Riksrevisjonen har foretatt regnskapstekniske
kontroller av trygdeetatens stønads- og driftsregnskap
for 2003, samt utført særskilte kontroller av
ulike stønadsordninger. Riksrevisjonen har følgende
merknader i forbindelse med den utførte revisjonen:
- Omorganisering av regnskapsarbeidet
i trygdeetaten
Innledningsvis blir det redegjort for omstrukturering i
2003. Årsavslutningskontrollene for 2003 har vist at ansvars-
og arbeidsfordelingen mellom de ulike aktørene og nivåene
ikke er tilstrekkelig klart for alle enhetene i trygdeetaten. Dette
gjelder bl.a. avstemminger, oppbevaring av dokumentasjon for årsregnskapet,
kvalitetssikring og rapportering. Det er avdekket mangler
ved virksomhetsledelsens godkjenning og kontroll av rapporteringen
til det sentrale statsregnskapet (kasserapporten) og manglende rutiner for
totalavstemming av balansekontoer på overordnet nivå.
Revisjonen har også påvist varierende kvalitet
og bruk av rapporter fra økonomisystemet på de
ulike nivåene i etaten.
Departementet uttaler:
I en stor og kompleks virksomhet som trygdeetaten vil
det ta noe tid før en ny organisering vil være forankret
i alle ledd. Rikstrygdeverket startet i mars 2004 arbeidet med å konkretisere
ansvars- og arbeidsfordelingen bedre og skal være ferdigstilt
til 1. november 2004. Departementet opplyste videre at Rikstrygdeverket
vil utarbeide nye instrukser i etaten innenfor rammen av instruks
fra Sosialdepartementet. Rikstrygdeverket vil også utarbeide
underliggende rutiner for kontroll, avstemming og godkjenning av regnskapet
som føres i økonomisystemet, for hvem som har
ansvaret for hva, og for oppbevaring av dokumentasjon.
- Leverandørgjeld
pr. 31. desember
For inngående fakturaer foregår
det ingen overføring ved fakturaregistreringstidspunktet
til hovedboken som viser leverandørgjeld gjennom året.
Ved årets slutt foretas en manuell postering av gjelden
pr. 31. desember. Leverandørgjeld pr. 31. desember 2003
ble postert med et beløp på ca. 14,3 mill. kroner
i hovedboken. Etter anmodning fra Riksrevisjonen om spesifikasjon av
dette beløpet ble det kjørt ut en ny oversikt
som viste at total leverandørgjeld var i underkant av 140
mill. kroner. Av den totale leverandørgjelden på ca.
140 mill. kroner skulle vel 30 mill. kroner vært betalt
og utgiftsført i 2003. Dette omfatter ca. 1 800 fakturaer.
Revisjonen viste at det totalt for 2003 var
utgiftsført ca. 900 000 kroner i forsinkelsesrenter i trygdeetaten.
Departementet uttaler:
Rikstrygdeverket vil i 2004 kvalitetssikre og
utarbeide bedre rapporter som viser korrekt utestående leverandørgjeld.
Fakturaer på til sammen 22 mill. kroner var mottatt i desember,
hvorav vel halvparten etter 15. desember. I praksis vil det nesten
være umulig å få sent innkomne fakturaer
kontrollert, attestert, anvist og utbetalt før forfall.
Rikstrygdeverket vil imidlertid iverksette tiltak for bedre oppfølging
som gir større sikkerhet for at fakturaer betales i tide.
Oppfølgingsverktøyet vil være på plass
i løpet av høsten 2004.
Når det gjelder forsinkelsesrenter,
forklarte departementet at samtlige enheter i trygdeetaten ikke
var brukere av det nye elektroniske fakturabehandlingssystemet
før i oktober 2003. En vil derfor ikke få full virkning
av nytt system før regnskapet for 2004.
- Kundereskontro
Ifølge Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen
i staten skal virksomheten ha oversikt over sine inntektskrav og
skal normalt registreres i en reskontro. Dersom inntekten er av
en slik art at det anses som unødvendig eller uhensiktsmessig å bruke
en reskontro, kan virksomheten velge å bruke andre løsninger
for å følge opp kravene.
