1.1 Innleiing

1.1.1 Bakgrunn

1.1.1.1 Formålet med og funksjonane til arkiva

Arkiva finst i alle slags verksemder i samfunnet, og dei speglar av verksemdene som ekte og autentiske spor etter handlingar og hendingar som har gått føre seg. Arkiva inneheld spor etter menneskeleg aktivitet på alle samfunnsområde, både frå ei nær og ei fjern fortid. På den måten utgjer dei ein fundamental del av minnet for enkeltpersonar, for verksemder og for heile samfunnet. Arkiva er derfor ei av dei viktigaste kjeldene våre til kunnskap om samfunn og kultur.

Arkivprosessane startar med arkivdanning og arkivfangst. Eldre arkiv og arkiv etter verksemder som er avvikla, blir leverte til eller deponerte i arkivbevaringsinstitusjonar. Ettersom materialet er tilgjengeleg for bruk og formidling, blir det ein del av samfunnets felles minne.

Arkiva blir skapte i alle delar av samfunnslivet – i offentlege organ, bedrifter og organisasjonar og hos privatpersonar. Arkivdokumenta blir laga som følgje av aktivitetane til eit organ, ei verksemd eller ein person. Arkivdanninga forsterkar dei aktivitetane som skjer i det daglege. For eksempel blir det brukt dokumenterte vedtak, kart og foto i planlegginga og drifta av infrastrukturen i byar og stader. Denne dokumentasjonen kan vere avgjerande ved handtering av ulykker eller naturkatastrofar.

Arkiva dokumenterer dei handlingane og hendingane som dei er spor etter. Vedtak og avtalar som er gjorde, informasjon som er utveksla, vurderingar som er gjorde, domsslutningar i retten – alt dette og ei rad andre handlingar og hendingar som har skjedd, utgjer sentrale element i rettstilstanden i samfunnet vårt. Rettstilstanden er dokumentert gjennom arkiva, og arkiva er derfor ein grunnleggjande del av infrastrukturen i samfunnet – ein infrastruktur som er heilt nødvendig i eit demokrati og ein rettsstat. Dokumentasjon av rettar og plikter, vedtak og avtalar er ein av dei viktigaste funksjonane til arkiva. Dei sikrar rettstryggleiken til enkeltmenneska og regulerer administrative og rettslege relasjonar mellom verksemder både i offentleg og privat sektor. Også innsynsretten og den demokratiske kontrollen med forvaltninga baserer seg på arkivfunksjonane. Dokumenta ein kan krevje innsyn i, må vere bevarte slik at dei kan finnast. Administrativ og rettsleg dokumentasjon er særleg relevant den første tida etter at dokumenta vart laga. Men for somme typar materiale kan dokumentasjonen vere viktig i fleire tiår, og i særskilde høve i eit hundreårsperspektiv.

Arkiva er vårt felles, kollektive minne som blir forvalta på vegner av samfunnet. Eit viktig kjennemerke ved eit moderne, demokratisk samfunn er at arkiva er tilgjengelege for innsyn og bruk. Dei er relevante for alle som er interesserte i kunnskap om fortida – om samfunnsorganisasjon og utvikling, og om menneske, stader, handlingar og hendingar. Typiske brukargrupper er forskarar og studentar, journalistar, advokatar og personar som søkjer sine rettar, i tillegg til den historieinteresserte allmenta som både i omfang og aktivitet utgjer den største gruppa.

Arkiva fungerer som bruer mellom fortid, notid og framtid. Nasjonale klenodium som originalversjonen av Grunnlova og kongens «nei» til den tyske sendemannen på Elverum 9. april 1940 er arkivdokument som fortel om sentrale og dramatiske hendingar i den nasjonale historia. Arkivdokumenta er referansepunkt til historia.

Arkiva gir informasjon om vår nære historie som er relevant for dagens avgjerdsprosessar og for deltaking frå innbyggjarane. Innsyn i nye dokument er relevant for dei som ynskjer å medverke i offentlege avgjerdsprosessar. Arkiva gir oss høve til å gå styresmaktene etter i saumane og rette eit kritisk blikk mot korleis personar og grupper har vorte handsama. Den omfattande utgreiinga som vart sett i verk før jødane i 1999 fekk kompensasjon for beslaglagd eigedom under krigen, ville vore umogleg utan omfattande arkivundersøkingar, både i statlege, kommunale og private arkiv. Samstundes støytte utgreiingsarbeidet på vanskar nettopp fordi arkiva var mangelfulle. I fleire større kommunar og fylkeskommunar har det vore ei gjennomgåing av barnevern og barneheimar etter krigen. Mange hundre personar har spurt etter arkivdokumentasjon i kommunale arkivinstitusjonar – både for å finne ut av eigen bakgrunn og for å skaffe grunnlag for erstatningssaker. Mange har fått kompensasjon, men mangelfulle arkiv har gjort det vanskeleg å dokumentere viktige vedtak og hendingar som gjeld livet til familiar og enkeltpersonar. Like viktig som erstatning har det for mange vore å få stadfest si eiga historie gjennom dokumentasjon. Somme har behov for å bli trudde, andre treng å få vite kva som skjedde i ein dramatisk periode av livet. Gjennom dette arbeidet har ein fått dokumentert og gjort synleg ei lite kjend side ved etterkrigshistoria vår. Arkiva har gjort det mogleg å fortelje historia.

Arkiva kan dokumentere skulegang og tapte vitnemål, fortelje om arbeidsforhold som gir rett til pensjon, gi opplysningar om biologisk familie eller dokumentere medisinsk behandling. Bevaring og forvaltning av sensitiv personinformasjon er eit sentralt kompetanse- og arbeidsområde innanfor arkivinstitusjonane.

På verdsbasis er det ei aukande interesse for lokalhistorie og slektshistorie, og for å sjå personleg og kulturell identitet i samanheng med samfunnshistoria og tradisjonen. Folk oppsøkjer arkiva og vil vite meir om kven dei er, og kvar dei kjem frå. Nettstaden til Arkivverket, www.digitalarkivet.no, gir alle informasjon om historia til sin eigen familie gjennom enkle søk. Arkiva høver særleg godt til å formidle historie og kultur og kan brukast i livslang læring.

Eit arkivdokument er ei direkte, ufortolka og autentisk stemme frå fortida, eit vitnemål om kva folk gjorde, og korleis dette sette spor. Det gir ein eigen nærleik til historia og opnar for identifikasjon med verkelege menneske, verkelege hendingar og verkelege miljø i fortida. Arkivmaterialet gir høve til å arbeide med lokalhistorie eller andre emne knytte til nærmiljøet – korleis slo «den store historia» ut i nærmiljøet vårt? Å arbeide i arkiva vil seie at ein sjølv søkjer informasjon og vurderer og samanliknar kjeldene. Det set oss i stand til å utvikle ei kritisk haldning til kunnskap og kunnskapsproduksjon.

Arkiva er primærkjelder for forskarar. Moderne klimaforsking går til arkiva for å finne meteorologisk og botanisk informasjon frå langt tilbake i tid. Kjende og populære biografiar kviler på tunge arkivundersøkingar. Det finst ingen avgrensingar i kva spørsmål framtidige forskarar kan stille, og kva slags kjeldemateriale dei ynskjer å bruke. Mest alle arkiv har eit potensial som forskingskjelder, og mange av dei kan òg dokumentere andre problemstillingar enn dei eigentleg vart skapte for å dokumentere.

Samfunnsutviklinga skjer i eit samspel mellom offentlege og private aktørar, og brukarar av arkiv ynskjer derfor ofte tilgjenge til arkiv frå fleire sektorar. Folk har forventningar om betre tilgjenge til kjelder og tenester i ein arkivsektor som omfattar statlege, kommunale og private arkiv.

1.1.1.2 Grunngiving for meldinga

Dei siste ti åra har det vore lagt fram fleire meldingar som har gitt politiske føringar for den norske arkivpolitikken. Men ingen av desse meldingane har drøfta arkivsektoren under eitt. I St.meld. nr. 22 (1999–2000) Kjelder til kunnskap og oppleving er det gitt ein omfattande omtale av arkivfunksjonar som blir finansierte heilt eller delvis av staten. Derimot er det ikkje tidlegare lagt fram ei melding til Stortinget som handsamar eit samla arkivfelt som femner om statleg, kommunal og privat sektor. Dei særskilde utfordringane arkivsektoren står overfor, krev politisk baserte strategiar. Utfordringar, vegval og innsatsfaktorar i arbeidet med samfunnsarkiva bør inngå i ei politisk vurdering. Det er derfor behov for eit politisk dokument som har eit heilskapleg blikk på arkivsektoren og gir politiske mål for eit samla arbeid med arkiva i samfunnet.

Meldinga omhandlar arkiv i arkivlovas meining, dvs. dei dokumenta som blir motteke eller produserte som ledd i den verksemda eit organ utøvar, og som samlast som resultat av denne verksemda. Meldinga gir ein heilskapleg framstilling av arkivfeltet, men ikkje slik at alle arkivinstitusjonar er omtalte. Nasjonalbiblioteket er ikkje handsama i meldinga.

1.1.1.3 Politiske dokument

I dette delkapitlet blir politiske dokument som har medverka til grunnlaget for arkivverksemda omtalte, jf. meldinga kap. 1.1.3.

1.1.2 Samandrag

Kapittel 1 omhandlar, i tillegg til samandrag, formålet med arkiva og dei funksjonane som samfunnets arkiv har, både statlege, kommunale arkiv og arkiv knytt til privat verksemd. Kapitlet gir også grunngivinga for meldinga. Det er behov for eit politisk dokument som har eit samordna blikk på arkivsektoren og gir politiske mål for eit samla arbeid med samfunnsarkiva.

Meldinga omhandlar arkiv i den tydinga som kjem fram av arkivlova, dvs. dei dokumenta som blir mottekne eller blir produserte som ledd i verksemda i eit organ, og som til saman utgjer resultatet av denne verksemda. Meldinga gir ei heilskapleg framstilling av arkivfeltet, men ikkje slik at alle arkivinstitusjonar er omtalte. Nasjonalbiblioteket er ikkje handsama i meldinga.

Det er ikkje tidlegare lagt fram ei melding til Stortinget som handsamar eit samla arkivfelt som femner om statleg, kommunal og privat sektor. Arkivrelaterte problemstillingar og delar av arkivområdet har likevel vore handsama i andre meldingar til Stortinget i nyare tid. Kapittel 1 gir ein omtale av dei politiske dokumenta som har medverka til grunnlaget for samfunnsarkiva i dag. Kapitlet gir også historisk bakgrunn til arbeidet med statlege, kommunale og private arkiv.

Kapittel 2 omhandlar dei sentrale prosessane i arkivsektoren, mellom anna knytt til arkivdanning, avlevering, deponering og bevaring, samt tilgjenge og formidling av arkivmateriale i arkivinstitusjonane. Kapittel 3 gir oversyn over sentrale arkivinstitusjonar. Statlege, kommunale og private arkivinstitusjonar blir omtalte.

Kapittel 4 omhandlar rammer og verkemiddel i arkivprosessane med vekt på dei juridiske rammene. Arkivlova med tilhøyrande forskrifter er spesielt viktig for offentleg arkivsektor. Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og arkiva skal vere ordna slik at dokumenta er trygge som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Offentleglova og forvaltningslova blir også omtalte.

