Prinsippet om dokumentoffentlighet gjelder bare delvis
for Stortinget og dets organer, og offentlighetsloven gjelder ikke
Stortinget. Sett i forhold til virksomheten i forvaltningen, ligger
den største forskjellen i at allmennheten og media ikke
har krav på innsyn i dokumenter hos fagkomiteene i Stortinget
og hos Stortingets administrasjon. Offentlighetsloven gjelder heller
ikke for dokumenter som befinner seg hos Riksrevisjonen eller hos
Stortingets ombudsmann for forvaltningen. Ombudsmannen følger
imidlertid i praksis offentlighetsloven så langt det er
forenlig med særbestemmelsene om taushetsplikt i ombudsmannsloven
og -instruksen.
I Innst. O. nr. 34 (1995-96) gis det uttrykk
for at det er behov for å vurdere offentlighetsprinsippet
i forhold til Stortingets organer, og at dette bør skje
ved Stortingets behandling av den bebudede stortingsmeldingen om
offentlighetsprinsippet. I meldingen pekes det på enkelte
momenter som kan ha betydning for Stortingets vurdering av spørsmålet.
Dersom allmennheten skal ha innsyn i dokumenter hos
Stortingets fagkomiteer og administrasjon, må det vurderes
nærmere hvilke dokumenter som skal være offentlige.
Dette reiser flere avgrensningsspørsmål, bl.a.
i forhold til dokumenter sendt til enkeltrepresentanter, partigrupper
og komitéfraksjoner.
Skriftveksling mellom Stortingets fagkomiteer
og andre eksterne personer eller samfunnsaktører kan etter
dagens ordning uten videre unntas fra offentlighet. Dette er et
forhold som det kan være grunn til å vurdere nærmere.
Etter anmodning fra Riksrevisjonen vedtok Stortinget
27.mai 1993 å be regjeringen vurdere behovet for å endre
offentlighetsloven for å bedre Riksrevisjonens arbeidssituasjon,
jf. Innst. S. nr. 174 (1992-93). I Ot.prp. nr. 2 (1995-96) ble det
lagt frem forslag om utsatt offentlighet for forvaltningens korrespondanse med
Riksrevisjonen. Forslaget ble forkastet av Odelstinget. Flertallet
i justiskomiteen uttalte seg positivt om forslaget, men mente at
spørsmålet måtte vurderes i en større
sammenheng. I meldingen drøftes ulike hensyn som taler
for og imot forslaget om utsatt offentlighet. Det vises ellers til
at den danske og svenske Riksrevisjonen er underlagt regler om offentlighet
som i all hovedsak tilsvarer reglene som gjelder for forvaltningen.
Komiteen vil innledningsvis
peke på at Stortingets virksomhet allerede i dag i stor
grad preges av åpenhet og offentlig innsyn.
Komiteen viser til at Grunnloven §84
bestemmer at møter i Storting, Lagting og Odelsting er
offentlige. Regjeringens proposisjoner og meldinger er også offentlige.
Stortingets egne dokumenter som utarbeides under behandlingen av
sakene, som innstillinger fra komiteer, er offentlige etter avgivelse.
Det utarbeides publikasjoner som offentliggjør hvilke saker
som ligger til behandling i komiteene og når disse ventes ferdig
behandlet.
Komiteen vil peke på at
stortingsrepresentantene gjennom sin aktive deltakelse i den alminnelige
politiske debatt inviterer til åpenhet og delaktighet fra befolkningen
om de saker som behandles i Stortinget. Det er således
etter komiteens mening grunnlag for å hevde
at Stortingets arbeid foregår ved en åpen prosess
som gir muligheter til innsyn fra allmennheten og anledning til
innspill fra interesserte parter.
Komiteen viser til at Stortinget,
Riksrevisjonen og Sivilombudsmannen aldri har vært underlagt
offentlighetsloven og at dette ble presisert i offentlighetsloven ved
en lovrevisjon i 1982. Det har imidlertid ikke vært foretatt
noen bred, prinsipiell vurdering av spørsmålet om
offentlighetsprinsippets rekkevidde i forhold til Stortinget og
dets organer.
At offentlighetsloven ikke gjelder har først
og fremst betydning ved at allmennheten ikke har krav på innsyn i
dokumenter hos fagkomiteene i Stortinget eller hos Stortingets administrasjon.
I Innst. O. nr. 40 (1981-82) uttaler den daværende justiskomiteen
følgende om unntaket for Stortingets del:
«Komiteen er enig med departementet i at
Stortinget med tilknyttede organer ikke skal omfattes av loven. Dette
er selvsagt ikke til hinder for at det her praktiseres offentlighet.
Etter komiteens mening har disse organer en sterk oppfordring til å følge
prinsippene i offentlighetsloven, slik at det blir mest mulig åpenhet også om
denne virksomheten. Komiteen vil særlig peke på at
de hensyn som taler for ikke-offentlighet i forbindelse med Stortingets
og Stortingets ulike organers arbeid, som regel vil falle bort når
sakene er sluttbehandlet og avgjort.»
Komiteen viser til at denne uttalelsen
inneholder en klar oppfordring til å praktisere regler
tilnærmet offentlighetsloven også for Stortingets
del, men at dette ikke formelt har nedfelt seg i generelle regler.
Komiteen viser videre til Innst.
O. nr. 34 (1995-96) der komiteens flertall, bestående av
medlemmene fra Arbeiderpartiet, Kristelig Folkeparti og Fremskrittspartiet,
uttalte følgende:
«Flertallet mener dessuten at det er behov
for å vurdere offentlighetsprinsippet i forhold til Stortingets organer,
og ser at dette naturlig bør skje ved Stortingets behandling
av den bebudede stortingsmelding om offentlighetsprinsippet.»
Også komiteens medlemmer fra Senterpartiet,
Høyre og Sosialistisk Venstreparti var positive til å få en
slik vurdering.
Komiteen viser også til
brev datert 6. mai 1998 fra Kristelig Folkeparti, Senterpartiet
og Venstre, der Stortingets presidentskap blir anmodet om å ta
initiativ med sikte på å få utarbeidet
regler om dokumentoffentlighet for Stortinget og dets organer, og
Presidentskapets svar av 20. mai 1998, der det opplyses at Presidentskapet
vil avvente behandlingen av St.meld. nr. 32 (1997-98) før
det tar stilling til de spørsmål som er reist i
brevet.
Komiteen mener det ikke er behov
for generelt å unnta Stortinget fra offentlighetsprinsippet. Komiteen mener
at det vil gi et viktig signal fra lovgiver om betydningen av offentlighetsprinsippet
dersom Stortinget også blir undergitt regler om offentlighet.
Etter komiteens mening vil allmennheten kunne få bedre innsyn
i Stortingets arbeid og innspill fra interesseorganisasjoner og
andre for å påvirke utfallet av saker som behandles
i Stortinget.
Komiteen viser til at henvendelser
fra privatpersoner ofte vil komme inn under regler om taushetsplikt, og
derfor være unntatt fra offentlighet. De forskjellige partiers
standpunkter og vurderinger av en sak som ligger til behandling
i komiteen bør også være unntatt offentlighet.
Dersom saksutkastene skulle være offentlige, ville dette
kunne føre til at partiene ventet med å ta standpunkt
til saken slik at saksbehandlingen ville bli mindre effektiv, og
det ville bli vanskeligere å justere sine standpunkt etter
hvert. Også partigruppenes og enkeltrepresentanters korrespondanse
og virksomhet bør være unntatt offentlighet.
Komiteen viser til at regler
om offentlighet for Stortinget kan hjemles enten ved en endring
av offentlighetsloven, ved egen lov, i Stortingets forretningsorden
eller i eget regelverk fastsatt av Stortinget.
Komiteen viser til det som er
sagt ovenfor om Stortinget, og mener at det heller ikke for Sivilombudsmannen
eller Riksrevisjonen er behov for å gjøre et generelt
unntak fra offentlighetsprinsippet.
Komiteen har med tilfredshet
merket seg at Sivilombudsmannen følger offentlighetsloven
så langt det er forenlig med særbestemmelsene
om taushetsplikt i ombudsmannsloven og -instruksen.
Komiteen viser til at Riksrevisjonen ønsker
en hjemmel som gir mulighet for utsatt offentlighet for saker som
er til behandling, jf. brev fra Riksrevisjonen til Stortinget av
27.mai 1998. Komiteen har merket seg at en del argumenter
taler for utsatt offentlighet. Det kan bl.a. anføres at
Riksrevisjonen må kunne gjennomføre en ordinær
revisjon uten at kontrollen spilles ut som om det var en endelig
besluttet og gjennomført kontroll med gitt resultat. Dette
vil kunne lede til en offentlig debatt på sviktende premisser.
Komiteen er av den oppfatning
at Riksrevisjonen ikke har problemer med å foreta en uavhengig
og fri vurdering av sakene ut fra strengt faglige kriterier også med
dagens regler. Med dagens regelverk får også enkeltpersoner
og media mulighet til å komme fram med opplysninger som
Riksrevisjonen ikke ville fått via formelle kanaler. Komiteen viser
til at utsatt offentlighet for Riksrevisjonen vil bety en innskrenkning
i gjeldende praksis. Komiteen viser for øvrig
til at en bestemmelse om utsatt offentlighet ville fjerne norsk
rett fra dansk og svensk rett. Komiteen mener at
spørsmålet bør undergis en vurdering
av Stortingets presidentskap, før det tas endelig stilling
til saken.
Komiteen ber Stortingets presidentskap
foranledige at det utarbeides regler om offentlighet for Stortinget
og Stortingets organer.
Komiteen fremmer følgende
forslag:
«Stortinget ber Stortingets presidentskap
om å foranledige at det utarbeides regler om offentlighet
for Stortinget og Stortingets organer.»
Etter offentlighetsloven §1 gjelder
loven for «forvaltningsorganer». Avgrensningen
av begrepet forvaltningsorgan er særlig vanskelig i tilfellene
hvor en virksomhet er organisert som et selvstendig rettssubjekt.