Trygdeetaten har i 2003 inntektsført
vel 180 mill. kroner i refusjon av arbeidsmarkedstiltak, fødsels-
og adopsjonspenger og sykepenger for egne ansatte. Det er etablert
ulik praksis i de enkelte driftsenhetene for hvordan refusjoner
og eventuelle andre inntekter følges opp. Rikstrygdeverkets
beskrevne rutine for regnskapsføring av syke- og fødselspenger
mv. legger opp til at utestående fordringer skal følges
opp på særskilte balansekontoer i økonomisystemet.
Rikstrygdeverket har senere åpnet for at enhetene kan følge
opp utestående krav i manuelle registre. Ulik praksis med hensyn
til regnskapsføring og bruk av manuelle systemer gjør
at trygdeetaten ikke har en samlet oversikt over utestående
fordringer, og at det blir usikkert om samtlige krav registreres
og innbetales.
Departementet uttaler:
Rikstrygdeverket har i sin strategiplan for
modernisering av trygdesystemet planer for at alle krav
skal registreres i kundereskontro. Reskontroføring har imidlertid
vist seg å medføre feilposteringer og uryddig regnskap.
Rikstrygdeverket har derfor lempet på kravet om at alle
krav skal registreres i økonomisystemet.
Riksrevisjonen har kontrollert beregning og
utbetaling av alders- og uførepensjon. Den overordnede
målsettingen for kontrollen har vært å vurdere
om trygdeetaten har utbetalt korrekte pensjonsytelser i forhold
til gjeldende regelverk, og om internkontrollen i trygdeetaten gir
rimelig sikkerhet for at pensjoner blir utbetalt korrekt. Ved utgangen
av 2003 var det ca. 300 000 uførepensjonister og 622 000
alderspensjonister, som samlet fikk utbetalt i underkant av 117
mrd. kroner i pensjon.
Rikstrygdeverkets rutiner i forbindelse med
utbetaling av alders- og uførepensjon ble tatt
opp i antegnelsene til statsregnskapet for 1999, jf. Dokument nr.
1 (2000-2001), Innst. S. nr. 138 (2000-2001). Antegnelsen omtalte
mangelfulle kontrollrutiner og betydelige svakheter i Infotrygd
(trygdeetatens saksbehandlingssystem). Daværende
Sosial- og helse-departementet svarte til antegnelsen
at departementet i løpet av 2000 ville følge opp
de forskjellige tiltakene som Rikstrygdeverket skulle iverksette
på dette området. Kontrollen av utbetalingene
i 2003 er en oppfølging av ovennevnte undersøkelse.
Gjennomgangen av trygdeetatens utbetalinger
av alders- og uførepensjon i 2003 har bekreftet at kvaliteten
på saksbehandlingen er blitt bedre siden forrige undersøkelse.
Det er imidlertid ikke gjort større endringer i Infotrygd
eller i Det Sentrale Folketrygdsystemet (DSF) siden 1999-revisjonen,
noe som betyr at det fremdeles er svakheter knyttet til systemene.
Det er utarbeidet flere maskinelle kontrollister som avdekker feil
gjennom året. Dette, sammen med at trygdekontorene
selv har fått tilgang til DSF, har sannsynligvis bidratt
til at kvaliteten på data i systemene er blitt bedre.
Riksrevisjonens gjennomgang av rutiner og enkeltsaker
avdekket svakheter i internkontrollen av saksbehandlingen
ved trygdekontorene. Siden forrige kontroll er Nasjonal standard
for pensjonsberegning og utbetaling av pensjon blitt utarbeidet.
