Arkiva finst i alle slags verksemder i samfunnet, og
dei speglar av verksemdene som ekte og autentiske spor etter handlingar
og hendingar som har gått føre seg. Arkiva inneheld spor etter menneskeleg
aktivitet på alle samfunnsområde, både frå ei nær og ei fjern fortid.
På den måten utgjer dei ein fundamental del av minnet for enkeltpersonar,
for verksemder og for heile samfunnet. Arkiva er derfor ei av dei
viktigaste kjeldene våre til kunnskap om samfunn og kultur.
Arkivprosessane startar med arkivdanning og arkivfangst.
Eldre arkiv og arkiv etter verksemder som er avvikla, blir leverte
til eller deponerte i arkivbevaringsinstitusjonar. Ettersom materialet
er tilgjengeleg for bruk og formidling, blir det ein del av samfunnets
felles minne.
Arkiva blir skapte i alle delar av samfunnslivet
– i offentlege organ, bedrifter og organisasjonar og hos privatpersonar.
Arkivdokumenta blir laga som følgje av aktivitetane til eit organ,
ei verksemd eller ein person. Arkivdanninga forsterkar dei aktivitetane
som skjer i det daglege. For eksempel blir det brukt dokumenterte
vedtak, kart og foto i planlegginga og drifta av infrastrukturen
i byar og stader. Denne dokumentasjonen kan vere avgjerande ved
handtering av ulykker eller naturkatastrofar.
Arkiva dokumenterer dei handlingane og hendingane
som dei er spor etter. Vedtak og avtalar som er gjorde, informasjon
som er utveksla, vurderingar som er gjorde, domsslutningar i retten
– alt dette og ei rad andre handlingar og hendingar som har skjedd,
utgjer sentrale element i rettstilstanden i samfunnet vårt. Rettstilstanden
er dokumentert gjennom arkiva, og arkiva er derfor ein grunnleggjande
del av infrastrukturen i samfunnet – ein infrastruktur som er heilt
nødvendig i eit demokrati og ein rettsstat. Dokumentasjon av rettar
og plikter, vedtak og avtalar er ein av dei viktigaste funksjonane
til arkiva. Dei sikrar rettstryggleiken til enkeltmenneska og regulerer administrative
og rettslege relasjonar mellom verksemder både i offentleg og privat
sektor. Også innsynsretten og den demokratiske kontrollen med forvaltninga
baserer seg på arkivfunksjonane. Dokumenta ein kan krevje innsyn i,
må vere bevarte slik at dei kan finnast. Administrativ og rettsleg
dokumentasjon er særleg relevant den første tida etter at dokumenta
vart laga. Men for somme typar materiale kan dokumentasjonen vere
viktig i fleire tiår, og i særskilde høve i eit hundreårsperspektiv.
Arkiva er vårt felles, kollektive minne som
blir forvalta på vegner av samfunnet. Eit viktig kjennemerke ved
eit moderne, demokratisk samfunn er at arkiva er tilgjengelege for
innsyn og bruk. Dei er relevante for alle som er interesserte i kunnskap
om fortida – om samfunnsorganisasjon og utvikling, og om menneske,
stader, handlingar og hendingar. Typiske brukargrupper er forskarar
og studentar, journalistar, advokatar og personar som søkjer sine
rettar, i tillegg til den historieinteresserte allmenta som både
i omfang og aktivitet utgjer den største gruppa.
Arkiva fungerer som bruer mellom fortid, notid og
framtid. Nasjonale klenodium som originalversjonen av Grunnlova
og kongens «nei» til den tyske sendemannen på Elverum 9. april 1940
er arkivdokument som fortel om sentrale og dramatiske hendingar
i den nasjonale historia. Arkivdokumenta er referansepunkt til historia.
Arkiva gir informasjon om vår nære historie
som er relevant for dagens avgjerdsprosessar og for deltaking frå
innbyggjarane. Innsyn i nye dokument er relevant for dei som ynskjer
å medverke i offentlege avgjerdsprosessar. Arkiva gir oss høve til
å gå styresmaktene etter i saumane og rette eit kritisk blikk mot
korleis personar og grupper har vorte handsama. Den omfattande utgreiinga
som vart sett i verk før jødane i 1999 fekk kompensasjon for beslaglagd
eigedom under krigen, ville vore umogleg utan omfattande arkivundersøkingar,
både i statlege, kommunale og private arkiv. Samstundes støytte
utgreiingsarbeidet på vanskar nettopp fordi arkiva var mangelfulle.
I fleire større kommunar og fylkeskommunar har det vore ei gjennomgåing
av barnevern og barneheimar etter krigen. Mange hundre personar
har spurt etter arkivdokumentasjon i kommunale arkivinstitusjonar
– både for å finne ut av eigen bakgrunn og for å skaffe grunnlag
for erstatningssaker. Mange har fått kompensasjon, men mangelfulle
arkiv har gjort det vanskeleg å dokumentere viktige vedtak og hendingar
som gjeld livet til familiar og enkeltpersonar. Like viktig som
erstatning har det for mange vore å få stadfest si eiga historie
gjennom dokumentasjon. Somme har behov for å bli trudde, andre treng
å få vite kva som skjedde i ein dramatisk periode av livet. Gjennom
dette arbeidet har ein fått dokumentert og gjort synleg ei lite
kjend side ved etterkrigshistoria vår. Arkiva har gjort det mogleg
å fortelje historia.
Arkiva kan dokumentere skulegang og tapte vitnemål,
fortelje om arbeidsforhold som gir rett til pensjon, gi opplysningar
om biologisk familie eller dokumentere medisinsk behandling. Bevaring
og forvaltning av sensitiv personinformasjon er eit sentralt kompetanse-
og arbeidsområde innanfor arkivinstitusjonane.
På verdsbasis er det ei aukande interesse for lokalhistorie
og slektshistorie, og for å sjå personleg og kulturell identitet
i samanheng med samfunnshistoria og tradisjonen. Folk oppsøkjer arkiva
og vil vite meir om kven dei er, og kvar dei kjem frå. Nettstaden
til Arkivverket, www.digitalarkivet.no, gir alle informasjon om historia
til sin eigen familie gjennom enkle søk. Arkiva høver særleg godt
til å formidle historie og kultur og kan brukast i livslang læring.
Eit arkivdokument er ei direkte, ufortolka og
autentisk stemme frå fortida, eit vitnemål om kva folk gjorde, og
korleis dette sette spor. Det gir ein eigen nærleik til historia
og opnar for identifikasjon med verkelege menneske, verkelege hendingar
og verkelege miljø i fortida. Arkivmaterialet gir høve til å arbeide
med lokalhistorie eller andre emne knytte til nærmiljøet – korleis slo
«den store historia» ut i nærmiljøet vårt? Å arbeide i arkiva vil
seie at ein sjølv søkjer informasjon og vurderer og samanliknar
kjeldene. Det set oss i stand til å utvikle ei kritisk haldning til
kunnskap og kunnskapsproduksjon.
Arkiva er primærkjelder for forskarar. Moderne klimaforsking
går til arkiva for å finne meteorologisk og botanisk informasjon
frå langt tilbake i tid. Kjende og populære biografiar kviler på tunge
arkivundersøkingar. Det finst ingen avgrensingar i kva spørsmål
framtidige forskarar kan stille, og kva slags kjeldemateriale dei
ynskjer å bruke. Mest alle arkiv har eit potensial som forskingskjelder,
og mange av dei kan òg dokumentere andre problemstillingar enn dei eigentleg
vart skapte for å dokumentere.
Samfunnsutviklinga skjer i eit samspel mellom offentlege
og private aktørar, og brukarar av arkiv ynskjer derfor ofte tilgjenge
til arkiv frå fleire sektorar. Folk har forventningar om betre tilgjenge
til kjelder og tenester i ein arkivsektor som omfattar statlege,
kommunale og private arkiv.
Dei siste ti åra har det vore lagt fram fleire
meldingar som har gitt politiske føringar for den norske arkivpolitikken.
Men ingen av desse meldingane har drøfta arkivsektoren under eitt.
I St.meld. nr. 22 (1999–2000) Kjelder til kunnskap og oppleving
er det gitt ein omfattande omtale av arkivfunksjonar som blir finansierte heilt
eller delvis av staten. Derimot er det ikkje tidlegare lagt fram
ei melding til Stortinget som handsamar eit samla arkivfelt som
femner om statleg, kommunal og privat sektor. Dei særskilde utfordringane
arkivsektoren står overfor, krev politisk baserte strategiar. Utfordringar,
vegval og innsatsfaktorar i arbeidet med samfunnsarkiva bør inngå
i ei politisk vurdering. Det er derfor behov for eit politisk dokument
som har eit heilskapleg blikk på arkivsektoren og gir politiske mål
for eit samla arbeid med arkiva i samfunnet.
Meldinga omhandlar arkiv i arkivlovas meining, dvs.
dei dokumenta som blir motteke eller produserte som ledd i den verksemda
eit organ utøvar, og som samlast som resultat av denne verksemda.
Meldinga gir ein heilskapleg framstilling av arkivfeltet, men ikkje
slik at alle arkivinstitusjonar er omtalte. Nasjonalbiblioteket
er ikkje handsama i meldinga.
I dette delkapitlet blir politiske dokument
som har medverka til grunnlaget for arkivverksemda omtalte, jf.
meldinga kap. 1.1.3.
Kapittel 1 omhandlar, i tillegg til samandrag, formålet
med arkiva og dei funksjonane som samfunnets arkiv har, både statlege,
kommunale arkiv og arkiv knytt til privat verksemd. Kapitlet gir
også grunngivinga for meldinga. Det er behov for eit politisk dokument
som har eit samordna blikk på arkivsektoren og gir politiske mål
for eit samla arbeid med samfunnsarkiva.
Meldinga omhandlar arkiv i den tydinga som kjem
fram av arkivlova, dvs. dei dokumenta som blir mottekne eller blir
produserte som ledd i verksemda i eit organ, og som til saman utgjer resultatet
av denne verksemda. Meldinga gir ei heilskapleg framstilling av
arkivfeltet, men ikkje slik at alle arkivinstitusjonar er omtalte.
Nasjonalbiblioteket er ikkje handsama i meldinga.
Det er ikkje tidlegare lagt fram ei melding
til Stortinget som handsamar eit samla arkivfelt som femner om statleg,
kommunal og privat sektor. Arkivrelaterte problemstillingar og delar
av arkivområdet har likevel vore handsama i andre meldingar til
Stortinget i nyare tid. Kapittel 1 gir ein omtale av dei politiske
dokumenta som har medverka til grunnlaget for samfunnsarkiva i dag.
Kapitlet gir også historisk bakgrunn til arbeidet med statlege,
kommunale og private arkiv.
Kapittel 2 omhandlar dei sentrale prosessane
i arkivsektoren, mellom anna knytt til arkivdanning, avlevering,
deponering og bevaring, samt tilgjenge og formidling av arkivmateriale
i arkivinstitusjonane. Kapittel 3 gir oversyn over sentrale arkivinstitusjonar.
Statlege, kommunale og private arkivinstitusjonar blir omtalte.
Kapittel 4 omhandlar rammer og verkemiddel i arkivprosessane
med vekt på dei juridiske rammene. Arkivlova med tilhøyrande forskrifter er
spesielt viktig for offentleg arkivsektor. Offentlege organ pliktar
å ha arkiv, og arkiva skal vere ordna slik at dokumenta er trygge
som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Offentleglova og
forvaltningslova blir også omtalte.
Kapittel 5 omhandlar utfordringar og strategiar for
arkivpolitikken. Det overordna målet er å sikre arkiv som har stor
kulturell verdi eller forskingsverdi, eller som inneheld rettsleg
dokumentasjon eller viktig forvaltningsdokumentasjon, slik at denne
dokumentasjonen kan bevarast og vere tilgjengeleg for ettertida.
Målet gjeld uavhengig av om arkiva er skapte av statlege, fylkeskommunale
eller kommunale organ, av private bedrifter, organisasjonar eller
privatpersonar. Målet skal medverke til ein samla samfunnsdokumentasjon.
Det er mange utfordringar i arbeidet med ein samla samfunnsdokumentasjon,
og dei varierer frå sektor til sektor i samfunnet. Den største utfordringa på
arkivområdet – handteringa av digitalt skapte arkiv – er likevel
felles for alle samfunnssektorar. Ei anna felles utfordring for
alle samfunnssektorar er å utnytte dei gode vilkåra som ligg i digital
formidling og tilgjengeleggjering av arkiva. I kapittel 5 blir også
ei rekkje meir sektorspesifikke utfordringar drøfta: problemstillingar knytt
til handteringa av statlege arkiv, Norsk helsearkiv, sentraldepot
for Arkivverket og langtidslagring av digitalt materiale. Kapitlet omhandlar
også mellom anna oppfølginga av Riksrevisjonens gjennomgåing av
arbeidet med arkiva i kommunal sektor, konsekvensar av konkurranseutsetjing,
og arkiv etter bedrifter, organisasjonar og privatpersonar, og privatarkiv
i musea. Kapittel 5 omhandlar også spørsmål knytt til ansvar, samarbeid
og organisering av arbeidet med arkiv i statleg og kommunal sektor.
I kapittel 6 gir departementet ei oppsummering av
strategiane for arkivpolitikken framover.
I kapittel 7 gjer departementet greie for dei
økonomiske og administrative konsekvensane av forslaga i denne meldinga.
Det overordna målet for arkivpolitikken er å sikre
arkiv som har stor kulturell verdi eller forskingsverdi, eller som
inneheld rettsleg dokumentasjon eller viktig forvaltningsdokumentasjon,
slik at arkiva blir tekne vare på og gjorde tilgjengeleg for ettertida. Målet
gjeld uavhengig av om arkiva er skapte av statlege, fylkeskommunale
eller kommunale organ, av private bedrifter, organisasjonar eller privatpersonar.
