Registrering av arbeidsformidlinger i Aetat

Det vises til komiteens brev av 8. februar og til tidligere korrespondanse om saken.

Aetat Arbeidsdirektoratet rapporterte i brev av 5. februar til Arbeids- og administrasjonsdepartementet at en nå hadde gjennomført de tiltak som var planlagt fra direktoratets side for å rydde opp i det juks med formidlingstall som ble avdekket av Veritas sin rapport, jamfør departementets brev til komiteen av 10. november 2000 (kopi vedlagt). Jeg ønsker nå å gi redegjørelse for de tiltak som er gjennomført og en samlet vurdering av resultatene:

Gjennomførte tiltak fra Aetat Arbeidsdirektoratet

A) Intern gjennomgang av formidlingsavvikene ved samtlige Aetat lokal

Rutiner og praksis for registrering av formidlinger ved samtlige 129 Aetat lokal er gjennomgått på grunnlag av en egen instruks fra Arbeidsdirektøren. Formålet med gjennomgangen har vært å sikre at alle medarbeidere forstår og praktiserer gjeldende retningslinjer for registrering av formidlinger.

Fylkesarbeidssjefene har gjennomgått gjeldende retningslinjer med sine distriktsarbeidssjefer. Disse har så samlet medarbeiderne ved sitt kontor og gjennomført en tilsvarende gjennomgang. Hver distriktsarbeidssjef har bekreftet skriftlig til fylkesarbeidssjefen at retningslinjene er gjennomgått, forstått og blir praktisert. Fylkesarbeidssjefene har gitt en tilsvarende skriftlig bekreftelse til Arbeidsdirektøren.

B) Ny gjennomgang av formidlingsavvikene

På bakgrunn av oppdrag fra Aetat Arbeidsdirektoratet har selskapet Agenda utredning og utvikling gjennomført en bred gjennomgang av registreringspraksis innenfor formidlingsområdet. Rapporten må sees som en oppfølging av Veritas sin rapport. Rapporten fra Agenda følger vedlagt.

Undersøkelsen fra Agenda er basert på formidlinger gjennomført i perioden 20.11.00 – 05.12.00. I denne perioden ble det registrert 961 formidlinger. Av disse har Agenda gjennomgått et tilfeldig utvalg på 500 formidlinger.

Undersøkelsen er delt i tre. I de to første delundersøkelsene har Agenda søkt å verifisere de registrerte formidlingene gjennom telefonintervju med arbeidssøker eller arbeidsgiver. Etter denne gjennomgangen gjensto et antall registreringer (111) som ikke kunne verifiseres entydig gjennom slik kontakt. Disse ble fulgt opp i intervju med de aktuelle formidlerne i Aetat lokal. Etter en samlet gjennomgang konkluderer Agenda med at 93 prosent av formidlingene er gjennomført fullt ut i tråd med gjeldende definisjon. Tre prosent er usikre i forhold til gjeldende formidlingsdefinisjon, mens bare fire prosent er feilregistreringer. Det er ikke avdekket noe tilfelle av tilsiktet feilregistrering.

Agenda konkluderer med at de gjennomgående har et positivt inntrykk av det arbeidet som er utført på formidlingsområdet i den aktuelle perioden og at aktuelle saksbehandlere har ønsket å bidra til oppklaring av grunnlaget for foretatte registreringer. Formidlerne beskrives som åpne, kunnskapsrike og godt informert om gjeldende definisjoner og rutiner. I de tilfellene der det foreligger avvik innrømmes personlige feil, eller det gis plausible forklaringer på at gjeldende definisjon ikke gir entydig svar på hva som er en korrekt formidling.

Gitt kompleksiteten innenfor dette området, og det faktum at registreringene ikke er knyttet opp mot økonomiske transaksjoner, anser Aetat Arbeidsdirektoratet resultatet som tilfredsstillende. Registreringer av formidlinger er inne i et godt spor. Direktoratet har videre orientert om at etatens internrevisjon på et senere tidspunkt vil foreta en begrenset gjennomgang basert på en lignende analyse som den Agenda har benyttet.