Nasjonal kvalitetsstandard innehar kompenserende kontroller knyttet
til svakheter i Infotrygd/ DSF, men standarden var i liten
grad tatt i bruk. Sjekklister ble ved mange trygdekontorer ikke
brukt og/eller etterkontroll av annen saksbehandler var
ikke dokumentert. Det var få trygdekontorer som hadde innført
systematisk kontroll av grunnblankett (skjema for registrering av
grunnlagsdata). Videre manglet flere enn halvparten av de kontrollerte
etterbetalingene signert etterberegning av annen saksbehandler.
Ektefelles inntekt, når denne var oppgitt til å være
under 1 G, var i liten grad dokumentert. Rapportene som
viser eventuelle feilmeldinger og alle endringer som er registrert
foregående dag/måned, ble ikke systematisk
gjennomgått ved rundt halvparten av de besøkte
trygdekontorene.
Departementet uttaler:
Sosialdepartementet ser alvorlig på dette.
Nasjonal kvalitetsstandard er obligatorisk og skal brukes ved behandlingen
av pensjonssaker. Departementet svarer videre at dette er tatt opp
med alle fylkene i forbindelse med første halvårs
styringsdialoger. Kravet er i tillegg presisert i et tillegg til
mål- og disponeringsbrevet for 2004 som er sendt
alle fylkestrygdekontorene og Folketrygdkontoret for utenlandssaker. Fylkene
skal rapportere til Rikstrygdeverket på implementeringen
av nasjonal kvalitetsstandard pr. andre tertial 2004.
Riksrevisjonen har kontrollert trygdeetatens
utbetaling av stønad til enslig mor eller far. Målsettingen
med revisjonen har bl.a. vært å vurdere om det
er etablert tilfredsstillende interne kontrollrutiner i forbindelse
med beregning og utbetaling av stønad til enslig forsørger
i forhold til gjeldende regelverk.
Kontroll av Infotrygdrutinen for enslig forsørger avdekket
enkelte svakheter der mangelfulle kontrollfunksjoner ikke gir tilstrekkelig
sikkerhet, noe som kan medføre risiko for feil i utbetalingene.
Stønad til barnetilsyn kan innvilges uten at det er registrert
barn i personopplysningene på stønadsmottaker,
og stønad til enslig forsørger kan innvilges til
begge foreldre for samme felles barn uavhengig av om foreldrene
er gift eller bor sammen.
Det ble avdekket til dels store forskjeller
i saksbehandlingen ved trygdekontorene.
Departementet uttaler:
Rikstrygdeverket vil vurdere om det er mulig å få lagt
inn sperrer og kontrollmeldinger i systemet for å kompensere
for svakhetene i systemet. Det framgår videre av departementets
svar at Rikstrygdeverket vil følge opp de til dels store
forskjellene i saksbehandlingen ved trygdekontorene, bl.a. arbeidsdelingen
på saksbehandlernivå ved fylkestrygdekontorene.
Riksrevisjonen har gjennomført en revisjon
av barnetrygd for 2003. Formålet med kontrollen
var å vurdere om trygdeetaten utbetalte korrekt ytelse
i forhold til gjeldende regelverk, og om det var etablert tilfredsstillende
internkontroll på området.
Regelverket og det konstitusjonelle ansvaret
for denne ordningen ligger til Barne- og familiedepartementet. Ordningen
håndteres av Rikstrygdeverket, som administrativt er underlagt
Sosialdepartementet.
Ved gjennomgangen av de maskinelle rutinene
ble det avdekket at både mor og far kan få utbetalt
full barnetrygd uten at systemet varsler om dette. Det ble også avdekket
enkeltsaker med feil beløp der mor og far deler barnetrygden.
De fastsatte blankettene vedrørende
EØS-sakene skal i tillegg til ved førstegangstilståelse
av barnetrygd også sendes årlig av primærland
til barnets bostedsland. Riksrevisjonens kontroll viste
at denne rutinen ikke ble fulgt ved seks av de sju kontrollerte
trygdekontorene. EØS-saker med differansebeløp
skal omberegnes årlig i forhold til stønad i utlandet
og valutakurs. Ett av de sju kontrollerte trygdekontorene hadde
ikke gjort denne omberegningen i 2003.
