Det følger av offentlighetsloven § 2 at forvaltningens
journaler er offentlige, men offentlighetsloven pålegger
ikke forvaltningen noen plikt til å føre journal.
I forskrift er det imidlertid fastsatt en slik plikt med nærmere
bestemmelser om hvilke dokumenter som skal journalføres.
Slike bestemmelser er gitt med hjemmel både i arkivloven
og offentlighetsloven.
I St.meld. nr. 32 (1997-1998) ga regjeringen Bondevik uttrykk
for at den ville klargjøre og samordne bestemmelsene om
journalføring i ett samlet regelverk, og gjøre
dette gjeldende i sin helhet for statlig, fylkeskommunal og kommunal
sektor. Ved behandlingen i Stortingets justiskomité var
komiteens flertall enig i at de konkrete bestemmelsene vedrørende
journalføring ikke burde tas inn i offentlighetsloven.
En samlet komité mente imidlertid at selve plikten til å føre
journal burde lovfestes i offentlighetsloven.
I høringsnotatet pekte Justisdepartementet på den sentrale
betydning journalen har for praktiseringen av offentlighetsprinsippet,
og foreslo at journalføringsplikten lovfestes i offentlighetsloven.
De fleste av høringsinstansene som uttaler seg om spørsmålet,
er enig i forslaget. Enkelte peker på at det er visse forskjeller
mellom offentlighetslovens og arkivforskriftens virkeområde,
og noen instanser har innvendinger mot den nærmere utformingen
av bestemmelsen.
Departementet påpeker at å lovfeste at forvaltningen
har en journalføringsplikt, i første rekke vil
synliggjøre og understreke journalføringspliktens
betydning for offentlighetsprinsippet. En lovfesting som foreslått
vil dessuten sikre at organer som omfattes av offentlighetsloven,
men ikke av arkivloven, får plikt til å journalføre
sine dokumenter.
Departementet ser det som mest hensiktsmessig at den konkrete
regulering av journalføringen fortsatt foretas i arkivforskriften,
jf. lovutkastet § 2 annet ledd.
Komiteen mener det er viktig å lovfeste
journalføringsplikten i offentlighetsloven, slik departementet
har foreslått. Det har imidlertid kommet henvendelser fra
Norsk Presseforbund og Norsk Redaktørforening som mener
det er foretatt en innskrenkning av offentlighetsprinsippet gjennom
arkivlovens forskrift. Komiteen ønsker ikke
at arkivloven og arkivlovens forskrifter om journalføring
skal svekke de intensjoner som ligger i offentlighetsloven.
Komiteen understreker at journalføring
er av stor betydning i forhold til hvordan offentlighet blir praktisert. Komiteen ber
derfor om at Stortinget i løpet av våren 2001
i egnet form får en redegjørelse for de problemstillingene
som knytter seg til forholdet mellom offentlighetsprinsippet og
reglene om journalføring.