Kapittel 5 omhandlar utfordringar og strategiar for arkivpolitikken. Det overordna målet er å sikre arkiv som har stor kulturell verdi eller forskingsverdi, eller som inneheld rettsleg dokumentasjon eller viktig forvaltningsdokumentasjon, slik at denne dokumentasjonen kan bevarast og vere tilgjengeleg for ettertida. Målet gjeld uavhengig av om arkiva er skapte av statlege, fylkeskommunale eller kommunale organ, av private bedrifter, organisasjonar eller privatpersonar. Målet skal medverke til ein samla samfunnsdokumentasjon. Det er mange utfordringar i arbeidet med ein samla samfunnsdokumentasjon, og dei varierer frå sektor til sektor i samfunnet. Den største utfordringa på arkivområdet – handteringa av digitalt skapte arkiv – er likevel felles for alle samfunnssektorar. Ei anna felles utfordring for alle samfunnssektorar er å utnytte dei gode vilkåra som ligg i digital formidling og tilgjengeleggjering av arkiva. I kapittel 5 blir også ei rekkje meir sektorspesifikke utfordringar drøfta: problemstillingar knytt til handteringa av statlege arkiv, Norsk helsearkiv, sentraldepot for Arkivverket og langtidslagring av digitalt materiale. Kapitlet omhandlar også mellom anna oppfølginga av Riksrevisjonens gjennomgåing av arbeidet med arkiva i kommunal sektor, konsekvensar av konkurranseutsetjing, og arkiv etter bedrifter, organisasjonar og privatpersonar, og privatarkiv i musea. Kapittel 5 omhandlar også spørsmål knytt til ansvar, samarbeid og organisering av arbeidet med arkiv i statleg og kommunal sektor.

I kapittel 6 gir departementet ei oppsummering av strategiane for arkivpolitikken framover.

I kapittel 7 gjer departementet greie for dei økonomiske og administrative konsekvensane av forslaga i denne meldinga.

1.2 Utfordringar og strategiar

1.2.1 Innleiing

Det overordna målet for arkivpolitikken er å sikre arkiv som har stor kulturell verdi eller forskingsverdi, eller som inneheld rettsleg dokumentasjon eller viktig forvaltningsdokumentasjon, slik at arkiva blir tekne vare på og gjorde tilgjengeleg for ettertida. Målet gjeld uavhengig av om arkiva er skapte av statlege, fylkeskommunale eller kommunale organ, av private bedrifter, organisasjonar eller privatpersonar. Målet skal medverke til ein samla samfunnsdokumentasjon. I dette ligg at ein skal ta vare på og tilgjengeleggjere bevaringsverdige arkiv frå alle samfunnssektorar, slik at dei samla kan dokumentere samfunnet og samfunnsutviklinga på ein fullgod måte. Arkiva frå statleg, kommunal og privat sektor viser samfunnet frå ulike vinklar og ståstader, og dei utfyller kvarandre som kjelder til eit heilskapleg bilete. Som direkte spor etter dei handlingane og hendingane som har gått føre seg, dokumenterer arkiva ei rekkje aktivitetar og prosessar som er sentrale element i samfunnsutviklinga.

Det er mange utfordringar i arbeidet med ein samla samfunnsdokumentasjon, og dei varierer frå sektor til sektor i samfunnet. Den største utfordringa på arkivområdet – handteringa av digitalt skapte arkiv – er likevel felles for alle samfunnssektorar. Her blir det profesjonelle arkivmiljøet verda over utfordra på eit heilt grunnleggjande plan. Korleis skal ein definere arkiv på ein fagleg underbygd og på same tid operasjonell måte, og kva for metodar skal ein bruke til å fange opp og bevare digital dokumentasjon over tid i autentisk og tilgjengeleg form? I den samanhengen er det avgjerande korleis arkiva blir til, dvs. kva som blir fanga opp og lagra, og korleis materialet blir lagra og handtert i den første fasen. Arkivskapinga er derfor ein sentral del av heilskapsbiletet, ettersom arkivskaping er grunnlaget for seinare bruk av arkivmaterialet. Dette gjeld både som del av den samla samfunnsdokumentasjonen i den fasen der bruken er mest aktiv, og som grunnlagsarbeid for all seinare bruk av arkivmaterialet.

Ei anna felles utfordring for alle samfunnssektorar er å utnytte dei gode vilkåra som ligg i digital formidling og tilgjengeleggjering av arkiva. Her har det opna seg heilt nye utsikter for å gjere arkiva til ein aktiv ressurs i og for samfunnet. Dette gjeld både kunnskap, oppleving og velferd for den enkelte. Skal arkiv frå heile samfunnet kunne utnyttast som ein slik ressurs i rimeleg omfang, må ein satse mykje på å betre kapasiteten. Det må òg setjast krav til omstilling, kreativitet, utvikling og fornuftige samarbeidsløysingar innanfor arkivområdet og i samspel med andre sektorar.

Staten står overfor store utfordringar når det gjeld bevaring og tilgjengeleggjering av arkiv frå spesialisthelsetenesta og magasinplass for framtidige avleveringar av arkiv til Arkivverket. Utfordringane i arbeidet med ein samla samfunnsdokumentasjon krev at ein tek vare på større delar av kommunale og private arkiv og tilgjengeleggjer dei for bruk. I tillegg er det nødvendig å setje i verk strategiar for å styrkje oppfølginga av Riksarkivarens lovbundne oppgåver overfor arkiv i kommunal og privat sektor.

Arkivlova med forskrifter gjeld både statleg, kommunal og privat verksemd og utgjer dermed eit rammeverk for ein heilskapleg arkivpolitikk. For å realisere sentrale arkivpolitiske mål og strategiar er det behov for ei brei gjennomgåing og revidering av arkivlova.

1.2.2 Statlege arkiv

1.2.2.1 Innleiing

Alle statlege organ har eit lovbunde ansvar for å ha arkiv og for å handtere materialet slik at det er sikra som informasjonskjelde både i notid og ettertid. Det er ikkje høve til å kvitte seg med materialet utan at det skjer med heimel i arkivlova.

Statlege organ blir fritekne for dette ansvaret etter ei tid. Når materialet har nådd ein viss alder (til vanleg 25–30 år), skal det avleverast til Arkivverket, som dermed får råderetten over og ansvaret for arkiva. Det er altså ei klar todeling av ansvaret for å handtere statlege arkiv. I arkivdanningsfasen er det arkivskaparane som disponerer materialet, og dei har òg det heile og fulle ansvaret for materialet. I depotfasen blir både ansvaret og disposisjonsretten overførte til Arkivverket.

Det er grunn til å konstatere at situasjonen i dag er tilfredsstillande når det gjeld handtering av papirarkiv, jamvel om det enno er etterslep på ordning og tilgjengeleggjering av arkiv som følgje av «gamle synder».

Annleis er det for digitalt skapt materiale. Her er det store utfordringar både hos arkivskaparane og i Arkivverket. Det heng saman med at dei elektroniske tenestene og systema er i rask utvikling, og at bevaring av digitalt materiale i autentisk form set store krav til metode- og systemutvikling. Dette er utfordringar som dei arkivfaglege miljøa i alle land står overfor, og der det norske miljøet held god internasjonal standard. Det er likevel behov for ei kraftig styrking av innsatsen både hos arkivskaparane og i Arkivverket om ein skal unngå tap eller svekking av bevaringsverdig dokumentasjon.

Tilgjenge og formidling er ei anna utfordring. Dei store utsiktene som opnar seg gjennom digital tilgjengeleggjering og formidling over Internett, fører til at potensialet til arkiva som formidlarar av informasjon og kunnskap kan utnyttast av atskilleg fleire, langt oftare og på ein meir effektiv måte.

1.2.2.2 Pasientarkiv frå spesialisthelsetenesta

Ei spesiell utfordring i statleg sektor er knytt til handteringa og bevaringa av arkiv frå verksemder i spesialisthelsetenesta, og då primært frå helseføretaka med sine sjukehus.

Etablering av Norsk helsearkiv og Helsearkivregisteret er baserte på forslaga i NOU 2006:5 Norsk helsearkiv – siste stopp for pasientjournalene.

Sommaren 2009 avgjorde regjeringa at Norsk helsearkiv skulle skipast i pakt med forslaget i utgreiinga. Norsk helsearkiv skal lokaliserast i Tynset kommune, og det er lagt til grunn at det skal førast opp eit eige bygg til formålet.

Fram mot etableringa må det gjerast nødvendige tilpassingar i arkivregelverket. Det vil òg bli utarbeidd ei forskrift om handsaminga av helseopplysningar i Helsearkivregisteret i Norsk helsearkiv. Vidare må ein førebu avlevering av pasientarkivmateriale til Norsk helsearkiv. Interimsorganisasjonen vil òg planleggje effektive metodar for massedigitalisering av pasientjournalar.

Interimsorganisasjonen samarbeider med Tynset kommune om å leggje tilhøva til rette for Norsk helsearkiv. Av dei viktigaste elementa i denne fasen er etablering av eit utdanningstilbod som skal sikre tilstrekkeleg tilgang på personale med arkivkompetanse frå og med 2015.

Ei ny kartlegging av arkivsituasjonen i helseføretaka har vist at talet på pasientjournalar er mykje høgare enn dei tala som vart presenterte i NOU 2006:5, og at digitaliseringa av papirjournalar på sjukehusa er mykje mindre omfattande enn det som verka sannsynleg i 2005–2006. Det fører til at papirmengda blir atskilleg større og tilgjenge mykje dårlegare enn venta, med mindre det blir sett i gang eit omfattande digitaliseringsprogram.

Plasseringa av Norsk helsearkiv på Tynset er òg med på å forsterke behovet for digital tilgjengeliggjering. Reisetida frå og til dei store forskingsmiljøa er såpass lang at ein ikkje kan vente omfattande forskingsarbeid basert på papirjournalar hos Norsk helsearkiv på Tynset. Skal dette tilbodet bli den ressursen for forskingsmiljøa som materialet bør gi grunnlag for, er det derfor heilt nødvendig å satse på digital tilgjenge som hovudtilbod. For papirjournalane kan dette anten skje ved digitalisering på førespurnad eller ved massedigitalisering. Massedigitalisering vil òg ha den fordelen at papirjournalane kan kasserast, slik at ein sparer lagringsplass.

1.2.2.3 Aukande behov for magasinplass – sentraldepot

Det tradisjonelle arkivmaterialet på papir krev store oppbevaringsareal og bind store kostnader til drift, særleg husleige og energi. Materialet er stort sett 25–30 år gammalt når det blir avlevert til Arkivverket. Det vil derfor vere eit aukande behov for lagringsplass i lang tid framover. Riksarkivaren reknar med at det må skaffast magasinplass for 90 000 hyllemeter arkiv dei neste 10–15 åra. Det er derfor gjennomført ein analyse av alternative løysingar for å handtere framtidig avlevering av arkiv til Arkivverket. Analysen og kvalitetssikringa av analysen konkluderte med at stegvis utbygging av eit sentraldepot både er den mest kostnadseffektive og den samfunnsøkonomisk beste løysinga for å handtere framtidig avlevering til Arkivverket. Dette alternativet kom best ut samanlikna med ei desentralisert utbygging av magasinkapasiteten, som har vore strategien til no, og ei omfattande digitalisering kombinert med kassasjon av det papirbaserte originalmaterialet. På dette grunnlaget har regjeringa avgjort at det skal etablerast eit sentraldepot for papirbasert arkivmateriale. Depotet skal byggjast ut stegvis. Dimensjonering av depotet og ei konkretisering av funksjonane skal baserast på samlokalisering med Norsk helsearkiv på Tynset. Ein forventar at samlokaliseringa vil gi synergieffektar både når det gjeld dimensjonering og drift av bygningar, brukartenester og digitalisering. Regjeringa vil ta stilling til å setje i gang utbygginga på grunnlag av eit forprosjekt med økonomisk ramme.

Både Riksarkivet og fleire av statsarkiva vil ha tilnærma fulle magasin om nokre få år. Overføring av materiale til sentraldepotet skal derfor starte så snart arkivbygget på Tynset står ferdig. Arkivverket har sett i gang ei utgreiing av kva slags materiale som passar best for slik overføring.

