Når det gjelder journalføringen
i Trondheim kommune, er det Sivilombudsmannens generelle inntrykk av
det undersøkte materiale at praksis hovedsakelig har vært
i samsvar med regelverket. Inntrykket er imidlertid ikke entydig.
Undersøkelsene har vist at det i den offentlige journalen
har vært bruk av utelatelser/overstrykinger (blendinger)
som går ut over det som følger av regelverket.
Ombudsmannen har funnet grunnlag for å rette visse kritiske
bemerkninger til omfanget av kommunens bruk av unntaksbestemmelsene
i offentlighetsloven, herunder også mangelfull presisjon
ved henvisningene til lovens unntaksbestemmelser.
Hva angår saksbehandlingen ved konkrete
innsynsbegjæringer, har ombudsmannen funnet grunn til å understreke
at både spørsmålet om unntaksbestemmelsene
er anvendelige og spørsmålet om å praktisere meroffentlighet,
skal vurderes når innsynskravet fremsettes, selv om dokumentet
er forhåndsklassifisert unntatt offentlighet. Videre har
ombudsmannen minnet særskilt om den ubetingede plikten
forvaltningen har til å opplyse om klageadgang og klagefrist
ved avslag på innsynsbegjæringer. Saksbehandlingstiden
synes gjennomgående å ha vært akseptabel,
men enkelte av opplysningene i svarskjemaene gav grunnlag for kritiske
merknader. Ombudsmannen har derfor understreket at saker om dokumentinnsyn
skal avgjøres så raskt som mulig, dvs. vanligvis
samme dag eller iallfall i løpet av en til tre virkedager.
Av totalt 104 forhåndsklassifiseringer
i den undersøkte periode, tok Sivilombudsmannen 35 opp
til nærmere undersøkelse med sikte på å danne
seg et bilde av Trondheim kommunes anvendelse av lovens unntaksbestemmelser.
Ombudsmannens inntrykk etter undersøkelsene av disse sakene
er at kommunens praktisering av offentlighetslovens bestemmelser
i mange tilfeller ikke har vært tilfredsstillende. Av de
35 sakene (forhåndsklassifiseringer) som er undersøkt
nærmere, fant han grunnlag for kritiske merknader i 31
tilfeller. For en del av forhåndsklassifiseringene er det
klart at det ikke fantes hjemmel for å unnta dokumentet
fra offentlighet. I mange tilfeller er det også avdekket
henvisninger til uriktig unntaksbestemmelse, noe som har medført
at forhåndsklassifiseringene er besluttet på sviktende
grunnlag. I mange tilfeller er dessuten forhåndsklassifiseringene
feilaktig begrunnet med lovbestemt taushetsplikt, og dette har forhindret
at spørsmål om meroffentlighet har blitt vurdert.
De undersøkte forhåndsklassifiseringene gir også grunnlag
for å kritisere Trondheim kommune for å ha brukt
for generelle og standardiserte vurderinger av hva som er omfattet av
lovbestemt taushetsplikt, særlig for dokumenter vedrørende
tjenestemanns-/personalsaker. Videre har ombudsmannen påpekt
at det ikke er holdbart automatisk å forhåndsklassifisere
nye dokumenter i en sak på grunnlag av at et tidligere
dokument i saken er forhåndsklassifisert unntatt offentlighet.
Når det gjelder journalføringspraksis,
er ombudsmannens generelle inntrykk av det undersøkte materialet
at denne hovedsakelig har vært i samsvar med regelverket.
Inntrykket er imidlertid heller ikke her entydig. Han har således
også funnet at det i den undersøkte journalen
fra Lillehammer har vært bruk av utelatelser/overstrykinger
(blendinger) som går ut over det som følger av
regelverket. Videre har ombudsmannen kritisert kommunen for at henvisningene
til unntaksbestemmelsene i offentlighetsloven i ca. 70 pst. av tilfellene
har vært for upresis. For øvrig har kommunen selv,
etter at ombudsmannen forela kommunen en foreløpig redegjørelse
for resultatene av de faktiske undersøkelsene til uttalelse,
rettet opp en feil i sitt saks- og arkivsystem som førte
til at sakslister og sakspapirer til politiske utvalg tidligere
automatisk ble forhånds-klassifisert unntatt
offentlighet i journalen.
I tilknytning til undersøkelsen av
Lillehammer kommunes saksbehandling ved konkrete innsynsbegjæringer,
har Sivilombudsmannen funnet grunn til å understreke at
både spørsmålet om unntaksbestemmelsene er
anvendelige og spørsmålet om å praktisere
meroffentlighet, skal vurderes når innsynskravet fremsettes, selv
om dokumentet er forhåndsklassifisert unntatt offentlighet.
Videre har han minnet særskilt om den ubetingede plikten
forvaltningen har til å opplyse om klageadgang og klagefrist
ved avslag på innsynsbegjæringer. Saksbehandlingstiden
synes i all hovedsak å være akseptabel, men enkelte
opplysninger i svarskjemaene gav grunnlag for kritiske merknader.
Ombudsmannen har derfor understreket at saker om dokumentinnsyn
skal avgjøres så raskt som mulig, jf. ovenfor
om Trondheim kommune.
Av totalt 91 forhåndsklassifiseringer
i den undersøkte periode, har ombudsmannen tatt 53 opp
til nærmere undersøkelse med sikte på å danne
seg et bilde av Lillehammer kommunes anvendelse av lovens unntaksbestemmelser.
Hans inntrykk etter undersøkelsene av disse sakene er at
kommunens praktisering av offentlighetslovens unntaksbestemmelser
i mange tilfeller ikke har vært tilfredsstillende. Av de
53 sakene (forhåndsklassifiseringer) som er undersøkt
fant jeg grunnlag for kritiske merknader i 52 tilfeller. For en
del av forhåndsklassifiseringene er det klart at det ikke
fantes hjemmel for å unnta dokumentet fra offentlighet. Det
er også avdekket mange tilfeller hvor det er henvist til
uriktig unntaksbestemmelse, noe som har medført at forhåndsklassifiseringene
er besluttet på sviktende grunnlag. Også i Lillehammer
kommune er forhåndsklassifiseringene i mange tilfeller
feilaktig begrunnet med lovbestemt taushetsplikt, og dette har forhindret
at spørsmål om meroffentlighet har blitt vurdert.
De undersøkte forhåndsklassifiseringene har også gitt grunnlag
for å kritisere Lillehammer kommune for å ha brukt
for generelle og standardiserte vurderinger av hva som er omfattet
av lovbestemt taushetsplikt, særlig for dokumenter vedrørende
tjenestemanns-/personalsaker.