Skriftlig spørsmål fra Steinar Bastesen (Kp) til kommunal- og regionalministeren

Dokument nr. 15:704 (2003-2004)
Innlevert: 21.05.2004
Sendt: 24.05.2004
Besvart: 01.06.2004 av kommunal- og regionalminister Erna Solberg

Steinar Bastesen (Kp)

Spørsmål

Steinar Bastesen (Kp): Det er fremkommet flere eksempler på at saksdokumenter hos de kommunale plan- og bygningsetater er kommet bort, både etter intern gjennomgang og etter utlån. Dette medfører at både bygningsetatene og grunneierne ikke finner igjen viktige dokumenter vedrørende eiendommene og spesielt bygningene.
Hvordan ser statsråden på dette forhold, og vil det bli vurdert å gi nasjonale regler som sikrer at man har betryggende ordninger for de kommunale plan- og bygningsetater?

Begrunnelse

I Oslo kan hvem som helst låne saksmappene med originaldokumentene uten kvittering og uten at det er tilsyn med at lånere leverer tilbake samtlige dokumenter i saksmappen.
Dette medfører at både bygningsetatene og grunneierne ikke finner igjen viktige dokumenter vedrørende eiendommene og spesielt bygningene.
Flere grunneiere har derfor fått mye ekstraarbeide med å dokumentere tidligere godkjennelser og vedtak i bygningssaker overfor bygningsetatene og andre offentlige myndigheter som etterlyser dokumenter som viser slike godkjennelser og vedtak. Offentlige etater har endog gjort grunneierne ansvarlige for å de selv har tatt vare på godkjennelser og vedtak.
Det fremstår som urimelig at etater som har plikt til å holde orden i sine arkiver, kan holde grunneiere ansvarlige for at det mangler dokumenter i saksmappene hos etaten selv.
Det er f.eks. i andre land innført ordninger med at man ikke låner ut originaldokumentene i saksmappene (bygningsmappene), men låner ut til en egen kopimappe eller gir ut kopier av saksdokumentene.

Erna Solberg (H)

Svar

Erna Solberg: I henhold til forvaltningsloven § 18 har en part rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. For den som ikke er part i en sak vil offentlighetsloven § 2 gi rett til innsyn i forvaltningens saksdokumenter.

Forvaltningsorganet bestemmer selv ut fra hensynet til "forsvarlig saksbehandling hvordan dokumentet skal gjøres tilgjengelig for partene", jf. forvaltningsloven § 20 første ledd. Om dette kan det eventuelt gis instruks fra overordnet myndighet.

Kommunal- og regionaldepartementet har ikke gitt instrukser fra overordnet myndigheter på hvordan dokumenter skal gjøres tilgjengelig i byggesaker. Det er med andre ord opp til det enkelte forvaltningsorgan hvordan innsynet skal foregå. I praksis skjer innsyn i form av avskrift, kopi eller ved at det gis adgang til gjennomlesning av saksmappe ved oppmøte på det lokale forvaltningskontor.

Tilgangen til originale saksdokumenter vil i stor grad være basert på et tillitsforhold mellom den som ønsker innsyn og forvaltningsorganet. Innsyn i saksmapper skjer ofte uten særlig kontroll. Spesiell overvåkning ved publikumstilgang til saksdokumenter er ressurs- og kostnadskrevende for forvaltningen. Ulempen ved manglende overvåkning er, slik stortingsrepresentant Bastesen påpeker, at tilliten kan misbrukes av publikum ved at sakspapirer fjernes fra saksmapper. At offentlige arkiver på denne måte blir ufullstendig, er selvsagt et problem.

Det er vanskelig å sikre seg 100 pst. mot slike tillitsbrudd. Samtidig må det understrekes at slike hendelser er ulovlig og rammes av straffebestemmelsene i straffeloven.

Jeg er opptatt av at forvaltningen håndterer saksdokumenter på en forsvarlig måte. Jeg anser likevel ikke problemet med papirer som forsvinner fra saksmapper å være av et så stort omfang at det forsvarer innføring av sikringsordninger som samtidig påfører kommunene betydelige kostnader. Å innføre krav til kopimapper, slik stortingsrepresentant Bastesen foreslår, anser jeg ikke å være noen regningssvarende løsning.

Den offentlige forvaltningen har skrittvis utviklet seg fra ren manuell saksbehandling med dokumenter på papir, til elektronisk og delvis automatisert saksbehandling. Utviklingen mange steder går mot digitalt lagrede dokumenter og bakgrunnsopplysninger. Flere norske kommuner har i dag elektroniske arkiv. Dette innebærer at alle dokumenter i byggesaken skannes og oppbevares elektronisk. En slik utvikling vil være med å sikre at viktige dokumenter i byggesaken alltid er å finne i saken, uavhengig av om originale papirdokumenter forsvinner ved innsyn eller etter intern gjennomgang.

Mitt departement har sammen med Miljøverndepartementet tatt initiativ til ByggSøk som legger til rette for at søknadsprosessen i plan- og byggesaker skal kunne skje elektronisk. ByggSøk muliggjør at dokumenter blir tilgjengelig på nett, og forenkler innsynsadgangen for brukerne. Oslo, Bergen, Alta og Kristiansand har tatt i bruk ByggSøk, og flere kommuner vil ta systemet i bruk fremover. Dette vil bidra til å sikre Regjeringens mål om gode og effektive byggeprosesser, og samtidig redusere problemet med sakspapirer som forsvinner fra offentlige arkiver.