Sentraldepotet for Arkivverket skal vere eit fjernarkiv for institusjonane i etaten, og ansvaret for arkivmateriale frå høvesvis sentral og regional statsforvaltning skal framleis liggje i Riksarkivet og i statsarkiva. Likevel er det venta at oppbygginga av tenestetilbodet til sentraldepotet vil påverke arbeidsfordelinga i etaten. Det vil vere rasjonelt at sentraldepotet i somme høve tek imot avleveringar direkte frå forvaltninga, og at depotet tilbyr brukartenester direkte til dei som tek kontakt. Dette fører til at det må leggjast til rette for mottak og ordning av arkiv saman med ei brukarteneste. Riksarkivaren vil leggje til rette for rasjonelle løysingar. Det kan føre til endringar i etablerte arbeidsformer.

Riksarkivaren vil i arbeidet med utvikling og utprøving av nye metodar vurdere kva for funksjonar som kan leggjast til sentraldepotet. Riksarkivaren vil òg sjå på om viktige fellestenester i Arkivverket, og som ikkje må liggje i Riksarkivet, bør plasserast i arkivmiljøet på Tynset. Ei fellesteneste som peiker seg ut i den samanhengen, er massedigitalisering.

Arkivverket bør leggje opp til eit aktivt samspel mellom sentraldepotet og Norsk helsearkiv.

1.2.2.4 Langtidslagring av digitalt materiale

Digitalt materiale krev ikkje store magasinareal. Derimot trengst det stor lagringskapasitet på dei informasjonstekniske systema. Eit moderne digitalt magasin er basert på online-lagring på store serverar, mens reservekopiar blir lagde på teipkassettar som er styrte av ein eller fleire teiprobotar. Slike lagringssystem kan byggjast ut til ein enorm kapasitet, og det er ikkje noko teknisk problem å handtere dei datamengdene som Arkivverket vil ha ansvaret for å ta vare på i rimeleg framtid.

Arkivverket har bygd opp eitt digitalt magasin for heile etaten i Riksarkivet. Dette magasinet blir bygd ut etter kvart som lagringsbehovet aukar. Materiale som er digitalisert frå papir eller andre analoge medium, utgjer det desidert største volumet. Det er fordi det trengst høg oppløysing i skanninga om ein skal få gode digitale kopiar. Digitalt skapt materiale tek gjennomgåande mykje mindre plass per dokumentside.

For å halde materialet ved like over tid må det kopierast til nye medium med jamne mellomrom og konverterast til nye plattformer i tråd med den teknologiske utviklinga. På den måten skil dei digitale depotoppgåvene seg frå dei tradisjonelle oppgåvene knytte til papirarkiv. Det digitale materialet tek ørande liten fysisk plass, men krev stadig teknologisk utvikling og vedlikehald.

Dei store utfordringane i Arkivverkets handtering av digitale arkiv knyter seg først og fremst til arkivfaglege spørsmål og koplinga mellom arkivfaglege behov og IT-baserte løysingar.

Utfordringane i handteringa av digitalt materiale er i hovudsak dei same innanfor alle samfunnssektorar. Riksarkivaren skal ha eit nasjonalt ansvar for å initiere og organisere samarbeidsløysingar om digitalisering, digital tilgjengeleggjering og formidling, i tillegg til andre typar nettbaserte tenester på arkivområdet.

1.2.3 Kommunal sektor

1.2.3.1 Innleiing

Utfordringane i kommunal sektor er knytte til å etterleve krava som følgjer av arkivlova og forskrift om offentlege arkiv. For kommunar og fylkeskommunar er det ei utfordring å ha system som sikrar at bevaringsverdig materiale blir arkivert, at arkiva blir bevarte i samsvar med lova og forskriftene til lova, og at materialet blir tilgjengeleg for bruk. Den viktigaste utfordringa for Kulturdepartementet og Arkivverket blir å rettleie og føre effektivt tilsyn med sektoren.

1.2.3.2 Riksrevisjonens rapport om arkiva i kommunal sektor

Riksrevisjonen la i 2010 fram Dokument 3:13 (2009–2010). Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor.

Granskinga til Riksrevisjonen synte at tilstanden for kommunale og fylkeskommunale arkiv ikkje er tilfredsstillande, og at mange kommunar og fylkeskommunar ikkje oppfyller lovbundne krav. Granskinga viste at Arkivverket førte for lite tilsyn med kommunal sektor, og at funn frå tilsyna verken vart rapporterte inn eller følgde opp. Riksrevisjonens gransking peikte på veike sider i Kulturdepartementets styringsinformasjon og i styringsdialogen med Arkivverket om oppfølginga av kommunal arkivsektor.

Desse manglane og utfordringane i kommunale arkiv vart drøfta i rapporten frå Riksrevisjonen:

• Mange kommunar og nokre fylkeskommunar manglar tilfredsstillande lokale.

• Rundt 70 kommunar (vel 15 pst. av alle) har verken eiga depotordning eller er medlem av IKA e.l.

• Det er store etterslep på ordning og tilgjengeleggjering av kommunalt papirbasert arkivmateriale, også for materiale som er avlevert til arkivdepot.

• Tilstanden er endå dårlegare når det gjeld bevaring og tilgjengeleggjering av digitalt skapt materiale.

• Når kommunane set ut kommunale tenester for konkurranse, medrekna lovbundne oppgåver, blir desse tenestene til vanleg mykje dårlegare dokumenterte dersom kommunen ikkje set krav til at oppdragstakaren skal følgje reglane for offentlege arkiv.

Dei manglane Riksrevisjonen har peikt på i den overordna statlege styringa, kan summerast opp slik:

• Utfordringane i kommunal arkivsektor er i liten grad tema i styringsdialogen mellom Kulturdepartementet og Arkivverket, og Arkivverkets rapportering gir i liten grad informasjon om tilstanden og utviklinga i kommunal arkivsektor.

• Riksarkivarens tilsyn med kommunal sektor har vore svært avgrensa dei siste ti åra, og tilsynet er lite samordna i etaten.

• Kassasjonsreglane for kommunar og fylkeskommunar er ikkje oppdaterte i samsvar med utviklinga i forvaltninga.

• Arkivverket gir i liten grad direkte rettleiing til kommunar og fylkeskommunar.

I handsaminga av rapporten uttrykte Stortingets kontroll- og konstitusjonskomité:

«Komiteen vil understreke at uerstattelig materiale både har gått tapt og står i fare for å gå tapt dersom ikke arkivrutinene i kommunene bedres. Komiteen mener dette svekker innbyggernes rettssikkerhet, og at det er behov for en styrket oppfølging fra statlig side. Komiteen forutsetter derfor at Kulturdepartementet både reviderer regelverket og følger opp den kommunale arkivsektoren tettere.» (Innst. 78 S (2010–2011))

I Prop. 1 S (2010–2011) opplyste Kulturdepartementet at det er teke initiativ overfor Riksarkivaren for å møte dei utfordringane Riksrevisjonens rapport peiker på. Handtering av utfordringane krev kraftig intensivert innsats om ein skal komme opp på eit tilfredsstillande nivå. Bevaring og tilgjengeleggjering av eigne arkiv er av dei lovbundne oppgåvene som kommunar og fylkeskommunar skal løyse innanfor ramma av det kommunale sjølvstyret. Dette er i tråd med det som gjeld for dei fleste oppgåvene i kommunal sektor, og det fører mellom anna til at oppgåvene må prioriterast innanfor det rammetilskotet som kommunane og fylkeskommunane disponerer. Trass i manglane som er avdekte i kommunal sektor, har situasjonen betra seg dei siste 10–15 åra. Det kjem mellom anna av desse generelle tiltaka:

• etablering av IKA

• oppdatering av forskriftsparagrafar retta spesifikt inn mot kommunal sektor og mot digitalt skapt arkivmateriale

• årleg gjennomføring av utdanningstiltak på høgt nivå

• ajourføring og vidareutvikling av Noark-standarden, som m.a. sikrar forskriftsmessig journalføring og arkivering av saksdokument, og som i siste versjon også legg grunnlag for standardisert dokumentfangst i spesialiserte fagsystem

• fagleg samarbeid med og rettleiing til kommunale arkivinstansar som byarkiv, IKA og fylkesarkiv

Riksarkivaren meiner desse tiltaka har hatt større effekt enn det ein ville oppnådd med tilsvarande ressursbruk retta mot kvar kommune og fylkeskommune. Departementet viser til dette.

Arkivverket har ansvaret for rettleiing, tilsyn, godkjenning og pålegg, og Arkivverket er i gang med å systematisere og forsterke tilsyns- og rettleiingsfunksjonane for kommunal sektor. Arkivverket skal bruke eit breitt spekter av verkemiddel i ein målretta aktivitet for at arkivarbeidet i kommunar og fylkeskommunar skal oppfylle reglane i arkivlova og arkivforskriftene. I dette arbeidet må det leggjast vekt på eit nært samspel og samarbeid med dei arkivfaglege miljøa og institusjonane som er etablerte i kommunal sektor.

Kulturdepartementet skal i styringsdialogen med Arkivverket fastsetje klarere resultatkrav og krav til rapportering frå tilsyns- og rettleiingsarbeidet. Arkivverket skal i den samanhengen vurdere om tilsyn, rettleiing og andre verkemiddel er effektive for å nå resultatkrava i kommunal arkivsektor.

Riksarkivaren vil vurdere om normalinstruksen for depot i kommunar og fylkeskommunar bør reviderast og få rang av forskrift. I tilknyting til dette skal det vurderast om regelverket for arkivdepotordningar i kommunar og fylkeskommunar er godt nok til at materialet blir bevart og tilgjengeleggjort.

Langtidsbevaring av digitalt materiale i kommunal sektor er ei oppgåve som berre unntaksvis kan løysast av enkeltkommunar, og normalt vil det heller ikkje vere gagnleg at interkommunale arkiv eller fylkeskommunale arkiv etablerer sine eigne digitale depot. Det kjem av dei strenge krava ein set til kompetanse, system og utstyr for å etablere slike løysingar, og det vil derfor bli altfor kostbart å spreie slike løysingar på fleire etter måten små einingar. Når det gjeld staten, har Arkivverket valt å leggje eit sentralt digitalt depot til Riksarkivet. Gjennom etableringa av Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) er store delar av kommunesektoren dekt opp. På sikt er det ei målsetjing for KDRS å kunne bli eit nasjonalt depot på kommunal side.

Det er etablert eit godt samarbeid mellom Riksarkivaren og kommunale arkivmiljø om utvikling av metodar og tekniske løysingar for eit moderne digitalt depot (DIAS-prosjektet). Denne løysinga vil i første omgang bli implementert i Riksarkivet i 2012. DIAS-prosjektet og forgreiningar av det skal etter planen førast vidare også i åra framover.

Riksarkivaren skal ha eit nasjonalt ansvar for å føre dette samarbeidet vidare og utvide det til også å omfatte organisatoriske løysingar for eitt eller fleire digitale depot for kommunal sektor. Kommunesektorens organisasjon, KS, bør trekkjast inn som ein aktiv samarbeidspartnar i utforminga av dei organisatoriske løysingane.

Massedigitalisering av analogt arkivmateriale (papir, mikrofilm o.a.) for nettbasert publisering er ei oppgåve som kan gi publikum radikalt betre tilgang til arkiva også i kommunal sektor. Også her kan det vere aktuelt å etablere meir eller mindre sentraliserte løysingar, eventuelt i eit samarbeid mellom statleg og kommunal sektor.

Bevarings- og kassasjonsregelverket bør oppdaterast. Riksarkivaren har utarbeidd forslag til nye felles bevarings- og kassasjonsreglar for statsforvaltninga og nye bevarings- og kassasjonsreglar for fylkeskommunale og kommunale arkiv.

I arbeidet med revisjonen av arkivlova skal ein vurdere om regelverket for arkivdepotordningar i kommunar og fylkeskommunar er tilstrekkeleg til at materialet blir bevart og gjort tilgjengeleg.

