Olemic Thommessen (H) [12:38:34]: Jeg har fremmet følgende spørsmål:
«For så vel effektiv saksbehandling som brukernes rettssikkerhet er arkivdanning en viktig del av offentlig sektors virksomhet. I dag er det vanskelig å se hvem i det offentlige apparatet som har et overordnet ansvar for dette. I overgangen til den digitale tidsalder har vi store muligheter til å finne svært rasjonelle løsninger, samtidig skal saksbehandlingen i ettertid kunne dokumenteres og være etterprøvbar.
Hva vil statsråden gjøre for å styrke arbeidet med arkivdanningen i offentlig sektor?»
Statsråd Rigmor Aasrud [12:39:10]: Arkivdanningen i offentlig sektor reguleres av arkivloven med tilhørende forskrifter, som sorterer inn under Kulturdepartementets ansvarsområde.
Det følger av arkivloven § 6 at det enkelte offentlige organ har en selvstendig plikt til å sikre at de har arkiv som er «ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid». Det følger videre av arkivforskriften at offentlige organer plikter å føre arkiver som samsvarer med de regler for arkiv som er bestemt ved forskrift. På bakgrunn av dette har riksarkivaren, som overordnet ansvarlig for arkivsektoren, bl.a. utviklet en arkivstandard som skal benyttes av offentlige arkivskapere i deres arkivarbeid.
Arkivloven gir riksarkivaren et tilsynsansvar for hele offentlig sektor. Dette skal sikre at bestemmelsene om forsvarlig arkivhåndtering overholdes. Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor påpeker bl.a. at det foreligger store mangler ved forvaltningen av de kommunale arkiver, og at dette er mangler som kunne ha vært avdekket på et tidligere tidspunkt, dersom riksarkivaren hadde gjennomført tilstrekkelig tilsyn.
Kulturdepartementet har bedt riksarkivaren bedre sine rutiner for tilsyn og veiledning av offentlige arkivinstitusjoner. Dette arbeidet er påbegynt. Videre er arbeidet med å revidere det generelle kassasjonsregelverket for offentlig sektor igangsatt for å sikre en bedre dokumenthåndtering i enkelte offentlige arkiver.
Til nå har det i for stor grad vært fokusert på avleveringsleddet i arkivdanningsprosessen. For å sikre en god arkivdanning, som igjen danner grunnlag for en god og sikker dokumentasjon for ettertiden, må arkivsystematikken tas med når nye arbeidsprosesser og verktøy tas i bruk. Noen av disse problemstillingene er behandlet i St.meld. nr. 24 for 2008–2009, Nasjonal strategi for digital bevaring og formidling av kulturarv. Samtidig eksisterer det behov for å vurdere en mer helhetlig behandling av både arkivsektoren og informasjonshåndteringsprosessen. Riksarkivaren vil fra og med 2010 sende ut et elektronisk spørreskjema til kommuner, fylkeskommuner og interkommunale arkivdepot. Dette vil være starten på en årlig innrapportering til riksarkivaren om arbeidsforholdene hos adressatene og danne grunnlag for videre oppfølging av kommunesektoren. Alle kommuner, fylkeskommuner og interkommunale arkivdepot må innen utgangen av 2011 avgi en bygningsfaglig rapport om tilstanden for lokaler med eldre og avsluttede arkiver. Statsarkivene vil følge opp rapporteringen. Jeg vil også nevne at Kulturdepartementet vil fremskynde arbeidet med å lage en helhetlig plan for arkivsektoren, der også ABM-utvikling og Arkivverket vil bli trukket inn i saken.
I denne sammenheng må vi ta inn over oss at vi står midt oppe i en rivende teknologisk utvikling. Arkivverdig materiale oppstår i nye kanaler, bl.a. i forbindelse med bruk av sosiale medier. Mitt direktorat vurderer nå forutsetninger og hindringer for at forvaltningen benytter sosiale medier, og det vil også kaste lys over arkivdannelsen.
Olemic Thommessen (H) [12:42:28]: Jeg takker statsråden for dette svaret.