Fire av sju besøkte trygdekontorer
får ikke melding fra skolemyndighetene i kommunen om skolebarn
som uteblir fra undervisningen. Lengre tids uteblivelse fra undervisning
kan tyde på at barnet ikke lenger oppholder seg i Norge
og dermed ikke har krav på barnetrygd.
Barne- og familiedepartementet
uttaler:
Rikstrygdeverket vil se på muligheten
for å få lagt inn en kontroll mot at det ikke
utbetales full barnetrygd for ett og samme barn til både
mor og far. Rikstrygdeverket bistår nå fylkene
for å lære opp trygdekontorene i EØS-reglene
for familieytelser. Rikstrygdeverket utreder for tiden muligheten
for å få til en ny og forbedret EØS-merking
for hele Infotrygd. Barne- og familiedepartementet vil, i samarbeid
med berørte departementer, utarbeide et høringsnotat
som drøfter om det ved lovhjemling skal innføres
meldeplikt for skoler ved fravær som kan skyldes utenlandsopphold.
Riksrevisjonen har i 2003 gjennomgått
Rikstrygdeverkets kontinuitetsplanlegging på IT-området.
De kontrollene som er gjennomført, synes å bekrefte
at Rikstrygdeverket har utarbeidet et planverk med tilfredsstillende
retningslinjer og rutiner for å forebygge at IT-systemet
kan svikte, og for å kunne gjenopprette drift hurtigst
mulig dersom en svikt likevel skulle skje.
Riksrevisjonen bemerker:
Riksrevisjonen har godkjent trygdeetatens regnskap for
2003, men det er avdekket svakheter ved regnskapsavlegget
for driftsregnskapet, og det er påvist feil og mangler
i de interne kontrollrutinene for ulike stønadsordninger.
Trygdeetaten gjennomfører en betydelig
omorganisering av sitt regnskapsarbeid. Kontrollen viser
at virksomhetens ledelse i denne prosessen bør fokusere
mer på å klargjøre ansvars- og arbeidsfordeling
mellom de ulike ledd som deltar i arbeidet. Den sentrale ledelsen bør
også i større grad gjøre egne kontroller
av innrapporterte regnskaps- og økonomidata fra underliggende ledd,
slik at trygdeetaten har sikkerhet for at det samlet sett gis et
fullstendig og riktig bilde av den økonomiske aktiviteten
i etaten.
Riksrevisjonen vil påpeke den usikkerheten
som har kommet fram om hva som var korrekt leverandørgjeld pr.
31. desember 2003, og at en rekke fakturaer ikke ble betalt til
forfall. Det stilles spørsmål ved om den valgte løsningen
for registrering av leverandørgjeld og relaterte
oppfølgings- og rapporteringsrutiner er tilstrekkelig til å gi
en fullstendig oversikt over ubetalte forpliktelser. Selv om fakturaer
mottas av trygdeetaten på slutten av året, bør
rutinene være innrettet på en slik måte
at betaling skjer på riktig tidspunkt.
Trygdeetaten får refundert betydelige
beløp knyttet til sykepenger og fødsels- og adopsjonspenger
for sine egne ansatte. Dagens løsning for registrering
og oppfølging av kravene har betydelige svakheter og bør forbedres.
Riksrevisjonens kontroll med alders- og uførepensjon
avdekket allerede ved revisjonen av 1999-regnskapet at
det var svakheter i datasystemene som øker sjansen for
at det kan skje bl.a. feilutbetalinger. Etter Riksrevisjonens kontroll
har Rikstrygdeverket innført nasjonal kvalitetsstandard,
med tilleggskrav til saksbehandlingen, som skal kompensere
for manglene i datasystemene. Riksrevisjonen har i årets
revisjon avdekket at de kompenserende tiltakene i saksbehandlingen
ikke fungerer etter intensjonene. Dette er et alvorlig funn som
tilsier en innskjerping av at saksbehandlingskravene etterleves.