Målet skal medverke til ein samla samfunnsdokumentasjon. I dette
ligg at ein skal ta vare på og tilgjengeleggjere bevaringsverdige
arkiv frå alle samfunnssektorar, slik at dei samla kan dokumentere
samfunnet og samfunnsutviklinga på ein fullgod måte. Arkiva frå statleg,
kommunal og privat sektor viser samfunnet frå ulike vinklar og ståstader,
og dei utfyller kvarandre som kjelder til eit heilskapleg bilete. Som
direkte spor etter dei handlingane og hendingane som har gått føre
seg, dokumenterer arkiva ei rekkje aktivitetar og prosessar som
er sentrale element i samfunnsutviklinga.
Det er mange utfordringar i arbeidet med ein samla
samfunnsdokumentasjon, og dei varierer frå sektor til sektor i samfunnet.
Den største utfordringa på arkivområdet – handteringa av digitalt
skapte arkiv – er likevel felles for alle samfunnssektorar. Her
blir det profesjonelle arkivmiljøet verda over utfordra på eit heilt grunnleggjande
plan. Korleis skal ein definere arkiv på ein fagleg underbygd og
på same tid operasjonell måte, og kva for metodar skal ein bruke
til å fange opp og bevare digital dokumentasjon over tid i autentisk
og tilgjengeleg form? I den samanhengen er det avgjerande korleis
arkiva blir til, dvs. kva som blir fanga opp og lagra, og korleis
materialet blir lagra og handtert i den første fasen. Arkivskapinga
er derfor ein sentral del av heilskapsbiletet, ettersom arkivskaping
er grunnlaget for seinare bruk av arkivmaterialet. Dette gjeld både
som del av den samla samfunnsdokumentasjonen i den fasen der bruken
er mest aktiv, og som grunnlagsarbeid for all seinare bruk av arkivmaterialet.
Ei anna felles utfordring for alle samfunnssektorar
er å utnytte dei gode vilkåra som ligg i digital formidling og tilgjengeleggjering
av arkiva. Her har det opna seg heilt nye utsikter for å gjere arkiva
til ein aktiv ressurs i og for samfunnet. Dette gjeld både kunnskap,
oppleving og velferd for den enkelte. Skal arkiv frå heile samfunnet kunne
utnyttast som ein slik ressurs i rimeleg omfang, må ein satse mykje
på å betre kapasiteten. Det må òg setjast krav til omstilling, kreativitet,
utvikling og fornuftige samarbeidsløysingar innanfor arkivområdet
og i samspel med andre sektorar.
Staten står overfor store utfordringar når det gjeld
bevaring og tilgjengeleggjering av arkiv frå spesialisthelsetenesta
og magasinplass for framtidige avleveringar av arkiv til Arkivverket. Utfordringane
i arbeidet med ein samla samfunnsdokumentasjon krev at ein tek vare
på større delar av kommunale og private arkiv og tilgjengeleggjer
dei for bruk. I tillegg er det nødvendig å setje i verk strategiar
for å styrkje oppfølginga av Riksarkivarens lovbundne oppgåver overfor
arkiv i kommunal og privat sektor.
Arkivlova med forskrifter gjeld både statleg, kommunal
og privat verksemd og utgjer dermed eit rammeverk for ein heilskapleg
arkivpolitikk. For å realisere sentrale arkivpolitiske mål og strategiar
er det behov for ei brei gjennomgåing og revidering av arkivlova.
Alle statlege organ har eit lovbunde ansvar
for å ha arkiv og for å handtere materialet slik at det er sikra
som informasjonskjelde både i notid og ettertid. Det er ikkje høve
til å kvitte seg med materialet utan at det skjer med heimel i arkivlova.
Statlege organ blir fritekne for dette ansvaret
etter ei tid. Når materialet har nådd ein viss alder (til vanleg
25–30 år), skal det avleverast til Arkivverket, som dermed får råderetten
over og ansvaret for arkiva. Det er altså ei klar todeling av ansvaret
for å handtere statlege arkiv. I arkivdanningsfasen er det arkivskaparane
som disponerer materialet, og dei har òg det heile og fulle ansvaret
for materialet. I depotfasen blir både ansvaret og disposisjonsretten
overførte til Arkivverket.
Det er grunn til å konstatere at situasjonen
i dag er tilfredsstillande når det gjeld handtering av papirarkiv,
jamvel om det enno er etterslep på ordning og tilgjengeleggjering
av arkiv som følgje av «gamle synder».
Annleis er det for digitalt skapt materiale.
Her er det store utfordringar både hos arkivskaparane og i Arkivverket.
Det heng saman med at dei elektroniske tenestene og systema er i
rask utvikling, og at bevaring av digitalt materiale i autentisk
form set store krav til metode- og systemutvikling. Dette er utfordringar
som dei arkivfaglege miljøa i alle land står overfor, og der det
norske miljøet held god internasjonal standard. Det er likevel behov
for ei kraftig styrking av innsatsen både hos arkivskaparane og
i Arkivverket om ein skal unngå tap eller svekking av bevaringsverdig
dokumentasjon.
Tilgjenge og formidling er ei anna utfordring. Dei
store utsiktene som opnar seg gjennom digital tilgjengeleggjering
og formidling over Internett, fører til at potensialet til arkiva
som formidlarar av informasjon og kunnskap kan utnyttast av atskilleg
fleire, langt oftare og på ein meir effektiv måte.
Ei spesiell utfordring i statleg sektor er knytt
til handteringa og bevaringa av arkiv frå verksemder i spesialisthelsetenesta,
og då primært frå helseføretaka med sine sjukehus.
Etablering av Norsk helsearkiv og Helsearkivregisteret
er baserte på forslaga i NOU 2006:5 Norsk helsearkiv – siste stopp
for pasientjournalene.
Sommaren 2009 avgjorde regjeringa at Norsk helsearkiv
skulle skipast i pakt med forslaget i utgreiinga. Norsk helsearkiv
skal lokaliserast i Tynset kommune, og det er lagt til grunn at
det skal førast opp eit eige bygg til formålet.
Fram mot etableringa må det gjerast nødvendige tilpassingar
i arkivregelverket. Det vil òg bli utarbeidd ei forskrift om handsaminga
av helseopplysningar i Helsearkivregisteret i Norsk helsearkiv.
Vidare må ein førebu avlevering av pasientarkivmateriale til Norsk
helsearkiv. Interimsorganisasjonen vil òg planleggje effektive metodar
for massedigitalisering av pasientjournalar.
Interimsorganisasjonen samarbeider med Tynset kommune
om å leggje tilhøva til rette for Norsk helsearkiv. Av dei viktigaste
elementa i denne fasen er etablering av eit utdanningstilbod som skal
sikre tilstrekkeleg tilgang på personale med arkivkompetanse frå
og med 2015.
Ei ny kartlegging av arkivsituasjonen i helseføretaka
har vist at talet på pasientjournalar er mykje høgare enn dei tala
som vart presenterte i NOU 2006:5, og at digitaliseringa av papirjournalar
på sjukehusa er mykje mindre omfattande enn det som verka sannsynleg
i 2005–2006. Det fører til at papirmengda blir atskilleg større
og tilgjenge mykje dårlegare enn venta, med mindre det blir sett
i gang eit omfattande digitaliseringsprogram.
Plasseringa av Norsk helsearkiv på Tynset er
òg med på å forsterke behovet for digital tilgjengeliggjering. Reisetida
frå og til dei store forskingsmiljøa er såpass lang at ein ikkje
kan vente omfattande forskingsarbeid basert på papirjournalar hos
Norsk helsearkiv på Tynset. Skal dette tilbodet bli den ressursen
for forskingsmiljøa som materialet bør gi grunnlag for, er det derfor heilt
nødvendig å satse på digital tilgjenge som hovudtilbod. For papirjournalane
kan dette anten skje ved digitalisering på førespurnad eller ved massedigitalisering.
Massedigitalisering vil òg ha den fordelen at papirjournalane kan
kasserast, slik at ein sparer lagringsplass.
Det tradisjonelle arkivmaterialet på papir krev store
oppbevaringsareal og bind store kostnader til drift, særleg husleige
og energi. Materialet er stort sett 25–30 år gammalt når det blir
avlevert til Arkivverket. Det vil derfor vere eit aukande behov
for lagringsplass i lang tid framover. Riksarkivaren reknar med
at det må skaffast magasinplass for 90 000 hyllemeter arkiv dei
neste 10–15 åra. Det er derfor gjennomført ein analyse av alternative
løysingar for å handtere framtidig avlevering av arkiv til Arkivverket.
Analysen og kvalitetssikringa av analysen konkluderte med at stegvis
utbygging av eit sentraldepot både er den mest kostnadseffektive
og den samfunnsøkonomisk beste løysinga for å handtere framtidig
avlevering til Arkivverket. Dette alternativet kom best ut samanlikna
med ei desentralisert utbygging av magasinkapasiteten, som har vore
strategien til no, og ei omfattande digitalisering kombinert med
kassasjon av det papirbaserte originalmaterialet. På dette grunnlaget
har regjeringa avgjort at det skal etablerast eit sentraldepot for
papirbasert arkivmateriale. Depotet skal byggjast ut stegvis. Dimensjonering
av depotet og ei konkretisering av funksjonane skal baserast på
samlokalisering med Norsk helsearkiv på Tynset. Ein forventar at
samlokaliseringa vil gi synergieffektar både når det gjeld dimensjonering
og drift av bygningar, brukartenester og digitalisering. Regjeringa
vil ta stilling til å setje i gang utbygginga på grunnlag av eit
forprosjekt med økonomisk ramme.
Både Riksarkivet og fleire av statsarkiva vil
ha tilnærma fulle magasin om nokre få år. Overføring av materiale
til sentraldepotet skal derfor starte så snart arkivbygget på Tynset
står ferdig. Arkivverket har sett i gang ei utgreiing av kva slags
materiale som passar best for slik overføring.
Sentraldepotet for Arkivverket skal vere eit
fjernarkiv for institusjonane i etaten, og ansvaret for arkivmateriale
frå høvesvis sentral og regional statsforvaltning skal framleis
liggje i Riksarkivet og i statsarkiva. Likevel er det venta at oppbygginga
av tenestetilbodet til sentraldepotet vil påverke arbeidsfordelinga
i etaten. Det vil vere rasjonelt at sentraldepotet i somme høve
tek imot avleveringar direkte frå forvaltninga, og at depotet tilbyr
brukartenester direkte til dei som tek kontakt. Dette fører til
at det må leggjast til rette for mottak og ordning av arkiv saman
med ei brukarteneste. Riksarkivaren vil leggje til rette for rasjonelle
løysingar. Det kan føre til endringar i etablerte arbeidsformer.
Riksarkivaren vil i arbeidet med utvikling og
utprøving av nye metodar vurdere kva for funksjonar som kan leggjast
til sentraldepotet. Riksarkivaren vil òg sjå på om viktige fellestenester
i Arkivverket, og som ikkje må liggje i Riksarkivet, bør plasserast
i arkivmiljøet på Tynset. Ei fellesteneste som peiker seg ut i den
samanhengen, er massedigitalisering.
Arkivverket bør leggje opp til eit aktivt samspel mellom
sentraldepotet og Norsk helsearkiv.
Digitalt materiale krev ikkje store magasinareal. Derimot
trengst det stor lagringskapasitet på dei informasjonstekniske systema.
Eit moderne digitalt magasin er basert på online-lagring på store serverar,
mens reservekopiar blir lagde på teipkassettar som er styrte av
ein eller fleire teiprobotar. Slike lagringssystem kan byggjast
ut til ein enorm kapasitet, og det er ikkje noko teknisk problem
å handtere dei datamengdene som Arkivverket vil ha ansvaret for
å ta vare på i rimeleg framtid.
Arkivverket har bygd opp eitt digitalt magasin for
heile etaten i Riksarkivet. Dette magasinet blir bygd ut etter kvart
som lagringsbehovet aukar. Materiale som er digitalisert frå papir
eller andre analoge medium, utgjer det desidert største volumet.
Det er fordi det trengst høg oppløysing i skanninga om ein skal
få gode digitale kopiar. Digitalt skapt materiale tek gjennomgåande
mykje mindre plass per dokumentside.
For å halde materialet ved like over tid må
det kopierast til nye medium med jamne mellomrom og konverterast
til nye plattformer i tråd med den teknologiske utviklinga. På den
måten skil dei digitale depotoppgåvene seg frå dei tradisjonelle oppgåvene
knytte til papirarkiv. Det digitale materialet tek ørande liten
fysisk plass, men krev stadig teknologisk utvikling og vedlikehald.
Dei store utfordringane i Arkivverkets handtering
av digitale arkiv knyter seg først og fremst til arkivfaglege spørsmål
og koplinga mellom arkivfaglege behov og IT-baserte løysingar.
Utfordringane i handteringa av digitalt materiale er
i hovudsak dei same innanfor alle samfunnssektorar. Riksarkivaren
skal ha eit nasjonalt ansvar for å initiere og organisere samarbeidsløysingar
om digitalisering, digital tilgjengeleggjering og formidling, i
tillegg til andre typar nettbaserte tenester på arkivområdet.
Utfordringane i kommunal sektor er knytte til
å etterleve krava som følgjer av arkivlova og forskrift om offentlege
arkiv. For kommunar og fylkeskommunar er det ei utfordring å ha
system som sikrar at bevaringsverdig materiale blir arkivert, at
arkiva blir bevarte i samsvar med lova og forskriftene til lova,
og at materialet blir tilgjengeleg for bruk. Den viktigaste utfordringa for
Kulturdepartementet og Arkivverket blir å rettleie og føre effektivt
tilsyn med sektoren.
