Kari Henriksen (A) [10:08:45]: Bakgrunnen for Riksrevisjonens undersøkelse var – og jeg siterer:

«Offentlighet om forvaltningens arbeid er viktig i et demokrati. Grunnloven § 100 fastsetter rett til innsyn i statens dokumenter og pålegger myndighetene å «legge til rette for en åpen og opplyst offentlig samtale». Forvaltningen skal gi alle mulighet til å kontrollere saksbehandlingen og delta i demokratiske prosesser. Dette forutsetter at dokumenter arkiveres og journalføres. God arkivering og forvaltning av informasjon bidrar også til effektiv drift.»

Dette sa Riksrevisjonen. Og hva fant Riksrevisjonen? For det første at arkiveringen i flere departementer og statlige virksomheter var mangelfull. Så var det kritikk mot måten krav om innsyn ble behandlet på – her var det forbedringspotensial, sa riksrevisoren. Det tredje punktet handlet om mangelfull arkivering og feil journalføring i viktige enkeltsaker, og det fjerde punktet handlet om at forhåndsuttak av dokumenter brukes oftere enn forutsatt, også uten rettslig holdbart grunnlag. Det siste punktet var at de vurderinger som gjøres for å avgjøre merinnsyn, ofte svikter, og at kravet om løpende journalføring ikke er oppfylt. Dette er alvorlige funn.

Arkivverket utfører tilsyn med arkivene. I 2017 ble det avdekket 200 lovbrudd. Kjetil Reithaug, fagdirektør i seksjon for Dokumentasjonsforvaltning i Arkivverket, sa i april i år:

«Vi snakker om en informasjons- og rettighetsbombe som venter på å bli detonert.»

Komiteen som jeg sitter i, har ansvar for barnevernet. Arkivene spiller en avgjørende rolle for mange barns og familiers liv. Manglende dokumentasjon eller arkivering kan få konsekvenser. Det kan dreie seg om at barna får feil tiltak, at saker blir liggende fordi det ikke er dokumentert godt nok hvor viktig saken er, og det kan dreie seg om klager som ikke får gjennomslag fordi det ikke er dokumentert godt nok hva som er gjort av tiltak, og på hvilket grunnlag tiltakene ble satt i verk.

God dokumentasjonspraksis handler altså om hverdagen vår, og spesielt om hverdagen til dem som trenger fellesskapet mest. Det er når vi er mest sårbare at vi trenger tilliten en god forvaltningspraksis gir, enten det gjelder nasjonen, eller det gjelder enkeltmennesket. God arkiverings- og dokumentasjonspraksis handler om enkeltmenneskers møte med staten, det handler om fellesskapet vårt, og det handler om trygghet for demokrati. Dette er viktig for enkeltmennesker – for små og store i landet vårt.

Arkivering og dokumentasjon har en lang historie i Norge. Det sies at det var i Bergen det startet, så langt tilbake som på midten av 1700-tallet, da kongen i København mistenkte at skattene ikke ble inndrevet korrekt. Han ville ha dokumentert at det han sa, ble praksis.

Siden da har arkiveringen forandret seg, og vi har fått bestemmelser om åpenhet og innsyn i Grunnloven og offentlighetsloven. Disse, og andre lover, skal sikre det levende demokratiet. Folket skal kunne følge med i hva makta gjør. Gjennom innsyn og god arkivering og dokumentasjon skal rettsstatens prinsipper oppfylles.

Når det gjelder rettssikkerhet: Folk skal være sikre på at det er likhet for loven, at konsekvenser er forutsigbare, og at vi har regler som sikrer personvern og den enkelte når offentligheten møter forvaltningen.

SINTEF gjennomgikk Navs og Trygderettens klagesaker i 2016 og skrev at mangelen på dokumentasjon førte til feil vedtak i saker.

Utviklingssenter for sykehjem, i Troms, skrev i en rapport fra 2016 at det er «store behov for forbedringer på flere områder knyttet til dokumentasjon av helsehjelp i elektronisk pasientjournal». Rapporten pekte også på at teknisk infrastruktur ikke understøttet praksisbehovet.

I flere pasientombudsrapporter er også manglende dokumentasjon nevnt. Så god arkivpraksis og dokumentasjon handler om hverdagslivet til mange.

Når det gjelder demokrati: Folket må kunne kontrollere makta. Folk skal ha tillit til at de som styrer, gjør det de har sagt de skal gjøre, og at forvaltningen er åpen, slik at man fritt kan diskutere måten regjeringa utfører sin makt på. Det er også et demokratispørsmål om hvorvidt staten i tilstrekkelig grad legger til rette for innsyn og åpenhet.

