FO/S ble etter ikrafttredelsen av sikkerhetsloven 1. juli 2001 gitt funksjon som Nasjonal Sikkerhetsmyndighet (NSM). Funksjonen som stab i Forsvarets overkommando opphørte med virkning fra 1. januar 2003. NSM etableres som eget direktorat under Forsvarsdepartementet.

Utvalget har gjennomført 4 inspeksjoner i FO/S. Det er foretatt inspeksjon av personellsikkerhetstjenesten ved Vernepliktsverket avd. Hamar, ved Rygge hovedflystasjon, og i to sivile etater - Utenriksdepartementet og Statsministerens kontor. Inspeksjonsvirksomheten har vært lagt opp etter samme mønster som tidligere. Verken gjennomgangen av klageavgjørelser eller ikke påklagede negative avgjørelser, har avdekket forhold som har gitt grunnlag for kritikk eller for å foreta nærmere undersøkelser. Utvalget har imidlertid tatt opp enkelte spørsmål vedrørende klareringsmyndighetenes saksbehandling som er mer lukket enn hva som gjelder i ordinære forvaltningssaker.

Utvalget har brukt tid på å få en nærmere innføring i og etablere en bedre kontroll med FO/S sitt nasjonale datasystem for behandling av klareringssaker (TUSS), som også inneholder personkontrollopplysninger om den enkelte. Utvalget har redegjort nærmere for registrering, tilgang og sletting. Det er en viktig kontrolloppgave for utvalget å følge med på om reglene for når opplysninger i klareringssaker skal kasseres og slette.

Når det gjelder makulering av eldre arkivmateriale i klareringssaker, vil utvalget fortsatt følge opp arbeidet sentralt i FO/S og ved inspeksjoner ute hos de enkelte klareringsmyndigheter. FO/S fikk godkjent kassasjonsregler pr. 1. januar 2002, og en intern nemnd i FO/S ble opprettet for å forestå vurderingen av det utvalg av saker som skal bevares og et dataverktøy for å kunne besørge en grovinndeling av sakskategoriene i henhold til de kriteriene kassasjonsreglene oppstiller er under utarbeidelse. Arbeidet med å gjennomgå og sortere vil være fullført i løpet av første halvår 2003.

Når det gjelder saksbehandlingen ved muntlig innhenting av supplerende opplysninger i klareringssaker har utvalget fått opplyst, ved inspeksjon av personellsikkerhetstjenesten ved Vernepliktsverket avd. Hamar, at man i nærmere halvparten av sakene innhentet supplerende opplysninger pr. telefon. Utvalget tok opp med FO/S hvorvidt det var fastsatt regler eller retningslinjer for nedtegning på saken av opplysninger som innhentes muntlig, samt om det skilles mellom innhenting av faktiske opplysninger og innhenting av vurderinger av personens skikkethet. Det foreligger ikke skriftlige retningslinjer, men FO/S ga uttrykk for at alle muntlige opplysninger bør nedtegnes på saken, og at nye opplysninger bør bekreftes skriftlig fra kilden. Problemstillingene ville inngå i grunnlaget for en intern arbeidsgruppe som skal utarbeide en saksbehandlingsveileder for klareringsmyndighetene. Det vil også bli informert om dette på det årlige seminaret FO/S holder for klareringsmyndighetene. Forvaltningslovens regler om enkeltvedtak gjelder ikke klareringsavgjørelser på et område uten uttrykkelige lovhjemlede regler for saksbehandlingen ut over det sikkerhetsloven med forskrifter selv fastsetter. Utvalget er tilfreds med at FO/S ser betydningen av å ha retningslinjer som sikrer en forsvarlig saksbehandling.

Etter sikkerhetslovens ikrafttredelse har FO/S gradvis innført som fast rutine i alle klareringssaker at det innhentes opplysninger om vedkommendes økonomiske forhold. Innhenting skjer maskinelt ved forespørsel til et privat kredittopplysningsbyrå FO/S har inngått samarbeidsavtale med. Med bakgrunn i at kredittopplysningsbyråenes registre ikke alltid er oppdatert, og at de derfor vil kunne gi et uriktig bilde av vedkommendes økonomiske situasjon, har utvalget reist spørsmål om det bør skje en form for kontroll av kredittopplysningene i de tilfellene hvor klareringsmyndigheten mener opplysningene taler mot å gi sikkerhetsklarering. FO/S har ansett at de vilkårene byråene er underlagt, ivaretar kravene til kvalitetssikring og kontradiksjon, slik at en videre kontroll hos klareringsmyndigheten ikke burde være nødvendig. Det avholdes alltid sikkerhetssamtale i saker hvor det er aktuelt å nekte sikkerhetsklarering på grunnlag av økonomiske forhold. FO/Ss generelle erfaring er at det er god kvalitet på de opplysningene som mottas, men at det har forekommet et par tilfeller hvor oppgjorte forpliktelser ikke har vært slettet. Utvalget mener det er viktig at FO/S alltid avholder sikkerhetssamtale dersom det aktuelle grunnlaget for å nekte klarering er økonomiske forhold. Dersom en slik retningslinje blir gjort gjeldende for alle klareringsmyndighetene, vil risikoen for feil bli eliminert. Problemstillingen vil fortsatt bli fulgt opp av utvalget.

Utvalget har i tidligere årsmeldinger redegjort for situasjonen når det gjelder den enkeltes mulighet for å få innsyn i dokumenter i egen klareringssak. Forsvarsdepartementet har gitt uttrykk for at innsyn skal praktiseres i større grad enn hva som har vært tilfelle tidligere. Det er pr. i dag ikke fastsatt formelle regler for praktisering av innsyn, men i en ny veileder til klareringsmyndighetene fra FO/S heter det at innsyn skal gis der dette er mulig. Det er imidlertid presisert samme sted at innsyn i opplysninger "som kan skade hensynet til blant annet; overvåking, pågående politietterforsk­ning, beskyttelse av skjermingsverdig informasjon, metode, kilder og personvern, normalt er utelukket". Flere av unntakene er skjønnspreget, og vil kunne tolkes vidt. Utvalget vil ta opp med FO/S hvordan de unntakene som er angitt skal forstås.

En kontrolloppgave for utvalget er å påse at FO/S sin forebyggende kommunikasjonskontroll (såkalt monitoring) holdes innenfor de rammene som er gitt i sikkerhetsloven § 15 og forskrift om informasjonssikkerhet kapittel 11. Kontrollen har heller ikke i 2002 avdekket noe irregulært.

Utvalget har foretatt inspeksjon av personellsikkerhetstjenesten i Utenriksdepartementet og ved Statsministerens kontor. Når det gjelder Utenriksdepartementets rutiner for makulering av ufordelaktige opplysninger i uaktuelle saker, jf. tidligere personellsikkerhetsdirektivet § 15, har departementet opplyst at man nå har mottatt nye kassasjonsregler fra FO/S som vil bli implementert. Utvalget hadde ingen merknader etter inspeksjonen ved Statsministerens kontor.