I utgangspunktet må det vurderes konkret for hvert enkelt
selskap om det kan regnes som et forvaltningsorgan. F.eks. går
Norges Bank og AS Vinmonopolet inn under lovens generelle virkeområde,
mens Statoil faller utenfor.
Det heter videre i offentlighetsloven §1
at et privat rettssubjekt regnes som forvaltningsorgan i saker der det
utøver offentlig myndighet ved å treffe enkeltvedtak
eller utferdige forskrift.
Etter offentlighetsloven §11 kan Kongen
gi forskrift som innebærer at visse private rettssubjekter
skal likestilles med forvaltningsorganer etter loven. Hittil har
denne forskriftshjemmelen ikke vært benyttet. Offentlighetsloven
gjelder ikke for statsforetak.
Ellers finnes enkelte spredte lovbestemmelser
som unntar bestemte rettssubjekter, bl.a. Statens nærings- og
distriktsutviklingsfond (SND), og statens investeringsfond for næringsvirksomhet
i utviklingsland (NORFUND).
De kommunale bedriftene regnes som en del av
den kommunale forvaltning. Dokumenter mellom styret og bedriftens
administrasjon og dokumenter utvekslet mellom bedriften og andre
enheter i kommunen vil i utgangspunktet være å anse
som organinterne, og kunne unntas fra offentlighet fordi kommunen
regnes som ett organ. Innstillinger fra bedriftens administrasjon
til styret er offentlige, og likeledes eventuelle innstillinger
fra bedriftens styre til kommunestyret. Hvorvidt offentlighetsloven
kommer til anvendelse på interkommunale selskaper med begrenset
ansvar, beror på en konkret helhetsvurdering.
Kommunal- og regionaldepartementet har utarbeidet et
lovforslag om to nye organisasjonsmodeller for kommunal og interkommunal
virksomhet som har en viss forretningsmessig karakter. Den første
organisasjonsmodellen - «kommunalt og fylkeskommunalt foretak» -
vil gå inn under offentlighetsloven. Den andre organisasjonsmodellen
- «interkommunalt selskap» - er foreslått
regulert i en egen lov. Departementet vil avvente behandlingen av
offentlighetsmeldingen før det tas stilling til om forholdet
til offentlighetsloven skal undergis særskilt regulering.
I det siste er det opprettet enkelte selskaper
med begrenset ansvar som ikke er organisert som aksjeselskaper (Postbanken
BA, Posten Norge BA og NSB BA). Selskapene, som er regulert i særlover,
omfattes ikke av offentlighetsloven, med mindre de unntaksvis skulle
treffe enkeltvedtak eller gi forskrift. Offentlighetsloven vil i
praksis bare sjelden gjelde for offentlig eide aksjeselskaper.
En utvidelse av offentlighetslovens virkeområde
vil føre til at lovens regler også gjøres
gjeldende for «annen forvaltningsvirksomhet» enn
myndighetsutøving. Når det gjelder selskapenes
forretningsdrift, er adgangen til å unnta dokumenter så vid
at den mest håndfaste konsekvens av å gi offentlighetsloven
utvidet anvendelse, synes å være at selskapene
får plikt til å utarbeide offentlige søkerlister
i ansettelsessaker. Anvendelse av offentlighetsloven vil også medføre administrative
konsekvenser som kan bli omfattende fordi behandling av klager over
avslag på begjæringer om dokumentinnsyn vil medføre
et merarbeid.
Det blir stadig mer vanlig at statlige og kommunale oppgaver
blir utført av virksomhet som er organisert på siden
av den tradisjonelle forvaltningsstrukturen. Regjeringen er bekymret
for at slike omorganiseringer i visse tilfeller har fått
eller kan få uønskede følger for anvendelsen
av offentlighetsloven.
Regjeringen ser det som et grunnleggende prinsipp
at valg av organisasjonsform ikke i seg selv skal påvirke retten
til innsyn i offentlig eid virksomhet. For å oppnå dette
må lovens virkeområde utformes slik at omorganisering
av offentlige oppgaver ikke fører til at virksomheten faller
utenfor offentlighetslovens virkeområde uten at sterke
hensyn tilsier det. Regjeringen har ikke funnet det tilrådelig å foreslå en
ny generell regel før ulike løsninger har vært
sendt på høring. Regjeringen vil videre vurdere
om visse typer offentlig tjenesteyting som overlates til private
skal være underlagt offentlighetslovens regler.
Ulike alternativer til generelle regler om offentlighetslovens
anvendelse på offentlige selskaper m.v. kan være:
lovfesting av gjeldende rett, generell anvendelse av offentlighetsloven
på offentlig eide selskaper, en funksjonsbestemt løsning
(dvs. at kun noen sider av virksomheten omfattes av offentlighetsloven), eller
at organisasjonsform blir kriterium. Fordeler og ulemper ved de
ulike alternativer drøftes i meldingen.
Etter Regjeringens syn bør det være
minst samme rett til innsyn når det gjelder statsforetak
som når det gjelder aksjeselskaper. Det foreslås
at unntaket for statsforetak oppheves. Offentlighetslovens anvendelse vil
i så fall bero på en konkret vurdering av det
enkelte selskap.
Unntaket for SND er bl.a. begrunnet i et ønske
om å beskytte viktige forretningsmessige forhold, og hensynet
til tillitsforholdet mellom SND og søker. Offentlighetsloven
bør derfor ikke gjelde ubetinget for SNDs virksomhet. Regjeringen
foreslår imidlertid en innsynsrett for tilfellene der SND
treffer positive avgjørelser om å gi støtte,
og vil foreslå SND-loven endret på dette punktet.
Samme løsning bør gjelde NORFUND.
Regjeringen ser ikke behov for å endre
Postbankens unntak fra offentlighetsloven. Også unntaket
for Norsk Tipping AS bør etter Regjeringens syn opprettholdes.
Komiteen er enig med Regjeringen
i at unntaket fra offentlighet for Postbanken og Norsk Tipping A/S bør
opprettholdes.
Komiteen støtter videre
Regjeringens forslag om at SNDs og NORFUNDs positive avgjørelser
av søknader om støtte skal være offentlige.
Komiteens flertall,
alle unntatt medlemmene fra Fremskrittspartiet, viser til at selvstendig
organisert virksomhet som drives med offentlig kapital også er
en del av det offentlige eie, noe som taler for innsyn i denne virksomheten.
Imidlertid vil det i praksis ofte være naturlig med unntak
fra reglene om offentlighet, særlig i de tilfeller det
er tale om konkurranseutsatt virksomhet.
Flertallet støtter Regjeringens
syn om at valg av organisasjonsform ikke i seg selv skal påvirke
retten til innsyn i offentlig eid virksomhet. Dette er også viktig
i forhold til virksomheter som er eid av kommunene. Flertallet har
merket seg at Regjeringen har beskrevet forskjellige utgangspunkt
for hvordan en regel om offentlighet kan utformes, men at Regjeringen
ikke vil foreslå en bestemt regel før forslagene
har vært på høring. Flertalletstøtter dette.
Flertallet er enig i at avgjørelsen
av om en virksomhet omfattes av loven må fattes etter en
konkret helhetsvurdering. Flertallet støtter
at reglene må være så klare og enkle
som mulig, men vil peke på at det vil være vanskelige
avgrensningsspørsmål. Flertallet mener
at viktige momenter i vurderingen av en virksomhet er:
– Størrelsen
på det offentliges eierandel
– Om den utøver forvaltningsmyndighet
– Om den driver forretningsmessig
virksomhet eller er i en konkurransesituasjon for hele eller overveiende
del av sin virksomhet
– Om den har monopolfordeler.
Det bør også vurderes om virksomheter
som driver en kombinasjon av ordinær forretningsdrift og
myndighetsutøvelse bør pålegges offentlighet
for den delen av virksomheten som er myndighetsutøvelse,
eller om det er naturlig med et klart organisatorisk/selskapsmessig
skille mellom virksomhetene.
Et annet flertall, medlemmene
fra Arbeiderpartiet, Fremskrittspartiet og Høyre viser
til at hensikten med offentlig eide aksjeselskap er at disse skal
drive effektiv forretningsvirksomhet, ofte i konkurranse med private
aksjeselskap. Disse selskapene må følgelig ha
anledning til å drive under samme rammebetingelser, og
samme regelverk som private forretningsforetak.
Et annet flertall, medlemmene
fra Arbeiderpartiet og Høyre, mener at offentlige eide AS
som driver forretningsvirksomhet som hovedregel skal følge
de bestemmelser om offentlighet som følger av aksjeloven.
Imidlertid vil det kunne være statlige AS som både
driver forretningsvirksomhet og som har en offentlig forvaltningsoppgave
ved siden av. Slike forvaltningsoppgaver bør omfattes av
offentlighetsloven.
Komiteens medlemmer fra Fremskrittspartiet mener
offentlig eide aksjeselskaper ikke bør komme inn under
regelverket i offentlighetsloven.
Komiteens flertall,
alle unntatt medlemmene fra Arbeiderpartiet, viser til at hele komiteen
støtter Regjeringens forslag om at SNDs og NORFUNDs positive
avgjørelser av søknader om støtte skal
være offentlige. Flertallet viser til at
SND og NORFUND også utarbeider generelle dokumenter uten
tilknytning til enkeltsaker, og at disse dokumentene bør være
offentlige. Flertallet vil derfor be Regjeringen vurdere
en omvendt formulering, slik at utgangspunktet blir at virksomheten
er offentlig, men at søknadene og negative avgjørelser
er unntatt offentlighet.
Et annet flertall, medlemmene
fra Arbeiderpartiet og Fremskrittspartiet, viser til at
ulike alternativer til generelle offentlighetsregler for offentlig
eide selskaper vil bli sendt på høring. Dette
flertallet mener det vil være naturlig om spørsmålet
om å oppheve unntaket fra offentlighetsloven i statsforetaksloven
blir sendt på høring som en del av den generelle
problemstillingen. Dette flertallet vil i den forbindelse
peke på at de ulike hensyn det redegjøres for
i meldingen også er relevante for statsforetakene.