Arkivering og dokumentasjon er også viktig i et historisk perspektiv. Vi kjenner i dag til overgrep gjort på barnehjem, ved oppdrageranstalter, ved sinnssykehus, i fengsler og ved andre totalitære institusjoner. De er blitt kjent fordi det ble dokumentert hva som skjedde. Ofte ble de kjent i ettertid, og en kan stille seg spørsmålet: Hva vil ettertida avdekke av nåtidas glemte og gjemte overgrep?

Derfor er ikke arkivering og dokumentasjon bare noe som skal dokumentere hva som har skjedd, men det skal leve i tida og med tida.

Norsk Arkivråd er opptatt av det de kaller for arkivdanning, fra en sak eller et forhold oppstår, som skal arkiveres. De peker, som andre jeg også har nevnt tidligere, på at det er et misforhold mellom kravet til dokumentasjon i vår digitale tidsalder og de digitale programmene som brukes. Riksrevisjonen peker også på at arkivsystemene er lite brukervennlige, og at det er en av årsakene til mangelfull arkivering. De viser også til arkivlovutvalget, som skal levere sin rapport den 1. mars 2019. De peker på behovet for å flytte ansvar for vurderinger fra den enkelte til systemer og strukturer, og de mener det bør vurderes å innføre straffereaksjoner for mislighold av arkivlov og offentligheten. Og når jeg sier «de» i de to siste setningene, gjelder det altså Arkivrådet.

Pressen er hvermannsens forlengede arm og forvalter den grunnlovfestede retten i Grunnloven § 100 til å følge forhandlinger i rettsmøter og folkevalgte organer. Pressens rolle som fri og uavhengig er avgjørende i et fritt og levende demokrati. I «Slik hindrer departementer innsyn» fra Pressens Offentlighetsutvalg kom det sterk kritikk, spesielt av Justis- og beredskapsdepartementet, for mangelfull åpenhet og dokumentasjonspraksis.

Presseforbundet har utarbeidet anbefalinger om åpenhet til kommunene. Som statsråden også kjenner til, er pressen svært kritisk til at kalenderoppføringer er foreslått unntatt fra innsyn. De etterlyser også en bedre og mindre lemfeldig klageordning.

Som det framgår av innlegget, er jeg bekymret for praksisen knyttet til arkivering, dokumentregistrering og åpenhet. Rapporter og tilsyn viser at det er et omfattende arbeid å gjøre.

Årsaken til at vi har denne situasjonen, kan knyttes til kunnskap og kompetanse, ledelseskultur og praksis, og som Riksrevisjonen beskriver som en av hovedårsakene, nemlig lite brukervennlige arkivsystemer. Den hurtige endringen fra materiell til digital kommunikasjon er også en medvirkende årsak til at vi er i den situasjonen vi er i.

I den offentlige debatten har det også framkommet synspunkter om at det burde vært Kommunal- og moderniseringsdepartementet som hadde det hele og fulle ansvaret for arkivloven, og ikke Kulturdepartementet, fordi det handler mer om statsforvaltning enn om kultur, mener bl.a. Arkivrådet.

Jeg håper at statsråden i dag kan gi oss noen tilbakemeldinger om hvorvidt statsråden er enig i at det å holde orden i arkivene og oppfylle Grunnlovens paragrafer også handler om den lille manns rettigheter overfor staten. Jeg vil gjerne høre statsrådens syn på forslaget om å flytte kulturlovsforvaltningen til Kommunal- og moderniseringsdepartementet istedenfor å ha det i Kulturdepartementet. Jeg vil også gjerne høre om statsråden vil sørge for at vi får en mer helhetlig praksis og vil ta initiativ til at arkiveringskrav omtales i de forskjellige proposisjonene som legges fram for Stortinget, og også i de angjeldende forskrifter som regjeringa utarbeider.

Det er det jeg håper, i hovedtrekk, at denne debatten kan bidra til. Jeg vet at det pågår mye arbeid i departementet på dette området, og det har det jo gjort i lang tid, men jeg imøteser statsrådens svar.

Statsråd Monica Mæland [10:18:20]: La meg først få takke interpellanten for å fremme denne interpellasjonen, som er viktig, og som fortjener oppmerksomhet. Det handler om vår felles hukommelse, om gjenfinning av og effektiv tilgang til dokumentasjon, og det handler om demokratisk åpenhet.

Det er jo slik at Dokument 3:10 for 2016–2017, Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning, dokumenterer betydelige svakheter i deler av statlig forvaltning når det gjelder både arkivering, journalføring og praktisering av offentlighetslovens ulike bestemmelser. Det er en forvaltningspolitisk utfordring som krever bred tilnærming.

Jeg har lyst til å understreke at offentlighet om forvaltningens arbeid er en forutsetning for den høye tilliten vi har i det norske demokratiet. Grunnloven § 100 fastsetter rett til innsyn i statens dokumenter og pålegger myndighetene å legge til rette for en åpen og opplyst offentlig samtale.