Riksrevisjonen la i 2010 fram Dokument 3:13 (2009–2010).
Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene
i kommunal sektor.
Granskinga til Riksrevisjonen synte at tilstanden for
kommunale og fylkeskommunale arkiv ikkje er tilfredsstillande, og
at mange kommunar og fylkeskommunar ikkje oppfyller lovbundne krav.
Granskinga viste at Arkivverket førte for lite tilsyn med kommunal
sektor, og at funn frå tilsyna verken vart rapporterte inn eller
følgde opp. Riksrevisjonens gransking peikte på veike sider i Kulturdepartementets
styringsinformasjon og i styringsdialogen med Arkivverket om oppfølginga
av kommunal arkivsektor.
Desse manglane og utfordringane i kommunale arkiv
vart drøfta i rapporten frå Riksrevisjonen:
Mange kommunar og
nokre fylkeskommunar manglar tilfredsstillande lokale.
Rundt 70 kommunar (vel 15 pst. av alle)
har verken eiga depotordning eller er medlem av IKA e.l.
Det er store etterslep på ordning og tilgjengeleggjering
av kommunalt papirbasert arkivmateriale, også for materiale som
er avlevert til arkivdepot.
Tilstanden er endå dårlegare når det gjeld
bevaring og tilgjengeleggjering av digitalt skapt materiale.
Når kommunane set ut kommunale tenester
for konkurranse, medrekna lovbundne oppgåver, blir desse tenestene
til vanleg mykje dårlegare dokumenterte dersom kommunen ikkje set
krav til at oppdragstakaren skal følgje reglane for offentlege arkiv.
Dei manglane Riksrevisjonen har peikt på i den overordna
statlege styringa, kan summerast opp slik:
Utfordringane i kommunal
arkivsektor er i liten grad tema i styringsdialogen mellom Kulturdepartementet
og Arkivverket, og Arkivverkets rapportering gir i liten grad informasjon
om tilstanden og utviklinga i kommunal arkivsektor.
Riksarkivarens tilsyn med kommunal sektor
har vore svært avgrensa dei siste ti åra, og tilsynet er lite samordna
i etaten.
Kassasjonsreglane for kommunar og fylkeskommunar
er ikkje oppdaterte i samsvar med utviklinga i forvaltninga.
Arkivverket gir i liten grad direkte rettleiing
til kommunar og fylkeskommunar.
I handsaminga av rapporten uttrykte Stortingets kontroll-
og konstitusjonskomité:
«Komiteen vil understreke at uerstattelig materiale
både har gått tapt og står i fare for å gå tapt dersom ikke arkivrutinene
i kommunene bedres. Komiteen mener dette svekker innbyggernes rettssikkerhet,
og at det er behov for en styrket oppfølging fra statlig side. Komiteen
forutsetter derfor at Kulturdepartementet både reviderer regelverket
og følger opp den kommunale arkivsektoren tettere.» (Innst. 78 S
(2010–2011))
I Prop. 1 S (2010–2011) opplyste Kulturdepartementet
at det er teke initiativ overfor Riksarkivaren for å møte dei utfordringane
Riksrevisjonens rapport peiker på. Handtering av utfordringane krev
kraftig intensivert innsats om ein skal komme opp på eit tilfredsstillande
nivå. Bevaring og tilgjengeleggjering av eigne arkiv er av dei lovbundne
oppgåvene som kommunar og fylkeskommunar skal løyse innanfor ramma
av det kommunale sjølvstyret. Dette er i tråd med det som gjeld
for dei fleste oppgåvene i kommunal sektor, og det fører mellom
anna til at oppgåvene må prioriterast innanfor det rammetilskotet
som kommunane og fylkeskommunane disponerer. Trass i manglane som
er avdekte i kommunal sektor, har situasjonen betra seg dei siste
10–15 åra. Det kjem mellom anna av desse generelle tiltaka:
etablering av IKA
oppdatering av forskriftsparagrafar retta
spesifikt inn mot kommunal sektor og mot digitalt skapt arkivmateriale
årleg gjennomføring av utdanningstiltak
på høgt nivå
ajourføring og vidareutvikling av Noark-standarden,
som m.a. sikrar forskriftsmessig journalføring og arkivering av
saksdokument, og som i siste versjon også legg grunnlag for standardisert
dokumentfangst i spesialiserte fagsystem
fagleg samarbeid med og rettleiing til
kommunale arkivinstansar som byarkiv, IKA og fylkesarkiv
Riksarkivaren meiner desse tiltaka har hatt
større effekt enn det ein ville oppnådd med tilsvarande ressursbruk
retta mot kvar kommune og fylkeskommune. Departementet viser til
dette.
Arkivverket har ansvaret for rettleiing, tilsyn, godkjenning
og pålegg, og Arkivverket er i gang med å systematisere og forsterke
tilsyns- og rettleiingsfunksjonane for kommunal sektor. Arkivverket
skal bruke eit breitt spekter av verkemiddel i ein målretta aktivitet
for at arkivarbeidet i kommunar og fylkeskommunar skal oppfylle
reglane i arkivlova og arkivforskriftene. I dette arbeidet må det
leggjast vekt på eit nært samspel og samarbeid med dei arkivfaglege miljøa
og institusjonane som er etablerte i kommunal sektor.
Kulturdepartementet skal i styringsdialogen
med Arkivverket fastsetje klarere resultatkrav og krav til rapportering
frå tilsyns- og rettleiingsarbeidet. Arkivverket skal i den samanhengen
vurdere om tilsyn, rettleiing og andre verkemiddel er effektive
for å nå resultatkrava i kommunal arkivsektor.
Riksarkivaren vil vurdere om normalinstruksen for
depot i kommunar og fylkeskommunar bør reviderast og få rang av
forskrift. I tilknyting til dette skal det vurderast om regelverket
for arkivdepotordningar i kommunar og fylkeskommunar er godt nok
til at materialet blir bevart og tilgjengeleggjort.
Langtidsbevaring av digitalt materiale i kommunal
sektor er ei oppgåve som berre unntaksvis kan løysast av enkeltkommunar,
og normalt vil det heller ikkje vere gagnleg at interkommunale arkiv
eller fylkeskommunale arkiv etablerer sine eigne digitale depot.
Det kjem av dei strenge krava ein set til kompetanse, system og
utstyr for å etablere slike løysingar, og det vil derfor bli altfor
kostbart å spreie slike løysingar på fleire etter måten små einingar.
Når det gjeld staten, har Arkivverket valt å leggje eit sentralt
digitalt depot til Riksarkivet. Gjennom etableringa av Kommunearkivinstitusjonenes
Digitale Ressurssenter (KDRS) er store delar av kommunesektoren
dekt opp. På sikt er det ei målsetjing for KDRS å kunne bli eit
nasjonalt depot på kommunal side.
Det er etablert eit godt samarbeid mellom Riksarkivaren
og kommunale arkivmiljø om utvikling av metodar og tekniske løysingar
for eit moderne digitalt depot (DIAS-prosjektet). Denne løysinga
vil i første omgang bli implementert i Riksarkivet i 2012. DIAS-prosjektet
og forgreiningar av det skal etter planen førast vidare også i åra
framover.
Riksarkivaren skal ha eit nasjonalt ansvar for
å føre dette samarbeidet vidare og utvide det til også å omfatte
organisatoriske løysingar for eitt eller fleire digitale depot for
kommunal sektor. Kommunesektorens organisasjon, KS, bør trekkjast
inn som ein aktiv samarbeidspartnar i utforminga av dei organisatoriske
løysingane.
Massedigitalisering av analogt arkivmateriale (papir,
mikrofilm o.a.) for nettbasert publisering er ei oppgåve som kan
gi publikum radikalt betre tilgang til arkiva også i kommunal sektor.
Også her kan det vere aktuelt å etablere meir eller mindre sentraliserte
løysingar, eventuelt i eit samarbeid mellom statleg og kommunal
sektor.
Bevarings- og kassasjonsregelverket bør oppdaterast.
Riksarkivaren har utarbeidd forslag til nye felles bevarings- og
kassasjonsreglar for statsforvaltninga og nye bevarings- og kassasjonsreglar
for fylkeskommunale og kommunale arkiv.
I arbeidet med revisjonen av arkivlova skal
ein vurdere om regelverket for arkivdepotordningar i kommunar og
fylkeskommunar er tilstrekkeleg til at materialet blir bevart og
gjort tilgjengeleg.
Som ein del av Riksarkivarens rettleiings- og
tilsynsfunksjon skal etaten medverke til at det blir etablert digitale
depotordningar for kommunal sektor. Dette skal skje i nært samspel
med relevante aktørar i sektoren.
Mange kommunar har valt å kjøpe tradisjonelle kommunale
tenester frå interkommunale selskap, aksjeselskap, føretak eller
frå private. Det kan handle om lovbundne oppgåver eller oppgåver
som kommunane gjennomfører på eige initiativ, mellom anna eldreomsorg,
barnevern og rusmiddelomsorg.
Riksarkivaren tilrår at reglane for offentlege arkiv
skal følgjast når tenester blir konkurranseutsette, og at dette
inngår i avtalen med den private verksemda. Særleg for lovbundne
oppgåver er dette viktig. Denne delen av offentlege kjøp er ikkje
regulert i arkivlova. I arbeidet med revidering av arkivlova vil
departementet leggje fram endringar som gjer at verksemder som utfører
oppgåver på vegner av det offentlege, skal ha pålegg om å følgje
regelverket for offentlege arkiv.
Kommunane har ansvaret for primærhelsetenestene.
Pasientjournalar som skal bevarast i spesialisthelsetenesta,
skal avleverast til Norsk helsearkiv. Ansvaret for pasientjournalar
i primærhelsetenesta ligg hos kvar kommune og fylkeskommune.
I arbeidet med revisjon av arkivlova vil departementet
vurdere om handtering og oppbevaring av elektroniske pasientjournalar
i primærhelsetenesta i kommunal sektor bør regulerast i lov eller
forskrift. Departementet vil òg vurdere behovet for å regulere handteringa
og oppbevaringa av elektroniske pasientjournalar hos private ytarar
av helsetenester. Kommunesektorens organisasjon, KS, bør trekkjast
inn i dette arbeidet.
Ein samla samfunnsdokumentasjon set som vilkår
at arkiva både frå statleg, kommunal og privat sektor blir bevarte
og tilgjengeleggjorde. Dagens situasjon er at privat sektor er klart
underrepresentert i høve til dei to andre.
Det er ingen lovheimla reglar som regulerer arkivskaping
i privat sektor.
Offentlege arkivinstitusjonar har til vanleg
ikkje fått pålegg om å ta vare på privatarkiv. Det er ei oppgåve
dei gjer ut frå ei vurdering av dokumentasjonsbehovet til samfunnet,
og som oppdragsgivaren deira gir dei rett til å utføre. Med eit
slikt utgangspunkt er det vanskeleg å gi privatarkivarbeidet høg
prioritet, i konkurranse med lovbundne oppgåver knytte til offentlege
arkiv. Konsekvensen er at privatarkiva kjem dårleg ut når det gjeld
tilrettelegging for bruk.
Samfunnsrolla til private aktørar kan ikkje
framstillast på ein dekkjande måte utan at ein har tilgang til deira
eige arkivmateriale – anten det gjeld hjørnesteinsbedrifter i regionen
og lokalsamfunnet, store konsern på nasjonalt nivå, organisasjonar
på ulike nivå og ulike samfunnsområde eller minoritetar i samfunnet.
I ei særstilling står arkiv etter private verksemder med
offentleg tilknyting. Arkivlova set andre krav til kommunale og
statlege arkiv enn til private. Det har derfor mykje å seie for
arkiva kva status ei verksemd har.
Arkivlova har eit meir avgrensa virkefelt enn
offentleglova. Fleire sjølvstendige rettssubjekt som kjem inn under
offentleglova, og som dermed er pliktige til å føre journal, fell
ikkje innanfor arkivlovas virkeområde for offentlege arkiv. Slik
reglane er utforma i dag, kan det vere ein fare for at desse verksemdene
journalfører eit dokument som dei deretter kasserer. Dermed blir det
ikkje mogleg å få innsyn i dokumentet i samsvar med reglane i offentleglova.
Ei løysing er å fastsetje arkiveringsplikt for slike sjølvstendige
rettssubjekt. Ei anna løysing kan vere å harmonisere virkeområda
for offentleglova og arkivlova, slik at reglane om offentlege arkiv
i arkivlova fullt ut blir gjeldande også for dei verksemdene som
i dag berre har journalføringsplikt, men ikkje arkiveringsplikt.
Departementet vil setje i gang eit arbeid med
å revidere virkeområdet for arkivlova, slik at alle dokument som
er journalføringspliktige etter offentleglova, også blir arkivpliktige
etter arkivlova. I arbeidet med revisjonen av arkivlova skal ein
vurdere behovet for å presisere påbodet om å følgje reglane for
offentlege arkiv ved skifte frå offentleg til privat status.
Bevaring av arkiv etter bedrifter, organisasjonar og
privatpersonar tek utgangspunkt i ei vurdering av kva slags materiale
som er bevaringsverdig.
Det er grunn til å streke under behovet for
ei systematisk vurdering av kva slags arkiv frå privat sektor, og
kva slags materiale i desse arkiva, som skal representere privat
sektor innanfor ramma av ein samla samfunnsdokumentasjon. Ein slik systematikk
i privatarkivarbeidet eksisterer i for liten grad i dag.
Departementet legg til grunn at Riksarkivaren med
utgangspunkt i ansvaret han er tildelt etter arkivlova, konkretiserer
nivået for bevaring av privatarkiv i Noreg. Ramma for denne konkretiseringa
er at arkiv frå privat sektor skal vere tilfredsstillande representerte
i ein samla samfunnsdokumentasjon. Konkretiseringa av nivået bør
skje i samspel med andre viktige aktørar på arkivområdet, både organisasjonar
og institusjonar.