Komiteens medlemmer fra Kristelig Folkeparti,
Høyre og Senterpartiet støtter Regjeringens forslag
om at unntaket fra offentlighetsreglene for statsforetak oppheves.
Hovedregelen er at forvaltningens journaler er
offentlige. Nærmere bestemmelser om i hvilken utstrekning innførte
journalopplysninger kan sladdes eller utelates i den journalkopien
som gjøres offentlig, finnes i hovedforskriften til offentlighetsloven.
Regler om unntak fra offentlighet gjelder bl.a. for saksområder
hvor opplysningene i vid utstrekning dreier seg om personlige forhold
som er undergitt taushetsplikt. Graderte dokumenter kan - og i noen
grad skal - føres i separate journaler som er unntatt fra offentlighet.
Utfyllende bestemmelser om journalføring
i departementene og andre institusjoner i statssektoren finnes i
Instruks for arkivarbeidet i statsforvaltningen. Den nye arkivloven §6
bestemmer at «(o)ffentlege organ pliktar å ha
arkiv».
Offentlighetsloven pålegger ikke forvaltningen å føre
journal. Det er likevel ingen tvil om at sentralforvaltningen har
en slik plikt. Når det gjelder kommunene (herunder fylkeskommunene),
er situasjonen mer usikker. Det er sikker praksis for at en god
del organinterne dokumenter blir tatt inn som ujournalisert materiale.
Praksis i ulike statlige forvaltningsorganer er nokså varierende
når det gjelder journalføring av intern korrespondanse.
Journalføringen skal skje fortløpende.
Utvikling av informasjonsteknologi gjør
det mulig å føre elektroniske journaler. Innsynsretten
gjelder også journal ført ved hjelp av edb. Det antas
at et funksjonsbasert dokumenthåndteringsregister, ikke
er ubetinget offentlig. Formålet med dette registeret er
primært å være et internt arbeidsredskap
for det enkelte forvaltningsorgan, men det er ikke noe i veien for å utvise
meroffentlighet. Noe mer tvilsomt er om registrene i e-postsystemer
er «journal eller lignende register» i offentlighetslovens
forstand. I den forbindelse er det av betydning at e-postregistrene
inneholder flere opplysninger enn vanlige journaler, og at e-postregistrene
dessuten omfatter uformelle henvendelser.
Etter Regjeringens syn knytter det seg flere
svakheter til det eksisterende regelverket om forvaltningens journaler.
Regjeringen vil samle bestemmelsene som offentlighetsloven og arkivinstruksen
har om journalføring. Regjeringen går også inn
for å gjøre hele regelverket om journaler gjeldende
for den fylkeskommunale og kommunale sektor.
Regjeringen har vurdert om bestemmelsene om
journalføring bør tas inn i offentlighetsloven,
men har kommet til at dette er lite formålstjenlig. Kulturdepartementet
sender i disse dager et utkast til arkivforskrift på høring.
De til dels kryssende hensynene som man møter i arbeidet
med den nærmere utformingen av ulike bestemmelser om journaler,
er stikkordsmessig funksjonshensyn, bevaringshensyn og offentlighetshensyn.
Komiteen støtter
Regjeringens forslag om at hele regelverket vedrørende
journaler gjøres gjeldende for den kommunale og den fylkeskommunale sektor,
og at reglene som offentlighetsloven og arkivinstruksen har om journalføring
samles.
Komiteen viser til at det i dag
ikke finnes noen lovbestemt plikt om å føre journal
for forvaltningen. Sentralforvaltningen har en instruksbestemt plikt
til å føre journal, mens situasjonen er usikker
når det gjelder kommuner/fylkeskommuner. Komiteen mener
det i offentlighetsloven bør lovfestes en plikt til å føre
fortløpende journal for hele den offentlige sektor. Komiteen mener
det vil være uheldig dersom et offentlig organ kan unndra
seg offentlighetens søkelys ved å vise til at
det ikke har plikt til å føre journal. Uten journal
vil det være svært vanskelig å få innsyn
i organets virksomhet.
Komiteen viser til at offentlighetsloven
selv ikke sier noe om hvilke dokumenter som skal journalføres,
men at forholdet reguleres av arkivinstruksen og de ulovfestede
reglene som følger av god forvaltningsskikk. Komiteen understreker
at man ikke kan unnlate innføring i den offentlige journalen bare
med den begrunnelse at dokumentet inneholder opplysninger som er
taushetsbelagt eller kan unntas fra offentlighet. Komiteen viser
videre til at journalføring skal skje på en måte
som gjør det mulig å identifisere dokumentet,
så langt dette kan skje uten å røpe opplysninger
som er undergitt taushetsplikt eller som allmennheten for øvrig
ikke kan kreve. Ved journalføring av dokumenter som inneholder
taushetsbelagte opplysninger, vil man ha en plikt til å foreta
skjerming eller nøytralisering i den grad dette er nødvendig for å hindre
at opplysningen blir gjort kjent for utenforstående. Komiteen vil
understreke at muligheten til å identifisere et dokument
er av stor betydning for at offentlighetsprinsippet skal kunne praktiseres
best mulig.
Komiteen mener videre at reglene
om journalføring må tilpasses den teknologiske
utvikling, bl.a i forhold til e-post. Komiteen viser
til at nye teknologiske kommunikasjoner som bl.a. e-post har en
form som gjør det nødvendig med nye avgrensinger.
Dette må skje på en måte som ikke gir
uhensiktsmessige begrensinger i bruken av e-post.
Komiteen viser også til
det som er sagt under pkt. 2 om personvernhensyn. Vektlegging av
slike hensyn er særlig viktig for journalopplysninger som
kan gjøres tilgjengelige i elektronisk form, og komiteen vil
understreke viktigheten av at Datatilsynet trekkes aktivt med i
det videre arbeidet med utarbeidelse av regler om journalføring.
Komiteens flertall,
alle unntatt medlemmene fra Fremskrittspartiet og Høyre,
er enig med Regjeringen i at de konkrete bestemmelsene vedrørende
journalføring ikke bør tas inn i offentlighetsloven,
da det er viktig at offentlighetsloven er så oversiktlig
og klar som mulig.
Komiteens medlemmer fra Fremskrittspartiet
og Høyre mener at de konkrete bestemmelsene om journalføring
så langt som mulig bør inntas i loven. Begrunnelsen
for dette er at man mener at det er uheldig at Regjeringen skal
utarbeide regler for journalføring som i stor grad vil gjelde
departementene selv. Disse medlemmer er av den oppfatning
at disse reglene er av så stor betydning for praktiseringen
av offentlighet, at de konkrete reglene for journalføring
må forelegges Stortinget i egnet form.
Offentlighetsloven §5 gir adgang til å unnta
såkalte interne dokumenter fra offentlighet. Disse dokumentene
faller i to kategorier: (1) dokumenter som organet selv utarbeider
til eget bruk (§5 første ledd), og (2) visse dokumenter
som er innhentet fra andre (§5 annet ledd). Med betegnelsen «organinterne
dokumenter» siktes det bare til den først nevnte
kategorien.
Regjeringen mener at offentlighetsloven §5
annet ledd i for stor grad gjør det mulig å unnta interne
dokumenter fra offentlighet, og vil derfor gå inn for at §5
annet ledd endres i retning av mer åpenhet.
Innsyn i organinterne dokumenter på et
tidlig stadium vil kunne legge til rette for offentlig debatt og sørge
for verdifull saksopplysning. Etter gjeldende rett er det likevel
lagt til grunn at slike hensyn etter omstendighetene må vike
for mer tungtveiende hensyn som taler mot offentlighet. En regel
om ubetinget offentlighet for organinterne dokumenter vil i mange tilfeller
forsinke arbeidet i forvaltningsorganene, og kunne virke hemmende
under saksforberedelsen. Dokumenter som verken har vært
sendt ut fra forvaltningsorganet eller er kommet inn til forvaltningsorganet,
er eventuelt offentlige fra det tidspunkt saken er ferdigbehandlet.
Det generelle utgangspunktet er at en organisasjon som
utad fremstår som en selvstendig enhet, må regnes som
ett forvaltningsorgan. Kommunen regnes normalt som ett organ. Det
samme gjelder fylkeskommunen.
Unntaksadgangen i gjeldende §5 annet
ledd omfatter dokumenter som er utarbeidet av et underordnet organ
(bokstav a), av særlig rådgiver eller sakkyndig (bokstav
b) eller av et departement til bruk i et annet departement (bokstav
c); bestemt for den interne saksforberedelse i organet. Bakgrunnen
for denne unntaksadgangen er et ønske om å sikre organet
en krets av «interne rådgivere». Man kan
likevel ikke unnta høringsuttalelser som er avgitt i en
ordinær høringsrunde selv om disse kommer fra
et underordnet organ. Det er opp til det enkelte fagdepartement å ta
stilling til om de berørte departementene skal uttale seg
i den ordinære høringsrunden eller på et tidligere
eller senere stadium.
Selv om det er hjemmel for å unnta
et dokument etter §5, skal det vurderes om dokumentet likevel
kan gjøres kjent for den som spør etter det.
I utredningsinstruksen fastslås det
at utkast til meldinger og proposisjoner til Stortinget skal legges
frem for Finansdepartementet og andre berørte departementer
før de legges frem for Regjeringen. På bakgrunn
av Stortingets behandling av Dokument nr. 8:37 (1994-95), er utredningsinstruksen
endret slik at utkast som forelegges underliggende virksomheter
og svarbrev fra disse vanligvis gjøres offentlige.
Norsk Presseforbund har foreslått å innføre
innsynsrett for faktiske opplysninger i interne dokumenter. Spørsmålet
om det burde innføres en slik rett ble vurdert men forkastet
i forbindelse med revisjonen av offentlighetsloven i 1982.
Presseforbundet har også foreslått
endringer i §5 annet ledd bokstav a og c, jf. Ot.prp. nr.
100 (1991-92). I Dokument nr. 8:26 (1995-96) ble det fremmet forslag om
at offentlighetsloven §5 annet ledd bokstav a og c oppheves.
