Behandlingen av saker etter plan- og bygningsloven

Komiteen viser til at Riksrevisjonens undersøkelse hos et utvalg fylkesmenn viser at saksbehandlingstiden for saker etter plan- og bygningsloven i 1999 i gjennomsnitt tok 11 måneder fra kommunen fikk inn klagen til fylkesmannen hadde behandlet den. Den gjennomsnittlige behandlingstiden for klagesakene var 3,8 måneder i kommunene, 0,9 måneder fra ferdig saksbehandling i kommunene til de ble registrert inn ved embetene, og 6,3 måneder i embetene. Komiteen viser til at det var store forskjeller mellom fylkene i saksbehandlingstid. Mens den totale behandlingstiden for klagesakene i Østfold i gjennomsnitt var 16,6 måneder, var den 5,5 måneder i Troms. Denne lengden på saksbehandlingen er problematisk i forhold til kravet i forvaltningslovens § 11 a. Målet om at sakene skal behandles innen tre måneder ble dermed heller ikke oppnådd. Komiteen stiller seg undrende til at det er slike forskjeller i saksbehandlingstiden mellom de forskjellige embetene og ser det som lite akseptabelt at forskjellen mellom embetene er så stor.

Det er tydelig at klare og godt etablerte rutiner reduserer saksbehandlingstiden, slik at klagerne får en rask tilbakemelding om resultatet av klagen. Komiteen registrerer at av de embetene som har lang saksbehandlingstid har svært få innført slike klare rutiner. Komiteen er av den oppfatning at rutiner må innføres ved alle fylkesmannsembeter.

Komiteen vil påpeke at det er helt nødvendig med en aktiv informasjonsvirksomhet overfor kommunene slik at unødvendig tid ikke blir brukt på feilaktige eller manglende oversendelser fra kommunene.

Komiteen er av den oppfatning at lang saksbehandlingstid i slike saker ikke er heldig og vil i verste fall kunne sette den enkeltes rettssikkerhet i fare. At klagebehandlingen trekker ut i tid vil kunne medføre frustrasjon og usikkerhet hos klager, samt at lang tidsbruk vil medføre at faktum om sakskomplekset kan bli mer uklart enn om saken ble behandlet mens sakskomplekset er ferskt.

Komiteen viser også til at det fremkommer av undersøkelsen at det er store forskjeller mellom embetene når det gjelder utfallet av klagesakene. Det er også forskjeller mellom embetene i hvilket omfang sakene ble opphevet eller omgjort. Komiteen finner dette alarmerende og ber Regjeringen undersøke om det er stort avvik i praksis i tilnærmet like saker hos de forskjellige fylkesmennene. Komiteen finner det uheldig dersom lovverket blir praktisert ulikt i kommunene eller ved fylkesmannsembetene. En tettere oppfølging fra departementene overfor fylkesmennene og tilsvarende fra fylkesmennene overfor kommunene vil bidra til å sikre en lik fortolkning av lovverket. Komiteen er oppmerksom på at klagesakenes kompleksitet samt kommunenes forberedelser ved oversendelse kan ha stor betydning for saksbehandlingstiden. Det er derfor grunn til å se nærmere på hvordan kommunene forbereder sakene og sørge for at det gis god veiledning og informasjon på området. Komiteen har også merket seg den mulige sammenhengen mellom lang saksbehandlingstid og utstrakt bruk av besiktigelse og befaring under klagebehandlingen. Komiteen vil understreke at det er nødvendig å se nærmere på ressursbruken ved det enkelte embetet på dette punktet, uten at mang­lende befaring skal gå ut over sakens opplysning eller partenes rettssikkerhet. Dersom kommunen har forberedt sakene godt, er det grunn til å anta at det i mange tilfeller ikke vil være behov for befaring eller besiktigelse ved klagebehandlingen hos fylkesmannen.

