyn og demokratisk kontroll, men også være en grunnpilar i samfunnets digitale beredskap og motstandskraft. En mer ambisiøs og teknologisk oppdatert arkivlovgivning er med andre ord også sikkerhetspolitikk.

På denne bakgrunn fremmer dette medlem prinsipalt følgende forslag:

«Prop. 52 L (2024–2025) Lov om dokumentasjon og arkiv (arkivlova) sendes tilbake til regjeringen.»

Subsidiært, forutsatt at dette forslaget ikke får flertall, fremmer komiteens medlemmer fra Senterpartiet, Fremskrittspartiet og Venstre følgende forslag:

«Stortinget ber regjeringen revidere eller supplere oppdragsbrevet til Arkivverket, slik at sentrale anbefalinger fra Arkivlovutvalget og innspill fra høringsinstansene inngår i det videre forskriftsarbeidet. Arbeidet må ha som mål å sikre en mer helhetlig og moderne regulering av arkivpliktene i offentlig sektor, tilpasset den digitale utviklingen og med et særlig blikk på automatisert saksbehandling.»

Komiteens medlem fra Venstre fremmer følgende forslag:

«Stortinget ber regjeringen vurdere å fremme et nytt og helhetlig forslag til endringer i arkivlova, som i større grad enn Prop. 52 L (2024–2025) følger opp sentrale anbefalinger fra Arkivlovutvalget, innen egnet tid.»

Nasjonalarkivet

Komiteen viser til at det i proposisjonen foreslås at Arkivverket skifter navn til Nasjonalarkivet.

Komiteens flertall, alle unntatt medlemmet fra Fremskrittspartiet, støtter navneendringen og mener dette bedre vil synliggjøre etatens landsdekkende virksomhet som statens bevaringsinstitusjon, som nasjonalt arkivfaglig styresmakt og som tilsynsorgan for både stat og kommune.

Flertallet viser videre til at Nasjonalarkivet nå får tydeligere verktøy i håndhevingen av regelverket, og støtter dette, og viser samtidig til at det totale regimet må praktiseres proporsjonalt.

Komiteens medlem fra Fremskrittspartiet mener at navnet Arkivverket er godt innarbeidet og dekkende. Et navneskifte vil alltid ha en kostnad, som i dette tilfellet er helt unødvendig. Arkivverket har bedre ting å bruke penger på enn en unødvendig rebranding. Arkivverket har et godt innarbeidet navn, og skal i all hovedsak ha samme formål og virkeområde som tidligere. Dagens navn har en historisk verdi og representerer en arv tilbake i tid.

Dette medlem fremmer derfor følgende forslag:

«Stortinget ber regjeringen komme tilbake til Stortinget med forslag om at navnet Arkivverket beholdes i stedet for å endres til Nasjonalarkivet.»

Formålsparagrafen

Komiteen viser til at digitaliseringen har endret mye, men ikke formålet med arkivloven. Å ta vare på dokumentasjon i arkiv fra rettssubjekt som utøver offentlig makt, er like viktig som før, selv om metoder og fremgangsmåte for å oppnå dette endrer seg. Komiteen mener derfor at den nye formålsparagrafen på en god måte reflekterer dette.

Komiteen viser videre til at den gamle arkivloven i større grad fokuserte på arkiv som kulturarv. Ny § 1 synliggjør nå et bredere syn, der forvaltning av dokumentasjon og arkiv har verdi både i nåtiden og ettertiden. Komiteen mener formålsbestemmelsen på en god måte reflekterer at loven skal bidra til en forsvarlig og etterrettelig offentlig forvaltning ved at dokumentasjonen i offentlige organ skal forvaltes som arkiv. Komiteen merker seg at det store flertallet av høringsinstansene var positive til forslaget til ny formålsbestemmelse.

Lagring av arkiv i utlandet

Komiteen viser til at teknologiutviklingen og digitaliseringen av arkiv fører med seg økt bruk av skytjenester og løsninger på tvers av landegrenser.

Komiteen støtter at den nye arkivloven viderefører gjeldende rett om forbud mot utføring av ikke-digitale arkiv, og at det innføres et skille mellom digitale og ikke-digitale arkiv.

Komiteen støtter videre at den nye arkivloven gir en bestemmelse om å kunne regulere i forskriftsvilkårene for lagring av digitale arkiv utenfor Norge. Allerede i dag benyttes europeiske skytjenester, men forutsetningen er at det beholdes en kopi i Norge. Komiteen støtter at dette er tenkt videreført i den nye forskriften, og at forskriftshjemmelen kan brukes til å stille krav som vil gjelde alle digitale arkiv omfattet av arkivloven.

Komiteen mener også at tap av nasjonal kontroll over informasjon som er viktig for den nasjonale beredskapen kan gi negative konsekvenser, og at dette må bli et sentralt moment i den videre vurderingen av lagring av dokumentasjon i arkiv i utenlandske skytjenester.