Forslaget ble vedtatt oversendt Regjeringen til utredning og uttalelse.
Regjeringen går inn for å stramme
inn unntaksadgangen i §5 annet ledd slik at offentlighetsprinsippet
styrkes. Regjeringens inntrykk er at det ikke alltid praktiseres
meroffentlighet i så stor utstrekning at det kompenserer
for de omfattende unntaksmulighetene offentlighetsloven gir for
slike interne dokumenter.
I meldingen skisseres en del mulige endringer
av §5 annet ledd. Regjeringen finner det ikke forsvarlig å fremlegge
et konkret forslag til lovendring uten at konsekvensene er nærmere
utredet og ulike forslag er sendt på høring, men
er innstilt på å foreslå at §5 annet
ledd (i det minste bokstav a og b) oppheves, og at behov for unntak
som i dag omfattes av denne bestemmelsen, varetas på annen
måte i loven.
Unntaksadgangen i §5 annet ledd kan
bare benyttes for dokumenter som er et ledd i den interne saksforberedelse.
Regjeringen går inn for å presisere dette vilkåret
nærmere.
Dersom det foreslås en rett til innsyn
i faktiske opplysninger i interne dokumenter, må det legges vekt
på å utforme regelen slik at grensedragningen
skaper minst mulig problemer i praksis, og slik at ressursbruken
blir forsvarlig. Det bør også klargjøres
om en slik innsynsrett skal gjelde for foreløpige antakelser
og for rettslige utredninger. Innsynsretten kan eventuelt begrenses
til faktiske opplysninger som er av vesentlig betydning for saken.
Enkelte av lovens unntaksbestemmelser krever
at innsyn i et dokument må medføre uheldige konsekvenser
for at det skal kunne unntas fra offentlighet. En mulig måte å innsnevre
unntakene i §5 bokstav a og b på, er å legge
et skadevilkår til grunn også her. Den vesentlige
innvendingen mot en slik løsning er at det kan være
vanskelig å finne et tilstrekkelig presist uttrykk for
en slik regel. Et annet alternativ er å knytte unntaksadgangen
til dokumentets innhold. Dette vil dekke unntaksbehovet på en
mer presis måte, men vil ikke alltid være dekkende,
fordi enkelte legitime unntaksbehov ikke lar seg formulere presist
nok.
En mulig måte å skille ut
de dokumentene som bør undergis større offentlig
innsyn, er å vurdere i hvilke sakstyper det er særlig
viktig med offentlig innsyn, til forskjell fra de sakstyper hvor
sterke hensyn taler mot for vid innsynsadgang. Svakheten med denne
type funksjonsbaserte løsninger, er bl.a. at den kan skape avgrensningsproblemer.
Det samme gjelder dersom man innsnevrer unntaksadgangen slik at
den bare gjelder for bestemte grupper eller typer av henholdsvis underordnede
organer og særlige rådgivere/sakkyndige.
Unntaket i § 5 annet ledd bokstav c
gjenspeiler bl.a. det særlige unntaksbehovet som departementene
har for fortrolige overlegninger i saker med politisk karakter.
Regjeringen finner det ikke tilrådelig å gå inn
for en oppheving av denne unntaksadgangen uten at unntaksbehovet
fanges opp på annen måte. Samtidig ser Regjeringen
det som lite tilfredsstillende at unntaksadgangen etter bokstav
c i dag rekker lenger enn begrunnelsen for unntaket. Unntaksadgangen
bør etter Regjeringens syn i hvert fall omfatte saker som
vil munne ut i statsrådsbehandling eller behandling i regjeringskonferanse,
eller hvor den enkelte statsråden treffer avgjørelse
etter politiske overlegninger med ett eller flere av de øvrige
regjeringsmedlemmene. I saker som inngår i den alminnelige
saksbehandlingen i et fagdepartement, er det ikke samme behov for
unntak fra innsynsretten. Det kan imidlertid vise seg vanskelig å finne
presise uttrykk som kan skille mellom saker av politisk karakter
og saker som er et ledd i den alminnelige saksbehandlingen.
Utvidet innsynsrett i korrespondansen mellom departementene
kan eventuelt søkes oppnådd ved å innskjerpe
reglene om meroffentlighet.
Etter utredningsinstruksen er det opp til det
enkelte fagdepartement å avgjøre om høringssaker
skal sendes til departementene som et ledd i den alminnelige høringsrunden,
eller om de øvrige departementenes syn skal innhentes på annen
måte. Departementets høringsuttalelser med faglige
synspunkter og faktiske opplysninger bør avgis som ledd
i den alminnelige høringsrunden, mens fortrolige politiske
vurderinger kan gis til kjenne på annen måte.
Regjeringen vil vurdere å endre utredningsinstruksen slik
at intensjonene bak bestemmelsen om høringsoffentlighet
kommer klarere frem.
Dersom en endring av unntaksreglene i §5
annet ledd isolert sett skulle gå for langt i retning av
mer åpenhet, kan dette kompenseres ved å utvide
adgangen til å utsette tidspunktet for når dokumentet
blir offentlig.
Unntaket i §5 første ledd
gjelder interne dokumenter som et forvaltningsorgan selv utarbeider for
sin egen saksforberedelse, og som ikke avsendes til andre. Regjeringen
mener at reglene om unntak for organinterne dokumenter gjennomgående
er godt begrunnet. I enkelte tilfeller er det riktignok en svært
vid avgrensning av hva som regnes som ett og samme organ. Dette
bør imidlertid heller løses ved å se nærmere
på definisjonen av hva som er ett organ.
Regjeringen bemerker at inntil en endring er
vedtatt, vil det være god grunn til å utvise mer
meroffentlighet i dokumenter som omfattes av §5 annet ledd,
f.eks. ved å gi innsyn i faktiske opplysninger.
Komiteen viser til
at begrepet «interne dokumenter» brukes både
om dokumenter som (1) et offentlig organ selv utarbeider (organinterne dokumenter),
jf. §5 første ledd, og (2) visse dokumenter som
er innhentet fra andre, jf. §5 annet ledd.
Komiteen er enig med Regjeringen
i at det bør foretas en gjennomgang av unntaksreglene i §5
annet ledd med sikte på økt offentlig innsyn,
og har merket seg at Regjeringen ikke ønsker å fremlegge
konkrete forslag til endringer før spørsmålet
har vært sendt på høring. Komiteen vil
i den forbindelse peke på at gode grunner taler for å oppheve
gjeldende unntak fra offentlighet knyttet til dokumenter fra underordnede organer
som er initiert av det underordnede organet selv.
Komiteen viser til at det i meldingen
redegjøres for flere mulige måter å foreta
innstramminger i unntaksreglene på, og at det knytter seg
fordeler og ulemper til alle de aktuelle alternativer. På denne bakgrunn
mener komiteen at det er nødvendig med en
nærmere gjennomgang av de foreliggende alternativer og
innhenting av høringsuttalelser fra berørte parter
før det tas endelig stilling til hvilke endringer man eventuelt
vil foreta.
Komiteen støtter Regjeringen
i at saker som vil munne ut i statsrådsbehandling eller
behandling i regjeringskonferanse, eller hvor den enkelte statsråd treffer
avgjørelse etter politiske overlegninger med ett eller
flere av de øvrige regjeringsmedlemmer, kan unntas fra
offentlighet. Komiteen ser det som en selvfølge
at Regjeringen bør kunne ha mulighet til å foreta fortrolige
politiske vurderinger uten at offentligheten får kjennskap
til det. Noe annet ville umuliggjøre en regjerings arbeidssituasjon.
Komiteen mener at foreløpige
antakelser og rettslige vurderinger fortsatt bør unntas
fra innsyn. Komiteen ser det som nødvendig
at forvaltningen gis mulighet til å foreta fortløpende
vurderinger av en sak som er til behandling uten at det gis offentlig
innsyn i dette arbeidet.
Komiteen er av den oppfatning
at det i større grad kan gis innsyn i saker/korrespondanse
mellom departementene. At det er uenighet mellom departementer om hvordan
en sak bør behandles, bør ikke i seg selv medføre
unntak fra offentlighet.
Komiteen ser det som viktig at
det vurderes å innføre en rett til innsyn i faktiske
opplysninger i interne dokumenter som nå omfattes av §5 annet
ledd, og ber Regjeringen legge dette til grunn i det videre arbeid
med offentlighetsloven.Disse spørsmål
bør få en grundig utredning. Man bør
gå igjennom hvordan en rett til innsyn kan gjennomføres
i praksis, og trekke opp grensene for hva som skal anses som faktiske
opplysninger. Dette må skje på en måte
som ikke svekker personvernet.
En regel om innsyn i faktiske opplysninger må utformes
slik at grensedragningen mellom faktiske opplysninger og vurderinger
skaper minst mulig problemer i praksis. Komiteen understreker
at et klart skille mellom fakta og vurderinger er viktig fordi det
klargjør saken; den som leser saksfremstillingen slipper å bruke tid
på å finne ut hva som er fakta og hva som er vurderinger.
Dermed blir også kvaliteten på saksbehandlingen
bedre, og det blir lettere for etterfølgende organer å gjøre
seg opp en mening om saken på selvstendig grunnlag.
Komiteens flertall,
alle unntatt medlemmene fra Arbeiderpartiet, har merket seg at Regjeringen
vurderer å oppheve hele eller deler av §5 annet
ledd, og ber Regjeringen arbeide videre med denne løsningen. Flertallet mener
det fortsatt kan være behov for enkelte av de unntak som
i dag hjemles i §5 annet ledd, og støtter Regjeringen
i at disse kan ivaretas på annen måte i loven. Flertallet viser
til at en endring av §5 annet ledd vil føre til
en større grad av offentlighet. En bestemmelse om rett
til innsyn i faktiske opplysninger vil således bare få betydning
for de områder som fortsatt skal være unntatt
offentlighet.
Flertallet støtter Regjeringen
i at dersom §5 annet ledd blir endret i retning av større åpenhet,
bør slike endringer også gjennomføres
i forvaltningsloven §18.