Som ein del av Riksarkivarens rettleiings- og tilsynsfunksjon skal etaten medverke til at det blir etablert digitale depotordningar for kommunal sektor. Dette skal skje i nært samspel med relevante aktørar i sektoren.

1.2.3.3 Konkurranseutsetjing i kommunal sektor

Mange kommunar har valt å kjøpe tradisjonelle kommunale tenester frå interkommunale selskap, aksjeselskap, føretak eller frå private. Det kan handle om lovbundne oppgåver eller oppgåver som kommunane gjennomfører på eige initiativ, mellom anna eldreomsorg, barnevern og rusmiddelomsorg.

Riksarkivaren tilrår at reglane for offentlege arkiv skal følgjast når tenester blir konkurranseutsette, og at dette inngår i avtalen med den private verksemda. Særleg for lovbundne oppgåver er dette viktig. Denne delen av offentlege kjøp er ikkje regulert i arkivlova. I arbeidet med revidering av arkivlova vil departementet leggje fram endringar som gjer at verksemder som utfører oppgåver på vegner av det offentlege, skal ha pålegg om å følgje regelverket for offentlege arkiv.

1.2.3.4 Primærhelsetenesta

Kommunane har ansvaret for primærhelsetenestene.

Pasientjournalar som skal bevarast i spesialisthelsetenesta, skal avleverast til Norsk helsearkiv. Ansvaret for pasientjournalar i primærhelsetenesta ligg hos kvar kommune og fylkeskommune.

I arbeidet med revisjon av arkivlova vil departementet vurdere om handtering og oppbevaring av elektroniske pasientjournalar i primærhelsetenesta i kommunal sektor bør regulerast i lov eller forskrift. Departementet vil òg vurdere behovet for å regulere handteringa og oppbevaringa av elektroniske pasientjournalar hos private ytarar av helsetenester. Kommunesektorens organisasjon, KS, bør trekkjast inn i dette arbeidet.

1.2.4 Privatarkiv

1.2.4.1 Innleiing

Ein samla samfunnsdokumentasjon set som vilkår at arkiva både frå statleg, kommunal og privat sektor blir bevarte og tilgjengeleggjorde. Dagens situasjon er at privat sektor er klart underrepresentert i høve til dei to andre.

Det er ingen lovheimla reglar som regulerer arkivskaping i privat sektor.

Offentlege arkivinstitusjonar har til vanleg ikkje fått pålegg om å ta vare på privatarkiv. Det er ei oppgåve dei gjer ut frå ei vurdering av dokumentasjonsbehovet til samfunnet, og som oppdragsgivaren deira gir dei rett til å utføre. Med eit slikt utgangspunkt er det vanskeleg å gi privatarkivarbeidet høg prioritet, i konkurranse med lovbundne oppgåver knytte til offentlege arkiv. Konsekvensen er at privatarkiva kjem dårleg ut når det gjeld tilrettelegging for bruk.

Samfunnsrolla til private aktørar kan ikkje framstillast på ein dekkjande måte utan at ein har tilgang til deira eige arkivmateriale – anten det gjeld hjørnesteinsbedrifter i regionen og lokalsamfunnet, store konsern på nasjonalt nivå, organisasjonar på ulike nivå og ulike samfunnsområde eller minoritetar i samfunnet.

1.2.4.2 Private verksemder med offentleg tilknyting

I ei særstilling står arkiv etter private verksemder med offentleg tilknyting. Arkivlova set andre krav til kommunale og statlege arkiv enn til private. Det har derfor mykje å seie for arkiva kva status ei verksemd har.

Arkivlova har eit meir avgrensa virkefelt enn offentleglova. Fleire sjølvstendige rettssubjekt som kjem inn under offentleglova, og som dermed er pliktige til å føre journal, fell ikkje innanfor arkivlovas virkeområde for offentlege arkiv. Slik reglane er utforma i dag, kan det vere ein fare for at desse verksemdene journalfører eit dokument som dei deretter kasserer. Dermed blir det ikkje mogleg å få innsyn i dokumentet i samsvar med reglane i offentleglova. Ei løysing er å fastsetje arkiveringsplikt for slike sjølvstendige rettssubjekt. Ei anna løysing kan vere å harmonisere virkeområda for offentleglova og arkivlova, slik at reglane om offentlege arkiv i arkivlova fullt ut blir gjeldande også for dei verksemdene som i dag berre har journalføringsplikt, men ikkje arkiveringsplikt.

Departementet vil setje i gang eit arbeid med å revidere virkeområdet for arkivlova, slik at alle dokument som er journalføringspliktige etter offentleglova, også blir arkivpliktige etter arkivlova. I arbeidet med revisjonen av arkivlova skal ein vurdere behovet for å presisere påbodet om å følgje reglane for offentlege arkiv ved skifte frå offentleg til privat status.

1.2.4.3 Arkiv etter bedrifter, organisasjonar og privatpersonar

Bevaring av arkiv etter bedrifter, organisasjonar og privatpersonar tek utgangspunkt i ei vurdering av kva slags materiale som er bevaringsverdig.

Det er grunn til å streke under behovet for ei systematisk vurdering av kva slags arkiv frå privat sektor, og kva slags materiale i desse arkiva, som skal representere privat sektor innanfor ramma av ein samla samfunnsdokumentasjon. Ein slik systematikk i privatarkivarbeidet eksisterer i for liten grad i dag.

Departementet legg til grunn at Riksarkivaren med utgangspunkt i ansvaret han er tildelt etter arkivlova, konkretiserer nivået for bevaring av privatarkiv i Noreg. Ramma for denne konkretiseringa er at arkiv frå privat sektor skal vere tilfredsstillande representerte i ein samla samfunnsdokumentasjon. Konkretiseringa av nivået bør skje i samspel med andre viktige aktørar på arkivområdet, både organisasjonar og institusjonar.

På dette grunnlaget bør Riksarkivaren utarbeide ein ny strategi for privatarkivarbeidet i Noreg. Strategien bør basere seg på eit breitt samarbeid over heile arkivområdet – inkludert å utnytte dei vilkåra som ligg føre for eit samspel med aktørar i privat sektor. Utgangspunktet for departementet er at staten skal ha ei sentral rolle som pådrivar og koordinator i arbeidet med privatarkiva, samstundes som ein utnyttar dei vilkåra for bevaring og tilgjengeleggjering som ligg i Arkivverket. For å få handteringa av privatarkiv opp på eit tilfredsstillande nivå, trengst det eit breitt samspel, mellom anna med aktørar i privat sektor.

Eit samspel med private aktørar må skje på frivillig basis. Arkivlova gir ingen generell heimel for å gi påbod til private aktørar om å ta vare på arkiva sine eller inngå i eit samarbeid med det offentlege om arkivbevaring. Offentlege arkivinstansar bør opplyse om kor viktig det er å dokumentere den rolla private aktørar har i samfunnet, og på den måten medverke til ei brei forståing av relevansen til privatarkiva. Berre ved at dei private aktørane sjølve ser kor viktig det er å dokumentere si eiga verksemd, kan det skapast ei tilfredsstillande handtering av privatarkiva.

Med utgangspunkt i Riksarkivarens retningslinjer for privatarkivarbeidet (arkivlova § 14) er det på regionalt nivå etablert eit landsdekkjande nettverk av koordinerande institusjonar i privatarkivarbeidet. Dei skal fungere som regionale kompetansesenter og vere med på å koordinere arkivarbeidet i fylka sine.

Eit anna verkemiddel etter arkivlova er at Riksarkivaren kan registrere visse privatarkiv som «særskilt verneverdige» og krevje å få kopi av slike arkiv dersom dei blir førte ut av landet eller står i fare for å gå tapt.

Lovproposisjonen for arkivlova set som vilkår at Riksarkivaren har eit koordineringsansvar for arbeidet med å bevare privatarkiv.

Departementet vil vurdere om denne oppgåva bør gjerast tydelegare ved at formuleringa frå lovproposisjonen blir teken inn i sjølve lovteksten.

1.2.4.4 Privatarkiv i musea

Musea oppbevarte 27 600 hyllemeter privatarkiv ved utgangen av 2010. Dette var 30 pst. av det som samla var bevart av privatarkiv i Noreg.

Departementet meiner at det er best å ta hand om satsinga på privatarkiv i musea som ein integrert del av museumsforvaltninga. Det vil seie at arbeidet med arkiv i museum bør skje innanfor ramma av det utviklingsarbeidet og den mål- og resultatstyringa som er skissert for Norsk kulturråd på museumsområdet.

1.2.4.5 Norsk kulturråd

I samband med overføringa av oppgåver og årsverk frå ABM-utvikling til Nasjonalbiblioteket, Norsk vitenskapsindeks og Norsk kulturråd vart det signalisert at departementet ville vurdere om alle eller delar av årsverka knytte til arkiv skulle leggjast til Arkivverket.

Oppgåvene til ABM-utvikling på arkivområdet var å drive aktivt, strategisk utviklingsarbeid og arbeide med heile spekteret av funksjonar innanfor arkiv. Med overføringa av arkivoppgåvene til Norsk kulturråd har Kulturrådet vidareført dette breie mandatet i 2011 og 2012. Ut frå arkivlova har Riksarkivaren samstundes det overordna statlege ansvaret for heile arkivsektoren. På arkivområdet er det dermed to statlege etatar: Norsk kulturråd som utviklingsaktør og Riksarkivaren/Arkivverket som overordna fagetat.

Departementets vurdering er at oppgåva som generell utviklingsaktør ikkje gir ei god klargjering av grunnlaget for oppgåvedelinga og samarbeidet mellom Arkivverket og Kulturrådet. Som overordna fagetat må Arkivverket òg drive utviklingsverksemd.

Når det gjeld statens ansvar generelt for privatarkiva, ligg det til Riksarkivaren. Dette gjeld også privatarkiv som blir oppbevarte utanfor Arkivverket.

Ei klargjering av det statlege ansvaret for privatarkiv tilseier at det overordna ansvaret og fullmakta til Riksarkivaren står ved, og at oppgåvene til Kulturrådet omfattar tilrettelegging, koordinering og utvikling av arkivsamlingane til musea. Departementet legg til grunn at løyvinga over statsbudsjettet – kap. 320, post 77 Prosjekt- og utviklingstiltak på museums- og arkivfeltet – blir vidareført. I den samanhengen er det naturleg at Kulturrådet rettar støtteordninga for privatarkiv inn mot museumsfagleg relevante arkivprosjekt.

Departementet legg til grunn at kulturvern framleis vil vere eit hovudområde i Kulturrådets forvaltning av Kulturfondet, og at arkiv og arkivfaglege utfordringar vil inngå i arbeidet.

1.2.5 Organisering

1.2.5.1 Innleiing

Det er store skilnader mellom arkivorganisasjonane i statleg og kommunal sektor. Dette heng saman med at statlege og kommunale etatar generelt sett er ulikt organiserte. Statlege etatar har eit nasjonalt ansvar, og mange av dei har kvar for seg ein landsomfattande organisasjon med éi sentral og fleire regionale og til dels også lokale einingar. Innanfor ansvarsområdet sitt dekkjer dei altså den statlege verksemda for heile landet. Kommunale verksemder har på tilsvarande måte eit samla kommunalt ansvar innanfor sitt arbeidsområde, men avgrensa til det geografiske området for kommunen.

I samsvar med den statlege organisasjonsmodellen er det i statleg sektor éin etat, Arkivverket, som har ansvaret for å bevare og tilgjengeleggjere arkiv som ikkje lenger er i aktiv bruk hos arkivskaparane. Arkivverket er organisert som andre statlege etatar med éin sentral og fleire (i dette tilfellet åtte) regionale einingar i tillegg til to spesialeiningar. Denne parallelliteten med andre etatar gjer det enkelt og rasjonelt for Arkivverket å føre tilsyn med statlege etatar både sentralt og regionalt, og organiseringa av etaten høver også godt til å koordinere arkivhandtering nasjonalt der dette er tenleg.