Offentlighetsloven skal sikre tillit og transparens i forvaltningen. OECD har pekt på at tillit er en driver for effektiv forvaltning og økonomisk utvikling, og det er et mål på hvordan offentlig sektor lykkes. Norsk offentlig forvaltning skårer også høyt i internasjonale sammenligninger av tillit. OECDs Gallup World Poll finner at nordmenns tillit til nasjonale myndigheter er blant de høyeste i OECD, og at nivået har vært tilnærmet uendret de siste ti årene.

Få land har lovfestet en så omfattende rett til innsyn i dokumenter som det Norge har, og med den forskriftsfestede elektroniske søkeløsningen ligger Norge også i første rekke når det gjelder å gjøre offentlige journaler tilgjengelig på internett for alle. Arkivering og journalføring av dokumenter er en grunnleggende forutsetning for innsyn i forvaltningens arbeid. Overgangen til elektronisk saksbehandling har imidlertid fundamentalt endret måten informasjon blir produsert, lagret og utvekslet på. Mye av virksomhetenes informasjonsmengde fanges derfor ikke opp av de tradisjonelle arkivløsningene.

Jeg har lyst til å understreke at jeg er opptatt av å følge opp anbefalingene til Riksrevisjonen. Arbeidet som nå enten er igangsatt eller planlagt igangsatt, vil svare på de utfordringene som kom fram i Riksrevisjonens undersøkelse.

Det kreves flere ulike tiltak for å følge opp kritikken og for å bedre etterlevelsen av lover og forskrifter om journalføring, arkivering og åpenhet. Jeg har lyst til å understreke viktigheten av at det skal være en åpenhetskultur i forvaltningen. Det forutsetter at den politiske og administrative ledelsen har et bevisst og positivt forhold til offentlighetsprinsippet. Det er viktig å understreke at det er det enkelte forvaltningsorgan selv som har ansvaret for å etterleve lover og forskrifter om korrekt journalføring, arkivering og offentlighet. Dette er en forståelse av sektorprinsippet som jeg og de øvrige statsråder legger til grunn for det videre oppfølgingsarbeidet på området.

Det planlegges tiltak, bl.a. i form av relevant opplæring, som skal gjøre det lettere for de ansatte i forvaltningen å praktisere journalføring, åpenhet og arkivering. Noe er igangsatt, mens andre planer krever bedre samordning mellom flere departement.

Så er det Justis- og beredskapsdepartementet og Kulturdepartementet som er ansvarlig for henholdsvis offentleglova og arkivloven. Forslag til endringer i offentleglova har vært på høring, og svarfrist til Justis- og beredskapsdepartementet var i begynnelsen av september 2018.

Kulturdepartementet har nedsatt et utvalg for en helhetlig revisjon av arkivloven, med frist 1. mars 2019. Utvalget skal bl.a. vurdere hvilke dokumenter som skal arkiveres, og hvilke virksomheter som bør være omfattet av arkivplikten. Utvalget skal også vurdere om dagens regulering av journalføringsplikten er hensiktsmessig.

Riksrevisjonen anbefalte i sin undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning at Kommunal- og moderniseringsdepartementet i samarbeid med Kulturdepartementet tar initiativ til at det blir utarbeidet veiledningsmateriale for å bedre arkivpraksisen i statlig forvaltning. Med bakgrunn i denne anbefalingen har Arkivverket fått i oppdrag fra Kulturdepartementet å utarbeide veiledningsmateriale om innholdet i journalføringsplikten og arkivplikten, slik disse er fastsatt i arkivloven og arkivforskriften.

Veiledningsmaterialet vil ha et innhold som skal kunne brukes til ulike typer veiledningsløsninger og opplæring i journalføringsplikten og arkivplikten. Arkivverket skal, i samarbeid med Direktoratet for forvaltning og ikt, Difi, sørge for at innholdet i veiledningsmaterialet kan brukes i et e-læringsprogram.

Arkivverket har også oppdatert sine veiledere. I tillegg har Arkivverket gjennomført en brukerorientert kartlegging i departementene for å identifisere hva som skal til for at det blir enklere for saksbehandlere og ledere i departementene å journalføre og arkivere i henhold til lov og forskrift. Basert på de funn de har gjort i kartleggingen, vil Arkivverket også iverksette andre tiltak som vil bidra til at arkivering skjer på en korrekt måte. Det er slik at Arkivverket også vil produsere og teste ut veiledere og opplæringsmateriell, slik at disse kan tas i bruk fra andre halvår 2019.

