Kunnskapsdepartementet viser til Stortingets brev
av 31. januar 2013 der det stilles et par spørsmål om den årlige
revisjon og kontroll for budsjettåret 2011.
Riksrevisjonen har påpekt
manglende etterlevelse av regelverket for lønn til vitenskapelig ansatte
i universitets- og høgskolesektoren slik det er nedfelt i arbeidsmiljøloven
og Statens personalhåndbok. Mange virksomheter mangler tilstrekkelig
dokumentasjon for når den enkelte har arbeidet, spesielt i forbindelse
med utbetaling av overtidsgodtgjørelse. Det er også påpekt svakheter
ved - og manglende dokumentasjon for praktiseringen av regelverket
om når vitenskapelig ansatte skal anses å ha en særlig uavhengig
stilling. Riksrevisjonen har merket seg at flere virksomheter viser
liten vilje og evne til å følge det regelverket de er underlagt
og har stilt spørsmål ved om Kunnskapsdepartementets tiltak er tilstrekkelige
for å sikre at virksomhetene følger regelverket. Hva har departementet
gjort for å sikre at regelverket blir fulgt?
Styringsdialogen er den naturlige arenaen for kommunikasjon
mellom departementet og styret ved institusjonene. Kunnskapsdepartementet
har i styringsdialogen i 2012 med institusjonene vist til Riksrevisjonens
undersøkelser og understreket styrets ansvar for at institusjonene
innretter seg slik at man unngår brudd på regelverket. Styringsmodellen,
og departementets praktisering av den, er basert på at universitets-
og høyskoleloven fastsetter at styret er det øverste styringsorgan
ved institusjonen med ansvar for at lover og regler etterleves på
alle nivåer ved institusjonen.
Departementet har iverksatt flere tiltak for
å styrke og tydeliggjøre styrets rolle og forpliktelser, både når
det gjelder den enkelte institusjons interne organisering og avklaring
av ansvars- og myndighetsforhold på de ulike organisatoriske nivåer.
I tillegg er styrets ansvar for regelverk og krav fastsatt av departementet tatt
inn i tildelingsbrev for 2012 og tatt opp på etatsstyringsmøter
med de institusjoner som har fått merknader fra Riksrevisjonen.
Saken blir satt på dagsorden på personallederseminarene og på andre
arenaer der ledere og saksbehandlere med ansvar for personal- og
lønnsområdene møtes. Det er videre igangsatt oppfølging av de institusjoner
som er omtalt av Riksrevisjonen.
Det stilles spørsmål om manglende dokumentasjon
i forbindelse med når den enkelte har arbeidet, spesielt i forbindelse
med utbetaling av overtidsgodtgjøring. Ved enkelte institusjoner
er det utbetalt overtidsgodgjøring uten at det kan dokumenteres
at vilkårene for utbetaling er oppfylt. Departementet vil følge
opp dette i styringsdialogen med sektoren i 2013.
Regelverket gir et handlingsrom for ulike måter å
skaffe seg oversikt over hvor mye arbeidstakerne har arbeidet. En
innføring av strengere krav, enn det som følger av lov og tariffavtale,
vil kunne gi negative effekter i form av svekket motivasjon og manglende
fleksibilitet i hvordan oppgavene løses. Departementet ser det som
svært lite ønskelig og hensiktsmessig å fastsette andre krav enn
det som direkte følger av lov og avtaleverk. Det at det har forekommet
utbetalinger i strid med regelverket enkelte steder, bør ikke føre
til at det generelt blir pålagt rigid arbeidstidsregistrering utover
de krav som følger av arbeidsmiljøloven. Det er for øvrig så stor
variasjon mellom de ulike institusjonene, både med hensyn til hvilke
arbeidsoppgaver som skal løses og hvordan undervisnings- og forskerpersonalet
er satt sammen, at regler om hvordan arbeidstid skal registreres
må finne sin løsning lokalt.
Arbeidstilsynet har i brev av 24. september
2012 til universiteter og høyskoler tatt opp forhold vedrørende
ansattes arbeidsforhold. Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for
utvikling og iverksettelse av rutiner som gjør det mulig å ha en
oversikt over hvor mye de enkelte faktisk har arbeidet og sørge
for at arbeidsmiljøet er forsvarlig. Arbeidstilsynet forventer at
arbeidsgiverne og arbeidstakerne selv griper fatt i de utfordringer
som foreligger, og at de i samarbeid kommer frem til både hensiktsmessige
og lovlige løsninger. Arbeidstilsynet har vist til at noen arbeidstakere
kan ha særlig uavhengig stilling og i disse tilfellene vil i hovedsak
arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid ikke gjelde. Arbeidsgiver
har imidlertid også her et ansvar for å sikre at disse arbeidstakerne
har arbeidstidsordninger slik at de ikke utsettes for uheldige fysiske
eller psykiske belastninger, og sikkerhetshensyn blir ivaretatt.
Der det lokalt utvikles retningslinjer for og iverksettes rutiner
for registrering av arbeidstid ser KD det som avgjørende at dette
skjer innenfor de avtaler og systemer for arbeidstakeres medbestemmelse som
gjelder i staten.
Det er videre stilt spørsmål ved, hvordan regelverket
om når vitenskapelige ansatte kan sies å ha en særlig uavhengig
stilling, blir praktisert ved universiteter og høyskoler.
Forskere, samt ansatte i vitenskapelige stillinger ved
universiteter og høyskoler som har en stor andel av arbeidstiden
avsatt til forsknings- og utviklingsarbeid, herunder kunstnerisk
utviklingsarbeid mv., kommer som regel inn under betegnelsen ”særlig
uavhengig stilling”. En stor del av arbeidet i slike stillinger
er skapende egenaktivitet som skjer på personlig initiativ og av
egen interesse. Tidsbruken og organisering av arbeidsprosessene
når det gjelder forskning kan vanskelig kontrolleres av overordnede
eller innpasses i arbeidsplaner. Det samme vil for øvrig gjelde
forberedelsesarbeid knyttet til undervisning.
