Trine Skei Grande (V) [13:00:41]: (ordfører for saken): Det å ta vare på arkivmateriale i kommunene våre kan for noen virke som ikke så viktig – det er liksom snakk om å skrive bygdehistorien. Men kommunale arkiver er mye mer enn bygdehistorie. Selvfølgelig er det viktig at man har gode arkiver når noen skal fortelle et lokalmiljøs historie. Men kommunale arkiver betyr noe helt annet.

Det er viktig for å ivareta innsyn – innsyn fra offentligheten for å få til gode offentlige debatter. Vi får jo mange henvendelser fra folk som er frustrert over måten de blir behandlet på av kommunale myndigheter. Lokale medier trenger det, men også borgere som ønsker innsyn i hvordan saker blir behandlet. Det er også det som sikrer god saksbehandling. Det er vel knapt en dag uten at vi som stortingsrepresentanter får historier om underlige saksbehandlinger, papirer som forsvinner, og papirer som plutselig dukker opp igjen lang tid etterpå. Det å få til en god saksbehandling i hele prosessen forutsetter at man har gode arkiver, og vi har litt for mange historier både fra kommunal og fra statlig forvaltning om at man ikke klarer det.

Så er det viktig at man i en politikk med god offentlighet og med god saksbehandling også ivaretar personvernet. I vårt møte med kommunene er det veldig ofte at vi må gi den mest personlige informasjon for å få en rettferdig saksbehandling. Da er det viktig at arkivene ivaretar personvernet på en god måte. Det er også viktig for rettssikkerheten vår. Det å ha en god saksbehandling forutsetter også at det er en saksbehandling som kan rettslig prøves i ettertid. Det krever at man har gode arkivordninger.

Det denne rapporten fra Riksrevisjonen avslører, er at vi har store problemer, både i forhold til papirarkiv, i forhold til elektroniske arkiv og i forhold til det å sette av lokaler til arkiv.

Komiteen bemerker at størrelsen på kommunene også er en utfordring for arkivvesenet vårt. Det å få til gode arkiver, gode rutiner, krever kompetanse – en kompetanse som ikke alle kommunene besitter. Derfor har departementet en spesiell utfordring i å ivareta overvåking av den kompetansen. Det er det Riksrevisjonen påpeker i sin rapport.

Så lenge vi har den kommunestrukturen vi har, påligger det faktisk Kulturdepartementet et stort ansvar å følge opp at vi får gode arkivrutiner i hver enkelt kommune. Det er det viktig at Kulturdepartementet gjør.

Så har jeg lyst for min egen del – ikke som saksordfører – å bemerke noe knyttet til høringen vi fikk fra arkivorganisasjonen på dette området, som peker på det med kompetansebygging. Vi har i Norge i dag ikke en ordentlig arkivutdannelse, som veldig mange andre land har, der arkivfaget også ligger på masternivå.

I går hadde vi en finansdebatt, der det for Venstre var viktig å peke på hvordan det å bygge kompetanse også i offentlig sektor er med å effektivisere, lage bedre systemer og lage en bedre kommune. Dette er et veldig godt eksempel på hvordan sånne ting fungerer.

Det at vi ikke har kompetanse knyttet til arkiver i kommuner, i stat og i fylkeskommuner, fører til at saksbehandlingen blir ineffektiv. Vi kaster bort masse ressurser, de gode saksbehandlingsrutinene blir ikke gode, og vi får ikke gode løsninger for den enkelte borger. Derfor er kompetansebygging viktig for å ivareta også dette. Så dette er et godt eksempel på hvordan offentlig sektor kunne blitt mer effektiv hvis vi hadde ivaretatt utdannelsen på en skikkelig måte. Det er en utfordring for oss som stortingspolitikere. Utfordringen for departementet er å sørge for at kommunene har denne kompetansen.