I kommunal sektor er det berre ein del større byar og nokre av fylkeskommunane som har organisert eigne arkivdepot. Dei fleste kommunar er med i eit samarbeid med andre om å etablere og drive eit arkivdepot. Den vanlegaste organisasjonsforma er interkommunale arkiv (IKA). Interkommunale einingar utfører mellom anna depotoppgåver på vegner av medlems- og eigarkommunar, men etter arkivforskrifta ligg ansvaret for arkiva framleis hos kvar kommune. Kommunane har både eigedomsrett til og reelt herredømme over arkiva sine.

Fellesordningar av denne typen er godt skikka til å ta hand om behovet til kommunane for depotfunksjonar. Organisert samarbeid vil til vanleg vere rasjonelt samanlikna med å etablere eigne depot i kvar kommune. Det gir òg eit godt grunnlag for å etablere kompetente og stabile fagmiljø. Når det likevel enno er store manglar knytte til depotfunksjonane i kommunal sektor, kjem det i særleg grad av utilstrekkeleg handteringskapasitet i dei fleste interkommunale arkivdepota og manglande breiddekompetanse i å handtere digitalt arkivmateriale. Det interkommunale samarbeidet har likevel medverka sterkt til den positive utviklinga som har skjedd i kommunal sektor, og denne lærdommen tilseier at dette samarbeidet bør styrkjast både kvantitativt og kvalitativt. Det er behov for å samarbeide på eit endå breiare plan – nasjonalt eller regionalt – for å kunne ta hand om behova for langtidsbevaring av digitalt materiale.

Det er eit viktig samspel og samarbeid som går føre seg mellom statlege og kommunale arkivinstitusjonar. Dels er dette ein nødvendig faktor i utøvinga av tilsyns- og rettleiingsansvaret som Riksarkivaren har etter arkivlova. Men det går mykje lenger enn som så. Statlege og kommunale arkivinstitusjonar er delar av eit felles nasjonalt arkivfagleg miljø som gjer seg gjeldande på ulike område.

Fleire av dei interkommunale arkiva leiger lokale hos statsarkivet i det aktuelle distriktet og held til i same bygningen. Førebels er integreringa av tenestetilbodet nokså avgrensa, og det er utan tvil potensial for å oppnå større synergigevinstar både for verksemdene og brukarane deira gjennom eit tettare samarbeid.

Det er særleg omsynet til formidlings- og brukartenestene som taler for eit tett samspel mellom kommunale og statlege arkivinstitusjonar i regionane.

Dette har aktualisert spørsmålet om korleis samarbeidet mellom kommunale og statlege arkivinstansar bør organiserast for å oppnå best mogleg effekt i form av betre brukartenester og rasjonelle arbeidsprosessar.

1.2.5.2 Kartlegging av alternative organisatoriske løysingar – Nysæter-utvalet

I St.meld. nr. 48 (2002–2003) Kulturpolitikk fram mot 2014 foreslo departementet å granske og drøfte ei alternativ organisering av arkiva.

Riksarkivaren sette i 2003 ned eit utval som fekk i oppgåve å greie ut og fremme grunngitte forslag til vidare utvikling av arkivinstitusjonar i kommunal sektor.

Nysæter-utvalet skisserte konkret tre ulike modellar. Dei vart kalla IKA-modellen, arkivsentermodellen og regionarkivmodellen, og dei to første modellane vart rekna som steg på vegen mot ei realisering av regionarkivmodellen. Både IKA- og arkivsentermodellane bygde vidare på den eksisterande organisasjonsstrukturen med sjølvstendige arkivinstitusjonar for kvart forvaltningsnivå. Regionarkivmodellen skisserte ein ny institusjonstype med bevaring av arkivmateriale på tvers av forvaltningsnivåa.

Nysæter-utvalet konkluderte med at det på sikt er regionarkivmodellen som representerer den beste organisatoriske løysinga for eit framtidsretta regionalt arkivarbeid.

Riksarkivaren sende innstillinga frå Nysæter-utvalet ut på høyring. Av dei som tok stilling til organisasjonsmodellen, meinte om lag halvparten at ein arkivsentermodell eller ei anna form for blandingsmodell ville gi det beste resultatet. Den andre halvparten tok til orde for regionarkiv i ei eller anna form.

I ei oppsummering med forslag til ein nasjonal arkivpolitikk avviste Riksarkivaren regionarkivmodellen. Han streka under at arkivsentermodellen representerte ein tilrådeleg politikk som kunne realiserast i nær framtid, og at Arkivverket for sin del var innstilt på å gjennomføre samlokaliseringar med andre institusjonar der tilhøva låg til rette.

Vurdering av organisatoriske verkemiddel på regionalt nivå

Departementet ser det som eit viktig mål for ein nasjonal arkivpolitikk å etablere gode og tenlege formidlings- og brukartenester, slik at samfunnet får informasjon om og tilgang til eit breitt spektrum av arkivmateriale uavhengig av kvar det er skapt. Dette tilseier eit tett samarbeid på tvers av forvaltningsnivåa i offentleg sektor.

Samstundes må ein ta omsyn til den nære tilknytinga arkiva har til opphavssituasjonen og den verksemda der dei vart skapte.

Departementet vil framleis leggje til grunn at det er eit statleg ansvar og ei statleg oppgåve å ta vare på statens eigne arkiv og ha fullt herredømme over dei. Staten har ei stor eigeninteresse i å kunne dokumentere si eiga verksemd både frå ei nær og ei fjernare fortid, og staten har eit tilsvarande dokumentasjonsansvar overfor samfunnet elles. Det er derfor ikkje aktuelt å vurdere ordningar der staten gir frå seg sitt regionale arkivmateriale til arkivinstitusjonar som er utanfor statleg styring. Ei slik ordning ville òg vere lite tenleg med tanke på den viktige nasjonale koordineringa og samordninga som Arkivverket står for i dag.

Det er heller ikkje aktuelt å vurdere ordningar der kommunale eller fylkeskommunale instansar overlèt ansvaret for arkiva sine til instansar utanfor forvaltninga. Og ei generell statleg overtaking av dei kommunale og fylkeskommunale arkiva ville vere eit tiltak som rokkar ved grunnleggjande prinsipp i det kommunale sjølvstyret.

På dette grunnlaget finn ikkje departementet at føresetnadene er til stades for å drøfte vidare ei ordning med regionarkiv på tvers av forvaltningsnivå, slik Nysæter-utvalet i si tid foreslo.

Derimot er det grunn til å utnytte mykje betre enn i dag dei løysingane som ligg i arkivsentermodellen, der statlege og kommunale arkivinstansar inngår i eit organisert og forpliktande samarbeid om bruk av arkivlokale, felles brukartenester, formidlingstiltak o.a. Når vilkåra ligg til rette for det, bør arkivsentra etter ein slik modell kunne utvidast til kulturvernsenter, der også museum og bibliotek er med. Denne typen samarbeid er særleg aktuelt der fleire institusjonar kan samlokaliserast og etablere fellestenester på staden.

Det er endå meir aktuelt med eit organisert samarbeid om nettbaserte tenester, der samarbeidet kan skje uavhengig av den fysiske plasseringa til institusjonane. Eit godt eksempel på slikt samarbeid er nettstaden Arkivportalen.no, der heile Arkiv-Noreg legg ut sine digitale katalogar.

Departementet legg til grunn at Riksarkivaren gjennom Arkivverket skal vere ein pådrivar i å etablere organiserte samarbeidsløysingar både i nasjonal samanheng og på det regionale planet. Dette gjeld både nettbaserte tenester og samarbeid om tenester og funksjonar på staden i regionale arkivsenter.

1.2.5.3 Framtidig organisering av Arkivverket

Regjeringa vil med denne meldinga òg orientere Stortinget om retninga for den framtidige organiseringa av Arkivverket.

Arkivverket er statens fagetat på arkivområdet. Etaten har ein landsomfattande organisasjon med eit sentralorgan, Riksarkivet, og åtte regionale institusjonar, statsarkiv. I tillegg kjem to meir spesialiserte einingar med landsomfattande oppgåver: Samisk arkiv og det komande Norsk helsearkiv. Både Riksarkivet og etaten er styrte av Riksarkivaren.

Riksarkivaren og Arkivverket skal framleis ha ansvar og styringsrett for å betre arkivfunksjonane i samfunnet. Fullmakta er gitt i lover og forskrifter. Ei klargjering av Arkivverkets ansvar kan styrkje innsatsen til etaten.

Det er behov for statleg innsats på det regionale planet. Statsarkiva bør derfor ha kapasitet og nødvendig handlingsrom til å yte tilstrekkeleg innsats regionalt. Når tilhøva ligg til rette for det, bør statsarkiva inngå i eit organisert samarbeid med andre arkiv- og kulturverninstitusjonar. Det vil vere ei utfordring å skape ein fruktbar balanse mellom nasjonal samordning og regionalt handlingsrom i etaten. I tillegg må den nye spesialeininga, Norsk helsearkiv, og det planlagde sentraldepotet for etaten integrerast i Arkivverkets framtidige organisasjon og arbeidsfordeling.

Riksarkivet

Som depotinstitusjon har Riksarkivet ansvaret for den sentrale statsforvaltninga. I tillegg skal Riksarkivet vere det saksførebuande og sakshandsamande organet til Riksarkivaren i utøvinga av arkivrett og leiing av etaten.

Riksarkivet bør framleis vere sentralorgan, depotinstitusjon og saksførebuande og sakshandsamande organ for Riksarkivaren. Dette er ikkje til hinder for å plassere etatskoordinerande oppgåver i eit statsarkiv eller i ei av spesialeiningane når vilkåra tilseier det.

Statsarkiva

Dei åtte statsarkiva skal både ta hand om regionale oppgåver tilpassa behova i regionen og inngå i eit nasjonalt samspel for å ta hand om nasjonens arkivfunksjonar på ein profesjonell og tenleg måte. Dei to oppgåvetypane heng saman.

Det er klart at papirperioden ikkje på langt nær er over i arkivsamanheng. Dei viktigaste regionale oppgåvene knytte til statlege papirarkiv vil i tida framover vere å ta imot avleveringar, forvalte heile arkivmaterialet og tilgjengeleggjere og formidle materialet. Det er ein fordel at arkivdepota ligg geografisk nær statsinstitusjonane som skal avlevere arkivmateriale.

Alle alternative måtar å utvikle regionale arkivsenter på krev at det eksisterer eit nettverk av statsarkiv i regionane. Vilkåra bør leggjast til rette for at statsarkiva kan spele ei sentral rolle i etablering og drift av slike integrerte løysingar.

Nettverket av statsarkiv i regionane bør òg av den grunn haldast oppe. Departementet går likevel ut frå at Riksarkivaren gjennomfører ei kontinuerleg vurdering av arbeidsoppgåvene i statsarkiva og ansvarsfordelinga i etaten. Det er grunn til å rekne med at statsarkiva, i tillegg til dei regionale oppgåvene, også kan ta på seg ein del oppgåver for etaten under eitt, uavhengig av geografisk tilknyting. Ei slik utplassering av etatsoppgåver kan vere med på å styrkje det regionale elementet i etaten og utnytte fagkompetansen og kreativiteten på ein optimal måte. I dag er det ein del tilløp til slik arbeidsfordeling. Riksarkivaren bør byggje vidare på desse tilløpa og vurdere om det er grunnlag for å styrkje fellesoppgåvene i regionane.

Samisk arkiv

Oppgåvene til Samisk arkiv omfattar samisk kulturarv frå heile landet, endå om tyngdepunktet ligg i Finnmark og Troms.