Komiteen viser også til at flere fylkesmannsembeter bruker ressurser på opplæring og informasjonsvirksomhet til kommunene i første instans. I enkelte fylker kan dette undertiden medføre at noen ressurser er bundet opp i dette, men komiteen vil anta at slik kompetanseoppbygging på lengre sikt vil ha en positiv effekt. Komiteen viser også til at det i undersøkelsen avdekkes store forskjeller mellom embetene i utfallet av klagesakene. Komiteen vil imidlertid understreke at undersøkelsen ikke har omfattet kvaliteten på saksbehandlingen eller om sakene materielt sett har fått riktig utfall. Komiteen ber derfor Regjeringen om å undersøke årsakene til forskjellene nærmere, for å se om det er store ulikheter i praktiseringen av regelverket i kommunene eller hos fylkesmannsembetene.

Behandlingen av klagesaker etter lov om sosiale tjenester

Komiteen viser til at det fremkommer av undersøkelsen at det i 1999 i gjennomsnitt tok 5,3 måneder å behandle klagesaker etter lov om sosiale tjenester i de utvalgte embetene. Den totale saksbehandlingstiden varierte mellom fylkene fra 3,7 måneder i Troms til 6,7 måneder i Oslo og Akershus. Komiteen viser til at fylkesmennene i begrenset grad oppnådde de målene som var satt for embetenes saksbehandlingstid. Kun 54 pst. av sakene ble behandlet innen målet om tre måneder. Undersøkelsen viser videre at det ikke ser ut til å være noen klar sammenheng mellom organiseringen av klagesakene i embetene og produktiviteten eller saksbehandlingstiden for dette saksfeltet. Komiteen tror likevel at det må være et forbedringspotensiale i saksbehandlingsrutinene. Undersøkelsen viser, etter komiteens oppfatning, at det ikke er etablert gode nok rutiner for saksbehandling i denne typen saker. En forbedring og omlegging av disse burde kunne medføre reduksjon i saksbehandlingstiden og komiteen ber om at det blir satt inn fokus for å gjennomføre dette. Som eksempel har fylkesmannen i Østfold ikke utarbeidet maler for hvordan kommunene skal sende inn klagesakene, og svært få av embetene har innført purrerutiner for innsending av informasjon fra kommunene. Komiteen ber Regjeringen vurdere om slike enkle rutiner kan bli innført i alle embeter.

Etatsstyring av fylkesmannsembetene

Komiteen har merket seg at arbeidet med å effektivisere saksbehandlingen ved fylkesmannsembetene er en høyt prioritert oppgave i Arbeids- og administrasjonsdepartementet. Komiteen viser til at det de siste årene er gjennomført endringer i den interne organiseringen og iverksatt tiltak for å effektivisere oppgaveløsningen. I tillegg er det i perioden 1998-1999 foretatt en helhetlig gjenomgang av fylkesmennenes oppgaveportefølje med sikte på å effektivisere arbeidsrutinene og redusere omfanget av arbeidsoppgaver. Et resultat av gjennomgangen er at de tre tidligere budsjettkapitlene for fylkesmennene f.o.m. 2001 er slått sammen til ett. Denne endringen har gitt fylkesmennene økt handlingsrom og mulighet til å prioritere redusert saksbehandlingstid i klagesaker.

Komiteen ber videre Regjeringen om å vurdere om forventningene til effekten av rasjonalisering og effektivisering står i rimelig forhold til de ressurser og krav som stilles til embetene.

Komiteen viser til den rapporten som ble utarbeidet av den tverrdepartementale koordineringsgruppen som avleverte sin sluttrapport i 1999, hvor det blir pekt på at departementene må foreta en klarere prioritering i styringsdialogen. Det blir bl.a. pekt på at departementene øker sin øremerkede satsing mens den ordinære driftsrammen kuttes.

Komiteen viser videre til St.prp. nr. 1 (2001-2002) for Arbeids- og administrasjonsdepartementet hvor det fremgår at

"Arbeids- og administrasjonsdepartementet tar fra og med 2002 sikte på å gjennomføre en systematisk sammenligning av fylkesmannsembetene, blant annet for å avdekke hvordan og hvorfor saksbehandlingstid varierer mellom embetene."

Komiteen konstaterer at Riksrevisjonen ser positivt på at Arbeids- og administrasjonsdepartementet vil følge opp fylkesmannsembetene med sikte på å nå målet om tre måneders saksbehandlingstid av klagesakene og ber om at kontroll- og konstitusjonskomiteen holdes orientert om fremdriften i dette arbeidet.