Eirik Sivertsen (A) [13:05:35]: Jeg tror jeg er på trygg grunn hvis jeg antar at spørsmålet om hvordan kommunale arkiver håndteres, ikke vil være avgjørende for utfallet av valget neste høst.

Men det er en viktig sak, som også saksordføreren var inne på. Denne saken beskriver en tilstand som gir grunnlag for bekymring. For meg er det tre aspekter ved arkiv som jeg mener det er grunnlag for å understreke – jeg gir for så vidt også tilslutning til det saksordføreren var inne på.

For det første mener jeg at arkivene representerer en viktig del av vår kollektive hukommelse. For det andre inneholder kommunale arkiv opptegnelser og dokumenter som berører viktige privatrettslige forhold, f.eks. opplysninger om eiendommer og andre forhold som kan være av stor økonomisk betydning for privatpersoner. For det tredje inneholder kommunale arkiv personopplysninger som må behandles på en sånn måte at innbyggerne har tillit til at de ikke havner på urettmessige hender.

Sett i lys av disse forholdene mener jeg, i likhet med komiteens medlemmer, at det ikke er grunnlag for å være fornøyd med tilstanden. Jeg har merket meg noen forhold som jeg har lyst til å framheve: 70 kommuner står per 2009 utenfor interkommunale samarbeid om arkivordningen. Ifølge Riksarkivet er det bare de største av disse kommunene som har forutsetninger for å løse oppgavene på egen hånd. Det kommer som nok et signal fra ulike myndigheter, at det er en sammenheng mellom kommunenes størrelse og forutsetningen for å kunne løse ulike lovpålagte oppgaver.

Når kommuner konkurranseutsetter tjenester som omfatter personer med rettigheter forankret i enkeltvedtak, påpeker Riksrevisjonen at kommunene i liten eller i svært liten grad stiller krav om at de private virksomhetene skal følge reglene for offentlige arkiv. Det er etter min oppfatning uakseptabelt. Etter min oppfatning må dette kravet være en del av anbudsgrunnlaget og da først og fremst av hensyn til sikker og forsvarlig oppbevaring av sensitive personopplysninger.

Til slutt: Jeg merker meg at kommunene selv påpeker behovet for å styrke den juridiske kompetansen og IKT-kompetansen hos arkivlederne. Det er et ansvar som de enkelte kommuner har, og må følge opp. Uten slik kompetanse vil det jo også være veldig vanskelig å rette opp de forholdene som Riksrevisjonen påpeker.

Jeg imøteser den varslede helhetlige planen for arkivsektoren fra Kulturdepartementet, og jeg sier meg tilfreds med at Kulturdepartementet har varslet at dette arbeidet vil bli framskyndet.

Ulf Erik Knudsen (FrP) [13:08:09]: Representanten Sivertsen mente at dette var en sak som neppe kom til å være utslagsgivende for kommunevalget neste høst, og det tror jeg han sannsynligvis har rett i. Man kan iallfall trygt si at dette ikke er den saken i Stortinget som har skapt de største overskriftene.

Likevel vil jeg understreke at dette er en svært så viktig sak. Jeg vil særlig trekke fram to forhold i saken. Det ene er det historiske og det kulturhistoriske, og det andre er borgernes rettssikkerhet.

For å ta det første først så forvalter kommunene gjennom sin virksomhet en betydelig del av vår kollektive hukommelse gjennom alle de dokumenter som mottas, behandles og lagres. Det er av betydelig historisk verdi at disse sikres for ettertiden.

Det andre og minst like viktige punktet er at dokumentene og arkivene er viktige for borgernes rettssikkerhet. Dette handler bl.a. om dokumenter i forbindelse med behandling av arealsaker, byggesaker, skolesaker, sosialsaker osv. Det offentlige er ikke en organisme som eksisterer kun for egen del. Man har en sentral rolle i å ivareta borgernes rettssikkerhet.