På dette grunnlaget bør Riksarkivaren utarbeide ein
ny strategi for privatarkivarbeidet i Noreg. Strategien bør basere
seg på eit breitt samarbeid over heile arkivområdet – inkludert
å utnytte dei vilkåra som ligg føre for eit samspel med aktørar i
privat sektor. Utgangspunktet for departementet er at staten skal
ha ei sentral rolle som pådrivar og koordinator i arbeidet med privatarkiva,
samstundes som ein utnyttar dei vilkåra for bevaring og tilgjengeleggjering
som ligg i Arkivverket. For å få handteringa av privatarkiv opp
på eit tilfredsstillande nivå, trengst det eit breitt samspel, mellom
anna med aktørar i privat sektor.
Eit samspel med private aktørar må skje på frivillig
basis. Arkivlova gir ingen generell heimel for å gi påbod til private
aktørar om å ta vare på arkiva sine eller inngå i eit samarbeid
med det offentlege om arkivbevaring. Offentlege arkivinstansar bør
opplyse om kor viktig det er å dokumentere den rolla private aktørar
har i samfunnet, og på den måten medverke til ei brei forståing
av relevansen til privatarkiva. Berre ved at dei private aktørane
sjølve ser kor viktig det er å dokumentere si eiga verksemd, kan
det skapast ei tilfredsstillande handtering av privatarkiva.
Med utgangspunkt i Riksarkivarens retningslinjer
for privatarkivarbeidet (arkivlova § 14) er det på regionalt nivå
etablert eit landsdekkjande nettverk av koordinerande institusjonar
i privatarkivarbeidet. Dei skal fungere som regionale kompetansesenter
og vere med på å koordinere arkivarbeidet i fylka sine.
Eit anna verkemiddel etter arkivlova er at Riksarkivaren
kan registrere visse privatarkiv som «særskilt verneverdige» og
krevje å få kopi av slike arkiv dersom dei blir førte ut av landet
eller står i fare for å gå tapt.
Lovproposisjonen for arkivlova set som vilkår
at Riksarkivaren har eit koordineringsansvar for arbeidet med å
bevare privatarkiv.
Departementet vil vurdere om denne oppgåva bør
gjerast tydelegare ved at formuleringa frå lovproposisjonen blir
teken inn i sjølve lovteksten.
Musea oppbevarte 27 600 hyllemeter privatarkiv ved
utgangen av 2010. Dette var 30 pst. av det som samla var bevart
av privatarkiv i Noreg.
Departementet meiner at det er best å ta hand
om satsinga på privatarkiv i musea som ein integrert del av museumsforvaltninga.
Det vil seie at arbeidet med arkiv i museum bør skje innanfor ramma
av det utviklingsarbeidet og den mål- og resultatstyringa som er
skissert for Norsk kulturråd på museumsområdet.
I samband med overføringa av oppgåver og årsverk
frå ABM-utvikling til Nasjonalbiblioteket, Norsk vitenskapsindeks
og Norsk kulturråd vart det signalisert at departementet ville vurdere
om alle eller delar av årsverka knytte til arkiv skulle leggjast
til Arkivverket.
Oppgåvene til ABM-utvikling på arkivområdet var
å drive aktivt, strategisk utviklingsarbeid og arbeide med heile
spekteret av funksjonar innanfor arkiv. Med overføringa av arkivoppgåvene
til Norsk kulturråd har Kulturrådet vidareført dette breie mandatet
i 2011 og 2012. Ut frå arkivlova har Riksarkivaren samstundes det
overordna statlege ansvaret for heile arkivsektoren. På arkivområdet
er det dermed to statlege etatar: Norsk kulturråd som utviklingsaktør
og Riksarkivaren/Arkivverket som overordna fagetat.
Departementets vurdering er at oppgåva som generell
utviklingsaktør ikkje gir ei god klargjering av grunnlaget for oppgåvedelinga
og samarbeidet mellom Arkivverket og Kulturrådet. Som overordna
fagetat må Arkivverket òg drive utviklingsverksemd.
Når det gjeld statens ansvar generelt for privatarkiva,
ligg det til Riksarkivaren. Dette gjeld også privatarkiv som blir
oppbevarte utanfor Arkivverket.
Ei klargjering av det statlege ansvaret for
privatarkiv tilseier at det overordna ansvaret og fullmakta til
Riksarkivaren står ved, og at oppgåvene til Kulturrådet omfattar
tilrettelegging, koordinering og utvikling av arkivsamlingane til
musea. Departementet legg til grunn at løyvinga over statsbudsjettet
– kap. 320, post 77 Prosjekt- og utviklingstiltak på museums- og arkivfeltet
– blir vidareført. I den samanhengen er det naturleg at Kulturrådet
rettar støtteordninga for privatarkiv inn mot museumsfagleg relevante
arkivprosjekt.
Departementet legg til grunn at kulturvern framleis
vil vere eit hovudområde i Kulturrådets forvaltning av Kulturfondet,
og at arkiv og arkivfaglege utfordringar vil inngå i arbeidet.
Det er store skilnader mellom arkivorganisasjonane
i statleg og kommunal sektor. Dette heng saman med at statlege og
kommunale etatar generelt sett er ulikt organiserte. Statlege etatar
har eit nasjonalt ansvar, og mange av dei har kvar for seg ein landsomfattande
organisasjon med éi sentral og fleire regionale og til dels også
lokale einingar. Innanfor ansvarsområdet sitt dekkjer dei altså
den statlege verksemda for heile landet. Kommunale verksemder har
på tilsvarande måte eit samla kommunalt ansvar innanfor sitt arbeidsområde,
men avgrensa til det geografiske området for kommunen.
I samsvar med den statlege organisasjonsmodellen
er det i statleg sektor éin etat, Arkivverket, som har ansvaret
for å bevare og tilgjengeleggjere arkiv som ikkje lenger er i aktiv
bruk hos arkivskaparane. Arkivverket er organisert som andre statlege
etatar med éin sentral og fleire (i dette tilfellet åtte) regionale
einingar i tillegg til to spesialeiningar. Denne parallelliteten
med andre etatar gjer det enkelt og rasjonelt for Arkivverket å
føre tilsyn med statlege etatar både sentralt og regionalt, og organiseringa
av etaten høver også godt til å koordinere arkivhandtering nasjonalt
der dette er tenleg.
I kommunal sektor er det berre ein del større byar
og nokre av fylkeskommunane som har organisert eigne arkivdepot.
Dei fleste kommunar er med i eit samarbeid med andre om å etablere og
drive eit arkivdepot. Den vanlegaste organisasjonsforma er interkommunale
arkiv (IKA). Interkommunale einingar utfører mellom anna depotoppgåver
på vegner av medlems- og eigarkommunar, men etter arkivforskrifta
ligg ansvaret for arkiva framleis hos kvar kommune. Kommunane har
både eigedomsrett til og reelt herredømme over arkiva sine.
Fellesordningar av denne typen er godt skikka
til å ta hand om behovet til kommunane for depotfunksjonar. Organisert
samarbeid vil til vanleg vere rasjonelt samanlikna med å etablere
eigne depot i kvar kommune. Det gir òg eit godt grunnlag for å etablere
kompetente og stabile fagmiljø. Når det likevel enno er store manglar
knytte til depotfunksjonane i kommunal sektor, kjem det i særleg
grad av utilstrekkeleg handteringskapasitet i dei fleste interkommunale
arkivdepota og manglande breiddekompetanse i å handtere digitalt
arkivmateriale. Det interkommunale samarbeidet har likevel medverka
sterkt til den positive utviklinga som har skjedd i kommunal sektor,
og denne lærdommen tilseier at dette samarbeidet bør styrkjast både
kvantitativt og kvalitativt. Det er behov for å samarbeide på eit endå
breiare plan – nasjonalt eller regionalt – for å kunne ta hand om
behova for langtidsbevaring av digitalt materiale.
Det er eit viktig samspel og samarbeid som går føre
seg mellom statlege og kommunale arkivinstitusjonar. Dels er dette
ein nødvendig faktor i utøvinga av tilsyns- og rettleiingsansvaret
som Riksarkivaren har etter arkivlova. Men det går mykje lenger
enn som så. Statlege og kommunale arkivinstitusjonar er delar av
eit felles nasjonalt arkivfagleg miljø som gjer seg gjeldande på
ulike område.
Fleire av dei interkommunale arkiva leiger lokale
hos statsarkivet i det aktuelle distriktet og held til i same bygningen.
Førebels er integreringa av tenestetilbodet nokså avgrensa, og det
er utan tvil potensial for å oppnå større synergigevinstar både
for verksemdene og brukarane deira gjennom eit tettare samarbeid.
Det er særleg omsynet til formidlings- og brukartenestene
som taler for eit tett samspel mellom kommunale og statlege arkivinstitusjonar
i regionane.
Dette har aktualisert spørsmålet om korleis
samarbeidet mellom kommunale og statlege arkivinstansar bør organiserast
for å oppnå best mogleg effekt i form av betre brukartenester og rasjonelle
arbeidsprosessar.
I St.meld. nr. 48 (2002–2003) Kulturpolitikk fram
mot 2014 foreslo departementet å granske og drøfte ei alternativ
organisering av arkiva.
Riksarkivaren sette i 2003 ned eit utval som
fekk i oppgåve å greie ut og fremme grunngitte forslag til vidare
utvikling av arkivinstitusjonar i kommunal sektor.
Nysæter-utvalet skisserte konkret tre ulike
modellar. Dei vart kalla IKA-modellen, arkivsentermodellen og regionarkivmodellen,
og dei to første modellane vart rekna som steg på vegen mot ei realisering
av regionarkivmodellen. Både IKA- og arkivsentermodellane bygde
vidare på den eksisterande organisasjonsstrukturen med sjølvstendige
arkivinstitusjonar for kvart forvaltningsnivå. Regionarkivmodellen
skisserte ein ny institusjonstype med bevaring av arkivmateriale på
tvers av forvaltningsnivåa.
Nysæter-utvalet konkluderte med at det på sikt er
regionarkivmodellen som representerer den beste organisatoriske
løysinga for eit framtidsretta regionalt arkivarbeid.
Riksarkivaren sende innstillinga frå Nysæter-utvalet
ut på høyring. Av dei som tok stilling til organisasjonsmodellen,
meinte om lag halvparten at ein arkivsentermodell eller ei anna
form for blandingsmodell ville gi det beste resultatet. Den andre
halvparten tok til orde for regionarkiv i ei eller anna form.
I ei oppsummering med forslag til ein nasjonal arkivpolitikk
avviste Riksarkivaren regionarkivmodellen. Han streka under at arkivsentermodellen
representerte ein tilrådeleg politikk som kunne realiserast i nær
framtid, og at Arkivverket for sin del var innstilt på å gjennomføre
samlokaliseringar med andre institusjonar der tilhøva låg til rette.
Departementet ser det som eit viktig mål for
ein nasjonal arkivpolitikk å etablere gode og tenlege formidlings-
og brukartenester, slik at samfunnet får informasjon om og tilgang
til eit breitt spektrum av arkivmateriale uavhengig av kvar det
er skapt. Dette tilseier eit tett samarbeid på tvers av forvaltningsnivåa
i offentleg sektor.
Samstundes må ein ta omsyn til den nære tilknytinga
arkiva har til opphavssituasjonen og den verksemda der dei vart
skapte.
Departementet vil framleis leggje til grunn
at det er eit statleg ansvar og ei statleg oppgåve å ta vare på
statens eigne arkiv og ha fullt herredømme over dei. Staten har
ei stor eigeninteresse i å kunne dokumentere si eiga verksemd både
frå ei nær og ei fjernare fortid, og staten har eit tilsvarande
dokumentasjonsansvar overfor samfunnet elles. Det er derfor ikkje
aktuelt å vurdere ordningar der staten gir frå seg sitt regionale arkivmateriale
til arkivinstitusjonar som er utanfor statleg styring. Ei slik ordning
ville òg vere lite tenleg med tanke på den viktige nasjonale koordineringa
og samordninga som Arkivverket står for i dag.
Det er heller ikkje aktuelt å vurdere ordningar der
kommunale eller fylkeskommunale instansar overlèt ansvaret for arkiva
sine til instansar utanfor forvaltninga. Og ei generell statleg
overtaking av dei kommunale og fylkeskommunale arkiva ville vere
eit tiltak som rokkar ved grunnleggjande prinsipp i det kommunale
sjølvstyret.
På dette grunnlaget finn ikkje departementet
at føresetnadene er til stades for å drøfte vidare ei ordning med
regionarkiv på tvers av forvaltningsnivå, slik Nysæter-utvalet i
si tid foreslo.
Derimot er det grunn til å utnytte mykje betre enn
i dag dei løysingane som ligg i arkivsentermodellen, der statlege
og kommunale arkivinstansar inngår i eit organisert og forpliktande samarbeid
om bruk av arkivlokale, felles brukartenester, formidlingstiltak
o.a. Når vilkåra ligg til rette for det, bør arkivsentra etter ein
slik modell kunne utvidast til kulturvernsenter, der også museum
og bibliotek er med. Denne typen samarbeid er særleg aktuelt der
fleire institusjonar kan samlokaliserast og etablere fellestenester på
staden.
Det er endå meir aktuelt med eit organisert
samarbeid om nettbaserte tenester, der samarbeidet kan skje uavhengig
av den fysiske plasseringa til institusjonane. Eit godt eksempel på
slikt samarbeid er nettstaden Arkivportalen.no, der heile Arkiv-Noreg
legg ut sine digitale katalogar.