Arkivverket har det siste året også utviklet en ny metode for tilsyn med arkivarbeidet i offentlig sektor. Metoden legger mer vekt på elektroniske arkiver og datasystemer, hvor faren for tap vurderes som størst. Arkivverket er videre i gang med å øke antallet tilsyn, og utvelgelsen av virksomheter baseres på en risikovurdering som inkluderer funn fra den årlige arkivstatistikken.

For å lette gjennomføringen av offentlighetsprinsippet i forvaltningen har Difi utviklet en bedre elektronisk søkeløsning. Denne ble tatt i bruk av de statlige virksomhetene som omfattes av offentlighetsforskriften, i februar 2018. EInnsyn gir bedre og mer effektive funksjoner for innsyn og legger til rette for publisering av dokumenter på internett der det er hensiktsmessig. Det kommer som et tillegg til publisering av offentlig journal.

Offentlig elektronisk postjournal, nå eInnsyn, har siden oppstarten i 2010 fått betydelig internasjonal oppmerksomhet og mottok i 2011 EPSA, European Public Sector Award, sitt Best Practice Certificate. I 2017 var Difi også invitert til verdenskongressen for arkivering i Mexico City, hvor søkeløsningen ble framhevet som en rollemodell for åpenhet i forvaltningen og tilgang til informasjon for innbyggerne.

Oslo kommune har vært med på å utvikle den nye løsningen for eInnsyn og tok i bruk publiseringsplattformen i august 2018.

Difi har også utviklet et felles integrasjonspunkt for e-formidling. Det gjør det mulig å sende og motta dokumenter elektronisk mellom forskjellige typer saks- og arkivsystemer i offentlig sektor på en enkel, samordnet og sikker måte.

I 2018 startet utrullingen av løsningen, med mål om at 80 statlige virksomheter skal ha tatt fellesløsningen i bruk innen utgangen av året. Samtidig er løsningen videreutviklet til å kommunisere med etablerte løsninger for kommunal sektor. Det bidrar til bedre digital samhandling på tvers av sektorene. Integrasjonspunkt for e-formidling støtter nå også sending til private virksomheter, og pilotering av sending av dokumenter til innbyggere pågår nå. Innen utgangen av 2019 er målet at over 120 statlige virksomheter benytter løsningen for sin meldingsutveksling. Løsningen bidrar til tidsbesparelser, reduserte kostnader, sikrere dokumentutveksling og høyere grad av journalføring og arkivering.

Så langt om staten generelt – la meg avslutningsvis også si noen få ord om departementene:

Departementsfellesskapet skal anskaffe et nytt felles saks- og arkivsystem. Det arbeidet er i gang, og i den forbindelse er det også et formål å sikre lik bruk og praksis i saks- og arkivsystemet på tvers av departementene.

Som et ledd i arbeidet med å utvikle bedre og mer effektive administrative tjenester i departementene er det fattet en prinsippbeslutning om å etablere nye fellestjenester for arkiv og dokumentforvaltning i Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon, DSS. I første omgang omfatter dette standardisering av en del saksbehandlings- og arkivprosesser og automatisering av tjenester som bl.a. er knyttet til eInnsyn og offentlighet. Det innebærer at flere oppgaver som i dag utføres av det enkelte departement og Statsministerens kontor, skal leveres som nye fellestjenester fra DSS. Det vil bidra til rettssikkerhet, åpenhet, likebehandling og forutsigbarhet, i tråd med Riksrevisjonens rapport.

Det pågår altså en innsats på flere områder for å sikre åpenhet, bedre rutiner og større likhet i arkivpraksis enn i dag, og jeg har stor tro på at de vil ha god effekt når de er gjennomført.

Kari Henriksen (A) [10:28:41]: Takk til statsråden for svaret, som var en opplisting av det som gjøres. Det er klart at det gjøres veldig mye på området, og at staten og regjeringa tar det alvorlig.

Jeg vil bare nevne to andre ting som har kommet opp i kontakten jeg har hatt med folk som holder på med arkiv. Det ene er fagruppa Arkiv i Fagforbundet, som er en del av LO, som peker på at det er interkommunale samarbeidsordninger som ikke har arkiv- og dokumentasjonsplikt. Vi ser framveksten av interkommunale løsninger i dag – det skjer i veldig mange kommuner – og det kan være en stor utfordring å få en tilstrekkelig oversikt og god arkivdannelse, som jeg har lært meg at det heter på fagspråket. De peker også på at det er utfordringer med langtidslagring av elektronisk arkivmateriale både i kommunal sektor og i fylkeskommunal sektor. Statsråden nevnte integrasjonsløsninger og overgangen til det elektroniske, men hvis hun også kan si litt om utfordringen som er knyttet til langtidslagring, hadde det vært bra.