Komiteens medlemmer fra Kristelig Folkeparti
og Senterpartiet ber Regjeringen vurdere om en rett til
innsyn i faktiske opplysninger kan gjøres mer omfattende.
Den tradisjonelle oppfatning har vært
at den enkelte kommune må regnes som ett forvaltningsorgan
i forhold til offentlighetsloven. Dette innebærer at korrespondanse
mellom de enkelte organer (enheter) innen kommunen som hovedregel
kan unntas fra offentlighet forutsatt at korrespondansen er et ledd
i den interne saksforberedelsen. De kommunale særlovorganer
er på den annen side blitt oppfattet som egne forvaltningsorganer
i forhold til offentlighetsloven. De fleste lovbestemmelser som
påla kommunene å opprette slike organer ble imidlertid
opphevet som en del av kommunelovreformen.
I Dokument nr. 8:33 (1993-94) ble det fremmet
forslag overfor Stortinget om å be Regjeringen foreslå lovendringer
for å sikre større innsyn i kommunens dokumenter.
Stortinget vedtok å oversende forslaget til Regjeringen
for utredning og uttalelse.
Kommunestyret, fylkestinget eller den særskilte
klagenemnda i kommunen må i forhold til offentlighetsloven
regnes som et annet organ enn avgjørelsesorganet, når
det behandler og treffer avgjørelse i en klagesak. Utover
dette blir det mer usikkert om det kan gjøres unntak fra
utgangspunktet om at kommunen er ett organ etter offentlighetsloven.
Offentlighetsloven §5 tredje ledd inneholder
imidlertid særregler som gjennom «unntak fra unntaket» skal
sikre offentlighet for nærmere angitte dokumenter, nemlig
innstillinger til folkevalgte organer (enheter) i kommunen, der
disse skal ta endelig avgjørelse i saken. Kommuneloven
hadde inntil nylig regler om utsatt offentlighet for administrasjonenes
forslag til økonomiplan og årsbudsjett. Disse
reglene ble imidlertid opphevet ved en lovendring i 1997.
Dersom tidligere særlovorganer er omdannet
til utvalg etter kommuneloven, vil det bety at innstillinger, eller
dokumenter for den interne saksforberedelse som går mellom
de nye utvalgene eller mellom et utvalg og et annet folkevalgt organ
i kommunen (unntatt formannskapet og kommunestyret), nå (i
motsetning til tidligere) kan unntas fra offentlighet etter §5.
Etter Regjeringens syn bør retten til
innsyn i kommunens dokumenter være minst like vid som innsynsretten
i de statlige forvaltningsorganers dokumenter. Regjeringen tar derfor
sikte på å fremme forslag til lovendringer som
vil skape større åpenhet i kommunene. En endring
i retning av større åpenhet i kommunene kan skje
enten ved en endring av §5 tredje ledd slik at flere interne
dokumenter er offentlige, ved en endring og klargjøring
av hvilke kommunale enheter som kan anses som et eget organ eller
ved en kombinasjon av disse løsningene.
I meldingen redegjøres det nærmere
for disse alternativene. Det vises bl.a. til at etter gjeldende
rett er innstillinger fra folkevalgte organer bare offentlige dersom
de er avgitt til kommunestyret, fylkestinget, formannskapet eller
fylkesutvalget. Offentlighetsloven §5 tredje ledd bør
derfor for det første utvides til å omfatte alle
innstillinger fra folkevalgte organer også om innstillingen
avgis til et annet folkevalgt organ enn de nevnte. Innstillinger
til folkevalgte organer er i dag bare offentlige dersom organet
skal treffe endelig avgjørelse i saken. Regjeringen mener
innstillinger bør være offentlige uten hensyn
til om mottakerorganet skal avgjøre saken eller bare innstille
videre.
Regjeringen vil også vurdere ulike
alternativer for å myke opp utgangspunktet om at kommunen skal
regnes som ett organ. I meldingen skisseres ulike prinsipper som
en eventuell lovbestemmelse kan tenkes å bygge på:
– Alle kommunale
enheter anses som selvstendige organer
– Enheter med avgjørelsesmyndighet
regnes som ett organ
– Skillet trekkes opp ut fra en
skjønnsmessig vurdering
– Et skille mellom administrasjon
og folkevalgte organer
– En kombinert løsning
ved at man uttrykkelig nevner enkelte organer som alltid skal regnes
som selvstendige i relasjon til offentlighetsloven, men at man for øvrig
lar spørsmålet bero på en skjønnsmessig
vurdering.
Komiteen er enig med
Regjeringen i at retten til innsyn i kommunenes dokumenter må være
like vid som innsynsretten i de statlige forvaltningsorganers dokumenter,
og er tilfreds med at Regjeringen tar sikte på å fremme
forslag til lovendringer som vil skape større åpenhet
i kommunene.
Komiteen støtter en
utvidelse av § 5 tredje ledd til å omfatte alle
innstillinger uten hensyn til om mottakerorganet skal avgjøre
saken eller bare innstille videre. Komiteen er også enig
i at innstillinger fra folkevalgte organer til andre folkevalgte
organer bør omfattes av innsynsretten.
Komiteen viser til at selv om
innstillinger til folkevalgte organer er offentlige, er det etter
gjeldende rett uklart om det samme gjelder vedlegg til innstillinger.
I vedleggene vil man kunne finne nyttige opplysninger og bakgrunnsstoff
for innstillingen. Komiteen ber derfor Regjeringen
vurdere om det bør gis en regel om at vedlegg til innstillinger
skal være offentlige.
Komiteen har merket seg at Regjeringen
vil vurdere å myke opp utgangspunktet om at kommunen skal anses
som ett organ, og viser til at det allerede i dag er et skille mellom
administrasjonen i kommunene og folkevalgte organer når
det gjelder offentlighetsspørsmålet. Komiteen mener
dette kriteriet er et hensiktsmessig utgangspunkt for den videre
vurdering av eventuelle lovendringer, og viser til at det er særlig
viktig å få den offentlige debatten i forkant
av den politiske behandlingen av en sak i kommunen. Samtidig er
det viktig at administrasjonens vurderinger og redegjørelse
for de faktiske forhold som ligger til grunn for den politiske behandlingen
gir et så bredt og helhetlig bilde av saken som mulig,
slik at debatten kan foregå på basis av et mest
mulig fullstendig beslutningsgrunnlag. Det kan derfor være
lite gunstig med offentliggjøring før administrasjonen
som helhet har ferdigstilt sitt arbeid.
Komiteen kan for øvrig
også se gode grunner for at uttalelser fra etater med selvstendig
avgjørelsesmyndighet - enten de er administrative eller
folkevalgte - skal være offentlige, f.eks. for å få tydelig
fram de ulike hensyn som foreligger i en sak. Komiteen antar
derfor at dette også kunne være en interessant
modell, men ser at en slik løsning reiser en del problemstillinger, spesielt
i forhold til kommuner som har innført et parlamentarisk
system og ber departementet være særlig oppmerksom
på denne problemstillingen i det videre lovarbeidet. Komiteen viser
for øvrig til at de tidligere reglene om utsatt offentlighet
for administrasjonens forslag til budsjett nylig ble opphevet, og
mener dette er en klar forbedring av regelverket.
Komiteen mener det bør
legges stor vekt på å få en løsning
på spørsmålet om hva som skal regnes
som ett organ innen kommunen som er klar og noenlunde enkel å praktisere,
og er enig i at man bør finne en løsning som er
felles for alle kommuner. Komiteen imøteser
Regjeringens videre oppfølging av disse spørsmålene
og mener det er behov for en grundig gjennomgang av de ulike modeller
som skisseres i meldingen og en bred høringsbehandling
før det tas stilling til hvilket alternativ som bør
velges.
Offentlighetsloven inneholder ikke bestemmelser som
er utformet spesielt med sikte på partipolitisk kommunikasjon.
Men det er på det rene at skriftlig kommunikasjon i utøvelsen
av den partipolitiske rollen kan skje uten at det gjelder noe offentlighetsprinsipp.
Det forholdet at post til og fra den politiske
ledelsen i et departement dels består av forvaltningens
saksdokumenter og dels er dokumenter av privat eller partipolitisk
karakter som ikke omfattes av offentlighetsloven, kan nødvendiggjøre
særskilte journalføringsrutiner. Det er lagt til
grunn at det ikke er i strid med offentlighetsloven eller bestemmelser
og prinsipper om journalføring å føre
slike «blandede» journaler. Samtidig ble det lagt
til grunn at også slike journaler er offentlige. Administrasjonsdepartementet
har frarådet bruk av «blandede journaler».
I utgangspunktet er det klart at partiintern korrespondanse
mellom et politisk parti og partiets politikere innen regjeringsapparatet
og departementene ikke omfattes av offentlighetsloven og heller
ikke trenger å journalføres. Når det
gjelder dokumenter eller henvendelser som den politiske ledelse mottar
fra partiorganisasjonen, anses dokumentet som partiinternt i forhold
til offentlighetsloven dersom dokumentet ikke inneholder nye opplysninger som
er av betydning for avgjørelsen av en forvaltningssak.
Blant tvilstilfellene er situasjoner hvor en
politisk medarbeider i et departement mottar en henvendelse fra
partiorganisasjonen med anmodning om opplysninger om en forvaltningssak.
Dersom henvendelsen overlates til embetsverket for besvarelse, vil
det innkomne dokumentet bli underlagt offentlighetsloven og må journalføres.
Men dersom embetsverkets oppfølging bare består
i å meddele enkelte faktiske opplysninger i et notat til
den politiske ledelsen, er det neppe grunnlag for å stille
opp en plikt til journalføring.
Notater eller dokumenter som utveksles mellom politisk
ledelse i departementene kan gjennomgående unntas fra offentlighet
med hjemmel i forvaltningsloven § 5 første eller
annet ledd. Det samme gjelder regjeringsnotater og utkastene til
regjeringsnotater som sendes til de mest berørte departementer
for eventuelle merknader.