C) Gjennomgang av andre sider av Aetats registreringer og statistikkproduksjon

I tillegg til gjennomgangen på formidlingsområdet er det gjennomført en undersøkelse av registreringspraksis og statistikkproduksjon innenfor fire andre områder: Antall helt ledige arbeidssøkere, antall deltakere i arbeidsmarkedstiltak (praksisplass), antall dagpengesøknader behandlet innen 21 dager, andel yrkeshemmede arbeidssøkere i aktive tiltak. Undersøkelsen er gjennomført av selskapet Econ Senter for økonomisk analyse som har gjennomgått til sammen 3 300 saker innenfor disse områdene. Rapporten følger vedlagt.

For den mest sentrale statistikken, antall helt ledige arbeidssøkere, er det bare funnet ubetydelige avvik mellom registeropplysningene og den enkeltes faktiske arbeidsmarkedsstatus. Dette gjelder også saksbehandlingstiden for søknader om dagpenger. For andel yrkeshemmede i tiltak og personer i arbeidsmarkedstiltaket praksisplass overvurderer statistikken antall personer i tiltakene. Dette har særlig sammenheng med svakheter i rutinene for avregistrering av tiltaksdeltakere som avbryter tiltaket.

De ulike delundersøkelsene er nærmere kommentert nedenfor:

Antallet helt arbeidsledige

Oppdatering av arbeidssøkerstatus for helt arbeidsledige er basert på at de arbeidsledige regelmessig må sende meldekort for å stå registrert. Econ finner at om lag tre prosent av de ledige i statistikken faktisk ikke var helt arbeidsledige på det aktuelle tidspunktet. Dette fordi enkelte arbeidsledige teller med i statistikken noen dager mer enn de skulle. Forklaringen på dette ligger i en kombinasjon av tregheter i postgangen, sen innsending av meldekort og at det i enkelte tilfeller kan oppstå forsinkelser i behandlingen av meldekortene.

I henhold til Aetat Arbeidsdirektoratet kan bruk av elektronisk meldekort - som etter planen skal tas i bruk senere i år - redusere problemet med sen postgang. Dette forutsetter selvsagt at en stor andel av arbeidssøkerne etter hvert vil benytte denne meldeformen.

Behandlingstid for søknader om dagpenger

Econ har funnet enkelte avvik på denne indikatoren, men disse har ikke påvirket rapportert måloppnåelse om andel av søknader som har vært ferdig behandlet innen 21 dager etter at fullstendig søknad foreligger. Econ finner at det i enkelte tilfeller (14 prosent av sakene) er vanskelig å avgjøre med sikkerhet hvilken dato en gitt søknad faktisk ble mottatt. Svært ofte skyldes dette at Aetat lokal starter saksbehandlingen selv om mottatt søknad ikke er fullstendig. Dette blir gjort av hensyn til søkeren. Econ mener rutinene for mottak og registrering av dagpengesøknader bør vurderes for å få en bedre kvalitet på indikatoren.

Antall deltakere i praksisplass-tiltaket

Her avdekker Econ overregistreringer. Hovedgrunnen til dette er at deltakere som avbryter/slutter i tiltaket ikke blir raskt nok tatt ut av statistikken. Rapporten viser mangelfull oppfølging av eksisterende rutiner for avregistrering av tiltaksdeltakerne.

Aetat Arbeidsdirektoratet understreker at denne formen for feilregistrering ikke medfører feilutbetaling av økonomiske stønader. Dette fordi utbetaling av kursstønad skjer etterskuddsvis og er basert på fremmøtelister som må være attestert av tiltaksarrangør og tiltaksdeltaker. Econ har ikke avdekket feil ved utbetalinger av kursstønad til deltakere.

Praksisplass-tiltaket er rettet mot ungdom under 20 år. En betydelig andel av deltakerne er ungdom som av ulike grunner ikke ønsker å benytte retten til videregående utdanning. Det er stor gjennomstrømming i tiltaket, slik at problemer med avregistrering av deltakere som bryter ut av tiltaket før planlagt sluttdato gir relativt store utslag i statistikken. Praksisplasstiltaket ble derfor bevisst plukket ut for å bli med i undersøkelsen

For å bedre kvaliteten på statistikken vil direktoratet:

• – Innskjerpe rutinene for saksbehandlingen.