Universiteter og høyskoler fastsetter selv eventuelle
retningslinjer om fordeling av arbeidsoppgaver innenfor arbeidstiden.
Der institusjonene har fastsatt slike retningslinjer for grupper
av arbeidstakere, legger vi til grunn at man kan ta utgangspunkt
i disse når det vurderes om en gruppe arbeidstakere kommer inn under
begrepet ”særlig uavhengig stilling”. For arbeidstakere som ikke
kommer inn under slike retningslinjer må det foretas en konkret
vurdering. Etter departementets mening må det også være opp til
den enkelte institusjon selv å vurdere hvilket nivå i organisasjonen
som har kompetanse til å foreta en slik vurdering. Dersom det allikevel
skulle være tvil om en tilsatt har en særlig uavhengig stilling,
må spørsmålet avgjøres i det enkelte tilfellet.
Etter det vi er kjent med, er det ikke grunnlag
for å hevde at arbeidstakere som ikke har særlig uavhengig stilling,
blir behandlet som om de skulle ha det.
Flere virksomheter har
fått vesentlige merknader ved regnskapsavleggelsen for 2011. Et
gjennomgående problem er offentlige anskaffelser. Departementet
har opplyst til Riksrevisjonen at de vil ta opp forholdene gjennom
etatsstyringen med virksomhetene og følge særskilt opp de områder
hvor det er avdekket avvik. Hva er resultatet av denne oppfølgningen
så langt?
Kunnskapsdepartementet ser alvorlig på at Riksrevisjonen
avdekker svakheter både når det gjelder etterlevelse av regelverket
på anskaffelsesområdet, bevilgnings- og oppdragsfinansiert aktivitet,
inntektsområdet og årsregnskapet for 2011. De institusjoner som
ble omtalt i Dokument 1 er Universitetet i Oslo, Arkitektur- og
designhøgskolen, Norges musikkhøgskole, Norges idrettshøgskole,
Høgskolen i Volda og Senter for internasjonalisering av utdanning.
Departementet har fulgt opp alle institusjonene som
fikk vesentlige merknader til årsregnskapet 2011, både gjennom korte
møter på våren 2012 og dialogmøter på høsten. Rapporter etter dialogmøtene
skal legges fram for styret ved den enkelte virksomhet til orientering.
Institusjonene er pålagt ulike oppfølgingstiltak. Nedenfor følger
en kort oppsummering av tiltak iverksatt overfor de enkelte institusjoner
og en vurdering av behovet for videre oppfølgingstiltak fra departementets
side:
Universitetet i Oslo har
iverksatt tiltak og lagt fram en orientering til styret om status
for oppfølging av revisjonens merknader. Departementet har også
bedt universitetet følge opp og lage en statusrapport som oppsummerer
hvilke aktiviteter som er gjennomført og hvilke videre planer som
foreligger for å etablere hensiktsmessige retningslinjer, rutiner
og prosedyrer for økonomiforvaltningen. Departementet vil følge arbeidet
ved Universitetet i Oslo videre.
Arkitektur- og designhøgskolen er
også fulgt opp gjennom dialogmøte. Høyskolen har iverksatt tiltak
for å lukke de avvik som Riksrevisjonen har avdekket. Departementet
vil følge det videre arbeidet ved AHO og har bedt om styrebehandlet statusrapport
som skal omhandle revisjonens merknader til årsregnskapet 2011.
Norges idrettshøgskole var
i gang med tiltak på anskaffelsesområdet på høsten 2011 før Riksrevisjonens
merknader ble kjent. Høyskolen har laget handlingsplaner for det
pågående oppfølgingsarbeidet med å lukke avvik og etablere rutiner
for anskaffelsesområdet og BOA. Departementet har hatt dialogmøte
med høyskolen og vurderer at de planlagte tiltak vil bli fulgt opp
uten ytterligere oppfølging.
Norges musikkhøgskole har
i flere år hatt et etterlevelsesproblem i forhold til å følge etablerte
retningslinjer og rutiner på anskaffelsesområdet og BOA. I dialogmøte
med Kunnskapsdepartementet bekrefter høyskolen at de har oppfølgingstiltak
for å rydde opp og klargjøre rutiner innenfor både anskaffelser
og BOA. Departementet vurderer at det fortsatt er nødvendig å følge
opp Norges musikkhøgskole gjennom styringsdialogen og statusrapportering
på tiltaksplanene.
Senter for internasjonalisering i
utdanning følger opp Riksrevisjonens merknader og arbeider med å
oppdatere retningslinjer og rutiner på hele økonomiområdet. Det
er gjennomført dialogmøte og SIU er bedt om å lage tiltaksplaner
for videre arbeid. Arbeidet som pågår ved SIU vil bli fulgt opp
av departementet gjennom rapportering og nytt dialogmøte.
Høgskolen i Volda har
vesentlige merknader til mangelfulle rutiner og etterlevelse av
regelverket for oppdragsfinansiert aktivitet. Departementet har
hatt en oppfølging gjennom dialogmøte og har bedt høyskolen oppdatere
tiltaksplaner for ferdigstilling av intern økonomihåndbok. Høyskolen
vil bli bedt om å rapportere status i forhold til oppfølging av
planen.
Departementet skal i 2013 ha etatsstyringsmøter med
de virksomheter som har hatt vesentlige merknader til årsregnskapet
2011.