Universitets- og høgskolesektorens
kjøp av varer og tjenester i 1998 var på 2,1 mrd.
kroner, ca. 25 pst. av virksomhetenes totale driftsutgifter.
Riksrevisjonen har tidligere hatt antegnelser
til innkjøpsvirksomheten i universitets- og høgskolesektoren,
jf. bl.a. Dokument nr. 1 (1999-2000).
Formålet med undersøkelsen
har vært å kartlegge om forutsetningene for en
effektiv innkjøpsfunksjon i universitets- og høgskolesektoren
er til stede, og om sektoren på denne måten er
med på å sikre en effektiv bruk av offentlige
ressurser.
Undersøkelsen omfatter fire universiteter
og trettifire høgskoler.
Undersøkelsen viser at 74 pst. av virksomhetene
ikke har utarbeidet mål for innkjøpsfunksjonen.
Av de virksomhetene som har satt seg mål, er det kun to
virksomheter som kan vise til konkrete mål for besparelser
i denne funksjonen.
I hvilken grad det kan forventes at virksomhetene utarbeider
og formulerer mål for innkjøpsfunksjonen, vil
avhenge både av type virksomhet og innkjøpsvolum.
For de større virksomhetene er innkjøpsvolumet så stort
at det å fastsette mål vil være et viktig
hjelpemiddel for å oppnå kostnadsbesparelser på innkjøpsområdet.
Uten god oversikt over innkjøpsarbeidet
og hvor mye ressurser som brukes til innkjøp, vil det være
vanskelig å formulere presise mål. Undersøkelsen
viser at 42 pst. av virksomhetene ikke har skriftlige rutiner for tildeling
av innkjøpsfullmakter. Kun et fåtall av virksomhetene
stiller kompetansekrav ved delegering av bestillingsrett.
En effektiv innkjøpsfunksjon kjennetegnes
ved at det er utviklet gode retningslinjer og rutiner for innkjøpsarbeidet.
Undersøkelsen har avdekket svakheter i virksomhetenes retningslinjer
og rutiner. Et flertall av virksomhetene har ikke utarbeidet rutiner
for registrering av bestilling og leveransekontroll, mens 48 pst.
ikke har skriftlige rutiner for kontroll av faktura mot levering.
Det er undersøkt om de tre store utgiftspostene
elektrisk kraft, reisebyråtjenester og tidsskrifter, som
til sammen utgjorde 581 mill. kroner av virksomhetenes utgifter
i 1997, blir satt ut på konkurranse. Undersøkelsen
viser at over 31 pst. av virksomhetene ikke har utnyttet konkurransen
i markedet ved kjøp av disse tjenestene. Flere av virksomhetene
har også inngått nye innkjøpsavtaler
med leverandører uten at det har vært gjennomført
anbudsrunder.
De fleste av de store virksomhetene har etablert
et innkjøpssamarbeid, mens bare tre av de små høgskolene har
et slikt samarbeid med andre. Innkjøpssamarbeid kan bidra
til en reduksjon i administrativ ressursbruk, lavere priser og bedre
kvalitet på varer eller tjenester.
Virksomhetene benytter seg i varierende grad
av rammeavtaler. Flere virksomheter anvender rammeavtaler som et
utgangspunkt for å forhandle fram egne avtaler. Egne avtaler åpner
foruten å oppnå bedre pris- eller kvalitetsbetingelser,
også for muligheten til å tilpasse omfang og innhold
i avtalen til virksomhetens særegenheter og behov. Omfanget
av egne avtaler bør balanseres mot kostnaden av egen innsats.
Virksomhetene bør arbeide for at avtalelojaliteten
er høyest mulig.
Departementet merker seg Riksrevisjonens funn
og er enig i at det vil være et viktig hjelpemiddel for å oppnå bedre
effektivitet og kostnadsbesparelser at den enkelte institusjon setter
seg konkrete mål.
