Skriftlig spørsmål fra Tina Shagufta Munir Kornmo (V) til kommunal- og moderniseringsministeren

Dokument nr. 15:1761 (2019-2020)
Innlevert: 28.05.2020
Sendt: 29.05.2020
Rette vedkommende: Justis- og beredskapsministeren
Besvart: 05.06.2020 av justis- og beredskapsminister Monica Mæland

Tina Shagufta Munir Kornmo (V)

Spørsmål

Tina Shagufta Munir Kornmo (V): NRK skriver 28. mai om at Oslo kommune holder igjen 200 000 dokumenter fra offentligheten, blant annet notater fra møter og telefonsamtaler. Byrådslederen mener at dette er vanlig praksis og helt i tråd med hva Stortingets har vedtatt om journalføring.
Hva tenker statsråden om denne praksisen og stemmer det at dette er utbredt praksis også i stat og andre kommuner?

Begrunnelse

Det fremkommer i NRK-oppslaget at «notater som saksbehandlere i kommunen har tatt fra møter eller telefonsamtaler med andre, står på listen over dokumenter som på fast basis har blitt utelatt fra kommunens offentlige journal.»
Byrådsleder i Oslo, Raymond Johansen, kommenterer praksisen på følgende måte:

«Det er blank løgn at vi driver med hemmelighold, og derfor er premisset for hele saken feil. Mener man dette er hemmelighold, er i så fall millioner av dokumenter fra regjeringen, departementene og andre kommuner også hemmeligholdt. Hvilke dokumenter som skal journalføres bestemmes av Stortinget og regjeringen, og reglene er de samme i Oslo kommune som i departementene og alle andre kommuner. Dersom noen mener såkalt «ikke-journalpliktige dokumenter» skal være offentlige på postjournalen, må de ta det opp med de som lager reglene, altså Stortinget og regjeringen.»

Byrådslederen forsvarer denne praksisen med andre ord som noe som er standard prosedyre i store deler av det offentlige Norge, en prosedyre Stortinget har vedtatt.

Monica Mæland (H)

Svar

Monica Mæland: Jeg viser til spørsmål 28. mai 2020 til kommunal- og moderniseringsministeren, som jeg er bedt om å besvare, siden det i stor grad gjelder offentleglova.
Det følger av forskrift om offentlege arkiv § 9 første ledd andre punktum hvilke dokumenter som er omfattet av journalføringsplikten. Dette er organets «inngåande og utgåande» saksdokumenter som er eller blir saksbehandlet, og som har verdi som dokumentasjon. Det følger videre av tredje punktum at organinterne dokumenter etter offentleglova § 14 skal journalføres «så langt organet finn det tenleg». Det er altså valgfritt om man vil journalføre slike dokumenter.
Offentleglova § 14 gjelder dokumenter som et organ har utarbeidet for sin egen interne saksforberedelse. Notater fra møter eller telefonsamtaler vil typisk kunne være omfattet av denne bestemmelsen, med mindre de har blitt sendt ut av organet.
Etter § 9 første ledd fjerde punktum i arkivforskriften skal visse organinterne dokumenter likevel journalføres. Dette vil normalt være andre typer dokumenter enn de som er omtalt i spørsmålet og i NRK-oppslaget. Spørsmålet om journalføringsplikt må imidlertid vurderes konkret.
Når det gjelder praksis for journalføring av organinterne dokumenter mer generelt, varierer nok dette mellom ulike organer og for ulike dokumenter og dokumenttyper. Det følger som nevnt av forskriften at det er opp til det enkelte organet selv om slike dokumenter skal journalføres.
Jeg nevner at dokumenter kan være omfattet av innsynsretten etter offentleglova selv om de faller utenfor journalføringsplikten. Det foreligger som utgangspunkt rett til innsyn i de dokumentene som er «saksdokument» etter offentleglova § 4 andre ledd. På nærmere vilkår kan imidlertid organinterne saksdokumenter unntas fra innsyn etter offentleglova § 14 første ledd.