Jeg vil vise til journalist i Fædrelandsvennen Tarjei Leer-Salvesen, som publiserte en artikkel om en innsynsbegjæring knyttet til et dokument i en kommune for noen år siden. Det tok både vinter og vår, og saken ble sendt fram og tilbake mellom forskjellige departementer på grunn av spørsmål om habilitet og inhabilitet, og om hvem som skulle svare og slikt. Da avgjørelsen endelig ble tatt, var dokumentet slettet. Leer-Salvesen fikk medhold i innsynsbegjæringen til slutt, men da var det ikke lenger noe dokument å få innsyn i.

Klageordningen som finnes i dag, er problematisert gjennom bl.a. denne artikkelen. Klageordningen består av forvaltningsorganene og staten og regjeringa i fullt, mens en del nå bruker Sivilombudsmannen som klageorgan og får medhold der. Det skal etter sigende være en løsning som flere benytter seg av, istedenfor å benytte den ordinære klageordningen. Hvis statsråden også kunne si litt om klageadgang og klageordning, hadde det vært bra.

Det har i denne debatten i det offentlige rommet også vært nevnt dette med straffansvar, enten for enkeltpersoner eller for systemer som ikke overholder dokumentasjonsplikten. I dag er det veiledning og tilsynsrapporter, men det er ikke mulighet for sanksjoner for disse bruddene.

Så det jeg ønsker at statsråden skal si litt om, er de interkommunale løsningene, klageadgangen og straffesanksjoner.

Statsråd Monica Mæland [10:31:58]: Interkommunale samarbeid er veldig utbredt. De er vel så utbredt at vi mangler oversikt over alle sammen. De har definitivt noen dilemmaer ved seg. Jeg skjønner godt at mange små kommuner samarbeider for å få til løsninger, bl.a. på dette feltet. Det kan ha mye for seg, men det har noen dilemmaer. Arkiv- og journalføring kan definitivt være et av dem, så dette er noe vi må se på. Jeg er, som representanten sikkert hører, skeptisk til en god del av de interkommunale samarbeidene fordi det flytter beslutninger ut av demokratiske fora, hvor innbyggerne har både innsikt og kontroll, og ut i selskapsdannelser. Dette er noe jeg skal følge opp, og som vi ser på. Jeg vet ikke hvor utbredt samarbeidet på dette området er, det må jeg nok bare innrømme.

Når det gjelder lagring over tid, er det jo slik at utviklingen jobber for oss. Man utvikler stadig vekk, og jeg har nå redegjort for nye elektroniske løsninger som selvsagt vil gjøre det både enklere og sikrere å oppbevare dokumenter over tid. Tidligere har dette vært ekstremt plasskrevende, og mange kommuner – og offentlig sektor generelt – har selvfølgelig slitt med å holde orden på alt, men det vil vi finne gode løsninger på etter hvert som det kommer nye løsninger på plass. Der tror jeg tiden jobber for oss.

Når det gjelder spørsmålet knyttet til Fædrelandsvennens artikkel, har ikke jeg lest den. Vi har en klageadgang. Vi har en veldig tydelig klageadgang i offentlig sektor. Vi har forvaltningslovens regler. De er til for alle, og de skal benyttes. Så er det mulig at flere og flere velger Sivilombudsmannen, men det er jo slik at Sivilombudsmannens avgjørelse er en anbefaling. Det er ikke et rettslig vedtak som fattes, slik det er når et forvaltningsorgan fatter vedtak. Jeg vil nok anbefale at man bruker den klageadgangen vi har, og som vi kan gi veiledning om, i den grad man måtte trenge det i kommunal, fylkeskommunal og statlig sektor.

Lise Christoffersen (A) [10:34:40]: Jeg vil også få lov til å takke interpellanten for å reise en svært viktig problemstilling. Det er ikke første gangen Stortinget diskuterer arkivering av viktig dokumentasjon for nåtid og ettertid. Vi tenker i det daglige kanskje ikke så mye over hvor viktig gode arkiveringsrutiner egentlig er, men interpellanten viser til viktige hensyn som demokrati, rettssikkerhet, åpenhet og tillit, likebehandling og innsyn.

I mitt innlegg vil jeg gjerne ta utgangspunkt i noe jeg opplever stadig vekk, gjennom arbeidet i Stortingets utvalg for rettferdsvederlag. Vi har en svært viktig oppgave på vegne av Stortinget, nemlig å forvalte de ordningene vi har for å gi vederlag til personer som har kommet særlig uheldig ut i møte med det offentlige – det være seg mangelfull skolegang, et barnevern som ikke reagerte raskt nok og godt nok ved mistanke om omsorgssvikt, vold eller seksuelle overgrep i hjemmet, i fosterhjem eller i institusjon, et helsevesen eller et politi som ikke reagerte. Vi har saker fra mennesker som har fått livet ødelagt på grunn av mobbing som ingen gjorde noe for å stanse, offentlige instanser som har sett, men ikke varslet, bekymringsmeldinger som har blitt liggende. Vi behandler relativt nye saker, men også saker der forholdene ligger så langt tilbake i tid at de ikke dekkes av nyere ordninger som pasientskadeerstatning eller voldsoffererstatning. Vi behandler bl.a. saker som omhandler tidligere barnehjemsbarn og tatere – for å nevne noe.