Departementet er enig i at en effektiv innkjøpsfunksjon
må bygge på gode retningslinjer og rutiner for
innkjøpsarbeidet. Departementet refererer til departementets
hovedinstruks om økonomiforvaltning ved institusjonene
i universitets- og høgskolesektoren, der det går
fram at det skal utarbeides egne retningslinjer og kontrollfunksjoner
for kjøp av varer og tjenester. Departementet forutsetter
at institusjonene utformer regler for behandling og kontroll av
utbetalingsdokumenter og opplyser at retningslinjer og kontrollfunksjoner
for kjøp av varer og tjenester er et punkt i en undersøkelse
departementet nå gjennomfører ved et utvalg institusjoner
i sektoren.
Departementet tar sikte på å drøfte
resultatene fra Riksrevisjonens undersøkelse med institusjonene
i de årlige etatsstyringsmøtene. Departementet
vil da spesielt ta opp fordelene ved innkjøpssamarbeid
og rammeavtaler med de små institusjonene. I lys av de
resultatene som nå foreligger, finner departementet det
riktig å vurdere en ytterligere vektlegging av innkjøpsfunksjonen
i det ordinære ettersynsprogrammet i sektoren. Departementet
sier seg enig i at en effektiv og vel fungerende innkjøpsfunksjon
vil være viktig for å utnytte resurssene i sektoren
best mulig.
Det synes å være enighet mellom
departementet og Riksrevisjonen om at det er svakheter i innkjøpsvirksomheten
i universitets- og høgskolesektoren, og at en effektiv
og velfungerende innkjøpsfunksjon er viktig for å utnytte
ressursene i sektoren best mulig. Departementet sier seg enig i
at konkrete målsettinger vil være et viktig hjelpemiddel
for å oppnå bedre effektivitet og kostnadsbesparelser.
Riksrevisjonen ser positivt på at departementet
vil drøfte resultatene fra undersøkelsen med institusjonene
i de årlige etatsstyringsmøtene, og spesielt ta
opp fordelene ved innkjøpssamarbeid og rammeavtaler med
de små institusjonene.
Riksrevisjonen understreker at det krever en
betydelig innsats å følge opp de svakhetene som
er avdekket, og stiller spørsmål ved om de tiltakene
departementet varsler vil være tilstrekkelige.
"Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet vil innledningsvis
bemerke at Riksrevisjonen gjennom denne undersøkelsen har
gitt departementet en nyttig innsikt i innkjøpsfunksjonen
ved institusjonene i universitets- og høgskolesektoren.
Undersøkelsen avdekker områder hvor det er behov
for tiltak og økt oppmerksomhet. Departementet har merket
seg at undersøkelsen viser betydelige variasjoner mellom institusjonene
i sektoren med hensyn til hvordan innkjøpsfunksjonen er
innrettet og fungerer, og den indikerer etter departementets syn
at de store institusjonene gjennomgående har høyere
oppmerksomhet og kvalitet på innkjøpsfunksjonen
vurdert ut fra de kriterier Riksrevisjonen har brukt i undersøkelsen.
Departementet mener at materialet i undersøkelsen også gir bud
om at også mindre institusjoner er klar over betydningen
av en effektiv innkjøpsfunksjon, og at flere institusjoner
nå utnytter konkurransen i markedet og inngår
rammeavtaler for å oppnå kostnadsbesparelser.
Kirke-,
utdannings- og forskningsdepartementet må si seg enig i
at undersøkelsen viser at det i universitets- og høgskolesektoren
som sådan rettes for liten oppmerksomhet mot effektivisering
av innkjøpsarbeidet, men den gir etter departementets mening
et mer nyansert bilde av innkjøpsfunksjonen i universitets-
og høgskolesektoren når man alternativt velger å vekte
tallmaterialet i undersøkelsen etter vesentlighet og størrelsen
på institusjonene enn hovedkonklusjonene gir inntrykk av.
Institusjonene
i universitets- og høgskolesektoren har ulike utgangspunkt
og forutsetninger for selv å kunne gjennomføre
forbedringer av innkjøpsfunksjonen, og det vil derfor som
nevnt være behov for ulike typer tiltak i sektoren. Departementet
har tidligere gjort rede for de initiativ som vil bli tatt for å tilskynde en
forbedring av innkjøpsfunksjonen i sektoren, og er enig
i at det kreves en betydelig innsats for å rette opp de
svakheter som undersøkelsen har avdekket. Departementet
vil derfor vurdere hvilke ytterligere tiltak som kan være
aktuelle når materialet i undersøkelsen sammenholdes
med resultatene fra gjennomgangen med institusjonene."