Komiteens flertall, alle unntatt medlemmene fra Senterpartiet, viser til KS sitt innspill på den åpne høringen om å sikre at kommunene kan ta i bruk skytjenester og andre moderne teknologiske løsninger. Flertallet støtter KS i at kommende forskrifter må åpne for fleksible modeller innen EU/EØS-området, hvor datasenterløsninger kan være både trygge og kostnadseffektive. Samtidig presiseres det at det må legges til rette for forsvarlige sikkerhetsmekanismer i samsvar med eksisterende personvern- og sikkerhetsregler.

Omfanget av arkivplikten

Komiteen viser til at det i høringen ble reist spørsmål om det nye lovforslaget kan tolkes slik at det snevrer inn arkivplikten. Komiteen vil fremheve at det motsatte er intensjonen, ved at det i § 2 første ledd bokstav e stilles et nytt krav om at «annan informasjon som organet sjølv har lagra i informasjonssystema sine», i tillegg til det som defineres som «dokument» etter offentleglova § 4 første ledd, også skal forvaltes som arkiv når dette gjelder «sakshandsaminga, oppgåveløysinga eller andre vesentlege tilhøve ved verksemda».

Komiteen vil – for å unngå misforståelser og usikkerhet rundt tolkningen og for å sikre at meningen kommer tydeligere frem – foreslå justering av plasseringen av komma i § 2 bokstav e, og fremmer følgende forslag:

«Arkivlova § 2 bokstav e skal lyde:

  • e. dokumentasjon: dokument som nemnt i offentleglova § 4 første ledd og annan informasjon som organet sjølv har lagra i informasjonssystema sine, og som gjeld sakshandsaminga, oppgåveløysinga eller andre vesentlege tilhøve ved verksemda»

Arkivering som utføres av private rettssubjekt på vegne av det offentlige

Komiteen viser til høringsuttalelser fra blant annet Sivilombudet og Arkivforbundet om private rettssubjekt som løser lovpålagte oppgaver på vegne av det offentlige. Komiteen støtter at de offentlige organene som har inngått avtale med private rettssubjekt om å løse slike oppgaver, skal ha plikt til å ta imot og ta vare på dokumentasjon fra tjenesteleverandøren, slik lovforslaget legger opp til.

Komiteen mener også at det må legges til en plikt for det aktuelle organet som setter ut tjenesten til å sørge for at pliktene oppfylles, og foreslår derfor en endring i § 7 i lovforslaget.

Komiteen fremmer følgende forslag:

«Arkivlova § 7 skal lyde:

§ 7 Dokumentasjon av lovpålagde oppgåver som er løyste på vegner av organet

Eit organ som inngår avtale om at eit rettssubjekt som ikkje er omfatta av lova, skal løyse lovpålagde oppgåver på organet sine vegner, skal sørgje for at dei pliktene organet har etter lova, blir følgde opp i oppgåveløysinga.

Organet har plikt til å ta imot dokumentasjon som gjeld oppgåveløysinga, når rettssubjektet som har løyst oppgåvene, ikkje lenger treng eller har rettmessig krav til dokumentasjonen.

Departementet kan gi forskrift om unntak frå føresegner gitt i eller i medhald av lova for rettssubjekt som løyser oppgåver på vegner av eit organ.»

Komiteen vil presisere at unntakshjemmelen bare er ment for tilfeller der det vil være behov for å tilpasse lovens plikter til de private aktørene, og at den ikke er ment å gi unntak fra hovedprinsippet om at rettighetsdokumentasjon skal tas vare på.

Komiteen mener videre at loven med denne endringen i større grad ivaretar arkivering av viktig rettighetsdokumentasjon.

Privatarkiv

Komiteens flertall, medlemmene fra Arbeiderpartiet og Høyre, viser til at det i lovarbeidet ble løftet fram flere gode argumenter fra høringsinstansene for å lovfeste en plikt for fylkeskommunene til å koordinere arbeidet med privatarkiv. Under komiteens åpne høring argumenterte også Arkivforbundet sterkt for dette. Flertallet deler intensjonen, og til dels bekymringen fra blant annet Arkivforbundet, men er også enig med KS, som i sitt skriftlige høringssvar skriver:

«at der fylkeskommuner og kommuner får nye oppgaver, så må det også følge med finansiering. Økonomien i kommunal sektor er krevende nå og i årene fremover.»

Flertallet støtter derfor regjeringens vurdering.

Komiteens medlemmer fra Senterpartiet, Sosialistisk Venstreparti og Venstre viser til at privatarkivene utgjør en vesentlig del av samfunnets samlede dokumentasjon, særlig innenfor områder som kultur, næringsliv og organisasjonsliv. Disse medlemmer mener at fylkeskommunene, som allerede har et ansvar for arkivarbeidet regionalt, også bør få et klart lovfestet ansvar for å bidra til bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv. Dette vil sikre bedre samordning, kompetansebygging og ressursutnytting på regionalt nivå og bidra til å motvirke tap av viktig privatarkivmateriale. Disse medlemmer peker på at fylkeskommunene, gjennom sin nærhet til både offentlige og private aktører i regionene, er godt rustet til å ta dette ansvaret.