Det er ein føresetnad at Samisk arkiv skal kunne drive aktivitetar som ikkje er så vanlege i arkivinstitusjonar, medrekna innsamling av munnleg samisk materiale gjennom lydopptak.

Samisk arkiv er lokalisert i Kautokeino. Ei spesiell utfordring knyter seg til materiale frå områda utanfor det nordsamiske området. I tillegg til store geografiske avstandar er det her store språklege skilnader. Dei største utfordringane gjeld etterslepet av ordning i dei arkiva som alt er mottekne, og behovet for kartlegging av bevaringsverdig materiale i dei samiske miljøa.

Den samiske kulturen går over landegrensene på Nordkalotten. Samisk arkiv bør derfor vurdere eit samarbeid med arkivbevaringsinstitusjonar i Finland og Sverige. I Finland skal det etablerast ein samisk arkivinstitusjon i Enare, og vilkåra vil derfor liggje til rette for eit samarbeid med den.

1.2.6 Digitalt skapt materiale

1.2.6.1 Innleiing

Den første store utfordringa i arkivskapinga er å identifisere dokumenta, ta stilling til kva som skal arkiverast, og sjå til at desse dokumenta blir fanga opp i tide og lagra på ein måte som sikrar bevaring og tilgang både på kort og lang sikt.

Den andre kritiske fasen kjem når dokumenta skal takast ut av det opphavlege systemet (på fagspråket kalla uttrekk) og overførast til eit system for langtidslagring, til vanleg kombinert med avlevering til eit arkivdepot. Utfordringa ligg her i å sikre integriteten og autentisiteten til dokumenta, bevare dei i sin rette samanheng og dokumentere prosessar og prosedyrar på ein slik måte at ettertida har tillit til at dokumenta er det dei gir seg ut for å vere.

Ein tredje kritisk fase melder seg kvar gong arkivmaterialet må migrerast (flyttast) til nye medium og nye teknologiske plattformer. Det er nødvendig for å sikre at dokumenta er tilgjengelege og lesbare etter teknologiske endringar. Også her krevst det sikre og dokumenterte prosessar og rutinar for å halde ved lag autentisiteten og tilliten til at dokumenta er autentiske.

I tillegg kjem at dokumenta på alle stadium skal vere tilgjengelege for autorisert bruk.

1.2.6.2 Strategiar for e-forvaltning

Målet for regjeringa er at den statlege forvaltninga så langt det er mogleg skal vere tilgjengeleg på Internett. Kommunikasjonen mellom forvaltninga, innbyggjarane og næringslivet skal som hovudregel vere nettbasert. Dei mest avanserte tenestene omfattar samarbeid mellom fleire verksemder om å utføre tenesta. Eit gjennomgåande tiltak for både å tilby avanserte sjølvbeteningstenester og å effektivisere forvaltninga er samordning og standardisering. Utvikling av felles IKT-komponentar og felles arkitekturprinsipp for offentleg sektor har vore viktige prinsipp i dette arbeidet. Gjenbruk av felles IKT-komponentar medverkar til kostnadseffektivitet og standardisering, mens felles arkitekturprinsipp først og fremst skal ordne med samvirke mellom forskjellige løysingar.

Kommunesektoren ser eit stort behov for kommunal samordning på IKT-området. Hovudstyret i KS har vedteke å opprette KommIT, eit program for IKT-samordning i kommunesektoren 2012–2015. KS eig programmet, som skal styrast av eit programstyre som er samansett av representantar frå KS, kommunar og fylkeskommunar.

Gjennom etableringa av programmet vil kommunesektoren sitje i førarsetet for IKT- utviklinga i eigen sektor. KommIT skal saman med KS hjelpe til med å løyse oppgåver for å betre dagens utfordringar på IKT-området. KS og KommIT vil arbeide for meir samordning mellom statleg og kommunal sektor og ynskjer å gi klare signal om behovet for IKT-samordning også i staten.

KommIT skal operasjonalisere den nye digitaliseringsstrategien for kommunesektoren gjennom samordning av forvaltning og utvikling. Alt frå oppstarten hausten 2012 skal KommIT gjennomføre forvaltnings- og utviklingsoppgåver slik at sektoren på relativt kort sikt kan sjå gevinstar ved samordninga.

KS skal framleis ha det interessepolitiske ansvaret på vegner av kommunesektoren og halde fram med å vere premissgivar og bestillar for ei koordinert IKT-utvikling. Samarbeidet mellom KS og KommIT blir heilt avgjerande for å lykkast med samordninga av IKT-utviklinga i kommunesektoren.

Med basis i Noark-standarden er det også etablert eit ope nettbasert tenestetilbod for innsyn i offentlege journalopplysningar og saksdokument. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har ei sentral rolle i e-forvaltninga. Kulturdepartementet legg til grunn at Riksarkivaren samarbeider med andre aktørar, for eksempel Difi, om løysingar.

1.2.6.3 Bevaring av digitalt arkivmateriale

Store mengder dokumentasjon står i fare for å gå tapt, og det hastar med å trappe opp arbeidet med bevaring av digitalt arkivmateriale. Bevaringsarbeidet byrjar med dokumentfangst og arkivdanning, og deretter skal materialet lagrast for bruk både på kort og lang sikt. Under heile prosessen må ein ta omsyn til integriteten og autentisiteten i materialet.

Dokumentfangst og arkivskaping

Standardisering og regelverk er med på å halde den elektroniske arkivskapinga i forvaltninga innanfor visse rammer, slik at materialet skal kunne bevarast og brukast over lang tid, og slik at autentisiteten og integriteten blir sikra.

Men desse tiltaka er ikkje nok i seg sjølv. Ei utgreiing som vart gjennomført for Fornyings- og administrasjonsdepartementet og Difi i første kvartal 2011, viste for eksempel at kommunikasjon mellom fagsystem, og mellom fagsystem og andre system, i lang tid har vore fråverande. Det har ført til at mange av fagsystema har utvikla seg til proprietære IKT-system, «silosystem», det vil seie lukka system som kontrollerer meir eller mindre all funksjonalitet innanfor det aktuelle fagområdet, frå datalagring til sakshandsaming. For kommunane vil det seie at dei på den måten blir innelåste i leverandørspesifikke løysingar som ikkje er lagde til rette for utveksling av informasjon og kommunikasjon på tvers av systema i kommunen. Kommunikasjon med andre offentlege verksemder er endå vanskelegare. Rapporten viser til at det er fleire eksempel på at kostnader knytte til å integrere fagsystem med sakarkivsystem er større enn sjølve innkjøpet av systema.

Det er behov for arkivfagleg medverknad i utviklinga av elektroniske system som lagrar dokumentasjon. Med dårleg kvalitet på det digitale arkivmaterialet blir det også kostbart å bevare og gjere materialet tilgjengeleg for ettertida, ettersom det kan føre til eit omfattande etterarbeid.

Journalføring og arkivering av tekstmeldingar

Saksrelevant informasjon som blir send eller motteken som tekstmeldingar over mobiltelefonar er ikkje omtalt særskilt i forskrift om offentlege arkiv (arkivforskrifta). Kulturdepartementet sende på høyring eit forslag til endring av § 3-2 i arkivforskrifta. Høyringssvara viser at det er behov for meir utgreiing av saka. Det vil bli gjort som ledd i den større gjennomgåinga av arkivregelverket som denne meldinga legg opp til.

Lagring av digitalt materiale i staten

Statlege organ skal avlevere det digitale arkivmaterialet sitt til Arkivverket. Arkivverket har sentralisert sine digitale lagringsfunksjonar og har etablert eit digitalt magasin i Riksarkivet i samsvar med internasjonale standardar.

Det vil enno vere ei rekkje utfordringar i å etablere rasjonelle prosessar for mottak, testing, langtidslagring og tilgjengeleggjering av digitalt skapt materiale. Trass i at Riksarkivet har teke imot digitalt materiale sidan midten av 1980-åra, dukkar det opp nye utfordringar når mengda aukar radikalt, og når hovudtyngda av det som ein får inn, etter kvart blir saksdokument som skal fungere som dokumentasjon både i forvaltningsmessig og rettsleg samanheng.

Riksarkivet har opparbeidd solid kompetanse på området gjennom mange år. Den nære kontakten med det internasjonale fagmiljøet og det tette samarbeidet med dei andre nordiske landa hjelper til med å sikre at kompetansen held eit høgt nivå.

Hovudregelen for avlevering av arkivmateriale til Arkivverket er at materialet skal avleverast etter 25–30 år. Men for digitalt materiale er ikkje dette fornuftig, sidan det er ein stor tryggingsrisiko ved å la det liggje hos arkivskaparen i lang tid etter at den mest aktive bruken er over.

I arkivforskrifta er det valt ei mellomløysing, slik at Arkivverket får deponert ein reservekopi av materialet på eit tidlegare tidspunkt (etter for eksempel 5–10 år), mens arkivskaparen får ha råderetten over og ansvaret for materialet heilt til formell avlevering skjer. Ordninga fungerer ikkje heilt ideelt.

Det er behov for å vurdere fellesløysingar for lagring av digitalt skapte statlege arkiv som har gått ut av administrativ bruk, men som ikkje har nådd alderen for avlevering til Arkivverket etter regelverket i dag. Riksarkivaren skal gjere greie for ei slik løysing. Tiltaket skal gjennomførast i samarbeid med Difi og med representantar for instansar det vedkjem.

Depotordningar for digitalt materiale i kommunar og fylkeskommunar

Dei store skilnadene mellom interkommunale depotinstitusjonar gjer det vanskeleg å harmonisere felles rutinar, verktøy, utforming av tenester og kompetanse.

Det er lagt vekt på å harmonisere arbeidet for langtidsbevaring av digitalt skapte arkiv mellom Arkivverket og dei kommunale depotinstitusjonane, ettersom dei teknologiske utfordringane er felles for statleg og kommunal sektor. Riksarkivaren har initiert eit samarbeidsprosjekt mellom Riksarkivet og kommunal sektor (DIAS-prosjektet) med det formålet å leggje rammer for korleis eit moderne magasin for digitalt skapte arkiv skal vere. Riksarkivet skal implementere den valde tekniske løysinga, mens det står kommunane fritt å gjere avrop på den inngåtte avtalen for å etablere tilsvarande løysingar hos seg.

1.2.7 Tilgjenge og formidling

1.2.7.1 Innleiing

Tilgjenge og bruk er eit overordna mål for alt arkivarbeid.

Dersom arkivpotensialet som kjelder til kunnskap og oppleving skal utnyttast, må arkiva førast ut til folk gjennom aktiv tilgjengeleggjering og formidling. Dagens informasjons- og kommunikasjonsteknologi gir gode vilkår for å tilby slike tenester, og forventningane til folk aukar i takt med utviklinga av dei løysingane teknologien gir. Satsing på nettbasert digital tilgjengeleggjering og formidling er derfor ein føresetnad for at arkiva skal bli den ressursen i kunnskapsutviklinga og kulturlivet som dei har potensial til å vere.

Tilgang til arkiv på Internett inngår i digitaliseringsprogrammet til regjeringa. Dei strategiske vala til regjeringa for digital forvaltning i framtida byggjer på ni prinsipp, og dei to første er desse:

• Digital kommunikasjon skal vere hovudregelen for kontakt med forvaltninga.

• Forvaltninga skal tilby fullstendige og brukarvennlege digitale tenester.

Blant tiltaka i digitaliseringsprogrammet går regjeringa inn for at offentlege data skal gjerast tilgjengelege og kunne brukast i nye samanhengar.

Digital tilgjengeleggjering og formidling vil vere eit hovudelement i bidraget til denne strategien frå arkivsektoren.