Departementet legg til grunn at Riksarkivaren gjennom
Arkivverket skal vere ein pådrivar i å etablere organiserte samarbeidsløysingar
både i nasjonal samanheng og på det regionale planet. Dette gjeld
både nettbaserte tenester og samarbeid om tenester og funksjonar
på staden i regionale arkivsenter.
Regjeringa vil med denne meldinga òg orientere Stortinget
om retninga for den framtidige organiseringa av Arkivverket.
Arkivverket er statens fagetat på arkivområdet. Etaten
har ein landsomfattande organisasjon med eit sentralorgan, Riksarkivet,
og åtte regionale institusjonar, statsarkiv. I tillegg kjem to meir spesialiserte
einingar med landsomfattande oppgåver: Samisk arkiv og det komande
Norsk helsearkiv. Både Riksarkivet og etaten er styrte av Riksarkivaren.
Riksarkivaren og Arkivverket skal framleis ha ansvar
og styringsrett for å betre arkivfunksjonane i samfunnet. Fullmakta
er gitt i lover og forskrifter. Ei klargjering av Arkivverkets ansvar kan
styrkje innsatsen til etaten.
Det er behov for statleg innsats på det regionale planet.
Statsarkiva bør derfor ha kapasitet og nødvendig handlingsrom til
å yte tilstrekkeleg innsats regionalt. Når tilhøva ligg til rette
for det, bør statsarkiva inngå i eit organisert samarbeid med andre
arkiv- og kulturverninstitusjonar. Det vil vere ei utfordring å
skape ein fruktbar balanse mellom nasjonal samordning og regionalt
handlingsrom i etaten. I tillegg må den nye spesialeininga, Norsk
helsearkiv, og det planlagde sentraldepotet for etaten integrerast
i Arkivverkets framtidige organisasjon og arbeidsfordeling.
Som depotinstitusjon har Riksarkivet ansvaret for
den sentrale statsforvaltninga. I tillegg skal Riksarkivet vere
det saksførebuande og sakshandsamande organet til Riksarkivaren
i utøvinga av arkivrett og leiing av etaten.
Riksarkivet bør framleis vere sentralorgan,
depotinstitusjon og saksførebuande og sakshandsamande organ for
Riksarkivaren. Dette er ikkje til hinder for å plassere etatskoordinerande
oppgåver i eit statsarkiv eller i ei av spesialeiningane når vilkåra
tilseier det.
Dei åtte statsarkiva skal både ta hand om regionale
oppgåver tilpassa behova i regionen og inngå i eit nasjonalt samspel
for å ta hand om nasjonens arkivfunksjonar på ein profesjonell og
tenleg måte. Dei to oppgåvetypane heng saman.
Det er klart at papirperioden ikkje på langt
nær er over i arkivsamanheng. Dei viktigaste regionale oppgåvene
knytte til statlege papirarkiv vil i tida framover vere å ta imot
avleveringar, forvalte heile arkivmaterialet og tilgjengeleggjere
og formidle materialet. Det er ein fordel at arkivdepota ligg geografisk
nær statsinstitusjonane som skal avlevere arkivmateriale.
Alle alternative måtar å utvikle regionale arkivsenter
på krev at det eksisterer eit nettverk av statsarkiv i regionane.
Vilkåra bør leggjast til rette for at statsarkiva kan spele ei sentral
rolle i etablering og drift av slike integrerte løysingar.
Nettverket av statsarkiv i regionane bør òg
av den grunn haldast oppe. Departementet går likevel ut frå at Riksarkivaren
gjennomfører ei kontinuerleg vurdering av arbeidsoppgåvene i statsarkiva
og ansvarsfordelinga i etaten. Det er grunn til å rekne med at statsarkiva,
i tillegg til dei regionale oppgåvene, også kan ta på seg ein del
oppgåver for etaten under eitt, uavhengig av geografisk tilknyting.
Ei slik utplassering av etatsoppgåver kan vere med på å styrkje
det regionale elementet i etaten og utnytte fagkompetansen og kreativiteten
på ein optimal måte. I dag er det ein del tilløp til slik arbeidsfordeling. Riksarkivaren
bør byggje vidare på desse tilløpa og vurdere om det er grunnlag
for å styrkje fellesoppgåvene i regionane.
Oppgåvene til Samisk arkiv omfattar samisk kulturarv
frå heile landet, endå om tyngdepunktet ligg i Finnmark og Troms.
Det er ein føresetnad at Samisk arkiv skal kunne drive
aktivitetar som ikkje er så vanlege i arkivinstitusjonar, medrekna
innsamling av munnleg samisk materiale gjennom lydopptak.
Samisk arkiv er lokalisert i Kautokeino. Ei
spesiell utfordring knyter seg til materiale frå områda utanfor
det nordsamiske området. I tillegg til store geografiske avstandar
er det her store språklege skilnader. Dei største utfordringane gjeld
etterslepet av ordning i dei arkiva som alt er mottekne, og behovet
for kartlegging av bevaringsverdig materiale i dei samiske miljøa.
Den samiske kulturen går over landegrensene
på Nordkalotten. Samisk arkiv bør derfor vurdere eit samarbeid med
arkivbevaringsinstitusjonar i Finland og Sverige. I Finland skal
det etablerast ein samisk arkivinstitusjon i Enare, og vilkåra vil derfor
liggje til rette for eit samarbeid med den.
Den første store utfordringa i arkivskapinga
er å identifisere dokumenta, ta stilling til kva som skal arkiverast,
og sjå til at desse dokumenta blir fanga opp i tide og lagra på
ein måte som sikrar bevaring og tilgang både på kort og lang sikt.
Den andre kritiske fasen kjem når dokumenta skal
takast ut av det opphavlege systemet (på fagspråket kalla uttrekk)
og overførast til eit system for langtidslagring, til vanleg kombinert med
avlevering til eit arkivdepot. Utfordringa ligg her i å sikre integriteten
og autentisiteten til dokumenta, bevare dei i sin rette samanheng
og dokumentere prosessar og prosedyrar på ein slik måte at ettertida
har tillit til at dokumenta er det dei gir seg ut for å vere.
Ein tredje kritisk fase melder seg kvar gong arkivmaterialet
må migrerast (flyttast) til nye medium og nye teknologiske plattformer.
Det er nødvendig for å sikre at dokumenta er tilgjengelege og lesbare
etter teknologiske endringar. Også her krevst det sikre og dokumenterte
prosessar og rutinar for å halde ved lag autentisiteten og tilliten
til at dokumenta er autentiske.
I tillegg kjem at dokumenta på alle stadium
skal vere tilgjengelege for autorisert bruk.
Målet for regjeringa er at den statlege forvaltninga
så langt det er mogleg skal vere tilgjengeleg på Internett. Kommunikasjonen
mellom forvaltninga, innbyggjarane og næringslivet skal som hovudregel
vere nettbasert. Dei mest avanserte tenestene omfattar samarbeid
mellom fleire verksemder om å utføre tenesta. Eit gjennomgåande
tiltak for både å tilby avanserte sjølvbeteningstenester og å effektivisere
forvaltninga er samordning og standardisering. Utvikling av felles
IKT-komponentar og felles arkitekturprinsipp for offentleg sektor
har vore viktige prinsipp i dette arbeidet. Gjenbruk av felles IKT-komponentar
medverkar til kostnadseffektivitet og standardisering, mens felles
arkitekturprinsipp først og fremst skal ordne med samvirke mellom
forskjellige løysingar.
Kommunesektoren ser eit stort behov for kommunal
samordning på IKT-området. Hovudstyret i KS har vedteke å opprette
KommIT, eit program for IKT-samordning i kommunesektoren 2012–2015.
KS eig programmet, som skal styrast av eit programstyre som er samansett
av representantar frå KS, kommunar og fylkeskommunar.
Gjennom etableringa av programmet vil kommunesektoren
sitje i førarsetet for IKT- utviklinga i eigen sektor. KommIT skal
saman med KS hjelpe til med å løyse oppgåver for å betre dagens
utfordringar på IKT-området. KS og KommIT vil arbeide for meir samordning
mellom statleg og kommunal sektor og ynskjer å gi klare signal om
behovet for IKT-samordning også i staten.
KommIT skal operasjonalisere den nye digitaliseringsstrategien
for kommunesektoren gjennom samordning av forvaltning og utvikling.
Alt frå oppstarten hausten 2012 skal KommIT gjennomføre forvaltnings-
og utviklingsoppgåver slik at sektoren på relativt kort sikt kan
sjå gevinstar ved samordninga.
KS skal framleis ha det interessepolitiske ansvaret
på vegner av kommunesektoren og halde fram med å vere premissgivar
og bestillar for ei koordinert IKT-utvikling. Samarbeidet mellom KS
og KommIT blir heilt avgjerande for å lykkast med samordninga av
IKT-utviklinga i kommunesektoren.
Med basis i Noark-standarden er det også etablert
eit ope nettbasert tenestetilbod for innsyn i offentlege journalopplysningar
og saksdokument. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har
ei sentral rolle i e-forvaltninga. Kulturdepartementet legg til
grunn at Riksarkivaren samarbeider med andre aktørar, for eksempel
Difi, om løysingar.
Store mengder dokumentasjon står i fare for
å gå tapt, og det hastar med å trappe opp arbeidet med bevaring
av digitalt arkivmateriale. Bevaringsarbeidet byrjar med dokumentfangst
og arkivdanning, og deretter skal materialet lagrast for bruk både
på kort og lang sikt. Under heile prosessen må ein ta omsyn til
integriteten og autentisiteten i materialet.
Standardisering og regelverk er med på å halde den
elektroniske arkivskapinga i forvaltninga innanfor visse rammer,
slik at materialet skal kunne bevarast og brukast over lang tid,
og slik at autentisiteten og integriteten blir sikra.
Men desse tiltaka er ikkje nok i seg sjølv.
Ei utgreiing som vart gjennomført for Fornyings- og administrasjonsdepartementet
og Difi i første kvartal 2011, viste for eksempel at kommunikasjon
mellom fagsystem, og mellom fagsystem og andre system, i lang tid
har vore fråverande. Det har ført til at mange av fagsystema har
utvikla seg til proprietære IKT-system, «silosystem», det vil seie
lukka system som kontrollerer meir eller mindre all funksjonalitet
innanfor det aktuelle fagområdet, frå datalagring til sakshandsaming.
For kommunane vil det seie at dei på den måten blir innelåste i
leverandørspesifikke løysingar som ikkje er lagde til rette for
utveksling av informasjon og kommunikasjon på tvers av systema i
kommunen. Kommunikasjon med andre offentlege verksemder er endå
vanskelegare. Rapporten viser til at det er fleire eksempel på at kostnader
knytte til å integrere fagsystem med sakarkivsystem er større enn
sjølve innkjøpet av systema.
Det er behov for arkivfagleg medverknad i utviklinga
av elektroniske system som lagrar dokumentasjon. Med dårleg kvalitet
på det digitale arkivmaterialet blir det også kostbart å bevare
og gjere materialet tilgjengeleg for ettertida, ettersom det kan
føre til eit omfattande etterarbeid.
Saksrelevant informasjon som blir send eller motteken
som tekstmeldingar over mobiltelefonar er ikkje omtalt særskilt
i forskrift om offentlege arkiv (arkivforskrifta). Kulturdepartementet
sende på høyring eit forslag til endring av § 3-2 i arkivforskrifta. Høyringssvara
viser at det er behov for meir utgreiing av saka. Det vil bli gjort
som ledd i den større gjennomgåinga av arkivregelverket som denne
meldinga legg opp til.
Statlege organ skal avlevere det digitale arkivmaterialet
sitt til Arkivverket. Arkivverket har sentralisert sine digitale
lagringsfunksjonar og har etablert eit digitalt magasin i Riksarkivet
i samsvar med internasjonale standardar.
Det vil enno vere ei rekkje utfordringar i å etablere
rasjonelle prosessar for mottak, testing, langtidslagring og tilgjengeleggjering
av digitalt skapt materiale. Trass i at Riksarkivet har teke imot
digitalt materiale sidan midten av 1980-åra, dukkar det opp nye
utfordringar når mengda aukar radikalt, og når hovudtyngda av det
som ein får inn, etter kvart blir saksdokument som skal fungere
som dokumentasjon både i forvaltningsmessig og rettsleg samanheng.
Riksarkivet har opparbeidd solid kompetanse
på området gjennom mange år. Den nære kontakten med det internasjonale
fagmiljøet og det tette samarbeidet med dei andre nordiske landa
hjelper til med å sikre at kompetansen held eit høgt nivå.
Hovudregelen for avlevering av arkivmateriale til
Arkivverket er at materialet skal avleverast etter 25–30 år. Men
for digitalt materiale er ikkje dette fornuftig, sidan det er ein
stor tryggingsrisiko ved å la det liggje hos arkivskaparen i lang
tid etter at den mest aktive bruken er over.
I arkivforskrifta er det valt ei mellomløysing, slik
at Arkivverket får deponert ein reservekopi av materialet på eit
tidlegare tidspunkt (etter for eksempel 5–10 år), mens arkivskaparen
får ha råderetten over og ansvaret for materialet heilt til formell
avlevering skjer. Ordninga fungerer ikkje heilt ideelt.
Det er behov for å vurdere fellesløysingar for lagring
av digitalt skapte statlege arkiv som har gått ut av administrativ
bruk, men som ikkje har nådd alderen for avlevering til Arkivverket
etter regelverket i dag. Riksarkivaren skal gjere greie for ei slik
løysing. Tiltaket skal gjennomførast i samarbeid med Difi og med
representantar for instansar det vedkjem.
Dei store skilnadene mellom interkommunale depotinstitusjonar
gjer det vanskeleg å harmonisere felles rutinar, verktøy, utforming
av tenester og kompetanse.
