Skriftlig spørsmål fra Odd Einar Dørum (V) til justisministeren

Dokument nr. 15:1002 (2008-2009)
Innlevert: 03.04.2009
Sendt: 03.04.2009
Rette vedkommende: Finansministeren
Besvart: 23.04.2009 av finansminister Kristin Halvorsen

Odd Einar Dørum (V)

Spørsmål

Odd Einar Dørum (V): Hva slags system er det i dag for lagring og returnering av originaldokumenter for de som lever på kode 6 (strengt fortrolig adresse)?

Begrunnelse

Undertegnede har blitt kontaktet av en som har levd med hemmelig adresse i folkeregisteret i flere år og som nå ønsker å se alle dokumentene knyttet til hennes sak. Verken politiet eller folkeregisteret kan imidlertid finne saken hennes og det tyder på at dokumentene hennes har blitt slettet. Personen selv har aldri blitt kontaktet for å høre om hun vil ha dokumentene tilbake.

Kristin Halvorsen (SV)

Svar

Kristin Halvorsen: Saker om adresser sperret som strengt fortrolig behandles i henhold til folkeregisterforskriften § 9-5 av Skattedirektoratet. Jeg har fått opplyst at dokumenter knyttet til slike saker blir arkivert elektronisk på saksnummer i Skattedirektoratets dokumentsenter. Innkomne papirdokumenter blir destruert (krysskuttet) i makuleringsmaskin, dersom det ikke er særskilt angitt at dokumentene ønskes i retur. I postjournalen er alle opplysninger om saken samt alle dokumenter unntatt offentlighet. For å få tilgang til saken må man ha en særskilt tilgangskode. Det er kun et fåtall personer ved dokumentsenteret og i Skattedirektoratets rettsavdeling som har denne tilgangskoden.

Begjæring utenfra om innsyn for rette vedkommende behandles på vanlig måte i henhold til forvaltningslovens regler om partsinnsyn, jf forvaltningsloven §§ 18-21. Det følger av beskyttelsesinstruksen § 7 at andre enn partene kun har tilgang til slike dokumenter dersom det foreligger et tjenstlig behov.

Systemet er altså at folkeregisterets originaldokumenter i slike spesielle saker ikke arkiveres uten at det ved sakens start er fremmet konkret ønske om retur til den berørte. Begrunnelsen for makulering er å unngå omstendelige, papirbaserte arkiveringsrutiner for å sperre mot ureglementert tilgang til opplysningene. Elektronisk lagrede opplysninger kan det som kjent lages automatiske sperrer for, samt registrering (sporing) av dem som faktisk kikker på opplysningene. Men opplysningene fra dokumentene blir lagret elektronisk, og vil dermed være tilgjengelige i utskrift på anmodning fra rette vedkommende. Det må bero på en konkret feil dersom slik utskrift ikke har vært tilgjengelig i dette enkelttilfelle. Slik konkret feil bør i tilfelle tas opp med Skattedirektoratet.