Det finner sted en god del direkte og mer uformell skriftlig
kommunikasjon mellom den politiske ledelse i departementene og stortingsrepresentantene.
Brev som sendes til f.eks. Stortingets presidentskap eller en fagkomité,
betraktes som saksdokumenter som journalføres i departementene.
En statsråd kan derimot sende et notat til egen partigruppe
uten at notatet omfattes av offentlighetsloven eller trenger journalføres.
Dersom en fagavdeling i et departement har utarbeidet
et notat til den politiske ledelsen, anses notatet som intern saksbehandling.
En helt begrenset spredning av et ellers internt dokument medfører
ikke uten videre at dokumentet taper sin interne karakter.
Formelle brev og henvendelser som kommer fra Stortinget
eller Stortingets organer, betraktes etter fast praksis som departementenes
saksdokumenter og journalføres. Skriftlige henvendelser
fra enkeltstående stortingsrepresentanter i anledning av
en forvaltningssak betraktes på samme måte.
Under skiftende regjeringer har det vært
praksis at utkast til innstillinger fra fagkomiteene forelegges ledelsen
i det berørte departementet, som igjen ofte forelegger
utkastet for embetsverket for eventuelle merknader. Konstitusjonelle
hensyn taler for at innsynsretten etter offentlighetsloven ikke
omfatter slike utkast til komitéinnstillinger eller de
merknadene som gis til dem.
Regjeringen mener at det er en hensiktsmessig
praksis som har utviklet seg når det gjelder journalføring
og offentlighet for post til og fra politisk ledelse i forvaltningen.
Etter Regjeringens mening er det verken nødvendig eller
formålstjenlig med noen ytterligere lovregulering av disse
spørsmålene.
Komiteen støtter
Regjeringens syn om at det har utviklet seg en hensiktsmessig praksis
når det gjelder journalføring og offentlighet
for post til og fra politisk ledelse i forvaltningen, og finner
det ikke nødvendig med noen ytterligere lovregulering av
disse spørsmålene.
Offentlighetsloven §6 første
ledd nr. 1 gir rett til å unnta fra innsyn bl.a. dokumenter
som inneholder opplysninger som om de ble kjent, ville kunne skade
forholdet til fremmede makter eller internasjonale organisasjoner.
Det avgjørende for om innsyn kan gis eller ikke, vil være
hvilken reell skadevirkning en offentliggjøring vil kunne
få. Vilkåret «ville kunne skade» vil
som regel også være oppfylt dersom dokumentet
er mottatt fra en annen stat eller internasjonal organisasjon som
ikke ønsker det offentliggjort. Bestemmelsen gir likevel
ikke adgang til å unnta automatisk fra innsyn alle dokumenter
som avsenderen har påført en eller annen form
for «gradering».
Å gi innsyn i forhandlingsposisjoner
før forhandlingene er avsluttet, vil kunne skade våre
utenrikspolitiske interesser. I noen tilfeller kan offentlighet
etter at forhandlingene er avsluttet ha politiske skadevirkninger
for en regjering i forhold til opinionen innenlands, men dette kan
ikke i seg selv gi grunnlag for unntak etter §6 første
ledd nr. 1.
I meldingen gis en kort oversikt over tilsvarende regler
i offentlighetslovgivningen i Sverige, Danmark, Finland og USA.
Når det gjelder regelutviklingen i
EU er både Kommisjonens og Rådets (formannskapets)
arbeidsprogrammer offentlige. Forslag til nytt regelverk, EF-institusjonenes
formelle standpunkter under beslutningsprosessen, samt dommer fra
EF-domstolen gjøres også tilgjengelige for offentligheten.
I Amsterdamtraktaten fra 1997, som ennå ikke er trådt
i kraft, legges det til grunn et prinsipp om at alle EU-borgere
skal ha rett til innsyn i Rådets, Kommisjonens og Europaparlamentets
dokumenter, og at disse institusjonene skal fastsette nærmere
regler for innsynsretten. Det er usikkert hvilken betydning denne
utviklingen vil kunne få for norske borgere.
Retningslinjene om offentlig innsyn i EFTA fastslår at
visse dokumenter alltid er offentlige, mens andre skal kunne offentliggjøres
med mindre bestemte oppregnede hensyn nødvendiggjør
unntak fra offentlighet.
I saker for EFTA-domstolen der Norge er part,
og i saker for både EFTA- og EF-domstolen der Norge avgir
skriftlig innlegg, er de norske innleggene offentlig tilgjengelige
hos norske myndigheter.
Myndighetene - først og fremst departementene
- er blitt kritisert for å unnta dokumenter som angår
forholdet til andre land og internasjonale organisasjoner. Norsk
Presseforbund har foreslått at unntaksadgangen i §6
første ledd nr. 1 burde snevres inn og omfatte dokumenter
som inneholder opplysninger, som om de ble kjent, vil skade rikets
sikkerhet, landets forsvar eller pågående forhandlinger
med fremmede makter. Spørsmålet ble vurdert i
forbindelse med revisjonen av offentlighetsloven i 1992, men Utenriksdepartementet
ga den gang uttrykk for store betenkeligheter ved dette forslaget,
og forslaget ble ikke fulgt opp.
I Dokument nr. 8:26 (1995-96) ble det fremmet
forslag om endringer i §6 første ledd nr. 1 som
svarte til de endringer Norsk Presseforbund hadde foreslått. Stortinget
vedtok at forslaget skulle oversendes regjeringen til utredning
og uttalelse.
Den stadig økende internasjonaliseringen fører
til at saksområder som tidligere ble ansett som rent innenrikspolitiske,
nå har fått en internasjonal karakter. Dette gjør
behovet for innsyn på dette området større
enn tidligere.
Innenfor vanlig diplomatisk virksomhet vil fortrolighet
imidlertid ofte være en forutsetning for å kunne innhente
viktige opplysninger og vurderinger. Lovgivningen bør derfor
gi adgang til unntak for opplysninger, som om de ble kjent, har
et reelt skadepotensial for vårt forhold til fremmede makter
og internasjonale organisasjoner.
Som det fremgår foran er prosessen
rundt regelverksutviklingen i EU på de fleste
stadier åpen. Det økende fokus på åpenhet
i EU har i løpet av de senere årene ført
til at både Kommisjonen og Rådet har vedtatt regler
om allmennhetens rett til innsyn. Også EØS-prosessen
i Norge har gjennomgått en utvikling i retning av større åpenhet.
Regjeringen er innstilt på å foreslå lovendringer
som gir større rett til innsyn i dokumenter knyttet til
virksomheten i internasjonale organisasjoner, særlig i
saker som har betydning for norsk regelverksutvikling. I meldingen
skisseres en del mulige endringer av §6 første
ledd nr. 1 i retning av større åpenhet. Regjeringen
vil ikke på det nåværende tidspunkt binde seg
til noen bestemt løsning. De alternativene som omtales
er: utskilling av reglene om «utenrikstaushet» i
en egen paragraf, presisering av «kjent»-kriteriet,
skjerping av sannsynlighetskravet eller skadekravet i bestemmelsen,
begrensning av unntaksadgangen til å gjelde opplysninger
og ikke dokumenter, særlige regler for dokumenter som gjelder internasjonal
regelutvikling og oppregning av dokumenttyper eller typer av opplysninger
som det i utgangspunktet alltid skal gis innsyn i.
Regjeringen vil arbeide for at man i multilaterale konvensjonsforhandlinger
eller bilaterale avtaleforhandlinger ikke får bestemmelser
som kan medføre at offentlighetsprinsippet innskrenkes.
Komiteen viser til at offentlighetslovens
regler også omfatter forholdet til fremmede makter og internasjonale
organisasjoner, og at den økende internasjonaliseringen
gjør behovet for innsyn på dette området
større enn tidligere.
Komiteen er tilfreds med at Regjeringen
er innstilt på å foreslå lovendringer
som gir større rett til innsyn i dokumenter som er knyttet
til virksomheten i internasjonale organisasjoner, og da særlig
saker som har direkte betydning for norsk regelverksutvikling. Komiteen mener
det er viktig at Regjeringen i internasjonale forhandlinger (multilaterale
konvensjonsforhandlinger og bilaterale avtaleforhandlinger) vil arbeide
for at det ikke gis bestemmelser som kan medføre at offentlighetsprinsippet
innskrenkes.
Komiteens flertall, medlemmene
fra Arbeiderpartiet, Fremskrittspartiet og Høyre, viser
til drøftelsen i meldingen av de ulike hensyn som gjør
seg gjeldende ved vurderingen av offentliggjøring av dokumenter
som gjelder internasjonale forhold. Det fremgår av denne
drøftelsen at en stor del av det internasjonale arbeidet
er preget av ulike former for forhandlinger og at hensynet til samspillet
med andre land i mange sammenhenger stiller særlige krav
til fortrolighet. Flertallet er tilfreds med at regjeringen
Bondevik fremhever denne kjensgjerning i sin analyse. Flertallet vil
peke på at Norge i økende grad søker å delta
aktivt i ulike internasjonale fora, og vil understreke at den innflytelse som
følger med en slik holdning er et aktivum det er viktig å ta
vare på. Samtidig stiller dette krav til en oppfølging
på nasjonalt nivå som inngir tillit og respekt
i andre land.
Flertallet er enig i at de begrensninger
dette legger i forhold til offentliggjøring av dokumenter
og opplysninger fra pågående internasjonalt arbeid ikke
skal være til hinder for at man samtidig arbeider for å endre
reglene i offentlighetsloven §6, slik at unntaket ikke
blir mer omfattende enn det er reelt behov for. Flertallet viser
for øvrig til at det f.eks. i flere internasjonale og overnasjonale
organer legges stadig større vekt på offentlighet.
