Arena

Hovedleveranse 1 (HL 1) av Arena settes i produksjon 18. desember 2000, og vil inneholde funksjonalitet for:

• – registrering/kompetansekartlegging av arbeidssøker

• – oppfølging av arbeidssøker

• – registrering av arbeidsgiver og oppdrag

• – oppfølging av oppdrag

• – kopling/matching

HL 1 vil på en rekke områder kunne forebygge feil- og/eller overregistrering av formidlinger.

Med rammeverket til Computas (leverandøren av Arena) vil forutsetningene for nåværende kvalitetssikringsrutiner endre seg. Dagens rutiner er manuelle og inneholder et stort antall kontrollpunkter. Totalsystemet tilbyr kun begrenset IT-støtte i forhold til oppfølging av kvalitetssikringsrutinene.

I Arena er kvalitetssikringsrutinene bygget inn i sy­stemløsningen. Systemet er bygget opp med ferdig definerte arbeidsprosesser og oppgavetrinn, som sikrer en enhetlig saksbehandling i tråd med den til enhver tid gjeldende rutiner og retningslinjer. Arena ivaretar selv hva som er obligatoriske trinn i en arbeidsprosess og i hvilken rekkefølge de ulike oppgavene skal løses. Det er ikke mulig å avslutte en oppgave uten å ha utført alle obligatoriske trinn. Som en ekstra sikring vil Arena gi saksbehandleren støttetekster som inneholder retningslinjer knyttet til arbeidsprosesser og/eller trinn, samt videre lenker til Aetat sitt intranett hvor en bl.a. vil kunne finne utfyllende retningslinjer av større omfang. Aetat sitt intranett vil, i betydelig større grad enn tilfellet i dag, framstå som integrert del av Arena. I dag finnes det ingen slik integrasjon mellom Totalsystemet og intranettet.

Med Arena vil alle saksbehandlere ved Aetat lokal få en oppgaveliste ("innkurv"; en del av rammeverket som Computas sin løsning bygger på) som gir oversikt over:

• – Nye oppgaver (kan legges inn av saksbehandleren selv, oversendes fra andre saksbehandlere, eller tildeles fra leder)

• – Påbegynte saker som ikke er avsluttet

Oppgavelisten er også et ledelsesverktøy. Hver enkelt leder har mulighet til å gå gjennom oppgavelisten til sine medarbeidere for å sikre en systematisk oppfølging/styring/fordeling av nye/pågående oppgaver. Oppgavelisten vil i HL 1 dekke oppgaver mot arbeidssøkere og arbeidsgivere.

Følgende funksjonalitet vil konkret inngå i HL 1 og vil understøtte bedre registrering og oppfølging av formidlingsarbeidet:

Automatiske kontroller: Arena gir saksbehandler støtte til å gjennomføre de nødvendige operasjoner i hver enkelt sak. Enten det er registrering av stilling eller kompetansekartlegging av en arbeidssøker, vil det i systemet være bygget inn krav til hvilke trinn som både må og kan gjennomføres. En saksbehandler kommer ikke videre i tjenesten/oppgaven før obligatoriske trinn er utført.

Styrt saksgang: Arena gir støtte for arbeidsflyt der alle saker har en ansvarlig saksbehandler. Denne skal sørge for at saken avsluttes eller videresendes til annen saksbehandler for ytterligere arbeid/avslutning.

Fordeling av saker: Ledere vil med Arena få et verktøy som sikrer oversikt over pågående saker. Dermed vil lederne ha en mulighet for systematisk oppfølging og styring av arbeidsfordeling mellom saksbehandlere, både innenfor et kontor og mellom kontorer.

Dokumentasjon av arbeidsprosesser: Den enkelte saksbehandler får tilgang til støttetekster knyttet til de ulike prosesser og trinn som skal utføres. I støtteteksten vil det finnes lenker til Aetat sitt intranett hvor det er lagt ut lover og regler, detaljerte retningslinjer, definisjoner, fag- og metodedokumenter og evt. annen dokumentasjon.

Logging av hendelser: I Arena legges det opp til en systematisk logging av hendelser i den enkelte arbeidssøkers aktivitetsliste og personlogg, herunder oversikter over bla. planlagte formidlingsaktiviteter, igangsatt eller gjennomført i forhold til en arbeidssøker.

Mer konkret om aktivitetslisten: Gjennom ulike prosesser, og trinn i arbeidsprosesser, vil aktiviteter for arbeidssøker bli lagt inn i en aktivitetsliste. I denne vil også datoen for gjennomføringen blir logget, samt ansvarlig saksbehandler for gjennomføringen. Fra dette bildet vil det kunne hentes opplysninger om ulike aktiviteter arbeidssøker har gjennomført som egenaktiviteter eller i samhandling med Aetat. Resultater og mulige årsaker til resultater vil også kunne fremgå av aktivitetslisten.

