Skriftlig spørsmål fra Jon Jæger Gåsvatn (FrP) til finansministeren

Dokument nr. 15:1037 (2010-2011)
Innlevert: 10.03.2011
Sendt: 11.03.2011
Besvart: 18.03.2011 av finansminister Sigbjørn Johnsen

Jon Jæger Gåsvatn (FrP)

Spørsmål

Jon Jæger Gåsvatn (FrP): Hvor rigid skal bokføringsforskriften praktiseres i forhold til små kontantkjøp av varer som ikke er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon, og hva legger en egentlig i begrepet toveis sporbarhet og angivelse av partene på salgsdokument ved slike småkjøp?

Begrunnelse

Små bedrifter opplever gjerne at det er relativt komplisert å forholde seg til alle lover, forskrifter, skjemaer og rapporteringsplikter som foreligger. Det har vært uttrykt politisk ønske om å legge forholdene til rette slik at småbedriftseiere opplever en enklere hverdag. Undertegnende har fått henvendelse fra en småbedriftseier som driver et AS. Vedkommende har hatt en avgrenset kontroll fra Skatteetaten i forhold til merverdiavgift/bokføring. Vedkommende har anskaffet seg nye forretningslokaler som er under ombygging og rehabilitering. I den forbindelse har det blitt foretatt flere småinnkjøp (300-3000 kr), kontant av utstyr/forbruksmateriell til istandsetting av lokale. Skatteetaten nekter å godkjenne inngående avgift på disse kontantkjøpbilagene (kassabongene) da de ikke inneholder kjøpers navn. Det stilles også krav om toveis sporbarhet slik at kjøper ikke bare kan påføre sitt firmastempel og bruksområde på disse bilagene. Småbedriftseieren har da kun den mulighet at han må kontakte samtlige selgere for å be om nye bilag med sitt firmanavn påført som kjøper. Ressursbruk og kostnader forbundet med en slik runde vil trolig overstige den inngående avgift det er krevd refusjon for. Det skal også nevnes at dette totalt ikke dreier seg om mer enn til sammen ca 7000.- kr i fradragsført inngående merverdiavgift over to måneders periode, men det er prinsippet som her er av interesse.

Sigbjørn Johnsen (A)

Svar

Sigbjørn Johnsen: Korrekt bokføring er viktig for kontroll- og gransking av foretaks årsregnskap og historiske regnskapsopplysninger for øvrig (”pliktig regnskapsrapportering”, jf. bokføringsloven § 3). For å underbygge den pliktige regnskapsrapporteringen og for å ivareta hensynet til innsyn og kontroll, er det behov for at de bokføringspliktige utarbeider nødvendige spesifikasjoner og overholder ajourholdsfrister. Grunnleggende forutsetninger for bokføringen er blant annet at det er etablert et forsvarlig og hensiktsmessig regnskapssystem, og at det foreligger nødvendig og tilstrekkelig dokumentasjon, både av regnskapssystemet, bokførte opplysninger og balansen. Ut fra dette er det oppstilt prinsippbaserte krav til bokføringen i bokføringsloven § 4. De ti prinsippene som der er oppfylt utdypes gjennom mer detaljerte bestemmelser i loven for øvrig og i bokføringsforskriften.

Gjeldende regelverk bygger på utredningen til bokføringslovutvalget i NOU 2002: 20, og representerer en avveining av hensynet til kontroll ut fra en kost-/nyttevurdering. I utredningen er det vist til at oppgjør ved kontantsalg mottas uavhengig av om salgsdokumentasjon er utstedt og bokført. Dette medfører en større risiko for at transaksjoner ikke blir bokført eller tilstrekkelig dokumentert enn for kredittsalg.

Dersom dokumentasjon av kontantsalg ikke har motpartsangivelse åpner det for at kostnader som ikke vedrører den bokføringspliktige kan bokføres i regnskapet. Dette kan gi den bokføringspliktige urettmessige skattefradrag eller urettmessig fradrag for inngående merverdiavgift. Videre vil bokføringspliktige, dersom motpart ikke er angitt på salgsdokument, kunne kjøpe inn varer eller innsatsfaktorer, for deretter å selge dem videre eller bruke dem i produksjonen eller tjenesteleveranser uten at inntektene og kostnadene bokføres. Dette vil ikke kunne avdekkes ved kontroll mot selgers dokumentasjon, og på den måten vil inntekter og fortjeneste kunne unndras fra avgiftsoppgjør og beskatning. Kontrollbehovet i tilknytning til kontantsalg medfører på den bakgrunn at det ikke er gitt noe generelt unntak fra dokumentasjonskravet for denne typen salg.

På den annen side vises det i NOU 2002: 20 til at krav til motpartsangivelse medfører visse praktiske problemer for selgere, og gir seg utslag i kostnader for de bokføringspliktige i form av investeringer i utstyr, opplæring av ansatte og økt tidsforbruk i forbindelse med gjennomføring og registrering av kontanttransaksjoner. Utvalget la ut fra slike betraktninger vekt på at krav til motpartsangivelse begrenses til områder der den økte kontrollverdien står i forhold til merkostnadene for den bokføringspliktige.

På denne bakgrunn er det i bokføringsforskriften § 5-1-2 annet ledd og § 5-5 annet ledd gjort visse unntak fra kravet til motpartsangivelse i bokføringsdokumentasjon ved kontantsalg fra detaljist. Unntakene gjelder for varer eller tjenester som ikke er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse. For selgers del gjelder unntaket uansett ikke der det mottas betaling i kontanter for et beløp på kr 40 000 eller mer inklusive merverdiavgift. For kjøpers del er det en forutsetning at vederlaget er lavere enn kr 1 000 inklusive merverdiavgift. For å ivareta kontrollhensynet stilles det krav om at kjøper, dersom unntaket benyttes, sannsynliggjør at utgiften vedrører virksomheten, ved at kjøper påfører formålet med eller bruksområdet for varene og tjenestene på dokumentasjonen.

Kravene til kontrollspor finnes i bokføringsloven § 10 annet ledd, jf. § 4 første ledd nr. 7. Bestemmelsen har følgende ordlyd:

”Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Dokumentasjonen skal være systematisert på en måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig.”

Kravet til toveis sporbarhet er ikke i seg selv et krav til noe som må påføres kjøpsdokumentasjon av selger, men et ordenskrav som medfører at opplysninger (transaksjoner) gis en unik klassifisering ved behandlingen hos den bokføringspliktige. I kravet ligger at hver opplysning (transaksjon) må identifiseres i systemet til den bokføringspliktige på en måte som gjør det mulig å gjenfinne den blant bilag og i spesifikasjoner og regnskapsrapportering. Typisk skjer dette ved at bokføringspliktige tilordner hver transaksjon en gjennomgående nummerisk kode som kan representere dokumentasjonshenvisning (identifikasjonskode), tilordningskode (kontokoder, kunde- og leverandørkoder) samt andre relevante behandlingskoder, for eksempel knyttet til merverdiavgift, jf. også spesifikasjonskravene i bokføringsforskriften § 3-1. De nummeriske kodene (kontrollsporet) gir mulighet til å følge de enkelte transaksjoner fra kildedokumentasjon gjennom all behandling i de ulike delene av regnskapssystemet og frem til den endelige rapporteringen. At kontrollsporet er toveis, innebærer at det også er mulig å begynne i motsatt ende og følge en transaksjon fra regnskapsrapporteringen tilbake til den underliggende dokumentasjonen. Det vil i praksis være svært vanskelig å gjennomføre bokettersyn dersom det ikke gjelder forsvarlige krav til sporbarhet.