Flertallet viser til at Regjeringen
drøfter ulike alternativer til endring av § 6
første ledd nr. 1. Flertallet er av den
oppfatning at flere av de beskrevne alternativer kan legges til
grunn ved en endring av paragrafen, og viser til at de muligheter som
nevnes i meldingen er: utskilling av reglene om «utenrikstaushet» i
en egen paragraf, presisering av «kjent»-kriteriet,
skjerping av sannsynlighetskravet eller skadekravet i bestemmelsen,
begrensning av unntaksadgangen til å gjelde opplysninger
og ikke dokumenter, særlige regler for dokumenter som gjelder internasjonal
regelutvikling og oppregning av dokumenttyper eller typer av opplysninger
som det i utgangspunktet alltid skal gis innsyn i.
Flertallet mener at alle forslagene
bør utredes og sendes på høring før
eventuelle lovendringer foretas.
Komiteens medlemmer fra Kristelig Folkeparti
og Senterpartiet viser til at Regjeringen mener det vil
være lovteknisk enklere å utvikle særlige
regler for visse utenrikspolitiske forhold dersom §6 første
ledd nr. 1 blir skilt ut i egen paragraf, eventuelt at den blir
delt opp i to nye paragrafer (hhv. om rikets sikkerhet/landets
forsvar og om forholdet til fremmede stater eller internasjonale
organisasjoner). Disse medlemmer støtter
dette syn, og mener en slik endring vil gjøre lovteksten
lettere tilgjengelig for brukere. Disse medlemmer vil understreke
betydningen av at lovtekster utformes på en måte
som gjør at innholdet blir forståelig og lett
tilgjengelig for brukerne, og er tilfreds med at Regjeringen er
opptatt av det samme.
Disse medlemmer viser videre
til at det vil være ønskelig med en presisering
av «kjent-kriteriet». Disse medlemmer understreker
at forvaltningen har en viss plikt til å undersøke
om andre stater har gitt innsyn i dokumentet når de mottar
en innsynsbegjæring. Hvor langt plikten strekker seg, er
uklart, og disse medlemmer mener at det ikke kan
forlanges at forvaltningen f.eks. ved spørsmål
om innsyn i EØS-dokumenter undersøker hvordan
hvert enkelt medlemsland har behandlet saken. Det kan imidlertid
være naturlig at forvaltningen tar kontakt med f.eks. de andre
nordiske landene for å høre hvordan opplysningene
er behandlet der.
Disse medlemmer mener det vil
være ønskelig med en nærmere presisering
av begrepet «skade» i lovteksten. Disse
medlemmer er enig med Regjeringen i at skadebegrepet ikke
må strammes så mye inn at norske myndigheter ikke
kan utnytte de muligheter som ligger i uformelle kontakter og fortrolige
samtaler. Det må foretas en vurdering der betydningen av
innsyn må avveies mot de negative konsekvenser innsyn kan føre
med seg. Disse medlemmer mener likevel at ikke enhver
skade kan gi adgang til unntak, skaden må være
av en viss betydning.
Disse medlemmer viser til at
unntaksadgangen i §6 gjelder dokumenter og ikke opplysninger,
men at meroffentlighetsprinsippet tilsier at man i dag bør foreta
den samme vurdering som om unntaksadgangen gjaldt opplysninger. Disse
medlemmer mener at det i utgangspunktet vil gjøre
lovteksten mer presis om unntaksbestemmelsen benyttet begrepet «opplysninger» i
stedet for begrepet «dokumenter». Disse medlemmer har
merket seg at denne endringen tidligere er blitt avvist, bl.a. fordi
den ville medføre mange vanskelige avveininger i forhold
til hvilke opplysninger som kan unntas. Disse medlemmer ber om
at en slik endring vurderes på nytt i en bredere sammenheng
knyttet til spørsmålet om dokumentbegrepet bør
opprettholdes i lys av den teknologiske utvikling, jf. pkt. 4.12.
Sikkerhetsloven ble nylig behandlet av Stortinget,
se Innst. O. nr. 20 (1997-98). Det er foreløpig ikke fastsatt når
loven skal tre i kraft. Det er særlig sikkerhetslovens bestemmelser
om sikkerhetsgradering og taushetsplikt som berører forholdet
til offentlighetsloven. Gjennom sikkerhetsloven vil det eksistere
en rett og plikt til å sikkerhetsgradere som er uavhengig
av om vilkårene for å unnta fra offentlighet etter
offentlighetsloven er oppfylt.
Virkningen av at sikkerhetsloven kommer i stedet
for gjeldende sikkerhetsinstruks vil avhenge av flere faktorer.
Om innstramming av kriteriene for sikkerhetsgradering vil føre
til økt offentlighet, vil avhenge av i hvilken grad man
faktisk vil benytte seg av adgangen etter offentlighetsloven til å utvise
meroffentlighet. Sikkerhetsloven inneholder også et nytt
kriterium, «vitale nasjonale sikkerhetsinteresser»,
som synes å rekke noe videre enn offentlighetsloven §6
første ledd nr. 1.
Regjeringen legger vesentlig vekt på at
sikkerhetsloven ikke skal redusere offentlighetens adgang til innsyn
i dokumenter. Regjeringen vil derfor foreta en nærmere
vurdering av forholdet mellom offentlighetsloven og sikkerhetsloven.
Det bør videre vurderes å foreta en oppdeling
av bestemmelsene som i dag finnes i offentlighetsloven §6
nr. 1. Dersom bestemmelser om forholdet til fremmede makter og internasjonale organisasjoner
skilles ut i en egen bestemmelse, vil de «gjenstående» delene
av dagens §6 nr. 1 være opplysninger som vil kunne
skade rikets sikkerhet eller landets forsvar. Det kan dermed reises
spørsmål ved om det fortsatt er behov for unntaksbestemmelser
i offentlighetsloven for disse områdene når sikkerhetsloven
nå er vedtatt.
Plikten til gradering etter sikkerhetsloven
gjelder informasjon, og er ikke knyttet
til bestemte dokumenter. Det bør vurderes om dette foranlediger
en oppheving av offentlighetsloven §5a annet ledd, annet pkt.,
som sier at graderte dokumenter kan unntas fra offentlighet i sin
helhet.
Komiteen er tilfreds
med at Regjeringen legger vesentlig vekt på at sikkerhetsloven
ikke skal redusere offentlighetens adgang til innsyn i dokumenter,
og er enig med Regjeringen i at en samordning mellom sikkerhetsloven
og offentlighetsloven er nødvendig.
Komiteen har merket seg at kriteriene
for sikkerhetsgradering etter sikkerhetsloven innebærer
en innstramming på flere punkter sammenlignet med den gjeldende
sikkerhetsinstruksen. Komiteen har videre merket
seg at det etter den nye sikkerhetsloven kan reises spørsmål
ved om det fortsatt er behov for unntaksbestemmelsen i offentlighetsloven
for de samme områder. Regjeringen peker på at
dersom offentlighetsloven ikke inneholder noen unntaksbestemmelse
knyttet til «Rikets sikkerhet» m.v., vil man ikke
ha noe område som ligger mellom (1) opplysninger som er
underlagt taushetsplikt etter sikkerhetsloven og (2) opplysninger
som er offentlige etter offentlighetslovens regler. Komiteen mener
det er hensiktsmessig å opprettholde offentlighetslovens
bestemmelse om dette. Regjeringen bør også vurdere
om begrepet «vitale nasjonale sikkerhetsinteresser» bør innarbeides
i offentlighetsloven.
Offentlighetsloven §6 fastslår
at dokumenter i saker om ansettelse eller forfremmelse i offentlig
tjeneste kan unntas fra offentlighet. Unntaket gjelder ikke søkerliste.
Etter den danske offentlighetsloven gjelder
det ingen rett til innsyn i saker om ansettelse eller forfremmelse i
det offentliges tjeneste, heller ikke i søkerlisten. Etter svensk
rett er det ikke adgang til å nekte innsyn i opplysninger
om hvem som har søkt stilling i den offentlige forvaltning.
Spørsmålet om innsynsretten
i søkerlister bør begrenses har vært
tatt opp i Stortinget flere ganger, senest i forbindelse med Kontroll-
og konstitusjonskomiteens behandling av Sivilombudsmannens årsmelding
for 1995 (Innst. S. nr. 236 (1995-96)). Flertallet anmodet om en
vurdering av dette spørsmålet i forbindelse med
den varslede meldingen om offentlighetsprinsippet. Ved tidligere
behandling av spørsmålet har det ikke vært
flertall for å begrense innsynsretten.
Det som taler for innsynsrett, er at det gir
allmennheten mulighet til å kontrollere at det ikke tas
utenforliggende eller usaklige hensyn ved ansettelser i det offentlige.
Viktig i denne sammenheng er også den retten parten har
til innsyn i ansettelsessaker. Det er særlig to hensyn
som taler mot innsynsrett i søkerlister; personvernhensyn
og hensynet til en mest mulig effektiv forvaltning.
Erfaringene med dagens ordning kan tyde på at
det i stadig større grad gjøres forsøk
på å unngå regelen om offentliggjøring
av søkerlister.
Regjeringen bemerker at det ikke foreligger
håndfast dokumentasjon for skadevirkninger ved dagens praksis.
Det er imidlertid et inntrykk at innsynsretten representerer en
begrensning i tilfanget av søkere, spesielt for lederstillinger
på høyt nivå. Regjeringen nøyer
seg med å peke på disse momentene og tar ikke
stilling til hvordan de ulike hensynene skal avveies i vurderingen av
om offentlighetsprinsippet bør innskrenkes.
Komiteen mener at
det bør være mulighet for enkeltpersoner til på eget
initiativ å reservere seg fra offentlighet. Komiteen viser
til at de nåværende reglene om søkerlister
kan virke ekskluderende for en del søkere til offentlige
stillinger, ikke minst lederstillinger. Dette er klart uheldig for
rekrutteringen til viktige stillinger i offentlig sektor. Komiteen peker videre
på at det ligger en betydelig kontrolleffekt i reglene
om partsinnsyn i ansettelsessaker. Disse reglene vil fortsatt gi
en god kontroll av at det ikke foretas utenforliggende eller usaklige
hensyn ved ansettelser i det offentlige, selv om allmennhetens innsyn
i søkerlistene begrenses noe.
