Skriftlig spørsmål fra Trine Skei Grande (V) til kulturministeren

Dokument nr. 15:985 (2016-2017)
Innlevert: 18.04.2017
Sendt: 18.04.2017
Besvart: 24.04.2017 av kulturminister Linda Hofstad Helleland

Trine Skei Grande (V)

Spørsmål

Trine Skei Grande (V): Mener statsråden at «digitalisering for kassasjon» er en egnet strategi for eldre arkivmateriale, og når vil statsråden legge omorganiseringen av Arkivverket fram for Stortinget på egnet måte?

Begrunnelse

Det vises til Dokument 15:853 (2016-2017) fra representanten Kjersti Toppe, og til behandlingen av Innst. 204 S (2015-2016), behandlet som sak 2 14.04.2016, der tema var omorganisering av Arkivverket og statsarkivenes og statsarkivarenes framtidige rolle.

Det framgår av Arkivverkets budsjettsøknad for 2018 at Riksarkivaren vurderer muligheten for å flytte, eventuelt digitalisere og destruere materialet i enkelte eller flere magasiner, for å frigjøre areal og dermed redusere kostnadene til magasinleie. Slik undertegnede forstår det og kjenner Arkivverket, er «magasiner» i dette tilfelle noenlunde ensbetydende med «statsarkiver».

I statsrådens svar på nevnte spørsmål ble det vist til at Stortinget gjennom Meld.St.7 (2013-2013) «er kjent med at Arkivverket har hatt planer om destruering av papiroriginaler etter digitalisering». Meldingen slo fast at en aktuell strategi for digitalisering kunne være «digitalisering for kassasjon», men behandlet ikke spørsmålet i detalj og understreket også at det er «behov for ei grundigare vurdering av krava til rettsleg og historisk dokumentasjon før ein tek endeleg stilling til om og i kva samanhengar dette er forsvarleg». Undertegnede ber om referanser til denne vurderingen.

Undertegnende har forståelse for påstanden om at «den beste løsningen er å bygge ett magasin for hele Arkivverket framfor bygging av nye magasiner ved de enkelte statsarkivene», slik statsråden svarer og under den forståelse av at dette gjelder tilfanget av nytt arkivmateriale, men understreker at dette ikke er ensbetydende med å redusere de allerede eksisterende historiske magasinene ved statsarkivene. En nedbygging av magasinkapasiteten vil redusere den essensielle hjelpen og nærheten som forskere og andre som trenger arkivmateriale finner på et arkiv. Det framgår ikke av stortingsmeldingen at «digitalisering for kassasjon» skal redusere eksisterende magasinkapasitet, tvert om slås det fast at «det meste av det materialet som til no er digitalisert for tilgjengeleggjering, har ein sjølvstendig historisk verdi som gjer at det ikkje i noko fall skal kasserast.» Undertegnede legger til grunn det selvsagte i at Arkivverket vil ta vare på originaler av materiale av historisk verdi, men understreker at hva som er av historisk verdi vil kunne endres over tid, og at Arkivverkets oppgave er å «sikre samfunnets behov for å bevare, gjøre tilgjengelig og formidle arkiver som er avlevert til eller deponert i etaten.» Det er følgelig selvsagt at kostnader til husleie for arkivmagasinene blir og forblir en stor del av etatens utgifter.

I behandlingen av Innst. 204 S (2015-2016) bemerket en samlet komité at «komiteen er tilfreds med (…) at en eventuell omorganisering vil bli lagt frem for Stortinget på egnet måte». I debatten gjentok statsråden flere ganger at «Statsarkivaren skal være leder for det enkelte statsarkiv» og «lede hvert sitt statsarkiv.» Statsarkivarenes rolle var ikke omtalt i Prop. 1 S (2016-2017), men det framgår bl.a. i Dag og Tid 10. mars 2017 at statsarkivarene «får beholde tittelen, men ikkje lenger vere leiarar for dei regionale statsarkiva». Dette gir etter undertegnedes mening grunnlag for å etterlyse statsrådens framlegging av omorganiseringen.

Linda Hofstad Helleland (H)

Svar

Linda Hofstad Helleland: Når det gjelder spørsmålet om omorganiseringen av Arkivverket, viser stortingsrepresentant Trine Skei Grande til behandlingen av Innst. 204 S (2015-2016). Som vedlegg 2 til innstillingen fulgte Kulturdepartementets brev av 29. februar 2016. Her framgikk det at den videre omorganiseringen av Arkivverket kunne gjennomføres uten at det var nødvendig å endre arkivloven. Jeg opplyste at regjeringen ikke kommer til å legge frem en lovproposisjon om dette. Jeg opplyste videre at jeg i budsjettproposisjonen for 2017 ville orientere om status for Arkivverkets organisering. Dette har jeg fulgt opp. I Prp. 1 S (2016-2017) Kulturdepartementet under kapittel 9 på side 165 er det orientert om den nye organisasjonsstrukturen i Arkivverket, som ble vedtatt 1. juli 2016 etter forhandlinger med organisasjonene. Omorganiseringen ble iverksatt 1. november 2016.

Etter at budsjettproposisjonen ble fremmet har jeg besvart skriftlige spørsmål fra Stortinget om den nye organisasjonsstrukturen for Arkivverket.

Som begrunnelse for spørsmålet om "digitalisering for kassasjon" viser stortingsrepresentant Trine Skei Grande til Meld. St. 7 (2012-2013) Arkiv, hvor "digitalisering for kassasjon" ble drøftet som en strategi for både å redusere behovet for magasinplass og øke tilgjengeligheten. Stortingsrepresentanten viser til at det i stortingsmeldingen ble opplyst om behov for en grundigere vurdering av kravene til rettslig og historisk dokumentasjon. Denne vurderingen er gjennomført som et eget prosjekt med en arbeidsgruppe, styringsgruppe og referansegruppe. Vurderingene og anbefalingene er gjengitt i rapporten Digitalisering for kassasjon – en utredning – og en utfordring, fra 20. desember 2015. Utredningen ble overlevert til ledelsen i Arkivverket. Rapporten konkluderte at det ikke er juridiske hindringer for kun digital bevaring av skannede dokumenter dersom skanningen og senere migrering er dokumentert. Og videre at det arkivfaglig er ukontroversielt å digitalisere papirdokumenter som er skapt etter 1990/95, bevare dokumentet i digital versjon og kassere originalversjonen. Rapporten anbefalte også at Arkivverket først prøver ut strategien gjennom piloter. Arkivverket har arbeidet videre med strategien på bakgrunn av disse anbefalingene. Jeg vil i den forbindelse også vise til at det i helsearkivforskriften er fastsatt at hoveddelen av pasientarkiv skal destrueres etter digitalisering i norsk helsearkiv.