Dette er vonde saker. Det er ofte saker fra folks barndom. Det er nesten ikke til å tro hva unger i dette landet har vært, er og sannsynligvis kommer til å bli utsatt for, ofte fra dem som står dem aller nærmest. Det handler om ødelagte liv, i mange tilfeller liv som kunne vært annerledes dersom det offentlige hadde sett mer, gjort ting annerledes, reagert riktig. Når vi gir vederlag, kan det aldri bli noe annet enn en anerkjennelse av at urett er begått, og at det offentlige er å bebreide for ikke å ha grepet inn. Samtidig ser vi at det betyr mye for mange å bli trodd – endelig bli sett, bli hørt.

Noen søknader avslår vi fordi vi ikke finner at det er grunnlag for å rette kritikk mot stat eller kommune. Det finnes god dokumentasjon på at mange hjelpetiltak har vært satt inn. Jeg skal være forsiktig med å komme med påstander uten å ha statistikk over det, men i veldig mange av de søknadene vi avslår, skyldes det ikke at vi ikke tror på det som framføres om svikt i ulike offentlige instanser, men at historiene ikke lar seg dokumentere. Det mangler f.eks. elevmapper og barnevernsmapper, noe er makulert, gått tapt i brann, har kanskje aldri eksistert. Mange instanser har ifølge søkerne vært inne i bildet, men det finnes ikke saksmapper på vedkommende noe sted. Politiet kan angivelig ha vært involvert både en gang og to eller flere ganger, men politiets arkiver for den aktuelle perioden er ikke søkbare annet enn manuelt. Det blir for tidkrevende å lete når man ikke har en dato å søke på. Dette er altså ofte historier som både saksforberedende instanser og vi i rettferdsvederlagsutvalget tror på. Men så lenge historiene ikke kan understøttes av samtidig dokumentasjon, er de ikke tilstrekkelig sannsynliggjort, og da kan vi heller ikke gi vederlag. Slike saker viser med all tydelighet hvor viktig gode arkiveringsrutiner i både stat og kommune er for rettssikkerheten til folk.

Så kan vi trøste oss med at det var da. Nå er det bedre. Nå har vi digitale arkiver. Ting er godt bevart for ettertida. Men Riksrevisjonen har gjennom sine undersøkelser påvist at det fortsatt er mye som svikter. Den 4. september i år var jeg på besøk hos Statsarkivet og Interkommunalt arkiv på Kongsberg. Der fikk jeg høre akkurat det samme. Dårlige rutiner og manglende innkjøpskompetanse gjør at mye offentlig digital informasjon er i ferd med å gå tapt. Mange tror at elektronisk lagring er sikkert, men det er feil, ifølge fagfolk. Data for de siste 10–15 årene står i fare for å forsvinne, f.eks. når det gjelder fagsystemer for barnevern, sosialtjenesten og PPT. Utfordringene når det gjelder kommunesammenslåinger, ble spesielt nevnt. Som statsarkivar Kjetil Reithaug skrev i en artikkel allerede i 2014:

«Likevel er denne unnlatelsessynden som omfatter papirarkiver ganske enkel å håndtere i ettertid. Det kreves vilje, noe penger, skikkelige fagfolk, noe tid og litt flaks.»

Flaksen innebærer at materialet blir plukket opp fra kjellere o.l. før det blir ødelagt. Men den virkelig store trusselen er de elektroniske arkivene som er vokst fram de siste tiårene. De overlever ikke, som han sier, 50 år i en kjeller med litt flaks. De blir borte for alltid. Det er skremmende, det undergraver folks rettssikkerhet. Det må det gjøres noe med nå, før det er for seint.

Åslaug Sem-Jacobsen (Sp) [10:39:57]: Alle har rett til å påvirke offentlig politikk – da må innbyggerne vite hvordan offentlig sektor fungerer, og hva som skjer i departementene og i annen statlig forvaltning. Slik heter det på Kommunal- og moderniseringsdepartementets nettside om hvorfor åpenhet i forvaltningen er så viktig. Jeg tror at få er uenig.

