Skriftlig spørsmål fra Terje Breivik (V) til justis- og beredskapsministeren

Dokument nr. 15:511 (2015-2016)
Innlevert: 01.02.2016
Sendt: 02.02.2016
Besvart: 09.02.2016 av justis- og beredskapsminister Anders Anundsen

Terje Breivik (V)

Spørsmål

Terje Breivik (V): Hva er grunnen til at justis- og beredskapsdepartementet ikke følger offentlighetsloven og egen rettleder når det gjelder utlevering og journalføring av relevante dokumenter knyttet til filmproduksjonen «Trygghet i hverdagen»?

Begrunnelse

Den 25. august i fjor ba Dag og Tid Justis- og beredskapsdepartementet om å få utlevert en kronologisk liste som viser alle dokumentene knyttet til justisministerens filmproduksjon «Trygghet i hverdagen». På tross av en rekke purringer bl.a. fra Sivilombudsmannen er det fortsatt ikke levert ut en tilfredsstillende liste i tråd med offentleglova 19. mai 2006 nr. 16 § 29 første ledd, annet punktum om at krav om innsyn «skal avgjerast utan ugrunna opphald».
I følge Justis- og beredeskapsdepartementets egen «Rettleiar til offentleglova» side 164 står det at: «Vanlege krav bør avgjerast same dag som dei er motteke, eller i alle fall innan ein til tre vergedagar».
Etter hva undertegnede er gjort kjent med er saksgangen omtrent som følger:
25. august 2015 ba Dag og Tid ved journalist Vidar Ystad om innsyn i en fullstendig dokumentliste knyttet til filmproduksjonen «Trygghet i hverdagen».
10. september 2015 mottok Ystad en liste fra departementet som ikke inneholdt alle relevante dokumenter. Det har departementet selv bekreftet i etterkant, bl.a. i svar til Ystad 21. oktober.
23. september blir saken innklaget til Sivilombudsmannen som 7. oktober tar kontakt med departementet per telefon. Det blir da lovet at Ystad skal få svar i løpet av en uke.
21. oktober mottok Ystad en forklaring fra departementet om hvorfor noen dokumenter var utelatt fra listen som ble oversendt 10. september, men ingen ny eller utfyllende liste. Dette ble påpekt fra Ystad i e-post til departementet den påfølgende dag (22.10.). Ystad mottok deretter et foreløpig svar fra departementet 5. november, hvor han ble lovet tilsendt «fullstendig dokumentliste med dato» i løpet av en uke. Disse opplysningene framgår bl.a. av brev fra Sivilombudsmannen til Justis- og beredskapsdepartementet datert 15.12.
15. desember sender Sivilombudsmannen brev til departementet bl.a. basert på at Ystad fortsatt ikke har fått «fullstendig dokumentliste med dato» slik han ble lovet i løpet av en uke 5. november. I brevet fra Sivilombudsmannen gis det i realiteten et påbud om at det skal gis svar til Ystad umiddelbart.
Først 15. januar 2016 får Ystad svar fra departementet med en ny liste over relevante dokumenter. Denne listen inneholder minimale endringer i forhold til listen fra 10.9.2015. Noen forklaring på hvorfor det har tatt 4 måneder fra første utlevering og nær 2,5 måneder for å få det som skulle utleveres «i løpet av en uke» foreligger ikke.
I tillegg påstår Dag og Tid/Ystad at en rekke dokumenter knyttet til filmproduksjonen ikke er journalført og at mange først er journalført 3 måneder etter at de er daterte, at dokumenter er nummerert i mer eller mindre tilfeldig rekkefølge at det dermed ikke er mulig å følge saksgangen. Dette bekreftes i følge Ystad at dokument nr. 23 allerede ble utlevert Ystad 23.6.2015, mens dokument nr. 1 er datert 11.8.2015. Alt dette skal framgå av Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP).
Den manglende viljen til å levere ut en fyllestgjørende liste til Dag og Tid medfører i bunn og grunn bare at det kan framsettes påstander om at departementet forsøker å skjule dokumenter og dermed fakta i saken. Det er ikke holdbart og bør rettes opp umiddelbart.