Jeg vil også henvise til merknadene om utfordringer når det gjelder elektronisk arkivering. Det påpekes av en samlet komité at det er behov for et samarbeid mellom kommunene for å få til egnede arkivløsninger. Dette er også et felt hvor vår kommunestruktur gir utfordringer med hensyn til å ha en god tjeneste for samfunnet. Men det er en annen debatt, og vi skal ikke dra i gang en lang kommunedebatt på dette tidspunktet.

Statsråd Anniken Huitfeldt [13:10:28]: Riksrevisjonens kritikk av manglende statlig styring og oppfølging av kommunal arkivsektor er noe jeg tar på alvor. Jeg erkjenner at Arkivverkets tilsyn har vært mangelfullt, og at det nå er tatt grep for å bedre denne situasjonen.

Riksrevisjonen peker på at manglene ved forvaltningen av kommunale arkiver kunne ha vært avdekket på et tidligere tidspunkt dersom Arkivverket hadde gjennomført tilstrekkelige tilsyn. Jeg vil likevel peke på at det enkelte offentlige organ – kommunalt, fylkeskommunalt eller statlig – har et selvstendig ansvar for å sikre sine egne arkiver. Men Arkivverkets oppfølging av kommunale arkiver må allikevel forbedres. Kommunene forvalter en rekke arkiver av stor samfunnsmessig betydning, f.eks. knyttet til eldreomsorg og barnevern. Det er viktig at dokumentasjon knyttet til disse tilbudene er tilstrekkelig.

Jeg ønsker å få på plass en helhetlig behandling av arkivsektoren. Jeg vil komme tilbake til Stortinget med forslag til hvordan dette kan løses.

Riksarkivarens tilsynsfunksjon og veiledning av kommunal sektor er nå en del av den generelle styringsdialogen mellom departementet og Arkivverket. Det følges også opp i styringsdokumentene til Arkivverket. Riksarkivaren er bedt om å bedre sin tilsynsfunksjon og rapportere på de funnene som gjøres, og han har allerede nå satt i gang tiltak for å bedre sine rutiner.

Regelverk som regulerer arkivene, er også under revisjon. Dette vil sikre en bedre oversikt for arkivskapere og bedre tilgjengelighet for den enkelte bruker. Jeg vil dessuten legge grunnlag for at arkivene er teknologisk oppdaterte. Målet er en bedre informasjonshåndtering i hele den offentlige arkivsektoren.

Av mer konkrete tiltak kan jeg nevne at riksarkivaren nylig har sendt brev til kommunene der de er bedt om å rapportere på en rekke arkivrelaterte faktorer. Svarene fra denne undersøkelsen vil danne grunnlag for en vurdering av hvilke behov de enkelte kommunene har for konkret veiledning, og hvor det er nødvendig å gjennomføre tilsyn.

Arkivverket gjennomfører også mer generelle tiltak som retter seg mot den enkelte kommunale sektor:

Det er ønskelig at flest mulig kommuner deltar i interkommunale arkivordninger for å sikre god kunnskapsflyt og robuste fagmiljøer. Dette er noe riksarkivaren oppfordrer til, men som ingen kommuner kan pålegges å gjøre.

Riksarkivaren har tatt initiativ til utvikling av et utdanningstilbud for arkivarer på høyt nivå, hvorav de mest sentrale er Arkivakademiet, i samarbeid med Norsk Arkivråd, og arkivstudiet ved Universitetet i Oslo.

Standarden for elektronisk arkivering i offentlig sektor revideres fortløpende for å holde tritt med forvaltningens organisatoriske, juridiske og teknologiske endringer.

Arkivverket inngår i faglig samarbeid med og veiledning til kommunale arkivinstanser for å bidra til at veiledningen kan nå flest mulig av kommunene. Veiledning knyttet til digitalt skapt arkiv får en stadig mer sentral plass.

Presidenten: Flere har ikke bedt om ordet til sak nr. 3.