Regjeringas satsing til no på dette området er omtalt i to stortingsmeldingar dei siste åra. I St.meld. nr. 24 (2008–2009) Nasjonal strategi for digital bevaring og formidling av kulturarv er målet formulert slik:

«Visjonen for regjeringens IKT-politikk på kulturfeltet er å gjøre mest mulig av samlingene våre i arkiv, bibliotek og museum tilgjengelige for flest mulig ved fremtidsrettet bruk av IK-teknologiske løsninger.»

Meld. St. 10 (2011–2012) Kultur, inkludering og deltaking strekar under den rolla formidlinga har for arkivfunksjonen i arbeidet med sosial inkludering:

«I eit kultur- og inkluderingsperspektiv er aktiv formidling ei hovudutfordring for arkivinstitusjonane. Samlingane i arkiva er så omfattande at institusjonane må gå aktivt ut til publikum og vise kva dei forvaltar, og kva materialet kan brukast til. Dette krev forsterka og kontinuerleg formidlingsinnsats og utvikling av digitale tilbod, noko som inneber ei demokratisering av tilgangen til samfunnets kulturgode.»

Regjeringa vil leggje betre til rette for at offentleg informasjon blir gjort tilgjengeleg, slik at den kan brukast vidare på nye måtar og i nye samanhengar. Institusjonane kan gjere mykje sjølve, men rekk ikkje over alt. Dette vil skape ny verdiauke og leggje til rette for innovativ bruk, både ved at materialet blir delt i sosiale fora, og ved at kommersielle og andre internettaktørar kan setje saman materiale frå fleire kjelder til nye tenester.

Nettbasert tilgjenge og formidling vil vere eit stort satsingsområde for arkivinstitusjonane i åra framover. Dette vil redusere behovet for tradisjonelle lesesalstenester og i nokon monn også skriftleg sakshandsaming, men vil òg kunne generere nye spørsmål som ein berre kan svare på gjennom bruk av papirbasert materiale.

1.2.7.2 Digitalisering frå papir

Det aller meste av arkivmaterialet som ligg på nettet i dag, er digitaliserte kopiar av papirmateriale. Slik vil det også vere i åra framover, jamvel om det litt etter litt blir eit større innslag av digitalt skapt materiale. Dette gjer at digitalisering frå papir, ved skanning eller transkribering, framleis vil vere ein avgjerande føresetnad for nettbasert tilgjengeleggjering og formidling. Digitalisering frå papir er ressurskrevjande.

Massedigitalisering

Digitalisering av store volum arkivmateriale har til no i hovudsak gått føre seg i regi av Arkivverket.

Strategien til Arkivverket for åra framover er å byggje opp ei eining for massedigitalisering på Tynset som del av Norsk helsearkiv og eit sentraldepot for Arkivverket. Begge desse einingane har behov for å satse stort på digital tilgjengelegheit. I tillegg til dei generelle argumenta for digital tilgjengeleggjering som er presenterte ovanfor, tilseier den geografiske plasseringa til desse einingane at digitale tenester er nødvendige for å føre arkivmaterialet ut til brukarane. Riksarkivaren vil i tillegg vurdere utsiktene til å komme i gang med auka satsing på området før eit nybygg på Tynset står klart.

Departementet går ut frå at røynslene og vurderingane til Arkivverket står til disposisjon for andre, og at Riksarkivaren i tillegg vurderer utsiktene til eit meir organisert samarbeid for å medverke til at massedigitalisering skal bli eit reelt alternativ for heile Arkiv-Noreg.

Ad hoc-digitalisering

Digitalisering ad hoc vil seie at ein digitaliserer eit avgrensa materiale for eit bestemt formål. Det vanlegaste er at ein brukar bestiller ein kopi av eit eller fleire dokument, og at kopien blir levert digitalt – digitalisering på bestilling. Dette er nokså vanleg i dag og er forventa å vere ei normal teneste i åra framover.

For Arkivverket vil arkiva på Tynset vere ein naturleg arena for å utvikle gode og rasjonelle tenester på dette området, og det bør leggje eit grunnlag for tilsvarande tenester i heile etaten.

1.2.7.3 Nettbasert publisering og formidling

Publisering

Materiale som er digitalisert gjennom Arkivverkets program for massedigitalisering, blir publisert på digitalarkivet.no. Digitalarkivet er både den klart største og mest brukte nettstaden for digital kjeldepublisering i Noreg, og nettstaden står seg også godt i ei internasjonal samanlikning. Det er Arkivverkets eigen nettstad. Det har vore vurdert å opne Digitalarkivet som ein felles nettstad for kjeldepublisering frå heile arkivsektoren. Til no har ein ikkje gjort ei nærare vurdering av kva konsekvensane vil bli, og ein har heller ikkje kartlagt interessa for eit slikt tilbod hos andre arkivinstitusjonar.

Den nasjonale nettkatalogen Arkivportalen.no vart opna i 2010. Arkivportalen skal vere ein felles nettstad for kataloginformasjon frå alle arkivbevarande verksemder i Noreg. Arkivportalen er eit godt eksempel på nasjonalt samarbeid om digitale brukartenester på arkivområdet. Departementet legg til grunn at dette samarbeidet bør byggjast vidare ut, og reknar med at Riksarkivaren tek eit nasjonalt ansvar for det.

Aktiv formidling

Formidlingstiltak – nettbaserte og andre – skal både synleggjere arkiva og gi innsyn i kva dei representerer og inneheld. Målet er å opne døra inn til den historia som er dokumentert i arkiva, og invitere eit breitt publikum til å utnytte den samfunnsressursen som denne dokumentasjonen representerer. Derfor bør aktiv formidling vere eit strategisk verkemiddel for alle arkivbevarande institusjonar.

Sosiale medium i publisering og formidling

Målet for digital publisering og formidling er å nå ut til eit breitt publikum. Ein framgangsmåte er å leggje best mogleg til rette for at informasjonen på nettstaden blir fanga opp av generelle søkjemotorar som Google, Bing og andre. Ei anna og venteleg meir effektiv tilnærming er å vere til stades der folk er. I dag er sosiale medium eit viktig verkemiddel for å oppnå akkurat det.

Bruken av sosiale medium gir endå eit sett nye perspektiv på digital formidling og tilgjengeleggjering. Det er viktig at arkivsektoren er med på dette.

Digital publisering innanfor eit skjerma område

I den heilt andre enden av skalaen for tilgjengelegheit finn vi materiale som det er teieplikt for, eller som av andre personverngrunnar ikkje kan publiserast offentleg på nettet. Ein svært stor del av arkivdokumenta, både i offentleg og privat sektor, inneheld personopplysningar. I offentleg sektor er det teieplikt for desse opplysningane i 60 år eller meir. Dei same reglane gjeld for privatarkiv som blir forvalta av arkivinstitusjonar som kjem inn under forvaltningslova. Reglane i personopplysningslova spelar òg inn i ein del samanhengar, og denne lova gjeld for alle samfunnssektorar.

Formålet med å digitalisere slikt materiale er dels å gi eit godt og moderne tilbod til forskarar som bruker arkiva, og dels å effektivisere verksemda til arkivinstitusjonane for å svare på førespurnader frå brukarane.

1.2.7.4 Nettbasert interaksjon med brukarane

Nettbaserte tenester gir høve til tett kontakt og interaksjon med brukarane. Det ligg eit stort potensial i å utnytte brukarkompetansen og engasjementet til å forbetre og utvide tenestetilbodet. Brukaren blir dermed ikkje berre ein passiv mottakar av tenester frå arkivinstitusjonane, men også ein aktiv medspelar i arbeidet med å gjere historisk informasjon tilgjengeleg for allmenta.

Norske arkivinstitusjonar bør etablere løysingar som legg til rette for interaktiv medverknad frå brukarane. På den måten kan ein hente inn verdfulle tilleggsressursar gjennom ein frivillig og engasjerande dugnadsinnsats for å utvide og styrkje tilgangen til historisk informasjon.

1.2.7.5 Arkivet som møteplass

Internett utgjer ein enorm virtuell møteplass for m.a. arkiv- og historieinteresserte av alle kategoriar.

I tillegg er det framleis behov for fysiske møteplassar knytte til arkiv og historie. Arkivinstitusjonane har framleis ei viktig oppgåve i å vere fysiske møteplassar for forskarar og andre fagfolk, og for alle som er arkiv- og historieinteresserte.

Fleire arkivinstitusjonar har retta aktiviteten spesielt mot skulesektoren, fleire med støtte frå Den kulturelle skulesekken. Men arkivtilbodet innanfor dette programmet er likevel nokså spreidd og tilfeldig. Med jamne mellomrom bør ein tilby opplegg frå arkivinstitusjonar i Den kulturelle skulesekken i alle fylka.

1.2.7.6 Perspektiv og strategiar

Departementet ynskjer at arkivmateriale som det ikkje er teieplikt for, skal vere tilgjengeleg for så mange som råd. I den samanhengen bør arkivinstitusjonane utnytte alternativa for digitalisering av utvalde delar av det papirbaserte materialet. I tillegg bør institusjonane ta i bruk nye informasjons- og kommunikasjonstekniske løysingar både for å gjere arkivmaterialet lettare tilgjengeleg for bruk og for å formidle materialet.

Riksarkivaren har eit nasjonalt ansvar for å etablere eit samarbeid på arkivsektoren om strategiar for digitalisering av arkiv, digitale publiseringsløysingar og utnytting av dei nye utsiktene som opnar seg gjennom den teknologiske utviklinga.

1.3 Oppsummering

1.3.1 Revisjon av arkivlova og andre lover

Det juridiske rammeverket som utgjer grunnlaget for arkivverksemda, bør gjennomgåast og reviderast. Dette gjeld arkivlova med forskrifter og andre lover omtalte i kapittel 4.2 i meldinga, mellom anna offentleglova, personopplysningslova og fleire lover innan helselovgivinga.

1.3.1.1 Arkivlova med forskrifter

Arkivlova og dei tilhøyrande forskriftene bør reviderast og oppdaterast for å ta omsyn til den teknologiske utviklinga i sektoren. Sidan forvaltninga i all hovudsak er i ferd med å gå over til elektronisk sakshandsaming, bør regelverket gjennomgåast og oppdaterast.

I arbeidet med endringar av arkivlova skal mellom anna desse forslaga vurderast:

• Alle dokument som er journalføringspliktige etter offentleglova, bør også bli arkivpliktige etter arkivlova.

• Verksemder som utfører oppgåver på vegner av det offentlege, skal ha påbod om å følgje regelverket for offentlege arkiv.

• Arkivskaping (dokumentfangst, lagring og tilgjengelegheit) bør vere ein pålagd funksjon i alle system som handterer offentlege arkivdokument. Arkivfunksjonane til systema må i så fall stette lovheimla standardar og krav.

• Regelen om sikring av særskilt verneverdige arkiv bør få eit vidare virkeområde.

• Riksarkivarens koordineringsansvar for arbeidet med å bevare privatarkiv bør gjerast meir tydeleg ved å inngå i lovteksten.

I arbeidet med endringar av forskrifter til arkivlova skal desse forslaga vurderast:

• Riksarkivarens forskrift, kapittel IX om elektronisk arkivering, skal endrast slik at forskrifta samsvarar med tilsvarande reglar i arkivforskrifta.

• Ein ny forskriftsregel om langtidsoppbevaring av digitalt skapt arkivmateriale skal ta utgangspunkt i den internasjonale standarden på området, Trustworthy Repositories Audit and Certification (TRAC).

• Normalinstruksen for depota i kommunar og fylkeskommunar bør reviderast og få rang av forskrift. I tilknyting til dette skal det vurderast om regelverket for arkivdepotordningar i kommunar og fylkeskommunar er godt nok til at materialet blir bevart og tilgjengeleggjort.

I arbeidet med revisjon av arkivlova vil det òg bli teke stilling til korleis ein skal handtere spørsmålet om journalføring og arkivering av elektroniske meldingar som t.d. SMS-meldingar.