I representanten Kari Henriksens interpellasjon spør hun med bakgrunn i Riksrevisjonens kritikk av forvaltningens arkivpraksis om hva som gjøres for å sikre den åpenhetskulturen vi etterspør. Riksrevisjonen er i sine undersøkelser av arkiveringen og åpenhet i statlig forvaltning, som ble behandlet i Stortinget i januar, nemlig kritisk til manglende åpenhetskultur. «Arkiveringen i flere departementer og statlige virksomheter er mangelfull, og dette har negative konsekvenser for den reelle muligheten for innsyn», heter det.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet er ansvarlig for statlig forvaltningspolitikk og må derfor svare for manglende oppfølging av den åpenhetskulturen som regjeringen har som overordnet mål. Samtidig har hvert fagdepartement et selvstendig ansvar for arkivering, journalføring og behandling av innsynskrav i egen virksomhet.

Riksrevisjonen sier altså at arkiveringen i flere departementer og statlige virksomheter er mangelfull, og at dette har negative konsekvenser for muligheten til innsyn. Det er jo ikke bra, og det vises til at mangelfull arkivering og feil journalføring svekker offentlighetens kjennskap til og dermed muligheten til innsyn i og debatt om viktige saker. «Kravet om løpende journalføring er i hovedsak ikke oppfylt», sier Riksrevisjonen. Det heter også at forhåndsunntaket fra innsyn brukes i langt større grad enn det som er forutsatt, og ofte mangler rettslig holdbart grunnlag. Nå har vi hørt noen eksempler på begge deler.

Ved stortingsbehandlingen av Riksrevisjonens rapport ga komiteen sin tilslutning til rapportens anbefalinger av tiltak. Her blir Kommunal- og moderniseringsdepartementet bedt om å ta initiativ til å sette arkivtjenesten på dagsordenen gjennom intern opplæring og innføring av kontrollmekanismer, videre at det blir satt i verk tiltak for å korte ned gjennomsnittlig journalføringstid. Det ble også gitt anbefalinger om tiltak på områder som ligger under Kulturdepartementet og Justis- og beredskapsdepartementet.

Direktoratet for forvaltning og ikt, Difi, er sentralt i Kommunal- og moderniseringsdepartementets oppfølgingsarbeid. Blant tiltakene som er understreket i kontroll- og konstitusjonskomiteens innstilling til Riksrevisjonens rapport, er at Difi utvikler opplæringstilbud for forvaltningen, og at det utvikles en ny offentlig elektronisk postjournal. Ny postjournal skal allerede være i bruk.

Det å få utviklet standardløsninger gjennom digitalisering vil bidra til at alle departementene og annen statlig forvaltning utvikler mer likeverdig arkivpraksis. Det vil selvfølgelig også gi bedre mulighet til innsyn.

Jeg ser at Kommunal- og moderniseringsdepartementet på sine hjemmesider sier at årets statsbudsjett gir «tidenes største satsing på digitalisering». Jeg vet ikke i hvor stor grad satsingene svarer på de utfordringene som Riksrevisjonen og Stortinget har tatt opp når det gjelder krav til åpenhet i offentlig forvaltning. Digitaliseringssatsingen kommer vel særlig Nav og helsesektoren til gode. Det er veldig bra i seg selv, men i hvor stor grad satsingen også imøtekommer Stortingets anbefalinger i behandlingen av Riksrevisjonens rapport, er interessant. Ministeren sa en del om det her i sted, men det kunne vært fint å høre om det er noen konkrete midler som er satt av fra den potten.

Difi har ellers vært blant vinnerne i statsbudsjettet de siste årene og får en økning på 50 mill. kr også i budsjettforslaget for neste år. Det bør gi rom for at de anbefalingene som Stortinget har gitt, følges opp.

Jeg vil takke interpellanten, Henriksen, for at hun tar opp et viktig tema. Forvaltningens praksis når det gjelder journalføring og arkivføring, er avgjørende for å sikre innsyn og den åpenhetskulturen som vi mener skal gjelde for offentlig forvaltning. Kommunal- og moderniseringsministeren har et overordnet ansvar for at det utvikles gode retningslinjer og tiltak som kan sikre denne åpenhetskulturen, og så har hvert enkelt departement ansvar for at retningslinjene etterleves. Men Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning viser at vi fortsatt har en vei å gå, så her kreves det ekstra innsats. Det ønsker jeg departementet lykke til med.

Kari Henriksen (A) [10:44:56]: Takk til statsråden og kolleger for en god debatt, som tydeliggjør den viktigheten dette temaet har. Statsråden var inne på dette med tillit, at vi skårer høyt på tillit, og noe av det aller mest sentrale i et demokratisk sivilt samfunn er jo at det er høy tillit mellom folk. Det som er utfordringen – det ser vi i Europa, og vi ser tendenser til det i Norge – er at tilliten svekkes hos svake grupper, og det er svake grupper som er spesielt viktig som målgruppe når en skal sikre både arkivpraksis og dokumentasjon.