Resultatene fra undersøkelsen viser
at det i universitets- og høgskolesektoren som sådan
rettes for liten oppmerksomhet mot effektivisering av innkjøpsarbeidet.
De virksomheter som har viet innkjøpsfunksjonen størst
oppmerksomhet, opplyser at de har oppnådd besparelser.
Riksrevisjonen har merket seg at departementet mener
undersøkelsen har gitt nyttig innsikt i innkjøpsfunksjonen
ved institusjonene i universitets- og høgskolesektoren,
og at undersøkelsen har avdekket områder hvor
det er behov for tiltak og økt oppmerksomhet. Riksrevisjonen
ser det som positivt at departementet følger opp med tiltak
som kan sikre en mer effektiv innkjøpsfunksjon, og dermed
bidrar til en best mulig utnyttelse av sektorens ressurser.
Saken sendes Stortinget.
Komiteen, medlemmene fra Arbeiderpartiet,
Sigurd Grytten, Inger Lise Husøy, Laila Kaland og lederen
Gunnar Skaug, fra Kristelig Folkeparti, Odd Holten og Kari Økland,
fra Fremskrittspartiet, Carl I. Hagen og Vidar Kleppe, fra Høyre,
Svein Ludvigsen, og fra Sosialistisk Venstreparti, Kristin Halvorsen, viser
til Riksrevisjonens undersøkelse av innkjøpsvirksomheten
i universitets- og høgskolesektoren, og Kirke-, utdannings-
og forskningsdepartementet sine kommentarer og svar. Komiteen viser
til at undersøkelsen har avdekket svakheter i virksomhetenes
retningslinjer og rutiner knyttet til innkjøpsvirksomheten, og
at virksomhetene kunne ha spart betydelige beløp dersom
rutinene hadde vært bedre.
Komiteen har merket seg at departementet
er enig i at det kreves en betydelig innsats for å rette
opp de svakheter som undersøkelsen har avdekket, og at departementet
derfor vil vurdere hvilke ytterligere tiltak som kan være
aktuelle når materialet i undersøkelsen sammenholdes
med resultatene fra gjennomgangen med institusjonene.
Komiteen viser til at det er
enighet mellom departementet og Riksrevisjonen om at det er svakheter
i innkjøpsvirksomheten i universitets- og høgskolesektoren,
og at en effektiv og velfungerende innkjøpsfunksjon er
viktig for å utnytte ressursene i sektoren best mulig. Komiteen viser
videre til at departementet sier seg også enig i at konkrete
målsettinger vil være et viktig hjelpemiddel for å oppnå bedre
effektivitet og kostnadsbesparelser.
Komiteen merker seg at Riksrevisjonen
ser positivt på at departementet vil drøfte resultatene
fra undersøkelsen med institusjonene i de årlige
etatsstyringsmøtene, og spesielt ta opp fordelene ved innkjøpssamarbeid
og rammeavtaler med de små institusjonene.
Komiteen forutsetter at departementet
følger opp de svakheter Riksrevisjonen har avdekket i sin
undersøkelse av innkjøpsvirksomheten i universitets-
og høgskolesektoren, og ser til at innkjøpsrutinene
nå bedres.
Komiteen viser til dokumentet
og det som står foran og rår Stortinget til å gjøre
slikt
vedtak:
Dokument nr. 3:3 (2000-2001) - Innstilling fra
kontroll- og konstitusjonskomiteen om Riksrevisjonens undersøkelse
av innkjøpsvirksomheten i universitets- og høgskolesektoren
- vedlegges protokollen.
Oslo, i kontroll- og konstitusjonskomiteen, den 13. februar 2001
Gunnar Skaug
leder |
Sigurd Grytten
ordfører |
Svein Ludvigsen
sekretær |