Det er lagt vekt på å harmonisere arbeidet for langtidsbevaring
av digitalt skapte arkiv mellom Arkivverket og dei kommunale depotinstitusjonane,
ettersom dei teknologiske utfordringane er felles for statleg og
kommunal sektor. Riksarkivaren har initiert eit samarbeidsprosjekt
mellom Riksarkivet og kommunal sektor (DIAS-prosjektet) med det
formålet å leggje rammer for korleis eit moderne magasin for digitalt
skapte arkiv skal vere. Riksarkivet skal implementere den valde
tekniske løysinga, mens det står kommunane fritt å gjere avrop på
den inngåtte avtalen for å etablere tilsvarande løysingar hos seg.
Tilgjenge og bruk er eit overordna mål for alt arkivarbeid.
Dersom arkivpotensialet som kjelder til kunnskap
og oppleving skal utnyttast, må arkiva førast ut til folk gjennom
aktiv tilgjengeleggjering og formidling. Dagens informasjons- og kommunikasjonsteknologi
gir gode vilkår for å tilby slike tenester, og forventningane til
folk aukar i takt med utviklinga av dei løysingane teknologien gir.
Satsing på nettbasert digital tilgjengeleggjering og formidling
er derfor ein føresetnad for at arkiva skal bli den ressursen i kunnskapsutviklinga
og kulturlivet som dei har potensial til å vere.
Tilgang til arkiv på Internett inngår i digitaliseringsprogrammet
til regjeringa. Dei strategiske vala til regjeringa for digital
forvaltning i framtida byggjer på ni prinsipp, og dei to første
er desse:
Blant tiltaka i digitaliseringsprogrammet går regjeringa
inn for at offentlege data skal gjerast tilgjengelege og kunne brukast
i nye samanhengar.
Digital tilgjengeleggjering og formidling vil vere
eit hovudelement i bidraget til denne strategien frå arkivsektoren.
Regjeringas satsing til no på dette området
er omtalt i to stortingsmeldingar dei siste åra. I St.meld. nr.
24 (2008–2009) Nasjonal strategi for digital bevaring og formidling
av kulturarv er målet formulert slik:
«Visjonen for regjeringens IKT-politikk på kulturfeltet
er å gjøre mest mulig av samlingene våre i arkiv, bibliotek og museum
tilgjengelige for flest mulig ved fremtidsrettet bruk av IK-teknologiske
løsninger.»
Meld. St. 10 (2011–2012) Kultur, inkludering
og deltaking strekar under den rolla formidlinga har for arkivfunksjonen
i arbeidet med sosial inkludering:
«I eit kultur- og inkluderingsperspektiv er aktiv formidling
ei hovudutfordring for arkivinstitusjonane. Samlingane i arkiva
er så omfattande at institusjonane må gå aktivt ut til publikum
og vise kva dei forvaltar, og kva materialet kan brukast til. Dette
krev forsterka og kontinuerleg formidlingsinnsats og utvikling av
digitale tilbod, noko som inneber ei demokratisering av tilgangen
til samfunnets kulturgode.»
Regjeringa vil leggje betre til rette for at
offentleg informasjon blir gjort tilgjengeleg, slik at den kan brukast
vidare på nye måtar og i nye samanhengar. Institusjonane kan gjere
mykje sjølve, men rekk ikkje over alt. Dette vil skape ny verdiauke
og leggje til rette for innovativ bruk, både ved at materialet blir
delt i sosiale fora, og ved at kommersielle og andre internettaktørar
kan setje saman materiale frå fleire kjelder til nye tenester.
Nettbasert tilgjenge og formidling vil vere
eit stort satsingsområde for arkivinstitusjonane i åra framover.
Dette vil redusere behovet for tradisjonelle lesesalstenester og
i nokon monn også skriftleg sakshandsaming, men vil òg kunne generere
nye spørsmål som ein berre kan svare på gjennom bruk av papirbasert
materiale.
Det aller meste av arkivmaterialet som ligg
på nettet i dag, er digitaliserte kopiar av papirmateriale. Slik
vil det også vere i åra framover, jamvel om det litt etter litt
blir eit større innslag av digitalt skapt materiale. Dette gjer
at digitalisering frå papir, ved skanning eller transkribering, framleis
vil vere ein avgjerande føresetnad for nettbasert tilgjengeleggjering
og formidling. Digitalisering frå papir er ressurskrevjande.
Digitalisering av store volum arkivmateriale
har til no i hovudsak gått føre seg i regi av Arkivverket.
Strategien til Arkivverket for åra framover
er å byggje opp ei eining for massedigitalisering på Tynset som
del av Norsk helsearkiv og eit sentraldepot for Arkivverket. Begge
desse einingane har behov for å satse stort på digital tilgjengelegheit.
I tillegg til dei generelle argumenta for digital tilgjengeleggjering
som er presenterte ovanfor, tilseier den geografiske plasseringa
til desse einingane at digitale tenester er nødvendige for å føre
arkivmaterialet ut til brukarane. Riksarkivaren vil i tillegg vurdere utsiktene
til å komme i gang med auka satsing på området før eit nybygg på
Tynset står klart.
Departementet går ut frå at røynslene og vurderingane
til Arkivverket står til disposisjon for andre, og at Riksarkivaren
i tillegg vurderer utsiktene til eit meir organisert samarbeid for
å medverke til at massedigitalisering skal bli eit reelt alternativ
for heile Arkiv-Noreg.
Digitalisering ad hoc vil seie at ein digitaliserer eit
avgrensa materiale for eit bestemt formål. Det vanlegaste er at
ein brukar bestiller ein kopi av eit eller fleire dokument, og at
kopien blir levert digitalt – digitalisering på bestilling. Dette
er nokså vanleg i dag og er forventa å vere ei normal teneste i
åra framover.
For Arkivverket vil arkiva på Tynset vere ein naturleg
arena for å utvikle gode og rasjonelle tenester på dette området,
og det bør leggje eit grunnlag for tilsvarande tenester i heile
etaten.
Materiale som er digitalisert gjennom Arkivverkets
program for massedigitalisering, blir publisert på digitalarkivet.no.
Digitalarkivet er både den klart største og mest brukte nettstaden
for digital kjeldepublisering i Noreg, og nettstaden står seg også
godt i ei internasjonal samanlikning. Det er Arkivverkets eigen
nettstad. Det har vore vurdert å opne Digitalarkivet som ein felles nettstad
for kjeldepublisering frå heile arkivsektoren. Til no har ein ikkje
gjort ei nærare vurdering av kva konsekvensane vil bli, og ein har heller
ikkje kartlagt interessa for eit slikt tilbod hos andre arkivinstitusjonar.
Den nasjonale nettkatalogen Arkivportalen.no vart
opna i 2010. Arkivportalen skal vere ein felles nettstad for kataloginformasjon
frå alle arkivbevarande verksemder i Noreg. Arkivportalen er eit
godt eksempel på nasjonalt samarbeid om digitale brukartenester
på arkivområdet. Departementet legg til grunn at dette samarbeidet bør
byggjast vidare ut, og reknar med at Riksarkivaren tek eit nasjonalt
ansvar for det.
Formidlingstiltak – nettbaserte og andre – skal både
synleggjere arkiva og gi innsyn i kva dei representerer og inneheld.
Målet er å opne døra inn til den historia som er dokumentert i arkiva, og
invitere eit breitt publikum til å utnytte den samfunnsressursen
som denne dokumentasjonen representerer. Derfor bør aktiv formidling
vere eit strategisk verkemiddel for alle arkivbevarande institusjonar.
Målet for digital publisering og formidling
er å nå ut til eit breitt publikum. Ein framgangsmåte er å leggje
best mogleg til rette for at informasjonen på nettstaden blir fanga
opp av generelle søkjemotorar som Google, Bing og andre. Ei anna
og venteleg meir effektiv tilnærming er å vere til stades der folk
er. I dag er sosiale medium eit viktig verkemiddel for å oppnå akkurat det.
Bruken av sosiale medium gir endå eit sett nye perspektiv
på digital formidling og tilgjengeleggjering. Det er viktig at arkivsektoren
er med på dette.
I den heilt andre enden av skalaen for tilgjengelegheit
finn vi materiale som det er teieplikt for, eller som av andre personverngrunnar
ikkje kan publiserast offentleg på nettet. Ein svært stor del av
arkivdokumenta, både i offentleg og privat sektor, inneheld personopplysningar.
I offentleg sektor er det teieplikt for desse opplysningane i 60
år eller meir. Dei same reglane gjeld for privatarkiv som blir forvalta
av arkivinstitusjonar som kjem inn under forvaltningslova. Reglane
i personopplysningslova spelar òg inn i ein del samanhengar, og
denne lova gjeld for alle samfunnssektorar.
Formålet med å digitalisere slikt materiale
er dels å gi eit godt og moderne tilbod til forskarar som bruker
arkiva, og dels å effektivisere verksemda til arkivinstitusjonane
for å svare på førespurnader frå brukarane.
Nettbaserte tenester gir høve til tett kontakt
og interaksjon med brukarane. Det ligg eit stort potensial i å utnytte
brukarkompetansen og engasjementet til å forbetre og utvide tenestetilbodet.
Brukaren blir dermed ikkje berre ein passiv mottakar av tenester
frå arkivinstitusjonane, men også ein aktiv medspelar i arbeidet med
å gjere historisk informasjon tilgjengeleg for allmenta.
Norske arkivinstitusjonar bør etablere løysingar som
legg til rette for interaktiv medverknad frå brukarane. På den måten
kan ein hente inn verdfulle tilleggsressursar gjennom ein frivillig
og engasjerande dugnadsinnsats for å utvide og styrkje tilgangen
til historisk informasjon.
Internett utgjer ein enorm virtuell møteplass
for m.a. arkiv- og historieinteresserte av alle kategoriar.
I tillegg er det framleis behov for fysiske møteplassar
knytte til arkiv og historie. Arkivinstitusjonane har framleis ei
viktig oppgåve i å vere fysiske møteplassar for forskarar og andre fagfolk,
og for alle som er arkiv- og historieinteresserte.
Fleire arkivinstitusjonar har retta aktiviteten
spesielt mot skulesektoren, fleire med støtte frå Den kulturelle
skulesekken. Men arkivtilbodet innanfor dette programmet er likevel
nokså spreidd og tilfeldig. Med jamne mellomrom bør ein tilby opplegg
frå arkivinstitusjonar i Den kulturelle skulesekken i alle fylka.
Departementet ynskjer at arkivmateriale som
det ikkje er teieplikt for, skal vere tilgjengeleg for så mange
som råd. I den samanhengen bør arkivinstitusjonane utnytte alternativa
for digitalisering av utvalde delar av det papirbaserte materialet.
I tillegg bør institusjonane ta i bruk nye informasjons- og kommunikasjonstekniske
løysingar både for å gjere arkivmaterialet lettare tilgjengeleg
for bruk og for å formidle materialet.
Riksarkivaren har eit nasjonalt ansvar for å etablere
eit samarbeid på arkivsektoren om strategiar for digitalisering
av arkiv, digitale publiseringsløysingar og utnytting av dei nye utsiktene
som opnar seg gjennom den teknologiske utviklinga.
Det juridiske rammeverket som utgjer grunnlaget
for arkivverksemda, bør gjennomgåast og reviderast. Dette gjeld
arkivlova med forskrifter og andre lover omtalte i kapittel 4.2
i meldinga, mellom anna offentleglova, personopplysningslova og
fleire lover innan helselovgivinga.
Arkivlova og dei tilhøyrande forskriftene bør
reviderast og oppdaterast for å ta omsyn til den teknologiske utviklinga
i sektoren. Sidan forvaltninga i all hovudsak er i ferd med å gå
over til elektronisk sakshandsaming, bør regelverket gjennomgåast
og oppdaterast.
I arbeidet med endringar av arkivlova skal mellom
anna desse forslaga vurderast:
Alle dokument som
er journalføringspliktige etter offentleglova, bør også bli arkivpliktige
etter arkivlova.
Verksemder som utfører oppgåver på vegner
av det offentlege, skal ha påbod om å følgje regelverket for offentlege
arkiv.
Arkivskaping (dokumentfangst, lagring og tilgjengelegheit)
bør vere ein pålagd funksjon i alle system som handterer offentlege
arkivdokument. Arkivfunksjonane til systema må i så fall stette
lovheimla standardar og krav.
Regelen om sikring av særskilt verneverdige arkiv
bør få eit vidare virkeområde.
Riksarkivarens koordineringsansvar for
arbeidet med å bevare privatarkiv bør gjerast meir tydeleg ved å
inngå i lovteksten.
I arbeidet med endringar av forskrifter til
arkivlova skal desse forslaga vurderast:
Riksarkivarens forskrift,
kapittel IX om elektronisk arkivering, skal endrast slik at forskrifta samsvarar
med tilsvarande reglar i arkivforskrifta.
Ein ny forskriftsregel om langtidsoppbevaring av
digitalt skapt arkivmateriale skal ta utgangspunkt i den internasjonale
standarden på området, Trustworthy Repositories Audit and Certification
(TRAC).
Normalinstruksen for depota i kommunar
og fylkeskommunar bør reviderast og få rang av forskrift. I tilknyting
til dette skal det vurderast om regelverket for arkivdepotordningar
i kommunar og fylkeskommunar er godt nok til at materialet blir
bevart og tilgjengeleggjort.
I arbeidet med revisjon av arkivlova vil det
òg bli teke stilling til korleis ein skal handtere spørsmålet om
journalføring og arkivering av elektroniske meldingar som t.d. SMS-meldingar.
Ein del endringar av instruksar og regelverk
er sette i verk:
Det er eit siktemål
å harmonisere Noark-standarden med den tilsvarande MoReq-standarden
i EU.