Ingen av bestemmelsene i offentlighetsloven
gir forvaltningsorganet generell hjemmel til å nekte innsyn utelukkende
fordi det foreligger et sterkt behov for dette. I den danske offentlighetsloven
er det fastsatt en bestemmelse som gir adgang til å begrense innsynsretten
når det er nødvendig til beskyttelse av vesentlige hensyn til private
og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse etter forholdets
særlige karakter er påkrevet.
I praksis oppstår det fra tid til annen
situasjoner der offentlighetsloven ikke gir hjemmel til å unnta
dokumenter eller opplysninger fra offentlighet selv om allmenne
og/eller private interesser klart tilsier det. Dette gjelder
særlig dokumenter/opplysninger som om de ble kjent,
kan lette gjennomføringen av straffbare handlinger m.m.
Hvorvidt det er adgang til å unnta slike dokumenter eller
opplysninger, vil bero på en konkret tolkning av offentlighetslovens
enkelte unntaksbestem-melser. Vurderingen vil ofte by på tvil.
Regjeringen ser for tiden ikke grunn til å vurdere nærmere
hvorvidt det bør innføres en generell hjemmel til å unnta
dokumenter eller opplysninger fra offentlighet fordi det kan være
behov for å holde disse utenfor offentlighet. Det er derimot
et behov for en adgang til å kunne unnta enkelte dokumenter
som om de ble kjent, kan motvirke tiltak som har til formål å forebygge
eller hindre straffbare handlinger.
Komiteen støtter
innføringen av en hjemmel som gir mulighet til å unnta
et dokument eller en opplysning fra offentlighet, dersom offentlighet
ville lette gjennomføringen av straffbare handlinger.
Komiteen har merket seg at Regjeringen
for tiden ikke ser noen grunn til å vurdere om det bør
innføres en generell hjemmel til å unnta dokumenter
eller opplysninger fra offentligheten fordi det kan være
et behov for å holde dokumentet/opplysningen utenfor
offentlighet. Komiteen viser til at en slik hjemmel
finnes i dansk rett, og mener at dette spørsmålet bør bli vurdert i
forbindelse med det videre arbeidet med offentlighetsloven.
Komiteen vil peke på det
særlige tillitsforholdet som består mellom befolkningen
og deres folkevalgte representanter. Komiteen ser
ikke bort fra at det kan forekomme henvendelser fra enkeltpersoner
som er av en så privat karakter at de bør kunne
vurderes unntatt offentlighet, uten at det nødvendigvis
dreier seg om taushetsbelagte opplysninger. Komiteen ber
Regjeringen vurdere om det er ønskelig at en eventuell
generell unntaksregel som nevnt ovenfor særlig bør
knyttes opp mot til slike henvendelser.
Offentlighetsprinsippet i forvaltningen omfatter
også rett til informasjon om miljøforhold. Allmennhetens rett
til miljøinformasjon er kommet særskilt til uttrykk i
Grunnloven §110 b og i internasjonale forpliktelser, som
bl.a. EFs Rådsdirektiv om tilgang til miljøinformasjon.
Regjeringen har besluttet å nedsette
et eget utvalg med bred sammensetning av representanter fra myndighetene,
næringslivet og for miljøvern- og forbrukerinteresser
som skal utrede behovet for, og eventuelt utarbeide forslag til,
nye lover og forskrifter om miljøinformasjon.
Komiteen er tilfreds
med at Regjeringen nedsetter et eget utvalg som skal utrede behovet
for og eventuelt utarbeide forslag til nye lover og forskrifter
om miljøinformasjon.
Tradisjonelle kommunikasjonsformer som papirdokumentutveksling
(korrespondanse) ved vanlig postgang blir i stadig større
grad erstattet av informasjonsutveksling ved hjelp av elektroniske
medier.
Hovedregelen i edb-forskriften som er gitt medhold av §3
i offentlighetsloven er at loven får tilsvarende anvendelse
i forhold til materiale som er utarbeidet, overført eller
lagret ved hjelp av edb. Innsynsretten er begrenset slik at den
bare gjelder opplysninger som samles eller knyttes sammen til «en
bestemt sak». I de tilfeller der det i det offentlige informasjonssystemet ikke
finnes noen naturlig, analog dokumentenhet, er innsynsrettens rekkevidde
vanskelig å fastslå. Hovedregelen er at e-postmeldinger
er offentlige, og at unntak fra offentlighet må ha særskilt
hjemmel.
Regjeringen ser det som viktig at lovreglene
bør være teknologinøytrale om ikke sterke
grunner tilsier noe annet.
Regjeringen ser mange fordeler ved å kunne
gjøre journaler og enkelte saksdokumenter tilgjengelig
for allmennheten ved hjelp av Internett. Denne måten å gjennomføre
innsynsretten på reiser likevel noen spørsmål
som bør avklares før mulighetene tas i bruk for
fullt. Offentlighetsloven bygger på prinsippet om at dokumenter
gjøres tilgjengelige ved forespørsel. Dersom en
journal eller et dokument legges ut på Internett, vil det
være tilgjengelig for en større eller ubestemt
krets av personer.
Med økt bruk av nettverk vil dokumenter
kunne være tilgjengelige for en rekke offentlige organer.
Et forvaltningsorgan som bare har kjennskap til saken gjennom tilgang
til den elektroniske lagrede informasjon, vil imidlertid sjelden
ha forutsetninger for å vurdere om det skal gis innsyn
eller ikke.
Regjeringen vil foreslå å harmonisere
dokumentbegrepet i loven med definisjonen i arkivloven §4
der dokument defineres som «(m)edium som lagrar informasjon
for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring».
Det kan for øvrig være nærliggende å søke
etter kriterier som avgrenser innsynsretten på mer teknologinøytrale
måter enn et papiranalogt dokumentbegrep. Dette er spørsmål
som krever ytterligere utredning. Dersom det nedsettes et utvalg,
enten for å gjennomgå loven og forskriftene på generelt
grunnlag eller spesielt for IT, vil dette være en sentral
oppgave for utvalget.
Informasjonsteknologi kan også legge
til rette for andre former for dialog og større åpenhet
i forholdet mellom forvaltningen og borgerne. IT kan nyttes f.eks.
til å nå flere når lover og forskrifter
sendes på høring, og Regjeringen vil vurdere å ta
i bruk denne fremgangsmåten som et supplement til tradisjonelle høringer.
Komiteen er enig med
Regjeringen i at lovreglene bør være teknologinøytrale.
Komiteen mener at spørsmålene
om forholdet mellom IT og offentlighet prinsipielt må utredes videre.
Komiteen synes det er positivt
at Regjeringen vil nytte informasjonsteknologien slik at brukerne av
offentlighetsloven får raskere og enklere tilgang til forvaltningens
journaler og saksdokumenter. Komiteen viser samtidig
til at slik bruk av IT reiser nye problemstillinger knyttet til
personvernet, jf. komiteens merknad under pkt. 2 og pkt. 4.3.
I 1993 ble det innført en generell
plikt til å vurdere meroffentlighet i § 2 tredje
ledd. Meroffentlighet begrenses av regler om taushetsplikt og av
gradering i henhold til sikkerhetsinstruksen eller beskyttelsesinstruksen.
Det er uklart hvilken adgang det er til å gi en generell
instruks om at det ikke skal praktiseres meroffentlighet i forhold
til alle dokumentene i en sak eller på et bestemt område.
Etter Regjeringens syn bør regelen
om meroffentlighet ha særlig gjennomslagskraft i forhold
til dokumenter som faller inn under unntakshjemmelen §5
annet ledd.
Regjeringen sitter med det inntrykk at bestemmelsen om
meroffentlighet ofte ikke blir praktisert i samsvar med intensjonene.
Det kan reises spørsmål om � 2 tredje ledd bør
endres slik at ordlyden i større grad gjenspeiler den avveiningen som
skal foretas når meroffentlighet vurderes. Regjeringen mener imidlertid
at man heller bør søke å innarbeide spesialtilpassede "skadekriterier"
i de enkelte unntaksbestemmelsene, i den grad dette anses hensiktsmessig. Det
pekes ellers på betydningen av at det i forvaltningen legges opp
til saksbehandlingsrutiner som innebærer at meroffentlighet faktisk
blir vurdert.
Mange forvaltningsorganer foretar en mer eller
mindre rutinemessig forhåndsvurdering av dokumentene kombinert
med en såkalt forhåndsklassifisering. Regjeringen
ser den utbredte praksis med forhåndsklassifisering som
uheldig. Ordningen kan likevel i visse typetilfeller fremstå som
hensiktsmessig, men forhåndsklassifisering bør
bare foretas i tilfellene der det synes naturlig og hensiktsmessig.
Regjeringen vil derfor ta et initiativ til å endre forvaltningens
praksis i denne retning.
Regjeringen mener videre at det bør
inntas en egen rubrikk på standardskjemaet som benyttes
av pressen, for spørsmålet om hvorvidt meroffentlighet
har vært vurdert. For å sikre en reell vurdering
av meroffentlighet, bør dessuten avgjørelsen av
innsynsspørsmålet legges på et tilstrekkelig
høyt nivå i vedkommende forvaltningsorgan.
Komiteen er enig med
Regjeringen i at det kan se ut som om bestemmelsen om meroffentlighet
ikke blir praktisert i samsvar med intensjonene bak bestemmelsen,
og at det bør være en høyt prioritert
oppgave å styrke holdningene til offentlighetsprinsippet
og kjennskapen til offentlighetsloven blant forvaltningens ansatte.
Komiteen understreker at det
er viktig at forvaltningen legger opp til saksbehandlingsrutiner
som innebærer at meroffentlighet blir vurdert og at dette
skjer hver gang det kommer henvendelse om et dokument. At et dokument
tidligere har vært unntatt fra offentlighet, betyr ikke
nødvendigvis at det samme må bli resultatet ved
senere henvendelser.
Komiteen er enig med Regjeringen
i at avgjørelsen bør legges på et tilstrekkelig
høyt nivå i forvaltningsorganene for å sikre
en reell vurdering av meroffentlighet.