Svaret avspeiler et litt kinkig problem i forhold til arkivområdet. Det er jo slik at arkiv må man tenke på i to faser. Først er det fase en hvor arkivet dannes – altså det som skal lagres for fremtiden, bygger seg opp gjennom en saksbehandling. Så kommer tidspunktet hvor det er ferdig og avleveringen, som statsråden er inne på, skjer. Da er vi inne på hvordan det lagres, og om man kan finne frem igjen i fremtiden.
Det siste er åpenbart i gode hender i Kulturdepartementet, selv om vi nok skal ha en diskusjon der om ABMUs avvikling og om Kulturrådet er et egnet sted.
Det første, derimot, faller litt mellom to stoler, for der snakker vi om en kompetanse som nå henger med på lasset inn i Kulturrådet, og det er liten grunn til å tro at Kulturrådet vil betjene den typen kompetanse. Mitt spørsmål går mer på hvordan vi kan ivareta og utvikle den kompetansen som en del av moderniseringen som statsråden er ansvarlig for.
Statsråd Rigmor Aasrud [12:43:37]: Som jeg sa i mitt svar, har Direktoratet for forvaltning og IKT satt i gang et arbeid nettopp for å vurdere hvordan vi bl.a. skal forholde oss til sosiale medier, som vi bruker mer og mer av også i forvaltningen. Når det gjelder arkivdanning, har riksarkivaren utarbeidet en egen strategiplan som også ser på disse forholdene, Arkivverkets digitale utfordringer, som vil bidra til å lage regler. Det er helt klart at vi er i et taktskifte. Det er mye mer som nå foregår gjennom digitale løsninger, og derfor har Kulturdepartementet nå bevilget ekstra penger til å digitalisere flere av sine verktøy.
Avslutningsvis har jeg lyst til å si at Nav nå er i ferd med å lage et elektronisk arkiv. Det vil være blant de tingene som både vil lette Navs situasjon, og som er viktige for å få gode arkiver i framtiden. Helt til slutt har Helsedepartementet gjort et stort arbeid med å få sine arkiver under trygge forhold ved å opprette helsearkivet på Tynset.
Olemic Thommessen (H) [12:44:46]: Nå er det altså ikke lagringen jeg er ute etter. Poenget her er at det i offentlig sektor, når saksbehandling skjer, er behov for arkivdanningskompetanse, ikke lagringskompetanse, og hvordan dette dannes. Det dreier seg jo dels om at det skal være enkelt for offentlig sektor å finne frem igjen i ting, og at saksbehandlingen skal være så glatt som mulig og så effektiv som mulig. Men det handler også om rettssikkerhet for brukerne og gode strukturer der.
Spørsmålet er: Hvor ivaretas den kompetansen? I dag er det ikke så lett å se det. Difi, Direktoratet for forvaltning og IKT, ville vært et naturlig sted å håndtere det, og det ville vært et naturlig sted for arkivdannelsen å finne sin spesialkompetanse – atskillig mer egnet enn Kulturrådet. Spørsmålet er om statsråden kunne tenke seg å vurdere å bygge opp slik kompetanse i Difi.
Statsråd Rigmor Aasrud [12:45:50]: Jeg er iallfall interessert i at den kompetansen som Difi besitter, kan benyttes når vi danner arkiv. Men jeg tror det er viktig å holde fast ved at Arkivverket vil være den naturlige instansen til å utvikle den type standarder. NOARK er i den sammenheng viktig – det at vi har en standard som vi ordner dokumentene etter, og at det blir lagd medier som gjør at man kan hente opp dokumenter i ettertid. Jeg mener at NOARK-standarden er noe av det vesentlige, slik at vi har arkivdanning som både er gjennomsiktig, og som det i ettertid går an å hente dokumenter tilbake fra. Den kompetansen som finnes i mitt fagdepartement, samarbeider vi gjerne med andre departementer om, og det vil også gjelde Arkivverket i den grad det er behov for den type kompetanse hos dem.