Riksarkivaren har utarbeidd utkast til
nye felles bevarings- og kassasjonsreglar for statsforvaltninga
og nye bevarings- og kassasjonsreglar for fylkeskommunale og kommunale
arkiv.
Kulturdepartementet vil i samarbeid med Justis- og
beredskapsdepartementet vurdere kva makt Riksarkivaren bør ha til
å forlengje teieplikta for materiale som ikkje er av statleg opphav.
Arbeidet med ei forskrift om Helsearkivregistret i
Norsk helsearkiv er sett i verk.
Som ein del av revisjon av helselovgivinga bør ein
vurdere om:
Handtering og oppbevaring
av elektroniske pasientjournalar i primærhelsetenesta i kommunal
sektor bør regulerast.
Handtering og oppbevaring av elektroniske pasientjournalar
hos private ytarar av helsetenester bør regulerast.
Departementet legg til grunn at Riksarkivaren gjennom
Arkivverket skal vere ein pådrivar i å etablere organiserte samarbeidsløysingar
både i nasjonal samanheng og på regionalt plan. Dette gjeld både
nettbaserte tenester og samarbeid om tenester og funksjonar på staden
i regionale arkivsenter.
Departementet legg til grunn at:
Riksarkivet bør framleis
vere sentralorgan, depotinstitusjon og saksførebuande og sakshandsamande
organ for Riksarkivaren. Dette er ikkje til hinder for å plassere
etatskoordinerande oppgåver i eit statsarkiv eller i ei av spesialeiningane
når vilkåra tilseier det.
Nettverket av statsarkiv i regionane bør
haldast oppe. Departementet går likevel ut frå at Riksarkivaren
gjennomfører ei kontinuerleg vurdering av arbeidsoppgåvene i statsarkiva
og ansvarsfordelinga i etaten.
Samisk arkiv bør vurdere eit samarbeid
med arkivbevaringsinstitusjonar i Finland og Sverige.
Interimsorganisasjonen for Norsk helsearkiv skal
utarbeide ein plan for effektive metodar for massedigitalisering
av papirjournalar.
Ei stegvis utbygging av eit sentraldepot
vil vere både den mest kostnadseffektive og den samfunnsøkonomisk
beste løysinga for å handtere framtidig avlevering av papirbasert
arkivmateriale til Arkivverket. Arkivverket bør leggje opp til eit
aktivt samspel mellom sentraldepotet og Norsk helsearkiv.
Sentraldepotet for Arkivverket skal vere
eit fjernarkiv for institusjonane i etaten, og ansvaret for arkivmateriale
frå høvesvis sentral og regional statsforvaltning skal framleis
liggje i Riksarkivet og i statsarkiva. Likevel er det venta at oppbygginga
av tenestettilbodet til sentraldepotet vil påverke arbeidsfordelinga
i etaten.
For å styrkje oppfølginga av Riksarkivarens lovbundne
oppgåver for arkiv i kommunal og privat sektor skal Riksarkivaren
ta over ansvaret for kartleggingar, oversikter og statistikk for heile
arkivsektoren. Arkivstatistikken bør utarbeidast slik at han gir
god styringsinformasjon i oppfølginga av dette lovbundne arbeidet.
Norsk kulturråd skal framleis ha ansvaret for kartleggingar, oversikter
og statistikk for museumsarkiva.
Det er behov for å vurdere fellesløysingar for lagring
av digitalt skapte statlege arkiv som har gått ut av administrativ
bruk, men som ikkje har nådd alderen for avlevering til Arkivverket
etter regelverket i dag. Riksarkivaren skal gjere greie for ei slik
løysing. Tiltaket skal gjennomførast i samarbeid med Direktoratet
for forvaltning og IKT (Difi) og med representantar for instansar det
vedkjem.
Departementet legg til grunn at Riksarkivaren med
utgangspunkt i ansvaret han er tildelt etter arkivlova, konkretiserer
nivået for bevaring av privatarkiv i Noreg. Ramma for denne konkretiseringa
er at arkiv frå privat sektor skal vere tilfredsstillande representerte
i ein samla samfunnsdokumentasjon. Konkretiseringa av nivået bør
skje i samspel med andre viktige aktørar på arkivområdet, både organisasjonar
og institusjonar.
På dette grunnlaget bør Riksarkivaren utarbeide ein
strategi for privatarkivarbeidet i Noreg. Strategien bør basere
seg på eit breitt samarbeid over heile arkivområdet – inkludert
å utnytte dei vilkåra som ligg føre for eit samspel med aktørar i
privat sektor. Utgangspunktet for departementet er at staten skal
ha ei sentral rolle som pådrivar og koordinator i arbeidet med privatarkiva,
samstundes som ein utnyttar dei vilkåra for bevaring og tilgjengeleggjering
som ligg i Arkivverket. For å få handteringa av privatarkiv opp
på eit tilfredsstillande nivå, trengst det eit breitt samspel, mellom
anna med aktørar i privat sektor.
Bevaring og tilgjengeleggjering av eigne arkiv er
av dei lovbundne oppgåvene som kommunar og fylkeskommunar skal løyse
innanfor ramma av det kommunale sjølvstyret. Dette er i tråd med
det som gjeld for dei fleste oppgåvene i kommunal sektor, og det
fører mellom anna til at oppgåvene må prioriterast innanfor det
rammetilskotet som kommunane og fylkeskommunane disponerer.
Arkivverket er i gang med å systematisere og forsterke
tilsyns- og rettleiingsfunksjonane for kommunal sektor. Kulturdepartementet
skal i styringsdialogen med Arkivverket fastsetje resultatkrav og
krav til rapportering frå tilsyns- og rettleiingsarbeidet. Arkivverket
skal i den samanhengen vurdere om tilsyn, rettleiing og andre verkemiddel
er effektive for å nå resultatkrava i kommunal arkivsektor.
Som ein del av Riksarkivarens rettleiings- og
tilsynsfunksjon skal etaten medverke til at digitale depotordningar
for kommunal sektor blir etablerte. Dette skal skje i nært samspel
med relevante aktørar i sektoren. Riksarkivaren skal ha eit nasjonalt
ansvar for å føre dette samarbeidet vidare og utvide det til også
å omfatte organisatoriske løysingar for eitt eller fleire digitale
depot for kommunal sektor. Her bør ulike modellar kunne vurderast,
medrekna reine samarbeidstiltak i kommunal regi og ei statleg vertsteneste
for kommunale aktørar på oppdrag. Det er ein føresetnad her som
elles at ansvaret for dei kommunale arkiva skal liggje hos den aktuelle kommunen,
og at eventuelle tenester frå statens side har form av oppdragsverksemd.
Norsk kulturråd forvaltar Norsk kulturfond. Norsk
kulturfond har til formål å stimulere skapande åndsliv i litteratur
og kunst, verne kulturarv og arbeide for at flest mogleg skal få
del i kulturgoda. Departementet legg til grunn at kulturvern framleis
vil vere eit hovudområde i Kulturrådets forvaltning av Kulturfondet,
og at arkiv og arkivfaglege utfordringar inngår i arbeidet.
Norsk kulturråd har i tillegg ansvaret for mål-
og resultatstyring for det nasjonale museumsnettverket innanfor
dei løyvings- og forvaltningsrammene som Stortinget og departementet legg.
Dette ansvaret handlar mellom anna om å utvikle ein god målstruktur
og nyttige resultatindikatorar, og å utarbeide tilstandsrapportar
og forslag til tiltak for betre måloppnåing. Departementet meiner
at det er best å ta hand om satsinga på privatarkiv i musea som
ein integrert del av museumsforvaltninga. Det vil seie at arbeidet med
arkiv i museum bør skje innanfor ramma av det utviklingsarbeidet
og den mål- og resultatstyringa som er skissert for Norsk kulturråd
på museumsområdet. Museumsarkiva bør registrerast i Asta og tilgjengeleggjerast
i Arkivportalen.
Departementet legg til grunn at løyvinga over statsbudsjettet
kap. 320, post 77 Prosjekt- og utviklingstiltak på museums- og arkivfeltet
blir vidareført. I den samanhengen er det naturleg at Kulturrådet
rettar støtteordninga for privatarkiv inn mot museumsfagleg relevante
arkivprosjekt.
Tilgang til arkiv på Internett inngår i digitaliseringsprogrammet
til regjeringa. Dei strategiske vala til regjeringa for framtidig
digital forvaltning byggjer på ni prinsipp, og dei to første er desse:
Digital tilgjengeleggjering og formidling vil vere
eit hovudelement i bidraget til denne strategien frå arkivsektoren.
I byggjeprogrammet for Norsk helsearkiv og Arkivverkets
sentraldepot på Tynset er det lagt inn rom for digitalisering. Dersom
digitaliseringa får stort nok omfang, kan ein òg redusere lagringsbehovet
for papirmateriale gjennom kassasjon av originalane når det ikkje
er behov for å bevare dei. Det er derfor nødvendig å greie ut alternativ
og konsekvensar av løysingar med massedigitalisering for kassasjon.
Ei avgjerd om eit eventuelt nytt byggjesteg for sentraldepotet heng
mellom anna saman med resultatet av ei slik utgreiing.
Arkivportalen skal vere ein felles nettstad
for kataloginformasjon frå alle arkivbevarande verksemder i Noreg.
Arkivportalen er eit godt eksempel på nasjonalt samarbeid om digitale brukartenester
på arkivområdet. Departementet legg til grunn at dette samarbeidet
bør byggjast vidare ut, og reknar med at Riksarkivaren tek eit nasjonalt
ansvar for det. Viktige oppgåver er vidareutvikling av katalogstandardar,
felles nettstad(er) for kjeldepublisering og gode koplingar mellom
Arkivportalen og slike nettstader.
Nettbasert formidling er med på å gi publikum eit
breitt tilbod på arkivområdet, der kvar institusjon kan tilpasse
tilboda til sitt eige særpreg, sine eigne prioriteringar og dei
målgruppene ein finn det naturleg å vende seg til. Det er viktig
å halde oppe eit slikt mangfald i formidlingstiltaka på arkivområdet.
Samstundes bør arkiva lære av kvarandre og samarbeide når tilhøva
ligg til rette for det.
Formidlingstiltak – nettbaserte og andre – skal både
synleggjere arkiva og gi innsyn i kva dei representerer og inneheld.
Målet er å opne døra inn til den historia som er dokumentert i arkiva, og
invitere eit breitt publikum til å utnytte den samfunnsressursen
som denne dokumentasjonen representerer. Derfor bør aktiv formidling
vere eit strategisk verkemiddel for alle arkivbevarande institusjonar.
Departementet ynskjer at arkivmateriale som
det ikkje er teieplikt for, skal vere tilgjengeleg for så mange
som råd. I den samanhengen bør arkivinstitusjonane utnytte alternativa
for digitalisering av utvalde delar av det papirbaserte materialet.
I tillegg bør institusjonane ta i bruk nye informasjons- og kommunikasjonstekniske
løysingar både for å gjere arkivmaterialet lettare tilgjengeleg
for bruk og for å formidle materialet. Riksarkivaren skal ha eit
nasjonalt ansvar for å initiere og organisere samarbeidsløysingar
om digitalisering, digital tilgjengeleggjering og formidling, i
tillegg til andre typar nettbaserte tenester på arkivområdet.
Med jamne mellomrom bør ein tilby opplegg frå arkivinstitusjonane
i Den kulturelle skulesekken i alle fylka. Mellom anna med utgangspunkt
i den funksjonen arkiva har som dokumentasjon og kjelder, bør alle
grunnskuleelevar ha besøkt ein arkivinstitusjon gjennom skulegangen.
Komiteen, medlemmene fra Arbeiderpartiet,
lederen Gunn Karin Gjul, Kåre Simensen, Arild Stokkan-Grande og Lene
Vågslid, fra Fremskrittspartiet, Solveig Horne, Øyvind Korsberg
og Ib Thomsen, fra Høyre, Linda C. Hofstad Helleland og Olemic Thommessen,
fra Sosialistisk Venstreparti, Rannveig Kvifte Andresen, fra Senterpartiet, Olov
Grøtting, og fra Kristelig Folkeparti, Øyvind Håbrekke,
viser til at det for første gang er lagt frem en stortingsmelding
om arkiv med ambisjoner om en helhetlig fremstilling av feltet. Komiteen mener
dette er positivt. Meldingen gir et godt historisk bakteppe, og oversiktlig
gjennomgang, av det som har vært de sentrale områdene for arkivpolitikken. Komiteen viser
til den sterke teknologiske utviklingen som gjør seg gjeldende i
offentlig forvaltning og dermed for arkivfeltet i sin alminnelighet. Komiteen understreker
derfor betydningen av en tydelig og fremtidsrettet politikk på området.
Komiteens medlemmer fra Fremskrittspartiet,
Høyre og Kristelig Folkeparti mener meldingen har for smal
tilnærming til arkivfeltet, og i for liten grad gir ansats til nødvendig
politikkutvikling. Dette dreier seg særlig om arkivdanning, behovet
for samlende grep for kommunesektorens arkiver og de private arkivene.
Arkivering er i stor grad knyttet
til systematikk og prosess, og komiteen slutter seg
til meldingens beskrivelser av dette. Komiteen vil
understreke viktigheten av gode prosesser knyttet til arkivdanning,
det være seg i privat eller offentlig sektor. Disse prosessene er
vesentlige for senere bevaring og framhenting av dokumenter.
Komiteens medlemmer fra Fremskrittspartiet,
Høyre og Kristelig Folkeparti mener i denne sammenheng meldingen
burde ha lagt større vekt på arkivdanningsperspektivet.
Komiteen mener meldingen
gir en grei oversikt over de statlige institusjonene på arkivfeltet. Komiteen tar
også til etterretning informasjonen om Kulturrådets oppgaver på
arkivområdet. Komiteen merker seg også her de store oppgavene
landets museer har på arkivsiden.