Det er påvist svakheter i den interne
kontrollen i Rikstrygdeverket og ved trygdekontorene når
det gjelder utbetaling av barnetrygd og stønad til enslig mor
eller far. For stønad til barnetrygd gjelder svak-hetene
spesielt behandlingen av utenlandssakene.
Sosialdepartementet har
svart:
"(...) Departementet vil følge utviklingen
nøye i forhold til de tiltak som er igangsatt eller som
planlegges iverksatt, og temaet vil være et viktig ledd
i styringsdialogen med Rikstrygdeverket.
(…)
Omorganisering
av regnskapsarbeidet i trygdeetaten
(…)
(…)
Departementet vil understreke at Rikstrygdeverket har satt i gang
et arbeid for å klargjøre ansvars- og arbeidsfordelingen
på de områder hvor Riksrevisjonen har avdekket
svakheter. Rikstrygdeverket vil bl.a. ta opp disse merknadene i
møte med fylkestrygdekontorene i høst. I forbindelse
med revidert økonomiregelverk i staten vil det også bli
utarbeidet ny økonomiinstruks som vil klargjøre
ansvarsforholdene.
Leverandørgjeld pr. 31.12.2003
(…)
Departementet
er enig i at inngående fakturaer skal bokføres
og betales på riktig tidspunkt, og vil opplyse at Rikstrygdeverket
har nedsatt en arbeidsgruppe med personer fra Rikstrygdeverket,
Trygdeetatens økonomitjeneste og ytre etat som i fellesskap
skal vurdere og forbedre trygdeetatens rapporter og rapporteringsrutiner,
herunder kvalitetssikring av rapporteringsrutiner. Et
viktig mål for arbeidsgruppen er å finne tiltak
som skal sikre korrekt bokføring og betaling av leverandørgjelden.
Revidert økonomiinstruks i Rikstrygdeverket vil også understreke
dette.
Kundereskontro
(…)
Departementet
er enig i at det er viktig å sikre at utestående
fordringer bokføres og innbetales i rett tid. Rikstrygdeverket
vil vurdere dagens rutiner for å iverksette endringer som
gir bedre oversikt og som bidrar til at alle fordringer blir korrekt
bokført og betalt i rett tid.
Punkt 1.2.
Alders- og uførepensjon
(…)
Departementet
ser alvorlig på undersøkelsen som viser at Nasjonal
kvalitetsstandard for beregning og utbetaling av pensjoner ennå ikke
fungerer etter intensjonen. Departementet har i lang tid hatt fokus
på feilutbetalinger i trygdeetaten og vil følge
opp Rikstrygdeverkets arbeid med kvalitetsstandarden.
(…)
Systematisk
innsyn i praksis på pensjonsområdet er forbedret
(…), og det tas i 2005 sikte på å gjennomføre en
ny undersøkelse på pensjonsområdet, herunder bruken
av kvalitetsstandarden. Rikstrygdeverket skal fremover ha et høyt
fokus på kvaliteten når det gjelder rett ytelse
på området.
1.3 Stønad
til enslig mor eller far
(…)
Departementet
vil opplyse om at Rikstrygdverket skal gjennomgå de aktuelle
rutinene for å vurdere hvilke endringer som er nødvendig
for å sikre korrekte utbetalinger av stønad til
mor eller far. Rikstrygdeverket vil også kontinuerlig følge
opp og påse at rutinene følges.
1.4
Barnetrygd
(…)
Departementet
vil i samarbeid med Barne- og familiedepartementet følge
opp svakheter når det gjelder utbetaling av barnetrygd
og stønad til enslig mor eller far overfor Rikstrygdeverket."
Riksrevisjonen uttaler:
Riksrevisjonen konstaterer at departementet
slutter seg til de bemerkningene som har kommet fram. De feil og
mangler som Riksrevisjonen har avdekket, har betydning både
i forhold til kvaliteten på trygdeetatens regnskap, statens
inntekter og utgifter og enkeltpersoners rettigheter i
trygdesystemet.