Så vil jeg peke på at det også dreier seg om en sårbar nasjon. Vi har en sak i kontrollkomiteen nå som handler om terrorsikring i Norge, om hva som er gjort og ikke gjort. Det er klart at også her er tilliten til statsforvaltningen vesentlig, hvis en ikke finner god dokumentasjon, eller hvis årsaksforholdet ikke er klargjort. Det gjelder både i behandling av enkeltmennesker og i behandling av statens oppgaver.

Statsråden var inne på at dette er et tverrdepartementalt ansvar. Da denne regjeringa tiltrådte, sa de at sikkerhet og beredskap var et så viktig område at de ville ta en ekstra styring av det inne på statsministerens kontor. Det er utfordringer med tverrdepartementalt ansvar og sektorprinsippet i forvaltningen. Det er ikke noen enkel løsning på det, men jeg tror at en må løfte problemstillingen knyttet til arkivering som et stort og omfattende saksfelt, som trenger sterkere styring og tydeligere ansvarsplassering.

Når det gjelder klageadgangen: Noen av de innvendingene som er kommet, er nettopp at det tar lang tid, og at en skal klage til det organet som i utgangspunktet kanskje har gjort en feil. Så er det snakk om saksbehandlingstid, og så blir det oversendt. Jeg har forstått pressens ønske sånn at en skal ha en sentral klageadgang, sånn at en unngår at saksbehandlingstida blir lang. Så jeg håper at statsråden kan ta med seg det, og eventuelt gå i dialog med pressen for kanskje å finne enkle løsninger på hvordan dette kan håndteres på en bedre måte.

Som jeg sa i stad, synes jeg det arbeidet regjeringa gjør, er bra, og jeg anerkjenner det, men vi er jo enige i denne salen om at det ikke fungerer godt nok i dag, og da må vi spørre oss om det gjøres nok. Det er kommunalministeren som har det overordnede ansvaret for dette, og jeg ber kommunalministeren vurdere om en trenger et mer kraftfullt grep og en bredere kontrollmulighet med arkivpraksisen og dokumentasjonspraksisen i alle forvaltningsnivåer og i alle departementer.

Statsråd Monica Mæland [10:48:10]: Jeg vil også takke interpellanten og takke for en god debatt om et viktig tema, som jeg opplever vi er felles om er viktig.

Jeg har nå redegjort for en rekke tiltak som er satt i gang. Så er det planlagt tiltak som skal settes i gang. Det krever samordning, og det er helt riktig at det er utfordrende. Norge har en veldig, veldig stor offentlig sektor. Vi har tre forvaltningsnivåer. Vi har et kommunalt selvstyre. Vi skal også ha respekt for at vi fortsatt har 422 kommuner, som er altfor mange etter min mening, men det betyr også at vi har 422 måter å gjøre det på.

Så har jeg lyst til å minne om, for det må man ikke glemme når man sitter sentralt i Oslo, at det er krevende for kommunene å håndtere dette. Jeg har vært lokalpolitiker i en stor kommune, som brukte mange årsverk på klagebehandling, på å behandle innsynsbegjæringer etc., etc. For små kommuner er dette selvfølgelig ekstra krevende, og det er derfor man har fått dette interkommunale samarbeidet, som definitivt har noen ulemper ved seg. Men det er en ressurssituasjon som vi også må hensynta, gitt at kommunene har veldig mange og krevende oppgaver.

Så bruker vi i statsbudsjettet 1,7 mrd. kr på IKT-investeringer, på digitalisering. Jeg mener det er veldig bra. Det handler selvsagt også om dette feltet. Ikke minst i Helseplattform Midt-Norge handler det om å sikre også journalføring og mye bedre systemer enn det vi har i dag.

Når det gjelder klagebehandling, har jeg nok en følelse av at når man av og til ser et problem, tenker man at man må ha et sentralt tilsyn, sentral kontroll og et sentralt klageorgan. Jeg mener vi har gode klageregler i Norge, og vi mottar klager. Så kan man si at klagebehandlingstiden er for lang. Vel, det er jo regler for klagebehandling også, men det er ikke sånn at man kan behandle alle innsynsbegjæringer på samme måte. Det krever spesielle undersøkelser av hver enkelt sak i en del områder, selv om jeg tror at offentlig sektor begynner å bli flinkere og flinkere etter hvert som man får erfaring med det. Jeg tror at det beste vi kan gjøre, er å drive god veiledning, slik at alle faktisk har kunnskap om klagerettigheter og klagemuligheter, og så må vi selvfølgelig ta det på alvor og behandle klagene på en skikkelig og korrekt måte og på så kort tid som mulig.