Formidlingsoversikt for person: I Arena vil det bli utviklet et skjermbilde som viser ulike aktiviteter for arbeidssøkere under begrepet formidling, dvs. ulike knytninger mellom person og stilling, herunder den til enhver tid gjeldende formidlingsdefinisjon/ formidlingsdefinisjoner. Her vil man finne aktuelle tilvisninger, samt status og resultat. I tillegg vil det i egen tabell finnes resultat av følgende trinn i arbeidsprosesser:

• – Jobbsøk for arbeidssøker:

Et av trinnene i arbeidsprosessen "Kompetansekartlegging og jobbsøk for arbeidssøker" er søk etter stilling. Dette vil gi saksbehandler forslag om stillinger som kan være aktuelle for arbeidssøker. Søket mot stillingsdatabasen er basert på at en saksbehandler har utarbeidet jobbsøkprofil for arbeidssøker, jf. funksjonalitet i Arena. Systemet vil komme opp med et forslag til jobber som arbeidssøker selv kan søke og systemet vil logge hvilke stillinger arbeidssøker har fått utdelt og/eller blitt bedt om å søke av saksbehandler ved Aetat lokal. Resultatet av arbeidssøkers jobbsøking vil ikke bli registrert automatisk.

• – Kandidatsøk fra stilling:

Dersom saksbehandler gjennom systemet finner arbeidssøkere som etter match kommer opp som aktuelle og knyttes til stilling gjennom rekrutteringsliste eller kandidatliste for stilling, vil dette kunne resultere i en tilvisning for kandidatene. For kandidatene som oversendes arbeidsgiver, vil tilvisningen automatisk bli registrert. Resultatet av tilvisningen vil ikke bli registrert automatisk.

• • – Bedriftstjenester:

Arena vil inneholde funksjonalitet som synliggjør knytning mellom person og stilling for ulike typer oppdrag som inngår i de kommersielle tjenestene.

Gjeldende definisjon(er) av formidling eller rekrutteringsbistand vil avgjøre hvordan ulike tilvisninger skal følges opp og registreres.

Opplæring rundt Arena

I forbindelse med innføringen av Arena vil samtlige ansatte i produksjonsleddet på Aetat lokal gjennomføre fire dager med styrt opplæring. I tillegg skal de ansatte på egen hånd benytte et EDB-basert læreprogram. Dette læreprogrammet illustrerer hvordan registreringsprosessene for både arbeidssøker og stilling skal foregå.

Opplæringen som alle ansatte gjennomfører er sterkt styrt fra sentralt hold. Alle instruktører gjennomfører samme opplæring og skal deretter gi opplæring til tildelte kontorer i samme standardiserte kursopplegg.

Det legges dermed i opplæringen vekt på å gi alle ansatte lik opplæring og informasjon om hvordan bruken av Arena skal være. Utarbeidelse av kursopplegget/opplæringen er forankret hos systemeier (Aetat Marked) og de aktuelle fagkontorer i Aetat Arbeidsdirektoratet.

Etter avsluttet opplæring vil kontoret for Organisasjonsutvikling videreutvikle og endre opplæringsopplegget i veiledning og metodikk (fagkursene) slik at den ordinære fagopplæringen også støtter opp under de gjeldende retningslinjer ved bruk av Arena.

Datavarehus

Datavarehuset skal levere arbeidsmarkedsstatistikk basert på data registrert i Arena. Kvaliteten på statistikkdataene som gjøres tilgjengelig fra datavarehuset kan selvsagt ikke bli bedre enn kvaliteten på kildedataene (først og fremst Arena). Likevel gjør vi følgende tiltak som kan bidra til å sikre at datakvaliteten, og dermed også oppfølgingsmulighetene, blir best mulig:

• – Det vil bli utviklet egne rapporter for å løfte opp eventuelle avvik i forhold til kriteria definert av ledelsen. Tilgang til disse rapportene kan gis til utvalgte personer for fast oppfølging eller på ad-hoc basis.

• – Systematisk sammenligning av tall mot forrige måned, samme måned forrige år osv. med klar markering av avvik som er større enn normalt.

• – Utnevne person(er) med eierskap til dataene på forretningssiden. Disse vil være ansvarlig for å følge opp avvik og gjennomføre nødvendige tiltak i kildesystemet (Arena).

Plan- og styringssystem

Nytt plan- og styringssystem vil bidra til en større klarhet vedrørende hva som er riktige måltall på de forskjellige resultatindikatorene. Slik situasjonen er i dag registreres det tall manuelt i mange forskjellige regneark. Mange registreringer medfører fare for registreringsfeil. Plan- og styringssystemet vil sikre at entydige måltall finnes og at dette er tilgjengelig for alle Aetat fylke.