Dokumenter vedrørende Ombudsmannsnemnda
for Forsvaret og Ombudsmannsnemnda for sivile vernepliktige blir
utferdiget gjennom nemndenes formann og på Ombudsmannens
brevark.
Selv om nemndene/ombudsmannen er unntatt
fra offentlighetsloven har dokumentoffentlighet hos nemndene/ombudsmannen
blitt praktisert etter prinsippene i offentlighetsloven.
Dokumentoffentlighet har latt seg gjennomføre
på en smidig og rask måte, og en er ikke kjent
med at utenforstående har følt behov for en utvidelse
av graden av den dokumentoffentlighet som utøves i dag.
Personvernhensyn kan være fremtredende
i saker til behandling hos ombudsmannsnemnda/ombudsmannen
og det vil derfor være behov for unntak i slike saker.
Det vises til at i saker vedrørende noens personlige forhold
kan taushetsplikt være pålagt etter forskjellige
lover, eks. forvaltningslovens § 13. I praksis har imidlertid
tolkningen av hva som skal anses som "personlige forhold" bydd på betydelig
tvil.
I saker med til dels taushetsbelagte opplysninger
kan personell være engstelig for at deres spørsmål
eller klage blir offentlig kjent, og unnlater kanskje å fremme spørsmål/klage
i saker som faktisk ville fortjene en nærmere undersøkelse
av ombudsmannen.
Ombudsmannsordningen representerer en spesiell virksomhet,
både hva angår kontroll og tilsynsoppgaver av
eget tiltak, og med hensyn til å være en nøytral instans
for vurdering av klager fra personell som føler seg urettmessig
eller urimelig behandlet av de ordinære forvaltningsorganer.
Under ombudsmannsordningens ulike oppgaver forekommer
særlige hensyn som krever spesiell oppmerksomhet og spesielle
skjønnsmessige avveininger før ulike tiltak iverksettes.
Eksempelvis kan nevnes spesielle saker av meklingslignende
karakter, anbefalinger eller antydninger til et forvaltningsorgan
hvor sakens fakta kanskje under tvil kan gi grunn til nye overveielser
eller revurderinger av saken.
Ombudsmannen må derfor kunne unnta
dokumenter vedrørende denne typen saker.
Unntak fra dokumentoffentlighet, avgjøres
med endelig virkning av ombudsmannen. Dette ut fra at det Den kollegiale
ombudsmannsnemnda behandler hovedsakelig generelle spørsmål
etter innkalling i god tid før berammete nemndsmøter,
gjennomsnittlig 5 møter pr. år, og det synes derfor
upraktisk og sannsynligvis ugjennomførlig å behandle
spørsmål i nemnda om dokumentinnsyn i konkrete
saker.