• – Vurdere å endre IT-systemet slik at statuskoden i datasystemet blir endret automatisk når en deltaker blir avregistrert i tiltaksregnskapet. Dersom det er behov for mer omfattende endringer må det eventuelt sees i sammenheng med innføring av nye saksbehandlingssystemer.

• – Iverksette egnede interne vurderinger og gjennomganger for de øvrige arbeidsmarkedstiltakene med sikte på å sikre gode registreringsrutiner, og da særlig med sikte på å sikre mer automatiserte oppdateringsrutiner i IT-systemet.

Andel yrkeshemmede i aktive tiltak

Econ finner en overregistrering på syv prosent. Dette innebærer at andel yrkeshemmede på tiltak i den aktuelle perioden skulle vært 76 prosent, ikke 80 prosent som det fremkom i statistikken. Også her er hovedgrunnen til overregistrering et visst etterslep i avregistreringen av personer som slutter i tiltak før avtalt dato.

Bruk av meldekort overfor yrkeshemmede slik som for arbeidsløse, vil bidra til å sikre kvaliteten på dette punktet. Fra årsskiftet 2001/2002 kan slike meldekort for yrkeshemmede som mottar attføringspenger bli innført. Dette vil i henhold til Aetat Arbeidsdirektoratet gi en betydelig forbedring av statistikken for denne gruppen.

D) Vurdering av revisjons- og kontrollsystemene i Aetat

For å vurdere årsaker til at avvikene som ble avdekket i Veritas sin rapport ikke ble fanget opp av de etablerte revisjons- og kontrollsystemene i etaten, har internrevisjonen i Aetat på oppdrag fra Arbeidsdirektøren gjennomgått kvalitetssystemet og andre styrende dokumenter av betydning. Rapporten fra internrevisjonen følger vedlagt.

I rapporten konkluderes det med at den manglende avdekking av avvik fra interne kontroll- og revisjonssystemer, synes å skyldes utformingen av kvalitets­sikringsrutinene og innretningen på kontrollaktivitetene. De sider ved rutinene som omhandler øko-nomiske ytelser har vært fokusert på som "risikoområder" i større grad enn rutinene som omhandler gene­rering av data i forhold til bl.a. statistikkproduksjon.

Det fremgår av rapporten at en under planlegging av revisjonsvirksomheten, hvor internrevisjonen i samarbeid med linjen har vurdert revisjonsområder ut fra vesentlighet og risiko, ikke identifiserte registrering av formidlinger som et risikoområde. Revisjonene har derfor ikke omfattet denne delen av virksomheten.

Vurdering av de tiltakene som er gjennomført

Jeg er meget tilfreds med den grundige og hurtige gjennomføringen av de ulike tiltak som ble iverksatt av Aetat for å rydde opp i det avdekkede jukset med formidlingstall høsten 2000.

Jeg har merket meg særlig at det ikke er funnet eksempler på bevisst juks for å "pynte på" resultatoppnåelsen, og at saksbehandlere i Aetat har utvist åpenhet overfor kontrollørene.

Gjennomgangen bekrefter at regelverket og rutinene er kompliserte. Det er etter min vurdering behov for en gjennomgang av fastlagte rutiner for å vurdere forenklinger. Det er også behov for at Aetat arbeider videre med forståelsen for korrekt registrering. Dette er forhold som jeg vil følge opp ovenfor etaten.

Jeg har også bedt Aetat Arbeidsdirektoratet om å utarbeide en skriftlig redegjørelse for etatens samlede revisjons- og kontrollinnsats. I den grad denne avdekker forhold som Stortinget bør være kjent med, vil Stortinget bli orientert på egnet måte.

I forbindelse med arbeidet for å videreutvikle departementets styring av Aetat (jamfør departementets brev av 10. november 2000) vil det bli foretatt en særskilt gjennomgang av dagens mål- og resultatindikatorer.