Ein del endringar av instruksar og regelverk er sette i verk:

• Det er eit siktemål å harmonisere Noark-standarden med den tilsvarande MoReq-standarden i EU.

• Riksarkivaren har utarbeidd utkast til nye felles bevarings- og kassasjonsreglar for statsforvaltninga og nye bevarings- og kassasjonsreglar for fylkeskommunale og kommunale arkiv.

1.3.1.2 Andre lover

Kulturdepartementet vil i samarbeid med Justis- og beredskapsdepartementet vurdere kva makt Riksarkivaren bør ha til å forlengje teieplikta for materiale som ikkje er av statleg opphav.

Arbeidet med ei forskrift om Helsearkivregistret i Norsk helsearkiv er sett i verk.

Som ein del av revisjon av helselovgivinga bør ein vurdere om:

• Handtering og oppbevaring av elektroniske pasientjournalar i primærhelsetenesta i kommunal sektor bør regulerast.

• Handtering og oppbevaring av elektroniske pasientjournalar hos private ytarar av helsetenester bør regulerast.

1.3.2 Ansvar og organisering

1.3.2.1 Arkivverket

Departementet legg til grunn at Riksarkivaren gjennom Arkivverket skal vere ein pådrivar i å etablere organiserte samarbeidsløysingar både i nasjonal samanheng og på regionalt plan. Dette gjeld både nettbaserte tenester og samarbeid om tenester og funksjonar på staden i regionale arkivsenter.

Departementet legg til grunn at:

• Riksarkivet bør framleis vere sentralorgan, depotinstitusjon og saksførebuande og sakshandsamande organ for Riksarkivaren. Dette er ikkje til hinder for å plassere etatskoordinerande oppgåver i eit statsarkiv eller i ei av spesialeiningane når vilkåra tilseier det.

• Nettverket av statsarkiv i regionane bør haldast oppe. Departementet går likevel ut frå at Riksarkivaren gjennomfører ei kontinuerleg vurdering av arbeidsoppgåvene i statsarkiva og ansvarsfordelinga i etaten.

• Samisk arkiv bør vurdere eit samarbeid med arkivbevaringsinstitusjonar i Finland og Sverige.

• Interimsorganisasjonen for Norsk helsearkiv skal utarbeide ein plan for effektive metodar for massedigitalisering av papirjournalar.

• Ei stegvis utbygging av eit sentraldepot vil vere både den mest kostnadseffektive og den samfunnsøkonomisk beste løysinga for å handtere framtidig avlevering av papirbasert arkivmateriale til Arkivverket. Arkivverket bør leggje opp til eit aktivt samspel mellom sentraldepotet og Norsk helsearkiv.

• Sentraldepotet for Arkivverket skal vere eit fjernarkiv for institusjonane i etaten, og ansvaret for arkivmateriale frå høvesvis sentral og regional statsforvaltning skal framleis liggje i Riksarkivet og i statsarkiva. Likevel er det venta at oppbygginga av tenestettilbodet til sentraldepotet vil påverke arbeidsfordelinga i etaten.

• For å styrkje oppfølginga av Riksarkivarens lovbundne oppgåver for arkiv i kommunal og privat sektor skal Riksarkivaren ta over ansvaret for kartleggingar, oversikter og statistikk for heile arkivsektoren. Arkivstatistikken bør utarbeidast slik at han gir god styringsinformasjon i oppfølginga av dette lovbundne arbeidet. Norsk kulturråd skal framleis ha ansvaret for kartleggingar, oversikter og statistikk for museumsarkiva.

Det er behov for å vurdere fellesløysingar for lagring av digitalt skapte statlege arkiv som har gått ut av administrativ bruk, men som ikkje har nådd alderen for avlevering til Arkivverket etter regelverket i dag. Riksarkivaren skal gjere greie for ei slik løysing. Tiltaket skal gjennomførast i samarbeid med Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) og med representantar for instansar det vedkjem.

Privatarkiv

Departementet legg til grunn at Riksarkivaren med utgangspunkt i ansvaret han er tildelt etter arkivlova, konkretiserer nivået for bevaring av privatarkiv i Noreg. Ramma for denne konkretiseringa er at arkiv frå privat sektor skal vere tilfredsstillande representerte i ein samla samfunnsdokumentasjon. Konkretiseringa av nivået bør skje i samspel med andre viktige aktørar på arkivområdet, både organisasjonar og institusjonar.

På dette grunnlaget bør Riksarkivaren utarbeide ein strategi for privatarkivarbeidet i Noreg. Strategien bør basere seg på eit breitt samarbeid over heile arkivområdet – inkludert å utnytte dei vilkåra som ligg føre for eit samspel med aktørar i privat sektor. Utgangspunktet for departementet er at staten skal ha ei sentral rolle som pådrivar og koordinator i arbeidet med privatarkiva, samstundes som ein utnyttar dei vilkåra for bevaring og tilgjengeleggjering som ligg i Arkivverket. For å få handteringa av privatarkiv opp på eit tilfredsstillande nivå, trengst det eit breitt samspel, mellom anna med aktørar i privat sektor.

Arkiv i kommunal sektor

Bevaring og tilgjengeleggjering av eigne arkiv er av dei lovbundne oppgåvene som kommunar og fylkeskommunar skal løyse innanfor ramma av det kommunale sjølvstyret. Dette er i tråd med det som gjeld for dei fleste oppgåvene i kommunal sektor, og det fører mellom anna til at oppgåvene må prioriterast innanfor det rammetilskotet som kommunane og fylkeskommunane disponerer.

Arkivverket er i gang med å systematisere og forsterke tilsyns- og rettleiingsfunksjonane for kommunal sektor. Kulturdepartementet skal i styringsdialogen med Arkivverket fastsetje resultatkrav og krav til rapportering frå tilsyns- og rettleiingsarbeidet. Arkivverket skal i den samanhengen vurdere om tilsyn, rettleiing og andre verkemiddel er effektive for å nå resultatkrava i kommunal arkivsektor.

Som ein del av Riksarkivarens rettleiings- og tilsynsfunksjon skal etaten medverke til at digitale depotordningar for kommunal sektor blir etablerte. Dette skal skje i nært samspel med relevante aktørar i sektoren. Riksarkivaren skal ha eit nasjonalt ansvar for å føre dette samarbeidet vidare og utvide det til også å omfatte organisatoriske løysingar for eitt eller fleire digitale depot for kommunal sektor. Her bør ulike modellar kunne vurderast, medrekna reine samarbeidstiltak i kommunal regi og ei statleg vertsteneste for kommunale aktørar på oppdrag. Det er ein føresetnad her som elles at ansvaret for dei kommunale arkiva skal liggje hos den aktuelle kommunen, og at eventuelle tenester frå statens side har form av oppdragsverksemd.

1.3.2.2 Norsk kulturråd

Norsk kulturråd forvaltar Norsk kulturfond. Norsk kulturfond har til formål å stimulere skapande åndsliv i litteratur og kunst, verne kulturarv og arbeide for at flest mogleg skal få del i kulturgoda. Departementet legg til grunn at kulturvern framleis vil vere eit hovudområde i Kulturrådets forvaltning av Kulturfondet, og at arkiv og arkivfaglege utfordringar inngår i arbeidet.

Norsk kulturråd har i tillegg ansvaret for mål- og resultatstyring for det nasjonale museumsnettverket innanfor dei løyvings- og forvaltningsrammene som Stortinget og departementet legg. Dette ansvaret handlar mellom anna om å utvikle ein god målstruktur og nyttige resultatindikatorar, og å utarbeide tilstandsrapportar og forslag til tiltak for betre måloppnåing. Departementet meiner at det er best å ta hand om satsinga på privatarkiv i musea som ein integrert del av museumsforvaltninga. Det vil seie at arbeidet med arkiv i museum bør skje innanfor ramma av det utviklingsarbeidet og den mål- og resultatstyringa som er skissert for Norsk kulturråd på museumsområdet. Museumsarkiva bør registrerast i Asta og tilgjengeleggjerast i Arkivportalen.

Departementet legg til grunn at løyvinga over statsbudsjettet kap. 320, post 77 Prosjekt- og utviklingstiltak på museums- og arkivfeltet blir vidareført. I den samanhengen er det naturleg at Kulturrådet rettar støtteordninga for privatarkiv inn mot museumsfagleg relevante arkivprosjekt.

1.3.3 Digitalisering, tilgang og formidling

Tilgang til arkiv på Internett inngår i digitaliseringsprogrammet til regjeringa. Dei strategiske vala til regjeringa for framtidig digital forvaltning byggjer på ni prinsipp, og dei to første er desse:

• Digital kommunikasjon skal vere hovudregelen for kontakt med forvaltninga.

• Forvaltninga skal tilby fullstendige og brukarvennlege digitale tenester.

Digital tilgjengeleggjering og formidling vil vere eit hovudelement i bidraget til denne strategien frå arkivsektoren.

I byggjeprogrammet for Norsk helsearkiv og Arkivverkets sentraldepot på Tynset er det lagt inn rom for digitalisering. Dersom digitaliseringa får stort nok omfang, kan ein òg redusere lagringsbehovet for papirmateriale gjennom kassasjon av originalane når det ikkje er behov for å bevare dei. Det er derfor nødvendig å greie ut alternativ og konsekvensar av løysingar med massedigitalisering for kassasjon. Ei avgjerd om eit eventuelt nytt byggjesteg for sentraldepotet heng mellom anna saman med resultatet av ei slik utgreiing.

Arkivportalen skal vere ein felles nettstad for kataloginformasjon frå alle arkivbevarande verksemder i Noreg. Arkivportalen er eit godt eksempel på nasjonalt samarbeid om digitale brukartenester på arkivområdet. Departementet legg til grunn at dette samarbeidet bør byggjast vidare ut, og reknar med at Riksarkivaren tek eit nasjonalt ansvar for det. Viktige oppgåver er vidareutvikling av katalogstandardar, felles nettstad(er) for kjeldepublisering og gode koplingar mellom Arkivportalen og slike nettstader.

Nettbasert formidling er med på å gi publikum eit breitt tilbod på arkivområdet, der kvar institusjon kan tilpasse tilboda til sitt eige særpreg, sine eigne prioriteringar og dei målgruppene ein finn det naturleg å vende seg til. Det er viktig å halde oppe eit slikt mangfald i formidlingstiltaka på arkivområdet. Samstundes bør arkiva lære av kvarandre og samarbeide når tilhøva ligg til rette for det.

Formidlingstiltak – nettbaserte og andre – skal både synleggjere arkiva og gi innsyn i kva dei representerer og inneheld. Målet er å opne døra inn til den historia som er dokumentert i arkiva, og invitere eit breitt publikum til å utnytte den samfunnsressursen som denne dokumentasjonen representerer. Derfor bør aktiv formidling vere eit strategisk verkemiddel for alle arkivbevarande institusjonar.

Departementet ynskjer at arkivmateriale som det ikkje er teieplikt for, skal vere tilgjengeleg for så mange som råd. I den samanhengen bør arkivinstitusjonane utnytte alternativa for digitalisering av utvalde delar av det papirbaserte materialet. I tillegg bør institusjonane ta i bruk nye informasjons- og kommunikasjonstekniske løysingar både for å gjere arkivmaterialet lettare tilgjengeleg for bruk og for å formidle materialet. Riksarkivaren skal ha eit nasjonalt ansvar for å initiere og organisere samarbeidsløysingar om digitalisering, digital tilgjengeleggjering og formidling, i tillegg til andre typar nettbaserte tenester på arkivområdet.

Med jamne mellomrom bør ein tilby opplegg frå arkivinstitusjonane i Den kulturelle skulesekken i alle fylka. Mellom anna med utgangspunkt i den funksjonen arkiva har som dokumentasjon og kjelder, bør alle grunnskuleelevar ha besøkt ein arkivinstitusjon gjennom skulegangen.