Det vises til Kontroll- og konstitusjonskomiteens
brev av 4. november 2010 med spørsmål i forbindelse med Riksrevisjonens
rapport om den årlige revisjon og kontroll for budsjettåret 2009 –
Dokument 1 (2010–2011).
Jeg har følgende svar på henholdsvis pkt. 1 (IKT)
og pkt. 2 ( kontroll av inntektsområdet) i Kontroll- og konstitusjonskomiteens
brev:
Utenriksdepartementet har påbegynt arbeidet med
å utvikle et nytt styringssystem for informasjonssikkerhet i utenrikstjenesten.
Systemet vil være basert på internasjonal standard ISO27001/27002
for informasjonssikkerhet og vil ivareta departementets behov på
området. Det er utarbeidet prosjektplan. Overordnet policy vil være
på plass innen 31.12.2010, mens arbeidet med retningslinjer etter
planen vil starte opp primo januar og løpe frem til april/mai 2011. Etter
dette vil detaljerte rutiner knyttes opp i styringssystemet, og
den faktiske implementeringen av systemet vil starte opp.
Utenriksdepartementet har 110 utenriksstasjoner av
ulikt format, av disse har 104 stasjoner egne regnskapsførere. Arbeidet
med å sikre god intern kontroll og riktig kvalitet på regnskapene
ved alle disse stasjonene har høy prioritet, og departementet har
iverksatt flere tiltak for å sikre nødvendig forbedring på de områder
Riksrevisjonen har avdekket svakheter.
Spesielt prioritert er arbeidet med å sikre
riktig håndtering av gebyrinntekter (i hovedsak pass- og visumgebyrer).
En stor andel av gebyrinntektene registreres i NORVIS, et system
som forvaltes av Utlendingsdirektoratet. En rekke utenriksstasjoner
tilbyr nå en løsning som gir publikum mulighet til å søke og betale
for visum via internett. Betalingene blir kanalisert til Utenriksdepartementet
sentralt, som forestår kontroll og regnskapsføring. Departementet
er også i dialog med Utlendingsdirektoratet for å bedre kontrollen.
Departementet har videre utarbeidet en elektronisk
protokoll for håndtering av gebyrpliktige handlinger som ikke registreres
i NORVIS. Protokollen sikrer Utenriksdepartementet et godt system
for registrering av inntektene i denne forbindelse, og et riktig
grunnlag for avstemming av inntekter mot økonomisystemet.
Svakheter relatert til stasjonens regnskapsføring settes
høyt på dagsorden også i forhold til stasjonssjefene som har et
overordnet ansvar for regnskapsførselen ved stasjonene. Temaet ble derfor
både tatt opp i plenum under årets stasjonssjefsmøte og i medarbeidersamtalene
med aktuelle stasjonssjefer. Videre inngår stasjonssjefenes ansvar
for regnskapet som særskilt tema i kurs for nye stasjonssjefer.
Ettersom departementet har stor rotasjon i stillinger
er opplæring en viktig forutsetning for å sikre riktig kvalitet
på regnskapet. Vi har derfor videreutviklet vårt kursopplegg for
regnskapsførere ved stasjonene. I oktober og november i år gjennomførte
vi i tillegg to samlinger à tre dager med utvalgte regnskapsførere
som ledd i arbeidet med å sikre riktig kvalitet i inntektshåndteringen
spesielt, og i forhold til regnskapsførsel generelt. Totalt deltok
nærmere 40 regnskapsarbeidere ved stasjonene under disse samlingene.