Komiteen vil også understreke
betydningen av at de kommunale og fylkeskommunale arkivene samordnes
og at det utvikles standardisert programvare for hele denne delen
av offentlig sektor. Komiteen vil i denne sammenheng understreke
betydningen av det arbeidet Kommunearkivinstitusjonenes Digitale
Ressurssenter gjør.
Komiteen vil også understreke
betydningen av det arbeidet som gjøres i private institusjoner og organisasjoner
for å ivareta de private arkivene.
Komiteen mener meldingen
gir en utfyllende beskrivelse av de regelverk som er relevante for arkivområdet,
og regjeringen legger ikke om til særlige endringer for disse. Komiteen vil
understreke betydningen av kunnskapsutvikling og forskning på arkivfeltet
og mener det er grunn til å styrke arbeidet her.
Komiteen merker seg
de store utfordringene som ligger i behovet for arkivdepoter og
magasinkapasitet for hele bredden av arkiver i offentlig sektor. Komiteen slutter
seg til meldingens beskrivelse av dette. Komiteen vil
også peke på de store behov som gjør seg gjeldende for de private
arkivene og viktigheten av at disse også kan nyttiggjøre seg lagringskapasitet
ved offentlige arkiver der dette er mulig og naturlig. Fylkesarkivene
er et eksempel på dette.
Komiteen viser til de oppgavene
Norsk kulturråd fikk i forbindelse med nedleggelsen av ABM – utvikling. Komiteen viser
videre til at regjeringen i meldingen signaliserer en arbeidsdeling
mellom Riksantikvaren og Norsk kulturråd hva gjelder privatarkiv
på den ene siden og museumsarkiv, eller arkiv med museumsfaglig relevanse,
på den andre.
Komiteen deler oppfatningen om
at staten har et eget behov for å ivareta egne arkiver og at en felles
ordning på tvers av forvaltningsnivåene regionalt ikke blir hensiktsmessig. Komiteen er
imidlertid enig i at det må være mulig å bygge opp felles løsninger
basert på forpliktende samarbeid.
Komiteen slutter seg til de signalene
meldingen gir om den fremtidige organiseringen av Arkivverket.
Komiteen vil også understreke
betydningen av gode overordnede strategier for e-forvaltning på arkivområdet. Komiteen slutter
seg til meldingens vurdering av at det er store behov for kommunal
samordning på IKT-området, og slutter seg til at dette er et særlig
ansvar for KS. Komiteen har med interesse merket
seg at Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har gitt positive signaler
om samarbeid med Riksarkivet hva angår mellomlagring av arkivdata.
Komiteen mener det er en svært
viktig målsetting for fremtidens arkivpolitikk å bidra til at arkivert
materiale blir best mulig tilgjengelig for brukerne, herunder det
alminnelige publikum. Komiteen slutter seg til meldingens
betraktninger om dette og de mulighetene digitaliseringen gir.
Komiteens flertall, medlemmene
fra Arbeiderpartiet, Sosialistisk Venstreparti og Senterpartiet, mener
at arkivmeldingen gir en god omtale av status, hovedutfordringer
og strategier i arkivdanningen, og at det derfor ikke er behov for
en egen nasjonal strategi for dette. Flertallet vil
videre understreke betydningen av at virkeområdet for arkivloven
blir det samme som virkeområdet for offentlighetsloven.
Flertallet støtter arkivmeldingens
strategier for å fange opp dokumenter fra ulike digitale medier
og fagsystemer. Flertallet støtter også forslagene
om igangsetting av et arbeid for å vurdere utvidelse av arkivlovens
virkeområde slik at den gjelder for private aktører med offentlig tilknytning.
Dette vil sikre arkivdanning fra slike aktører. Videreutvikling
av standarder og krav til prosedyrer er andre viktige arkivdanningsstrategier
som flertallet ber departementet følge opp.
Flertallet legger til grunn at
de framlagte strategiene for oppdatering og videreutvikling av regelverket
for arkivdanning og for utvikling av metoder og systemer for sikring
av digitalt materiale, vil være viktige i håndteringen av utfordringer
i arkivdanningen. Flertallet ber departementet rapportere
i budsjettsammenheng om resultater fra de framlagte strategiene
for bedre veiledning og tilsyn med arkivdanningen.
Komiteens medlemmer fra Fremskrittspartiet,
Høyre og Kristelig Folkeparti mener meldingen burde gått
dypere inn i problemstillingene rundt arkivdanning. Disse medlemmer mener
gode prosesser, og systemer, rundt arkivdanning er en viktig del
av en moderne og effektiv offentlig sektor, og at arkivdanning som
fagområde burde vært sterkere prioritert. Disse medlemmer mener
regjeringen bør forankre arkivdanningen som en naturlig del av de
instanser som ellers arbeider med moderniseringen av offentlig sektor
med en klar plassering av et overordnet ansvar for området. Disse medlemmer mener
en eventuell plassering av hovedansvaret for arkivdanningen utenfor
Kulturdepartementets ansvarsområde, ikke står i noe motsetningsforhold
til å utvikle god politikk for depot i tråd med meldingens hovedfokus. Disse medlemmer mener
det bør utarbeides en nasjonal strategi for hvordan arkivdanningens
utfordringer skal sikres og ivaretas, herunder utfordringer som
dokumentfangst fra digitale medier. Disse medlemmer mener
dette er svært viktig med tanke på å sikre generell dokumentasjon
fra vår tid også i et mer overordnet historisk perspektiv. Fangst
av relevante dokumenter står i denne sammenheng sentralt.
Disse medlemmer fremmer i tråd
med dette følgende forslag:
«Stortinget ber regjeringen utarbeide en nasjonal strategi
for hvordan utfordringene ved arkivdanningen best kan ivaretas,
herunder utfordringene knyttet til dokumentfangst fra digitale medier.»
Disse medlemmer viser til at
det er store variasjoner i fagmiljø og kvalitet på arkivarbeidet
i kommunene. Disse medlemmer mener det er grunn til
å etterspørre hvordan sterkere regionale fagmiljøer kan bygges opp gjennom
investeringer i kompetansebygging, felles løsninger og brukermedvirkning. Disse medlemmer mener
det i denne sammenheng bør utvikles strategier og handlingsplaner
som også omfatter brede faglige nettverk der de private arkivene
kan finne sin naturlige plass.
Disse medlemmer mener meldingen
er svak når det gjelder strategier for å styrke privatarkivene. Disse
medlemmer vil peke på de meget store utfordringene som ligger
i bevaringen av de private arkivene. Mangel på politikk og bevilgninger
på dette området har vært et tema gjennom en årrekke, og disse
medlemmer mener det er overraskende at regjeringen ikke
benytter den anledningen arkivmeldingen gir for å stake ut en ny
og mer offensiv kurs. Disse medlemmer mener tilskuddene
til arbeidet med de private arkivene bør styrkes i årene som kommer. Disse
medlemmer viser til at meldingen signaliserer at Kulturrådets midler
til privatarkiv skal konsentreres om museenes arkiver. Disse
medlemmer mener dette er en for snever tilnærming og peker
på at mange viktige arkiv med dette faller utenfor. Disse
medlemmer konstaterer for øvrig at det hersker stor usikkerhet
med hensyn til tilskuddsordningene for de mest relevante høringsinstansene.
Disse medlemmer har også merket
seg at meldingen ikke omhandler lydarkiv. Disse medlemmer mener
det er behov for en offensiv innsats for å styrke og tilgjengeliggjøre
lyd- og billedarkivene. Disse medlemmer viser i denne
forbindelse blant annet til de mange norske folkemusikkarkivene
som finnes landet over.
Komiteens medlemmer fra Fremskrittspartiet viser
til at innsynsretten og den demokratiske kontrollen med forvaltningen baserer
seg på gode arkivfunksjoner. Disse medlemmer mener
at det er behov for et politisk dokument som har et helthetlig blikk
på arkivsektoren og gir klare politiske mål for et samlet arbeid
med arkiv i samfunnet.
Disse medlemmer viser til at
det ble innført et midlertidig unntak fra arkivforskriften i 1999 for
Regjeringsadvokaten, domstolene og kommuneadvokaten i Oslo. Forutsetningen
var at arkivbestemmelsene skulle bli gjeldende så fort det ble fastsatt
særskilte bestemmelser. Disse medlemmer ser at kommuneadvokaten
i Bergen vurderer å søke departementet om å bli unntatt fra journalføringsplikten
etter arkivforskriften, hvilket oppfattes som en feil retning mht.
innsyn og offentlig kontroll. Disse medlemmer viser
til at kommuneadvokatene i Tromsø, Trondheim, Bærum og Sandefjord
fører postjournal i samme saksbehandlingssystem som kommuneadministrasjonen
for øvrig, og opplever det som uproblematisk.
Disse medlemmer mener at det
bør vurderes en utvidet tilgang til arkiv og tilrettelegging for bestemte
brukergrupper. Journalister er en gruppe som bør vurderes til å
få styrt tilgang til digitale arkiver med taushetsbelagt informasjon,
i likhet med forskere og studenter. Disse medlemmer mener
at pressens publisering kan være styrt av et etisk rammeverk som
«Vær Varsom-plakaten». Disse medlemmer mener også
at dette har stor betydning for medienes samfunnsoppgave, og muligheten
til å avdekke viktige saker og drive granskende journalistikk – som
f.eks. «Det norske jøderanet» i 1995 av Bjørn Westlie i Dagens Næringsliv.
Disse medlemmer ser at det lokale
og kommunale fagmiljøet er preget av store regionale forskjeller. Disse
medlemmer ser også at det er et stort behov for sterke regionale
institusjoner som inkluderer hele fagmiljøet på tvers av forvaltningsnivå
for å sikre den helhetlige samfunnsdokumentasjonen.
Komiteens medlemmer fra Fremskrittspartiet,
Høyre og Kristelig Folkeparti mener at en alvorlig konsekvens
av mangelen på en helhetlig organisering av arkivfeltet er at mange
av landets kommuner ikke er tilknyttet noen arkivinstitusjon pr.
i dag. Et varsel om mer tilsyn og større krav til rapportering rammer disse
kommunene ekstra hardt. Disse medlemmer kan ikke
se at tilsyn og rapportering har noen funksjon uten at det samtidig
blir satt inn tiltak for å styrke kommunene og de kommunale arkivene. Disse
medlemmer mener det bør opprettes et eget innsatsprogram
for digitalisering av kommunale arkiv. Dette kan bidra til at flere
typer relevante kilder kan bli tilgjengelig for publikum.
Komiteens medlemmer fra Fremskrittspartiet er
opptatt av at den kommende revisjonen bidrar til å oppfylle disse
intensjoner. «Arkiv er våre felles, kollektive minner som blir forvaltet
på vegne av samfunnet», og det forutsetter et regelverk som er robust
og fremtidsrettet, og som ikke i større grad enn høyst nødvendig
gir rom for skjønnsmessige, eller enda verre, politiske avveininger,
i gjennomføringen av allmennhetens demokratiske tilgang til «våre
felles, kollektive minner». Disse medlemmer er også
opptatt av at man i regelverket for arkivering og journalføring
sørger for definisjoner som i størst mulig grad står seg, også med
tanke på fremtidig teknologisk utvikling. Et godt eksempel på slikt
lovarbeid er arkivlovens definisjon av hva som er et dokument:
«Ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra
på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning eller overføring.»
Komiteens medlemmer fra Fremskrittspartiet,
Høyre og Kristelig Folkeparti gjør oppmerksom på at meldingen
ikke favner hele arkivsektoren, og viser til at arkiv fra alle sektorer
er viktig for å ha og få et helhetlig samfunnsminne. Disse
medlemmer viser til at arkivmeldingen har store svakheter.
Den er primært et dokument for det statlige arkivverket, Riksarkivet
og statsarkivene. Disse medlemmer vil påpeke at andre
innenfor sektoren i liten grad er nevnt, og tiltakssiden er i hovedsak
rettet inn på det statlige arkivverket. Viktige resultater og utfordringer
i sektoren for øvrig er ikke beskrevet, og slik disse medlemmer ser
det, gir den derfor ingen perspektiver for kommuner og fylkeskommuner. Disse
medlemmer viser til at arkivmeldingen ikke behandler sentrale problemstillinger
for de daglige arkivfunksjonene i kommunal sektor, og mye av den
dokumentasjonen som blir skapt i dag, er viktig rettighetsdokumentasjon
for enkeltpersoner og fremtidens kildegrunnlag.
Komiteens flertall,
alle unntatt medlemmene fra Fremskrittspartiet, viser til initiativet
fra Universitetet i Bergen om å opprette et skeivt arkiv. Flertallet ber
regjeringen vurdere om det bør gis særskilt statlig støtte til et slikt
arkiv.
Komiteen merker seg
at meldingen ikke signaliserer betydelige endringer i arkivpolitikken,
og at meldingen ikke anviser behov for endringer i gjeldende administrativ
organisering eller økonomiske rammevilkår for sektoren.
Forslag fra Fremskrittspartiet, Høyre og Kristelig
Folkeparti:
Forslag 1
Stortinget ber regjeringen utarbeide en nasjonal strategi
for hvordan utfordringene ved arkivdanningen best kan ivaretas,
herunder utfordringene knyttet til dokumentfangst fra digitale medier.
Komiteens tilråding fremmes av en samlet komité.
Komiteen har for øvrig
ingen merknader, viser til meldingen og rår Stortinget til å gjøre
slikt
vedtak:
Meld. St. 7 (2012–2013) – om arkiv – vedlegges protokollen.
Oslo, i familie- og kulturkomiteen, den 14. mars 2013, den 14. mars 2013
Gunn Karin Gjul |
Olemic Thommesen |
leder |
ordfører |