Disse medlemmer viser til at Arkivlovutvalget i NOU 2019:9 foreslo å gi fylkeskommunene ansvar for å koordinere arbeidet med private arkiver av regional betydning. Disse medlemmer viser til at Arkivverket i høringsrunden har støttet dette og uttrykt bekymring for at fylkeskommuner og kommuner ikke vil prioritere å utvikle politikk og ta ansvar for et fagfelt som de ikke har noe lovregulert ansvar for. Disse medlemmer viser videre til at flertallet av de fylkeskommunene som har uttalt seg om samordning av arbeidet med privatarkiv, er skuffet over at regjeringen ikke går inn for å lovfeste en regional koordinerende rolle for fylkeskommunen.

Disse medlemmer viser til at regjeringen i den foreliggende proposisjonen konkluderer med at det ikke er tjenlig med en slik lovfesting. Som begrunnelse oppgir regjeringen blant annet at «dei fleste fylkeskommunane alt har inkludert privatarkivarbeid i kulturplanane sine, eller at dei arbeider for å nå dette målet». Videre trekker regjeringen fram at Arkivverket har lyktes i å etablere samarbeid og god samordning med fylkeskommunene uten å ha et lovpålegg å vise til.

Disse medlemmer viser til at Arkivforbundet mener dette er en skjønnmaling av dagens situasjon. Disse medlemmer viser til at høringsinstansen grunngir dette standpunktet med at det er fylker i dag som ikke har en fylkeskoordinerende institusjon med et slikt ansvar. Videre følger det ingen statlig støtte til institusjonene som har et fylkeskoordinerende ansvar, og eventuell regional støtte varierer fra fylke til fylke. Det er også stor forskjell på institusjonene som har fått dette ansvaret, eksempelvis et museum, et byarkiv eller en interkommunal arkivinstitusjon.

Etter dette finner disse medlemmer regjeringens argumentasjon lite overbevisende. I likhet med flere høringsinstanser frykter disse medlemmer at privatarkiv med regional betydning ikke vil bli tilstrekkelig vektlagt innenfor fylkeskommunale planverk og prioriteringer, dersom plikten til koordinering ikke lovfestes. Disse medlemmer mener det vil være svært uheldig om dette fører til at målet om en samlet samfunnsdokumentasjon ikke oppfylles, ved at kildene som bevares for ettertiden, vil ha en slagside og domineres av offentlig virksomhet.

Disse medlemmer fremmer derfor følgende forslag:

«Stortinget ber regjeringen komme tilbake til Stortinget med forslag om å lovfeste et ansvar for fylkeskommunene for bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv.»

Tilgjengeliggjøring av arkiv

Komiteen meiner at openheit ikkje berre er eit spørsmål om effektivitet og innovasjon, men òg eit grunnleggjande spørsmål om demokrati, rettstryggleik og beredskap. Gode og tilgjengelege arkiv, og system som fremjar deling av data, er avgjerande for å kunne halde offentleg forvaltning ansvarleg, for å sikre rettstryggleiken til den einskilde, og for å styrkje samfunnet sin evne til å møte kriser og endringar på ein kunnskapsbasert måte.

Komiteens flertall, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Høyre, Fremskrittspartiet og Venstre, viser til at det i forslaget til ny forvaltningslov er foreslått bestemmelser som er særlig relevante å vurdere i oppfølgingen av ny arkivlov. Det gjelder særlig § 9 om skriftlig saksbehandling og oversettelse, § 10 om kommunikasjon med og i forvaltningen og § 11 om automatisering av saksbehandling. Disse bestemmelsene reiser viktige spørsmål om dokumentasjonsplikt og sporbarhet som må ses i sammenheng med kravene til arkivering og offentlighet. Flertallet viser videre til det pågående lovarbeidet med datadelingsloven. Særlig § 5 om krav til formater ved tilgjengeliggjøring av data og § 6 om krav til oversikt over og publisering av data og metadata vil være sentrale å harmonisere med arkivloven, for å sikre at dokumentasjon både er tilgjengelig og gjenfinnbar over tid.

Flertallet mener at det i tråd med prinsippene om innebygd åpenhet, og åpenhet som standardinnstilling, bør offentlige virksomheter ved anskaffelser og ved design av egne systemer sørge for løsninger som letter deling av data for økt viderebruk.

Medlemene i komiteen frå Senterpartiet og Sosialistisk Venstreparti understrekar at ved utvikling og innkjøp av nye system bør offentlege verksemder leggje vekt på prinsippa om innebygd openheit og openheit som standardinnstilling. Dette inneber at systema frå starten av bør leggje til rette for deling og vidarebruk av data, i tråd med målsettinga om ei meir open, effektiv og brukarvennleg offentleg forvaltning. Desse medlemene peikar på at det i arbeidet med ny arkivlov var store forventningar til ein meir offensiv politikk for openheit og arkivdanning, og uttrykkjer skuffelse over at lovforslaget ikkje i større grad har følgt opp desse forventningane.

Forrige kapittel
Neste kapittel