For trygdeetatens driftsregnskap har Riksrevisjonen merket
seg at Rikstrygdeverket har satt i gang et arbeid for å klargjøre
ansvars- og arbeidsfordelingen på de områdene
hvor Riksrevisjonen har avdekket svakheter. Departementet vil følge
opp de tiltakene som iverksettes for å forbedre trygdeetatens
regnskapsføring, herunder rapporter og kvalitetssikring
av rapporteringsrutiner.
Riksrevisjonen har merket seg at departementet
ser alvorlig på at Nasjonal kvalitetsstandard for beregning og
utbetaling av pensjoner ennå ikke fungerer etter intensjonen,
og at Rikstrygdeverket i tiden som kommer vil fokusere på kvaliteten
når det gjelder utbetaling av rett ytelse på de
omtalte stønadsområdene.
Riksrevisjonen ser positivt på at departementet
vil følge utviklingen nøye i forhold til de tiltakene
som er igangsatt eller som planlegges iverksatt, og at temaet vil
være et viktig ledd i styringsdialogen med Rikstrygdeverket.
Komiteen viser til
at kontrollen av årsavslutningene for 2003 har avdekket
uklarhet i ansvars- og arbeidsdelingen mellom ulike aktører
og nivåer i trygdeetaten. Oppbevaring av dokumentasjon
for årsregnskaper, avstemminger, kvalitetssikring og rapportering
er blant de forhold det er stilt spørsmål ved.
Komiteen har merket seg at Rikstrygdeverket
vil sette i verk tiltak for å bedre forholdene og forutsetter at
Riksrevisjonen følger utviklingen.
- Leverandørgjeld
pr. 31. desember
Komiteen viser til
at spørsmålet om påløpte morarenter
også ble tatt opp i forbindelse med behandlingen
av statsregnskapet for 2002 og konstaterer med beklagelse at det
fortsatt er betydelig etterslep i trygdeetatens betaling av regninger.
Komiteen vil understreke det
offentliges ansvar for å sørge for korrekt og
rettidig oppgjør. Forsinkelsesrenter i størrelsesorden
900 000 kroner er unødvendige og en uakseptabel bruk av
fellesskapets ressurser.
Komiteen forutsetter at arbeidet
med å sørge for rettidig betaling av regninger
prioriteres, og ber om å bli orientert i forbindelse med
avleggelsen av statsregnskapet for 2004.
- Alders- og uførepensjon
Komiteen konstaterer
at kvaliteten på saksbehandlingen ved utbetaling
av alders- og uførepensjon er bedret, men at det fortsatt
gjenstår svakheter ved systemet. Riksrevisjonens
gjennomgang peker blant annet på at det i mange tilfeller
manglet sjekklister eller gjennomgang av annen saksbehandler, få trygdekontorer
hadde innført systematisk kontroll av grunnblankett, ektefelles
inntekt når den var oppgitt å være under
1 G var i liten grad dokumentert mv.
Komiteen har merket seg at Rikstrygdeverket
for fremtiden vil ha høyt fokus på kvaliteten
av det arbeid som utføres på området.
- Stønad til enslig
mor eller far
Komiteen har merket
seg svakheter i kontrollfunksjonene i forhold til utbetalinger av
stønad til enslige foreldre. For eksempel åpner
systemet for at stønad til barnetilsyn innvilges uten at
det er registrert barn i personopplysningene til stønadsmottaker,
og for at stønad til enslig forsørger innvilges
til begge foreldre for samme felles barn uavhengig om foreldrene
er gift eller bor sammen. Kontrollrutiner ved de ulike trygdekontorer
er varierende og har et betydelig forbedringspotensiale.
Komiteen viser til de betydelige
beløp som utbetales i ulike støtteordninger og
vil understreke betydningen av korrekt håndtering. Komiteen har
merket seg opplysninger om at Rikstrygdeverket vil følge
opp de til dels store forskjellene i saksbehandling mellom trygdekontorene,
og forventer at rutinene for utbetaling av stønad til enslige
forsørgere så vel av barnetrygd, bringes i orden.