Anders Anundsen (FrP)

Svar

Anders Anundsen: Journalføringen knyttet til filmproduksjonen «Trygghet i hverdagen», og behandlingen av journalist Vidar Ystads innsynsbegjæring har ikke vært fullt ut tilfredsstillende. Dette har departementet gitt uttrykk for både overfor journalisten og Sivilombudsmannen. Som representanten Breivik viser til i sitt spørsmål, ble Ystads henvendelse besvart 15. januar. I svaret ble det redegjort for hvorfor enkelte dokumenter ikke var å finne i den opprinnelige oversikten som journalisten søkte innsyn i:

«I den opphavlege dokumentlista (dok. 15/5973-9), du mottok 10. september 2015, kjem ikkje journaltittel 2 tydeleg nok fram.
Vi sender deg derfor ei ny dokumentliste med ein utvida journaltittel 2. Der kjem det tydeleg fram kva datoar e-postkorrespondansen omhandlar.
Vi har brukt siste dato i e-poststrengen som brevdato, derfor kom ikkje den fyrste datoen i e-poststrengen tydeleg nok fram i den opphavlege dokumentlista.
Dermed var det heller ikkje mogeleg å sjå at for eksempel eposten av 23. juni også var omfatta av den opphavlege dokumentlista.»
Journalisten har reagert på at dokumentene ikke var i kronologisk rekkefølge. I den forbindelse vil jeg peke på at ingen har krav på at det lages en kronologisk liste som viser alle dokumentene knyttet til et saksforhold med mindre en slik liste kan hentes fra saks- og journalsystemet «med enkle framgangsmåtar». Ystad har mottatt de dokumentlistene som enkelt kan fremstilles, og de dokumentene som det er gitt innsyn i.
Journalisten søkte 25. august 2015 innsyn i epostkorrespondanse med TV2, NRK og Departementenes Servicesenter (DSS). I tillegg ba han om innsyn i alle dokument, også dokumentlisten. Ystad fikk svar 28. august at han fikk delvis avslag i innsynsbegjæringen. Epostkorrespondansen med DSS ble unntatt fra offentlighet, mens det ble gitt innsyn i korrespondansen med TV2 og NRK, med enkelte sladdinger.
Den 10. september mottok Vidar Ystad, etter at han hadde purret, en dokumentliste fra departementet. Journalisten mente at listen ikke var fullstendig og at dokumentnummer og dato på dokumentene ikke forekom kronologisk og at det ble brukt ulike saksnummer. Årsaken til at det ble brukt ulike saksnummer, er at de første dokumentene journalisten mottok ble registrert på en fellessak, mens dokumentene i oversiktslisten ble registrert en og en i en ny sak. Departementet er selvfølgelig enig i at dette ikke var en ideell måte å journalføre dokumentene på, og det har man også erkjent overfor journalisten.
Den 18. september, sendte departementet følgende til Ystad og de andre journalistene som hadde bedt om innsyn:

«Justis- og beredskapsdepartementet har blitt oppfordret til å vurdere meroffentlighet på nytt jf. offentlighetsloven § 11 og har i den forbindelse kommet til at man gir noe mer innsyn i korrespondansen med underliggende etater, med enkelte sladdinger.»

Journalisten har dermed, minus noe sladding, fått det han har etterspurt. Dog har han hele tiden gjort det klart at han ikke har vært fornøyd med departementets behandling av saken.
Dette har tatt lang tid, og det er lett å forstå journalistens frustrasjon i så måte. Som departementet har svart til journalisten, og til Sivilombudsmannen, så henger dette sammen med at de som har behandlet innsynet, som resten av Justis- og beredskapsdepartementet, har vært under et ekstremt sakspress. Dette har blitt meddelt flere ganger i løpet av prosessen. Det er ikke en tilfredsstillende årsak for den som venter på svar, men det er tilfellet i denne saken.
Det er meget uheldig at dette har tatt tid, og jeg er ikke fornøyd med at oppfølgingen av denne saken ikke har vært tilfredsstillende. Jeg vil understreke at dette ikke er representativt for de flere tusen innsyn departementet behandler hvert eneste år.